Instrumente de Relatii Publice

Instrumente de Relatii Publice

Specialistul in relatii publice, in activitatea lui diversa, este nevoit si chiar recomandat sa foloseasca instrumente de relatii publice adecvate publicurilor carora se adreseaza si situatiei in cauza: nu vom trimite un pliant pentru a anunta o conferinta de presa sau nu vom realiza un afis pentru o instiintare periodica a mass-media.

Stiloul, ca si masina de scris, sunt arme potentiale in mana profesionistului de relatii publice. Dar, la fel ca orice alta arma, scrisul trebuie utilizat cu prudenta si profesionalism pentru a ne atinge obiectivele de comunicare.

Dintre cele mai folosite instrumente, enumeram:

afisul

pliantul

newsletterul

comunicatul de presa

stirea de presa

siteul

dosarul de presa

scrisoarea

raportul de activitate

anunturile

invitatiile

Reguli generale:

Maxim de informatii in minim de cuvinte

Limbaj simplu, comun, pe intelesul tuturor

Stil clar, concis

Orice mesaj trebuie sa raspunda la cinci intrebari: cine?, ce?, unde?, cand?, cum?

Nu orice eveniment constituie un fapt de presa, nu orice intamplare are valoare pentru un mijloc de informare. Pentru a intra in atentia presei, un eveniment trebuie sa intruneasca anumite caracteristici. Este suficient ca un eveniment oarecare sa aiba una sau mai multe dintre aceste trasaturi pentru a deveni un fapt de presa:

actualitate - publicul si editorii sunt interesati de subiecte noi

proximitate - evenimente care au loc in imediata apropiere a publicului

consecinte - oamenii sunt interesati de cum poate sa ii afecteze un fapt

conflict - exista un interes crescut al omului fata de stirile legate de controverse, crime, razboaie etc.

bizarerie - orice lucru neobisnuit va atrage atentia oamenilor: "daca un caine musca un om, acest lucru nu constituie un fapt de presa. Insa, daca un om musca un caine, acesta va constitui un fapt de presa"

sex - stirile ce au conotatie sexuala au un mare interes in randul oamenilor (delicte sexuale, confruntari intre sexe, boli venerice, emanciparea femeii, copii crescuti de un singur parinte etc.)

sentimente - simpatie, dragoste, ura, compasiune, tristete, gelozie, frica, prietenie

proeminenta - informatii despre personalitati importante ale vietii publice

suspans - toate elementele de suspans si umor prind la public

progres - inventii, descoperiri, noi tehnologii, evolutii, progrese.

Stirea de presa

Definitii empirice: orice lucru nou pe care il inveti astazi si pe care ieri nu il stiai / informatie care poate fi utila / ceva ce te poate ajuta sa faci fata imprejurarilor.

Conform dictionar de jurnalism: stirea = text succint de agentie, ziar, radio, televiziune, reprezentand o prima avizare a unui fapt socialmente semnificativ

Clasificarea stirilor:

Hard news (perisabile dpdv temporal: accidente, dezastre, intalniri politice si economice)

Soft news (neperisabile dpdv temporal: reportaje, relatari, foiletoane, stiri despre hobby-uri) Sursele citate in stire trebuie identificate prin nume complet, functie, organizatia. Citatele: scurte, relevante, nu banale, sursa sa nu fie susceptibila de subiectivism, cei citati sa existe Atribuirea unor opinii cuiva sa se faca folosind "a declarat", "a spus", "a afirmat" si nu "a presupus".

Structura unei stiri: piramida rasturnata:

Reguli privind partile stirii de presa:

Titlul - scurt, atragator, cu un verb activ, la prezent sau viitor

Introducerea - daca e buna, va capta atentia. - nu depaseste un paragraf (30 cuvinte) - raspunde la cat mai multe din cele 6 intrebari: Cine? Ce? Unde? Cand? Cum? De ce?; - de evitat la introduceri: introducerea negativa, fraza inversata, prea multe nume si locuri, utilizarea citatului in lead-ul stirii; - articolul hotarat ("Un avion s-a prabusit" si nu "Avionul") - Interogatia

Sublead-ul - reguli: claritate, logica, simplitate, raspuns la intrebarile cum? si de ce?, identificarea persoanelor implicate in eveniment, legatura cu alte informatii publicate pe aceeasi tema, folosirea aceluiasi timp verbal, nu contine propriile opinii

