Strategii de Negociere pentru Manageri

Strategii de Negociere pentru Manageri

Toate negocierile parcurg sase stadii:

PRELUDIU: crearea atmosferei premergatoare negocierii

PRIMA STRIGARE: partile definesc punctele de plecare in ceea ce priveste cererea si oferta

SCHIMB DE CONCESII: A da si a primi

COMPROMISURI: partile au ajuns foarte aproape de finalizare, punctele ramase fiind nesemnificative

  CONCLUZIA: unde compromisurile si concesiile sunt consolidate

intr-un acord.

URMARIREA : acordul este confirmat si pus in practica

Exista mai multi factori ce trebuie luati in considerare atunci cand vorbim de aptitudini de negociere:

APTITUDINI SI CALITATI PERSONALE

Cu totii putem acumula tehnici de negociere. Exista insa

anumite aptitudini si caracteristici care fac din anumiti

oameni negociatori naturali.

CUNOSTINTE SI INFORMATII.

Cu cat detineti fapte si cifre mai relevante, cu atat va aflati intr-o pozitie avantajata in timpul negocierii.

SURSE DE PUTERE.

Trebuie intelese si folosite diferite metode de acumulare a puterii in timpul negocierii.

STRATEGII SI TACTICI.

Trebuie stapanite diferitele metode si tehnici (pozitive si defensive) care combina cele trei aspecte de mai sus.

SECVENTA ACTIUNILOR

In final trebuie pastrata ordinea fireasca si corecta a actiunilor si procedurilor.

Nu exista doua negocieri similare. Ceea ce face diferenta este personalitatea negociatorilor si diferitele presiuni la care sunt supusi.

Este vitala abordarea procesului de negociere intr-o secventa corecta:

1. Pune-te in locul interlocutorului.

Ce tip de personalitate este? La ce presiuni este supus? Ce obiective are? Ce inseamna pentru el un acord satisfacator? Ce strategii si tactici va adopta? Ia in considerare toate variabilele posibile in negociere.

2. Pregatirea.

Timpul investit in pregatire da rezultate. Gandeste-te la toate variabilele posibile. Asigura-te ca ai la indemana toate informatiile de care vei avea cu siguranta nevoie si cat mai multe informatii de care s-ar putea sa ai nevoie -cat de putin probabil ar fi acest lucru. Gandeste-te la strategia si tactica pe care o vei folosi, avand in minte sursele de putere pe care le au ambele parti. Jocul de rol si repetitiile te pot pregati pentru situatia reala.

3. Stabilirea 'nivelurilor' si 'variabilelor cheie'.

Inainte sa te implici in negociere trebuie sa calculezi care este nivelul minim al pretului si al altor variabile critice -nivelul mai jos de care vei prefera sa nu inchei afacerea. Trebuie sa-ti calculezi si pretul "tinta" -nivelul la care vei fi satisfacut. In final va trebui sa calculezi "prima strigare" -cum vei incepe negocierea pentru a-ti atinge scopul.

4. Planificarea si enuntarea precauta a primei strigari.

Pentru a temina cu rezultatul dorit, trebuie sa incepi in mod corect. Trebuie sa te pregatesti pentru o prima strigare puternica, dar trebuie si sa fii pregatit sa o justifici pentru a-ti mentine credibilitatea. Ar trebui sa pregatesti niste concesii pentru a-ti permite sa le faci daca este necesar? Ce gen de abordare personala vei adopta, tinand cont de tipul de personalitate cu care ai de-a face? Foloseste "preludiul" pentru a-ti pregati prima strigare. Prima oferta pe care o faci poate afecta prima strigare a celeilalte persoane si tinta sa.

5. Tinteste sus si fii increzator in oferta ta.

Cu cat tintesti mai sus, cu atat vei obtine o afacere mai buna. Dar trebuie sa crezi ca tinta ta este rezonabila, si trebuie sa comunici increderea ta ca oferi o valoare buna. Cunoaste fiecare aspect al companiei si al produsului/serviciului in amanunt; intelege ce inseamna acestea pentru client; tine minte ca un cumparator are nevoie de ce oferi tu (sau ceva similar), altfel nu v-ati fi intalnit.

6. Incearca sa determini cat mai rapid 'tot pachetul' interlocutorului.

De obicei vanzatorul face prima oferta in negocieri, dar uneori poti obtine de la cumparator prima strigare (cat este pregatit sa plateasca) inainte sa o dezvalui tu (de exemplu intreband: care este bugetul pentru acest proiect?). De asemenea ar trebui sa identifici toate punctele din contract pe care cumparatorul vrea sa le puna in discutie inainte sa incepeti sa le negociati -altfel poti fi convins sa faci multe concesii mici care in total sunt mai mult decat intentionai!

