Tehnici si materiale de relatii publice

TEHNICI SI MATERIALE DE RELATII PUBLICE

Tehnicile si materialele de relatii publice sunt caile de comunicare folosite pentru a informa sau pentru a transmite mesajul catre publicul sau categoriile de public avute in vedere.

Exista o varietate foarte mare de mijloace de comunicare, unele comune, altele specifice pentru anumite categorii de public catre care se transmite mesajul:

- memo-uri

- e-mail

- scrisori

- rapoarte si propuneri

- comunicate de presa

- conferinte de presa

- mesajul publicitar

- site-uri  web

- dosarul de presa

- discursuri si alte tipuri de prezentare

- buletine informative

- brosuri

- reviste

- rapoarte anuale

- simpozioane de orice natura, mese rotunde, prezentarile etc.

1. MEMO-urile

Termenul "memo", utilizat in sensul de "nota de serviciu" este prescurtarea de la "memorandum" si consta intr-o modalitate neprotocolara de a semnala un lucru important care s-a petrecut sau se va petrece. In general, memo-urile sunt folosite pentru comunicarea interna in cadrul organizatiei, pentru transmiterea de informatii importante rapid si eficient. In functie de scop si de stil, memo-ul poate fi:

de tipul buletin - acest tip de memo implica o urgenta, trebuie sa fie scurt concis, asemeni unei telegrame.

de tipul expunere - este un tip de memo cu un continut mai descriptiv decat memo-ul buletin, prin care se supune atentiei publicului anumite informatii, in vederea unei discutii sau pentru a provoca o anumita atitudine.

memo-ul informativ - elaborat intr-un stil protocolar, este un document detaliat care prezinta informatii si amanunte despre diverse actiuni intreprinse sau care urmeaza a fi intreprinse, cu prezentarea rezultatelor sau a eventualelor propuneri (de exemplu, memo-ul trimis de responsabilul de buget catre seful serviciului contabilitate).

memo-ul de actiune - prezinta actiuni viitoare, fie stabilind si responsabilitatile pentru efectuarea, fie nu stabileste responsabilitatile, caz in care se urmareste efectuarea acestora de catre voluntari.

memo-ul de tip rezumat - consta intr-o expunere sau o schita necesara desfasurarii unei sedinte sau la evaluarea unui program;

memo-ul pentru clasare - este un document in care se consemneaza informatiile de uz intern , in scopul indosarierii.

2. E-MAIL sau posta electronica a devenit in scurt timp una din cele mai frecvente forme de comunicare. Oamenii acorda o atentie mai mare mesajelor de tip e-mail decat celor scrise pe hartie si, mai important, raspund mai repede la ele. Poate ca cel mai mare avantaj al mesajelor de tip e-mail este faptul ca e-mail este instantaneu. De asemenea, prin e-mail se poate tine legatura intre membrii organizatiei sau intre organizatie si mediul extern si se pot transmite informatii, fara ca spatiul geografic sau alte bariere sa constituie o problema. Adresa de e-mail este atat de raspandita, incat apare pe cartile de vizita sau in antetul scrisorilor. Dezavantajul mesajelor trimise prin e-mail este ca, data fiind spontaneitatea lor, autorii tind sa se arate mai putin atenti la continut.

3. SCRISOAREA continua sa aiba un rol foarte important in relatiile profesionale. Principala regula care trebuie respectata atunci cand se redacteaza o scrisoare este aceea ca scrisoarea trebuie sa fie scurta (aproximativ o pagina). De asemenea, scrisorile trebuie redactate cu un tip de litera usor de citit.

Scrisoarea de afaceri tipica (oficiala) este formata din 6 parti: antetul, formula de salut, partea principala, incheierea, semnatura si referintele.

Antetul este acea parte din scrisoare unde sunt cuprinse date despre identitatea expeditorului (care, de cele mai multe ori sunt deja tiparite pe foaia de hartie), data, numele, functia si adresa destinatarului.

Formula de salut este modalitatea de adresare directa destinatarului scrisorii. Se folosesc formule de genul: "Domnule Doamna", "Stimate client". In alegerea unei formule de salut trebuie respectate doua reguli importante:

trebuie evitata folosirea unei formule in care se precizeaza sexul destinatarului, daca expeditorul nu il cunoaste;

nu se foloseste un titlul sau functie pentru destinatar daca nu se cunoaste cu siguranta.

