Managementul materialelor

Managementul cererii

Conceptul de management al cererii constituie o combinare intre sarcinile de prognoza in domeniul vanzarilor, procesarea comenzilor si de gestionarea vanzarilor. Activitatea de prognoza a vanzarilor anticipeaza cererea, sistemul de procesare a comenzilor introduce cererea, iar gestionarea vanzarilor impune luarea deciziilor in raport cu cererea inregistrata; de exemplu, substituirea produsului, imbunatatirea produsului, rotatia comenzilor, expedierile partiale, expedierile divizate, reinnoirea comenzii. Managementul cererii "furnizeaza informatii despre prognoza vanzarilor pe fiecare element in parte, despre onorarea comenzilor, cerere in raport cu livrarile de marfuri, despre capacitate in raport cu cererea si constituirea stocurilor"[1].

In planificarea cerintelor de distributie, singurele elemente care sunt prognozate sunt cele in care cererea este independenta - cu alte cuvinte, cererea pentru toate celelalte elemente este calculata. Una dintre problemele care apar se refera la faptul ca unitatile de stocare ce trebuie prognozate ca elemente cu cerere independenta sunt adesea foarte numeroase, mai ales deoarece planificarea cerintelor de distributie impune o prognoza separata pentru fiecare unitate in parte. Planificarea cerintelor de distributie impune, de asemenea, si o prognoza decalata in timp, fapt pentru care sezonalitatea sau ciclicitatea unei activitati trebuie inclusa in orice prognoza. Pentru prognozarea pe termen scurt a cererii unitatilor de stocare sunt adecvate numai metodele statistice. O sursa de eroare potentiala intr-o astfel de prognoza este presupunerea ca evenimentele din trecut se vor repeta in viitor. O astfel de abordare poate fi acceptata pe termen scurt, nu si pentru perioade mai lungi de timp si aceasta intrucat piata este dinamica, putand interveni oricand factori care sa modifice tendintele din trecut sau pe cele din prezent.

Astfel, intrarea unui concurent strain pe piata va da peste cap prognozele de vanzari ale firmelor existente pe respectiva piata, in cazul in care aceste prognoze s-au bazat numai pe datele din trecut sau pe cele prezente. In mod asemanator, modificarile aparute in cererea consumatorilor, punerea la punct a unor noi tehnologii, interventia guvernului si schimbarile din economia nationala pot avea efecte insemnate asupra acuratetei prognozelor bazate pe extrapolare.

Pentru strategiile de planificare pe termen lung, trebuie elaborate prognoze mult imbunatatite din punct de vedere al calitatii. Una din tehnicile folosite cu succes poarta denumirea de "Prognoza Delphi". Acesta este o metoda prin care se combina opiniile exprimate de un grup de experti, prin intermediul utilizarii chestionarelor. Pentru pastrarea anonimatului, nici unul dintre expertii chestionati nu va cunoaste identitatea celorlalti membrii ai grupului. Rezultatele fiecarui chestionar sunt utilizate pentru conceperea unui nou chestionar, astfel incat sa se obtina o convergenta a opiniilor expertilor.

Indiferent de tehnica folosita, rolul managementului cererii este de a integra prognozele in cadrul planului de productie si distributie. Prognozele vor trebui ajustate in functie de rationamentul adoptat de manageri; datele referitoare la cererile utilizate in cadrul prognozelor vor fi corectate pentru a lua in considerare reinnoirea comenzilor, substituirea produselor etc., astfel incat efectele dinamicii sistemelor sa poata fi cuantificate in prognoza finala.

Atentia acordata managementului cererii poate aduce beneficii pe masura.

Asigurarea materiala si politica financiara a intreprinderii

Implicatiile financiare ale activitatii de asigurare materiala sunt rezultatul atat al valorilor consumate pentru obtinerea resurselor materiale necesare, cat si al existentei si folosirii unor facilitati financiare pe piata cum ar fi: creditul furnizorului, creditul consumatorului, escomptul etc.

Avem in vedere aici costul imobilizarii valorilor banesti in stocurile necesare consumului, dar si existenta unui decalaj intre momentul efectuarii livrarilor si cel al platilor.

A = momentul sosirii comenzilor

B = momentul efectuarii platii (al inceperii perioadei de imobilizare)

C = momentul inceperii vanzarii produselor finite

D = momentul vanzarii produselor finite

E = momentul incasarii contravalorii produselor finite.

Analizand influenta diferitelor perioade de timp ale procesului de aprovizionare - productie - vanzari putem spune ca va rezulta un cost al imobilizarii (cost de posesie) egal cu:

C_p = S_sig x c_s + c_s x S (m+r+v/2-p) = c_s [S_sig + S (m+r+v/2-p)]

in care:

S_sig stoc de siguranta;

S = stoc curent;

c_s = costul imobilizarii;

m = timpul de folosire a stocului pentru obtinerea produselor finite;

v = timpul de vanzare a produselor finite obtinute dintr-un stoc;

r = durata creditului client;

p = durata creditului furnizor.

Costul imobilizarii s-a calculat ca un cost de oportunitate, deci ca diferenta intre ce s-a pierdut prin imobilizarea unei sume banesti in stocurile necesare si ce s-a castigat prin folosirea o perioada de timp a unor sume banesti prin intarzierea (decalarea) termenelor de plata fata de cel al livrarii. Se observa deci ca obtinerea unei durate a creditului furnizor mai mare va avea ca efect o diminuare a pierderilor prin imobilizare si deci satisfacerea acelorasi nevoi cu un efort financiar mai redus.

Deci, se poate spune ca reducerea efortului financiar poate fi apreciata numai prin viteza de consum a resurselor, dar mai ales prin aceea de realizare (vanzare) a produselor finite. Aceasta influenta poate fi consemnata prin raportul pret de vanzare/cost direct.

