Organizarea contabilitatii institutiilor publice

Organizarea contabilitatii institutiilor publice

Obiectul contabilitatii publice

Contabilitatea, ca activitate specializata in masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, precum si a rezultatelor obtinute din activitatea persoanelor juridice, trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara si fluxurile de trezorerie, atat pentru cerintele interne ale acestora, cat si in relatiile cu creditorii, clientii, institutiile publice si alti utilizatori.

Contabilitatea institutiilor publice asigura informatii ordonatorilor de credite cu privire la executia bugetelor de venituri si cheltuieli, patrimoniul aflat in administrare, precum si pentru intocmirea contului general anual de executie a bugetului de stat, a contului anual de executie a bugetului asigurarilor sociale de stat, fondurilor speciale, precum si a conturilor anuale de executie ale bugetelor locale. In sensul prevederilor Legii Finantelor publice nr. 500/2002, institutii publice reprezinta denumirea generica ce include Parlamentul, Administratia Prezidentiala, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice, alte autoritati publice, institutiile publice autonome, precum si institutiile din subordinea acestora, indiferent de modul de finantare a acestora.

Potrivit prevederilor art. 74 din Legea Finantelor publice nr. 500/2002 contabilitatea publica cuprinde:

a) contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare, care sa reflecte incasarea veniturilor si plata cheltuielilor aferente exercitiului bugetar;

b) contabilitatea trezoreriei statului;

c) contabilitatea generala bazata pe principiul constatarii drepturilor si obligatiilor, care sa reflecte evolutia situatiei financiare si patrimoniale, precum si excedentul sau deficitul patrimonial;

d) contabilitatea destinata analizarii costurilor programelor aprobate.

In aplicarea prevederilor pct. a) si c) , planul de conturi va cuprinde:

conturi bugetare – pentru reglementarea incasarii veniturilor si platii cheltuielilor si determinarea rezultatului executiei bugetare (excedent sau deficit bugetar);

conturi generale – pentru reflectarea activelor si pasivelor institutiei, a cheltuielilor si veniturilor aferente exercitiului, indiferent daca veniturile au fost incasate, iar cheltuielile platite pentru determinarea rezultatului economic (excedent sau deficit patrimonial);

Conturile contabile vor fi conforme cu normele in vigoare, corecte si complete si vor prezenta situatia reala si exacta a patrimoniului si a modului de implementare a bugetului.

Contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare, se va realiza cu ajutorul unor conturi speciale-in afara Bilantului, deschise pe structura clasificatiei bugetare, respectiv: ”Incasari realizate” si“Plati efectuate”. Aceste conturi asigura inregistrarea veniturilor incasate si a cheltuielilor platite, pe subdiviziunile clasificatiei bugetare, potrivit bugetului aprobat si furnizeaza informatiile necesare in vederea intocmirii contului de executie.

Institutiile publice au obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla cu ajutorul conturilor prevazute in planul de conturi general, aprobat prin ordin al ministrului Finantelor publice. Planul de conturi general cuprinde urmatoarele clase de conturi: clasa 1”Conturi de capitaluri”, clasa 2 “Conturi de active fixe”, clasa 3 “Conturi de stocuri si productie in curs de executie”, clasa 4 “Conturi de terti”, clasa 5 “Conturi la trezoreria statului si banci comerciale”, clasa 6 “Conturi de cheltuieli”, clasa 7 “Conturi de venituri si finantari”. In cadrul claselor exista mai multe grupe de conturi, iar grupele sunt dezvoltate pe conturi sintetice de gradul I si II. Conturile sintetice pot fi dezvoltate in analitic in functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii de informare.

Cu ajutorul acestor conturi, institutiile publice inregistreaza operatiunile economico-financiare pe baza principiilor contabilitatii de drepturi si obligatii, respectiv la momentul crearii, transformarii sau disparitiei / anularii unei valori economice, a unei creante sau unei obligatii.

Corespondentele stabilite in cadrul functiunii fiecarui cont prin normele legale actuale nu sunt limitative. Ele pot fi dezvoltate de catre conducatorul compartimentului financiar-contabil al fiecarei institutii, cu conditia sa corespunda continutului economic al operatiunii respective, sa respecte cerintele contabilitatii bazata pe principiul drepturilor si obligatiilor si prevederile legale in vigoare.