7. Schimba concesii in mod profitabil dar justifica-le pe toate.

Niciodata nu ceda o concesie -iar atunci cand schimbi una, sa para ca doare! Incearca sa schimbi mici concesii pentru unele mai mari -cauta concesii care pe tine te costa putin, dar au valoare mare pentru cealalta persoana. Atunci cand faci concesii trebuie sa le poti justifica, altfel iti pierzi din credibilitate (de exemplu ar putea sa para ca doar faci incercari). Atunci cand ceri o concesie procedeaza astfel incat cumparatorului sa-i fie usor sa accepte fara a pierde din prestanta (dati-i fraze justificative de genul ". de aceea tebuie sa va cer sa fiti de acord cu acest lucru; sunt sigur ca vi se va parea corect si rezonabil, nu sunteti de aceeasi parere?")

8. Avanseaza ferm si progresiv catre obiectivul final.

Asigura-te ca te te misti in directia corecta (sau macar ca nu mergi inapoi!). Daca nu exista presiunea timpului, atunci este mai important sa garantezi si sa consolidezi progresul facut decat sa te misti repede. Verifica constant acordul intr-o negociere complexa. Asigura-te ca lucrurile sunt intelese. Ia notite pentru a evita nelamuririle de mai tarziu. Ai in minte tot timpul obiectivul.

9. Ai in permanenta in vedere intregul 'pachet'.

Nu exista multe "constante" care nu pot fi transfomate in variabile. Invata sa testezi cat de fixa este o constanta aparenta. Incearca sa te gandesti la mai multe variabile decat cealalta persoana pentru ca asta iti da tie initiativa.

10. Sumarizeaza concis la etapa de concluzionare.

La sfarsitul discutiei trebuie sa verifici bine acordul si intelegerea. Intotdeauna sumarizeaza verbal (si poate chiar intr-o nota scrisa) inainte de despartire si ofera-te sa fii cel ce va pune acordul in forma scrisa. Amandoi va puteti aminti lucrurile in mod diferit (sau va puteti preface!) si daca tu faci rezumatul si il confirmi, ii impiedici sa "adapteze" lucrurile in favoarea lor.

11. Lasa-I senzatia interlocutorului ca ar fi facut afacerea mai buna

Astfel ei vor vrea sa mai faca afaceri cu tine si pe viitor, dar te vor privi in continuare ca pe un profesionist. Daca pare prea usor atunci vor fi mult mai lacomi data viitoare. Daca pare ca ai obtinut prea multe concesii s-ar putea sa nu mai existe o data viiotare!

12. Urmareste si confirma rapid

Orice intarziere da ocazia ca ceva sa mearga prost sau cineva, undeva, sa se razgandeasca. Chiar daca trebuie sa sumarizezi verbal atunci cand ai terminat discutia, este absolut vital sa confirmi in mod oficial in scris cat de curand posibil, asigurandu-te ca este o confirmare precisa si completa (orice semn de intrebare poate re-deschide negocierea!). Asigura-te ca si punerea in practica este la fel de rapida.

13. Nu inchide niciodata usa - chiar daca pare ca negocierea a esuat.

Este important sa menti o legatura de care oricare parte se poate folosi daca se schimba circumstantele sau parerile, folosid replici ca:

"Imi pare rau ca nu pot imbunatati aceasta oferta, dar, daca se schimba conditiile, va voi anunta desigur."

"Imi pare rau ca nu putem lucra impreuna acum, dar daca cerintele dumneavoastra se schimba, nu ezitati sa ma contactati."

"Imi pare rau ca nu este acceptabil, dar daca gasesc un mod in care va pot indeplini conditiile va voi contacta."

Negocierea consta in mentinerea credibilitatii si a prestantei, si trebuie intotdeauna sa te asiguri ca ambele parti au ocazia sa la pastreze pe amandoua!

SURSE DE PUTERE

In orice situatie de negociere fiecare dintre parti incearca sa obtina avantajul, folosindu-se de orice surse de putere. Trebuie sa fii constient de puterea pe care o ai tu si de puterea pe care o are cealalta persoana. Nu vei exercita in mod necesar toata presiunea de care dispui pentru ca ai in vedere si efectele pe termen lung ale unei negocieri prea in forta. Dar trebuie sa te astepti ca si cealalta pesoana sa exercite asupra ta presiune cat de mult poate. Pregateste-ti strategia defensiva - nu conteaza ca nu va fi in totdeauna cazul sa o folosesti, dar trebuie sa te astepti intotdeauna la ce este mai rau!

