CONTABILITATEA INVENTARIERII GENERALE A PATRIMONIULUI

CONTABILITATEA INVENTARIERII GENERALE A PATRIMONIULUI

1 Intocmirea documentelor privind rezultatele inventarierii si

reflectarea lor in contabilitate

Cu ocazia fiecarei inventarieri, se intocmeste un proces verbal de inventariere care contine in principal, urmatoarele elemente: data inceperii inventarierii, perioada si gestiunile inventariate, persoanele care au efectuat inventarierea, plusurile si minusurile de inventar constatate, compensarile efectuate, bunurile depreciate, concluziile comisiei de inventariere cu referire la plusurile si minusurile constatate, creantele si datoriile incerte si in litigiu, valorificarea rezultatelor inventarierii si constituirea si regularizarea provizioanelor; precum si listele de inventariere.

Pe baza documentelor intocmite de comisiile de inventariere, compartimentul contabilitate trebuie sa puna de acord datele evidentei contabile cu realitatea, concretizata in datele inventarierii. Pentru aceasta trebuie efectuate inregistrari menite sa corecteze in plus sau in minus datele evidentei contabile cu plusurile si respectiv cu minusurile constatate.

Inregistrarea acestor diferente este in functie de modul de regularizare a plusurilor si minusurilor, de cauzele acestora precum si de imprejurarile in care ele au aparut. Plusurile constatate la inventariere, se inregistreaza tinand seama de felul mijloacelor la care s-au constatat, considerandu-se ca o intrare de imobilizari corporale, materiale sau disponibilitati banesti, concomitent cu majorarea surselor proprii pentru plusul de imobilizari corporale sau reducerea cheltuieililor de productie pentru plusurile activelor circulante.

Lipsurile de mijloace economice se inregistreaza ca o iesire a acestor mijloace. Astfel, diferentele rezultate in urma inventarierii elementelor de pasiv, a relatiilor cu bugetul statului, cu bancile, cu furnizorii etc., se regularizeaza marind sau micsorand soldul conturilor de surse in functie de sensul pozitiv sau negativ al diferentelor.

Dupa ce au fost efectuate toate inregistrarile privind punerea de acord a datelor contabilitatii cu realitatea, soldurile conturilor sintetice si analitice precum si datele din evidenta operativa trebuie sa corespunda cu totalurile stabilite in listele de inventariere pe feluri de valori materiale, creante si datorii, etc.

2 Documente utilizate in cadrul inventarierii

Amintim in continuare principalele documente care se intocmesc in cadrul operatiei de inventariere si cateva dintre caracteristicile specifice ale acestora.

1. LISTA DE INVENTARIERE

Documentul principal al inventarierii.In listele de inventariere se inscriu:

- mijloacele existente, cantitativ, calitativ si valoric

-sursele mijloacelor

Lista de inventariere:

- este intocmita pe baza unor constatari faptice, fiind un instrument al operatiei concrete de masurare, cantarire etc. a elementelor patrimoniale.

- cuprinde specificarea concreta, amanuntita, cantitativa si valorica a elementelor individualizate din patrimoniul unitatilor

- este un instrument de control cantitativ si valoric al gestionarii, administrarii si pastrarii mijloacelor economice

- se intocmeste pe locuri de depozitare, pe categorii de bunuri si pe persoane responsabile, specificandu-se existentul in etalon natural si pretul unitar

- se intocmeste in 3 exemplare si se semneaza pe fiecare pagina de catre membri comisiei si de catre gestionar.

primul exemplar, completat de revizorul de gestiune, se trimite organului

care a dispus inventarierea, pentru aprobare si valorificare

al doilea exemplar se preda gestionarului

al treilea exemplar, completat de gestionar, ramane in arhiva corpurilor

revizorilor de gestiune

Pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie sa mentioneze daca toate bunurile si valorile banesti din gestiune au fost inventariate si consemnate in listele de inventariere in prezenta sa. De asemenea, acesta mentioneaza daca are obiectii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. In acest caz, comisia de inventariere este obligata sa analizeze obiectiile, iar concluziile la care a ajuns se vor mentiona la sfarsitul listelor de inventariere.   Listele de inventariere se semneaza pe fiecare fila de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.

