Caracteristicile sistemului informational

CARACTERISTICILE SISTEMULUI INFORMATIONAL

Masa si diversitatea informatiilor necesare pentru satisfacerea unor nevoi variate sunt insuficiente. Se va vorbi din ce in ce mai mult de sistemul informational in cadrul caruia contabilitatea este unul din elementele destinate sa raspunda la aceste nevoi. in acest sistem informational, contabilitatea detine locul central, de aceea ea este verificabila si fiabila.

Situatiile periodice care trebuie intocmite vor amplifica masa de informatii, informatii care se obtin la termene, adesea scurte si cu costuri, adesea importante.

Informatica intr-o institutie bancara are ca prima vocatie tratarea operatiilor bancare, ca si a depozitelor, creditelor, platilor in cele mai bune conditii de calitate, rapiditate, securitate si cost. Este un imperativ impus de o concurenta din ce in ce mai dificila.

Informatica este, in mod egal, un mijloc de informare al carei obiectiv principal este de a furniza elemente care sa permita mai buna stapanire a riscurilor si rentabilitatii si deci sa asigure perenitatea institutiei.

Satisfacerea nevoilor impuse de obtinerea unei imagini fidele sau a unui inventar detaliat, la un moment 't' se realizeaza de asemenea cu ajutorul informaticii.

Cele doua principale tipuri de nevoi (realizarea operatiilor si obtinerea informatiilor) vor antrena conceperea si punerea in aplicare a unui sistem complex. Principalele elemente componente ale acestui sistem sunt: sursa de informare, precizarea operatiei, tratarea operatiei, bazele terti si de referinta, sinteza evenimentelor, interpretatorul, baza contabila, baza de gestiune, editorul situatiilor.

Sursa de informare

La baza sistemului informational se gasesc evenimentele care pot sa fie declansate de o operatiune bancara (acordare de imprumut, virament) sau o operatiune nebancara (plata salariilor, plata unei facturi proprii etc).

Evenimentul poate fi de origine interna sau temporal (incasarea la scadenta a unui imprumut acordat, reevaluare, calculul dobanzii trimestrial).

Precizarea operatiei

Precizarea operatiei (evenimentului) este o functie esentiala care trebuie sa asigure exhaustivitatea, fiabilitatea si calitatea informatiilor. Regulile fundamentale trebuie sa fie respectate: precizarea trebuie sa fie imediata, unica, completa, controlata si standardizata.

imediata pentru a avea in permanenta realitatea angajamentelor institutiei si a se respecta prescriptiile reglementate de a inregistra cronologic operatiile;

unica pentru a castiga in eficacitate si pentru a se evita muncile duble si erorile;

completa ca sa nu fie nevoie de a reveni ulterior asupra operatiei pentru a adauga alte date, dar evitand totodata efectul invers care este de a substitui informatiile inutile sau redondante cu altele;

standardizata, in principal la nivelul intelegerii, pentru a castiga in eficacitate;

controlata pentru a asigura fiabilitatea si securitatea intelegerii. Programul de intelegere trebuie sa prevada controlul automat al bazei de calcul pentru a limita erorile, si un sistem de abilitare pentru a interzice intelegerea operatiilor de persoane neautorizate.

Tratarea operatiei

Operatia precizata este tratata prin aplicatii specializate, sau subsisteme cum ar fi imprumuturile acordate, titlurile etc. Tratamentul comporta calcule, eliberarea avizului, emisiunea, cazul eventual, de plata sau incasare si stocajul operatiei. Fiecare eveniment ulterior afecteaza operatia, ca perceptia unui comision, calculul dobanzii curente, o rambursare partiala sau totala. Aceste evenimente produc declansarea automata a prelucrarii.

Bazele terti si de referinta

Bazele terti cuprind datele privitoare la fiecare client sau persoana care a emis un titlu (persoana fizica sau juridica) si anume: nume, adresa fiscala, nationalitate, profesie sau activitate, informatii comerciale si de gestiune etc.

Bazele de referinta, care pot fi numeroase, contin, de exemplu, cursurile devizelor, ratele dobanzilor. Aceste baze trebuie sa fie unice si accesibile tuturor aplicatiilor.

