Legalizarea semnaturilor si a sigiliilor - Darea de data certa inscrisurilor Certificarea unor fapte -. Legalizarea copiilor dupa inscrisuri si altele

Legalizarea semnaturilor si a sigiliilor - Darea de data certa inscrisurilor Certificarea unor fapte -. Legalizarea copiilor dupa inscrisuri si altele

A. Legalizarea semnaturilor si a sigiliilor.

Potrivit dispozitiilor art.89 din Legea nr.36/1995 notarul public poate legaliza semnatura partilor numai pe inscrisurile pentru care legea nu cere forma autentica. Este vorba despre acele inscrisuri autentice pentru care forma este impusa de lege ca o conditie de valabilitate a actului.

Pentru ca notarul public sa poata trece la legalizarea semnaturii, partile sunt obligate sa prezinte toate exemplarele inscrisului nesemnate.

Conform procedurii notariale generale, notarul public va identifica partile si se va convinge ca ele cunosc continutul inscrisului.

Dupa indeplinirea acestei operatiuni, notarul public le cere partilor sa semneze in fata sa toate exemplarele inscrisului.

In incheierea notariala se va arata ca au fost indeplinite conditiile esentiale ale legalizarii de semnatura, asa cum dispune art.49 lit.g din Legea nr.36/1995. Totodata incheierea trebuie sa cuprinda si urmatoarele mentiuni:

a) data (anul, luna, ziua);

b) numele partii si faptul prezentarii ei in persoana;

c) constatarea subscrierii in fata notarului public a tuturor exemplarelor inscrisului.

Trebuie sa mentionam faptul ca legea distinge intre legalizarea semnaturii si legalizarea specimenului de semnatura.

La legalizarea semnaturii se are in vedere legalizarea acesteia numai pe inscrisurile ce se incheie in forma autentica (pentru care legea cere aceasta forma ca o conditie de valabilitate a actului). Semnarea tuturor exemplarelor inscrisului are loc numai in fata notarului.

In ceea ce priveste legalizarea specimenului de semnatura, aceasta are loc la cererea partii (persoanei). Pentru acest lucru persoana trebuie sa se prezinte personal la sediul biroului notarial si va semna in fata notarului public. Deci, practic in acest caz se legalizeaza specimenul de semnatura, fara alte conditii.

In conformitate cu prevederile art.89 alin.6 din Legea nr.36/1995, este reglementata in mod distinct legalizarea sigiliului. In baza acestui text de lege partea interesata trebuie sa prezinte notarului public sigiliul a carei legalizare o cere. Dupa verificarea sigiliului de catre notarul public, acesta va intocmi o incheiere de legalizare. Desi legea nu prevede expres cuprinsul incheierii pentru legalizarea specimenului de semnatura si a sigiliului, dupa parerea noastra aceasta ar trebui sa cuprinda elementele unei incheieri notariale (art.49 lit.g), cu urmatoarele mentiuni:

- data (ziua, luna, anul);

- numele partii si faptul prezentarii sigiliului pentru legalizare;

- faptul verificarii sigiliului de catre notarul public, si descrierea acestuia cu exactitate.

B. Darea de data certa inscrisurilor.

Notarul public poate sa dea data certa inscrisurilor in numarul de exemplare cerut de partea interesata (art.90 alin.1 din Legea nr.36/1995). Inscrisurile pentru care orice persoana poate solicita notarului public darea de data certa, sunt diverse, in functie si de interesele urmarite de aceasta.

In incheiere notarul public trebuie sa precizeze ca sunt indeplinite conditiile esentiale pentru darea de data certa (in sensul art.49 lit. g din Legea nr.36/1995), prin urmatoarele mentiuni:

a) data (anul, luna, ziua);

b) starea in care se afla inscrisul.

Inscrierea unor astfel de mentiuni este cat se poate de justificativa (mai ales ca in situatii diverse poate constitui un instrument probator de importanta deosebita pentru parte, iar consemnarea starii materiale a inscrisului poate duce la lamurirea unor fapte legate de deteriorarea, distrugerea in tot sau parte a inscrisului, locul prezntarii, etc.).

C. Certificarea unor fapte.

Potrivit art.91 alin.1 din Legea nr.36/1995, notarul public poate certifica unele fapte pe care le constata personal. Astfel, notarul public are posibilitatea certificarii urmatoarelor fapte prevazute expres de textul legii:

a) faptul ca o persoana se afla in viata;

b) faptul ca o persoana se afla intr-un loc anumit;

c) faptul ca persoana din fotografie este aceeasi cu persoana care cere certificarea;

d) faptul ca o persoana, ca urmare a unei somatii sau notificari s-a prezentat, sau nu intr-o anumita zi si la o anumita ora la sediul biroului notarial si declaratia acesteia.

De asemenea, in incheiere se va mentiona si ora constatarii si fapta care se certifica.

In Capitolul V, Sectiunea IV “Alte proceduri notariale” la litera C “Certificarea unor fapte”, art.92 prevede si certificarea proceselor verbale si a hotararilor adunarilor generale ale actionarilor sau asociatilor societatilor comerciale.

