Plan de expunere

1. Prezentarea informatiilor vizuale
2. Datele statistice
3. Graficele coloana sau bara
4. Graficele liniare
5. Graficele disc
6. Pictogramele si hartile
7. Informatii nestatistice

1.Prezentarea informatiilor vizuale

In acest capitol ne vom ocupa de modalitatile de evidentiere si ilustrare a informatiilor cu mijloace vizuale ca grafice, desene si diagrame, acordand o atentie deosebita datelor statistice. Pentru multi oameni, cuvantul “statistici” evoca o enumerare exasperanta de fapte si cifre care sunt dificil de definit si inteles. Totusi, toti folosim date statistice in viata personala si la lucru, iar numarul sporit de calculatoare ne furnizeaza un numar si mai mare de date numerice.

Ca parte a prezentarii tale cu siguranta va trebui sa transmiti unele date asistentei. Va trebui sa prezinti aceasta informatie intr-o forma clara si concisa, astfel incat sa fie usor inteleasa. Prezentarea sub forma de tabel este probabil modul cel mai precis, cu liste de cifre precise pana la cateva zecimale. Totusi, scopul tau este sa demonstrezi int r-o forma clara, precisa, simpla si usor de inteles pentru toata asistenta ceea ce indica listele de cifre. Pentru a realiza acest lucru va trebui sa folosesti o forma grafica, care poate fi prezentata in asa fel incat sa permita asistentei sa vada si sa inteleaga informatia in acelasi timp.

Prezentarea grafica este un mod mult mai interesant de prezentare a datelor decat listele de date si cifre. Fiecare nou grafic va recapata atentia asistentei si va da un grad sporit de interes prezentarii.

Incepem acest capitol prin examinarea modalitatilor de selectare si analizare a datelor statistice. Ca modalitati eficiente de reprezentare grafica a informatiilor vom descrie tabelele si graficele care permit recunoasterea cu usurinta a caracteristicilor-cheie pe care doresti sa le prezinti.

2.Datele statistice

Indiferent ce modalitate de prezentare a datelor statistice vei folosi, lasa asistentei timp suficient pentru a le intelege, a lua notite, a consulta pliantele pe care le-ai pus la dispozitie sau a face tot ce este necesar pentru a recepta si asimila cat mai eficient informatii.

Nu minimaliza importanta datelor statistice si nu te grabi sa treci peste ele, in special daca sunt subiectul central al temei. Daca trebuie sa le prezinti, atunci scoate-le in evidenta. Foloseste in pauze, repetitii si mijloace vizuale bine dozate pentru a le da pregnanta.

Pune datele statistice in adevarata lor perspectiva: explica semnificatia lor, sursa, coeficientul de siguranta si daca aceste lucruri nu sunt deja clare, daca sunt bune, nesemnificative sau nefavorabile.

Acest lucru este deosebit de important in special cand asistenta este formata din oameni care nu sunt familiarizati cu activitatea din domeniul tau.

Intalnim informatii statistice in fiecare zi, de exemplu:

• Date despre activitatea zilnica a departamentului tau;
• Costurile comparative ale unei noi piese de echipament pentru dotarea sectiei din care faci parte;
• Chiar si numarul de zile insorite dintr-o anumita zona sau oras, publicat in ziare.

Este usor de observat ca exista o mare diversitate de informatii statistice, dar ce au ele toate in comun?

a. Cuvinte si date statistice

Toate datele statistice implica folosirea numerelor. Aceasta inseamna ca includ anumite cuantificari, expresii ale unor valori specifice sau definite ale unor lucruri.

Cand prezinti informatii statistice, trebuie sa furnizezi asistentei toate amanuntele si sa le explici cum se completeaza reciproc.

Avem nevoie de cuvinte pentru a caracteriza sau explica pe deplin datele numerice.

Aceasta regula se aplica tuturor datelor statistice, indiferent de forma de prezentare aleasa.

b. Selectarea datelor statistice

Datele statistice adunate pot avea diferite forme:

o      Notate in graba la o sedinta;

o      Aranjate sub forma de tabel pe o hartie tiparita pe calculator;

o      Preluate dintr-un comunicat oficial sau de afaceri, sau o stire difuzata de presa.