Sinteza evenimentelor

Conceptul de sinteza a evenimentelor sau sinteza a operatiilor se impune din ce in ce mai mult in numeroase sisteme informatice. El prezinta imensul avantaj de a disocia prelucrarea de informatie.

Sinteza evenimentelor poate fi definita ca un vector normalizat al informatiei care va produce vehicularea datelor prestabilite generate de fiecare operatie si apte sa fie utilizate de interpretator. Informatiile parvenite de la precizarea initiala trebuie sa fie imbunatatite cu informatii de alta origine pentru a include atribute proprii clientului.

Interpretatorul

Interpretatorul are functia de a asigura interfata intre aplicatiile in amonte si aplicatiile de gestiune in aval ca si contabilitatea generala, contabilitatea analitica, contabilitatea tertilor. El primeste informatiile prin subterfugiul sintezei evenimentelor si le trateaza cu ajutorul unor reguli predefinite: calcule, imbogatirea informatiilor, punerea in format (modelul documentului). El genereaza la iesire informatii inteligibile pentru sistemele de gestiune, deci scheme contabile pentru aplicarea lor de contabilitatea generala si analitica.

Baza contabila

Baza contabila cuprinde mai intai informatii clasice: miscari contabile, clasarea acestor mijloace prin conturi, si soldul conturilor, ca si posibilitatea de a edita sau interoga aceste date. Baza contabila poate cuprinde in mod egal un anumit numar de informatii, atasate la un cont si care sunt date stabile ca si moneda, durata initiala a operatiei, natura creditului etc.

Bogatia informatiei este limitata de evaluarea in functie de timp, de riscul unei creante. Baza contabila devine atunci insuficienta.

Baza de gestiune

Baza de gestiune este mai intai alimentata de baza contabila. Ea este necesara, in principal pentru aspectele evolutive, de a face apel la aplicatiile din amonte care contin fisierul de terti, fisierele de referinta, cursurile de schimb etc.

Din punct de vedere tehnic, mijlocul utilizat va fi un vector al informatiei normalizate, numit sinteza inventarului, care prin intermediul unui interpretator va alimenta aceasta baza cu anumite date.

Editorul de situatii

Odata ce ansamblul de informatii necesare nevoilor variate este centralizat, el va fi necesar pentru a tria, clasa si stabili formatul informatiilor necesare in obtinerea produsului finit. Informatiile astfel tratate trebuie sa fie disponibile intr-o forma apropiata; acesta este rolul unui editor de situatii care permite definirea continutului si formatului documentului final. Situatiile, sub forma magnetica sau hartie, sunt variate. Dupa continutul, formatul si destinatia lor, ele pot fi: periodice pentru conducerea bancii, conturi anuale, situatii de riscuri, control de gestiune etc.

Dezvoltarea in ritm accelerat a sistemului bancar din Romania ca totalitate a institutiilor bancare ce raspund necesitatilor curente ale sistemului economic al tarii si care functioneaza in corelatie cu activitatile bancii centrale - Banca Nationala a Romaniei, necesita organizarea unui subsistem informational bancar bine individualizat, precis, flexibil si foarte fiabil.

Subsistemul informational bancar este componenta a sistemului informational economic si cuprinde totalitatea metodelor si instrumentelor cu ajutorul carora se culeg, inregistreaza, prelucreaza, depoziteaza si transmit informatiile financiar-monetare referitoare la relatiile economice dintre agentii economici, bugetul de stat si banci in

interconditionarea lor reciproca, precum cele referitoare la comensurarea, repartizarea si utilizarea fondurilor banesti.

in aceste conditii se impune ca, pentru cresterea eficientei, organizarea subsistemului informational bancar sa tina seama de elementele componente ale activitatii fiecarei banci, ale sistemului bancar, analizate prin prisma legaturilor dintre ele.

Conceperea stiintifica a subsistemului informational bancar prezinta o deosebita importanta, deoarece ofera Bancii Centrale si Consiliului de Administratie din fiecare institutie bancara posibilitatea analizei factorilor interni si externi in interconditionarea lor reciproca si avantajul situatiilor existente in ansamblu.