Conditii de prezentare - scris la 2 randuri, font de 14, Roman, diacritice, maxim 2 pagini, o singura fata a foii de hartie; se scrie "urmeaza" la sfarsitul primei pagini si "sfarsit" in partea de jos a celei de-a doua pagini; marginile stanga-dreapta egale, aprox. 2,5 cm, toate paragrafele identate, fara cuvinte subliniate, nicaieri (decat daca vrem ca tipograful sa-l scrie italic); paragrafe si fraze simple; fara jargon si abrevieri; daca sunt abrevieri trebuie explicate la prima introducere; cifrele 1-9 se scriu in litere, de la 10 in sus se folosesc cifrele, numerele rotunde mari se scriu in litere (milion, miliard)

Verificarea finala a stirii: faptele corect prezentate, complet, obiectiv, data, ora, locul; corectitudinea gramaticala si ortografica; cifrele; stilul (fara tautologii, cacofonii, repetitii, barbarisme); injuriile, calomnia (neadmise); organizarea continutului (piramida inversata); includerea informatiilor de fond (care sa poata ajuta la intelegere stirii); atribuirea citatelor (unor surse credibile si usor de verificat); deplinatatea (stirea sa raspunda tuturor intrebarilor pe care le poate pune destinatarul); obiectivitatea (fara opinii personale, speculatii); impartialitatea (trebuie reproduse argumentele tuturor partilor implicate in controversa).

"[Stirea este] ceea ce o anumita persoana, intr-un anumit loc, nu vrea sa faca public - tot restul este advertising." William Randolph Hearst

Comunicatul de presa

- Diferit de stirea de presa prin faptul ca este destinat in primul rand informarii mass-media, nu publicarii

- Pentru mass-media comunicatele de presa sunt surse oficiale de informatii

- Informatia nu va fi preluata de mass-media decat daca va fi considerata de interes public

Caracteristicile comunicatului de presa

- foarte utilizat in practica de PR;

- nu are nimic in comun cu reclama; ci mai degraba cu publicitatea;

- instrument de lucru si de referinta pentru ziaristi;

Structura comunicatului de presa: aceeasi tehnica a piramidei rasturnate

Reguli

- cele de la stire

- contine data si ora transmiterii;

- unele pot avea mentiunea Pentru publicare directa;

- va furniza datele de contact ale emitentului: telefon, fax, e-mail;

- forma: pagina A4 - de preferat sa nu o depaseasca; un paragraf sa nu fie pe 2 pagini; scris la 1,5 sau 2 randuri; 2-3 cm margini stanga/dreapta, paragrafe de maxim 30-40 de cuvinte

Deosebiri intre stire si comunicat

stirea se scrie obiectiv / comunicatul apara interesele si imaginea organizatiei emitente

stirea este destinata publicarii / comunicatuleste destinat informarii mass-media, care decide publicarea.

Cuvantarile in public

Tipuri de prezentari publice:

Prezentari individuale - interviul, prezentarea personala in fata cuiva, un examen oral etc.

Prezentarea unei lucrari - lucrarile de la comunicari, licente/master, un proiect, o propunere

Discursul public - un continut mai amplu prezentat in fata unui public numeros; implica o tema/un subiect, o durata de timp si o argumentare/continut logic

Discursul public In domeniul relatiilor cu comunitatea locala, practicianul de relatii publice se poate confrunta frecvent cu situatiile care presupun informarea publicului asupra rolului, misiunilor si specificului organizatiei sale. Aceasta informare se realizeaza prin prezentarea unor discursuri fie de catre sef, fie de catre alte persoane din cadrul organizatiei. Contributia dvs. este foarte importanta si ea se va regasi in pregatirea si buna desfasurare a acestui gen de activitati.

Metode de prezentare a discursului: Pentru a-si atinge tinta, e recomandabil ca discursul sa nu fie lasat la inspiratia de moment, ci sa fie pegatit dinainte. Pregatirea unui discurs depinde, in primul rand, de metoda de prezentare care urmeaza a fi adoptata. Puteti intrebuinta una dintre urmatoarele metode:

1)metoda conversationala - care necesita parcurgerea in prealabil a unei bibliografii despre tema aleasa si se bazeaza pe experienta oratorica a persoanei care prezinta; are avantajul ca poate capta auditoriul, dar nu este recomandata persoanelor fara o experienta oratorica solida;

2)metoda prezentarii unui material scris - are avantajele preciziei si organizarii judicioase, dar aceste avantaje pot fi anihilate de o prezentare monotona;

3)metoda memorizarii - consta in memorarea unei scheme scrise, a argumentelor, frazelor de legatura etc.; combina avantajele primelor doua metode;

4)metoda prezentarii dupa notite- este o varianta a metodei precedente, care atenueaza efortul de memorare cerut de aceasta.

