Departamente si firme de relatii publice

DEPARTAMENTE SI FIRME DE RELATII PUBLICE

Departamentele de relatii publice sunt structurile organizatorice din cadrul diferitelor organizatii sau a firmelor de consultanta de relatii publice, in cadrul carora specialistii in relatii publice isi desfasoara activitatea.

1. DEPARTAMENTUL DE RELATII PUBLICE

Aceste departamente se organizeaza in functie de:

mediul in care activeaza organizatia

obiectivele organizatiei

bugetul disponibil

marimea organizatiei.

Exista 4 factori principali care influenteaza organizarea unui departament de relatii publice:

misiunea si obiectivele. Scopul departamentului trebuie sa reflecte scopurile organizatiei. Daca scopul sau obiectivul organizatiei se schimba, acest lucru trebuie sa se reflecte si asupra reorientarii departamentului de relatii publice.

genul de produse si servicii. De exemplu, firmele industriale sau cele furnizarea de servicii publice (utilitati) trebuie sa puna accentul pe relatiile publice, ONG-urile au nevoie de specialisti in strangerea de fonduri.

tipuri de operatiuni si extinderea geografica. De exemplu, o firma a carei activitatea are impact asupra mediului inconjurator, trebuie sa aiba pus la punct un sistem de management al crizei, pentru a putea interveni eficient in asemenea momente.

prezenta pe piata sau vizibilitatea organizatiei - cu cit organizatia este mai mare sau are o cota de piata mai mare, cu atat mai mult va avea nevoie de un departament de relatii publice mai profesionist.

Departamentul de relatii publice are rolul de a asigura comunicarea interna si externa a organizatiei, astfel incat printr-o comunicare eficienta sa se castige si sa se mentina increderea diferitelor categorii de public. Astfel, departamentul de relatii publice este responsabil de imaginea pozitiva a organizatiei.

In general, denumirea sub care aceste departamente iti desfasoara activitatea este variata. Desi, in SUA s-a constatat o tendinta de a inlocui denumirea de "relatii publice", cele mai multe (peste 30 %) functioneaza sub aceasta denumire. Variantele folosite ar fi: "corporate communication", "communication", "public affairs" etc.

In Romania sunt utilizate denumiri precum "departament de relatii publice", "departament de comunicare", "departament de imagine", "serviciul de informare si relatii publice", "serviciul comunicare, imagine, mass media", "serviciul relatii comunitare", "centrul de informare cetateni", "directia relatii publice si informare" etc.

Organizarea interna a acestor departamente depinde de tipul, marimea si amploarea activitatilor organizatiei, precum si de mediul in care lucreaza. Numarul persoanelor poate varia de la una sau doua pana la 200 sau mai mult, media fiind de aproximativ 10 specialisti. Desi nu exista un model standard, organigrama unui asemenea departament cuprinde urmatoarele pozitii:

seful departamentului (planifica si conduce programele de relatii publice; este factorul decizional cu privire la politica de comunicare a organizatiei; administreaza personalul din cadrul departamentului etc.),

specialistii in comunicare (aplica deciziile conducerii in materie de relatii publice, redacteaza materialele de relatii publice etc.),

Marile departamente de profil pot fi impartite in birouri (compartimente) specializate: relatii cu presa, relatii cu investitorii, relatii cu clientii, relatii cu comunitatea, relatii cu personalul angajat. In cadrul acestora personalul se poate specializa, existand: specialisti media, specialisti in comunicare pentru diferite categorii de public, specialisti in protocol sau organizarea unor evenimente deosebite etc.

Atributiile departamentului de relatii publice:

anticiparea reactiilor opiniei publice si analiza feed-back-ului;

consilierea conducerii;

stabilirea si implementarea programelor de relatii publice;

evaluarea programelor de relatii publice;

monitorizarea presei si relatia cu mass-media;

coordonarea comunicarilor interne;

organizarea evenimentelor;

identificarea problemelor organizatiei si asigurarea legaturilor comunicationale dintre conducere si categoriile de public interne sau externe;

gestionarea, din punct de vedere al comunicarii, a situatiilor de criza.

Crearea si existenta unui departament de relatii publice poate prezenta atat avantaje, cat si dezavantaje.

Avantajele crearii unui departament de relatii publice:

familiaritatea cu problemele organizatiei - specialistii din departament sunt la curent cu problemele care se confrunta organizatia si, de obicei, sunt cei care le pot descoperii rapid,

comunicarea in interiorul organizatiei - se poate realiza direct si nemijlocit, specialistii din cadrul departamentului ii cunosc personal pe angajatii organizatiei, stiu cum sa li se adreseze, stiu de unde pot obtine informatiile de care au nevoie;

spiritul de echipa - specialistii din cadrul departamentului de relatii publice simt ca fac parte din "familie" (organizatie);

disponibilitate permanenta - aflat direct la dispozitia conducerii;

costuri scazute.

Dezavantajele existentei unui departament de relatii publice in cadrul organizatiei:

v         lipsa de obiectivitate in perceperea problemelor organizatiei;

v         absenta unei bogate experiente in activitatea de relatii publice;

v         supraincarcarea departamentului cu diverse sarcini, mai ales in cercetare si planificare;

v         pierderea autonomiei profesionale - departamentul poate fi implicat intr-o relatie cu conducerea de tipul dominare-supunere, astfel ca poate fi obligat sa indeplineasca si sarcini care, in mod normal, nu intra in sfera de activitate.