Desfasurarea activitatii fiecarei banci si a sistemului bancar in ansamblu constituie un efect al deciziei, in functie de care are loc si executia subsistemului informational bancar.

Decizia, ca parte componenta a organizarii controlului si conducerii bancilor, are menirea emiterii dispozitiilor corespunzatoare obiectivelor urmarite a se realiza in cadrul activitatilor desfasurate, ceea ce inseamna ca decizia are un rol deosebit de important in reglarea intregului proces de control si de conducerea bancara.

Executia are menirea efectuarii operatiilor bancare, potrivit dispozitiilor emise prin decizie, recurgand in acest scop la resursele ce le sunt atribuite.

Subsistemul informational bancar, constituit din ansamblul metodelor, procedeelor si mijloacelor folosite la colectarea, prelucrarea si transmiterea informatiilor, se situeaza intre decizie si executie, cu menirea asigurarii legaturilor intre ele in ambele sensuri reprezentand, in ultima instanta, o premisa a organizarii rationale si cu eficienta a activitatii de conducere a sistemului institutiilor bancare din tara noastra.

Importanta subsistemului informational bancar, ca premisa a exercitarii controlului si conducerii bancilor, rezulta din faptul ca, in functie de organizarea si functionarea sa, de operativitatea, precizia si calitatea informatiilor culese, prelucrate si transmise, depinde fundamentarea stiintifica a deciziilor luate si eficienta conducerii si activitatii fiecarei banci si a sistemului bancar.

Organizarea adecvata a subsistemului informational bancar, da posibilitatea dezvoltarii la nivelul cerintelor actuale, face necesara recurgerea la informatii bancare, ca rezultat al prelucrarii datelor, care, pentru a putea fi utilizate corespunzator, se impune sa fie clasificate si grupate in cadrul fluxurilor financiar-monetare bancare.

Ca parte componenta a sistemului informational economic, subsistemul informational bancar se bazeaza, in principal, pe sursele constituite de evidenta operativa, de contabilitatea bancara si statistica bancara. De asemenea, subsistemul informational bancar utilizeaza un volum mare de informatii culese din evidentele economice organizate la agentii economici si institutiile bugetare care au deschise conturi curente si de creditare la banca. De la acesti beneficiari sunt utilizate cu predilectie datele si informatiile oferite de contabilitate.

Pentru a nu se culege si prelucra informatii inutile este necesara o buna cunoastere a clasificarii acestora si in functie de aceasta, a formarii fluxurilor informatiilor financiar-monetare.

Clasificarea informatiilor bancare se face dupa mai multe criterii cum sunt:

I. In functie de gradul de prelucrare informatiile pot fi:

Informatiile bancare elementare sunt cele prin intermediul carora se precizeaza aspectul direct masurabil al operatiei bancare, ca, de exemplu, numerarul incasat sau numerarul platit prin casieria bancii.

Informatiile bancare complexe sunt cele rezultate din prelucrarea datelor, respectiv a informatiilor elementare ca de exemplu creditele acordate de banca pe feluri de beneficiari si pe categorii de credite sau dupa nivelul dobanzilor percepute.

Informatiile bancare complexe, la randul lor, pot fi diferentiate corespunzator nivelului de prelucrare in: informatii bancare complexe intermediare si informatii bancare complexe definitive.

Informatiile bancare complexe intermediare, desi au beneficiat de o prelucrare complexa, urmeaza sa fie supuse ulterior altor prelucrari. In aceasta categorie intra toate informatiile contabile care sunt preluate de rapoartele statistice si prelucrate in continuare.

Informatiile bancare complexe definitive se considera ca fiind rezultatul prelucrarii finale.

Ca urmare a aparitiei mijloacelor electronice de prelucrare a datelor a crescut foarte mult ponderea informatiilor bancare complexe si se prevede o dezvoltare foarte accentuata in aceasta directie.

II. In functie de momentul culegerii fata de operatiunile bancare reflectate,
informatiile pot fi: informatii operative (dinamice), informatii postoperative si informatii
previzionale.