In pregatirea discursului trebuie, de asemenea, acumulate unele informatii preliminare despre:

auditoriul care va fi prezent: care sunt motivatiile sale? de ce se afla aceste persoane impreuna? ce subiect ar putea prezenta interes pentru ele? Pentru stabilirea corecta a temei si a modului de prezentare mai sunt utile si datele privind marimea auditoriului, structura de varsta si pe sexe, nivelul de educatie, ocupatiile membrilor sai, nivelul economic, apartenenta la anumite grupuri sau categorii de public, interesele, atitudinile si credintele membrilor;

locul de desfasurare: localizarea precisa, marimea si configuratia salii, existenta microfoanelor si a aparaturii de prezentare a unor materiale ilustrative,luminare etc.;

timpul desfasurarii: data si ora inceperii activitatii, ordinea vorbitorilor, durata preconizata a discursului. De regula, este bine ca asemenea activitati sa se desfasoare in prima parte a zilei, inainte de masa, cand atentia auditoriului este mai vie;

ocazia cu care se desfasoara activitatea (sarbatoare, activitate cu caracter festiv/ceremonial, sprijinirea unei anumite actiuni, intalnire neoficiala etc.). In functie de acesti factori, se procedeaza la alegerea temei discursului, astfel incat aceasta sa tina seama atat de interesele auditoriului si de importanta pe care o acorda subiectului, cat si de interesele vorbitorului in promovarea anumitor reactii ale opiniei publice.

a.Etapele elaborarii discursului

Organizarea discursului In pregatirea discursului e necesar sa va ganditi in prealabil si la modul in care va veti structura mesajul. Organizarea sistematica a discursului este benefica atat pentru auditoriu, care poate intelege mai usor ceea ce i se comunica, cat si pentru vorbitor, care isi poate prezenta ideile dupa o schema logica. In principiu, in organizarea unui discurs se urmareste o schema generala. Aceasta cuprinde urmatoarea succesiune de momente:

I) INTRODUCERE. In aceasta sectiune a discursului, vorbitorul incearca sa atinga trei obiective:

(1)- captarea atentiei auditoriului. In functie de compozitia auditoriului si de organizarea generala a discursului, acest obiectiv se poate realiza prin mai multe metode:

referirea la importanta subiectului(avertizarea auditoriului asupra faptului ca ceea ce urmeaza este interesant sau este important pentru ei ori este ceea ce ei isi doresc);

formularea unei intrebari retorice (intrebare/intrebari care sa-i stimuleze pe auditori sa reflecteze asupra subiectului, intrebari la care sa nu se poata raspunde printr-un simplu 'da' sau 'nu');

formularea unei fraze de inceput care sa atraga atentia auditoriului (aceasta trebuie, totusi, sa evite extremele sau dramatismul excesiv);

utilizarea unui citat sugestiv, care este familiar auditoriului si inspira respect;

utilizarea unei anecdote sau a unei caricaturi (acestea trebuie insa astfel alese incat sa aiba legatura logica cu subiectul si sa nu lezeze gustul auditoriului);

utilizarea unor materiale ilustrative (scheme, grafice, fotografii etc. care pot stimula interesul auditoriului);

(2) - comunicarea temei: se comunica tema discursului, cat mai concis si utilizand un limbaj accesibil auditoriului, astfel incat aceasta sa poata fi retinuta cu usurinta;

(3) - motivarea temei: prezentarea ratiunilor pentru care s-a considerat necesara alegerea temei respective. Prin motivare se tinde castigarea sentimentelor, emotiilor si dorintelor auditoriului, precum si fixarea suplimentara a ascultatorilor asupra temei. In acest stadiu, trebuie sa se tina seama de faptul ca utilizarea unei motivari excesive duce la scaderea atentiei publicului;

