Sistemul documentelor justificative și de evidența operativa privind imobilizarile corporale

Sistemul documentelor justificative și de evidența operativa privind imobilizarile corporale

Documentele justificative au o aplicabilitate generala in toate lucrarile de contabilitate. Ele reflecta operațiile legate de existența și mișcarea mijloacelor, proceselor și surselor economice in cadrul fluxului de exploatare al entitații, precum și de relațiile de drepturi și obligații generate de aceste operații. Legea Contabilitații nr. 82/1992, republicata prevede in mod expres ca ,, orice operație patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind, astfel, calitatea de document justificativ.

Documentele justificative au o importanța deosebita intrucat:

- prin datele pe care le conțin ele fac dovada infaptuirii operațiilor economice, constituind baza inregistrarilor, avand o influența directa asupra exactitații datelor, organizarii contabilitații și operativitații obținerii informației contabile;

- prin intermediul lor se infaptuiește controlul economic și financiar pentru protejarea averii intreprinderii, constituind mijlocul pentru descoperirea unor nereguli in gestiunea intreprinderii;

- avand caracter justificativ, sunt folosite ca mijloc de proba in justiție pentru stabilirea adevarului in cazul litigiilor;

Documente privind imobilizarile:

- procesul-verbal de recepție-document justificativ intocmit la intrarea in entitate a imobilizarior corporale;

- registrul numerelor de inventar-document de inregistrarea a imobilizarilor corporale in funcție de numarul de inventar pe care il primesc la intrarea in entitate;

- fișa mijlocului fix - document de inregistrare a existenței și miscarii imobilizarilor corporale (se deschide cate o fișa pentru fiecare bun in parte);

- procesul - verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe/ de declanșare a unor bunuri materiale – document justificativ intocmit la ieșirea imobilizarilor corporale din entitate, prin casare și dezmembrare.

Documente privind bunurile de natura stocurilor:

- nota de recepție și constatarea de diferențe – document justificativ intocmit la intrarea stocurilor in entitate;

- bonul de consum – document justificativ intocmit la ieșirea bunurilor din entitate in procesul de producție;

- bonul de predare – transfer – restituire – document justifcativ intocmit la obținerea din fabricație a produselor, la trasferul sau la restiturea la magazie a unor active circulante;

- fișa de magazie – document de inregistrare la magazie a existenței și mișcarii stocurilor ( se deschide pentru fiecare stoc in parte );

- fișa de cont analitic pentru valori materiale – document de inregistrare la contabilitate a existenței și mișcarii stocurilor ( se deschide pentru fiecare stoc in parte );

- fișa de cont analitic pentru valori materiale – document de inregistrare la contabilitate a existenței și mișcarii stocurilor ( se deschide pentru fiecare stoc in parte );

- fișa de evidența a obiectelor de inventar in folosința – document de inregistrare la contabilitate a existenței și mișcarii materialelor de natura obiectelor de inventar;

- lista de inventariere – document justificativ pe baza caruia se inregistreaza diferențele la inventariere; conține informații privind scriptice și faptice;

- registrul stocurilor – document de inregistrare a stocurilor, grupate in funcție de destinația lor.

Documentele privind mijloacele banești și decontarile:

- chitanța – document justificativ al operațiunilor de incasari/plați in numerar;

- dispoziția de plata/incasare catre casierie – document justificativ pentru operațiuni de incasari și plați prin casierie;

- registrul de casa – document de inregistrare in care se inscriu toate incasarile și plați prin contul curent;

- extrasul de cont – document de inregistrare in care se inscriu toate incasarile și plațile efectuate prin contul curent pe parcursul unei zile; se intocmește de catre banca.

Documentele privind salariile și alte drepturi de personal:

- statul de salarii – document justificativ pe baza caruia se inregistreaza datoriile salariale și datoriile sociale aferente;

- lista de avans chenzinal – document justificativ pe baza caruia se efectueaza plata avansului chenzinal;

- ordinul de deplasare – document justificativ pentru plațile efectuate de catre salariatul care se afla in deplasare.

Documentele privind vanzarile:

- factura fiscala – documente justificative pe baza carora se inregistreaza vanzarile de bunuri, prestarile de servicii, executarile de lucrari;

- avizul de insoțire a marfii – document justificativ care circula cu bunurile și pe baza caruia se fac inregistrari in contabilitate, urmand sa se intocmeasca factura;

- monetarul – document justificativ care centralizeaza vanzarile zilnice de marfuri in unitațile cu amanuntul.

Documente de contabilitate generala:

- nota de contabilitate – document de inregistrare a unor operațiuni economice pentru care nu se intocmesc documente justificative;

- jurnalul de cumparaturi – document de inregistrare care asigura evidența operativa a taxei pe valoarea adaugata aferenta operațiilor de cumparare de bunuri și servicii;

- jurnalul de vanzari – document de inregistrare care asigura evidența operativa a taxei pe valoarea adaugata aferenta operațiilor de vanzari de bunuri și servicii;

- fișa de cont pentru operații diverse – document de evidența a existenței și mișcarii fiecarui element bilanțier;

- document cumulativ – document care servește la centralizarea documentelor primare, obținandu-se documentele centalizatoare;

- balanța de verificare – document contabil de sinteza care centralizeaza toate informațiile inregistrate in conturi pe o anumita perioada de timp.