OPERATIUNILE DE SECRETARIAT

a). Notiunea de document. Prin notiunea de "document" in sens strict, se intelege orice suport de informatii: acte, manuscrise, harti, fotografii, filme, planuri, inregistrari video, inregistrari fonice, stampile si orice alt obiect purtator de informatii. Documentul, in sens larg, defineste un obiect care cuprinde elemente ale cunoasterii, care poate fi identificat, conservat, consultat si transmis, fara ca prin aceste operatii sa fie alterate elementele cognitive pe care le contine.

Documentele pot fi clasificate dupa criterii diferite: dupa continut : economice, administrative, de stare civila, etc., dupa intinderea efectelor juridice: actele normative, care contin norme general obligatorii pentru toti, sau individuale care se refera la o singura persoana; dupa data emiterii sau adoptarii lor; dupa alfabet, sau limba.

b).  Inregistrarea documentelor. Autoritatile si institutiile administratiei publice au obligatia, stabilita prin lege, de a inregistra toate documentele primite sau emise, ori adoptate. Inregistrarea documentelor este obligatorie din urmatoarele considerente:

- ad validitatem; acest lucru inseamna ca un document este considerat valid numai daca el a fost inregistrat, pentru ca inregistrarea dovedeste ca acel document exista, ori a existat.

- ad probationem; acest lucru inseamna ca un document care a fost inregistrat poate face proba drepturilor si a obligatiilor care se nasc, se modifica, ori se sting, ca urmare a inregistrarii.

- ad prioriti; odata inregistrat un document devine opozabil tertilor, adica are intaietate cel care a depus primul documentul. Ex. Inregistrarea unei inventii sau inovatii la Oficiul de Stat pentru Inventii si Marci.

Inregistrarea documentelor trimise autoritatilor publice, sau a actelor emise de acestea se inregistreaza la Registratura generala; celelalte documente pot fi inregistrate direct la departamentele sau directiile la care au fost trimise.

- Actele de stare civila se inregistreaza totdeauna si obligatoriu in registre speciale.

- Petitiile, reclamatiile, sesizarile etc.,se inscriu in registre special constituite in acest scop.

Atunci cand datele de identificare ale unei persoane sunt inscrise numai pe plic, acesta se va anexa scrisorii. Pe documentul primit se aplica in coltul din dreapta sus stampila de inregistrare cu denumirea institutiei, data si numarul sub care a fost inregistrat actul. Persoanei care a depus actul i se inmaneaza o dovada care contine aceleasi elemente. Documentele se inscriu in Registrul de intrare-iesire, in ordine cronologica, incepand cu numarul unu din 1 ianuarie si terminand cu 31 decembrie din acelasi an calendaristic. In registru se completeaza toate rubricile si coloanele. Pe coperta fiecarui registru se trece denumirea institutiei, numarul volumului, numerele extreme de inregistrare (de la 1 .la n) si datele calendaristice.

c). Predarea documentelor. Predarea documentelor la compartimentele din structura unei autoritati publice se face pe baza unei condici de evidenta, in care se mentioneaza numarul actului, data si semnatura de primire. In condici nu sunt permise stersaturi sau radieri; datele se pot corecta insa printr-o linie orizontala peste ceea ce s-a gresit si efectuarea unei noi inscrieri. Daca se impune avizul mai multor compartimente pe acelasi act, acesta se trimite la fiecare compartiment prin condica de evidenta. Daca pentru aceeasi problema se primesc mai multe acte provenind de la aceeasi persoana, rezolvarea se poate face pe oricare din ele,  cu conditia de a face mentiune pe celalate ca problema s-a solutionat la numarul (n1nX) Actele pierdute pot fi reconstituite si vor fi certificate de secretarul consiliului local ori judetean si vor avea acelasi numar de inregistrare ca actul pierdut.

d). Publicitatea  documentelor. Documentele rezolvate se predau la registratura spre a fi comunicate persoanelor fizice si juridice interesate.

in cazul actelor normative, este obligatorie publicarea lor in Monitorul Oficial al Romaniei (cele de interes national) sau in Buletinul oficial (in cazul celor de interes local).

● in cazul actelor cu caracter individual comunicarea se face prin posta sau direct petitionarului sub semnatura de primire. O copie de pe actul expediat se inapoiaza, cu numarul de iesire, catre compartimentului care a avut competenta solutionarii.

e). Constituirea arhivei curente. Fiecare compartiment (directie, serviciu, birou) are obligatia in domeniul sau de activitate sa isi constituie arhiva proprie pe baza a doua instrumente de lucru:

A - Indicatorul termenelor de pastrare stabileste in mod unitar termenele de pastrare pentru toate grupele de documente administrative, precum si a materialelor preconstituite: registre, condici, cartoteci etc. Grupele de documente sunt inscrise in nomenclator pe capitole (in functie de activitatea specifica) pe subcapitole si subdiviziuni. In dreptul fiecarei grupe se specifica termenul de pastrare cu cifre arabe, care reprezinta numarul anilor de pastrare. Pentru autoritatile publice si serviciile din subordine care desfasoara acelasi tip de activitate se intocmeste un singur indicator de termene. In celelalte cazuri se intocmesc indicatoare diferite.