Conturile din planul de conturi nu reprezinta temei legal pentru inregistrarea unor operatiuni in contabilitate.

Organizarea contabilitatii si raspunderea pentru organizarea acesteia

Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la institutiile publice revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective. Institutiile publice organizeaza si conduc contabilitatea de regula, in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare si raspund impreuna cu personalul din subordine de organizarea si conducerea contabilitatii, in conditiile legii.

In sensul prevederilor Legii Finantelor publice nr. 500/2002, compartimentul financiar-contabil reprezinta o structura organizatorica in cadrul institutiei publice, in care este organizata executia bugetara (serviciu, birou, compartiment). Seful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupa functia de conducere a compartimentului financiar-contabil si care raspunde de activitatea de incasare a veniturilor si de plata a cheltuielilor sau, dupa caz, una dintre persoanele care indeplineste aceste atributii in cadrul unei institutii publice care nu are in structura sa un compartiment financiar-contabil sau persoana care indeplineste aceste atributii pe baza de contract, in conditiile legii.

Numirea directorului economic, a contabilului sef sau a altei persoane imputernicita sa indeplineasca aceasta functie, din cadrul ministerelor, celorlalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale si alte autoritati publice ai caror conducatori au calitatea de ordonatori principali de credite, se face cu avizul Ministerului Finantelor Publice. Directorii economici, contabilii sefi sau alte persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie din cadrul institutiilor subordonate ministerelor si celorlalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale se numesc cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil din cadrul ministerului sau organului central respectiv, pe baza propunerii ordonatorului de credite al institutiei respective. Conducatorii compartimentelor financiar-contabile din cadrul consiliilor locale municipale, ale sectoarelor municipiului Bucuresti, orasenesti si comunale, se numesc cu avizul directiilor generale ale Finantelor publice judetene si a municipiului Bucuresti. Conducatorii compartimentelor financiar-contabile din cadrul institutiilor publice finantate din bugetele locale se numesc cu avizul conducatorului financiar-contabil al consiliului local respectiv. Contabilitatea poate fi organizata si condusa pe baza de contracte de prestari de servicii in domeniul contabilitatii, incheiate cu persoane fizice sau juridice autorizate, care raspund potrivit legii.

Institutiile publice la care contabilitatea nu este organizata in compartimente distincte sau care nu au personal incadrat cu contract individual de munca, potrivit legii, pot incheia contracte de prestari de servicii, pentru conducerea contabilitatii si intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale, cu societati comerciale de expertiza contabila sau cu persoane fizice autorizate, conform legii. Incheierea contractelor se face cu respectarea reglementarilor privind achizitiile publice de bunuri si servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu aceasta destinatie. in acest scop,

Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii trebuie sa asigure, potrivit legii, conditiile necesare pentru intocmirea documentelor justificative privind operatiunile economice, organizarea si conducerea corecta si la zi a contabilitatii, organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv, precum si valorificarea rezultatelor acesteia, respectarea regulilor de intocmire a situatiilor financiare, depunerea la termen a acestora la organele in drept, pastrarea documentelor justificative, a registrelor si situatiilor financiare, organizarea contabilitatii de gestiune adaptate la specificul persoanei juridice.

Moneda si cursul de inregistrare

Contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala. Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens. Operatiunile privind incasarile si platile in valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul zilei, comunicat de Banca Nationala a Romaniei.

La data intocmirii situatiilor financiare, elementele monetare exprimate in valuta (disponibilitati si alte elemente asimilate, creante si datorii) se reevalueaza la cursul comunicat de Banca Nationala a Romaniei valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare. Reflectarea in contabilitatea institutiilor publice a operatiunilor privind primirea si utilizarea contributiei financiare nerambursabile a Comunitatii Europene se face in lei si in EURO. Conversia dintre euro si moneda nationala se realizeaza la rata din penultima zi lucratoare a lunii precedente pentru care rata este stabilita. Aceasta rata de schimb va fi utilizata de catre toate institutiile publice si agentii economici care deruleaza proiecte finantate din fonduri comunitare. La data intocmirii situatiilor financiare, elementele monetare exprimate in euro (disponibilitati si alte elemente asimilate, creante si datorii) se reevalueaza la cursul Bancii Centrale Europene publicat in penultima zi lucratoare a lunii.

Documente justificative si registre de contabilitate

Documente justificative - prevederi generale

Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sunt interzise. Orice operatiune economica efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare. Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Documentele justificative sunt documentele primare care probeaza legal o operatiune.