Oricare ar fi formatul original, trebuie sa te decizi cum sa le organizezi, astfel incat sa intregeasca tema prezentarii tale. Selecteaza numai datele care sunt strict necesare pentru a da pregnanta mesajului tau.

Puneti urmatoarele intrebari:

Cum vor imbunatati aceste cifre expunerea sau argumentele mele?

Cum vor contribui la o mai buna intelegere a subiectului?

c. Fii informativ

Fiecare grafic si harta pe care le incluzi in prezentare trebuie sa fie elocvente pentru argumentatia si explicatiile tale, si ar trebui sa aduca ceva nou, sa aiba un impact favorabil. De asemenea trebuie, sa scoata in evidenta ideile tale in cel mai eficient mod posibil.

De mare folos ar fi gasirea unor puncte de referinta cu care asistenta va putea sa compare noile date expuse – ca, de exemplu, datele statistice de anul trecut, performantele unei companii concurente, numarul de locuri si personal angajat al altui tip de avion de pasageri – orice l-ar putea ajuta sa inteleaga situatia in esenta si in perspectiva.

Lipsa de relevanta a datelor are mai multe efecte distructive:

• Daca provine din repetitii, adica reluarea aceluiasi lucru de dragul de a-l spune din nou, atunci devine plictisitor;
• Daca este rezultatul dorintei de a impresiona, va distrage atentia sau va crea confuzie;
• Este intotdeauna iritanta si consuma timp.

Sa nu cazi in capcana tentatiei de a include date statistice doar pentru a impresiona. Nu starui asupra unui aspect pe care l-ai prezentat si l-ai facut inteles intr-un mod elegant si convingator.

d. Fii uman

Statisticile pot parea impersonale si dezumanizate.

“O moarte este o tragedie, douazeci de mii de morti este o statistica.”

Cand comunici numere, acestea se refera la oameni reali in situatii reale. Oamenii sunt cele mai importante resurse ale unei organizatii si trebuie tratati ca atare. De aceea, trebuie sa eviti sa:

• Cazi in clisee si generalizari;
• Caracterizezi oamenii ca” probleme” statistice;
• Apreciezi oamenii in termeni cantitativi si nu calitativi.

e. Fii consecvent

Foloseste aceleasi cuvinte si cifre care apar in tabele si grafice. Daca ai definit categoria „clientela feminina” in materialele vizuale, nu schimba denumirea in „clientii de sex feminin” in comentariu. Nu te referi, in comentariu, la numere ca apoi sa le transformi in procente, in grafice. Asistenta face legatura intre ceea ce spui si ceea vad asa ca nu crea confuzie transmitandu-le un mesaj verbal ce difera de cel vizual. Repetarea cuvintelor va reimprospata mesajul, dar nu trebuie facuta in exces.

f. Fii profesionist si nu te abate de la scopul prezentarii

Statisticile sunt instrumente ajutatoare si indicatoare. Ele pot numai sa descrie, sa compare si sa previzioneze. Nu sunt niciodata un substitut pentru valori, nici o justificare pentru lipsa de consideratie fata de clienti si nici nu pot descrie calea corecta de urmat. Evita sa folosesti un limbaj emotional sau ironic ca:

„O crestere inspaimantatoare.”

„O risipa dezgustatoare de produse”

Nu furniza informatii gresite. Acest lucru se poate intampla daca:

nu te asiguri ca ceea ce spui va fi usor de inteles de catre toata asistenta;

• nu te asiguri ca ei inteleg exact sensul mesajului pe care il transmiti

Nu abuza de statistici pentru:

• a face cereri nejustificate de resurse;
• a ataca alte departamente sau a submina increderea si sprijinul lor;
• a face critici la adresa organizatiei sau a unor parti ale organizatiei in fata unei asistente externe.

Sa trecem in revista diferitele modalitati de a ilustra informatiile scrise.

