Caracteristicile controlului intern

CARACTERISTICILE CONTROLULUI INTERN

Un principiu anglo-saxon privind necesitatea controlului precizeaza ca: "Oamenii fac ce trebuie sa faca atunci cand stiu ca vor fi controlati".

Plecand de la acest principiu, dar si din alte motive, controlul intern a fost si ramane centrul preocuparilor managerilor de la toate nivelurile entitatilor.

De-a lungul timpului, controlul intern s-a dezvoltat in raport cu gradul de evolutie a culturii organizatiilor. Pe masura ce s-a amplificat volumul afacerilor intreprinderilor si s-au dispersat centrele de activitate, controlul intern a capatat noi valente atat in concept cat si in continut.

Conceptul de control intern a fost in permanenta definit si redefinit, cel putin in raport cu doua aspecte, si anume:

descentralizarea activitatilor, ceea ce a condus la diversificarea activitatilor de control si la delegarea competentelor acestora in cadrul aceleasi structuri;

amplificarea numarului de prevederi, normative, reguli si reglementari, care sa asigure gestionarului caile de actiune pentru utilizarea corespunzatoare a resurselor in vederea cresterii eficacitatii.

Din practica au rezultat o serie de caracteristici ale controlul intern, si anume:

procesualitatea;

relativitatea;

universalitatea.

a) Procesualitatea controlului intern

Controlul intern este un proces si nu o functie. Toate functiile conducerii, inclusiv functia de audit intern, includ activitati de control, care contribuie la evaluarea procesului managerial. Mai mult chiar fiecare activitate trebuie sa aiba componenta ei de control, care o ajuta sa functioneze.

Controlul intern, privit ca proces la dispozitia managerului, este un proces dinamic, care isi adapteaza permanent instrumentele si tehnicile la schimbarile survenite in cultura organizatiei determinate de gradul de competenta a managerilor.

Controlul nu este un scop in sine, ci un mijloc. Astfel,  controlul nu este organizat de dragul controlului, ci rolul lui este sa confirme asteptarile managementului prin utilizarea unor procedee, tehnici si instrumente specifice.

In practica, exista si asemenea situatii cand managerii intentionat creeaza structuri complexe, greu de controlat. Pentru realizarea unui control eficient auditului intern ii revine sarcina de a recomanda proiectarea de structuri simple, descentralizate si flexibile care sa nu ingreuneze verificarea si respectarea procedurilor.

b) Relativitatea controlului intern

Oricat de bine ne-am organiza, nu putem pretinde ca vom fi la adapost de toate neregulile sau disfunctionalitatile/abaterile care pot sa apara de la un ecart stabilit. Daca totusi controlul nu exista, si se stie bine acest lucru, atunci este posibil sa apara situatii care nu pot fi stapanite.

Scopul organizarii controlului intern este acela de a oferi o asigurare rezonabila impotriva riscurilor, si nu o asigurare absoluta. O asigurare rezonabila este mai mult decat minimum si se raporteaza intotdeauna la obiectivele entitatii. Conducerea si Consiliul de administratie al entitatii asteapta de la controlul intern asigurari rezonabile bazate pe evaluarea riscurilor, prin concentrarea pe principii ale performantei (economicitate, eficienta si eficacitate).

Constatarile controlului intern trebuie sa contribuie la imbunatatirea activitatilor, dar aceasta sa nu se materializeze numai prin recomandarea adaugarii de noi activitati de control, chiar daca exista riscuri, deoarece acestea presupun costuri suplimentare. Astfel, trebuie sa apreciem daca costul controlului in plus justifica costul mecanismului de control instituit si, de asemenea, trebuie sa vedem daca costul controlului este mai mic decat riscurile care pot aparea.

Oricat de bine ar fi planificat si executat, controlul intern nu poate asigura decat o certitudine relativa, deoarece un control intern care ar viza atingerea tuturor obiectivelor propuse, in conditii de eficienta, ar fi costisitor si neeconomic. De aceea, controlul intern nu este conceput pentru a garanta succesul organizatiei, ci obiectivul sau este relativ si rezonabil.

c) Universalitatea controlului intern

Sistemul de control intern reprezinta nu numai formulare, proceduri, tehnici, programe, instructiuni, calculatoare si manuale de politici, ci si oameni la fiecare nivel al organizatiei.

Controlul intern este un proces realizat de personalul de la toate nivelurile, respectiv: Consiliul de administratie, conducerea executiva,  intreg personalul. El este efectuat atat de managementul de la varf, dar si de managementul de linie, adica de responsabilii de compartimente, cat si de toti ceilalti angajati. Fiecare membru al entitatii este responsabil pentru controlul sau intern.

In practica, sistemul de control intern functioneaza intr-un mediu de control, mereu in schimbare, ceea ce impune adaptarea controlului la nivelul fiecarei activitati, diferentiat si integrativ, construit in raport de interesele organizatiei. Aceasta constructie va trebui sa tina cont de structura organizatorica a entitatii, de stilul de conducere al managerilor, de influenta factorilor de mediu si implicit  de riscurile care pot afecta entitatea.

Excesul de norme, reguli, proceduri impiedica realizarea unui control eficient, de aceea este necesara gasirea unui echilibru optim in vederea stabilirii acestora. Astfel, sunt situatii in care se impun reguli precise, clare, stricte, adica un control riguros, spre exemplu, cazul intreprinderilor aflate in faza de maturitate, dar sunt si situatii in care controlul trebuie sa fie mai putin restrictiv pentru a putea permite atingerea obiectivelor strategice ale entitatilor, spre exemplu, cazul societatilor nou-infiintate sau a celor care se afla intr-o faza de crestere.

Modul de stabilire a acestor reguli tine, pe de o parte, de stilul de conducere si de capabilitatile organelor ierarhice in delegarea responsabilitatilor, iar pe de alta parte de nivelul de dezvoltare si de cultura al entitatilor.

In organizarea si exercitarea controlului intern se impune o mare flexibilitate, deoarece nu poti fixa reguli pentru fiecare situatie intalnita si de asemenea, o regula daca nu este de actualitate sau este prea rigida stagneaza procesul si conduce la ineficacitate.

Alte componente ale universalitatii controlului intern sunt reprezentate de expansiunile domeniilor de activitate si de cresterea nivelurilor ierarhice, precum si de descentralizarea activitatilor pe functiuni, care determina indepartarea executantilor fata de conducere, care va trebui sa gaseasca noi tehnici de control pentru stapanirea afacerilor.

In prezent, actionarii si asociatii firmelor se afla in fata pericolului de a nu mai avea sub control propria afacere, motiv pentru care acestia au acordat mandate de reprezentare unor administratori. Aceasta extindere a activitatilor a condus la extinderea domeniului normativ (legi, reglementari, constrangeri profesionale) care sa-l limiteze pe gestionarul de resurse, managerul, in actiunile sale, dar care sa aiba drept scop sa-l ajute, sa-l ghideze si, nu in ultimul rand, sa-l coordoneze si sa-l supervizeze in indeplinirea corespunzatoare a atributiilor, tot mai complexe, ce-i revin.

Motto:

Fiecare angajat raspunde de propriul sau control intern.

Autorul