Principalele surse de putere disponibile sunt:

1. Nevoia efectiva si relativa

Persoana care are cel mai mult nevoie de incheierea afacerii este cel mai mult in dezavantaj. Deci daca ai nevoie disperata de o intelegere nu lasa sa se vada! Incearca si afla cat de mult are cu adevarat nevoie cealalta persoana.

2. Autoritate detinuta

Daca ai autoritatea de a varia termenii si de a incheia targul pe loc poti folosi acest lucru pentru a obtine maximul de concesii de la cealalta persoana. Daca este cazul, asigura-te ca se stie acest lucru -fluturarea lui "o decizie definitiva aici si acum daca." il poate motiva pe celalalt sa-ti dea acel "inca ceva in plus".

3. Lipsa de autoritate

Reversul este si el valabil: uneori faptul de a nu avea autoritate iti intareste pozitia. O buna tactica de aparare este "daca ar depinde de mine ti-as da mai mult, dar pur si simplu nu am autoritatea.". Dar ai grija ca cealalta persoana sa nu foloseasca aceasta afirmatie ca justificare pentru a se adresa cuiva superior in organizatie.

4. Presiunea timpului

Cel care se grabeste este intr-o pozitie mai slaba. Daca timpul este de partea ta (in limite rezonabile) incetinirea lucrurilor ar fi in avantajul tau. Daca esti presat de timp nu lasa niciodata sa se vada asta!

5. Cunostintele si informatiile

Informatia este putere in orice situatie. Cu cat stii mai multe, cu cat accesezi mai repede cifre si date si esti mai bine pregatit, cu atat te simti mai increzator (si cu atat mai mult descurajezi cealalta persoana!). Te poti asigura ca cealalta persoana nu foloseste informatie incorecta pentru a-si intari pozitia; poti destabiliza cealalta persoana daca (in mod politicos) ii demontezi argumentele; poti folosi informatii pentru a justifica oferta initiala, precum si cedarea si primirea de concesii.

6. Credibilitatea

O parte vitala a intregului proces de negociere este mentinerea credibilitatii din partea ambelor parti. Daca vei construi si mentine credibilitatea, fiecare cuvant al tau va avea mai multa autoritate si convingere. Intotdeauna incearca sa-ti sustii punctul de vedere cu date, cifre, referinte, etc. Nu spune niciodata minciuni. Justifica fiecare concesie pe care o faci, altfel va parea ca si cum "probezi" inca de la inceput. Ajuta cealalta persoana sa isi mentina credibilitatea si sa iasa cu reputatia nesifonata -desi nu ar trebui niciodata sa o lasi sa sustina adevaruri distorsionate (prea mult). Nu trebuie sa ii atacati pana la desfiintare imaginea, altfel emotia va "prelua controlul" si persoana va intrerupe negocierea.

7. Angajamentul

Cu cat esti mai dedicat ofertei tale, cu cat crezi mai mult in ea si in avantajele ei, cu atat mai eficient vei negocia. Deci asigura-te ca intelegi in totalitate si cu adevarat nu numai valoarea a ceea ce oferi, ci si valoarea specifica pentru cealalta persoana. Vei fi de asemenea mult mai implicat daca esti afectat personal de rezultatul negocierii. Daca tie nu iti iese nimic din punct de vedere material (daca nu-ti afecteaza buzunarul), atunci trebuie sa-ti reamintesti de beneficiile psihologice care vor rezulta dintr-o treaba bine facuta (satisfactia personala si profesionala, admiratia celorlalti).

8. Investitiile precedente

Cu cat au fost investiti mai multi bani, timp si efort in negociere pana in prezent, cu atat mai greu este pentru fiecare parte sa se retraga din negociere. Daca poti creste investitia celeilalte persoane (si sa te asiguri in mod subtil ca aceasta investitie valoreaza ceva pentru ea), vei avea tot mai multa putere. In caz contrar, daca ai facut o investitie mai mare, (de obicei cel ce vinde investeste mai mult), aminteste-ti ca a) acest lucru nu trebuie sa-ti afecteze atitudinea sau sa te faca sa te "inmoi" si b) cealalta persoana poate sa-si dea seama de asta si sa incerce sa foloseasca acest fapt in avantajul sau. Mai ales fii atent la potentialul client care te incurajeaza in mod deliberat sa investesti mult timp si efort pentru a-si mari puterea.

