Metode clasice de planificare si control a activitatilor si resurselorului

Metode clasice de planificare si control a activitatilor si resurselor proiectului

1. Metoda drumului critic (C.P.M. Critical Path Metod)

1.1. Consideratii generale

Cele mai utilizate metode si tehnici in managementul prin proiecte sunt cele de tip A.D.C.(Analiza Drumului Critic). Acestea focalizeaza atentia managerilor asupra riscurilor posibile pe parcursul evolutiei proiectelor.

Proiectul implica finalizarea unor activitati care consuma timp si resurse, fiind interconectate logic intre ele prin intermediul evenimentelor. Fiecarei activitati ii corespunde un eveniment de start si unul de final. Activitatile care nu pot fi startatedecit dupa aparitia unui eveniment, vor fi precedate de activitati care trebuie finalizate in acel eveniment

Dependentele tehnologice dintre activitati sunt date de anumite constringeri tehnologice, financiare, materiale si/sau de personal.

Reprezentarea grafica care forografiaza ansamblul de activitati al unui proiect, precum si dependentele dintre acestea, se numeste retea sau graf

1.2. Terminologia metodei drumului critic

Fiecare cerc (nod) al retelei reprezinta cite un eveniment al proiectului, in termeni de start sau de final al uneia sau mai multor activitati.

Fiecare arc orientat, care are originea intr-un eveniment (start) si destinatia intr-un alt eveniment (final) reprezinta cite o activitate a proiectului.

Evenimentul de start al unei activitati (eveniment precedent) este notat in mod generic cu litera i iar evenimentul final al unei activitati (eveniment succesor) este notat in mod generic cu litera j, referirea generica a unei activitati facindu-se cu ajutorul indicilor celor doua noduri intre care este cuprins arcul corespunzator activitatii aij. Retelele de tip ADC sunt adesea numite diagrame_ij

1. Prezentarea Metodei Drumului Critic

Se demareaza efectuind analiza structurala a proiectului intocmindu-se pe baza ei o lista a activitatilor lui cu duratele de timp aferente si dependentele dintre ele, impuse de procesul tehnologic.

O activitate nu poate fi startata pina nu au fost finalizate toate activitatile, al caror eveniment fial corespunde cu evenimentul de start al acesteia.

Se traseaza reteaua

Ordinea reprezentarii activitatilor in retea trebuie sa respecte intr-u totul ordinea si dependentele impuse de procesul tehnologic.

Nodurile (evenimentele) retelei sunt numerotate, iar deasupra arcelor (activitatilor) se inscrie denumirea activitatilor si/sau duratele de timp ale acestora

Evenimentul corespunzator startarii primei (primelor) activitati din retea, se numeste eveniment initial al proiectului, iar evenimentul corespunzator finalizarii ultimei (ultimelor) activitati din retea, se numeste eveniment final al proiectului.

1.4. Restrictii

Un proiect nu poate avea decit un singur eveniment initial si un singur eveniment final

Nu se admit bucle (evenimentul de start = evenimentul final pentru o activitate)

Nu se accepta conexiuni de genul celor din fig 1a si fig 14.a, ele fiind eliminate cu ajutorul activitatilor fictive, trasate cu linie punctata si avind durata 0 conform fig 1b si respectiv 14.b

k

A A

i j

B

i j

B

Fig 1a Restrictie de tip bucla Fig 1b Eliminarea restrictiei de tip bucla

A B

2 5 1 3 5

A B

3

C D C D

1 4 1 4 6

Fig 14.a Restrictie de tip stea Fig. 14.b. Eliminarea restrictiei de tip stea

1.5. Calcularea termenelor evenimentelor

Fiecarui eveniment (nod) i se asociaza 2 termeni:

Termenul minim al evenimentului I (cel mai timpuriu moment cind poate sa aiba loc respectivul eveniment T_E = Erliest Time)

T_Ei =max

Unde:

D_0j reprezinta unul din traseele posibile de la evenimentul 0 la evenimentul I

L(D_oj) reprezinta lungimea traseului D_0j

Termenul maxim al evenimentului i (cel mai intirziat moment cind poate sa aiba loc evenimentul respectiv T_L - Latest Time

T_Li = T_En - max = min

Unde:

T_En reprezinta termenul minim al evenimentului final al proiectului;

D_i,n reprezinta unul din traseele posibile de la evenimentul i la evenimentul final n al proiectului

În dreptul fiecarui eveniment al retelei se configureaza cite 2 casute suprapuse in care se vor introduce valorile termenelor evenimentelor calculate pe baza procedurii metodei.

Pasii de calcul a termenelor evenimentelor sunt:

¢ În primul pas numit si Pasul inainte (Forward Step) se calculeaza termenii minimi ai evenimentelor (dinspre evenimentul initial 0, spre evenimentul final n) Valorile rezultate se trec in casuta superioara din dreptul fiecarui nod al retelei.

