MANUAL DE PROCEDURI
Manualul de proceduri reprezinta un set de reguli privind standardele de comunicare recomandate pentru activitatile de comunicare desfasurate de multiplicatorii BI REGIO in beneficiul grupurilor tinta specifice. De asemenea, acesta prezinta modul de utilizare a instrumentelor de comunicare interna aflate la dispozitia multiplicatorilor de informatie europeana - BI REGIO, in cadrul Retelei REGIO.
Manualul de proceduri BI REGIO se bazeaza pe experienta expertilor din ADRBI membri ai Retelei Multiplicatorilor de Informatie Europeana initiata in anul 2001 de catre Delegatia Comisiei Europene in Romania si este redactat in concordanta prevederile Planului Regional de Comunicare pentru Regio.
I . PREAMBUL
1.a) Descriere generala. Viziunea, misiunea si valorile Retelei BI REGIO
Crearea si dezvoltarea Retelei Multiplicatorilor de Informatie europeana BI REGIO este un proiect initiat de Departamentul Promovare Regionala si Investitii din cadrul Organismului Intermediar (OI) ADRBI, in vederea implementerii obiectivului specific din Planul de Comuicare pentru Programul Operational Regional (POR) 2007-2013 "Afirmarea Regio ca principal instrument de realizare a politicii Regionale in BI".
Viziunea Retelei BI REGIO este aceea a unei regiuni europene prin implicarea cetatenilor sai in constructia europeana si prin impartasirea valorilor acesteia.
Misiunea Retelei BI REGIO este de a contribui la o mai buna intelegere a REGIO si instrumentelor structurale la nivel local si de a stimula astfel o abordare participativa a proiectului european in Romania, prin aducerea informatiei europene, in principal REGIO cat mai aproape de cetateni si potentialii beneficiari, intr-o forma adaptata nevoilor specifice.
Multiplicatorul este institutia sau organizatia activa la nivel local, regional sau national, a carei misiune include informarea/ comunicarea pe teme europene si care preia din surse oficiale, adapteaza si multiplica informatii europene, in principal despre REGIO si alte instrumente structurale.
Membrii Retelei primesc din partea OI ADRBI diferite produse de informare, pe care le adapteaza (in conformitate cu Manualul de identitate vizuala pentru POR) si le folosesc la nivel national, regional sau local pentru propriile lor activitati de comunicare (de exemplu: campanii, seminarii, dezbateri, publicatii, concursuri etc.).
De asemenea, AM POR va pune la dispozitia membrilor Retelei REGIO o serie de platforme si mecanisme de comunicare, menite pe de o parte sa asigure sinergia activitatilor de informare la nivel local, regional, national si, pe de alta, sa imbunatateasca expertiza de comunicare pe teme europene a multiplicatorilor REGIO.
La randul lor, membrii Retelei BI REGIO comunica OI ADRBI prin DPRI nevoile de informare cu privire la REGIO si contribuie la efectul multiplicator al campaniilor si proiectelor speciale ale Instrumentelor Structurale.
Valorile care ghideaza modul in care membrii Retelei BI REGIO isi desfasoara munca de comunicare sunt:
1.b) Obiectivele Retelei
Obiectivul strategic al Retelei este in concordanta cu regulamentul CE Nr. 1159/2006 privind masurile de informare si publicitate intreprinse de Statele Membre asupra asistentei oferite prin Instrumntele Structurale de a creste nivelul de informare, transparenta si constientizare in ceea ce priveste activitatile Uniunii Europene si de creare a unei imagini coerente a asistentei oferite, implicit a REGIO.
Obiective specifice
1.c) Structura si membrii Retelei
Reteaua Multiplicatorilor este o structura informala care va include, drept nucleu dur, responsabilii cu informarea si comunicarea pentru Regio desemnati la nivelul tuturor autoritatilor publice locale din regiunea Bucuresti-Ilfov.
La acesta, se vor adauga reprezentanti desemnati si de alte grupuri-tinta, beneficiari potentiali ai informatiilor despre Regio.