Partea principala din scrisoare este componenta care contine mesajul care este transmis. Va fi impartita in atatea paragrafe cate idei exista. Trebuie evitate referirile de ordin personal, daca intre destinatarul si expeditorul scrisorii nu exista o relatie personala. Gradul de conventionalism al tomului scrisorii va depinde de relatia dintre autor si destinatar. In general, tonul din partea principala este mai protocolar, daca destinatarul ii este superior ierarhic autorului, si mai putin protocolar daca ii este inferior.

Incheierea este ultimul paragraf al scrisorii si consta intr-o formula curtenitoare, care apare inainte de semnatura. In functie de relatiile dintre autorul scrisorii si destinatar, formula de incheiere poate fi mai mult sau mai putin protocolara (de exemplu, "Cu sinceritate", "Al d-voastra, cu respect", "Acceptati va rog", "Sincere salutari"). Indiferent de formula folosita, doar prima litera din formula de incheiere se scrie cu majuscula.

Semnatura consta in numele autorului scrisorii, care trebuie totdeauna dactilografiat, urmand ca autorul sa semneze deasupra. Sub nume se scrie si functia autorului, daca aceasta nu apare in antetul scrisorii. In situa in care autorul este un prieten al destinatarului se poate folosi doar prenumele.

Referintele reprezinta simboluri care apar sub semnatura in diferite situatii:

AD : fg - daca scrisoarea este redactata de altcineva decat expeditorul - initialele expeditorului se scriu cu majuscule, urmate de initialele autorului scrisorii, scrise cu litere mici;

Anexa : numele documentului documentelor - aceasta nota semnaleaza destinatarului ca la scrisoare sunt anexate documente;

C : [numele persoanei care primeste copii ale scrisorii] - se precizeaza daca si alte persoane decat destinatarul a primit copii ale scrisorii respective;

PS - folosit pentru a adauga o idee care nu a fost mentionata in cuprinsul scrisorii, dar nu se foloseste la scrisorile oficiale.

Exista mai multe tipuri de scrisori folosite in mod curent in corespondenta de afaceri sau oficiala:

• Scrisoarea de informare - prin intermediul lor se dau informatii se anunta un eveniment care se pregateste sau o decizie care urmeaza sa fie luata. Desi se poate cere in ele confirmarea primire, rareori se cere si un raspuns. Categoria include si scrisorile de recomandare a unor persoane.
• Scrisoarea de cerere - sunt folosite pentru a se face o anumita solicitare (de exemplu, ONG-urile solicita acordarea unui sprijin, politicienii solicita votul). Este recomandat ca asemenea scrisori sa contina si o formula de recompensare intrinseca pentru sprijinul acordat (pot fi chiar informatii folositoare - ce medicamente pot fi produse fara a fi necesara testarea lor pe animale).
• Scrisoarea de prezentare (promotionala) - prin intermediul ei se solicita acceptarea (un apel emotional) si participarea (un indemn la actiune).
• Scrisoarea de transmitere - insoteste documente sau materiale trimise cuiva (clientului, sefului etc.). Scrisoarea ii semnaleaza destinatarului ce anume i se trimite si de ce. Scrisoarea trebuie sa contina lista documentelor trimise, astfel incat destinatarul sa poate vedea ce este inclus in pachet si sa poata verifica cu usurinta daca materialele exista. Este recomandat sa se solicite si un raspuns din partea destinatarului dupa ce a primit documentele.
• Scrisoarea de raspuns - reprezinta o reactie la ceva ce s-a petrecut, prin care se multumeste persoanelor pentru sprijinul acordat (fie pentru ceva ce au facut, fie pentru ce au spus). Scrisorile de raspuns pot fi publice sau particulare. Scrisorile de raspuns particulare se adreseaza unor persoane, presupunand ca vor fi citite doar de persoanele respective. Scrisorile publice sunt destinate publicului si ajung in mijloacele media (cotidiene, televiziune, radio sau pot fi chiar citite in public cu ocazia unui eveniment). Trebuie sa fie directe si concise (de obicei, spatiul din media alocat este limitat).

4. RAPOARTELE si PROPUNERILE sunt documente folosite adesea si care seamana mai mult cu o lucrare stiintifica, fiind documente de mare intindere, pentru realizarea carora se face cercetare si care sunt redactate si elaborate intr-un stil riguros, clar.

Un raport rezuma informatii despre un anumit subiect.

O propunere prezinta detaliat planul unei actiuni care va avea loc.

