Procedura de verificare pe teren

1. Cadru legal

Conform Regulamentului EC 1083/2006, Art. 60, Autoritatea de Management va efectua vizite pe teren pentru a verifica daca produsele si serviciile au fost furnizate si daca cheltuielile declarate de beneficiarii proiectelor au fost efectuate si sunt in conformitate cu regulamentele Comunitatii si cu legislatia nationala; verificarile pe teren a proiectelor pot fi efectuate pe baza analizei de risc (esantionare).

2. Scopul verificarilor pe teren

• sa asigure ca proiectul se realizeaza conform activitatilor descrise in cererea de finantare;
• sa evalueze si sa coreleze stadiul fizic de realizare a proiectului cu cererile de rambursare a cheltuielilor;
• verificarea pe teren va avea in vedere existenta unui sistem de inregistrare in contabilitate si folosirea de coduri analitice distincte pentru activitatile aferente proiectelor;
• sa asigure ca cheltuielile declarate sunt eligibile - ca toate facturile depuse spre decontare sunt aferente implementarii proiectului, ca aceste cheltuieli sunt relevante pentru proiect si sunt efectuate in conformitate cu prevederile comunitare si nationale;
• sa asigure ca veniturile obtinute din proiect au fost declarate;
• sa asigure ca beneficiarul raporteaza date corecte la OI si la AM;
• sa asigure ca cerintele de informare si publicitate la nivelul proiectului au fost respectate;
• sa identifice potentiale probleme si sa propuna recomandari si masuri de remediere;
• sa identifice elementele de succes ale proiectului in vederea folosirii acestuia in campaniile de publicitate, informare si in implementarea altor proiecte;
• sa ofere posibilitatea colectarii de date cat mai detaliate decat cele transmise prin cererile de rambursare.

Modalitatea de efectuare a vizitei pe teren

Verificarea pe teren se realizeaza de catre Organismele Intermediare pentru toate proiectele din regiunea lor, iar AM prin Directia de Certificare si Plati Programe va efectua verificarea pe teren pentru un numar limitat de proiecte, urmarind verificarea sistemului de control la nivelul OI si un procent de 10%, dar nu mai putin de 10 contracte, dintr-o regiune avand la baza analiza de risc.

Conform Art. 13 din Regulamentul de implementare, atunci cand verificarea pe teren se face pe baza de esantionare, AM va tine evidenta proiectelor selectate pentru verificare si justificarea metodei de esantionare folosita. Verificarea pe teren efectuata de catre AM trebuie sa acopere aspectele de natura administrativa, financiara, tehnica si fizica aferente implementarii proiectelor.

Verificarea pe teren se realizeaza prin vizite la sediul proiectului si/sau la partile implicate in derularea proiectelor.

Organismul Intermediar verifica la fata locului cu ocazia analizei dosarului cererii de rambursare pentru fiecare proiect in parte din regiunea sa.

Verificarea pe teren se va efectua de catre OI cel putin in fiecare trimestru. OI va instiinta printr-o notificare beneficiarul de vizita pe care o va face comunicandu-i data si durata vizitei.

Dupa efectuarea conform procedurii OI a controlului pe teren, ofiterul din cadrul OI care face vizita va completa Lista de verificare (Anexa .) si va intocmi un raport descriptiv asupra stadiului proiectului in care vor fi mentionate problemele sesizate, masurile intreprinse pentru acordarea sprijinului beneficiarului, sau remedierii unei situatii si il va transmite spre aprobare sefului OI.

O copie a raportului va fi atasata la dosaru cererii de rambursare ce va fi transmisa la AM.

In cadrul misiunii, daca este cazul, se va incheia o minuta cu beneficiarul, prin care se vor acorda termene precise privind corectiile sau completarea documentelor, in functie de constatarile de pe teren. OI are obligatia monitorizarii acestor termene si sa verifice daca beneficiarul a respectat recomandarile si termenele specificate.

Verificarile pe teren se vor efectua si ad-hoc ori de cate ori sunt semnalate probleme de natura tehnica in implementarea proiectului.