1.d) Accesul in Retea
Accesul in Retea are loc pe baza nominalizarii conducatorului institutiei a unui responsabil cu comunicarea. Pastrarea calitatii de membru se va evalua anual si va consta in completarea unui formular prin care managementul Retelei testeaza capacitatea si experienta candidatilor de a desfasura activitati de informare despre Instrumente Structurale si REGIO fata de grupurile lor tinta. Formularul va fi disponibil si va putea fi descarcat de pe website-ul www.adrbi.ro.
Accesul in Retea implica, de asemenea, aderarea la Carta Comunicarii BI REGIO.
1.e) Mecanismul curent de functionare a Retelei BI REGIO. Platforme de cooperare si instrumente de comunicare
Multiplicatorii sunt angajati voluntar in activitati de comunicare si informare pe teme europene in Reteaua BI REGIO.
Reteaua este unul dintre principalii parteneri ai AM POR pentru realizarea programului sau de comunicare si informare la nivel local, regional si national. De aceea, OI ADRBI sprijina activitatile acesteia printr-o serie de platforme de cooperare si instrumente de comunicare:
1.f) Resursele disponibile pentru Retea
Anumite activitati comune ale Retelei sunt finantate prin Planul de Comunicare 2007-2013 al OI ADRBI.
Programul din 2008 este gestionat de o echipa, care cuprinde un numar de 6 persoane din cadrul DPRI pe termen lung, ce lucreaza part time pentru formarea, mentinerea si dezvoltarea retelei.
AM POR supervizeaza implementarea retelei la nivelul regiunii Bucuresti Ilfov.
COMUNICAREA INTERNA IN CADRUL RETELEI BI REGIO
Efectul de retea si valoarea adaugata pentru beneficiarii finali rezulta din schimbul de informatii si bune practici realizat intre multiplicatori prin diversele instrumente pe care le au la dispozitie.
2.1. REGULI DE UTILIZARE A LISTEI DE DISCUTII
A. Ce tipuri de mesaje se pot publica pe lista?
Continutul mesajelor trebuie sa se subscrie tematicii europene, BI REGIO.
Este recomandabil ca mesajul sa fie concis si sa cuprinda pe cat posibil informatii referitoare la:
Dupa caz, se poate face referire la problemele identificate, aspectele discutate si lectiile invatate.
Membrii Retelei BI REGIO vor face tot ce le sta in putinta, in limita specializarii fiecaruia si a disponibilitatii de timp, pentru a raspunde intrebarilor celorlalti sau pentru a-i orienta in gasirea unui raspuns la intrebarile postate pe lista.
NU se posteaza mesaje apartinand categoriilor urmatoare:
In plus:
B. Cum se posteaza un eveniment pe lista de discutii?
C. Cum se semneaza multiplicatorul care posteaza un mesaj?
Exemplu de semnatura:
Nume si prenume - Functia in cadrul institutiei
Institutia
Telefon; fax
E-mail; site web
D. Cum se raspunde unei intrebari postate de un coleg multiplicator?
Utilizarea listei de discutii implica acceptarea urmatorilor termeni si conditii
Lista de discutii permite schimbul de mesaje electronice (e-mail) intre abonatii listei, prin intermediul Internetului.
Toate datele, textul, informatiile, link-urile si orice alt tip de informatie postate pe lista de discutii constituie exclusiv responsabilitatea emitatorului.
Utilizatorii serviciului sunt responsabili pentru comportamentul lor in momentul folosirii listei de discutii si pentru consecintele acestuia. Serviciul trebuie utilizat numai pentru a trimite si primi informatie corecta, legala si relevanta pentru misiunea Retelei Multiplicatorilor de Informatie Europeana, REGIO.
numarul total de useri
numarul total al userilor activi (care au postat cel putin 5 mesaje in cursul unui an)
numarul total de mesaje publicate pe lista
numarul de mesaje/ luna
numarul userilor activi pentru fiecare regiune
2.2. REGULI DE UTILIZARE A PLANULUI DE ACTIUNI
Planul de actiuni:
COMUNICAREA EXTERNA RETELEI BI REGIO
Comunicarea externa are rolul de a transmite mesajul organizatiei catre grupurile tinta din exterior.