Lista ar putea sa includa:

o      grafice-bara;

o      histograme;

o      grafice liniare obisnuite;

o      grafice disc;

o      pictograme;

o      harta;

o      tabele.

3. GRAFICELE COLOANA (BARA)

Graficele sub forma de bara sunt probabil cea mai cunoscuta modalitate grafica de prezentare si comparare a datelor. Exista mai multe forme de grafice-bara:

grafice-bara simple;

grafice-bara grupate;

grafice-bara pe componente;

grafice-bara incorporate procentuale;

grafice-bara sprijinite;

grafice-bara flux;

1. Graficele -bara simple

Exista doua tipuri diferite de grafice – bara simple:

a.     grafice care prezinta informatii despre un singur element in timp;

b.     grafice care arata articole diferite, dar interdependente in timp.   

a)Graficul-bara care prezinta un singur element in timp

Cea mai simpla forma de grafic-bara este un sir de bare reprezentand un fenomen anumit in diferite momente, de exemplu ploile lunare de-a lungul unui an, numarul zborurilor zilnice de pe un aeroport pe durata unei saptamani. Inaltimea fiecarei bare reprezinta volumul acelor bunuri, persoane sau servicii dintr-o perioada de timp.

Aceste grafice pot fi folosite pentru a ilustra informatii simple, dar care au un impact vizual imediat. De aceea sunt foarte potrivite pentru a fi folosite intr-o prezentare. Priveste graficul lunar al ploilor. Accentul se pune pe volumul de apa care a cazut in fiecare luna. Asistenta va observa imediat nivelurile cele mai inalte si cele mai scazute ale ploilor lunare, deci care au fost cele mai umede si cele mai secetoase luni. Acest lucru nu ar iesi in evidenta intr-o lista cu cifre.

b)Grafice –bara care prezinta articole diferite, dar interdependente, in timp

O reprezentare similara este un rand de bare care reprezinta diferite cantitati de bunuri sau articole interdependente, in aceeasi perioada de timp. In acest caz, trebuie sa aranjezi barele dupa marime, incepand cu cea mai mica. Datele vor fi mai clare si prin urmare asimilate mai usor. Desi fiecare bara corespunde unui articol diferit, ele pot fi colorate identic.

2) Grafice – bara grupate

Acestea sunt denumite si grafice – bara multiple; ele prezinta comparatii intre doua sau mai multe elemente in timp.

Acest grafic arata participarea comparativa pe barbati si femei la competitiile sportive in sala si in aer liber in anii 2002 – 2006.

Acest tip de grafic este, fara indoiala, eficient. Inchipuieste-ti doar pentru un moment ca aceste date ar fi sub forma de tabel si vei realiza ca graficul este mult mai relevant. Din grafic se poate observa:

• cresterea tuturor activitatilor sportive in aceasta perioada;
• participarea femeilor la sporturile de sala a crescut mai mult decat a barbatilor.

Atunci cand trasezi grafice – bara grupate, aminteste-ti urmatoarele sfaturi:

• fa distinctie intre elementele care sunt comparate prin culori diferite si clare si include o legenda;
• foloseste culori pe care asistenta le va asocia cu elementele care se compara. De exemplu, pentru cantitati sau date care au legatura cu anotimpurile, foloseste galben pentru vara, primavara – verde. Foloseste aceste culori pentru a simplifica mesajul:
• nu include mai mult de trei bare in fiecare grup de componente, deoarece impactul se va pierde.

Graficele – bara grupate sunt foarte folosite pentru compararea informatiilor cum ar fi:

o      compararea caracteristicilor umane ca abilitati, aptitudini, cariere, impartite pe grupuri de varsta sau sexe;

o      compararea personalului necesar pentru a efectua anumite activitati pe masura ce procesul de productie se dezvolta sau se introduce un nou echipament.

3) Grafice – bara pe componente

Intr-un grafic – bara pe componente, fiecare bara este divizata pe componente care formeaza intregul.