Astfel, la cerere, notarul public poate certifica asemenea acte printr-o incheiere notariala. Aceasta incheiere trebuie sa cuprinda mentiuni cu privire la:

- data si locul adunarii;

- faptul semnarii procesului verbal sau a hotararii de catre presedintele adunarii generale sau de catre toti participantii.

Daca presedintele sau o parte a participantilor la adunarea generala formuleaza cererea si in sensul identificarii participantilor la adunarea generala, notarul public poate stabili identitatea acestora, facand despre aceasta, mentiune in incheierea notariala.

Acordarea unei atentii sporite de catre legiuitor pentru legalizarea unor astfel de “inscrisuri” se justifica, mai ales, ca material probator in litigiile cu caracter patrimonial.

D. Legalizarea copiilor dupa inscrisuri.

O activitate notariala importanta o reprezinta eliberarea copiilor legalizate dupa inscrisurile originale prezentate de parti. Notarul public poate elibera asemenea copii numai dupa confruntarea lor cu originalul.

Incheierea de legalizare trebuie sa faca mentiunea ca s-au indeplinit conditiile esentiale ale legalizarii copiei (in sensul art.49 lit.g). Aceasta mentiune se refera la:

a) atestarea conformitatii copiei cu inscrisul prezentat;

b) starea in care se afla inscrisul;

c) semnatura secretarului care a facut colationarea.

In cazul legalizarii unui inscris sub semnatura privata sau din arhiva biroului notarial, in incheiere se va face o mentiune expresa despre aceasta.

Daca pentru confruntarea copiei cu originalul inscrisului prezentat se cere o pregatire de specialitate, copia se va elibera numai pe baza unei confirmari efectuate de catre un expert desemnat de notar, in conditiile prevazute de lege. In acest caz incheierea de legalizare se va semna atat de notarul public cat si de expertul desemnat de acesta.

In ceea ce priveste eliberarea de copii legalizate de pe actele autentificate care se gasesc in arhiva biroului notarial, aceasta se poate face numai partilor, succesorilor si reprezentantilor lor, si respectiv celor ce justifica un drept sau interes legitim (art.93 alin.5 din Legea nr.36/1995).

E. Efectuarea si legalizarea traducerilor.

Efectuarea traducerilor se poate efectua de catre notarul public autorizat in acest scop si respectiv de un traducator atestat potrivit legii. Cel ce a efectuat traducerea va semna formula de certificare a acesteia, iar notarul va legaliza semnatura traducatorului (in cazul in care traducerea nu se face de notarul public autorizat).

De asemenea, legalizarea semnaturii traducatorului se poate face si dupa specimenul de semnatura depus la biroul notarului public. In cazul in care inscrisul se traduce in limba romana dintr-o limba straina sau dintr-o limba straina in alta limba straina notarul public certifica traducerea si legalizarea semnaturii traducatorului. Certificarea si legalizarea semnaturii se vor face si in limba straina in care se face traducerea.

F. Primirea in depozit de inscrisuri si documente.

Notarul public potrivit atributiilor sale poate primi in depozit inscrisuri si documente. La primirea in depozit a acestora va intocmi o incheiere in care se va mentiona ca s-au indeplinit conditiile esentiale ale primirii in depozit (in sensul cerut de art.49 lit.g din Legea nr.36/1995). Iata, mentiunile speciale pe care trebuie sa le cuprinda o astfel de incheiere:

a) data depunerii inscrisului in depozit (anul, luna, ziua), iar la cererea partii se va consemna si ora;

b) identificarea inscrisurilor predate, aratandu-se toate datele necesare in acest scop;

c) numele deponentului si al persoanei careia trebuie sa i se elibereze inscrisurile;

d) termenul de pastrare (art.95 din Legea nr.36/1995).

G. Eliberarea de duplicate ale inscrisurilor notariale.

In cazul pierderii, deteriorarii sau distrugerii unui act original detinut de parte, aceasta poate la cerere solicita un duplicat de pe originalul actului care se afla in arhiva biroului notarial. Pentru solutionarea unei asemenea cereri, notarul public va trebui sa citeze toate partile sau dupa caz, pe toti succesorii acestora.

In textul duplicatului se reproduce cuvant cu cuvant atat cuprinsul inscrisului, cat si cel al incheierii prin care s-a incuviintat intocmirea inscrisului original. De asemenea, in locul semnaturii originale se mentioneaza numele de familie si prenumele fiecarui semnatar.

Potrivit art.97 alin.3 din Legea nr.36/1995, duplicatul are aceeasi forta probanta ca si inscrisul original.

Eliberarea duplicatelor de pe actele emise de fostele notariate de stat sau alte organe cu activitate notariala cade in sarcina acelei institutii care a preluat arhiva acestora.