In general, rapoartele si propunerile pot avea 7 sectiuni: scrisoare, pagini preliminare, sinopsis (abstract), partea principala, referintele, bibliografia si anexele.

Scrisoarea care insoteste un raport sau o propunere este o scrisoare de prezentare, iar daca exista anexe, trebuie sa existe si o scrisoare de transmitere.

Paginile preliminare contin informatii primind titlul (coperta, pagina de titlu), tabla de materii, lista cu tabele, scheme, desene, ilustratii etc. Aceste pagini sunt numerotate, de obicei, cu cifre romane mici (i, ii, iii). Pagina de titlul este inclusa in numerotare, dar pe ea nu apare numarul de pagina.

Sinopsisul (abstract sau rezumat), atunci cand apare, este inclus dupa paginile preliminare si inainte de partea principala si consta intr-o prezentare succinta a continutul, astfel incat sa ofere cititorului o imagine limpede si per ansamblu a documentului.

Partea principala a raportului sau propunerii urmeaza dupa rezumat sau, daca acesta nu exista, dupa paginile preliminare. Trebuie sa cuprinda trei sectiuni principale: introducerea, cuprinsul si concluziile. Introducerea va cuprinde prezentarea contextului problemei studiate, scopul studiului efectuat si metodele folosite. Cuprinsul consta intr-o dezvoltare a fiecarui aspect, sprijinit pe fapte pertinente si concrete, rezultand o prezentare logica si unitara o problemei. Concluziile trebuie sa decurga in mod natural din rezultatele prezentate. Uneori, din concluzii decurg si recomandari. Trebuie formulate cu claritate, pentru a nu permite interpretari care nu folosesc nimanui.

Referintele se refera la notele de subsol sau trimiterile bibliografice complete, prin intermediul carora oricine poate consulta materialele originale.

Bibliografia este o lista completa a lucrarilor consultate, enumerate intr-o ordine prestabilita (alfabetica, dupa numele autorului; cronologica, pentru acte normative).

Anexele cuprind schemele, tabelele, ilustratiile, hartile sau alte materiale ilustrative care nu au putut fi incluse in paginile principale. Fiecare anexa va avea un indicativ ( Anexa A, Anexa B ).

De obicei, in domenii specializate, cititorul se asteapta la un limbaj tehnic, de specialitate, dar acesta trebuie utilizat cu chibzuinta. In rapoarte si propuneri trebuie folosite elemente vizuale (ilustratii, scheme) si stilistice (tipuri diferite de caractere ale literelor, pentru a sublinia o idei sau un concept) pentru a mari inteligibilitatea, respectiv gradul de intelegere si acceptare de catre public. Cititorul trebuie sa ramana cu o perceptie clara a problemei abordate si a solutiilor propuse.

COMUNICATE DE PRESA

Comunicatul de presa face parte din mijloacele de comunicare publica prin mass-media alaturi de conferintele de presa, interviuri, emisiuni radio sau TV, documentare.

Comunicatul de presa este un document care prezinta anumite aspecte din activitatea unei organizatii si care este distribuit jurnalistilor, intr-o forma care nu mai necesita rescrierea sau reeditarea, pentru difuzarea in mass-media (scrisa). De obicei, comunicatul de presa este utilizat pentru a oferi publicului informatii concrete despre un anumit eveniment, fara a urmari o anumita finalitate.

Comunicatele de presa pot fi transmise si audio (radio) sau prin televiziune.

Stabilirea si mentinerea unor relatii de lucru bune cu jurnalistii pot fi deosebit de benefice pentru activitatea unei organizatii, putand facilita, impiedica sau chiar distruge un program de relatii publice. Prin plasarea unor materiale de informare publica in mass-media, sub forma comunicatelor de presa, se urmaresc, de regula, doua obiective:

oferirea informatiei care se doreste a fi transmisa publicului vizat

oferirea de raspunsuri la diferite intrebari.

Comunicatele de presa pot fi un instrument de comunicare valoros, dat trebuie folosite pentru a anunta ceva nou, trebuie sa contina stiri.

Comunicatele de presa trebuie sa aiba in primul rand o valoare informativa. La evaluarea unui comunicat de presa trebuie sa se aiba in vedere urmatoarele criterii:

importanta pentru audienta avuta in vedere (stiri valoroase)

informatia transmisa trebuie sa fie o noutate, o stire - ceva ce abia s-a intamplat sau se intampla ori urmeaza sa se intample (si nu ceva ce toata lumea cunostea de trei zile!)

cat de corecta, adevarata si completa este informatia.