Implicatiile financiare ale activitatii de asigurare materiala nu pot fi studiate fara analiza si a formelor speculative de aprovizionare care au in vedere cresterea stocurilor si deci a valorilor financiare imobilizate in caz de anticipare a cresterii preturilor si a cererii de consum, respectiv de reducere in situatii opuse (reducerea preturilor).

Managementul surselor de aprovizionare (furnizorilor)

Analiza pietei furnizorilor

Aceasta analiza are in vedere faptul ca furnizorul este un producator care stie ca este periculos sa se bazeze pe un singur produs si pe un singur client. Deci el propune o gama de produse pentru o grupa de clienti, situatie ce impune segmentarea pietei pentru evidentierea grupelor strategice de furnizori ce se caracterizeaza prin componente asemanatoare.

Analiza pietei poate fi facuta dupa diverse criterii[2] dintre care retinem:

dupa importanta pe care furnizorii o au pe piata;

dupa importanta pe care furnizorii o detin in satisfacerea necesarului de resurse pentru un anumit consumator;

dupa concordanta dintre obiectivele majore ale furnizorului pe o anumita perioada si cerintele consumatorului.

Gruparea dupa primele doua criterii se realizeaza pe baza principiilor legii lui Pareto ("20/80"; "ABC"). Se accepta ca in acest domeniu distributia ponderilor de grupare va fi: [67]

Clasa A: 20 % (furnizori) - 80 % (valoare)

Clasa B: 30 % (furnizori) - 15 % (valoare)

Clasa C: 50 % (furnizori) - 5 % (valoare)

TOTAL: 100 % 100 %

Alegerea furnizorilor potentiali, din acest punct de vedere, cu care este oportun sa se desfasoare relatii de aprovizionare, respectiv pentru care sa se efectueze analiza si sa se fundamenteze strategii, se va face diferit in functie de criteriile folosite.

Astfel, in cazul gruparii in functie de ponderea detinuta pe piata este recomandabil sa se retina furnizorii din clasele A si B, dar cu precadere cei din clasa B. Aceasta afirmatie este sustinuta de existenta unor raporturi de putere favorabile sau echilibrate fata de acesti furnizori. Se poate spune ca acestia functioneaza pe o piata concurentiala, in timp ce cei din zona A pot sa detina pozitie de monopol sau oligopol.

In cazul gruparii furnizorilor dupa ponderea ce o detin in cererea de resurse se recomanda retinerea pentru analiza si studiu a furnizorilor din clasa A si B prin impactul deosebit ce il detin asupra activitatii, respectiv al costurilor de productie.

Gruparea dupa concordanta dintre interesele furnizorilor si cele ale consumatorilor are drept scop identificarea furnizorilor ale caror interese corespund cu cele ale consumatorilor. O asemenea situatie este favorabila pentru consumator, deoarece se pot astepta servicii foarte eficiente din partea furnizorilor. Un alt avantaj al unei asemenea grupari consta in identificarea posibilitatilor de actiune pentru asigurarea acestei concordante sau macar in crearea posibilitatilor de cunoastere a viitorului, prin participarea conduitei furnizorului.

Testarea credibilitatii furnizorilor, a agentilor economici in general

Procurarea resurselor materiale in conditiile economiei de piata are loc prin contact direct intre parteneri (intre consumatori si furnizori). In multe situatii partenerii se cunosc insa, elementele negociabile pentru conlucrare in viitor sunt cu totul noi. In aceste conditii, fiecare negociere presupune adunarea unui pachet de informatii, de date cu privire la partenerul de afaceri; aceasta pentru faptul ca fiecare afacere implica un anumit risc ce poate influenta profitul intreprinderii, daca nu chiar existenta ei.

Aspectul apare firesc daca avem in vedere ca si raporturile dintre oameni presupun anumite masuri de precautie, anumite garantii atunci cand este vorba de un imprumut, de utilizarea temporara a unui bun, de un serviciu fata de un tert. Daca cineva iti solicita cu imprumut o suma mare de bani, fie el chiar prieten, imediat in subconstient se pun in functiune circuitele care analizeaza situatia solicitantului in vederea luarii unei decizii si anume: daca solicitantul are posibilitatea restituirii imprumutului, punctualitatea sa, garantiile de care poate dispune din punct de vedere al veniturilor proprii, al sprijinului din partea familiei sau a cunoscutilor, modul in care s-a comportat anterior in situatii similare etc.

Asemenea situatii se intalnesc si in desfasurarea relatiilor comerciale privind procurarea resurselor materiale pentru consumul productiv. In testarea credibilitatii, partenerii actioneaza in doua sensuri: in amonte, in raport cu furnizorii cu care se stabilesc relatii de aprovizionare, si in aval cu clientii cu care se stabilesc relatii de desfacere, de vanzare a produselor fabricate. Desigur, elementele care dau credibilitate sunt uneori diferite in functie de furnizori si de clienti, alteori sunt insa comune, mai ales cele referitoare la testarea privind solvabilitatea financiara.

Planificarea productiei si a resurselor intr-un mediu de tip Just in Time

Aceasta strategie presupune stabilirea unor relatii foarte speciale intre furnizor si consumator prin care sa se asigure satisfacerea nevoilor consumatorului in spiritul "calitatii totale", adica cu cantitatile cerute, la momentele dorite, calitatea solicitata si la costul asteptat.

Satisfacerea cererii pe aceste principii presupune desfasurarea procesului de aprovizionare cu frecventa ridicata (stocuri minime). Rezulta ca se creeaza un grad de dependenta foarte ridicat, care, dupa cum se stie, presupune si efecte negative pentru consumator.

