Furnizori - stocuri - clienti

FURNIZORI - STOCURI - CLIENTI (INFOMAT)

1. InfoMAT este o aplicatie informatica destinata realizarii evidentelor contabile primare pe calculatoare PC privind furnizorii, clientii si stocurile. Aplicatia se adreseaza in mod direct specialistilor in contabilitate (fara sa necesite cunostinte deosebite in domeniul tehnicii de calcul sau al informaticii). Toate menu-urile sunt in limba romana si sunt astfel organizate incat sa ghideze permanent utilizatorul si sa permita realizarea unui flux natural de culegere si prelucrare a datelor. InfoMAT constituie o metoda completa si unitara de organizare a evidentelor privind achizitiile de tot felul (materiale si nemateriale), vanzarile de marfuri si servicii si gestionarea stocurilor de obiecte, indiferent de regimul contabil (marfuri, materii prime si materiale, semifabricate, produse finite, mijloace fixe, obiecte de inventar).

Aplicatia genereaza raporte analitice si sintetice privind achizitiile, platile, vanzarile, incasarile si miscarile de stocuri (incarcarea stocurilor, cheltuielile cu scaderea stocurilor, transferurile intre depozite si gestiuni, consumurile de materiale). Valorile totale ale acestor rapoarte pot fi contate corespunzator si introduse in balanta sintetica.

Aplicatia permite evidentierea situatiei distribuitorilor sau a agentilor de vanzare, comisioanele putand fi calculate in trei moduri: pornind de la valorile facturate, pornind de la valorile incasate nete (corelate cu facturile emise) sau pornind de la valorile incasate brute.

Fiecare miscare materiala sau nemateriala (achizitie, vanzare, retur, consum, transfer, corectie de stoc, plus-minus inventar) poate fi inregistrata si pe conturi debitoare si creditoare, putindu-se apoi genera rapoarte analitice sau sintetice cu miscari grupate pe conturile contabile utilizate.

InfoMAT are un grad mare de aplicabilitate, putand fi usor configurata pentru diverse tipuri de activitati. De asemenea, aplicatia poate fi adaptata la specificul si cerintele utilizatorului prin adaugarea de functii noi si prin proiectarea de rapoarte noi care sa rezolve cat mai eficient problemele de evidenta contabila. In functie de complexitate, adaptarea poate dura intre o saptamana si patru saptamani. Generarea de noi rapoarte se poate face si ulterior, dupa instalarea si utilizarea modulelor standard, pe baza datelor deja culese.

Aplicatia permite exportul datelor catre alte sisteme, pentru prelucrari si raportari suplimentare (EXCEL, FOXPRO, dBASE, fisiere text standard).

Aplicatia InfoMAT este realizata sub mediu Windows, pe o structura standard de baze de date (Microsoft Access 97, 2000 sau XP). Necesita calculatoare PC compatibile IBM (recomandabil Pentium cu memorie interna de minimum 32 MB). Exista versiune locala si versiune de retea.

Aplicatia InfoMAT contine mai multe module legate intre ele:

NOMENCLATOARE

1. Furnizori si Clienti, cu posibilitatea definirii mai multor date privind persoanele fizice si juridice (denumire, adresa completa, cod postal, cod fiscal, numarul de inregistrare la registrul comertului, contul curent si denumirea bancii, telefon, fax, persoane de legatura); clientii pot fi grupati pe tipuri (angrosisti, magazine, chioscuri, SA, SRL, alte tipuri de asociatii) si pe zone (geografice).

2. Depozite si Gestiuni (care permit crearea de substocuri sau repartizarea obiectelor in submultimi ce pot fi raportate separat sau cumulat). de asemenea, in nomenclatorul Gestiuni sunt inregistrati si agentii de vanzari.

3. Obiecte si Servicii cumparate sau vandute (catalogul de sortimente). Pentru fiecare sortiment in parte se pot defini preturi de vanzare cu ridicata in lei si in valuta, precum si preturi de vanzare cu amanuntul. Aceste preturi sunt utilizate pentru generarea automata a ofertelor; de asemenea, ele vor fi propuse (dar nu impuse) la generarea facturilor de vanzare.

4. Clase de Obiecte si Servicii. Sortimentele pot fi grupate pe clase contabile sau tehnologice care, eventual, pot corespunde unui cont din balanta sintetica. In cazul mijloacelor fixe clasa poate corespunde cu (sub)grupa de clasificare a mijloacelor fixe.

5. Banci si Case. Utilizatorul poate defini oricate banci (eventual si case) pentru defalcarea platilor si a incasarilor.

