Metode de comunicare

Metode de comunicare

Criterii de alegere a metodei de comunicare

In situatiile concrete de comunicare avem de ales dintre metodele de comunicare disponibile pe cea care ne satisface cel mai bine scopurile. Alegerea se face in functie de unele criterii:

c Impactul

Metodele de comunicare directa, fata-in-fata au un impact mai puternic asupra receptorului. Emitatorul mesajului isi poate creste puterea de convingere dublandu-si comunicarea verbala cu mesaje non-verbale.

Cu cat mesajul este mai important cu atat emitatorul alege metode de comunicare cu impact mai puternic asupra receptorului. Daca are de transmis un mesaj important el va prefera o intrevedere cu persoana-tinta, nu o nota de serviciu.

c Costul

Orice secventa de comunicare implica un cost: timp si resurse materiale consumate. In general se face un compromis intre eficienta unei metode de comunicare si costul utilizarii ei.

Pentru mesajele foarte importante criteriului "cost" i se acorda putina atentie. In schimb, pentru comunicarea de rutina sunt alese metodele cele mai putin costisitoare.

c Relevanta metodei pentru scopul comunicarii

Daca scopul este informarea putem alege conversatia urmata eventual de un raport sau de un memoriu.

Daca vrem sa transmitem indicatii si detalii tehnice un raport tehnic scris este cel mai eficace.

c Abilitatile de comunicare ale protagonistilor

Persoana care initiaza comunicarea isi alege metoda pe care o va utiliza si in functie de abilitatile sale personale de comunicare.

Unele persoane se exprima mai bine in scris, altele sunt mai organizate si mai convingatoare in exprimarea orala, unii au talent in a expune o prezentare, altii manevreaza foarte bine tehnica dialogului.

Este indicat - pentru eficienta comunicarii - ca emitatorul sa ia in calcul si abilitatile de decodificare ale receptorului.

Vom prezenta in continuare cateva dintre metodele de comunicare enumerate mai sus.

2.1. Tipuri de sedinte

Sedintele de informare pot fi utilizate:

c ca modalitate de comunicare descendenta

In situatia in care conducerea organizatiei vrea sa comunice tuturor salariatilor sau unui numar mare dintre acestia informatii importante, care trebuie receptionate cu acuratete si intelese exact, sedinta de informare poate fi aleasa ca modalitate de comunicare.

Alternativele ar fi:

- transmiterea informatiei verbal pe traseele descendente, dar pe parcurs pot interveni distorsiuni ale mesajului;

- difuzarea unor materiale scrise care ar insemna o cheltuiala mare de timp (pentru redactare, difuzare si lectura), o diminuare a impactului asupra receptorilor si o saracire a feedback-ului.

c ca modalitate de comunicare ascendenta

Conducerea organizatiei se poate informa cu privire la atitudinile salariatilor - fata de o decizie luata la varf, fata de o schimbare care a fost implementata sau este in curs de implementare in organizatie - in cadrul unei intalniri cu un numar mare de salariati sau cu reprezentanti ai acestora.

c ca modalitate de comunicare laterala

Salariati din cadrul unui departament sau din cadrul unor departamente diferite pot organiza sedinte in care sa se informeze reciproc in scopul coordonarii activitatilor lor.

Sedintele de rezolvare a unei probleme sau de luare a unei decizii

Sunt intalniri care tintesc spre conceperea unor solutii creative la problemele organizatiei, in care membrii isi pun impreuna competentele si informatiile pe care le detin, intr-un mod constructiv.

Pentru a utiliza la maximum capacitatile tuturor celor prezenti, o conditie necesara este atenuarea diferentelor de putere derivate din autoritatea formala a participantilor.

Singura autoritate care trebuie incurajata - scopul fiind deblocarea creativitatii - este autoritatea pe care o confera cunoasterea problemei.

Aspectele prezentate sub titlul "Organizarea sedintelor" se aplica acestui tip de sedinte.

Intalniri de socializare

Intalnirile "in plen" ale membrilor organizatie au si o functie sociala, de intarire a sentimentului de apartenenta la organizatie, de integrare a scopurilor individuale in scopurile generale ale organizatiei, de crestere a coeziunii si de crestere a fidelitatii membrilor organizatiei.