Documentele justificative trebuie sa cuprinda, urmatoarele elemente principale:

a) denumirea documentului;

b) denumirea si, dupa caz, sediul persoanei juridice care intocmeste documentul;

c) numarul documentului si data intocmirii acestuia;

d) mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);

e) continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;

f) datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate;

g) numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz ;

h) alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Cartea mare. Intocmirea, editarea si pastrarea registrelor de contabilitate se efectueaza conform normelor elaborate de Ministerul Finantelor Publice. Acestea se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza in mod cronologic, operatiunile economico-financiare prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau intrare a acestora in unitate. Registrul-jurnal se intocmeste de fiecare institutie si de fiecare subunitate a acesteia, cu contabilitate proprie, zilnic sau lunar, dupa caz, prin inregistrarea cronologica, fara stersaturi si spatii libere, a documentelor in care se reflecta miscarea elementelor de activ si de pasiv ale unitatii. Se intocmeste intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta unitatii. Registrul - jurnal este prezentat sub forma unui registru-jurnal general si a unor registre - jurnal auxiliare. In cazul in care se folosesc

jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecaruia se trece in registrul-jurnal. In conditiile conducerii contabilitatii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, fiecare operatiune economico-financiara se va inregistra in mod cronologic, dupa data de intocmire sau de intrare a documentelor in unitate. In aceasta situatie Registrul-jurnal se editeaza lunar, iar paginile vor fi numerotate pe masura editarii lor. In cazul in care o unitate are subunitati dispersate teritorial care conduc contabilitatea pana la balanta de verificare, registrul-jurnal se va conduce de catre subunitati cu conditia inregistrarii acestuia la nivelul subunitatii .

Operatiile de aceeasi natura, privind acelasi loc de activitate, pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit registru auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul-jurnal. Principalele jurnale auxiliare care pot fi utilizate sunt cele pentru operatiuni de casa si trezorerie, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilor etc.,.

Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot inregistra in Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

Lunar sau la alta perioada prevazuta de lege , in fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare inregistrate in cursul lunii (perioadei), totaluri care se inscriu in Registrul-jurnal.

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate potrivit legii. Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea institutiei, anual la inchiderea exercitiului, cu ocazia incetarii activitatii precum si in alte situatii prevazute de lege pe baza de inventar faptic, fara stersaturi si spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si in procesele-verbale de inventariere, prin gruparea elementelor de activ si de pasiv pe conturi sau grupe de conturi.

Se intocmeste intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta unitatii.

Acest registru se numeroteaza si se completeaza fara stersaturi si fara a se lasa spatii libere. in cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului .

Registrul “Cartea mare“ este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului pentru fiecare luna a contului curent. Registrul Cartea mare poate contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat in unitate. Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare. Registrul Cartea mare poate fi inlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Cartii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii. Cartea mare serveste la stabilirea rulajelor lunare ale soldurilor conturilor sintetice si sta la baza intocmirii balantei de verificare a conturilor sintetice.

Registrele de contabilitate pot fi prezentate sub forma de registru sau foi volante si listari informatice legate sub forma de registru, dupa caz.

Numerotarea paginilor registrelor se va face in ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor.

Forma de inregistrare “Maestru-sah”

Registrul Cartea mare serveste la tinerea contabilitatii sintetice a operatiilor economice si financiare in unitatile care utilizeaza forma de inregistrare contabila 'maestru-sah'. La institutiile publice se poate folosi forma de inregistrare in contabilitate “maestru-sah simplificat”. in acest caz, contabilitatea sintetica se tine pe “Fise de cont pentru operatii diverse”, deschise pentru fiecare cont sintetic .

Evidenta analitica a creditelor bugetare, platilor de casa si a cheltuielilor efective se tine cu ajutorul “Fisei pentru operatii bugetare”.

Formularul 'Fisa pentru operatii bugetare' serveste ca document pentru evidenta analitica astfel: la institutiile publice finantate de la buget pentru evidenta creditelor bugetare aprobate, a platilor de casa si a cheltuielilor efective, iar la institutiile publice finantate din venituri proprii sau venituri proprii si subventii - pentru evidenta prevederilor din bugetul aprobat, a platilor de casa si a cheltuielilor efective. Primariile comunale utilizeaza urmatoarele registre de contabilitate:

- Registrul –inventar;

- Registru pentru evidenta mijloacelor fixe;

- Fisa de cont analitic pentru valori materiale, sub forma de registru;

- Registru pentru evidenta veniturilor;

- Registru pentru evidenta cheltuielilor si alte operatii.