Se obisnuieste:

sa se puna componenta cea mai importanta in partea de jos, pentru ca evaluarea se face mai repede;

sa se utilizeze tehnicile de umbrire pentru diferentierea componentelor mai degraba decat liniile trasate in diferite unghiuri;

sa se includa o legenda.

Graficul arata ca numarul zilelor de lucru pierdute datorita problemelor tehnice, grevelor si bolii a scazut in fiecare an succesiv. Cea mai semnificativa reducere se constata in zilele pierdute din motiv de greva, care s-au injumatatit fata de nivelul din 2004. Acest tip de grafic permite o comparatie instantanee intre partile componente.

4) Grafice-bara procentuale

In acest tip de grafic fiecare bara reprezinta 100%. De aceea toate barele au aceeasi lungime indiferent de numarul pe care pe care-l reprezinta. Fiecare bara este divizata pentru a arata proportia fiecarei componente; cu alte cuvinte, procentul fiecarei parti din total.

Deoarece fiecare bara are doua linii de bara, una la 0% si alta la 100%, compararea componentelor se face mai usor decat in cazul graficelor-bara pe componente.

In aceasta varianta (vezi graficul de mai sus), numarul de zile nelucrate a fost trasat ca un grafic-bara procentual. Desi numarul de zile nelucrate datorita bolii a scazut in fiecare an, acestea raman un procent constant din numarul de zile totale nelucrate, in cazul nostru 21 in fiecare an.

Procentajul zilelor de lucru pierdute datorita problemelor tehnice a crescut in fiecare an, desi numarul real de zile din aceleasi motive a scazut in fiecare an.

5) Grafice-bara sprijinite

Acest tip de grafic poate fi folosit in doua situatii principale:

in cazurile in care vrei sa prezinti doua tipuri de date care au legatura unul cu celalalt;

in cazul in care vrei sa compari doua categorii distincte de date asociate, iar un grafic bara grupat ar fi inadecvat deoarece:

v    scara celor doua categorii difera;

v    unitatile de masura difera.

Graficele sprijinite au doua axe verticale, care pornesc in cele doua directii din axa centrala orizontala asa cum se poate observa in graficul de mai sus.

Daca scala pentru cantitatile din dreapta difera de unitatile din stanga, trebuie sa explici acest lucru clar asistentei.

Graficele sprijinite pot fi folosite pentru:

v    compararea costurilor, veniturilor si profiturilor unei companii intr-o perioada de timp;

v    compararea caracteristicilor oamenilor, ca de exemplu venitul sau calificarea, impartite pe grupe de varsta sau sex.

6) Grafice-bara-flux

Exista doua tipuri de grafice-bara-flux:

in care bara depaseste in jos axa de origine;

in care barele fluctueaza in interiorul unui sector .

Cazul in care bara depaseste in jos axa de origine:

Se poate observa ca scala a fost astfel trasata incat sa existe un nivel 0 sub care sa poata fi inregistrata fiecare valoare in minus. Aceasta arata ca numarul rezervarilor de vacanta in Germania a scazut in comparatie cu anul anterior. Acest tip de grafic poate prezenta date ca:

numarul de obiective indeplinite conform planificarii si numarul obiectivelor care nu se incadreaza in timp;

procentul zborurilor care sosesc la timp si al celor care intarzie;

numarul de comenzi executate la pretul estimat si numarul celor care depasesc acest pret.

Cazul in care barele fluctueaza in interiorul unui sector

Se considera urmatorul grafic carea arata nivelul maxim si minim al stocurilor lunare.

Graficul-bara-flux indica date ca:

cel mai inalt si cel mai scazut pret al unei marfi;

nivelul maxim si minim al veniturilor din vanzari dintr-un anumit numar de zile, luni sau ani.

numarul minim si maxim al clientilor deserviti de diferite companii.