6. Tipuri de Consumuri. Utilizatorul are posibilitatea de definire a conturile pentru miscarile de materiale sau a tipurilor de consumuri.

7. Tipuri de valute si Cursuri valutare. Aplicatia poate memora cursurile valutare zilnice pentru oricate tipuri de valute. Cursul valutar va fi propus (dar nu impus) la inregistrarea unui document, pentru a calcula automat:

- preturile de achizitie (inventar) in valuta a stocurilor receptionate din intern (optional);

- preturile de achizitie (inventar) in lei a stocurilor receptionate din extern (obligatoriu, cazul declaratiilor vamale de import).

FURNIZORI

- Inregistrarea facturilor si a chitantelor fiscale de la furnizorii interni.

- Inregistrarea declaratiilor vamale de import si a facturilor externe asociate.

- Incarcarea automata a stocurilor cu datele culese de pe documentele de achizitii (in cazul declaratiilor vamale programul memoreaza toate taxele datorate catre buget si calculeaza preturile de achizitie distribuind corespunzator taxele vamale, comisioanele si accizele); valoric, stocurile se tin in lei si, optional, in valuta.

- Generarea automata si tiparirea NIR-urilor corespunzatoare documentelor de achizitii (daca este cazul, inclusiv in preturi de vanzare cu amanuntul, adaos comercial si TVA neexigibil).

- Inregistrarea documentelor de retur la furnizor cu scaderea automata a stocurilor si stornarea corespunzatoare a situatiilor financiare (furnizori, TVA).

- Inregistrarea datelor privind scadenta facturilor primite.

- Posibilitatea inregistrarii documentelor de sold sau de corectie sold furnizor.

- Inregistrarea documentelor de plata catre furnizori interni, cu posibilitatea corelarii lor cu facturile primite; pentru fiecare furnizor in parte, corelarea platilor cu facturile primite se poate face manual sau automat.

- Inregistrarea documentelor de plata valutara, precum si a diferentelor de curs valutar.

- Inregistrarea documentelor de plata a taxelor (vama, comision vamal, accize, alte taxe, TVA).

Rapoarte:

- Jurnalul pentru cumparari (cu TVA si baze de impozitare defalcate: principal, redus, scutit).

- Raportul contabil ala achizitiilor, defalcat pe transe de TVA (daca este cazul si cu raportarea preturilor de vanzare cu amanuntul, a adaosului comercial si a TVA neexigibil).

- Situatia furnizorilor interni (in lei) si externi (in lei si valuta), pe orice perioada de timp specificata de utilizator (solduri initiale, total facturi primite, total plati, solduri finale).

- Fisa furnizorului, necorelata (facturi primite, plati si sold) sau corelata (caz in care soldurile sunt raportate si pe fiecare factura in parte).

- Situatia platii facturilor (lista facturilor restante si scadente in perioada specificata de utilizator).

- Achizitii din intern si din import intr‑o perioada oarecare de timp, raportate cronologic, cu posibilitati de selectie (toti furnizorii sau un singur furnizor, toate sortimentele, o clasa de sortimente sau un singur sortiment).

- Achizitiile de marfuri si materiale din intern si din import (inclusiv TVA-ul aferent), inregistrate intr-o perioada oarecare de timp, grupate pe regimuri contabile, depozite, gestiuni si sortimente.

- Achizitiile de servicii si consumabile din intern si din import (inclusiv TVA-ul aferent), inregistrate intr-o perioada de timp, grupate pe conturile definite de utilizator, clase si sortimente.

- Facturi primite neplatite si scadente in perioada de timp specificata de utilizator.

- Calculul penalizarilor pentru platile intarziate fata de data de scadenta a facturilor primite.

- Plati catre furnizori interni, grupate pe banci, case si tipuri de documente.

- Plati catre furnizori externi, cu specificarea diferentelor de curs valutar.

- Situatia declaratiilor vamale de import inregistrate intr‑o perioada oarecare de timp (taxe vamale, comisioane, accize, TVA pe fiecare document in parte si cumulat).

- Situatia platii taxelor de pe declaratiile vamale.

- Situatia stocurilor pe furnizori (optional).

CLIENTI

- Emiterea facturilor si a chitantelor fiscale pentru vanzare de marfuri si servicii cu scaderea automata a stocurilor si cu posibilitatea inregistrarii datelor pentru calculul comisioanelor agentilor de vanzare sau a dealer-ilor; posibilitatea gruparii mai multor facturi pe un aviz de expeditie.

- Emiterea facturilor de productie (facturi cu deviz; constituire de produse in momentul vanzarii).

- Emiterea de facturi proforme (care pot fi eventual modificate si transformate in facturi definitive).