Comunicatele de presa trebuie redactate de responsabilul de relatii publice ca si cum ar fi el insusi reporterul unui ziar.  Prima faza consta in identificarea celui mai important aspect al subiectului. Practic trebuie raspuns la intrebarea: care este cel mai important lucru pe care trebuie sa il spun

Comunicatul de presa trebuie sa aiba un titlu scurt, percutant.

Introducerea ("lead", "intro") este cea mai importanta parte a comunicatului de presa si trebuie sa redea limpede principalele aspecte, trebuie sa arate rapid despre ce este vorba si de ce este important. Si trebuie sa atraga atentia, atat a ziarului, cat si a cititorului. Trebuie sa se raspunda la intrebarile: cine , ce?, unde?, cand?, de ce? si cum?

Urmeaza o prezentare mai ampla a fiecarui elemente din partea introductiva, oferindu-se detaliile necesare si, anticipand posibilele intrebari, se pot oferi raspunsuri.

Comunicatele de presa trebuie sa fie succinte si de obicei scurte (aproximativ 1, 2 pagini), deoarece spatiile de publicare in ziare si cotidiene sunt limitate. Daca este necesar, datorita informatiilor complexe (de exemplu, statistici), acestea pot fi anexate comunicatului de presa intr-o fisa de informatii. Se indica persoana de contact (care trebuie sa fie disponibila si capabila sa raspunda la intrebari) si se dateaza.

Un comunicat de presa trebuie redactat intr-un limbaj simplu, clar, la obiect. Trebuie evitate cliseele, jargoul, limbajul tehnic, de specialitate, superlativele.

O greseala des intalnita in redactarea comunicatelor de presa este incercarea de a spune tot in cadrul comunicatului. Prin comunicatul de presa trebuie doar prezentata ideea si de ce este importanta sau potrivita pentru public.

Atunci cand exista o noutate, de tip stire, aceasta trebuie comunicate. In anumite situatii este necesar pentru comunicare folosirea unui comunicat de presa., care se va incadra intr-una din urmatoarele categorii de baza:

Comunicate de tip anunt (announcements) - sunt folosite pentru a informa cu privire la un eveniment deosebit, unic si de interes general (lansarea unui nou produs, deschiderea unui nou magazin sau a unei noi fabrici, rezultatele financiare ale unei companii etc.). Daca prezinta interes doar pentru cateva persoane nu este o stire pentru mass-media, poate doar pentru publicatiile comerciale sau de specialitate.

Comunicatele de tipul "stiri create" (created news) - contin, pe langa anuntul de baza si alte informatii in scopul de a atrage si mai mult atentia (de exemplu, cu ocazia deschiderii noului magazin, va avea loc si un concert sau concurs cu premii etc.).

Comunicatele de tipul "stiri de ultima ora" (spot news) - sunt folosite atunci cand se intampla lucruri neprevazute (de exemplu, accident aviatic sau feroviar, intreruperea alimentarii cu energie electrica datorita unei furtuni etc.), iar faptele trebuie prezentate asa cum se petrec, incluzand cit mai multe informatii posibil. Un asemenea comunicat este urmat a doua zi de un alt comunicat in care sa se prezinte modul in care a fost sau va fi solutionata problema.

Comunicatele de tip replica (response situations) - sunt folosite pentru a oferi publicului punctul de vedere sau pozitia organizatiei, in situatiile in care, in presa au ajuns informatii despre organizatia respectiva, dar din surse externe acesteia (si care au, in general un caracter negativ).

Comunicatele despre stiri rele (bad news) - reprezinta reactii ale organizatiei la stirile proaste sau evenimente pe care organizatia nu ar dori sa le faca publice. In asemenea situatii, reactia fireasca este de a nu oferi nici o informatie, sperand ca problema va trece neobservata, apelandu-se la clasicul "ne abtinem de la comentarii (no comments)". In ultimii ani, organizatiile au inceput sa inteleaga ca ascunderea unei probleme poate genera o problema si mai grava decat cea initiala.

O forma deosebita a comunicatului de presa este buletinul de presa, care are rolul de a mentine viu interesul presei pentru un anumit subiect propus in cadrul strategiei de relatii publice, prin difuzarea periodica a informatiilor, chiar daca acestea nu sunt urgente sau absolut necesare.