Din aceasta cauza, folosirea acestei strategii de aprovizionare nu numai ca nu este posibila pentru toate resursele, dar nu este nici oportuna. Si aici ca si in cazul parteneriatului bazat pe alianta strategica se pune problema alegerii produselor pentru care este oportun acest mod de aprovizionare - in sensul costurilor de transfer. Avand in vedere ca folosirea aprovizionarii pe principiile "J.I.T." determina o tendinta de crestere a costurilor de transfer, minimizarea acestora nu se poate obtine decat in conditiile unei frecvente ridicate a aprovizionarilor si a unui grad mare de specificitate a produselor.

Implementarea acestei strategii odata alese presupune rezolvarea a doua probleme esentiale:

Programarea nevoilor de consum pe termen mediu si scurt

Planificarea fluxurilor de aprovizionare pe termen scurt - constituirea sistemului fizic de aprovizionare.

Gestionarea si controlul stocului

Managementul stocului este important pentru orice intreprindere angajata in fabricarea, depozitarea, expedierea si vanzarea produselor si a marfurilor. Indeplinirea eficienta a acestei functiuni are o influenta majora asupra performantei globale si un impact potential asupra eficientei activitatilor zilnice ale unei companii.

Sfera managementului stocurilor depaseste cu mult practicile traditionale de contabilitate, evaluarea si evidenta a stocurilor. conceptele moderne concureaza multe abordari si metode de control traditionale. In special concernele japoneze de inalta clasa au demonstrat restului lumii cum se produce eficient cu niveluri minime ale stocurilor prin adoptarea unor concepte si tehnici diferite. Drept rezultat, specialistii au fost nevoiti sa reevalueze si sa regandeasca abordarile traditionale. Arta managementului eficient presupune, in primul rand, intelegerea tehnicilor disponibile, urmata de folosirea planificata a acelor sisteme si proceduri care se vor dovedi cele mai potrivite pentru fiecare intreprindere.

Fiecare intreprindere isi are propriile obiective strategice si comerciale. In timp ce acestea pot fi multe si variate, exista cateva aspecte si obiective comune, cum ar fi:

profitabilitatea;

active curente;

nivelul vanzarilor si al servirii clientilor.

In cazul intreprinderilor producatoare, scopurile investitiei pot include eficacitatea utilizarii resurselor - munca, energia, echipamentele si mijloacele de productie.

Rolul managerilor si al specialistilor este de a mentine o presiune asupra tuturor celor trei obiective mentionate prin folosirea unor tehnici de management al stocurilor mai bune - si nu prin intermediul unor compromisuri intre acestea.

Mai importanta decat folosirea acestor tehnici este, insa, stabilirea directiei potrivite, ceea ce implica:

stabilirea obiectivelor pentru stocuri de catre cadrele superioare ale firmei;

consecventa in mentinerea obiectivelor si performantei;

atentie egala acordata obiectivelor din toate cele trei zone: profitabilitate, active curente si nivel de servire, in locul abordarii traditionale;

o continua presiune pentru inlaturarea stocului excedentar.

Valoarea reala a stocurilor este data de capacitatea acestora de a servi cateva functiuni primare specifice, cum ar fi protectia impotriva incertitudinii privind cererea contra capacitatii operatiunii logistice de a livra la nivelul cererii si de asemenea protectia impotriva incertitudinii privind oferta, fie intre diferitele etape de fabricatie, fie de la surse de oferta externe. Stocurile permit decuplarea cererii de dependenta imediata fata de sursele ofertei.

Clasificarile functionale ale stocului reflecta conditiile diferite in cadrul carora stocurile ofera siguranta.

Fluctuatiile cerere/oferta - stocurile de siguranta, stocurile tampon sau rezervele, sunt termeni des folositi pentru a descrie stocurile care trebuie sa se amortizeze:

nu pot fi intampinate prin reprogramare, astfel incat nivelurile de servire a clientilor sa poata fi mentinute;

incertitudinea performantei furnizorului, ducand la intervale de timp mai mari decat media care acorda timp pentru a evita criza de materiale si produse.

Anticiparea - stocurile anticiparii contin bunuri finite destinate sa acopere cresterea sezoniera a cererii, vanzarile promotionale si perioadele de concedii. Aceasta metoda este folosita pentru a evita aparitia fortata a unor schimbari de capacitate majore si blocajele operationale cauzate de aceste schimbari.

Transportul - produsele si materiile prime traverseaza, uneori, distante considerabile intre furnizori, depozite, distribuitori si clienti. Pastrarea tuturor acestor componente ale traseului depind de viteza de deplasare a stocurilor, ceea ce implica un compromis intre costurile de transport si nivelul activitatii intreprinderii. Masura in care traseul poate fi sau nu pastrat complet depinde, de asemenea, de procedurile de expediere, incluzand timpul de prelucrare si transmitere a comenzii, precum si perioadele de receptie, stocare si inspectie. Aceste stocuri pot fi cuantificate folosind ecuatia:

I = R x T

unde I = stocul de transportat

R = vanzarile medii pentru perioada luata in calcul

T = numar de perioade

Stocurile de protectie impotriva riscului. Acumularile de stoc in avans pot fi profitabile daca se pot face achizitii avantajoase, pentru a evita fluctuatiile de pret sau pentru a profita de reducerile de pret. Variatia preturilor si a volumelor de la o achizitie la alta este speculativa; de aceea, este necesara o analiza atenta sporita inainte de a finaliza angajamentele.

Marimea lotului. Existenta stocurilor este, adesea, menita sa imbunatateasca eficienta operationala prin separarea ritmurilor de achizitie si fabricatie de ritmul consumului. Asemenea compromisuri implica achizitiile in exces pentru cerintele imediate, pentru a reduce costurile de transport, cantitatile de marfa si stocuri care nu sunt afectate de schimbarile de nivel al comenzilor sau al loturilor. Stocurile alcatuite din produse aflate in lucru sunt dependente de timpul de prelucrare, indiferent daca ele sunt prelucrate in loturi mici sau nu. Nivelurile stocului nu sunt stabilite pana cand munca de prelucrare nu este definitivata.