2. FIRMELE DE RELATII PUBLICE

Denumirea frecvent utilizata este aceea de agentie de PR (Public Relations).

Serviciile oferite de firmele de relatii publice sunt:

- activitati de cercetare pentru stabilirea diferitelor categorii de public ale unei organizatii, a atitudinilor acestora fata de organizatie sau pentru identificarea problemelor de comunicare (interna sau externa);

- planificarea, implementarea, evaluarea campaniilor de relatii publice;

- pregatirea mesajelor de relatii publice;

- asigurarea si organizarea de perioade de training (pregatire) in domeniul relatiilor publice pentru echipele manageriale sau alti membrii ai organizatiei;

- organizarea relatiei cu presa;

- organizarea de evenimente de presa sau a unor evenimente speciale;

- stabilirea strategiilor de promovare a unor produse, servicii sau programe;

- consilierea conducerii unei organizatii privind comunicarea interna, pentru cresterea fidelitatii si motivatiei personalului;

- oferirea de servicii de relatii publice specializate pentru anumite domenii;

- gestionarea situatiilor de criza;

Avantajele colaborarii cu o firma de relatii publice:

contactele permanente cu liderii de opinie, inclusiv cu reprezentantii mass-media;

credibilitatea si experienta firmei de relatii publice;

accesul la o varietate de experti, pe care organizatia nu ii are si nu ii plate angaja permanent;

costuri convenabile;

analize obiective, bazate pe judecata independenta a expertului impartial;

flexibilitatea.

Dezavantajele angajarii unei firme de relatii publice:

v     atitudinea angajatilor organizatiei, bazata pe rezistenta si reticenta la schimbare a personalului organizatiei;

v     lipsa de informare si de intelegere - firma de relatii publice nu poate cunoaste in intregime problemele organizatiei; chiar personalul organizatiei, datorita reticentei, pate bloca accesul la informatii;

v     lipsa de timp - firma de relatii publice are nevoie de un interval mai lung sau mai scurt de timp pentru a se pune la curent cu problemele organizatiei. Pe de alta parte, chiar conducerea organizatiei nu are timp sau resurse sa prezinte firmei de relatii publice problemele si situatia organizatiei.

Sectorul firmelor de relatii publice este in continua dezvoltare si in Romania. Principalii factori care contribuie la dezvoltarea acestui domeniu sunt:

cresterea economica,

cultura organizationala,

maturizarea sectoarelor economice (industria), dar si a serviciilor.

SPECIALISTUL IN RELATII PUBLICE

Orice specialist in organizatii publice trebuie sa aiba pe langa cunostintele profesionale de specialitate si anumite calitati (native si dobandite):

        sociabilitate - trebuie sa poata stabili cu usurinta contacte umane; sa nu fie timid, emotiv sau arogant; sa fie cat mai natural;

        tact - trebuie sa dea dovada de rabdare, amabilitate, de abilitatea de a ceda cu privire la anumite aspecte; eventual sa aiba chiar simtul umorului sau sa nu fie rigid;

        memorie si capacitatea de a retine usor fapte, date, nume etc.;

        prezenta de spirit, intuitie, imaginatie in rezolvarea unor situatii neprevazute;

        rapiditate in gandire si in luarea deciziilor;

        capacitate de analiza si sinteza

        simt de organizare

        trebuie sa dea dovada de onestitate, corectitudine, obiectivitate; sa fie corect in relatiile cu clientii;

        abilitati de comunicare scrisa si orala

        capacitatea de a prezenta simplu si clar, intr-un limbaj accesibil publicului larg (sau celui caruia i se adreseaza), idei sau mesaje;

        putere de munca si capacitatea de a fi disponibil la orice ora, usurinta de a se adapta la diferite programe de munca.

Totodata, este general acceptat faptul ca un specialist in relatii publice trebuie sa aiba o pregatire complexa, care presupune cunostinte (mai mult sau mai putin aprofundate) din diverse domenii: sociologie, psihologie, demografie, retorica, management, legislatie, drepturile omului, protectia consumatorului, istorie, limbi straine, mijloace moderne de comunicare, urbanism etc.

Obiectivele unui specialist in relatii publice sunt:

sa obtina si sa pastreze o imagine pozitiva a organizatiei pentru care lucreaza;

sa castige increderea publicului in acea organizatie;

sa obtina atentia mass-media;

sa influenteze, atunci cand este cazul, atitudinile publicului fata de organizatie;

sa transmita cat mai multe materia de relatii publice diverselor publicatii vizate;

sa contribuie la cresterea fidelitatii, moralitatii si motivatiei membrilor din organizatia pentru care lucreaza;

sa amelioreze comunicare in interiorul organizatiei, ajutand diferitele compartimente ale organizatiei sa-si rezolve problemele de comunicare;

sa identifice corect problemele de relatii publice si sa gaseasca cele mai bune solutii pentru rezolvarea acestora.

Specialistului in relatii publice ii revin o serie de obligatii deontologice:

1. sa nu isi modifice telurile si obiectivele fara acordul clientului;
2. sa dea dovada de loialitate fata de organizatia pentru care lucreaza in calitatea respectiva;
3. sa nu se implice in desfasurarea evenimentelor pentru a-si putea mentine canalele de comunicare;
4. sa exploateze intr-o maniera morala orice eveniment favorabil indeplinirii mandatului.