Necesitatea gestionarii comunicarii in organizatii

Necesitatea gestionarii comunicarii in organizatii

Gestionarea organizatiilor circumscrie acele genuri de activitati prin intermediul carora oamenii intervin in mod deliberat in procesele din organizatii, in vederea controlarii lor.

Implicarea oamenilor in organizatii si functionarea organizatiior prin intermediul oamenilor pot fi analizate in mai multe modalitati, adoptand mai multe repere. Un astfel de reper este comunicarea, intrucat relatiile informationale dintre oameni in organizatii 'au ample consecinte si pentru oameni si pentru organizatii, deoarece semnificatiile vehiculate si suportii utilizati influenteaza oamenii implicati in comunicare si prin ei retelele si canalele de comunicare; consecintele derivate de natura organizanta sau dezorganizanta modifica succesiv posibilitatile interlocutorilor de a sustine relatii comunicationale (informationale)'[1].

De ce este necesara gestionarea comunicarii in organizatii?

a) Prin originea ei comunicarea umana este partial instinctiva si spontana, dar in cea mai mare parte are, trebuie sa aiba, un caracter elaborat, constient, gandit. In organizatii comunicarea nu poate fi spontana deoarece relatiile informationale nu pot tinde de la sine spre functionarea optima; ele dezvolta consecinte atat de ample si sunt atat de complicate incat pentru a se putea ajunge la contexte informationale realmente dezirabile, atat oamenilor cat si organizatiilor, este necesara o competenta aparte, specializata pentru gestionarea comunicarii (ea insasi avand un caracter deosebit de complicat). O astfel de competenta ar trebui:

♦sa proiecteze solutii care sa poata apropia comunicarea de ceea ce ar putea fi considerata maximizarea contributiei ei la intretinerea organizatiei in stari functionale si la satisfacerea necesitatilor oamenilor in procesul interactiunilor pe care functionarea lor in organizatie le presupune;

♦sa organizeze implementarea lor in modalitati care sa nu compromita obiectivele proiectarii;

♦sa efectueze in timp real evaluari pentru identificarea eventualelor necesitati de ameliorare a optiunilor anterioare;

♦sa favorizeze comunicarea constructiva intre oameni in organizatii astfel incat sa poata identifica si descuraja agresiunile informationale.

b) Relatiile comunicationale (informationale) pot sa favorizeze functionarea organizatiei sau o pot afecta, ii pot modifica organizarea si reglementarile si, ca urmare, ele nu pot functiona performant daca problema acestor relatii nu este in atentia oamenilor din organizatii, cel putin a celor implicati in gestionarea lor:

♦necesitatea ca in cadrul fiecarei organizatii informatia sa ajunga la instanta (persoana sau sectie) potrivita si la momentul oportun, intrucat pierderea controlului poate avea efecte dezorganizante;

♦lipsa informatiei sau blocarea relatiilor informationale au consecinte disfunctionale si dezorganizante care se induc de la oamenii afectati direct la ceilalti si, astfel, in retelele si canalele ce intretin organizatia;

♦se pot induce actiuni deliberate, din interiorul sau exteriorul organizatiei, pentru a dezorganiza fluxurile comunicationale ce intretin functionarea organizatiei sau pentru a orienta organizatia, optiunile ei majore in directii ce raman necunoscute (ascunse) organizatiei, oamenilor implicati in gestionarea ei (manipulari).

c) Aparitia si amplificarea unor decalaje si incompatibilitati intre capacitatile organizatiei si ale oamenilor de a intretine relatii comunicationale (informationale), care pot duce la raporturi cu grade de functionalitate reduse, chiar tensionate, in interiorul organizatiei, cu alte organizatii si intre oameni. In legatura cu acest aspect gestionarea comunicarii in organizatii trebuie sa aiba in vedere urmatoarele aspecte:

♦surse ale dificultatilor de comunicare se afla in contextele comunicarii si constau in: 'erori in gestionarea publica a organizarilor (legiferari, masuri administrative publice); caracteristicile structurilor sociale ce inglobeaza functional organizatiile; erori in organizarea organizatiilor; erori in reglementarea rolurilor; erori in socializarea oamenilor, in fiecare din cele trei genuri de socializari; carente in formalizarea cadrului social al comunicarii si al relatiilor informationale; negestionarea comunicarii sau erori in conceptia de gestionare a comunicarii in organizatii'[2];

♦surse ale dificultatilor de comunicare sunt si in oameni: 'modalitatile cum se constituie reprezentarile si imaginile, implicarea lor necontrolabila in procesele nedeliberate prin care oamenii asuma si atribuie roluri, aflarea multor oameni in stadii in care nu sunt capabili sa-si gestioneze relatiile comunicationale (informationale)'[3].

d) Necesitatile de gestionare a comunicarii se amplifica daca organizatiile sunt mai complicate si in interiorul lor 'se desfasoara activitati pentru satisfacerea mai multor necesitati sau a unor necesitati ce presupun interactiuni comunicationale deosebit de bine corelate'[4]

♦exercitarea coordonarii si controlului numeroaselor retele si canale comunicative de a caror eficienta depinde existenta organizatiilor insasi, precum si a categoriilor de consumatori ai informatiei;

♦cresc nevoile de socializare functionala a oamenilor, de formalizare a canalelor si modalitatilor de comunicare, de producere si ameliorarea bancilor de date, precum si de sesizare la timp a nevoilor corective.

'Posibilitatile oamenilor de a sesiza necesitatile de gestionare a comunicarii din organizatii (a unora dintre relatiile informationale sau a unor aspecte care le conditioneaza) sunt initial reduse si afectate de deschiderile pe care le ofera cercetarile teoretice'[5] Aceasta face ca masurile gestionare sa fie initial mai putin eficace, sa contina si actiuni eronate, dar sa existe si posibilitatea de a se ameliora succesiv. Ca urmare, pot apare decalaje intre capacitatile organizatiilor de a organiza gestionarea comunicarii cu consecinte deosebit de grave pentru organizatiile cu capacitati reduse de procesare a informatiilor, de intelegere a problemelor pe care le genereaza relatiile informationale. 'Astfel de organizatii devin vulnerabile pentru ca interactiunile in organizatii nu pot fi functionale, dar si pentru ca alte organizatii pot sa speculeze in favoarea lor decalajele sesizate'[6].