Cel mai bun moment pentru a inspecta proiectul trebuie analizat de catre OI, astfel incat sa nu fie numai in fazele incipiente, cand nu exista documente sau exista foarte putine, si nici activitatile proiectului nu au luat amploare, insa nici prea tarziu cand s-ar putea constata fie ca lipsesc documente, sunt insuficiente sau este prea tarziu in luarea unei decizii pentru remedierea situatiei constatate.

Autoritatea de Management va efectua verificarea pe baza analizei de risc, in procent de 5%, dar nu mai putin de 10 contracte de la un OI, cat si misiuni ad-hoc.

In cazul analizei de risc, se urmareste:

gradul de complexitate a proiectului;

valoarea proiectului;

experienta beneficiarului in gestionarea de proiecte;

experienta OI in monitorizare de proiecte.

In afara acestor elemente de baza, vor fi luate in calcul si alte elemente ce pot influenta riscul aparitiei nergulilor in proiect.

In general, inainte de a efectua vizita pe teren, ofiterii de contract din cadrul Directiei Certificare si Plati Programe vor notifica OI si Beneficiarul (Anexa 6.1), pentru a obtine asistenta necesara din partea acestora. Oricum, Directia Certificare si Plati Programe isi rezerva dreptul de a intreprinde vizite pe teren inopinante, fara a notifica beneficiarul sau OI.

In general, cu o saptamana inainte de a efectua vizita pe teren, DCPP va informa OI cu privire la proiectul/proiectele ce urmeaza a fi examinate, specificand cine va efectua vizita pe teren si in ce perioada. Desi in mod normal ofterul de contract se va axa pe proiectul/proiectele specificate in notificare, el poate examina si alte proiecte (daca va fi necesar) pentru a confirma sistemul de control la nivelul OI si implementarea procedurilor de lucru.

De asemenea, in functie de proiectul supus verificarii, ar putea fi necesar solicitarea de informatii suplimentare inainte de efectuarea vizitei pe teren. Totodata, in timpul vizitei persoanele responsabile de la nivelul OI si al beneficiarului vor raspunde la intrebarile ofiterului de contract si vor prezenta spre verificare documentele solicitate de acesta.

Persoanele responsabile sunt:

persoana care a intocmit cererea de finantare;

persoana care a intocmit cererea de rambursare;

managerul de proiect;

persoana care se ocupa de contabilitatea proiectului;

persoana care a monitorizat proiectul.

La nivelul unui beneficiar este posibil ca o persoana sa indeplineasca mai multe functii din cele enumerate anterior.

In efectuarea vizitei pe teren, ofiterul de contract va avea in vedere urmatoarele aspecte:

eligibilitatea beneficiarului - toti beneficiarii care fac obiectul verificarii trebuie sa indeplineasca criteriile de eligibilitate necesare pentru obtinerea finantarii;

eligibilitatea cheltuielilor:

o      doar cheltuielile eligibile au fost incluse spre decontare in cererile de rambursare;

o      cheltuielile au fost efectiv efectuate (platite);

o      metoda de calcul folosita pentru cheltuielile indirecte (administrative);

o      perioada de timp in care au fost efectuate;

o      sunt in conformitate cu obiectivul proiectului;

existenta documentelor justificative originale;

sub-contractarea unor activitati din proiect;

proiectul nu a mai primit finantare din alte fonduri nerambursabile;

publicitatea proiectului;

intarzieri in implementarea proiectului.

In timpul vizitei pe teren ofiterul de contract isi va nota constatarile de la fata locului si va solicita clarificari la problemele aparute in timpul verificarii.

Dupa efectuarea vizitei pe teren, pe baza constatarilor, ofiterul de contract va completa Raportul vizitei (Anexa 6.2) in care va include recomandari privind actiunile care trebuie intreprinse de beneficiar pentru remedierea problemelor constatate. Raportul vizitei pe teren se va transmite in copie la Beneficiarul proiectului verificat si catre Organismul Intermediar.

Beneficiarului/ Organismului Intermediar i se va oferi posibilitatea de a formula observatii la constatarile din Raportul vizitei.

In afara acestor misiuni, vor mai fi realizate si misiuni ad-hoc, care au la baza fie diverse sesizari negative sau pozitive, fie misiuni cuprinse intr-un plan trimestrial.