In cazul comunicarii externe apar cateva intrebari:
Cine comunica (care este persoana/ functia) din cadrul organizatiei care transmite mesaje catre exterior)?
Cui se adreseaza?
Ce mesaj se transmite?
Cand se transmite un mesaj anume?
Ce canale de comunicare se utilizeaza?
Care sunt resursele necesare si mai ales sursele de finantare?
Este eficienta utilizarea resurselor financiare pentru comunicare sau aceasta poate functiona si intr-un cadru neorganizat, care nu presupune alocarea speciala a unor asemenea resurse?
Cum poate fi masurata eficienta in procesului de comunicare?
Cel mai bun raspuns la aceste intrebari il reprezinta strategia de comunicare, insusita si implementata in cadrul unei organizatii.
3.1. Elaborarea strategiilor de comunicare ale membrilor Retelei BIREGIO
In ceea ce priveste membrii Retelei, strategia de comunicare apare ca rezultat al nevoii fiecarui multiplicator de a-si transmite mesajele catre grupurile tinta, in mod organizat, atat in ceea ce priveste comunicarea interna, cat si in ceea ce priveste comunicarea externa.
Construirea unei strategii de comunicare se realizeaza de catre departamentul specializat al organizatiei, care are si optiunea de a apela la ajutorul unei firme de consultanta. Atentie, insa: este foarte greu de crezut ca vom reusi sa comunicam eficient pe baza unei strategii "imprumutate" de la altii; este insa la fel de riscant si sa folosim o strategie construita in totalitate de consultanti.
Realizarea strategiei de comunicare presupune stabilirea urmatoarelor elemente:
Viziunea (organizatiei in domeniul comunicarii) - reprezinta imaginea proiectata in viitor a rezultatului final al activitatii de comunicare (raspunde la intrebarea unde vrem sa ajungem in n ani?)
Misiunea - stabileste atat rolul organizatiei ca si comunicator in cadrul grupurilor tinta carora li se adreseaza, cat si mijloacele de satisfacere a nevoilor identificate ale acestor grupuri tinta (raspunde la intrebarea ce facem?)
Viziunea si misiunea sunt de obicei declarative, uneori luand chiar forma unor sloganuri fara detalii (acestea se regasesc in continutul strategiei). Aceste elemente sunt, de regula, stabilite de catre management, prin consultare cu membrii organizatiei. Odata stabilite, sunt insusite de tot personalul organizatiei, fiind urmate de definirea celorlalte elemente ale strategiei.
Contextul/ cadrul general - identifica elementele care pot influenta procesul de comunicare al organizatiei. Aceste elemente provin din interiorul si in special din exteriorul organizatiei si pot ajuta sau, dimpotriva, incetini sau chiar bloca procesul de comunicare. Identificarea corecta si cat mai completa a acestor elemente ajuta in procesul de elaborare a strategiei si ulterior in procesul efectiv de comunicare, ele dand posibilitatea de a utiliza factorii pozitivi si de a ii evita sau ameliora pe cei negativi in vederea realizarii obiectivului organizatiei in domeniul comunicarii.
Puncte tari, puncte slabe, oportunitati si riscuri (Analiza SWOT) - identificarea acestor elemente cu privire la organizatie si mediul in care-si desfasoara aceasta activitatea este importanta deoarece in acest fel oportunitatile si punctele tari sunt utilizate pentru dezvoltarea unei strategii eficiente. De asemenea, identificand punctele slabe si riscurile care pot afecta activitatea, pot fi pregatite actiuni de prevenire sau de limitare la minim a efectelor negative ale acestora.
Obiectivul general - obiectivul general al organizatiei in domeniul comunicarii arata ce isi propune organizatia sa obtina prin implementarea strategiei de comunicare.
Obiective specifice - sunt pasii care trebuie urmati in domeniul comunicarii pentru atingerea obiectivului general.