- Tiparirea facturilor (pe hartie alba sau pe formular imprimat) si a bonurilor de materiale (inclusiv numerele de inventar vandute, daca este cazul).

- Tiparirea avizelor de insotire a marfii (pe hartie alba sau pe formular imprimat).

- Inregistrarea documentelor de retur cu actualizarea automata a stocurilor si stornarea corespunzatoare a situatiilor financiare (clienti, TVA).

- Inregistrarea declaratiilor vamale de export si a facturilor externe asociate.

- Inregistrarea datelor privind scadenta facturilor emise.

- Posibilitatea inregistrarii documentelor de sold sau de corectie sold client.

- Inregistrarea documentelor de incasare de la clienti, cu posibilitatea corelarii cu facturile emise; pentru fiecare client in parte, corelarea incasarilor cu facturile emise se poate face manual sau automat.

- Inregistrarea documentelor de incasare valutara, precum si a diferentelor de curs valutar.

- Inregistrarea agentilor de vanzare pe fiecare factura emisa si pe fiecare document de incasare, precum si a procentelor pentru calculul comisioanelor la facturare si/sau la incasare.

Rapoarte

- Jurnalul pentru vanzari (cu TVA si baze de impozitare defalcate: 11%, 22 %, scutit).

- Balanta clientilor interni (in lei) si externi (in lei si valuta), pe orice perioada de timp specificata de utilizator (solduri initiale, total facturi emise, total incasari, solduri finale).

- Situatia clientilor debitori sau creditori (solduri mai mare decat o suma specificata de utilizator).

- Fisa clientului, necorelata (facturi emise, incasari si sold) sau corelata (caz in care soldurile pot fi raportate si pe fiecare factura in parte).

- Situatia incasarii facturilor (lista facturilor neincasate si scadente in perioada specificata de utilizator).

- Vanzari la intern si la export intr‑o perioada oarecare de timp, raportate cronologic, cu posibilitati de selectie (toti clientii sau un singur client, toate sortimentele de marfuri, o clasa de marfuri sau un singur sortiment).

- Situatia facturilor interne emise intr-o perioada oarecare de timp, cu specificarea valorilor facturate, a valorilor de inventar si a adaosului comercial rezultat.

- Vanzari de marfuri si servicii la intern (inclusiv TVA-ul aferent), inregistrate intr-o perioada oarecare de timp, grupate pe depozite, gestiuni si sortimente.

- Vanzari inregistrate intr-o perioada oarecare de timp, grupate pe produse, clase de produse, clienti, tipuri de cienti si zone cu posibilitati de selectie.

- Antecalculatii pentru facturile de productie.

- Incasari de la clienti interni, grupate pe banci, case si tipuri de documente.

- Incasari de la clienti externi, cu specificarea diferentelor de curs valutar.

- Situatia facturilor neincasate.

- Situatia facturilor depasite (numarul de zile depasite fata de data scadenta).

- Calculul penalizarilor pentru incasarile intarziate fata de data de scadenta a facturilor emise.

- Situatia vanzarilor si a comisioanelor pentru agentii de vanzari (pornind de la facturile emise intr-o perioada sau de la incasarile realizate intr-o perioada).

- Analiza vanzarilor: total vanzari defalcat pe luni contabile, cu raportarea adaosurilor comerciale.

- Analiza incasarilor: total incasari defalcat pe lunile de emitere a facturilor corespunzatoare.

- Analiza preturilor: evolutia preturilor medii lunare realizate, pentru fiecare tip de marfa in parte.

- Aging Report (defalcarea valorilor restante, neincasate, pe perioade de intarziere definite de utilizator.

- Situatia declaratiilor vamale de export inregistrate intr‑o perioada oarecare de timp (taxe vamale, comisioane, accize, TVA pe fiecare document in parte si cumulat).

- Situatia platii taxelor de pe declaratiile vamale.

- Situatia vanzarilor pe furnizori (optional).

STOCURI si MISCARI INTERNE

- Actualizarea automata si permanenta a stocurilor, conform documentelor introduse (achizitii din intern sau extern, vanzari la intern sau extern, miscari interne, consumuri, constituire produse sau configuratii);

- Inregistrarea documentelor de miscari interne si corectii stocuri:

1. Intrari, dar nu de la furnizori (inventar inital, plus inventar, corectii stoc plus);

2. Iesiri, dar nu spre clienti (consumuri, minus inventar, corectii stoc minus);

3. Transferuri intre depozite, gestiuni, regimuri contabile.

- Defalcarea si raportarea consumurilor pe tipuri de cosumuri (utilizari interne, service, productie, gratuitati, protocol, reclama, expirari, deteriorari, casari). De asemenea, consumurile pot fi raportate si pe consumatori, conturi de consum sau centre de cost.