In cazul in care sedintele de alt tip sunt rare se poate lua in considerare ideea organizarii unor sedinte al caror scop este predominant social. Aceste sedinte au un aspect mult mai informal decat celelalte, de aceea este mai potrivit sa fie numite "intalniri".

2.2. Avantaje si dezavantaje ale sedintelor

"Mai multe capete gandesc mai bine decat unul singur" sau "Un comitet este un grup de persoane care separat nu pot face nimic, iar impreuna cad de acord ca nu e nimic de facut"?

Exemplu:

Sa ne gandim la urmatoarea situatie: un manager care are competenta si autoritatea de a lua singur o decizie considera acea decizie prea riscanta, nu doreste sa-si asume responsabilitatea pentru ea si convoaca o sedinta de specialisti care impreuna ajung la aceeasi solutie, evidenta de la bun inceput.

Avantaje ale sedintelor

- Mai multe resurse

Membrii grupului constituit in scopul rezolvarii unei probleme isi completeaza reciproc experienta, cunostintele.

Fiecare dintre membrii organizatiei are o imagine partiala asupra problemelor, fiecare detine informatii exacte asupra situatiei de la locul sau de munca.

Schimbul de informatii completeaza o imagine globala necesara gasirii unei solutii sau decizii bune.

In plus, membrii aduc in grup talente si abilitati diferite, iar colaborarea lor poate genera solutii creative pe care probabil nici unul dintre ei lucrand separat nu le-ar fi produs. Conditia este ca fiecare sa detina o anume competenta in problema. A aduce intr-o sedinta o persoana care nu are legatura directa cu problema in discutie este neproductiva.

- Mai multa acuratete

Membrii grupului isi pot corecta reciproc erorile, pot detecta punctele slabe ale unei solutii mai bine decat cel care a propus-o.

Aceasta calitate a grupului trebuie cultivata; un nivel moderat al spiritului de competitie trebuie intretinut in grupurile care rezolva probleme si iau decizii.

Absenta competitiei duce la platitudine, apare acel fenomen de grup numit conformism in gandire - acceptarea necritica a solutiei propuse de ceilalti.

- Atasament mai mare fata de decizia luata

Oamenii se simt mai angajati in materializarea unei decizii atunci cand au participat la ea. In primul rand sunt coautori, intr-o anumita masura decizia este a lor si le creste sentimentul de responsabilitate, la care se adauga sentimentul de apartenenta la grup, de identitate cu grupul.

Dezavantaje ale sedintelor

- Consuma foarte mult timp

O sedinta cu zece participanti care dureaza doua ore reprezinta o cheltuiala de douazeci de ore din timpul organizatiei, la care se adauga timpul de pregatire al agendei de lucru si a materialelor de prezentat (speech-uri informative, rapoarte).

- Pasarea responsabilitatii

Unele sedinte sunt din start un simptom al acestui fenomen.

Singura justificare ce ar mai putea ramane este necesitatea de a creste angajarea celor convocati in raport cu decizia. Dar daca nu era cazul si cei afectati de decizie sunt altii decat cei chemati sa o elaboreze?

Pasarea responsabilitatii poate interveni si in implementarea deciziei. Daca la sfarsitul intalnirii nu a avut loc impartirea atenta a responsabilitatilor intre membrii participanti este probabil ca nici unul sa nu ia initiativa activitatilor de implementare, sau ca acestea sa se efectueze fragmentar sau nesincronizat.

- Calitate slaba a deciziei

Participantii pot cadea in capcana gandirii conformiste, mai ales ca se simt la adapost de asumarea individuala a responsabilitatii fata de calitatea deciziei.

In cazul deciziilor importante, adoptarea prin vot nu este recomandabila. Dimpotriva fiecare participant trebuie sa-si exprime punctul de vedere si este de dorit ca discutiile si argumentele sa continue pana se atinge un punct de acord.