Stocul reprezinta bunuri care asteapta sa fie convertite in bani. El apare in raporturile financiare si este, de aceea, in atentia conducerii si a actionarilor.

Deoarece stocul influenteaza veniturile, conventiile contabile reflecta preocuparea autoritatilor guvernamentale si prevad, in mod strict, folosirea diferitelor metode de stabilire a pretului stocului. Acesta reprezinta principalul motiv pentru participarea activa a personalului contabil familiarizat cu metodele de stabilire a costului, cu reglementarile de impozitare si cu procedurile financiar-contabile de control al inventarului. Controalele financiare rezultate reflecta aceste preocupari legale si financiare si, deseori, necesita proceduri de control extrem de detaliate.

Responsabilitatea directa pentru nivelurile stocului poate reveni oricarui sef functional din companie. Cele trei tipuri de stocuri sunt:

materiile prime, componentele, stocurile de operare, subansamble (articole care asteapta prelucrarea ulterioara si o eventuala depozitare, inainte de a fi transformate in produse intermediare sau finite);

etapa intermediara sau articolele aflate in prelucrare, care sunt materiale prelucrate primar si cu costurile de regie deja adaugate si care asteapta transformarea in produse finite (aceasta transformare poate fi realizata prin mijloace proprii sau incredintata unei alte intreprinderi);

produse finite, prelucrate sau achizitionate in vederea revanzarii. Acestea pot fi produse autohtone sau importate.

Primele doua tipuri de stoc sunt controlate de personalul din productie, in timp ce produsele finite pot fi in responsabilitatea departamentului de marketing, logistic, productie sau chiar a departamentelor administrative. Controalele operative ale stocurilor existente au drept scop realizarea de registre corecte si la zi, o stocare fizica adecvata, o manipulare eficienta si mentinerea sistemelor de aprovizionare de incredere pentru toate categoriile de stocuri. Spre deosebire de controalele financiare, unitatea de control o reprezinta unitatea de pastrare a stocului, si nu unitatea monetara.

Atat controalele financiare, cat si cele operationale pentru toate tipurile de stocuri necesita o abordare structurala bazata pe planuri bine intocmite, feedback prompt si o actiune corectiva potrivita. Mai precis, aceasta inseamna luarea urmatoarelor masuri:

planificarea stocului;

stabilirea bugetelor;

registre exacte si corecte;

feedback-ul prompt al variatiilor semnificative;

actiune corectiva.

Planificarea inventarului

Controlul stocului necesita mult mai mult decat controlul individual al operatiilor de aprovizionare care, desi reprezinta o trasatura esentiala a oricarui sistem de control al stocului, nu asigura ea singura disponibilitatea stocului in cantitatea potrivita in locul potrivit si la timpul potrivit. Un control eficient incepe cu elaborarea unor planuri in raport cu care performantele reale pot fi comparate. Punctul de pornire pentru un plan al stocului il reprezinta planul de marketing si de vanzari, care stau la baza planurilor de afaceri. Deoarece elaborarea planului de afaceri este un proces iterativ, este necesara intocmirea catorva planuri ale stocului inainte ca un anumit plan sa fie acceptat ca punct de plecare pentru o anumita perioada.

O data ce intreprinderea se angajeaza in niveluri de vanzari si in mixul de produs, planul va reprezenta baza pentru stabilirea bugetelor si pentru controalele operationale. Procesul de planificare are ca obiectiv cheie asigurarea unui model predictiv pentru controalele agregate - capacitatea de a prevedea dezechilibrele serioase inainte de aparitia acestora. Acestea ajuta la vizualizarea stocului ca pe un flux de intrari si iesiri - adica bunuri primite si consumate.

Cand cele doua fluxuri nu se sincronizeaza, apar crizele de produse sau surplusurile, in ambele cazuri ajungandu-se la activitati si costuri suplimentare. Modelul variaza in functie de tipul de activitate, dar in forma sa cea mai simpla arata dupa cum urmeaza[3]. El este impartit pe luni si acopera perioade mai mari de un an.

Prin definitie, planul este recalculat pentru fiecare perioada si se aplica pana la urmatoarea perioada. El este elaborat, de obicei, pe niveluri de familii de produse, de zone geografice, de unitati principale de depozitare si, in general, pe orice nivel unde exista raspundere pentru profituri si bunuri. Cifrele sunt exprimate in valoare baneasca sau in unitati de pastrare a stocului acolo unde acest lucru are semnificatie - daca unitatile de pastrare a stocului sunt omogene.

Simplificarea conceptului dezminte dificultatea obtinerii datelor necesare raportarii. Stocurile de deschidere sunt usor de obtinut, insa cuprinderea tuturor incasarilor, angajate si planificate, necesita sisteme de aprovizionare capabile sa prognozeze cererea si utilizarile planificate pentru un anumit orizont de timp. In cazul operatiei de distributie, este necesara insumarea tuturor estimarilor privind cererea si a tuturor ordinelor de vanzare si apoi echivalarea acestor cerinte, pentru a calcula perioada cand aprovizionarea este necesara. In productie, acest proces este mult mai complex, deoarece, pe langa reaprovizionarile planificate cu produse finite, achizitiile de bunuri slab prelucrate folosite in productie si aprovizionarile necesare fabricatiei trebuie de asemenea sa fie prognozate.

Similar, toate estimarile de consum indiferent daca sunt articole, vanzari sau alte utilizari trebuie sa fie compensate de intrarile anticipate, pentru a se ajunge la bilantul de inchidere prevazut.

