REDACTAREA DOCUMENTELOR OFICIALE

a). Caracteristicile actelor oficiale.

In sens larg prin documente (acte) oficiale se inteleg acele inscrisuri care cuprind informatii relevante trimise sau primite de o autoritate publica, (institutie sau serviciu al acesteia) in raporturile pe care aceasta le are cu alte persoane juridice sau fizice.

Specificul actelor oficiale rezida in urmatoarele elemente:

Continutul actelor oficiale este determinat de caracterul juridic, economic, administrativ, cultural de personal, diplomatic etc. Obiectul actelor oficale se refera la initierea, desfasurarea, modificarea sau incetarea raporturilor dintre o autoritate publica (institutie sau serviciu al acesteia) si alte persoane juridice sau fizice. Regulile de logica formala ce trebuie respectate si anume, claritatea si concizia mesajului; rapiditatea raspunsului; evitarea corespondentei inutile.

Comunicarea actelor oficiale prezinta o importanta deosebita pentru buna desfasurare a activitatii autoritatilor administratiei publice din urmatoarele considerente:

● este forma de comunicare cea mai sigura dintre o institutie publica si alte persoane;

● ofera posibilitatea consemnarii in scris a oricarei fapt sau act administrativ;

● permite inregistrarea contabila a unor operatiuni;

● poate servi ca proba in justitie (ad probationem);

● asigura, printr-un ciclu de corespondenta, istoricul relatiilor oficiale dintre o autoritate a administratiei publice si si o alta institutie;

● constituie o sursa de documentare arhivistica.

b). Clasificarea actelor oficiale:

Actele (documentele) oficiale pot fi clasificata functie de mai multe criterii;

- dupa obiect si scop: acte de solicitare, de dispozitie, de informare, de constatare, de indrumare si control, de reclamatie, de procedura sau de tehnica.

dupa modul de redactare : documente netipizate si documente tipizate. Documentele tipizate sunt formulare imprimate in prealabil in care exista rubrici, sau coloane albe, care trebuie completate cu datele cerute de textul formularului, de catre cetatean sau de catre un functionar public: certificatele de stare civila; procesele verbale privind constatarea si sanctionarea contraventiilor; adeverintele; diplomele; Documentele tipizate se clasifica in:

- formulare cu regim special; acestea sunt documente inseriate cu numere de ordine a caror folosinta trebuie justificata. Exemplarele pe care s-au facut inscrieri gresite se anuleaza cu mentiunea 'anulat' si se pastreaza pentru justificare. Predarea si primirea formularelor cu regim special se face pe baza de proces verbal.

- formulare fara regim special; pe acestea se pot face rectificari cu mentiunea corectat de mine si semnatura celui care a facut modificarea. Aceste formulare nu se pastreaza pentru justificare.

Documentele netipizate sunt inscrisuri redactate in mod liber fara a respecta un anumit model. Aceste documente se utilizeaza ocazional cum sunt cererile, reclamatiile, ofertele, adeverintele, etc.

- dupa natura documentului Documentele se clasifica dupa natura si destinatia lor in:

- documente originale; primul exemplar se trimite obligatoriu destinatarului;

- copia simpla, scrisa la indigo in acelasi timp cu originalul care se pastreaza in arhiva curenta in eventualitatea pierderii originalului.

- duplicatul, este o reproducere a documentului original care s-a distrus sau pierdut. Duplicatul se elibereaza in cazurile si forma prevazuta de lege. Publicarea pierderii unui act se face in Monitorul Oficial prin declararea actului pierdut ca fiind nul. Duplicatul se elibereaza de aceeasi institutie care a intocmit originalul iar pe noul act se face mentiunea 'duplicat'

- copia de pe original. in acest document se transcrie litera cu litera textul original. Pe document se mentioneaza 'copie' locul sigiliului si semnatura. Actul original se poate reconstitui pe baza copiei daca legea prevede aceasta procedura. Copiile de pe original pot fi:

- copia certificata este documentul pe care o persoana imputernicita il confirma ca fiind autentic. Autentificarea se face prin inscrierea formulei 'conform cu originalul' semnarea si stampilarea documentului. De regula copia certificata se elibereaza de catre secretariatul institutiei care a intocmit originalul (ex. copie certificata dupa o hotarare judecatoreasca);

- copia legalizata este documentul autentificat de catre notarul public care reproduce exact continutul actului original. Pe verso se face de regula incheierea de legalizare iar documentele astfel intocmite se inscriu intr-un registru special al notariatului;

- fotocopia este reproducerea prin mijloace tehnice a documentului si are valoare juridica numai daca este legalizata de notariat Aceasta este o masura de garantie a autenticitatii pentru evitarea folosirii unor trucaje prin fotocopiere;

- extrasul este o parte dintr-un document care trebuie certificat, sau legalizat pentru autenticitate.

c ) Stilul actelor oficiale.