Ghid pentru trasarea graficelor-bara

Daca doresti ca graficele pe care le trasezi sa arate profesionist, atunci urmeaza urmatoarele sfaturi:

• alege dimensiunile convenabile pentru axe. Daca vrei sa scoti in evidenta diferentele mari dintre cifre, atunci trebuie sa lati intre ele un interval semnificativ;
• toate barele trebuie sa aiba aceeasi latime;
• latimea fiecarei bare trebuie sa aiba aproximativ 1/5 din lungimea barei cele mai lungi;
• lasa un spatiu de aproximativ jumatate din latimea barei intre bare si la fiecare capat;
• denumeste fiecare grafic si eticheteaza scara si barele cat mai clar;
• asigura-te ca barele sunt proportionale cu marimile relative ale cantitatilor pe  care le reprezinta;
• barele pot fi trasate atat orizontal cat si vertical. In formatul orizontal poti sa marchezi barele asezate orizontal direct si usor, fara a trebui sa folosesti abrevieri. Este recomandat sa le marchezi la stanga. La barele verticale, marcarea este dificila, deoarece spatiul este limitat. Va trebui sa folosesti o legenda;
• nu scrie denumirea in  interiorul barei;
• nu trasa grafice-bara tridimensionale - nu fac decat sa complice imaginea.

La exemplele urmatoare in graficul(a), elementele sunt gresit proportionate si dau o impresie gresita. Graficul (b) arata proportiile corecte. Cantitatea de pe axa y nu trebuie sa fie neaparat exprimata prin numere, poate sa fie de exemplu:

• procente;
• rate la mia de locuitori.

a.

b.

4. Graficele liniare

Graficele liniare ne permit sa prezentam date si sa identificam tendintele care se manifesta in anumite perioade de timp. Sunt foarte potrivite pentru a evidentia schimbarile cantitative din anumite perioade de timp si sunt pe larg folosite in presa si televiziune, in manuale si rapoarte.

Exista mai multe tipuri de grafice liniare:

• grafice monoliniare;
• grafice multiliniare;
• grafice - nor de puncte;
• grafice – banda.

a)     Graficul monoliniar

In cazul urmator, axa X reprezinta timpul masurat in ani, iar axa Y reprezinta profitul companiei, masurat in mii de dolari.

Punctele graficului pentru anii dati sunt unite intre ele si arata cresterile si descresterile in profiturile din fiecare an. Punctele sunt clar marcate in acest caz, pentru a arata cum s-a trasat linia.

Graficul monoliniar are urmatoarele elemente principale:

linia (de la care isi ia numele);

axele pe care se gasesc trasate scalele graficului.

Aceste grafice sunt relativ usor de inteles si au un impact vizual bun.

b)Graficele multiliniare

Graficele cu mai multe linii ajuta asistenta sa compare tendintele datorita unor variabile separate, dar inrudite. Acest tip de grafic poate fi folosit in prezentarea unor teme, precum costurile si valorile estimate ale unui proiect.

Auditoriul ar trebui sa observe ca:

Desi rezervarile de vacante pentru Grecia au fost mai mari decat pentru Portugalia in decembrie, in saptamana a opta au scazut mai mult sub cele pentru Portugalia si au mai ramas asa pe tot restul perioadei analizate.

Numarul rezervarilor de vacante pentru Grecia a variat in aceasta perioada cu mult mai mult decat rezervarile pentru Portugalia. In timp ce rezervarile pentru Grecia au scazut brusc de constant din saptamana a sasea pana in ultima saptamana a lunii februarie, cand rezervarile pentru ambele tari au scazut.

Aceasta arata clar ca, pentru a da o imagine asupra datelor statistice, graficele sunt mult mai utile decat tabelele detaliate sau listele de cifre.

c) Grafic-nor de puncte

Diagramele-nor de puncte sunt trasate folosind doua axe in unghiuri drepte in exact acelasi mod ca si graficele liniare. Unitatea de masura trebuie inclusa in scara. Sunt cea mai simpla cale de a arata daca exista o relatie intre doua variabile.

a.

b.

In primul grafic din fig exista o relatie intre cheltuielile cu reclama si numarul de bilete vandute. O crestere a sumei de bani cheltuite cu reclama fa rezulta in mai multe bilete de zbor vandute.