Identificarea grupurilor tinta- grupurile tinta sunt grupuri de persoane sau institutii cu care organizatia comunica direct sau indirect si a caror activitate influenteaza activitatea organizatiei. Dupa identificarea grupurilor-tinta, se va stabili care este relatia organizatiei cu fiecare dintre acestea, care este tipul de mesaj ce trebuie adresat fiecaruia, care sunt canalele de comunicare eficiente pentru fiecare grup tinta, astfel incat mesajul transmis sa fie corect receptionat.
3.2. Identificarea grupurilor tinta
Grupurile tinta sunt acele parti interesate carora organizatia le furnizeaza informatii sau cu care realizeaza un schimb de informatii.
Chiar daca strategia de comunicare a organizatiei este realizata cu ajutorul unui consultant, identificarea grupurilor tintava trebui realizata de catre persoane din interiorul organizatiei, in cadrul unui grup de lucru (sedinta de brainstorming).
Odata identificate grupurile tinta, in functie de caracteristicile acestora, pot fi construite elementele strategiei de comunicare.
Grupurile tinta (publicul) pot face parte in principiu din doua categorii: interne si externe. Publicul intern este constituit din salariatii/ membrii organizatiei, iar publicul extern este cel din afara organizatiei.
Buna comunicare cu publicul intern este utila pentru crearea unui climat favorabil desfasurarii unei activitati eficiente a intregii organizatii.
In ce priveste publicul extern, pentru fiecare din grupurile tinta se va stabili:
relatia organizatiei cu acel grup tinta;
prioritatea de comunicare (domeniul in care se va comunica);
care este tipul de mesaj asteptat de acel grup tinta;
care este tipul de mesaj pe care organizatia intentioneaza sa-l transmita;
care sunt canalele de comunicare adecvate.
Acest proces de identificare va avea in vedere atat grupurile favorabile organizatiei, cat si pe cele ostile. In acest fel se vor putea elabora si mesaje de mediere sau de prevenire a unor situatii conflictuale.
Dat fiind ca unele din reactiile ostile sunt rezultatul necunoasterii de catre public a activitatii derulate de organizatie, este foarte important ca in relatiile cu publicul sa realizam o promovare adecvata si sistematica.
Un grup tinta aparte este presa. Relatia unei organizatii cu presa trebuie sa fie sistematica.
In ce priveste Reteaua Multiplicatorilor de Informatie Europeana, grupurile tinta identificate sunt:
Membrii Retelei
Prioritati de comunicare |
Coeziunea Retelei, activitati/ proiecte in parteneriat (schimb de bune practici, transfer de informatii europene) |
Instrumente de comunicare utilizate: |
Lista de discutii, intranet, chat, forum, participare la evenimente comune (conventii, vizite de informare si documentare etc.) |
Tip de mesaj: |
Prietenos, de colaborare |
Mesaj-cheie |
COEZIUNE |
Comisia Europeana
Prioritati de comunicare |
Promovarea Retelei in scopul identificarii de mijloace pentru ca aceasta structura sa fie sprijinita, solicitarea de informatii actualizate, transfer de bune practici |
Instrumente de comunicare utilizate: |
Rapoarte, notificari, brosuri, pliante, invitatii etc. |
Tip de mesaj: |
Clar, concis, documentat |
Mesaj-cheie |
RESPONSABILITATE |
Administratia publica centrala
Prioritati de comunicare |
Promovarea Retelei in scopul identificarii unor mijloace (financiare si de management), astfel incat aceasta structura sa fie sprijinita, solicitarea de informatii actualizate |
Instrumente de comunicare utilizate: |
Rapoarte, notificari |
Tip de mesaj: |
Clar, concis, documentat |
Mesaj-cheie |