9. Relatiile personale (simpatii)

Chiar daca tu crezi sau nu ca ar trebui sa conteze, adevarul este ca ele conteaza! Daca cealalta persoana te place ca individ se poate sa nu insiste foarte tare pentru concesii. Daca iti este simpatica, te vei simti tentat sa fii mai generos (dar daca esti vreodata influentat de asta intr-o negociere de afaceri, gresesti!). Uneori relatiile "politice" din propria organizatie sau din organizatia cealalta pot conta foarte mult. De exemplu, daca un cumparator stie ca trebuie mai mult sau mai putin sa cumpere de la un aunmit furnizor din cauza unei relatii la nivel inalt (de exemplu rude, prieteni, membri ai aceluiasi grup) atunci puterea sa este foarte mica. Cat de mult lasi sa te influenteze relatiile (in orice sens) depinde de propriul simt al moralitatii.

10. Sanctiuni /Beneficii

Un negociator profesionist nu va lua niciodata in considerare orice forma de mituire (sau santaj) in negociere Acelasi lucru este valabil si pentru un cumparator profesionist. Dar sanctiunile sau beneficiile din partea organizatiei sunt o parte acceptabila a negocierii daca sunt etice si folosite in mod profesionist

11. Disponibilitatea (aparenta) de a risca afacerea

Aceasta este in sine o strategie de mare risc, si va fi folosita cu mare grija, mai ales daca esti cel ce vrea ceva. Odata ce cealalta persoana crede ca ai prefera sa renunti decat sa mai faci si alte concesii, are o alegere simpla -ori sa incheie afacerea cu tine in conditiile propuse de tine, sa incheie afacerea cu altcineva sau sa renunte la afacere (uneori aceasta ultima varianta este trecuta cu vederea). Desi cineva care vinde nu ar spune niciodata: "Asta este: o iei asa sau o lasi balta" (desi cumparatorii pot face asta); daca sugerezi in mod politicos ca nu vrei atat de mult afacerea incat sa mai "cedezi" iti poate intari pozitia. Cumparatorii trebuie sa simta intotdeauna ca tu vrei afacerea (cu alte cuvinte iti pasa), dar nu ca ai nevoie de ea (sau ca esti disperat)

12. Rabdare, perseverenta, persistenta

Daca ai aceste calitati atunci ele sunt o sursa eficienta de putere. Daca te poti mentine mai mult decat cealalta persoana fara sa "cedezi" sau sa simti prea mult presiunea atunci poti obtine maximul de concesii -dar ai grija sa nu pierzi afacerea pentru ca cealalta persoana devine ori nerabdatoare ori incepe sa iti raspunda la un nivel emotional.

Negocierea Principiala

Negocierea face parte din viata noastra de zi cu zi.

Fiecare dintre noi negociem ceva in fiecare zi. Negocierea este felul in care obtinem ceea ce dorim de la ceilalti.

Tot mai multe ocazii necesita folosirea negocierii, pentru ca,fiecare dintre noi dorim sa fim implicati in deciziile care ne afecteaza viata.

Intr-o negociere ne confruntam cu o dilema Ce stil sa adoptam ?

Stilul " Moale" sau stilul "Tare"?

Negociatorul "Moale" vrea de regula sa evite conflictele personale, si este gata sa faca concesii pentru a ajunge la un acord.El doreste sa gaseasca solutii amiabile. Cu toate acestea, de regula el sfarseste prin a se simti exploatat, frustrat.

Negociatorul "Tare" priveste fiecare situatie ca pe un concurs de dorinte, in care partea care adopta pozitiile cele mai extreme si rezista cel mai mult, castiga. El vrea sa castige cu orice pret si astfel ofera solutii care de regula il epuizeaza pe el si resursele de care se foloseste, pe de o parte, si distruge relatiile personale, pe de alta parte.

Exista o a treia cale de negociere, o cale care nu este nici "tare", nici "moale", ci mai degraba " si tare si moale", si anume NEGOCIEREA PRINCIPIALA.

NEGOCIEREA PRINCIPIALA presupune luarea unor decizii bazandu-te pe fapte si argumente si sugereaza gasirea unor castiguri mutuale, acolo unde este posibil, iar atunci cand apar conflictele de interese insista asupra unei forme standard ( independenta) de gasire a unei solutii.

Negocierea principiala iti arata cum sa obtii ceea ce ti se cuvine, pastrandu-ti decenta. Iti ofera posibilitatea sa fii corect, protejandu-te in fata celor care doresc sa profite de corectiudinea ta.

Metoda Negocierii Principiale presupune parcurgerea a patru etape :

Persoana : Separa persoana de problema

Interesele : Concentreaza-te pe interese nu pe pozitii

Optiunile : Genereaza o varietate de posibilitati inainte de a decide ce sa faci

Criterii : Insista ca rezultatul sa fie bazat pe un standard obiectiv

Separa Persoana de Problema

Acesta prima etapa are ca principal punct de plecare faptul ca oamenii sunt creaturi cu emotii puternice, care foarte des au perceptii radical diferite si mari dificultati in a comunica clar.