2.3. Organizarea si desfasurarea sedintelor

Pentru a fi eficienta, o sedinta trebuie pregatita din timp.

c Decizia de a convoca o sedinta

Intrebarea fundamentala in planificarea unei sedinte este: "Chiar trebuie tinuta aceasta sedinta?" Raspunsul este afirmativ numai daca este prezenta una dintre urmatoarele trei conditii:

- Sarcina sau problema de rezolvat nu poate fi rezolvata de o singura persoana (informatiile sau timpul necesar depasesc posibilitatile unui singur om), iar activitatea persoanelor implicate in problema interfereaza.

Exista multe situatii in care un grup de persoane duce impreuna la indeplinire un acelasi obiectiv. Dar munca poate fi impartita in sarcini independente, situatie in care coordonarea realizata de un manager este suficienta pentru atingerea in echipa a obiectivului.

- Problema ar putea avea mai mult decat o singura solutie. O intrebare care are un singur raspuns nu are de ce sa faca obiectul unei dezbateri.

- Riscul de a gresi si ezitarea celor implicati in problema sunt mari: informatiile pe care ei le detin sunt contradictorii, gradul de incertitudine este ridicat.

c Completarea agendei de lucru

Agenda de lucru este cel mai important document al unei sedinte. Punerea in tema a participantilor duce la o importanta economie de timp in luarea unei decizii. O greseala grava care se poate face este sa se conceapa o agenda de lucru nejustificat de scurta si de vaga.

Agenda de lucru trebuie sa contina:

- Numele celui convocat la sedinta

- Numele celui care prezideaza

- Data si locul sedintei

- Ora de incepere si ora de incheiere a sedintei

- Tema /temele de discutie

Informatia importanta pentru destinatar poate fi grupata sub urmatoarele titluri:

- De comunicat

- De discutat

- De hotarat asupra

Agenda se trimite participantilor cu 2-3 zile inaintea sedintei.

Ordinea subiectelor este importanta. La inceputul sedintei participantii sunt mai activi si mai creativi decat la sfarsitul ei.

Subiectele care cer efort mental si creativitate vor sta mai bine in capul listei. Subiectele interesante pentru participanti, care sunt de natura sa ii stimuleze vor fi lasate la sfarsit in ideea de a recupera atentia in scadere a participantilor.

Divergenta in unitate de opinie

Unele subiecte sunt de natura sa creeze unitate de pareri in randul participantilor, altele au efect invers, divizandu-i in grupuri de opinie. Este bine ca organizatorul sedintei sa fie constient de efectul pe care il implica o ordonare sau alta a subiectelor in agenda.

c Durata

O ora si jumatate este un timp suficient pentru rezolvarea problemelor. Daca solutiile nu apar in acest interval este putin probabil sa apara dupa scurgerea lui.

c Lista participantilor

In stabilirea acesteia trebuie sa avem in vedere:

Marimea grupului

Pentru o sedinta in care se discuta probleme si se iau decizii numarul ideal de participanti este intre patru si sapte, zece este tolerabil, doisprezece este prea mult.

Cu cat este mai mare grupul, cu atat vor fi mai multe persoane care nu-si vor putea spune punctul de vedere.

Componenta grupului

Participantii sunt numai persoanele care au un cuvant de spus in problema. Invitarea unor persoane in plus fata de acestia este contraproductiva; creste probabilitatea divagatiilor, rezultatele vor fi slabe in ciuda investitiei mari de timp.

c Desfasurarea sedintei

In cazul sedintelor prin care se urmareste generarea de idei este indicat sa nu existe o autoritate, o persoana ce detine o functie inalta, care sa conduca sedinta; se recomanda ca aceasta sa fie moderata de catre o persoana cu abilitati de moderator.

Moderarea unei sedinte

Obiectivul general al activitatii de moderare este acela de a avea participanti activi, atenti, interesati, care pun in slujba reuniunii capacitatile, competentele si energia lor avand sentimentul ca beneficiaza din plin de pe urma timpului pe care il acorda acestei activitati.

Moderatorul poate sa nu fie specialist in problema care face obiectul discutiei. Este preferabil ca el sa fie neutru fata de problema discutata, sa nu aiba vreun interes in adoptarea uneia sau alteia dintre deciziile posibile.

Problema moderatorului e grupul. Sarcina lui este sa asigure exprimarea opiniilor tuturor participantilor, sa faciliteze cooperarea si procesul avansarii spre o solutie.