● Corectitudinea. Respectarea normelor gramaticale, ortografice si de punctuatie dovedeste respectul fata de destinatar si gradul de cultura al expeditorului, (ex. amplasarea gresita a unei virgule poate sa schimbe schimba sensul unei fraze: 'nu este vinovat nu se pedepseste').

● Claritatea. In actele oficiale nu sunt permise cuvintele cu mai multe intelesuri, termenii neclari, sau expresiile confuze. Textul trebuie redactat clar pentru ca sa rezulte limpede care sunt drepturile, obligatiile, termenele si alte clauze ale raporturilor cu institutia respectiva.

● Concizia. Aceasta cerinta se asigura prin constructia de fraze scurte si folosirea termenilor de specialitate. Prin concizie se face economie de spatiu si timp, mai ales atunci cand unele documente trebuie multiplicate in mai multe exemplare.

● Precizia. Aceasta conditie se respecta prin utilizarea unor termeni oficiali, a unitatilor de masura, a literelor alaturi de cifre etc.

● Oficialitatea. Aceasta cerinta presupune folosirea unor expresii ponderate, politicoase, concrete. In actele oficiale este interzisa uitilizarea expresiilor triviale si a sintagmelor care exprima amenintare, violenta, santaj etc.

d).Tehnica redactarii actelor oficiale.

Redactarea documentelor cu caracter oficial se face de catre un functionar care trebuie sa cunoasca foarte bine normele, procedurile si legislatia specifica institutiei in care functioneaza.

Tehnica redactarii actelor oficiale cuprinde o serie de reguli privind intocmirea documentelor.

asezarea in pagina trebuie sa fie expresiva; in acest scop textul trebuie obligatoriu dactilografiat, sau cules pe calculator. In practica se intalnesc doua forme de redactare: scrierea 'BLOCK' in care toate paragrafele incep pe aceiasi linie verticala si scrierea 'INDENTED FORM' in care primul rand al fiecarui paragraf se scrie cu 1 cm in interior fata de celelalte randuri.

● pagina standard utilizata in corespondenta oficiala este formatul A.4. (210 mm x 297

mm). in cazul in care textul este scurt si incape pe o singura pagina se utilizeaza formatul 'memo'(210 mm x 135 mm).

● plicurile cu fereastra permit vizualizarea adresei destinatarului; foile se pliaza pe

orizontala in trei si se introduc in plic in asa fel incat destinatarul sa vada antetul institutiei expeditoare atunci cand deschide scrisoarea.

● mentiunile. Pe plic trebuie scrise obligatoriu in partea dreapta numele sau denumirea

persoanei si/sau institutiei, adresa acesteia, numarul de iesire al scrisorii si eventuale precizari de tipul 'confidential'

e). Structura actelor oficiale.

In corespondenta oficiala exista o serie de elemente obligatorii, dar si elemente ocazionale. Elementele obligatorii sunt urmatoarele:

• Antetul. Acesta cuprinde denumirea si adresa unitatii emitente. Atunci cand institutia este subordonata unei autoritati publice centrale se mentioneaza si denumirea acesteia. In antet se pot mentiona numarul postului telefonic, al faxului, E-mailul, codul postal, etc. Antetul poate fi scris central (in partea de sus a paginii, pe mijloc)in cazul utilizarii formatului A.4. sau lateral (pe latura din stanga a paginii) atunci cand se utilizeaza formatul A.5. Denumirea institutiei se scrie cu majuscule, iar celelalte mentiuni cu litere minuscule.