In al doilea grafic din figura nu exista nici o dovada de corelare. Distanta de zbor nu pare sa se coreleze cu minutele de intarziere.

d) Grafice-banda

In cazul in care exista un numar de variabile concurente care se schimba in timp, se pot folosi un grafic banda. Acesta este o varietate de grafic liniar multiplu, in care spatiul dintre linii este umbrit. Graficul-banda de mai jos, de exemplu, ilustreaza eficient numarul de pasageri transportati in fiecare an de catre liniile aeriene importante care opereaza pe aceleasi rute.

Umbrirea atrage atentia asupra diferentelor dintre cotele de piata ale celor trei linii aeriene pe aceasta ruta si felul in care ele au variat. Ne indreapta atentia spre intrebari ca:

• de ce linia aeriana A a pierdut asa de multi pasageri in favoarea liniei aeriene C, la inceputul perioadei ?(campanie publicitara semnificativa a liniei aeriene C? Un razboi al preturilor? Probleme interne  in cadrul companiei A?);
• de ce compania C a suferit asa de mult in timpul recesiunii din 2004-2005 pe aceste rute?

Insa graficul - banda are urmatoarele incoveniente:

poate fi folosit numai acolo unde diversi factori care sunt ilustrati nu isi schimba niciodata ordinul de marime de timp. Aceasta inseamna ca poate fi folosit numai cand factorii dominanti (cel mai mare) nu scade sub nivelul factorului rival cel mai apropiat in nici un punct;

poate fi folosit eficient numai in cazurile in care factorii care sunt ilustrati sunt in competitie.

Graficul-banda este un instrument util daca este folosit in circumstantele corecte. Este folosit pentru compararea pozitiilor concurente.

Ghid pentru trasarea graficelor liniare

Axa orizontala(axa X) arata de obicei schimbarile in timp. Este masurata intotdeauna in unitati care formeaza o serie continua, fie ca acestea sunt milisecunde, minute, zile, ani, etc.

Este foarte important sa fiti siguri ca, orice interval alegi pentru a reprezenta o unitate de timp, trebuie sa-l folosesti constant pe toata lungimea axei. Chiar daca exista, de exemplu un an pentru care nu ai la dispozitie date, trebuie sa lasi spatiu potrivit pentru acel an. Nu poti sa-l omiti. Daca o faci, vei afecta panta graficului, astfel incat acesta nu va fi comparabil in toate punctele de lungime a lui.

Axa verticala (axa Y) desemneaza cantitatea pe grafic prin puncte. Folosind un grafic liniar vei transmite intotdeauna mesaje mai eficient daca:

• Folosesti o anumita forma de marcaj pentru a indica factorii care au cauzat o crestere sau o scadere brusca, sau o evolutie constanta.
• Folosesti dimensiuni adecvate pe axe pentru a ilustra in totalitate miscarile in grafic. Asigura-te ca va fi usor de observat pentru asistenta;
• Explici fiecare factor neobisnuit care provoaca o evolutie neasteptata.

5. Graficele – disc (circular)

Graficul – cerc este o modalitate sugestiva de reprezentare vizuala a componentelor procentuale ale unui total, a fiecarei componenta individual.

Sectoarele reprezinta proportia din total a fiecarei componente individuale. In exemplul urmator se prezinta un grafic – cerc, care reprezinta personalul unei linii aeriene, pe grupe socio-profesionale, date ca procente fata de totalul personalului de bord.

Graficul – circular trebuie sa includa:

• Procentajul fiecarui segment;
• Numarul total din intreg pe care acesta il reprezinta;
• O nuantare diferita pentru a marca sectoarele componente;
• O legenda;

Segmentele sunt trasate de obicei in sensul acelor ceasornicului, incepand de la ora 12. Este bine sa se inceapa cu factorul asupra caruia vrei sa atragi atentia. Acesta nu trebuie sa fie neaparat factorul cel mai mare, ci poate sa fie factorul cel mai relevant pentru tema prezentarii. Daca nu exista un factor important in mod special, ordoneaza-ti segmentele in succesiunea logica – de exemplu, de la cel mai mare la cel mai mic, pentru a face graficul cat mai usor de interpretat.