Etapele activitatii de moderare

Inainte de sedinta:

c Pregatirea materiala a intalnirii - sala, mijloace tehnice, ordinea de zi, instiintarea participantilor;

c Pregatirea personala a moderatorului:

- El trebuie sa stie foarte clar obiectivele concrete ale intalnirii, sa fie informat, documentat.

- Modalitatea de pregatire a unui moderator este antrenamentul mental (imaginativ): el converteste planul intalnirii intr-un "film" pe care il proiecteaza in imaginatia proprie.

- Moderatorul isi ia masurile necesare pentru a ajunge la intalnire intr-o forma buna: relaxat, fara conflicte interioare, capabil de concentrare.

La inceputul sedintei:

c Moderatorul ajunge inaintea participantilor pentru a-i intampina, ocazie cu care obtine informatii (non-verbale) care ii permit sa evalueze starea de moment a fiecarui participant. Pe baza acestei evaluari isi va ajusta fiecare interventie in raport cu persoana careia i se adreseaza.

Primirea si observarea fiecarui participant il monteaza pe moderator intr-o stare de observare externa, mult mai usor decat daca ar incerca sa obtina aceasta stare pe parcursul reuniunii.

c Reuniunea trebuie sa inceapa printr-un acord intre participanti asupra:

- obiectivelor pe care le vor urmari - cat mai clar precizate;

- timpului pe care decid impreuna sa il aloce intalnirii.

c Desi obiectivele si durata intalnirii au fost anuntate din timp participantilor, solicitarea acordului celor prezenti este de natura sa creeze la fiecare dintre acestia sentimentul de certitudine cu privire la evolutia situatiei, si sa economiseasca timp si energie.

In timpul sedintei:

Moderatorul:

c Este centrat pe observarea constanta a participantilor comparand permanent ceea ce se intampla cu ceea ce ar fi de dorit sa faca acestia.

c Se concentreaza asupra formei in care se deruleaza reuniunea, asupra proceselor de comunicare. Atentia sa este mai putin indreptata asupra continutului.

c Isi orienteaza atentia asupra participantilor care asculta.

Este destul de dificil, pentru ca trebuie sa actioneze impotriva unei tendinte naturale: atentia oamenilor se indreapta in mod spontan spre obiectele in miscare si asupra persoanelor care vorbesc.

c Identifica mesajele care avanseaza opinii divergente si ii sprijina pe autorii acestora sa-si exprime punctul de vedere.

c Ii identifica si ii solicita sa se exprime mai ales pe cei care au influenta efectiva si specifica asupra problemei, nu numai pe cei cu influenta formala asupra grupului.

c Pastreaza in minte atat obiectivele principale cat si obiectivul intermediar pentru care se discuta in momentul respectiv.

c In fiecare moment poate sa reformuleze ceea ce se discuta si sa ofere o sinteza a ceea ce s-a petrecut de la inceputul reuniunii pana la momentul respectiv. Moderatorul nu da niciodata indicatii, el ofera informatii.

c Evita alunecarea grupului in digresiuni, fara sa devina totusi o autoritate represiva.

Modalitati de revenire la problema in cazul unei digresiuni

Moderatorul are la dispozitie urmatoarele posibilitati de interventie pentru a stopa divagatiile:

- reformuleaza discursul participantului care pare a se indeparta de subiect;

- reaminteste obiectivul asupra caruia toata lumea s-a pus de acord;

- solicita - cu un ton neutru - vorbitorului sa precizeze el insusi legatura intre ceea ce doreste sa spuna si obiectivul aflat in dezbatere;

- modifica sub-obiectivul curent in momentul in care constata ca participantii adera greu la el.

c La fiecare schimbare de obiectiv:

- formuleaza o sinteza a ceea ce s-a decis pana in acel moment (trebuie sa obtina acordul cel putin al majoritatii participantilor cu privire la sinteza formulata);

- reaminteste obiectivul principal al reuniunii;

- ofera o scurta introducere a etapei care urmeaza (discutarea urmatorului sub-obiectiv).