Comunicatele de presa pot fi distribuite apeland la: servicii de distribuire specializate, agentii de presa nationale sau internationale (Rompress, Associated Press), ziare, cotidiene, direct unui jurnalist, mijloace de comunicare in masa electronice (astfel, comunicatele de presa, respectiv informatiile pot fi gasite foarte usor prin intermediul motoarelor de cautare) etc.

Pot fi utilizate e-mail-ul, posta directa sau faxul. De asemenea este foarte important ca cel care distribuie comunicatele de presa sa cunoasca termenele-limita (deadlin-urile) editorilor.

Exista o mare varietate de motive pentru a folosi un comunicat de presa (de exemplu: pornirea unei noi afaceri; lansarea unui nou produs; sarbatorirea unui eveniment; anuntarea unei restructurari in organizatie; deschiderea unor reprezentante; obtinerea unui premiu; participarea la o actiune de caritate; anuntarea unei strategii deosebite sau a unei noi politici a organizatiei; anuntarea unui parteneriat sau a obtinerii unui contract deosebit; schimbarea numelui companiei sau al unui produs; anuntul unei viitoare conferinte de presa; declararea unei luari de pozitie cu privire la o problema de interese local/regional/national; lansarea unui site; anuntarea unei etape decisive in evolutia organizatiei; depasirea unei crize sau a unei provocari neobisnuite; restructurarea afacerii sau organizatiei; constituirea unui serviciu de consultanta pentru clienti; anuntarea rezultatelor unor cercetari sau sondaje efectuate sau comandate ori sponsorizate etc.).

6. CONFERINTA DE PRESA

Conferinta de presa este definita ca fiind o convocare a jurnalistilor pentru intalnirea cu purtatorul de cuvant si (eventual) alti lideri ai organizatiei in vederea informarii jurnalistilor asupra unor probleme de actualitate. Valoarea conferintei de presa este data de posibilitatea de a pune cat mai multe intrebari. Este posibil ca vorbitorii sa fie disponibili, dupa conferinta, pentru scurte interviuri.

Conferintele de presa se tin de obicei in direct, cand mijloacele de informare in masa isi trimit reprezentantii intr-un anumit loc, ales pe criteriul accesibilitatii sau al semnificatiei. Adesea, conferintele de presa se pot efectua prin satelit, ceea ce presupune o organizare  si planificare riguroasa si migaloasa, mesajul fiind transmis instantaneu. Se poate recurge si la conferintele de presa prin telefon, mai discrete.

Indiferent de modalitate, conferintele de presa necesita o pregatire laborioasa si logistica pe masura:

- trebuie anuntate cu suficient timp inainte (se face un anunt public si se pot trimite invitatii), aratandu-se scopul conferintei, persoana sau persoanele care vor sustine conferinta, data, ora si locul de desfasurare, persoana de contact (pentru eventuale intrebari). Orele favorabile sunt intre 11-12 a.m. Trebuie verificat sa nu se suprapuna cu alte conferinte de presa sau evenimente importante.

- se pregateste declaratia de presa; trebuie anticipate eventualele intrebari si pregatite raspunsurile adecvate;

- este recomandat sa fie pregatite si puse la dispozitia reprezentantilor mijloacelor de informare publica, materiale documentare (anuntul scris, documente scrise despre informatiile sau aspectele abordate, eventual, chiar o scurta biografie a persoanei care va sustine conferinta - daca este cazul, de exemplu, o celebritate invitata sa ia cuvantul), retroproiector sau videoproiector, surse de electricitate.

- este recomandata si prezenta unui fotograf, a unui aparat de inregistrare audio si video, pentru a inregistra atat pe film, cat si pe casete conferinta de presa.

Departamentele de relatii publice pot avea acces direct si rapid la mijloacele de comunicare in masa prin intermediul si al altor materiale: talk-show-uri, stiri oferite la cerere, comunicate de presa pe video-casete, mini-documentare.

Un rol deosebit de importat in desfasurarea unei conferinte de presa revine putatorului de cuvant al organizatiei. Purtatorul de cuvant este persoana care il reprezinta pe conducatorul organizatiei in relatiile cu mass-media si este responsabil de organizarea sub toate aspectele a unei conferinte de presa. Purtatorul de cuvant trebuie sa prezinte o serie de calitati precum:

- mobilitate in gandire si actiune,

- capacitate de a stabili contacte cu ceilalti,

- capacitate de analiza si sinteza a evenimentelor,

- stapanire de sine,

- vocabular potrivit si o dictie perfecta.