Cu acest tip de grafic de regula se reprezinta:

Personalul unei companii, divizat pe tipuri de munca prestata;

Cotele de piata ale unei companii la un moment dat;

Reprezentarea partidelor politice in Parlament;

Deficitele bugetare;

Nivelul veniturilor si cheltuielilor.

Inainte de a lua decizia sa folosim un grafic – cerc, trebuie sa fiti siguri de doua lucruri si anume:

Ca poti sa reprezinti toate cifrele intr-un mod care va crea toate sectoarele vizibile;

Ca cercul reprezinta un intreg real care semnificatie.

6. Pictograme si harti

Se pot face si reprezentari mai picturale a datelor statistice prin folosirea pictogramelor sau hartilor.

a)pictogramele

In pictograme se foloseste un simbol pentru a prezenta o unitate de exemplu. Se poate trasa un rand de simboluri sub forma de telefon, in care fiecare dintre simboluri reprezinta o mie de telefoane vandute. Simbolul final pentru anul 2006 va reprezenta

10 000 de telefoane. Asistenta poate observa de la prima vedere ca numarul vanzarilor de telefoane a crescut constant in fiecare an.

1 telefon = 1000 telefoane vandute

2 000

2002   

2004   

2006   

Aceasta este o tehnica foarte moderna pentru a da viata prezentarilor statistice in special la stirile televizate.

Exista totusi si dezavantaje:

daca nu ai acces la desene profesioniste standard, atunci acestea pot parea naive si facute de un amator;

nu sunt bune pentru exprimarea detaliilor (imagineaza-ti incercarea de a face diferenta dintre 1/5 si ¼ dintr-un telefon in exemplu de mai sus).

pot sa para copilaresti sau asistenta se poate simti subestimata daca sunt folosite in circumstante gresite.

In mediul potrivit insa, acela care include un element de publicitate sau de promovare, ele pot fi foarte captivante si pot arata profesionist.

b) Harti

Orice factor care variaza regional intr-un mod semnificativ pentru prezentare poate fi reprezentat pe o harta. Harta arata, de exemplu, ca ploile din partea estica a Marii Britaniei au un PH mai scazut (sunt mai acide) decat ploile care cad in partea vestica.

Hartile pot fi folosite in combinatii cu alte grafice. De exemplu numarul de zboruri interne de pe aeroporturile Marii Britanii ar putea fi reprezentate printr-o serie de grafice-bara la locatia corecta de pe harta.

Acestea sunt modalitatile expresive si interesante a datelor statistice, dar nu uita:

trebuie sa arate profesionist;

scoaterea in evidenta a informatiei sa fie pe primul loc iar aspectul pe al doilea.

7. Informatii nestatistice

Prezentarea s-ar putea sa nu contina date statistice, dar ar trebui luate in considerare reprezentarile vizuale.

Reprezentarea vizuala va imbunatati prezentarea in mai multe feluri:

consolideaza comentariul;

mentine treaza atentia asistentei prin varietate;

face cuvintele mai usor de inteles, in special in cazul unei asistente cu capacitati diferite, care nu poate digera la fel de„repede informatia transmisa oral;

reduce numarul de cuvinte necesare.

Diagramele flux

Aceste diagrame sunt folositoare pentru a ilustra etapele – cheie intr-un proces.

Sa luam de exemplu diagrama – flux referitoare la evaluarea personalului. Aceasta prezinta succesiunea actiunilor necesare pentru a vedea daca un angajat poate sa indeplineasca o anumita sarcina.

	Sarcina indeplinita bine?		Cauta in continuare!

Nu

Da

			Discuta schimbarile cu seful si cu colegii!
	Este suficient de bine?

Nu

Da Nu

	Corespunde angajatul cu standardele?
			Este nevoie de instruire?

Nu

Da Da

	Evalueaza urmatoarea sarcina/activitate?		Stabileste obievtivele! Selecteaza metodele! Urmareste progresul!