¢ În cel de-al 2-lea pas numit si Pasul inapoi (Backward Step) se calculeaza termenii maximi ai evenimentelor (dinspre termenul final n, spre evenimentul initial 0). Valorile rezultate se trec in casuta inferioara din dreptul fiecarui nod al retelei.

Evenimentele ale caror termeni minim si maxim sunt egali se numesc evenimente critice. Aceste evenimente nu pot fi intirziate, deoarece nu au rezerva de timp. ( T_Ei = T_Li )

Evenimentele ale caror termeni minim si maxim sunt diferite ( T_Ei T_Li ) se numesc evenimente necritice, ele putind fi aminate cu o intirziere maxima egala cu rezerva evenimentului

R_j = T_Li - T_Ei

Traseul activitatilor ce pornesc din evenimentul 0 si parcurg evenimentele in ordinea numerica a acestora, pina la evenimentul n, reprezinta drumul critic al proiectului (drumul cu durata maxima)

1.6. Calcularea termenelor si rezervelor de timp ale activitatilor

a) Teoretic fiecarei activitati a_ij, avind durata de timp d_ij I se asociaza 4 termene

Temenul minim de start

T_s ^min (i,j) = T_Ei

Unde: T_Ei este cel mai timpuriu moment (Earliest Time) cind poate sa aiba loc evenimentul i

Termenul minim de finalizare

T_f ^min (i,j) = T_s ^min (i,j) + d_i,,j

Termenul maxim de finalizare

T_f ^max(i,j) = T_Lj

Unde T_Lj este cel mai intirziat moment (Latest Time) cind poate sa aiba loc evenimentul j

Termenul maxim de start

T_s ^max (i,j) = T_f ^max(i,j) - d_i,j

Daca o activitate este startata, respectind termenul minin de start T_s ^min (i,j) aceasta evolueaza conform programului minorant (fig.15)

Daca o activitate este startata, respectind termenul maxim de start T_s ^max (i,j) aceasta evolueaza conform programului majorant (fig.15)

Ev.i Ev. j

T_Ei T_Li T_Ej T_Lj

0

T

Program minorant

a_ij R_T

d_ij R_L

a_ij R_I

					Program majorant

d_ij

R_S

Fig 15 Rezervele de timp

b) De asemenea fiecarei activitati a_ij, avind durata de timp d_ij, I se asociaza 4 rezerve de timp

Rezerva totala (R_T)

R_T(i,j) = T_Lj - (T_Ei + d_ij)

Sau

R_T(i,j) = T_f ^max(i,j) - T_f ^min(i,j)

Rezerva totala R_T - reprezinta intervalul maxim de timp cu care poate fi intirziata o activitate a_ij, startata conform programului minorant, astfel incit durata totala a proiectului sa nu fie depasita

Rezerva libera (R_L)

R_L(i,j) = R_T(i,j) - (T_Lj - T_Ej )

Sau

R_L(i,j) = T_Ej - (T_Ei + d_ij)

Rezerva libera (R_L) - reprezinta intervalul maxim de timp cu care poate fi intirziata o activitate a_ij startata conform programului minorant_, astfel incit durata totala a proiectului sa nu fie depasita si nici rezervele de timp ale activitatilor succesoare, sa nu fie depasite (rezerva de timp a evenimentului j sa nu fie depasita.

Rezerva intermediara (R_i)

R_i(i,j) = T_Lj - (T_Li + d_ij)

Rezerva intermediara (R_i) - reprezinta intervalul maxim de timp cu care poate fi intirziata o activitate a_ij startata conform programului majorant, astfel incit durata totala a proiectului sa nu fie depasita si nici rezervele de timp ale activitatilor predecesoare sa nuuleze se anuleze.

Rezerva sigura (R_S)

R_S(i,j) = max

Rezerva sigura (R_S) - reprezinta intervalul maxim de timp cu care poate fi intirziata o activitate a_ij, startata conform programului minorant, astfel incit durata totala a proiectului sa nu fie depasita si nici rezervele de timp ale activitatilor predecesoare / sau succesoare sa nu fie afectata.

Rezerva intermediara si rezerva sigura sunt rezervele asociate activitatii, in cazul evolutiei acesteia conform programului majorant

Daca pentru o activitate a_ij

R_T = 0 a R_L = R_I = R_S = 0

Atunci activitatea este critica

Iar daca

R_T

atunci activitatea este necritica

2. Metoda PERT (Programme Evaluation and Review Technique)

Exista foarte multe situatii care afecteaza mediul economic, avind ca rezultanta faptul ca duratele activitatilor nu pot fi estimate decit cu un anumit grad de imprecizie. Metoda PERT este semanatoare cu metoda Drumului Critic, abordind insa problema planificarii proiectului din punct de vedere probabilistic.