H. Reconstituirea actelor originale.

Exista situatii in care un act dispare si nemaifiind posibilitatea eliberarii unui duplicat de pe vreun original se va proceda la reconstituirea acelui act. Asadar, pentru reconstituirea actelor se cer urmatoarele conditii:

a) actul notarial sa fie disparut;

b) sa nu mai existe nici un exemplar original, dupa care sa poata fi eliberat un duplicat;

c) sa se depuna la biroul notarial o cerere de reconstituire;

d) partile sa fie de acord cu reconstituirea acelui act.

Din punct de vedere procedural, mentionam ca reconstituirea se face la biroul notarial public unde s-a intocmit actul. Este obligatorie citarea partilor sau a succesorilor acestora, dupa caz.

In situatia in care actul disparut a fost intocmit de alte organe cu activitate notariala, reconstituirea se face de judecatoria in raza careia si-a avut sau isi are sediul organul care a intocmit actul, in conditiile pe care le-am amintit mai sus.

In acest din urma caz, sunt aplicabile si prevederile art.583-585 din Codul de procedura civila referitoare la refacerea inscrisurilor si a hotararilor disparute.

I. Actele de protest al cambiilor, cecurilor si altor titluri de ordin.

Legea nr.36/1995 nu se refera la procedura notariala cu privire la actele de protest al cambiilor, cecurilor si a altor titluri de ordin. Cu toate acestea art.97 din lege prevede ca intocmirea unor asemenea acte se face in conditiile stabilite prin legile speciale (Legea asupra cambiei si biletului la ordin, Legea asupra cecului, etc).

Controlul asupra activitatii notariale

A. Controlul judecatoresc asupra actelor si activitatiilor notariale

Controlul asupra activitatii notariale se exercita in conditiile prevazute de art.99-101 din Legea nr.36/1995.

Actele notariale sunt supuse controlului judecatoresc conform dispozitiilor cuprinse in art.100 din Legea nr.36/1995. Astfel, potrivit acestui text legal, actele notariale pot fi atacate de parti sau de orice persoana interesata pe calea actiunii in anulare la instanta judecatoreasca in conformitate cu prevederile Codului de procedura civila.

Competenta apartine judecatoriei din circumscriptia teritoriala in care asi are sediul biroul notarial care a emis actul respectiv.

Actiunea in anulare se exercita de catre parti sau orice persoana interesata, in scopul anularii certificatului de mostenitor sau a altor acte notariale, de regula cele autentice.

Judecatoria competenta solutioneaza actiunea in anulare, cu citarea partilor si cu respectarea tuturor normelor procedurale civile. Actul notarial, pana la anularea sa prin hotarare judecatoreasca, produce efecte juridice depline, socotindu-se ca fiind valabil indeplinit (art.111 din Regulamentul de aplicare a Legii nr.36/1995).

In cazul anularii actului notarial acesta va fi lipsit total sau partial de eficacitate juridica. De pilda, in cazul anularii certificatului de mostenitor, notarul public va trebui sa elibereze un nou certificat, pe baza hotararii judecatoresti definitive si irevocabile, in conditiile art.88 alin.2 din Legea nr.36/1995.

Controlul judecatoresc asupra activitatii notariale se poate exercita si pe calea plangerii impotriva incheierii de respingere a cererii de indeplinire a unui act notarial. Astfel, partea nemultumita, introduce plangerea la judecatoria din circumscriptia careia isi are sediul biroul notarial care a refuzat indeplinirea actului, in termen de 10 zile de la data luarii la cunostinta a refuzului.

Plangerea se depune la biroul notarului public care a refuzat cererea, care are obligatia de a o inainta impreuna cu dosarul cauzei, de indata, instantei competente.

Judecarea plangerii se face cu citarea tuturor partilor interesate in cauza. Daca instanta admite plangerea formulata, va trebui sa indice in hotarare modul in care trebuie intocmit actul (art.100 alin.4 din Legea nr.36/1995).

Hotararea judecatoreasca ramasa definitiva si irevocabila este obligatorie pentru notarul public, care trebuie sa se conformeze dispozitivului acesteia.

B. Controlul profesional administrativ.

Pe langa controlul judecatoresc exercitat asupra actelor notariale, Legea nr.36/1995 prin art.99 alin.1 prevede ca: “Activitatea notarilor publici este supusa controlului profesional administrativ, in conditiile prezentei legi”.

Astfel, potrivit prevederilor art.101 din Legea nr.36/1995, controlul profesional administrativ se exercita de catre Uniunea Nationala a Notarilor Publici, prin Consiliul de Conducere.

Acest control are in vedere urmatoarele:

a) organizarea Camerei Notarilor Publici si a birourilor notarilor publici;

b) calitatea actelor si lucrarilor incheiate de notarii publici.

Controlul privind calitatea actelor si lucrarilor incheiate poate fi exercitat de catre Colegiul Director al Camerei Notarilor Publici daca a fost special delegat de Consiliul Uniunii, dar numai in circumscriptia sa teritoriala. De asemenea, in cadrul atributiilor care ii revin, ministrul justitiei poate ordona un control asupra activitatii notarilor publici prin inspectorii generali de specialitate (art.101 alin.2 din Legea nr.36/1995).