Analiza siarea posturilor

ANALIZA SI PROIECTAREA POSTURILOR

1.1. DEFINIREA, COMPARTIMENTELE SI VARIABILELE POSTULUI

Analiza, proiectarea sau reproiecatrea posturilor reprezinta unele dintre cele mai importante si, totodata, deosebit de complexe activitati ale managementului resurselor umane. Aplicarea principiului "omul potrivit la locul potrivit" presupune, in primul rand, cunoastesea cerintelor sau exigentelor fiecarui post, pentru ca acesta, la randul sau, sa poata fi comparat cu posibilitatile, capacitatile sau trasaturile oamenilor.

Trebuie sa verifice periodic si sistematic ceea ce cunoaste despre posturi si despre oamenii care le ocupa.

Acivitatile de analiza si proiecatre a posturilor trebuie realizate cu multa grija si profesionalism deoarece de rezultatele obtinute depinde, in primul rand, evaluarea corespunzatoare a performantelor organizationale in general si a celor individuale in special.

De asemenea, fara o cunoastere cat mai exacta a cerintelor sau exigentelor fiecarui post, nu pot fi dezvoltate eficient nici celelalte activitati din domeniul managementului resurselor umane.

Practica manageriala in domeniul resurselor umane dovedeste ca posturile sunt, relativ frecvent, subiect de discutie sau conversatie, ca, de exemplu:

"Incerc sa obtin un post "

« Am fost promovat sa am postul post nou »

« Mi-ar placea sa am postul colegului meu ».

De asemenea, se poate constata ca posturile sunt deosebit de importante atat pentru indivizi cat si pentru organizatie.

Pentru indivizi, posturile permit determinarea statutului acestora, a standardului de viata sau a experientei lor profesionale pot aduce venituri sau chiar au sensul unor valori, ca, de exemplu: sentimentul realizarii, respectul de sine, autoaprecierea, stima, dorinta de siguranta.

Pentru organizatie, posturile sunt elemente fundamentale ale acesteia, reprezentand principalele instrumente pentru repartizarea sarcinilor, obligatiilor si rolurilor care revin diverselor categorii de personal. Posturile sunt componente primare ale structurii organizatorice, iar atentia sporita care li se acorda se explica prin multiplele implicatii pe care le au, in primul rand asupra realizarii obiectivelor organizationale. Din acest punct de vedere, fiecare organizatie trebuie sa ofere angajatilor sai posturi cat mai adecvate si sa se asigure ca posturile respective sunt astefel definite sau proiectate, incat permit indeplinirea obiectivelor stabilite.

In ultimul timp, se constata o serie de elemente noi in ceea ce priveste definirea sau proiectarea intr-o viziune mai dinamica si participativa a posturilor, in care elementul uman si factorul timp sa fie luate in considerare intr-o masura mult mai mare.

Se impune definirea sau proiectarea posturilor in stransa corelare cu trasaturile sau particularitatile personalului folosit urmarindu-se in permanenta realizarea in conditii de eficacitate si eficienta sporita a obiectivelor avute in vedere. Aceasta cu atat mai mult cu cat, in conceptia moderna, postul este tratat nu numai ca o subdiviziune organizatoric, dar si ca o componenta a evolutiei profesionale a fiecarui angajat sau a dezvoltarii acestuia. In acelasi timp, este avansata tot mai mult, ideea ca postul detinut se afla in stransa legatura cu rolul pe care ocupantul acestuia trebuie sa-l exercite in cadrul postului respectiv.

Din aceasta perspectiva, teoria si practica managementului resurselor umane trebuie sa dea raspunsuri corespunzatoare numeroaselor intrebarii care au aparut si continua sa apara, ca, de exemplu:

"Care este ratiunea ce justifica existenta unui post ?"

'Cine decide cate posturi sunt necesare ?'

"Cine descrie continutul fiecarui post?"

"Ce sarcini-cheie trebuie sa fie evidentiate sau efectuate?"

"Cum ar trebui grupate sarcinile pentru proiecatrea unui post?"

"Ce resurse detine sau impune postul?"

« Care sunt calificarile formale minime si experienta necesara pentru fiecare post ?"

"Cat de multa autoritate este conferita sau trebuie atribuita postului?"

"Care este valoarea fiecarui post?"

"Ce rezultate finale sunt asteptate de la post?"

Desi raspunsul la intrebarile prezentate nu este simplu, aceasta depinde in genral de atitudinea managementului fata de problematica respectiva.