In cazul gestiunilor colective (cu mai multi gestionari), listele de inventariere se semneaza de catre toti gestionarii, iar in cazul predarii-primirii gestiunii, acestea se semneaza atat de catre gestionarul predator, cat si de catre cel primitor.

Inventarierea elementelor de activ ale unitatii se materializeaza prin inscrierea acestora, fara spatii libere si fara stersaturi, in formularul 'Lista de inventariere' (cod 14-3-12).. Acest formular serveste ca document pentru stabilirea lipsurilor si a plusurilor de bunuri si valori, constatate cu ocazia inventarierii, precum si pentru constatarea deprecierilor.

In cazul imobilizarilor corporale, precum si al celorlalte elemente de activ pentru care au fost constituite provizioane pentru deprecieri, in listele de inventariere (cod 14-3-12) se va inscrie valoarea contabila neta a acestora (col. 9), care se va compara cu valoarea lor actuala, stabilita cu ocazia inventarierii (col. 12).

Pentru inventarierea elementelor de activ si de pasiv ce nu reprezinta bunuri este suficienta prezentarea lor in situatii analitice distincte care sa fie totalizate si sa justifice soldul conturilor sintetice respective in care acestea sunt cuprinse si care se preiau in Registrul-inventar (cod 14-1-2).

Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice - cod 14-3-12/a), se utilizeaza pentru acele gestiuni la care evidenta analitica a bunurilor se tine dupa metoda global-valorica. In functie de necesitati, unitatile pot utiliza si formularul Lista de inventariere (cod 14-3-12/b).

Listele de inventariere se intocmesc separat pentru:

1.fiecare loc de depozitare

2.fiecare gestiune apartinatoare unitatii economice

fiecare categorie de bunuri din cadrul gestiunilor

4.bunurile aflate la angajati pentru folosinta (scule, cazarment, etc.)

5.bunurile care apartin altor unitati (inchiriate, in consignatie, date spre prelucrare etc.)

6.bunurile necorespunzatoare din punct de vedere calitativ

7.bunurile fara miscare, greu vandabile sau cu miscare lenta

Listele de inventariere se completeaza cu cerneala sau pix, fara spatii libere.

2. DECLARATIA DE INVENTAR

Este data si semnata de catre gestionar in prezenta comisiei de inventariere.

Se intocmeste intr-un singur exemplar, dupa sigilarea locurilor de pastrare a valorilor materiale si banesti de care gestionarul respectiv raspunde sau acolo unde nu este posibil acest lucru, inainte de inceperea operatiei de inventariere si se semneaza de catre acesta.

Circula la membrii comisiei de inventariere, care semneaza pentru confirmare ca declaratia a fost in fata acesteia.

Declaratia se arhiveaza la departamentul financiar-contabil impreuna cu lucrarile comisiei de inventariere.

DECIZIE DE IMPUTARE

Acest document serveste ca:

document de imputare a valorii pagubei produse de persoanele incadrate in munca

titlu executoriu din momentul comunicarii, document de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste in doua sau mai multe ecemplare, in functie de numarul persoanelor raspunzatoare pentru paguba produsa, pe baza actelor de constatare (procese-verbale, referate etc.) si se semneaza de catre conducatorul unitatii, cu viza de control financiar preventiv si viza compartimentului juridic.

Circula astfel:

la persoana desemnata pentru acordarea vizei de control financiar preventiv

(toate exemplarele)

la compartimentul juridic, pentru verificarea legalitatii si realitatii ( patru

exempalre)

la conducatorul unitatii pentru semnarea (toate exemplarele)

la persoana sau persoanele raspunzatoare de paguba adusa societatii, pentru

semnare de luare la cunostinta si de primire a deciziei de imputare (toate exemplarele)

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (exemplarul1).