- Stocurile cantitative si valorice la orice data indicata de utilizator (totale, precum si defalcate pe regimuri contabile, depozite, gestiuni, clase de obiecte, sortimente). Stocurile pot fi raportate si in preturi de vanzare cu ridicata si, eventual, cu amanuntul.

- Balanta cantitativa si valorica a materialelor pentru orice perioada indicata de utilizator (stocuri initiale, intrari din achizitii, intrari interne, iesiri din vanzari, iesiri interne si stocuri finale). Balantele pot fi analitice (pe fiecare material in parte) sau sintetice (totaluri valorice pe regimuri contabile si clase de materiale). De asemenea, se pot scoate balante pe furnizori, in lei sau in valuta.

- Fisa de magazie cantitativa si valorica a unui sortiment (reper) in intervalul de timp specificat;

- Raportarea transferurilor interne cu posibilitatea stabilirii expeditorului, primitorului si a perioadei de timp;

- Inventarul scriptic conform formularului legal in vigoare;

- Definirea stocurilor critice pentru fiecare sortiment in parte si raportarea diferentelor dintre stocurile critice si cele reale;

- Incarcarea stocurilor intr-o anumita perioada de timp (uzual, o luna contabila), defalcate pe regimuri contabile si sortimente sau gestiuni;

- Cheltuielile cu scaderea stocurilor intr-o anumita perioada de timp, defalcate pe regimuri contabile si sortimente sau gestiuni; scaderea stocurilor poate fi raportata in preturi de achizitie sau in preturi medii ponderate;

- Repartitia pe gestiuni a unui anumit sortiment.

6. PRETURI DE VANZARE CU RIDICATA SI CU AMANUNTUL

Optional, stocurile pot fi tinute si in preturi de vanzare cu amanuntul, impreuna cu componentele sale:

Pret de vanzare cu amanuntul = Pret de achizitie (sau de cost) + Adaos comercial + TVA neexigibila.

Preturile cu amanuntul pot fi stabilite chiar din momentul achizitiei sau ulterior printr-o miscare de transfer. Exista rapoarte speciale care prezinta situatia stocurilor si in preturi cu amanuntul, precum si incarcarile/descarcarile de gestiune cu adaos comercial si TVA neexigibila.

De asemenea, programul poate inregistra si alte doua preturi: pret de vanzare cu ridicata (propus automat la construirea facturii) si pret maximal de vanzare cu amanuntul (impus eventual de lege, putand fi specificat pe factura).

7. URMARIRE INDIVIDUALA si AMORTIZARI MIJLOACE FIXE

- Posibilitatea inregistrarii numerelor de inventar a obiectelor din anumite receptiile, in vederea urmaririi individuale a miscarilor acestora, precum si a calcului automat a ratelor de amortizare sau uzura (metoda liniara, conform duratei normate de functionare si pornind de la data punerii in functiune stabilite de utilizator).

- Raportarea ratelor de amortizare sau uzura lunara a mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar (care trebuie trecute pe costuri).

- Raportarea starii de amortizare sau de uzura a mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar la o anumita data.

- Modificarea automata a normelor de amortizare pentru mijloacele fixe neamortizate total.

Obs: 1. In cazul iesirilor de mijloace fixe neamortizate total, tine cont de valorile ramase de amortizat (de exemplu vanzarea unor mijloace fixe neamortizate total).

2. Unui numar de inventar i se poate asocia o anumita valoare de amotizat (care poate fi diferita de valoarea de achizitie) si o anumita norma de amortizare. Schimbarea regimului amortizarii unui mijloc fix la o anumita data se face prin iesirea (consumul) mijlocului fix la acea data si intrarea altuia, cu acelasi numar de inventar si aceeasi valoare de achizitie, dar cu alte valori de amortizat si luni de amortizare.

.8. PRODUCTIE (Optional)

- Posibilitatea definirii de produse sau configuratii (de exemplu mijloace fixe complexe constituite din subansamble si materiale achizitionate separat, in scopul evidentei si amortizarii globale).

- Inregistrarea fiselor de antecalculatie a preturilor de cost pentru produsele definite; o fisa, care poate fi deschisa oricand pentru vizualizare, modificare si tiparire, are doua sectiuni:

a) costurile materiale (materialele sunt luate din nomenclatorul de obiecte al aplicatiei);

b) costurile nemateriale (manopera, regii, SDV-uri, profit).

- Generarea automata a produselor pe baza unor retete predefinite.