De asemenea, multe posturi sunt create sau repartizate fara a exista o baza reala, deoarece modul in care este perceputa necesitatea crearii unui anumit post sau propria noastra parere in legatura cu aceasta problema are, uneori, o influienta semnificativa.

In ceea ce priveste terminologia folosita, termenul de "munca" a fost considerat prea general, fiind operationalizat prin introducerea mai multor termeni sau notiuni, ceea ce a fcut ca denumirea de "post" sa aiba, uneori, in limbajul curent, diferite intelesuri, in functie de cum, cand si de cine este folosita. De exemplu, sunt situatii in care in loc de folosirea termenului de « post » se folosesc intr-un sens echivalent denumirile de « sarcina », « functie », « pozitie », « rol », « indatorire », « slujba », « misiune », sau chiar « job », cu toate ca, din punct de vedere al continutului, exista diferente evidente intre acestea.

In literatura de specialitate din tara noastra, postul este definit prin ansamblul obiectivelor, sarcinilor, autoritatii si responsabilitatilor care spre exercitare, in mod permanent, unei persoane din cadrul organizatiei.

Prin urmare, postul reprezinta adaptarea unei functii la particularitatile fiecarui loc de munca si la caracteristicile titularului care il ocupa, deoarece functia constituie factorul de generalizare a unor posturi asemanatoare si are in vedere aceleasi caracteristici principale referitoare la obiective, sarcini, autoritate si responsabilitate.

Din definitia prezentata rezulta ca postul presupune urmatoarele componente:

obiectivele

sarcinile

autoritatea

responsabilitatile

Obiectivele postului reprezinta definirea calitativa si cantitativa a scopurilor avute in vedere la cearea sa; justifica ratiunea infiintarii si functionarii lui; se regasesc in obiectivele firmei ca obiective individuale, iar, pentru a fi realizate, titularului postului ii sunt conferite sarcini, autoritate si responsabilitate; prin obiectivele postului se inteleg si perspectivele sale de evolutie.

Realizarea obiectivelor se efectueaza prin intermediul sarcinilor.

Sarcina este o componenta a atributiei, cea mai mica unitate de munca fixata unui executant, care reprezinta o actiune clar formulata, orientata spre realizarea unui obiectiv precis; deci sarcina reprezinta elementul concret de actiune in cadrul atributiei, aceasta din urma cuprinzand ansamblul de sarcini identice necesare realizarii unei parti dintr-o activitate.

Atributia, la randul sau, incumba o anumita responsabilitate privind indeplinirea sarcinilor la termen si la un anumit nivel calitativ, si reclama autoritate si competente adecvate(cunostinte, experiente).

Autoritatea este o alta componenta a postului, care exprima limitele in cadrul carora titularul postului are dreptul de a actiona pentru realizarea obiectivelor individuale si exercitarii atributiilor.

Deci, autoritatea reprezinta puterea oficializata prin care se confera titularului postului dreptul de a dispune executarea unor sarcini, de a intreprinde o actiune sau de a produce o anumita schimbare in comportamentul individual si organizational. In acelasi timp, titularul postului trebuie sa dispuna si de competenta sau autoritatea profesionala, exprimata de nivelul de pregatire si experienta de care dispune o persoana si prin care dobandete recunoasterea meritelor si a contribuiei personale la realizarea obiectivelor.

1.2. DEFINIREA ANALIZEI POSTURILOR

Analiza posturilor este una dintre cele mai importante activitatii ale mnagementului resurselor umane si se refera la continutul si cerintele posturilor, si nu la analiza persoanelor care le ocupa.

Analiza posturilor implica studiul formal al posturilor si furnizeaza raspunsuri la numeroase intrebari, ca de exemplu:

"Care sunt sarcinile si responsabilitatile posturilor?"

"In ce fel sunt considerate si grupate sarcinile unui post?"

"Cum trebuie definit si proiectat un post pentru a spori motivarea si performanta detinatorului acestuia?"

"Ce fel de comportamente necesita postul?"

"Care sunt cerintele fizice, mentale sau emotionale ale postului?"

"Ce fel de persoana (trasaturi si experienta) este cea mai potrivita pentru post?"

"Care sunt conditiile de munca sau cerintele de siguranta si sanatate?"