7. MESAJUL PUBLICITAR

Mesajul publicitar este un text publicitar redactat de angajatii compartimentului de relatii publice prin care se promoveaza idei promotionale (vanzarea directa a produselor sau serviciilor, propunerea de a dona sange, propunerea de a cumpara obligatiuni etc.). Aceste anunturi despre idei pot sa apara in presa si alte mijloace de comunicare publica sub diferite forme, putand fi foarte usor confundate cu anunturile si reclamele traditionale. La fel ca orice alta forma de publicitate se bazeaza in mare masura pe persuasiune (si nu pe constrangere). Succesul persuasiunii se bazeaza pe:

apelul potrivit, care poate fi rational (se adreseaza mintii cititorului), emotional (se adreseaza sentimentelor cititorului) sau o combinatie intre cele doua.

amplasamentul corect

cunoasterea modului in care publicul va reactiona la apel.

Cerintele de baza pentru mesajele publicitare sunt: intelegerea scopului anuntului, o trecere in revista amanuntita a faptelor obiective care se transmit, cunoasterea publicului vizat, alegerea mijloacelor de comunicare potrivite, abordarea creativa, vizualitatea, limbajul precis, receptarea.

8. SITE-uri WEB

WEB-ul este un mijloc informativ de comunicare in masa relativ nou. Se deosebeste de celelalte mijloace de comunicare, desi functioneaza ca un amestec de pliante si catalog, prin faptul ca se pot modifica mereu, fara a fi necesara schimbarea conceptiei. Frecventa modificarilor depinde de tipul organizatiei careia ii apartin, precum si de tipul si utilitatea informatiilor oferite prin intermediul lor.

Cele mai multe site-uri WEB ofera un ansamblu (care trebuie sa fie coerent) de informatii despre organizatii si sau persoane. Planul site-ului trebuie in asa fel conceput incat sa permita vizitatorului sa circule cat mai usor. Intrarea intr-un site se face prin home page (pagina intai, pagina de deschidere sau de intampinare). Culegea informatiilor se face prin navigare, utilizand butoanele de navigare sau meniuri, vizitatorul avand acces atat la informatii interne, de pe site-ul respectiv, cat si la informatii externe, din alte site-uri, prin intermediul legaturilor stabilite (link-uri).

La inceput a fost exclusiv un mijloc de comunicare in masa bazat doar pe text, la ora actuala, cele mai multe site-uri sunt o combinatie de text scris, grafica, imagini, culori, elemente audio si video.

Site-ul poate contine forme de raspuns, astfel incat sa se poata mentine legatura cu vizitatorii.

Site-urile oficiale ale autoritatilor si institutiilor publice au devenit unul din cele mai eficiente mijloace de comunicare intre autoritati si public. Prin legislatie, toate autoritatile publice sunt obligate sa aduca la cunostinta publicului, prin intermediul site-urilor oficiale, toate actele normative elaborate si emise, precum si toate proiectele de acte si masuri normative care urmeaza a fi luate.

9. DOSARUL DE PRESA

Dosarul de presa este un ansamblu de documente (comunicate, fotografii, statistici, istoric, grafice etc.) distribuit jurnalistilor pentru a facilita documentarea. Se distribuie periodic sau cu ocazia conferintelor de presa pentru a readuce in atentia publicului anumite informatii.

Dosarele de presa sunt folosite de organizatii pentru a transmite informatii esentiale despre sine, pentru a prezenta evenimente speciale, ca materiale ilustrative pentru conferinte sau in situatii de criza.

Pot imbraca forme diferite, cea mai noua fiind CD-ROM-ul. In general, dosarele de presa sunt pregatite special pentru anumite evenimente sau pentru diferite categorii de public. Modalitatea de distribuire a dosarului de presa depinde de fiecare situatie. Daca jurnalistii au nevoie de dosar inainte de eveniment poate fi trimis prin posta. Poate fi distribuit in momentul in care are loc evenimentul si la locul de desfasurare.

De regula, un dosar de presa va contine:

fise cu informatii fundamentale despre organizatie (personal, rolul organizatiei etc.)

istoricul organizatiei (cand a fost fondata etc.)

informatii biografice despre persoanele importante din organizatiei (fondatori, manageri, lideri etc.) (eventual, fotografii)

backgrounder - care prezinta caracterul organizatiei si natura activitatii

publicatii seriale ale organizatiei si raportul anual, daca exista

informatii privind fapte diverse despre organizatie

elemente vizuale (ale sediului etc.)

informatii despre organizatii cu care coopereaza.