Balanta de verificare

Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor efectuate se intocmeste balanta de verificare, cel putin anual, la incheierea exercitiului financiar, sau la termenele de intocmire a situatiilor financiare periodice . Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare. Balanta de verificare se intocmeste pe baza totalurilor preluate din cartea mare (sah) , respective din fisele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic. Pentru verificarea inregistrarilor in contabilitatea analitica se pot intocmi balante de verificare analitice. La institutiile publice, balantele de verificare sintetice se intocmesc lunar, iar balantele de verificare analitice, cel mai tarziu la sfarsitul trimestrului pentru care se intocmesc situatiile financiare.

Balanta de verificare cuprinde pentru toate conturile institutiei urmatoarele elemente: simbolul si denumirea conturilor, in ordinea din planul de conturi, soldurile initiale sau, totalul sumelor debitoare si creditoare ale lunii precedente, rulajele curente debitoare si creditoare, totalul sumelor debitoare si creditoare, soldurile finale debitoare si creditoare. Balanta de verificare la luna ianuarie se completeaza cu soldurile finale debitoare si creditoare ale lunii decembrie.

Cu ajutorul balantei de verificare se verifica corelatiile dintre egalitatile generate de dubla inregistrare a operatiilor patrimoniale in contabilitate, respectiv concordanta dintre totalul inregistrarilor din registrul-jurnal si totalul rulajelor debitoare si totalul rulajelor creditoare din balanta, precum si concordanta dintre totalul soldurilor finale debitoare si creditoare din cartea mare si totalul soldurilor finale debitoare si creditoare din balanta.

Balanta de verificare se intocmeste atat pentru conturile sintetice cat si pentru cele analitice; pentru conturile analitice se poate intocmi numai situatia soldurilor. Prin intermediul balantei de verificare analitice se verifica concordanta dintre conturile sintetice si conturile lor analitice.

Sistemul informatic

Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei unitati trebuie sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice. Unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automata a datelor poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

Institutiile publice care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice. Sistemele informatice de prelucrare automata a datelor in domeniul financiar-contabil trebuie sa permita, in orice moment, reconstituirea elementelor si continutului conturilor, a listelor si informatiilor supuse verificarii toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de inregistrari si al unui sold anterior al acestui cont; fiecare inregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii.

Procedurile de prelucrare automata a datelor trebuie sa fie organizate astfel incat sa permita controlul respectarii reglementarilor in vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor. Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor din domeniul financiar-contabil trebuie sa asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor si formularelor la cererea organelor de control.

Responsabilitatile ce revin personalului institutiei, cu privire la utilizarea tehnicii de calcul, se stabilesc prin regulamente interne. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate in domeniul financiar-contabil sunt prevazute de legislatia in vigoare.

Pastrarea, arhivarea, reconstituirea documentelor

Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite, dupa caz. Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Cartea mare, precum si documentele justificative, care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva institutiei publice timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani. Situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 50 de ani.

In caz de incetare a activitatii institutiilor publice, situatiile financiare anuale, precum si registrele si celelalte documente la care se refera legea contabilitatii, se predau la arhivele statului sau arhivele militare, in conformitate cu prevederile legale in materie. Registrele de contabilitate, precum si documentele justificative se pastreaza in arhiva, de regula, in forma lor originala, grupate in functie de natura operatiunilor si in ordine cronologica, in cadrul exercitiului financiar la care se refera. Arhivarea documentelor contabile trebuie sa asigure pastrarea si consultarea acestora in termenele prevazute de lege.

In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare, potrivit reglementarilor emise in acest scop. Documentele contabile reconstituite vor purta mentiunea 'RECONSTITUIT', cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

Exercitiul financiar

Exercitiul financiar reprezinta perioada pentru care trebuie intocmite situatiile financiare anuale si, de regula, coincide cu anul calendaristic. Durata exercitiului financiar este de 12 luni.

Exercitiul financiar pentru institutiile publice este anul bugetar. Anul bugetar incepe la 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie, cu exceptia primului an de activitate, cand acesta incepe la data infiintarii institutiei publice, potrivit legii.