• Numarul si data inregistrarii. Aceste elemente sunt necesare pentru a proba identitatea scrisorii, momentul de la care se nasc drepturi si obligatii precum si pentru clasarea numerica. De regula numarul si data inregistrarii se scriu in coltul din dreapta sus al paginii. Denumirea lunii este de preferat sa fie scrisa in litere.
• Adresa destinatarului. Aceasta cuprinde urmatoarele elemente: denumirea institutiei, cu indicarea directiei sau serviciului caruia ii este destinata; localitatea cu numarul de cod postal; strada si numarul; judetul sau sectorul dupa caz. Numele de persoane se dactilografiaza integral cu majuscule iar titlurile se scriu prescurtat, pe acelasi rand (prof.dr.ing.etc.)
• Textul scrisorii. Scrisul trebuie sa inceapa la un interval de 4 randuri fata de antet. De regula textul se scrie la un interval de un rand si jumatate, sau la un rand, cu interval dublu intre alineate, pe ambele fete al hartiei. Daca se face mentiunea 'in atentia domnului' aceasta se subliniaza. Mentiunile de tipul 'Secret' si 'Strict secret' se scriu in drepta sus, deasupra adresei destinatarului, cu majuscule si se subliniaza.
• Semnaturile. Scrisorile oficiale contin de principiu doua semnaturi: a conducatorului institutiei si a functionarului care a redactat textul precedate de denumirea functiei acestuia (director, sef serviciu, consilier, inspector, etc.) Initialele celui care a redactat si a celui care a dactilografiat scrisoarea se scriu in coltul din stanga jos, dspartite printr-o linie oblica (ex. AP/CO).
• Stampila se aplica pe semnatura conducatorului institutiei. In cazul documentelor tipizate exista un spatiu special marcat cu initialele LS (locul pentru stampila).
• Inscriptii exterioare. Pe plic se inscriptioneaza denumirea persoanei si /sau a institutiei careia i se adreseaza scrisoarea, adresa completa, a destinatarului, pe verso adresa expeditorului, numarul scrisorii, mentiuni speciale (secret). 

f). Conditii de forma si fond.

Actele oficiale se redacteaza conform unui plan care asigura transmiterea logica a informatiilor in asa fel incat sa asigure intelegerea lor corecta de catre destinatar. In acest scop, o scrisoare cuprinde:

Introducerea. Aceasta parte contine o formula prin care autoritatea (institutia) il informeaza pe corespondent asupra obiectului scrisorii (angajare, indeplinirea unei obligatii, incheierea unui contract etc.) Oficialitatea. Aceasta cerinta presupune folosirea unor expresii ponderate, politicoase, concrete. In documentele oficiale este interzisa uitilizarea expresiilor triviale si a sintagmelor care exprima amenintare, violenta, santaj etc. Tratarea subiectului. In partea a doua a documentului se motiveaza in fapt si in drept obiectul si scopul lucrarii in asa fel incat sa justifice solutia adoptata de autoritatea publica in acest sens. Concluzia trebuie sa fie clara in asa fel incat sa evite revenirea petentului cu alte scrisori pe acelasi subiect. Incheierea. Actele oficiale se incheie cu o formula de politete, care consta intr-o multumire sau un salut. De regula formula de politete folosita la inceput trebuie repetata la final. Forma de prezentare. Acest element se refera atat la corectitudinea gramaticala a textului, cat si la estetica prezentarii lui. In cazul documentelor complexe exista forme specifice de prezentare.

In cazul unor texte lungi, in care sunt expuse idei diferite, textul trebuie impartit in capitole si subcapitole. Aceste au titluri, respectiv subtitluri, indexate cu cifre si litere. Titlurile si subtitlurile trebuie sa exprime concis obiectul capitolului in asa fel incat sa usureze parcurgerea textului. Paragrafele. Acestea sunt parti dintr-un articol despartite prin alineat nou. Primul cuvant se scrie la 1 cm drepta fata de linia verticala a textului. Citatele. Reproducerea unor texte din alte documente se face prin utilizarea ghilimelelor la inceputul si la sfarsitul textului citat. Sursa de la care a fost preluat citatul se indica printr-o nota la subsol care trebuie sa cuprinda numele autorului, denumirea exacta a lucrarii, editura si anul aparitiei, pagina. Nu este recomandabila utilizarea numerelor care fac trimitere la bibliografie. Trimiterile. In cazul unor scrisori oficiale sunt necesare explicatii suplimentare ce pot fi date prin note de subsol. Caracterul literelor folosite la subsol trebuie sa fie mai mic decat cel din text. O nota inceputa pe o pagina trebuie sa se termine pe aceeasi pagina .Trimiterile se pot marca prin prescurtari de tipul V. (pentru vezi) si Cf. (pentru conf.). Sublinierile. Constau in trasarea sub un cuvant, sau expresie, a unei linii. Abuzul de sublinieri nu este permis in corespondenta oficiala.

Redactati un act oficial prin care solicitati institutiilor din subordine sa va trimita un raport

de activitate tinand cont de urmatoarele elemente:

- de structura ..

- de continut. .

- de forma