10. DISCURSUL

Discursul este un mijloc de comunicare in public, prin care vorbitorul transmite mesaje verbale si non-verbale ascultatorilor.

Discursul poate fi scris fie de persoana care il si prezinta, fie de o alta persoana, caz in care nu trebuie uitat faptul ca vorbitorul este atat canalul de comunicare, cat si mesajul, publicul reactioneaza emotional la autoritatea, cinstea, amabilitatea, carisma vorbitorului.

Pentru succesul unui discurs acesta trebuie pregatit cu minutiozitate si este deosebit de important atat limbajul folosit (comun atat ascultatorilor, cat si vorbitorului), dar si indicatiile non-verbale (miscarile corpului, gesturi, mimica, prezenta fizica a vorbitorului, manifestarea emotiilor).

Un discurs are trei parti: introducerea, cuprinsul si incheierea.

Subiectul discursului necesita o cercetare profunda, dar trebuie sa se rezume la maximum trei idei principale.

11. BULETINELE INFORMATIVE (NEWSLETTERS)

Buletinele informative sunt documente de comunicare in mod regulat cu membrii unui public special.

Un buletin informativ de succes trebuie sa indeplineasca unele conditii:

trebuie sa acopere o nevoie care nu a fost satisfacuta

trebuie sa transmita informatiile intr-un mod special, care sa atraga atentia

trebuie distribuit in mod eficient si sa ajunga regulat la publicul vizat

trebuie sa fie o publicatie seriala, cu o frecventa a aparitiei suficient de mare pentru ca materialele pe care le contine sa fie de actualitate

trebuie sa ofere publicului ceea ce acesta nu poate obtine prin alte mijloace de comunicare media.

Exista mai multe categorii: buletine informative destinate special angajatilor si membrilor, buletine informative destinate abonatilor etc.

12. BROSURI

Termenul "brosura" poate fi folosit in mai multe sensuri, in cadrul activitatii de relatii publice.

In sens restrans, prin brosura se intelege un pliant de sase pagini sau mai multe, publicat o singura data si distribuit unor categorii speciale de public, intr-un anumit scop. Brosurile nu sunt publicatii seriale ca buletinele informative.

In alte sensuri, termenul de brosura este folosit si pentru a desemna un fascicul de minim opt pagini, legat la cotor, adesea suficient de mic pentru a incapea in buzunar; fluturasi sau foi volante, manifest (cu un continut adesea politic, literar sau religios).

Indiferent de sensul dat, brosurile au cateva elemente comune:

v            formularea mesajului este speciala

v            scopurile sunt persuadarea, informarea si educarea

v            sunt publicate doar o data, chiar daca pentru unele se repeta tirajul

v            trebuie sa atraga publicul si sa ii mentina atentia

v            sunt propriul lor sistem de transmitere (de exemplu, fluturasii plasati pe parbrizele masinilor)

v            trebuie sa aiba texte clare, limpezi si sa fie atractive vizual.

Etapele realizarii unei brosuri sunt:

definirea scopului (de exemplu, brosuri informative, brosuri educative)

definirea conceptiei de realizare (presupune formularea mesajului care se doreste a fi transmis, pornind de la o idee-cheie, care este interpretata, modelata)

redactarea continutului (trebuie avute in vedere o serie de reguli: fara greseli gramaticale sau de ortografie si punctuatie; informatiile trebuie sa fie clare si concise; elementele vizuale trebuie folosite pentru a inlocui textul scris, atunci cand este posibil si nu pentru a impodobi brosura)

proiectarea brosurii, inclusiv formatul si tipul de litere folosite, a elementelor vizuale, a hartiei, a spatiului si a culorii

realizarea brosurii

distribuirea brosurii.

13. REVISTE

Revistele de relatii publice sunt publicatii periodice prin intermediul carora organizatia transmite catre public (poate fi intern sau extern) diferite informatii. Revistele permit o prezentare mai detaliata si profunda a informatiilor decat celelalte mijloace de comunicare media. Subiectele pot fi variate, dat trebuie sa atraga atentia publicului vizat, sa fie importante si oportune. La succesul unei asemenea reviste pot contribui si formatul acesteia, ilustratiile, aspectul si distribuirea adecvata.