SUSTINERE |
Admistratia publica locala
Prioritati de comunicare |
Colaborare in vederea consolidarii de parteneriate, dezvoltarea unui limbaj comun, gasirea unui canal eficient de comunicare in mediul rural (constituie aproape 50% din populatia Romaniei) |
Instrumente de comunicare utilizate: |
Rapoarte, scrisori, e-mail, participare la evenimente |
Tip de mesaj: |
Clar, concis, documentat |
Mesaj-cheie |
COLABORARE |
Organizatii neguvernamentale
Prioritati de comunicare |
Colaborare si parteneriat, schimb de bune practici |
Instrumente de comunicare utilizate: |
Scrisori, e-mail, participare la evenimente |
Tip de mesaj: |
Prietenos, clar, cooperant |
Mesaj-cheie |
COOPERARE |
Publicul larg
Prioritati de comunicare |
Informare privind problematica europeana, adaptarea informatiei europene la mediul romanesc |
Instrumente de comunicare utilizate: |
Website, materiale de promovare (brosuri, postere), articole in presa, emisiuni TV, emisiuni radio, sondaje de opinie |
Tip de mesaj: |
Prietenos, adaptat nevoilor si posibilitatilor destinatarilor |
Mesaj-cheie |
SPRIJIN si INFORMARE |
Reprezentantele diplomatice in Romania si ale Romaniei in strainatate
Prioritati de comunicare |
Informare si promovare privind specificul local |
Instrumente de comunicare utilizate: |
Materiale de promovare (brosuri, postere), invitatii |
Tip de mesaj: |
Clar, concis, transparent |
Mesaj-cheie |
INFORMARE |
3.3. Stabilirea temelor de comunicare si crearea mesajelor
Reguli in conceperea mesajului:
Adecvarea la public si la canalul de comunicare (pretestarea pe publicul-tinta)
Descifrabil (usor de inteles)
Credibil - sursa trebuie sa prezinte incredere (experti), obiectivitate, onestitate
Concis
o claritate si simplitate (KISS= Keep It Short and Simple) trebuie sa raspunda la intrebarile de baza: cine? cand? unde? ce? de ce?
o pentru a conceptualiza ideile, se folosesc simboluri, acronime, sloganuri
o evitarea jargonului tehnic si birocratic, a cliseelor, a cuvintelor incarcate cu conotatii negative, a eufemismelor, a unui limbaj discriminatoriu
Convingator, neechivoc (vorbeste despre problema, solutii si modul de actiune: identifica personajul pozitiv, pe cel negativ si victima)
Memorabil - usor de retinut si de recunoscut
Pentru a da credibilitate mesajului, apeleaza la:
studii, rapoarte, analize realizate de institutii independente;
numere, procente;
marturii;
personalitati a caror imagine are relevanta pentru mesajul de transmis.
3.4. Promovarea si vizibilitatea activitatilor membrilor Retelei
Vizibilitatea Retelei poate fi promovata prin instrumente precum:
Conferinte/Seminarii Regionale sunt evenimente organizate la nivel regional, la care participa membrii Retelei. Promovarea in timpul acestor evenimente este asigurata prin:
comunicatele de presa transmise de coordonatorul retelei si de membrii acesteia;
tematica abordata se bazeaza pe popularizarea informatiei europene, adecvate solicitarii la momentul organizarii evenimentului;
utilizarea de bannere si materiale de promovare (mape, brosuri, postere) care promoveaza identitatea vizuala a Retelei;
utilizarea siglei Retelei, inserate in prezentarile Power Point.
Planurile de actiune ale multiplicatorilor, prin care acestia se angajeaza la realizarea de activitati de informare pe teme europene, REGIO catre diverse grupuri tinta. Membrii Retelei trebuie sa colaboreze intre ei pentru sporirea "efectului de retea", adica sa intreprinda acele activitati care conduc la crearea unei sinergii si la evitarea dublarii efortului in cadrul Retelei.