II) CUPRINS. Pentru cuprinsul discursului se stabilesc 2-3 idei principale care dezvolta tema aleasa. Aceste idei trebuie formulate concis si accesibil, la fel ca si tema din introducere, apoi dezvoltate prin utilizarea materialului ajutator:

explicatii: expuneri simple, concise. Acestea nu trebuie sa fie prea lungi sau prea abstracte pentru auditoriul dat;

analogii sau comparatii: similitudini intre un lucru deja cunoscut si un altul necunoscut. Ele au un oarecare grad de incertitudine, deoarece cei doi termeni ai comparatiei au, de regula, numeroase variabile care pot evolua diferit de asteptari;

ilustratii: exemple detaliate in sprijinul unei idei/afirmatii. Ele pot fi factuale sau ipotetice;

exemplificari specifice: forme concentrate de ilustratii factuale (exemple nedetaliate), care au efectul scontat daca urmeaza dupa un exemplu detaliat;

statistici: cifre ce ilustreaza numeric un fapt sau evolutia unui proces, constituind o evaluare a acestora. Trebuie, totusi, tinut cont ca nu orice cifra reprezinta o data statistica. Este indicat ca prezentarea statisticilor sa fie completata cu mentionarea sursei acestora, pentru a le da astfel credibilitate;

marturii: afirmatii ale altor persoane in legatura cu subiectul expus. Sursa marturiei trebuie sa aiba credibilitate in fata auditoriului dat. Cele mai bune marturii sunt cele ale persoanelor cu aceleasi caracteristici, interese si fundament cultural ca ale auditoriului.

Ideile principale pot fi selectate si aranjate in cateva moduri:

- in ordine cronologica: se incepe cu o anumita data/perioada fata de care expunerea merge inainte sau inapoi in mod liniar, cronologic. Aceasta aranjare poate fi utilizata in orice discurs, indiferent de subiectul sau;

- de la cauza la efect: se utilizeaza in cazul evenimentelor legate prin relatii cauzale;

- de la problema la solutie: se incepe cu descrierea problemei si se continua cu infatisarea solutiei adoptate/preconizate. Este o metoda inductiva, in care se porneste de la o problema particulara si se ajunge la o solutie generala;

- in ordine logica: se formuleaza ideea, apoi se probeaza. Este o metoda deductiva, in care se pleaca de la o formulare generala catre o aplicatie particulara;

III) INCHEIERE. Un discurs bine organizat si prezentat poate fi compromis de o incheiere necorespunzatoare. De aceea, pentru a mentine si intari efectul introducerii si cuprinsului, e bine sa urmariti in incheiere cateva aspecte importante:

reamintirea ideilor principale. Repetati cele 2-3 idei principale ale cuprinsului, in ordinea in care au fost ele analizate. De asemenea, este indicat ca ele sa fie prezentate cu aceleasi cuvinte ca si in cuprins, chiar cu riscul impresiei de stereotipie, deoarece astfel ideile principale se pot intipari in memoria auditoriului;

reamintirea motivatiei. Incheierea trebuie sa accentueze din nou asupra scopurilor urmarite de vorbitor prin alegerea si prezentarea acelui subiect;

concluzie sintetica. Aceasta trebuie sa sublinieze viguros mesajul de transmis. Concluzia poate face legatura cu momentul de captare a atentiei din introducere, dand astfel discursului un aspect circular.

Elementele de legatura ale discursului

Pentru ca partile constitutive ale discursului sa nu fie prezentate schematic, ci intr-o inlantuire armonioasa, trecerea dintre ele, precum si dintre componentele lor, se face prin elemente de legatura. Cel mai adesea, aceste elemente de legatura sunt cuvinte, expresii, propozitii sau, uneori, fraze. Cateva exemple de cuvinte/expresii de legatura:

. aditionale: pe langa acest fapt, deci, apoi, mai departe, cu alte cuvinte, asadar, mai mult decat atat, nu numai atat, din nou, iarasi, si, in al doilea rand;

. de accentuare: cu certitudine, neindoielnic, intr-adevar, desigur, fara nici un dubiu, in mod clar, de fapt, cu siguranta;

. de contrast: totusi, in ciuda, cu toate acestea, pe de alta parte, desi, dar, in contrast, din contra, dimpotriva, de altfel, in afara de;

. cauzale: conform, deoarece, datorita, de aceea, din cauza ca, apoi, de, ca rezultat al, in consecinta, din acest motiv, daca, astfel;

. exemplificatorii: deci, in concluzie, in fine, in orice caz, astfel, pe scurt;

. temporale: dupa, in cele din urma, in acel timp/moment, mai devreme, acum, anterior, in timp ce, in acelasi timp, inainte de, in cursul, in primul rand, mai tarziu, concomitent.