Incheierea sedintei:

Moderatorul:

. Evidentiaza ce s-a realizat si ce a ramas nerealizat dintre obiectivele reuniunii;

. Prezinta lista deciziilor luate;

. Recapituleaza punctele de acord si diferentele de pozitii exprimate pe parcursul reuniunii;

. Asigura distribuirea sarcinilor si responsabilitatilor pentru indeplinirea deciziilor luate in grup.

Elaborarea rapoartelor

Materialul care contine informatii trebuie organizat cu atentie, prezentat intr-o maniera interesanta si directa, clar si credibil. Rapoartele pot fi scrise sau orale.

Pasi pentru elaborarea rapoartelor:

- Analizarea obiectivelor

- Analizarea auditoriului

- Strangerea informatiilor

- Selectarea materialelor care vor fi incluse

- Organizarea ideilor pentru obtinerea obiectivelor

- Planificarea elementelor vizuale care sa suplimenteze textul.

Analizarea obiectivelor

Ce se urmareste prin prezentarea raportului?

Motivele pentru care se intocmesc si se prezinta rapoarte:

- Cresterea gradului de informare al auditoriului

- Documentarea tuturor membrilor echipei

- Efectuarea schimbarilor (nevoia de schimbare a modului in care sunt facute anumite lucruri, modalitatea in care pot fi satisfacute nevoile, schimbarile propuse in concordanta cu atitudinile, valorile si telurile auditoriului).

Analizarea auditoriului

Orice raport poate avea un auditoriu primar si unul secundar.

Auditoriul primar este format din cei care au solicitat raportul sau sunt direct interesati de informatiile pe care acesta le contine.

Auditoriul secundar este format din persoanele care pot fi interesate, cu titlu informativ, de raportul respectiv.

Ce trebuie sa stim cand prezentam un raport unui auditoriu:

- Cat de mult stiu despre subiectul in cauza;

- Care le sunt atitudinile despre subiectul prezentat;

- Ce valori au, valori care pot avea impact asupra temei.

Strangerea informatiilor

Materialele pentru raport se revizuiesc pentru a identifica golurile de informatii sau logica.

Organizarea materialelor scoate deseori in evidenta ce alte informatii sunt necesare pentru sprijinirea ideilor pe care raportul le contine.

Selectarea materialelor care vor fi incluse in raport

In acest stadiu se identifica tot ceea ce trebuie inclus in raport: ce informatii sunt necesare pentru atingerea obiectivelor si ce informatii au rezultat ca fiind necesare in urma analizarii auditoriului.

Materialele care vor fi incluse in raport trebuie sa contina:

- ideile principale

si

- argumentele necesare.

Organizarea ideilor pentru obtinerea obiectivelor

Structura raportului afecteaza direct succesul sau. Organizarea clara a acestuia ajuta auditoriul sa inteleaga ideile, sa le accepte si sa le aprobe.

Partile componente ale raportului sunt: introducerea, cuprinsul si incheierea. In aceasta ordine vor aparea in raportul final.

Introducerea

- Atragerea atentiei auditoriului

- Motivarea auditoriului pentru a se concentra asupra raportului (a arata auditoriului de ce este in interesul lor sa asculte / lectureze, ce beneficii vor avea in urma aflarii informatiilor)

- Prezentarea a ceea ce urmeaza sa fie prezentat.

Cuprinsul

Miller (1956) a descoperit ca oamenii pot procesa in acelasi timp intre 5 si 9 informatii. Organizarea mesajelor transmise poate tine cont de acest lucru.

Exemplu:

Incercati sa cititi urmatoarea lista de cuvinte, acoperiti-o cu o foaie de hartie si incercati sa o repetati cu voce tare:

caine, rosu, patru, doi, albastru, unu, pisica, cal, galben, pasare, verde, trei.

Puteti sa vi le amintiti pe toate?

Acum incercati astfel:

caine, pisica, pasare, cal; rosu, galben, albastru, verde; unu, doi, trei, patru.

- Gruparea informatiilor pe categorii, astfel incat auditoriul sa si le aminteasca usor;

- Prezentarea sa nu aiba mai mult de cinci categorii mari;

- Nici o categorie importanta sa nu aiba mai mult de cinci subcategorii sau elemente;

- Intre categoriile importante sa existe o legatura logica;

- Intre elementele unei categorii sa existe o legatura logica.

Ideile pot fi structurate ca in figura 13.