4. PROCES VERBAL DE INVENTARIERE

Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere intr-un proces-verbal. Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente:

• data intocmirii;
• numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere;
• numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere;
• gestiunea inventariata; data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere;
• rezultatele inventarierii; concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea;
• volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic;
• propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri;
• constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului unitatii. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide, in termen de cel mult 5 zile de la primirea procesului-verbal, asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.

Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in evidenta tehnico-operativa in termen de cel mult 3 zile de la data aprobarii procesului-verbal de inventariere de catre administrator sau ordonatorul de credite. Rezultatul inventarierii se inregistreaza in contabilitate potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile. Pe baza registrului-inventar si a balantei de verificare intocmite la 31 decembrie se intocmeste bilantul care face parte din situatiile financiare anuale, ale carui posturi, in conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale reglementarilor contabile aplicabile, trebuie sa corespunda cu datele inregistrate in contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor de activ si de pasiv stabilita pe baza inventarului.

5 .REGISTRUL INVENTAR

Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu in care se inscriu rezultatele inventarierii elementelor de activ si de pasiv, grupate dupa natura lor, conform posturilor din bilant¹

Elementele de activ si de pasiv inscrise in registrul-inventar au la baza listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere si situatiile analitice, dupa caz, care justifica continutul fiecarui post din bilant.

In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operatiunea de inventariere se actualizeaza cu intrarile sau iesirile din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse in registrul-inventar. Operatiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel incat la sfarsitul exercitiului financiar sa fie reflectata situatia reala a elementelor de activ si de pasiv.

Se intocmeste intr-un singur exemplar, la inceputul activitatii, la sfarsitul anului si la incetarea activitatii, fara stersaturi si fara spatii libere pe baza datelor cuprinse in listele si procesele verbale de inventariere.

Este un formular tipizat de forma A4, sub forma unui bloc de 100 file.

Registrul inventar se numeroteaza, snuruieste si parafeaza la organele fiscale la inceperea si incetarea activitatii si la inceperea unui nou registru.

Se pastreaza timp de 10 ani impreuna cu toate documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

3 Reflectarea contabila a diferentelor constatate la inventariere

Este etapa in care concluziile formulate de catre Comisia de inventariere, prin procesul verbal de inventariere, dupa aprobarea conducerii unitatii patrimoniale, sunt transmise contabilitatii, in vederea punerii de acord a datelor din contabilitate, cu datele faptice din listele de inventariere.

La stabilirea, regularizarea si inregistrarea in contabilitate a diferentelor constatate in contabilitate trebuie sa se tina seama de urmatoarele aspecte:

- la stabilirea valorilor de inventar se aplica principiul prudentei, conform caruia nu se admite supravaluarea elementelor de activ si a veniturilor, respectiv,

subevaluarea elementelor de pasiv si a cheltuielilor

pentru lipsurile de inventar neimputabile (deprecieri) se constitue provizioane,

daca deprecierea este reversibila sau se constitue amortismente suplimentare, in cazul imobilizarilor la care deprecierea este ireversibila

plusurile de inventar se inregistreaza ca intrari in patrimoniul unitatilor

lipsurile (minusurile) de inventar se trec asupra cheltuielilor atunci cand nu sunt

imputabile, sau se recupereaza de la persoanele vinovate, imputarea sumelor facandu-se la valoarea de inlocuire, care reprezinta defapt costul de achizitie a bunurilor, la data la care s-a

Bogdan Victoria "Bazele contabilitatii contemporane", Editura Universitatii din Oradea, Oradea, 2005, pagina 392

constatat prejudiciul (lipsa).

In principiu, costul de achizitie cuprinde urmatoarele elemente

pretul de cumparare practicat pe piata la data respectiva

taxele nerecuperabile

cheltuieli de transport - aprovizionare

cheltuieli pentru punerea in stare de utilitate sau pentru intrarea in gestiune a bunurilor respective

taxa pe valoare adaugata colectata (TVAc)

Facem mentiunea ca, in cazul compensarilor, acordarea perisabilitatilor, scaderea

din contabilitate a lipsurilor si depreciereilor neimputabile, inclusiv constituirea provizioanelor pentru deprecieri, nu se influenteaza marimea profitului impozabil si a TVA datorate, toate aceste elemente fiind nedeductibile fiscal.