Exista mai multe tipuri de reviste de relatii publice:

publicatii destinate angajatilor (prin intermediul lor se pot usor transmite informatii despre noua politica a firmei, noile succese ale organizatiei etc.);

publicatiile asociatilor (reprezinta un eficient mijloc de comunicare intre organizatie si membrii cotizanti, dar nu numai; de exemplu, revista "National Geographic" a National Geographic Society; "Revista de drept public" a Institutului de Stiinte Administrative "Paul Negulescu", revista "Dreptul" a Uniunii Avocatilor din Romania etc.);

publicatii comerciale si industriale (se adreseaza in primul rand persoanelor dintr-un anumit domeniu de activitate si, de obicei, nu prezinta interese pentru cineva din afara domeniului; de exemplu, o publicatie destinata crescatorilor de vite sau apicultorilor, revista "Tribuna Economica" etc.);

publicatii institutionalizate destinate publicului (prin intermediul lor organizatia ofera informatii despre produse, servicii sau promoveaza idei, scopul principal fiind fidelizarea clientelei, de exemplu, revista "Sony Stile" a concernului Sony);

14. RAPOARTELE ANUALE

Rapoartele anuale sunt instrumente de comunicare, publicatii care apar o data pe an, prin intermediul carora organizatia ofera informatii financiare si cu privire la activitatea desfasurata.

Unele organizatii sunt obligate sa elaboreze si prezinte asemenea rapoarte anuale, fie prin lege (de exemplu, Curtea de Conturi, Avocatul poporului), fie prin statutul propriu (de exemplu, in cazul unei companii). Chiar daca nu sunt obligate sa prezinte un raport anual, unele organizatii (de exemplu, diferite asociatii sau ONG-uri) aleg sa o faca. Raportul anual poate si trebuie privit si ca o importanta oportunitate de marketing si comunicare. Performantele organizatiei pot fi judecate si evaluate prin intermediul raportului anual

Un raport anual are cateva sectiuni principale:

scrisoarea directorului general (presedintelui),

partea narativa - sunt descrise actiunile organizatiei din ultimul an,

previziunile,

rezultatele financiare.

Privite de cele mai multe ori ca documente plictisitoare si prost scrise, rapoartele anuale pot fi facute atractive pentru cititor, determinandu-l pe acesta sa le citeasca in intregime, prin diferite tehnici privind continutul si redactarea lor:

o scurta "privire de ansamblu" a activitatii din anul respectiv,

un continut si o numerotare a paginilor usor de folosit,

tabele care prezinta succint cele mai importante momente financiare si operationale,

o imagine financiara de ansamblu, dar succinta, pentru cei care nu sunt experti contabili,

tabele si diagrame care sa ilustreze textul,

un glosar al termenilor tehnici si de specialitate, daca au fost folositi,

nume si adrese de contact, pentru mai multe informatii.

Stilul de redactare poate fi protocolar sau neprotocolar, in functie de tipul de organizatie de la care provine si in functie de scopul elaborarii lui. Cele mai bune rapoarte anuale sunt scrise in stilul unei reviste de specialitate (de afaceri) de buna calitate.

APLICATII

I.            Sunteti responsabil al departamentului de relatii publice al unui hotel. In urmatoarele 12 zile vor fi efectuare o serie de reamenajari in aripa mai veche a hotelului, care ar putea sa-i deranjeze pe oaspeti. Trebuie sa concepeti o scrisoarea pentru oaspetii actuali si cei viitori ai hotelului cu privire la eventualele inconveniente si in care sa explicati ca acestea vor fi mentinute la un nivel minim.

II.         Redactati o propunere de cod de comportament al universitatii, prezentand exemple de comportament dezonorant in universitate. Redactati o scrisoare explicativa adresata conducerii organizatiei studentesti atasata propuneri, scrisoare care trebuie sa incite la lectura documentului.

III.       Pregatiti un comunicat de presa pentru ziarele locale cu privire la infiintarea noii Facultati de Stiinte ale comunicarii, in cadrul Universitatii "Petru Maior" Targu Mures.

IV.       Alegeti un discurs care sa corespunda cerintelor prezentate si un alt discurs care sa nu corespunda cerintelor prezentate, evidentiind care sunt aceste lipsuri.

V.         Alegati doua tipuri diferite de brosuri: una de la o banca si cealalta de la un cabinet medical. Faceti o analiza a lor, urmarind scopul, conceptia, stilul de redactare, tipul de informatii.

VI.       Gasiti, prezentati si analizati diferitele tipuri de brosuri in posesia carora a-ti intrat recent, fiind important si modul in care vi-au fost furnizate.

VII.            Prezentati cateva buletine informative.

esecul campaniei respective.