Parti principale

In prezentarea partilor principale pot fi adoptate urmatoarele strategii:

- Prezentare liniara: in care ideile sunt prezentate in ordine cronologica sau de la primul pas al procesului pana la ultimul;

- Prezentarea partilor componente ale intregului: fiecare parte este detaliata pentru construirea imaginii complete;

- Prezentarea logica: pentru intelegerea nevoilor, solutiilor, cailor prin care solutia satisface nevoile si avantajele solutiei.

Stilul de prezentare adoptat trebuie sa fie mentinut pe tot parcursul acesteia. Amestecarea celor trei stiluri duce la generarea confuziilor.

Incheierea

Incheierea reprezinta momentul in care se trag concluziile:

- Se recapituleaza raportul (acele parti ale acestuia asupra carora dorim sa obtinem un feedback)

- Se comunica auditoriului ce urmeaza sa faca (vor aproba, au nevoie de mai multe informatii, vor putea folosi raportul ca baza pentru alte planuri, etc.)

- Se incheie "in forta" (prima si ultima impresie sunt cele mai puternice).

Planificarea elementelor vizuale care sa suplimenteze textul

Cuvintele au un impact mai mare cand sunt insotite de mesaje vizuale.

Criterii pentru crearea elementelor vizuale:

Utilizarea unor forme diferite si adecvate indeplinirii scopului (grafice, tabele, scheme logice, diagrame, modele, liste de verificare);

Simplitate in exprimare. Informatiile prea complexe se vor imparti in categorii;

Claritate. Utilizarea numerelor cand este posibil; implicarea salii in stabilirea unor cifre;

Includerea notelor explicative corespunzatoare (legende, simboluri, etc.).

Categorii de elemente vizuale care se utilizeaza in prezentare:

- poster

- flipchart

- casete video

- transparente.

Rapoarte scrise

Primul pas de la organizarea materialelor pana la forma de manuscris este pregatirea unei prime schite pe care se poate lucra in continuare. O buna metoda este sa incepem scrierea raportului fara a urmari greselile si fara a face evaluari deoarece acestea intrerup procesul creativ de scriere si cursivitatea ideilor.

Urmatorul pas consta in reluarea schitei cu ajutorul colegilor de echipa. Vor fi rescrise fraze sau chiar paragrafe intregi. Raportul trebuie scris in concordanta cu cerintele auditoriului: este formal sau informal, nivelul vocabularului folosit este adecvat nivelului de cunostinte al auditoriului, reflecta importanta continutului, elementele vizuale alese maresc impactul si claritatea?

Ciclul de rescriere si editare poate fi reluat de mai multe ori, timp in care se vor produce mai multe schite ale raportului.

Formatul raportului

Un raport scris poate fi un scurt memoriu sau un document amplu cu multe pagini, in functie de scopul acestuia. El trebuie sa contina informatiile critice pe care echipa vrea sa le transmita.

Cele mai multe rapoarte scrise au in componenta noua sectiuni de baza. Ordinea aranjarii lor si a prezentarii acestora poate sa difere in functie de complexitatea informatiei sau de scopul acesteia.

1. Pagina de capat. Contine titlul, cine a pregatit raportul (numele echipei si al membrilor echipei), catre cine este inaintat si data inaintarii.

Schema logica a procesului de pregatire a rapoartelor este prezentata in figura 14

2. Rezumat executiv. Aceasta sectiune furnizeaza cititorului suficiente informatii pentru ca acesta sa ia o decizie primara asupra a ceea ce va face cu raportul. El reprezinta aproximativ 5% din totalul raportului si include o scurta prezentare generala a sectiunilor principale. Recomandarile vor fi clar exprimate in acest capitol si, de regula, vor fi primele prezentate in rezumat.

3. Cuprinsul. Contine titlurile capitolelor, subcapitolelor, sectiunilor si numarul paginii la care acestea incep.

4. Informatii generale. Este o parte introductiva si poate include date despre formarea echipei si continutul raportului.

5. Proceduri utilizate. Sunt descrise procesele parcurse de echipa pentru colectarea, analizarea informatiilor si realizarea raportului. Descrierea procedurilor utilizate creste credibilitatea raportului.