Principalele operatiuni economico - financiare care se reflecta in contabilitate, ca urmare a diferentelor constatate la inventariere, pot fi exemplificate astfel¹⁴:

A.Inregistrarea in contabilitate a plusului constatat

1.Plus de materii prime neimputabile (inclusiv perisabilitati)

301 "materii prime" 601 "cheltuieli cu materii prime"

2.Plus de gestiune la materiile consumabile

302 "materiale 602 "cheltuieli cu materialele

consumabile" consumabile"

Plus de materiale de natura obictelor de inventar

303 "materile de natura  603 "cheltuieli privind materialele de

obiectelor de inventar" natura obiectelor de inventar"

4.Plus de produse finite

345 "produse finite"  711 "variatia stocurilor"

5.Plus de marfuri la o unitate de productie

371 "marfuri" 607 "cheltuieli privind marfurile"

6.Plus de marfuri la o unitate en-gros

371 "marfuri" 607 "cheltuieli privind marfurile"

378 "diferente de pret la marfuri"

7.Plus de marfuri la o unitate cu amanuntul

Ristea Mihai si colectiv "Contabilitatea financiara a intreprinderii", Editura Universitara, Bucuresti, 2004, paginile: 392 - 395

371 "marfuri" 607 "cheltuieli privind marfurile"

378 "diferentele de pret la marfuri"

4428 "TVA neexigibila"

8.Plus de imobilizari corporale

21x "imobilizari 131 "subventii pentru investitii"

corporale"

9.Plus la inventar de mijloace banesti in numerar

a) la agenti economici privati

5311 "casa in lei" 7588 "alte venituri din exploatare"

b) la agenti economici cu capital de stat

5311 "casa in lei" 4481 "alte datorii fata de bugetul statului"

B. Inregistrarea in contabilitate a minusului la inventar neimputabil

1.Inregistrarea minusului de materii prime

601 "cheltuieli cu materii 301 " materii prime"

prime"

2.Minus de materiale consumabile

602 "cheltuieli cu materialele 302 "materiale consumabile"

consumabile"

Minus de materiale de natura obiectelor de inventar

603 "cheltuieli privind 303 "materiale de natura obiectelor

materialele de natura de inventar"

obiectelor de inventar"

4.Minus de produse finite

711 "variatia stocurilor 345 "produse finite"

5.Minus de marfuri la o unitate de productie

607 "cheltuieli privind marfurile" 371 "marfuri"

6.Minus de marfuri la o unitate en-gros

607 "cheltuieli privind 371 "marfuri"

marfurile"

378 "diferente de pret la marfuri"

7.Minus de marfuri la o unitate cu amanuntul

607 "cheltuieli privind marfurile" 371 "marfuri"

378 "diferente de pret la marfuri"

4428 "TVA neexigibila"

8.Minus de imobilizari corporale

a) minus de imobilizari corporale in stare noua(neamortizate)

6588 "alte cheltuieli de 21x "imobilizari corporale"

exploatare"

b) minus de imobilizari corporale aflate in functiune si amortizate partial.

6588 "alte cheltuieli de 21x "imobilizari corporale"

exploatare"

281 "amortizari privind

imobilizarile corporale"

c) minus la inventar de imobilizari corporale, amortizate integral

281 "amortizari privind imobilizarile 21x "imobilizari corporale"

corporale"

9.Minus de mijloace banesti, in numerar

6588 "alte cheltuieli din 5311 "casa in lei"

exploatare"

C. Inregistrarea in contabilitate a minusurilor imputabile

1.Inregistrarea lipsurilor de materii prime imputabile

4282"alte creante privind 7588 "alte venituri din exploatare"

bugetul statului " 4427 "TVA colectat"

Obs: Imputarea materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, a produselor finite, a marfurilor si a imobilizarilor corporale se inregistreaza la fel ca si imputarea materiilor prime.

2.Inregistrarea in contabilitate a minusului de mijloace banesti imputabile.

4282 "alte creante privind 7588 "alte venituri din

bugetul statului" exploatare