Analiza posturilor constituie, totodata, o componenta de baza a activitatilor din domeniul resurselor umane, deoarece cele mai multe dintre acestea sunt dependente, intr-o anumita masura, de analiza sistematica a posturilor.

Prin uramre, posturile trebuie sa fie analizate cu mult inainte ca alte activitati din domeniul resurselor umane sa se desfasoare. De expmplu, in general este destul de greu sa se realizeze o recrutare de personal sau sa se proiecteze un sitem de salarizare adecvat fara o analiza cat mai completa si complexa a posturilor sau fara o descriere cat mai clara, mai concisa si mai realista a acestora.

Avand in vedere importanta analizei postuilor pentu marea majoitate a activutatilor de personal, responsabilitatea analizei posturilor revine, in primul rand, compartimentului de resurse umane, totodata sunt implicati managerii celorlalte compartimente, deoarece, in multe situatii acestia recunosc necesitatea analizei posturilor pe baza careia se desfasoara celelalte activitati din domeniul resurselor umane. In organizatiile mici, analiza posturilor se efectueaza sumar de catre patron sau de catre un colaborator al acestuia, deoarece de cele mai multe ori, organizatiile respective nu au un compartiment de resurse umane.

In ceea ce priveste definirea analizei posturilor, in literatura de specialitate exista un numar relativ mare de definitii. Diferentele dintre definitiile respective, dincolo de aspectul stiintific, ascund aspecte formale, respectiv de formulare mai sintetica sau mai detaliata, ca, de exemplu:

• obtinerea inforrmatiilor privind postul,
• procesul sistematic de obtinere si organizare a informatiilor corecte si complete referitoare la posturi si necesare elaborarii deciziilor manageriale;
• include colectarea, sistematizarea si examinarea informatiilor cu privire la ceea ce fac oamanii intr-un animit post;
• procesul de obtinere si oraganizare a informatiilor legate de natura unui post, de sarcinile acestuia, precum si de cunostintele, abilitatile si responsabilitatile necesare detinerii postului;
• procesul de cautare a informatiilor despre post,ceea ce presupune culegerea informatiilor referitoare la atributii, responsabilitati, conditii de lucru;
• procesul prin care se pot determina natura si obligatiile posturiloe, si tipuri de oameni (clarificari si experiente) care ar trebui angajati in aceste posturi

1.3. DESCRIEREA POSTURILOR SI SPECIFICATIILE POSTURILOR

Analiza posturilor presupune nu numai desfasurarea procesului propriu-zis de analiza, ci si prezentarea rezultatelor sale de baza sub forma descrierii postului si specificatiei postului.

De aceea unii autori subliniaza faptul ca descrierea postului si specificatia postului alcatuiesc analiza postului.

• Descrierea postului

Descrierea postului consta in prezentarea tuturor aspectelor importante ale postului sau prezentarea functiilor postului.

Descrierea postului este rezultatul abordarii analizei postului orientata spre descriuerea sarcinilor sau activitatiilor care trebuie indeplinite si trebuie sa ofere un raspuns cat mai adecvat la urmatoarea intrebare:

"Va intelege noul angajat postul daca citeste sau studiaza descrierea postului?"

Prin urmare, unul dintre obiectivele descrierii postului este acela de a da posibilitatea detinatorului postului, de a intelege si a de a sti ceea ce trebuie facut, pentru ce si cum trebuie facut. Aceasta cu atat mai mult cu cat descrierea postului este intocmita, uneori, chiar inainte ca un post sa fi fost creat.

Descrierea postului poate fi mai complexa sau mai simpla si poate lua diferite forme, in functie de natura postului. De exemplu, pentru muncitorii porductivi descrierea postului poate cuprinde numai un singur paragraf sau o pagina, in timp ce pentru specialisti sau managereri descrierea postului se poate desfasura pe mai multe pagini. De asemenea, in cazul posturilor inferioare, de rutina, descrierea postului se realizeaza relativ usor, cu accent pe sarcinile care trebuie indeplinite, in timp ce, in cazul posturilor manageriale, descrierea postului are in vedere, in special, rezultatele care trebuie obtinute.

Astfel, cu cat un post se afla la un nivel ierarhic mai inalt, cu atata este mai dificila descrierea cat mai precisa a continutului postului repspectiv, iar ocupantul acestuia are mai multe posibilitati de a incerca sa se eschoiveze de la indatoririle sau responsabilitatile sale.