3.5. Instrumente si produse de comunicare. Indicatori de performanta
PUBLICATII
Generalitati
Avantaje: |
Dezavantaje: |
emitatorul detine controlul informatiei ofera informatia completa ofera posibilitatea promovarii imaginii organizatiei |
comunicarea este impersonala, unidirectionala implicarea moderata a publicului-tinta presupune costuri medii grad mediu de atingere a publicului-tinta |
Indicatori de evaluare:
numarul persoanelor care solicita abonarea
numarul persoanelor care solicita dezabonarea
numarul reactiilor/ comentariilor la stiri
numarul reactiilor/ comentariilor pozitive/ negative din totalul reactiilor/ comentariilor la stiri
media reactiilor/ comentariilor pe parcursul unei luni/ unui semestru/ unui an
aprecieri la adresa publicatiei
Indicatori de evaluare:
tirajul
numarul de brosuri distribuite
numarul persoanelor care solicita brosura
numarul reactiilor/ comentariilor la informatiile din brosura
numarul reactiilor/ comentariilor pozitive/ negative din totalul reactiilor/ comentariilor la informatiile din brosura
media reactiilor/ comentariilor pe parcursul unei luni/ unui semestru/ unui an
aprecieri la adresa publicatiei
Indicatori de evaluare:
numarul persoanelor care solicita abonarea
numarul persoanelor care solicita dezabonarea
numarul reactiilor/ comentariilor la articolele din revista
numarul reactiilor/ comentariilor pozitive/ negative din totalul reactiilor/ comentariilor la articole
media reactiilor/ comentariilor pe parcursul unei luni/ unui semestru/ unui an
aprecieri la adresa publicatiei
Indicatori de evaluare:
numarul pliantelor distribuite
numarul persoanelor care solicita informatii suplimentare
observarea comportamentelor
Indicatori de evaluare:
numarul fluturasilor distribuiti
numarul persoanelor care solicita informatii suplimentare
numarul de persoane care dau curs invitatiei
Indicatori de evaluare:
numarul afiselor expuse
numarul persoanelor care solicita informatii suplimentare
numarul de persoane care dau curs invitatiei
EVENIMENTE SPECIALE
Evenimentele speciale reprezinta manifestarile de tip conferinta, seminar, emisiune radio sau tv, prezentari publice, concursuri, spectacole, adeseori dedicate unei zile, saptamani sau chiar an cu semnificatii deosebite (9 mai - Ziua Europei, etc.).
Elemente care pot creste randamentul activitatilor de informare europeana, REGIO:
Buna organizare
Raportarea la situatii precedente
Evitarea disputelor
Adaptarea la cerintele publicului
1. Buna organizare
Pentru cresterea randamentului nu este intotdeauna nevoie sa efectuam reduceri de cheltuieli. Adeseori o buna organizare a activitatilor de informare duce la un randament superior si chiar poate evita cheltuieli ulterioare aparent "neprevazute".
2. Raportarea la situatii precedente
Un element care duce la cresterea randamentului este raportarea permanenta la situatii reale asemanatoare intalnite anterior in practica si, implicit, la solutiile deja aplicate in acele situatii, solutii care s-au dovedit viabile si sunt acceptate ca atare.
3. Adaptarea la cerintele publicului
O alta cale de crestere a randamentului actiunilor de informare europeana, REGIO este ca respectivele actiuni sa raspunda cerintelor publicului, atat in continut, cat si ca forma. De multe ori sunt irosite resurse importante, deoarece ele sunt alocate conform ideii gresite ca publicul se va conforma cerintelor multiplicatorilor de informatie europeana. Dar aceasta presupunere este eronata: publicul nu se conformeaza cerintelor noastre. Acest lucru se intampla din numeroase cauze, subiective si obiective deopotriva, unele imposibil de neglijat, astfel ca cea mai buna solutie pentru noi ar fi ca resursele sa fie alocate tinand cont in principal de cerintele publicului.
Politica de confidentialitate |
.com | Copyright ©
2024 - Toate drepturile rezervate. Toate documentele au caracter informativ cu scop educational. |
Personaje din literatura |
Baltagul – caracterizarea personajelor |
Caracterizare Alexandru Lapusneanul |
Caracterizarea lui Gavilescu |
Caracterizarea personajelor negative din basmul |
Tehnica si mecanica |
Cuplaje - definitii. notatii. exemple. repere istorice. |
Actionare macara |
Reprezentarea si cotarea filetelor |
Geografie |
Turismul pe terra |
Vulcanii Și mediul |
Padurile pe terra si industrializarea lemnului |
Termeni si conditii |
Contact |
Creeaza si tu |