In rapoarte este util a se arata totalul intrarilor si consumului de materiale care da nastere stocurilor de inchidere, pentru ca in cazul in care nivelurile de stoc prognozate sunt inacceptabile, nivelurile de activitate viitoare pot fi afectate; de exemplu, o reducere de intrari la un nivel din care sa rezulte nivelurile de stoc propuse ar putea fi indicata.

Instrumentele de planificare furnizeaza conducerii si specialistilor bazele pentru control. Tipul de raport descris mai sus trebuie sa se bazeze pe sistemele de contabilitate si de inregistrare care ofera piste si informatii pentru masurarea, analizarea si influentarea fiecarei categorii de stoc prin asezare si pe articol.

Stabilirea bugetului

Planurile de stoc, de exemplu planurile de vanzari si de transport, ofera o baza pentru controalele bugetare si operationale, ulterioare negocierilor si acordurilor cu cadrele de conducere. Pentru ca aceste controale sa se finalizeze prin rapoarte de activitate corecte, implicarea conducerii in stabilirea obiectivelor, in negocieri si in trecerea in revista a realizarilor este esentiala.

Formatul bugetelor poate varia de la o companie la alta, dar fiecare companie realizeaza o comparatie lunara a rezultatelor reale cu bugetul. Aceasta analiza este indispensabila atingerii tuturor obiectivelor intreprinderii. Dar, principalul avantaj al acestui tip de comparatie consta in analiza variatiilor raportate, si nu in rezultate.

Nerealizarea sau depasirea stocului planificat se poate datora mai multor factori si este legata, in general, de rezultatele altor activitati bugetare. Abaterile vanzarilor, productiei, cererii si muncii de la bugete se vor reflecta in stocuri. Daca vanzarile se abat cu mult de la nivelul prevazut in buget, vor aparea dificultati in atingerea nivelurilor de stoc propuse. Flexibilitatea unui buget care sa varieze in functie de vanzari poate fi o solutie pentru a se pastra concordanta intre nivelul stocului si cel al vanzarilor. Se poate demonstra, totusi, ca pana si aceasta masura este insuficienta pentru evaluarea precisa a performantei, deoarece stocul tinde sa creasca indiferent daca vanzarile cresc sau scad.

Acesta este motivul pentru care evaluarea trebuie sa se bazeze atat pe explicarea variatiilor, cat si pe masuratorile cantitative. Este sarcina managerilor de inventar sa faca interpretari si sa faca dovada de a urmari tendintele pietei intr-o lume comerciala dinamica.

Disponibilitatea crescanda a pachetelor de programe informatice, cum este planul necesar de materiale, care, folosind bonuri de materiale sau chitante, poate oferi prognoze de necesitati conforme cu nivelurile de activitate planificate. Inmultind cantitatile cu costurile standard pentru o perioada de buget, pentru fiecare tip de stoc, se poate obtine o baza pentru buget.

Bugetul final poate contine cifre aditionale, cum sunt alocatiile pentru reevaluare, introducerea de produse noi, instalatii speciale sau uzura morala a tehnologiilor, pentru a aminti doar cateva dintre acestea.

Costurile inregistrarilor incorecte devin tot mai mari. Deficitul sau surplusul de stoc rezultate din inregistrarile computerizate gresite si consecintele negative ale acestora, cum ar fi cheltuieli de expediere suplimentare, contabilizarea neregulata, uzura morala, manipularea suplimentara si supraincarcarea sunt prioritati pe listele de imbunatatiri ale managerilor de inventar si ale controlorilor financiari.

Contabilizarea stocului si controalele fizice reprezinta cele doua mecanisme principale in monitorizarea acuratetei informatiei referitoare la stocuri. Acestea constau in sisteme si inregistrari, revizii contabile ale stocului si proceduri de depozitare.

Sisteme si inregistrari. Metodele traditionale de inregistrare periodica au fost inlocuite cu inregistrarea continua, folosindu-se sisteme computerizate. Datele statice sunt cele care raman intr-o baza de date, in timp ce datele dinamice sunt actualizate uneori instantaneu, alteori periodic - la intervale regulate, care insa nu depasesc o zi. Pe masura ce timpul de productie si transport se reduce, devine tot mai important accesul la ultima situatie a stocului, imediat ce a aparut o miscare de stoc.

Deoarece informatiile despre stocuri sunt furnizate si folosite de cateva abordari, pornind de la evidenta descentralizata tinuta de utilizatori si pana la controlul centralizat administrativ al bazei de date. Gradul de descentralizare nu trebuie subestimat. Inregistrarile corecte necesita:

o considerabila formare si pregatire a personalului in concepte si in utilizarea sistemelor computerizate;

atentie si sprijin din partea conducerii;

sisteme si practici proiectate special pentru intreprinderea in cauza;

sisteme de sprijin pentru inregistrarea tranzactiilor in fiecare zona functionala afectata;

folosirea periodica a informatiei pentru identificarea discrepantelor imediat ce apar.

Ca si in oricare alt tip de activitate, masuratorile periodice si evaluarea performantei sunt necesare pentru imbunatatirile ulterioare.

Revizii contabile. Numararea fizica a cantitatilor pentru fiecare unitate de pastrare a stocului din fiecare locatie reprezinta abordarea traditionala contabila si de revizie pentru validarea valorilor stocurilor pentru rapoartele financiare. Este gresita conceptia potrivit careia numararea periodica certifica sau imbunatateste acuratetea inregistrarilor. Asemenea numarari sunt deseori inexacte si ofera putine informatii referitoare la activitatile zilnice care influenteaza inregistrarea.

Numararea periodica este, de asemenea, costisitoare si intrerupe fluenta in desfasurare a activitatilor. Folosirea unui personal necalificat pentru aceste numarari reduce acuratetea rezultatelor.