Informatiile operative sunt cele culese pe masura desfasurarii operatiunilor: disponibilitatile din conturile beneficiarilor, de pe carnetele CEC cu limita de suma, din conturile de acreditive, limitele conturilor de creditare pe termen scurt sau pe termen lung etc. Aceste informatii folosesc personalului bancii la receptionarea documentelor de incasari si de plati depuse de beneficiarii de conturi, previn efectuarea unor operatii necorespunzatoare (fara acoperire) sau fundamenteaza anumite decizii in legatura cu operatiile bancare curente. Fiind legate de efectuarea corecta a principalelor operatii bancare in relatiile cu beneficiarii de conturi, se impune ca aceste informatii sa stea in atentia permanenta a salariatilor si conducerii fiecarei banci.

Informatiile postoperative se culeg dupa efectuarea operatiilor pe care le reflecta. In aceasta categorie intra toate informatiile obtinute din prelucrarea contabila a datelor si informatiilor. Ele servesc pentru informarea sintetica si corecta a organelor decizionale de la nivelul fiecarei banci sau institutiei ierarhic superioare. Aceste informatii stau la baza deciziilor menite sa inlature anumite deficiente din activitatea bancii si pentru eficientizarea acestei activitati.

Informatiile previzionale se refera la operatii bancare sau procese economice care nu s-au produs inca, urmand sa aiba loc in perioada imediat urmatoare sau intr-o perioada mai indepartata. in aceasta categorie de informatii intra cele oferite de planurile de creditare, pe termen lung, mijlociu si chiar scurt, din planul executiei de casa, din planul de finantare etc. Aceste informatii dau o orientare corecta asupra politicii bancare ce urmeaza a se aplica in domeniul financiar si in domeniul economic.

III. In functie de scopul urmarit informatiile bancare pot fi: cu caracter
documentar si cu caracter decizional.

Informatiile cu caracter documentar urmaresc prezentarea dimensiunii, perioadei si continutului anumitor operatii bancare, cum sunt cele referitoare la modul cum ar fi utilizarea anumitor credite cu destinatie speciala.

Informatiile cu caracter decizional constituie baza de fundamentare a unor decizii privind stabilirea strategiei in domeniul finantarii si creditarii anumitor ramuri, stabilitatea si perfectionarea metodologiilor bancii etc.

Informatiile bancare, ca urmare a rezultatului prelucrarii datelor utilizate de banci pentru a se utiliza in activitatea specifica acestor institutii sunt vehiculate de la un loc la altul in mod continuu sau accidental. Aceasta miscare constituie fluxul informational bancar.

Fluxul informational bancar reprezinta ansamblul informatiilor care circula pe verticala, orizontala si oblic in cadrul unei banci, respectiv de la conducerea bancii catre verigile organizatorice (directii, servicii, birouri, grupe de operatii) subordonate si invers, intre verigile organizatorice precum si intre conducerea bancii si filialele, sucursalele si agentiile sale.

Fluxurile informationale bancare se manifesta atat in interiorul bancii cat si in afara acesteia.

Fluxurile informationale orizontale se organizeaza, cu precadere, in interiorul bancii ca vehiculare de informatii si chiar de date intre servicii, birouri si grupe de operatii. Fluxurile oblice se manifesta in acelasi fel vehiculandu-se intre structuri organizatorice aflate pe diverse nivele ierarhice.

Fluxurile informationale bancare pe verticala se organizeaza atat in interiorul bancii cat si in afara acesteia. Ele se manifesta ca schimb de informatii intre centrala bancii si filialele sale, respectiv sucursalele sale cat si intre Banca Nationala a Romaniei si celelalte banci ale sistemului financiar bancar din tara noastra. Fluxurile financiare orizontale din afara institutiei bancare se stabilesc intre fiecare banca si titularii de conturi deschise la aceasta.

In cadrul preocuparilor constante de perfectionare a sistemului institutiilor bancare din tara noastra o atentie deosebita se acorda si simplificarii fluxurilor informationale precum si accelerarii informatiilor care se vehiculeaza cu ajutorul acestor fluxuri.

De remarcat ca in acest domeniu un rol deosebit il are introducerea prelucrarii datelor cu ajutorul calculatoarelor electronice.