B- Nomenclatorul dosarelor Acest nomenclator cuprinde, pe compartimente, toate categoriile de documente care trebuie pastrate conform indicatorului termenelor: prima rubrica mentioneaza denumirea directiei; a doua rubrica mentioneaza compartimentele din cadrul directiei; a treia rubrica are mentionate cu cifre arabe denumirea documentelor si continutul pe scurt: ex. autorizatii; bilanturi;  cadastre; donatii; in rubrica a patra este prevazut termenul de pastrare; rubrica a cincea este destinata observatiilor.

f). Perfectarea dosarelor. Dupa solutionarea dosarelor acestea sunt perfectate, ceea ce inseamna numerotarea filelor, coaserea dosarelor, certificarea datelor si mentionarea numarului de file pe care le contine. Dosarele nu trebuie sa contina mai mult de 300 file. Pe prima coperta se inscrie denumirea institutiei, a directiei, indicativul conform nomenclatorului, numarul de file, numarul volumului si termenul de pastrare. La sfarsitul fiecarui an celendaristic se face inventarierea dosarelor. Acestea se predau la arhiva generala pe baza de inventar. Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face in cazurile in care: Au fost selectionate; Au fost distruse; S-a constatat lipsa lor din arhiva; Au fost predarte la alta arhiva.

g). Selectionarea. Selectionarea defineste procedura de alegere a documentelor care trebuie pastrate din totalitatea documentelor arhivate. Prin selectionare se au in vedere documentele cu termen de pastrare permanenta, care trebuie predate Arhivelor Statului, precum si eliminarea documentelor care nu mai prezinta importanta dupa ce a expirat termenul de pastrare. Selectionarea se face de catre o comisie de selectionare numita de autoritatea administratiei publice la care se constituie arhiva.Documentele secrete de stat se inventariaza, se selectioneaza si se predau in conformitate cu legea speciala privind documentele clasificate. Sigiliile si stampilele se iau in evidenta intr-un registru separat, in care se aplica si amprenta lor in tus.

h). Pastrarea documentelor. Autoritatile si institutiile publice care constituie arhiva au obligatia de a asigura spatii corepunzatore pentru pastrarea documentelor in conditii optime. La implinirea termenului de pastrare autoritatile administratiei publice trebuie sa predea documentele la Arhivele Nationale.

i). Documentarea administrativa. Conceptul de documentare administrativa se refera la posibilitatea de a studia documentele aflate in posesia administratiei publice, fie din arhiva curenta, fie din arhiva generala. Scopul documentarii administrative este cunoasterea actelor si faptele anterioare pentru elaborarea unei decizii ulterioare.

Documentarea administrativa are o tripla semnificatie:

- ca volum de documente existent la un moment dat in administratia publica;

- ca actiune de informare, de studiu, a documentelor;

- ca disciplina a stiintei administratiei.

Emiterea unui act normativ presupune cunoasterea celorlalte acte din domeniul respectiv pentru a se elimina paralelismele, contradictiile, confuziile: cunoasterea celorlalte acte administrive se face prin documentare. Izvoarele documentari pot fi:

- primare, sau altfel spus, documentele ca atare, originale, si

secundare, sau altfel spus, surse pentru a descoperi izvoarele primare.

j) Conditiile documentarii.

• documentarea trebuie sa fie completa. Aceasta inseamna ca documentare trebuie sa cuprinda analiza tuturor documentelor relevante pentru scopul urmarit: daca se urmareste adoptarea unei decizii cu privire la un anumit domeniu, se vor studia actele normative, deciziile anterioare, sau alte documente, exclusiv din acel domeniu.
• documentarea trebuie sa fie rationala.   Aceasta conditie se refera la faptul ca persoana care face documentarea trebuie sa aiba in vedere toate documentele legale, valide, utile si sa elimine documentele nelegale, confuze, inutile etc.

documentarea trebuie sa fie sistematica., aceasta conditie se refera la organizarea procesului de

documentare potrivit unui sistem stiintific de reguli, norme si termene.

k). Etapele documentarii: Documentarea administrativa presupune urmatoarele etape: Identificarea izvoarelor si selectionarea lor. Conservarea documentelor prin tehnici si metode de pastrare;  Utilizarea documentelor (studiu, analiza, statistici); Difuzarea rezultatelor (constatari si propuneri de perfectionare a unui domeniu de activitate al administratiei

- sub aspectul prioritatii in timp..