Numararea ciclica tinde sa inlocuiasca numararea periodica. Principiul numararii ciclice se bazeaza pe folosirea unui personal operational bine pregatit, care verifica un anumit numar de articole in fiecare zi, ca parte a programului sau normal de lucru. Orice diferenta fata de inregistrari este imediat analizata pentru a se determina cauza si pentru a se actiona in vederea corectarii problemelor si imbunatatirii acuratetei. Imbunatatirile aduse activitatii de depozitare si de inregistrare, de-a lungul timpului, sunt evaluate prin diverse metode de masurare. Un bun exemplu este cel al raportului cumulativ de variatie, prezentand variatiile pe clasificari, in unitati monetare si procente, pe luna si an.

Desi sistemul obisnuit de clasificare ABC este folosit pentru determinarea frecventei cu care va fi numarat un articol, fiecare articol trebuie numarat cel putin o data pe an. Pe suprafete mari, este practicata impartirea logica pe zone, arii si repartizarea acestora unor operatori diferiti. Prin implicarea personalului contabil si de control - intern sau extern - in proiectarea procedurilor, numararea ciclica poate fi folosita si in scopuri de evaluare financiara.

Proceduri de depozitare. Cand exista arii de depozitare, controalele fizice, controalele de sistem si cele administrative sunt interdependente. Procedurile corecte de depozitare necesita magazii inchise si controale stricte ale tuturor intrarilor si iesirilor de produse. Daca suprafetele inchise de depozitare nu sunt practice, atunci se infiinteaza puncte de control corespunzatoare fiecarei zone, indiferent daca se folosesc scheme de depozitare fixe, aleatorii sau logice. Aceste puncte de control sunt necesare pentru inregistrarea miscarilor si schimbarilor de stoc.

Sistemele computerizate ajuta la efectuarea acestei sarcini: prin contactul radio cu operatorii, sistemele moderne pot inregistra datele chiar in faza de manipulare a materialelor.

Metodele moderne, indeosebi in productie, sporesc atentia asupra reducerii risipei, ceea ce implica un stoc minim si evitarea impartirii pe zone de depozitare. Astfel, stocul pe o zi este in operare alaturi de aria de productie sau in rampele de incarcare, in asteptarea expedierii. Aceasta abordare reduce complexitatea in depozitare si manipulare si inlatura necesitatea folosirii procedeelor clasice de inregistrare a intrarilor si iesirilor din stoc.

Intrebuintarile pot fi deduse automat din bilanturile standard, suprautilizarea si reziduurile sunt identificare in timpul numararii ciclice si sunt inregistrate ca ajustari.. fiecare abordare necesita o inregistrare prompta si precisa a schimbarilor de situatie a stocului si o aderenta riguroasa la procedurile de contabilizare.

Feedback prompt

In centrul oricarui mecanism de control, se situeaza feedback-ul prompt al informatiei care descrie procesul, masoara si stabileste conditiile de toleranta. Exista doua tipuri de informatii necesare controlului:

variatii fata de bugete, scopuri si standarde;

analiza datelor anterioare, ca baza pentru imbunatatiri.

Sistemele contabile tipice ofera informatii pe baza trecutului si acestea se incadreaza in a doua categorie. Cerintele activitatii necesita un feedback mai prompt si mai frecvent pentru controlul oferit de rapoartele contabile. Deoarece problemele managementului stocului afecteaza mai multe functiuni ale intreprinderii, informatia trebuie sa fie disponibila in formate diferite si aplicabile fiecarei functiuni. Prin furnizarea corecta si oportuna a datelor colectate si stocate, sistemele computerizate moderne au capacitatea - prin utilizarea rapoartelor scrise si a limbajelor avansate - de a sintetiza si raporta informatia la cel mai potrivit nivel de detaliere, distribuind-o pe functiuni si pe locatii geografice.

Rapoartele zilnice si analizele la cerere prin terminalele calculatoarelor pot oferi toate informatiile necesare conducerii si personalului operativ pentru elaborarea planurilor pe termen scurt si a programelor. Tehnologia permite comunicarea instantanee a problemelor in toata intreprinderea, prin intermediul retelei de calculatoare.

In acest fel, orice probleme de calitate, deficit de stoc sau accident operationale sunt cunoscute imediat si pot fi aplicate planuri alternative. Prin colectarea datelor despre aceste probleme si aplicarea analizelor statistice, ca de exemplu frecventa distributiei, problemele recurente pot fi abordate in ordinea importantei. Deoarece fiecare situatie necesita rapoarte diferite, scopul declarat este de a obtine o informare cantitativa mai degraba decat una subiectiva, intr-o forma care sa permita o actiune corectiva imediata, sau, in cazul in care actiunea corectiva nu se poate face imediat, ea sa se faca in urma unei evaluari complete si bine gandite.

Actiunea corectiva

In centrul oricarui mecanism de control, se situeaza feedback-ul prompt al informatiei care descrie procesul, masoara si stabileste conditiile de toleranta. Exista doua tipuri de informatii necesare controlului:

variatii fata de bugete, scopuri si standarde;

analiza datelor anterioare, ca baza pentru imbunatatiri.

Sistemele contabile tipice ofera informatii pe baza trecutului si acestea se incadreaza in a doua categorie. Cerintele activitatii necesita un feedback mai prompt si mai frecvent pentru controlul oferit de rapoartele contabile. Deoarece problemele managementului stocului afecteaza mai multe functiuni ale intreprinderii, informatia trebuie sa fie disponibila in formate diferite si aplicabile fiecarei functiuni. Prin furnizarea corecta si oportuna a datelor colectate si stocate, sistemele computerizate moderne au capacitatea - prin utilizarea rapoartelor scrise si a limbajelor avansate - de a sintetiza si raporta informatia la cel mai potrivit nivel de detaliere, distribuind-o pe functiuni si pe locatii geografice.