În cadrul metodei PERT sunt necesare trei estimari de timp pentru fiecare activitate:

t_0ij - durata optimista (minima) pentru realizarea activitatii (i,j)

t_mij - durata cea mai probabila de realizare a activitatii (i,j) in conditii normale de evolutie;

t_pij - durata pesimista (maxima) pentru realizarea activitatii (i,j)

Detalierea acestei metode care e destul de putin utilizata se gaseste in sursele bibligrafice indicate

Planificarea resurselor

Initial planificarea activitatilor se face tinind cont numai de analiza parametrului de timp si de dependentele dintre activitati impuse de procesul tehnologic (:in cazul proiectelor din sfera industriei). Însa pentru ca realizarea activitatilor sa fie posibila conform planificarii, sunt necesare resurse:

umane;

de echipament;

financiare;

de alt gen - spatii de productie special amenajate, logistica, etc

Necesarul resurselor pentru realizarea unui proiect nu este intotdeauna similara cu disponibilul acestora in cadrul firmei / echipei de management de proiect. De obicei disponibilul este mai mic, fapt care impune o alocare si programare foarte atenta a resurselor.

Una din metodele clasice de analiza a resurselor necesare unui proiect in functie de disponibil, este cea cu ajutorul diagramelor. Aceasta ofera o vizualizare comparativa (fig.16a;16b)a profilului necesarului zilnic pentru o anumita resursa asociata proiectului fata de profilul disponibilului zilnic din organizatia respectiva

Nr. Res

e f

E i j

6

d g h

5 c k

l

a b

4 D E G

3

B

2

1 A C D F

0

2 3 4 5 6 7 8 9 10 t

Fig 16a Profilul necesarului de resurse conform programului minorant

Nr. Res

6

E

5

4 E G

3

B

2

1 A C D F

0

2 3 4 5 6 7 8 9 10 t

Fig 16b Profilul nivelat al necesarului de resurse

4. Metoda Valorii Dobindite (VD)

Odata cu utilizarea metodelor prezentate anterior in managementul prin proiecte s-a constatat in majoritatea rapoartelor proiectelor, o insuficienta relevare a costurilor, comparativ cu cea a planului timpilor de realizare. Din studiile realizate a deficien in majoritatea rapoartelor proiectelor, o insuficienta relevare a costurilor, comparativ cu cea a planului timpilor de realizare. Din studiile realizate a deficientelor semnalate de tot mai multi manageri de proiect s-a dezvoltat pachetul PERT / COST, numita Metoda Valorii Dobindite (Earned Value System) - VD. Acesta metoda permite evidenta valorilor planificate sau bugetate ale muncii realizate.

Aceasta metoda a devenit tot mai utilizata deoarece ofera o acuratete marita a corelatiei dintre evolutia planificatorului de timp si cea a costurilor.

Dewhirst defineste: Valoarea Dobindita ca partea din bugetul aprobat al proiectului alocata pentru sarcinile finalizate.

4.1. Caracteristicile Metodei Valorii Dobindite

necesita o impartire formala a muncii;

necesita stabilirea diviziunilor de munca si contabilitatea costurilor;

necesita numirea managerilor responsabili cu contabilitatea costurilor;

necesita stabilirea bugetelor si a activitatilor care pot fi realizate in cadrul acestor costuri;

necesita masurarea rezultatelor in termenii sarcinilor planificate si finalizate;

asigura feedbackul relizarilor cost / grafic la toate nivelurile de Management;

permite urmarirea rezultatelor anterioare.

4.2. Terminologia Metodei Valorii Dobindite

Deoarece toate instrumentele software dedicate Managementului prin proiecte, utilizeaza abrevierile din limba engleza le prezentam in Tab 2

Tabelul 2

4. Relatii de identificare a variatiilor de la linia de baza

Relatiile de calcul ale metodei VD sunt indicate in tab 3

Tabelul 3

Utilizind relatiile prezentate se pot identifica variatiile de cost si / sau de planificare pe parcursul evolutiei proiectului.

Sintetizind informatiile rezultate aplicind metoda VD se poate stabili pentru un anumit punct de revizie al proiectului, una din urmatoarele situatii.

costurile prevazute prin bugetul aprobat al proiectului au fost respectate;

costurile prevazute prin bugetul aprobat al proiectului au fost depasite

costurile au fost sub nivelul prevazut de bugetul aprobat al proiectului

Sau

evolutia proiectului este in urma planificatorului de timp;

evolutia proiectului este conform planificatorului de timp;

evolutia proiectului este inaintea planificatorului de timp;

Daca

VP < 0 evolutia proiectului este in urma fata de planificator;

VP = 0 evolutia proiectului este conform planificatorului;

VP > 0 evolutia proiectului este in avans fata de planificator;

VC < 0 costul este mai mare decit cel prevazut in bugetul aprobat al proiectului;

VC = 0 costul este respectat;

VC > 0 costul este mai mic decit cel prevazut in bugetul aprobat al proiectului;

Indicii de realizare al proiectului sunt:

a) Indice de cost

< 1 - cost depasit

Indexul realizarii = CBMR / CRMP = 1 - cost respectat

> 1 - cost mai mic

b) Indice de planificare

> 1 - in avans fata de plan

Indexul realizarii = CBMR / CBMP = 1 - conform planului

< 1 - in urma fata de plan