Deoarece, oricum s-ar elabora, continutul unei descrieri de post se preteaza la interpretari, cu cat descrierea postului va fi redactata mai clar si mai porecis cu atata va fi mai usor de inteles si de respectat.

De asemenea, unele organizatii elaboreaza descrierile de post intr-un mod foarte restrictiv, stabilind, in cele din urma, cerinte destul de severe, in timp ce alte organizatii nu prezinta angajatiilor descrieriile posturilor, deoarece exista teama ca acestia sa refuse eventualele sarcini suplimentare care pot sa apara si nu sunt cuprinse in descrierea postului.

Indiferent de forma, descrierea postului trebuie sa ofereo imagine cat mai cuprinzatoare, completa si complexa a postului si a cerintelor sale. Totodata decrierea postului trebuie sa fie suficient de flexibila pentru a nu limita in mod arbitrar capacitatile angajatului sau dezvoltarea acetuia.

In general, descrierea postului trebuie astfel elaborata, incat sa acopere urmatoarele elemente ale postului:

• Denumirea postului;
• Obiectivele postului
• Nivelul ierarhic;
• Superiorul direct;
• Relatiile organizatorice;
• Sarcinile-cheie;
• Autoritatea acordata si limitele de competenta;
• Resursele disponibile;
• Principalele cerinte

Descrierea postului este, in cele din urma, reflectata intr-un document operational sau instrument de lucru, citat frecvent in literatura de spceialitate cu denumirea de fisa postului.

Specificatia postului

Specificatia postului explima indemanarile specifice, cunostintele, abilitatile si alte caracteristici fizice si personale care sunt necesare pentru indeplinirea unei lucrari.

Specificatia postului pune accentul si contine o descriere sumara a cerintelor umane ale postului sau a cunostintelor, aptitudinilor si calitatilor ce trebuie indeplinite de persoana care detine sau urmeaza sa ocupe un anumit post. De aceea, specficatia postului isi porpune sa raspunda la urmatoarea intrebare:

"Ce trasaturi sau caracteristici umane si experienta sunt necesare pentru a corespunde cat ai bine unui anumit post?"

Raspunsul la o asemenea intrebare nu este simplu, cu atat mai mult cu cat redactarea unei specificatii de post corspunzatoare nu este deloc o sarcina usaoara.

Cu toate ca specificatia postului deriva, dupa cum s-a mai mentionat, din analiza postului, fiind un rezultat de baza al acesteia, dupa opinia unor specialisti in domeniu, in elaborarea specificatiei postului exista unele riscuri, ca de exemplu:

• Tentaia de a ne baza prea mult descrierea pe calitatile ocupantului anterior, ale persoanei care a detinut anterior postul. Daca persoana respectiva a fost deosebita, riscam sa cautam o persoana identica acesteia. Daca persoana a constituit un esec, suntem tentati sa angajam o persoana complet opusa. Practica manageriala in domeniul resurselor umane dovedeste ca trebuie evitate, pe cat posibil, aceste doua atitudinti extreme, deoarece fiecare om este unic, iar persoanele care pot ocupa cu succes un anumit post sunt si ele diferite;
• Tentatia de a ne baza descrierea cerintelor ce trebuie indeplinite pe calitatile persoanei care urmeaza sa ocupa un anumit post si nu pe calitatile reale sau necesare ce trebuie indeplinite pentru realizarea sarcinilor avute in vedere;
• Specificatia excesiva in descrirea persoanei pe care o cautam, ceea ce va duce la diminuarea sanselor de a ne gasi o asemena persoana.
• Tendinta de a exagera nivelul cerintelor care trebuie indeplinite de persoana care urmreaza sa ocupe un anumit post, pentru ca in felul acesta sa se mareasca valoarea realativa a postulu;
• Foloseirea unor fraze vagi, fara sens, in radactarea profilurilor personale sau ale unor calificative fara valoare, ca de exemple: "entuziast", "cu aptitudini de comunicare", "bine motivat", "excelent coleg". Chiar daca in general aceste trasturi sunt acceptate, orice candidat ne va putea convinge ca i se potrivesc.
• Introducerea in descrierea cerintelor sau a profilurilor personale a unor criterii nejustificat de restrictive. De exemplu, multi oameni considera limitarile de varsta tot o forma de discriminare ca acelea legate de sex sau rasa. Restrictile arbitrare referitoare la experienta sunt la fel de nejustificate; experienta este mai degraba calitativa decat cantitativa..