Rapoartele zilnice si analizele la cerere prin terminalele calculatoarelor pot oferi toate informatiile necesare conducerii si personalului operativ pentru elaborarea planurilor pe termen scurt si a programelor. Tehnologia permite comunicarea instantanee a problemelor in toata intreprinderea, prin intermediul retelei de calculatoare.

In acest fel, orice probleme de calitate, deficit de stoc sau accident operationale sunt cunoscute imediat si pot fi aplicate planuri alternative. Prin colectarea datelor despre aceste probleme si aplicarea analizelor statistice, ca de exemplu frecventa distributiei, problemele recurente pot fi abordate in ordinea importantei. Deoarece fiecare situatie necesita rapoarte diferite, scopul declarat este de a obtine o informare cantitativa mai degraba decat una subiectiva, intr-o forma care sa permita o actiune corectiva imediata, sau, in cazul in care actiunea corectiva nu se poate face imediat, ea sa se faca in urma unei evaluari complete si bine gandite.

Importanta si rolul activitatii de desfacere din intreprindere

Circulatia produselor intre intreprinderi impune cu necesitate organizarea unui aparat si a unei retele care sa asigure miscarile acestor resurse, transportul lor de la cel care le produce la cel care le consuma. Acesta este un atribut important al activitatii de desfacere a productiei, de livrare si vanzare a acestor bunuri.

In domeniul activitatii de desfacere, intreprinderea concentreaza, de asemenea, un volum important de sarcini si atributii:

a)     Efectueaza actiuni privind prospectarea pietei, a cerintelor beneficiarilor pentru a cunoaste direct volumul si structura consumului, preferintele unitatilor consumatoare, si a-si adapta operativ productia la nevoile concrete ale partenerilor. In acest sens, intreprinderea editeaza cataloage, pliante, organizeaza reclama produselor, face sondaje de opinii, probe si incercari la beneficiari. O atentie deosebita o acorda urmaririi comportamentului produselor in functionarea lor, evolutia acesteia in timp. Desfasurarea unei activitati largi de studiu al pietei, in mod sistematic, continuu, organizat permite intreprinderilor producatoare sa-si stabileasca o anumita strategie economica in desfacerea produselor, in conditiile influentei progresului stiintific si tehnic, a pietei externe, care determina schimbarea frecventa a nomenclatorului produselor din profilul de fabricatie. In acest sens este necesar ca unitatile furnizoare sa aiba initiativa, sa lanseze si sa promoveze produsele noi, sa influenteze beneficiarii in utilizarea unor produse cu un consum mai redus de resurse materiale si cu parametrii functionali superiori.

b)     Incheie contracte economice, pentru produsele sale in calitate de producator nemijlocit si de furnizor, in stricta concordanta cu prevederile din portofoliul de comenzi si cu propriul program de productie. In acelasi timp, incheie contracte economice de lunga durata pentru produsele din profilul sau permanent de fabricatie si urmareste realizarea integrala a obligatiilor asumate prin contract. Orice nerealizare, orice intarziere in livrarea unor produse are implicatii negative la beneficiari, determinand neasigurarea productiei cu baza materiala respectiva. Asigurarea realizarii intregului proces de aprovizionare este determinata de modul in care fiecare intreprindere isi realizeaza productia si desfacerea, in volumul si structura planificata.

c)     Efectueaza lucrarile de determinare a nivelului de stocuri de desfacere, asigura formarea loturilor de livrare complete si complexe, expedierea si transportul lor, ca si indrumarea si controlul activitatii din depozitele de produse finite, a operatiilor de receptie, sortare, marcare, ambalare, etichetare, conservare, conditionare etc., precum si a activitatii de service, cu deosebire pentru produsele care solicita o urmarire si intretinere calificata si care sa asigure fiabilitatea produselor respective o perioada mai indelungata.

d)     Coreleaza strict termenele din contractele economice de livrare a produselor finite cu cele de lansare in fabricatie. Coordonarea dintre cele doua compartimente, dintre cele doua activitati este necesar sa asigure un flux continuu de productie - desfacere - aprovizionare, judicios sincronizat astfel incat sa se realizeze o cadenta constanta si neintrerupta a livrarilor catre beneficiari.

e)     Organizeaza activitatea de informare asupra modului de comportare a evolutiei produselor fabricate, de urmarire la beneficiari a acestora, de remediere a defectiunilor sesizate si de eliminare a lor in functie de sugestiile utilizatorilor.

Volumul mare de informatii pe care intreprinderea trebuie sa si-l asigure pe aceasta cale este necesar sa fie prelucrat si transmis compartimentelor care pot interveni operativ pentru a asigura fiecarui produs gradul de utilitate solicitat si parametrii functionali prevazuti. Prin aceasta intreprinderea producatoare isi atrage aprecierea beneficiarilor si o stabilitate de lunga durata a relatiilor economice cu ei. Pe de alta parte, pe aceasta cale furnizorul poate mai usor urmari care este "viata" produselor, stadiul in care se gasesc acestea in procesul lor evolutiv, momentul in care produsul este imbatranit si trebuie inlocuit cu alt produs.

Pentru produsele complexe ce se realizeaza cu participarea mai multor furnizori, intreprinderea trebuie sa organizeze si sa urmareasca sistematic colaborarea cu celelalte intreprinderi producatoare, realizarea de catre acestea a sarcinilor de cooperare in contextul problemelor si raspunderilor ce revin furnizorului general pentru aceste produse.

Structura organizatorica a activitatii de desfacere a intreprinderii este proportionala cu volumul, structura si nomenclatorul produselor fabricate; problemele operative de formare a loturilor de livrare, expeditia si transportul, stocarea si organizarea livrarilor sunt activitati care se regasesc in structura organizatorica a intreprinderilor furnizoare.