6. Rezultatele cercetarilor intreprinse. Datele sunt prezentate fara a fi interpretate.

7. Interpretarea rezultatelor. Se fac interpretari ale rezultatelor obtinute din cercetarile intreprinse si sunt date explicatii despre datele prezentate in capitolul anterior cu concentrare asupra problemelor continute in capitolul 4.

8. Concluzii. Interpretarea rezultatelor ar trebui sa conduca spre concluzii specifice. Acestea vor fi legate de obiectivele raportului si vor furniza raspunsuri la intrebarile aparute.

9. Recomandari. In acest capitol se vor face propuneri specifice. Fiecare recomandare va contine cine va face, ce va face, unde va face si cu ce resurse. Adesea, acest capitol apare primul in raport. In rapoarte scurte poate tine loc de rezumat executiv. In rapoarte mai lungi, recomandarile pot sa fie plasate la inceputul rezumatului executiv.

Prezentarea raportului

Scrisoarea de insotire. Este o scrisoare simpla in care se scoate in evidenta functiunea speciala a raportului, ce inseamna pentru cei care l-au intocmit, ce se doreste de la cititorul raportului.

Multiplicarea raportului pentru toti cei interesati. Vor primi cate o copie fiecare manager sau supervizor aflati pe linia celor carora le este adresat raportul.

Transmiterea raportului. Poate sa fie facuta prin sistemul de comunicare existent al organizatiei sau poate fi inmanat personal. Inmanarea personala a raportului de catre un membru desemnat al grupului de elaborare se va face numai in cazul unor rapoarte speciale, nu si in cazul rapoartelor obisnuite.

Planificarea obtinerii feedback-ului. Deseori rapoartele stau prea mult timp pe birourile supervizorilor sau ajung in dosare fara ca elaboratorii sa primeasca vreun raspuns la munca pe care ei au facut-o. De aceea, in scrisoarea de insotire este bine sa se specifice cand va fi contactat cititorul raportului pentru ca elaboratorii sa ia in considerare propunerile pe care acesta le-ar avea de facut.

Utilizarea avizierelor

Avizierele sunt in general utilizate in scopul afisarii informatiilor care trebuie sa fie cunoscute de toti membrii unei echipe sau chiar de membrii unei organizatii.

Pentru lucrul in grup, utilizarea avizierelor este deosebit de importanta deoarece ii ajuta pe participanti sa se concentreze asupra celor ce se discuta.

Motivele utilizarii avizierelor

Este foarte usor sa distragi atentia oamenilor. Daca auzul si vazul sunt concentrate si utilizate deplin, atunci distragerea atentiei se va face mult mai greu.

Procesarea informatiilor difera de la persoana la persoana: unii retin mai mult daca aud ceva, altii daca experimenteaza si altii daca vad ceva.

Cand informatii sunt prezentate vizual, oamenii pot sa discute mai usor pe tema lor, pot puncta anumite intelesuri pe care ei le atribuie unor cuvinte.

Informatiile prezentate la aviziere trebuie sa urmeze cateva reguli:

- eliminarea informatiilor irelevante

- mesajul sa fie mare si usor de vazut

- mesajul sa fie scurt

- limbajul folosit sa fie clar

- utilizarea a numai catorva (maxim 7) teme pe grupe

- utilizarea contrastelor, a culorilor

- utilizarea cifrelor rotunjite

- utilizarea celei mai eficace metode

Metode de afisare a informatiilor

Metodele prezentate sunt de natura sa ajute echipele de lucru sa lucreze impreuna. Cele mai frecvente sunt cele de prezentare in grafice (liniare sau cu bare). Pentru a nu crea efecte nedorite construirea graficelor va pastra regula proportiilor.

Un grafic liniar vizualizeaza foarte bine tendintele sau schimbarile petrecute intr-o perioada de timp.

Un grafic cu bare (histograme) vizualizeaza corelarea a doua elemente. Barele orizontale sau verticale creeaza distinctii intre unitati de timp sau alte categorii.

Matricele si tabelele arata relatiile dintre elemente si ajuta la amintirea detaliilor. Informatiile pot fi completate mult mai usor de participantii la discutie daca exista o diferentiere pe categorii.