In mod frecvent partea emotionala a oamenilor interfereaza cu faptele obiective ale problemei.

Negocierea pozitionala, ca oponenta a negocierii principiale, duce doar la inrautatirea situatiei, pentru ca ego-ul personal se identifica cu pozitia luata in negociere.

In mod normal, participantii la o negociere principiala ar trebui sa lucreze de aceeasi parte a baricadei, atacand impreuna problema, nu atacandu-se ei intre ei.

Cum reusesti intr-o negociere sa separi persoana de problema ?

Negociatorii sunt, in primul rand, oameni ca si tine

Perceptia : oricat de folositoare ar fi investigarea realitatii obiective, pana la urma realitatea vazuta de catre fiecare parte este ceea care constitue problema intr-o negociere si deschide calea pentru gasirea unei solutii.

Controleaza emotiile

Comunicarea : negocierea este un process de comunicare, care are ca scop obtinerea unei decizii commune.

Preveniti inrautatirea relatiilor. Este mai usor sa previi decat sa vindeci.

2. Concentraza-te pe Interese nu pe Pozitii

Diferenta dintre pozitii si interese este cruciala.

Problema fundamentala intr-o negociere nu sta in existenta unor pozitii conflictuale, ci in existenta unor conflicte intre nevoile, cerintele, aspiratiile, temerile celor doua parti.

O reconciliere a intereselor , nu a pozitiilor, functioneaza din doua motive :

Pentru fiecare interes exista de obicei mai multe posibile pozitii care sa satisfaca acel interes

In spatele unei pozitii conflictuale exista mai multe interese commune.

In cautarea intereselor fundamentale aflate in spatele unei pozitii declarate, cercetati, in mod special, pe acelea care motiveaza toti oamenii ( securitate, stabilitate financiara, apartenenta, apreciere, control). Daca puteti sa rezolvati aceste nevoi fundamentale, sansele sa ajungeti la un acord, cresc considerabil.

Daca doriti ca cealalta parte sa tina cont de interesele voastre, explicate-le clar care sunt aceste interese. Este datoria voastra ca cealalta parte sa inteleaga exact cat de importante si de legitime va sunt interesele. Fiti cat mai specific.

Fiecare dintre noi avem tendinta sa fim preocupati de interesele noastre, si sa fim mai putin ingrijorati de interesele celeilalte parti.

Daca doresti ca partea celalta sa tina cont de interesele tale, incepe prin a demonstra ca te preocupa interesele lor.

3. Genereaza posibilitati pentru castigul reciproc

Capacitatea de a inventa/genera optiuni, este una dintre cele mai importante calitati ale unui negociator.

In cele mai multe negocieri exista 4 mari obstacole care blocheaza generarea a cat mai multe optiuni :

a.       Judecata prematura/anticipata

b.       Cautarea unui raspuns unic

c.       Asumarea unui castig fix

d.       Gandirea de tipul : "rezolvarea problemei lor este problema lor "

Pentru a fi capabil sa generezi cat mai multe posibilitati/optiuni, va trebui sa :

a.      faci diferenta intre generarea optunilor si judecarea lor

b. sa maximizezi numarul optiunilor oferite, in loc sa cauti un singur raspuns

b.     sa cauti castiguri pentru ambele parti

c.      sa usurezi luarea deciziei de cealalta parte

Cei patru pasi pentru generarea optiunilor:

	Pasul II.Analiza Diagnosticati problema: -selectati simptomele pe categorii - sugerati cauzele - observati ce lipseste - notati barierele in rezolvarea problemei
					Pasul III.Abordari Care sunt posibilele strategii ? Care ar putea fi cateva remedii teoretice? Generati idei in legatura cu ceea ce s-ar putea face.

	Pasul I.Problema Ce s-a intamplat ? Care sunt actualele simptome? Care sunt faptele in contradictie cu situatia preferata?
					Pasul IV.Punerea in practica a ideilor Ce se poate face? Care sunt pasii specifici pentru rezolvarea problemei ?

4. Criterii : folosirea unui standard obiectiv

Obtinerea acordului intr-o negociere principiala se bazeaza pe folosirea unor standard obiective de masurare, independente fata de cele doua parti.

Iata cateva exemple :

a.      Valoarea pietii

b.     Costurile

c.      Standarde profesionale

d.     Precedentul

e.      Decizia unui judecator

f.      Standarde morale

g.     Tratament egal

h.     Reciprocitate

i.       Eficienta

Etc