Ambalarea - rolul ei in strategia logisticii

Productia materiala nu isi atinge finalitatea decat in masura in care produsul muncii ajunge sa fie consumat sau pus in opera. Relatia dintre sfarsitul liniei de fabricatie care produce si inceputul liniei de fabricatie care consuma un anumit produs este asigurata de logistica, definita ca ansamblul tehnicilor menite ca produsul potrivit sa ajunga la locul potrivit si la timpul potrivit.

In esenta, logistica este componenta tehnica a activitatii comerciale.

Ambalarea este operatiunea, procedeul sau metoda prin care se asigura protectia temporara a produsului in decursul manipularii, transportului, depozitarii, desfacerii si/sau consumului, precum si inlesnirea acestor operatii.

Ambalajul este[4]: (1) - un ansamblu de elemente materiale destinate sa cuprinda sau sa inveleasca un produs sau un lot de produse complex, in vederea asigurarii calitatii si integritatii lui in decursul manipularii, transportului, depozitarii, desfacerii si/sau consumului, precum si pentru inlesnirea acestor operatii.

(2) - un element material fabricat (confectionat), care in stare de utilizare, este destinat sa cuprinda produsul ambalat.

Ambalajul de transport este acel ambalaj conceput si realizat, astfel incat sa-si indeplineasca functiile de unitate independenta de transport, manipulare (manuala), incarcare-descarcare.

Ambalajul de desfacere este acel ambalaj conceput si realizat, asfel incat sa-si indeplineasca functia de unitate de vanzare, ajungand la consumator impreuna cu produsul, fara sa constituie o unitate independenta de manipulare.

Ambalajul este conceput si realizat in functie de produsele pe care trebuie sa le protejeze. Aceste atributii determina alegerea materialului, constructia ambalajului, precum si tehnica de ambalare care trebuie urmata.

Se ambaleaza numai acele produse care, livrate in stare neambalata, pot suferi deteriorari sau pierderi de continut. Ambalarea produselor a caror calitate si integritate pot fi pastrate si in stare neambalata, putand fi astfel distribuite rational, constituie o irosire nejustificata de resurse materiale si financiare. Ambalarea trebui sa reduca la minim riscurile de paguba la manipulare, incarcare-descarcare, transport, transbordare, stivuire, precum si cele cauzate de factori atmosferici, fizici, tehnici, chimici, biologici etc. De asemenea, constructia ambalajului trebuie sa reduca la minimum riscul deteriorarilor suferite de ambalaj in timpul manipularii, transportului si depozitarii, care influenteaza defavorabil productivitatea in transport, viteza de circulatie a produselor si a parcului de autovehicule.

Totodata, ambalajul de transport, pe langa functiile de protectie si de facilitare a manipularii, trebuie sa duca la folosirea rationala a spatiilor de depozitare si transport, sa inlesneasca aplicarea procedeelor de manipulare mecanizata si, dupa caz, sa asigure continutul contra riscurilor de violare prin furt.

In scopul utilizarii optime a resurselor materiale si financiare, fiecare intreprindere, fiecare agent economic trebuie sa aiba in vedere stabilirea unor conceptii unitare in utilizarea ambalajelor care cuprinde cel putin urmatoarele directii principale:

livrarea fara ambalaj, in special pe plan local, a tuturor marfurilor a caror calitate poate fi pastrata si in stare neambalata;

asigurarea prioritara a ambalarii produselor destinate exportului, in corelare si cu cerintele pietei externe;

protejarea prin ambalare a bunurilor materiale, cu precadere a celor cu grad avansat de prelucrare sau perisabile.

Conceperea sistemului de ambalare trebuie sa aiba in vedere mentinerea unui echilibru intre protejarea prin ambalare a produsului (cu cat ambalarea este mai sofisticata, cu atat riscul daunelor asupra produsului este mai mic) si reducerea cheltuielilor de ambalare (cu cat ambalarea este mai simpla sau chiar eliminata, cu atat cheltuielile de ambalare sunt mai mici).

In practica ambalarii se utilizeaza sase categorii de materiale: lemnoase, celulozice, plastice, metalice, textile si sticla.

Conceperea sistemului de ambalare presupune, pe langa alegerea ambalajului, stabilirea celorlalte elemente de constituire a sa. Aceasta cuprinde protectia interioara (captusiri, juguri despartitoare, amortizoare), sistemul de inchidere (capace, benzi adezive, benzi de legare), sistemul de etichetare-marcare si celelalte accesorii care contribuie la constituirea unitatii ambalate ca un ansamblu coerent si functional (sistem).

Raspunderea tehnica, patrimoniala, dar si morala pentru ca marfa sa ajunga la utilizator cu nivelul calitativ (parametrii) din momentul incheierii ciclului de fabricatie revine furnizorului.

Prescriptiile de ambalare a produselor se stabilesc asadar de producator din documentul de standardizare al produsului respectiv. Pentru unele relatii de livrare, prescriptia de ambalare se stabileste prin nota de comanda a agentului comercial in corelare cu prevederile contractului de livrare. Functionalitatea sistemului de ambalare se poate verifica in laborator, prin reproducerea solicitarilor la care este supusa unitatea de ambalare si exploatare.

Aprovizionarea cu ambalaje a firmelor producatoare pastreaza toate caracteristicile componentei de aprovizionare a procesului comercial. Pentru utilizator, ambalajul sau materialul de ambalare este un material de aprovizionat ca oricare altul. Cu toate acestea, o particularitate exista, anume aceea legata de specificatie. Stabilirea specificatiei si a parametrilor materialului care se aprovizioneaza trebuie sa fie corelata cu sistemul de ambalare la care acesta este folosit.