Decizia si procesul decizional

Decizia si procesul decizional

In cadrul unei firme, subsistemul decizional reprezinta "ansamblul deciziilor adoptate si aplicate de manageri in cadrul firmei"[1]. Subsistemul decizional este unul dintre cele mai importante subsisteme ale managementului firmei. Practic, principala responsabilitate si ocupatie a unui manager o reprezinta adoptarea deciziilor.

Decizia poate fi definita in mai multe feluri:

"hotararea de a alege o anumita varianta de actiune din doua sau mai multe posibile, atasate unui proces sau fenomen"[2];

ca "rezultat al unor activitati constiente de alegere a unei directii de actiune si a angajarii in aceasta, implicand alocarea unor resurse. Decizia apartine unei persoane sau unui grup de persoane, care dispune de autoritatea necesara si care raspund pentru folosirea resurselor in anumite situatii date"[3].

Procesul decizional (procesul de adoptare a deciziilor) este format din mai multe etape[4]:

a)     identificarea deciziei care trebuie adoptata. Este necesar sa se identifice cauzele care determina necesitatea adoptarii deciziei, precum si posibilele consecinte ale acesteia;

b)     informarea asupra problemei ce urmeaza a fi tratata prin decizia respectiva. Toate deciziile necesita o informare despre situatia care impune adoptarea unei decizii. Este recomandat ca in cadrul acestei etape sa fie luate in calcul toate sursele de informare posibile;

c)     identificarea alternativelor. De-a lungul desfasurarii etapei precedente, si nu numai, decidentii vor descoperi existenta uneia sau mai multor alternative, variante posibile de decizie. Etapa de identificare a alternativelor este depinde in esential de cantitatea si calitatea informatiilor pe care decidentii le au la dispozitie si este, de asemenea, influentata de creativitatea, imaginatia si intuitia decidentilor;

d)     analizarea fiecarei alternative. Pe baza informatiilor disponibile, in urma unui proces cu caracter cognitiv, fiecare alternativa este analizata prin prisma rezultatelor posibile pe care alternativa respectiva le-are genera. In cadrul acestei etape se defineste un set de criterii care vor permite evaluarea rezultatelor pentru fiecare alternativa. Criteriile trebuie sa fie compatibile, aplicabile pentru orice varianta decizionala. Un element important in aprecierea rezultatului fiecarei posibile alternative este raspunsul la intrebarea: "aplicarea alternativei X conduce la rezolvarea problemei care a necesitat adoptarea prezentei decizii?". Decidentii pot clasifica alternativele identificate in functie de bonitatea rezultatelor asteptate corespunzatoare fiecarei alternative;

e)     alegerea alternativei ce urmeaza sa fie aplicata. Odata ce au fost analizate toate alternativele, decidentul sau decidentii aleg alternativa cea mai potrivita scopului urmarit, cea care satisface cel mai bine criteriile de performanta stabilite. Este posibil ca decidentii sa revina asupra etapelor anterioare, pentru a clarifica anumite aspecte legate de o alternativa;

f)      implementarea deciziei (alternativei alese la etapa anterioara). Aceasta etapa impune efectuarea in prealabil a unor operatiuni necesare implementarii deciziei. Dintre acestea, cele mai importante sunt: informarea tuturor celor implicati in punerea in practica a deciziei asupra necesitatii si modului de aplicare, stabilirea clara a responsabilitatilor fiecarui angajat implicat in actiunea de aplicare si a resurselor pe care acestia le au la dispozitie si nu in ultimul rand explicitarea consecintelor deciziei;

g)     analiza consecintelor produse de decizia adoptata. In cadrul acestei etape sunt comparate rezultatele asteptate ale deciziei cu rezultatele efective, stabilindu-se cauzele sau factorii care au determinat abateri (daca este cazul).

Pentru ca o decizie sa determine atingerea rezultatelor stabilite (asteptate) este necesar ca aceasta sa indeplineasca anumite cerinte[5]:

a)     cunoasterea stricta a realitatii din firma asigura un fundament solid abordarii prin decizii a oricarei probleme ce poate interveni in activitatea firmei. Altfel spus, daca decidentii detin un set de informatii si cunostinte care permite evaluarea exacta a evolutiei fenomenelor din firma si a cauzelor posibile ale acestora, etapele procesului decizional pot fi parcurse intr-o maniera mai eficienta. De asemenea, pentru a asigura pe cat posibil succesul unei decizii, este necesar sa se exploateze informational toate datele de care decidentii dispun despre problema ce trebuie tratata;

b)     oportunitatea deciziilor. Deciziile trebuie sa fie luate si aplicate la momentul sau in intervalul de timp cel mai potrivit, pentru a se asigura obtinerea celor mai multe rezultate. Adoptarea si aplicarea deciziei intr-un moment necorespunzator ales poate genera efecte neasteptate, negative, datorita actiunii unor factori interni sau externi in momentul respectiv. Si in acest caz importanta asociata sistemului informational este fundamentala, atat in etapele preliminare ale procesului decizional, cat si in etapa de implementare a deciziei;

c)     legitimitatea deciziilor presupune adoptarea deciziilor numai de catre cei care sunt indreptatiti in acest sens (prin fisa postului, prin imputerniciri ale unor factori de decizie de nivel superior) si numai in domeniul propriu de activitate;

d)     formularea clara a deciziei este o conditie esentiala pentru punerea in aplicare in mod corespunzator a deciziei. O decizie formulata clar permite intelegerea facila a tuturor elementelor corespunzatoare deciziei (modalitati de punere in aplicare, scopurile urmarite, resurse materiale si umane angrenate in aplicarea deciziei, planificarea in timp a operatiunilor necesare aplicarii) de catre cei insarcinati cu punerea in practica a deciziei respective. Cu cat deciziile sunt mai complexe, cu atat este mai importanta explicitarea lor;

e)     coordonarea deciziilor asigura concordanta intre deciziile referitoare la acelasi aspect din activitatea firmei, indiferent de nivelul ierarhic la care sunt adoptate deciziile si de caracteristicile respectivelor decizii. Astfel, se urmareste evitarea adoptarii unor decizii contradictorii, care ingreuiaza desfasurarea atat a procesului decizional cat si a proceselor afectate de deciziile respective;

f)      eficienta economica este un criteriu ce trebuie respectat de orice decizie. Altfel spus, orice decizie trebuie sa produca efecte economice pozitive;

g)     cautarea si definirea unui set de variante decizionale care sa reflecte posibilitati de rezolvare a problemei. Este necesar ca fiecare varianta sa fie evaluata in cadrul procesului decizional, in functie de un set de criterii standard.