Dosarul de presa (informatii publicabile "la pachet" - DP)

Intre instrumentele de comunicare cu presa, suportul de informatii publice cel mai amplu si mai complex ramane dosarul de presa sau kitul de presa. In principiu, intre doua coperti elegante, el reuneste o colectie sau o combinatie de documente si materiale informative destinate redifuzarii la scara mare, prin intermediul ziaristilor. Informatiile prezentate intr-un DP sunt mult mai detaliate si mai ample decat cele dintr-un comunicat. Cu cat o informatie provenind din interiorul organizatiei are implicatii in mai multe domenii si poate fi prezentata din mai multe unghiuri, cu atat mai mult ea se preateaza ca tema pentru un DP si mai putin pentru un comunicat. Urgenta difuzarii informatiei insa este un factor ce recomanda mai curand comunicatul decat DP-ul, deoarece elaborarea acestuia din urma solicita mai mult timp si efort.

Practic, DP-ul nu este altceva decat un pachet compact de informatii destinate publicitatii, asamblate unitar, legate si "ambalate" cu gust, eventual garnisite cu fotografii cu legenda, inregistrari audio, dischete, CD-uri sau casete video, precum si de mici daruri promotionale (pixuri, agende, calendare, tricouri). Informatiile "la pachet" ca atare sunt expediate prin posta sau inmanate direct ziaristilor acreditati, la intrare in sala in care se va desfasura o conferinta de presa sau o prezentare de produs, o demonstratie, un congres sau un alt gen de eveniment cu public. Astfel, ziaristii au posibilitatea unei informari mai precise asupra situatiei prezentate. Castigati de oferta de informatii din dosar, jurnalistii vor deveni mai confortabili si mai prietenosi. Daca pe coperta dosarului se mentioneaza numele jurnalistului si al publicatiei pe care o reprezinta este si mai bine, pentru ca relatia se personalizeaza.

Exista trei categorii de dosare de presa:

DP eveniment este special elaborat cu ocazia unei actiuni sau a unui eveniment creat de organizatie. El prezinta evenimentul si mesajul organizatiei in legatura cu evenimentul;

DP-carte de vizita ofera jurnalistilor un set de informatii generale despre viata organizatiei, despre realizarile, obiectivele sau problemele sale. Desi nu este redactat pe eveniment si nu pare sa fie motivat de un interes anume, el constituie un "carlig" de care presa sa se poata agata pentru a prezenta articole si reportaje consistente despre organizatie sau macar pentru a lua act de existenta organizatiei si a o vizita sau o avea in vedere;

DP suport pentru comunicatul de presa insoteste comunicatul pentru a aduce date si referinte suplimentare, pentru a inlesni o documentare mai ampla si a oferi argumente si probe, dincolo de informatiile precise din comunicat.

Dosarul de presa pregatit pentru participantii la o conferinta de presa, de pilda, ar putea include:

o nota de prezentare sau o scrisoare de deschidere, care explica continutul dosarului;

un cuprins sau un index al pieselor incluse in dosar;

unul sau mai multe comunicate de presa, cu variante pentru presa scrisa si audiovizuala;

programul conferintei si lista cu informatii de fundal (nume, cifre si fapte) ce explica contextul in care se desfasoara conferinta. Pentru persoanele ce joaca un rol important, se pot atasa scurte biografii si fotografii;

texte de prezentare, mostre si fise tehnice ale produselor sau un reportaj de interes pentru ziaristi;

orice alte materiale relevante pentru mass-media: brosuri, prospecte, oferte, publicatii de intreprindere, rapoarte anuale, fotografii, desene, planse, casete audio, dischete, CD-uri, scripturi de radio si TV etc.

Atunci cand organizatia nu dispune de cel putin o parte dintre piesele mentionate, dosarul de presa devine inutil. Comunicarea informatiilor se poate rezuma la o simpla mapa sau la un plic, care include programul conferintei si comunicatul de presa.

Coperta dosarului nu trebuie sa fie neaparat luxoasa si costisitoare, dar nici nu se poate rezuma la un simplu dosar plic, din librarie. Pe coperta se pot tipari sau lipi insemnele identitare si coordonatele organizatiei (logo, adresa, telefon, fax, e-mail, site etc.), o imagine (tiparita sau fotografie lipita) sugestiva pentru organizatie sau eveniment, ca si numele si coordonatele persoanelor de contact.