Utilizarea internetului in administratia publica

Utilizarea internetului in administratia publica

Una din caracteristicile noii societati bazate pe informatii si cunostinte o constituie dezvoltarea guvernarii electronice (eGovernment).

Vechiul aparat birocratic, cu formulele sale greoaie de interactiune cu cetateanul, incepe sa fie perceput ca depasit, el insusi tinzand sa reactioneze in fata oportunitatilor oferite de internet, utilizat in administratie pentru oferirea de informatii complete, actualizate, structurate si usor de accesat. Utilizarea din ce in ce mai larga a internetului face posibila dezvoltarea democratiei electronice, adica le ofera posibilitatea cetatenilor de a comunica activ si fara intermediari cu institutiile statului. Astfel, prin intermediul unui simplu clic de mouse, cetateanul poate obtine toate informatiile de care are nevoie despre serviciile oferite de stat, poate realiza o serie de operatii fara a fi necesara prezenta in fata unui ghiseu in limitele unui program, poate mentine o relatie personalizata cu institutiile administrative, toate aceste beneficii avand avantajul ca se obtin cu costuri reduse .

Utilizarea tehnologiilor moderne ale informatiei si comunicatiilor permite schimbarea calitativa a serviciilor oferite de institutiile administratiei publice cetatenilor si entitatilor organizatorice si sociale. Printre avantajele oferite de aplicatiile de eGovernment se numara reducerea timpului de acces la resursele publice, eliminarea hartiei, ceea ce conduce la castigarea increderii cetatenilor si eficientizarea serviciilor publice.

Folosirea internetului de catre autoritatile publice confera avantajele clasice ale disponibilitatii, informatia fiind oferita online 24 de ore din 24, 365 de zile pe an si al accesibilitatii si interactiunii, cetatenii interesati putand accesa informatia si efectua tranzactiile de oriunde in lume au acces la Internet. Astfel a aparut o oportunitate pentru administratia publica de a servi mai bine cetateanul.

Cresterea cererii de servicii publice, restrictiile bugetare, costurile de personal si noile facilitati oferite de tehnologiile informatiei si comunicarii au constituit provocari generatoare de noi concepte: guvernare on-line e-government democratie electronica

Conceptul de "e-government" (e-guvernare si e-administratie) vizeaza imbunatatirea relatiei si fluidizarea schimbului de informatii dintre sectorul public - pe de o parte - si cetateni si mediul public, pe de alta parte. E-government presupune oferirea de servicii publice in format electronic pentru cetateni si mediul de afaceri, o alternativa mai eficienta si mai ieftina, de natura sa permita Guvernului sa fie mai aproape de cetateni si sa-si adapteze serviciile conform cerintelor acestora. In esenta avem de-a face cu un principiu de marketing aplicat in administratia publica.

Termenul de e-government se refera atat la furnizarea informatiilor si serviciilor catre cetateni si mediul de business (aplicatii externe), cat si la utilizarea tehnologiilor informatiei si comunicarii in cadrul/interiorul institutiilor publice (aplicatii interne).

Guvernarea electronica reprezinta procesul de reinventie a sectorului public prin digitalizare si noi tehnici de management al informatiei, proces al carui scop final este cresterea gradului de participare politica a cetatenilor si eficientizarea aparatului administrativ.

In procesul de guvernare sunt implicate trei mari clase de participanti:

participantii publici, guvernul sau statul, atat organizatiile de la nivel local, cat si cele de la nivel central;

cetatenii tarii respective;

firmele private, care organizeaza activitati comerciale, luand in considerare profitul si activand intr-un context concurential de piata.

Intre acesti participanti se nasc relatii de comunicare si tranzactionale specifice, impartite in cateva mari grupe de componente ale guvernarii electronice. Asadar, exista multiple moduri in care informatia poate curge intre participantii la procesul de guvernare.

Aceste fluxuri informationale si tranzactionale se impart in: fluxuri interne si externe. Fluxurile interne sunt cele in cadrul unei clase de participanti - de exemplu, cele dintre institutii publice, precum doua ministere, sau Parlament si guvern etc. Fluxurile externe sunt cele care se nasc intre participanti din clase diferite; de exemplu, fluxurile care se creeaza intre cetateni si o institutie publica precum Parlamentul.

Guvernarea electronica (e-government) se refera la procesele si structurile necesare pentru a furniza servicii electronice catre public (cetateni si firme), pentru a colabora cu partenerii de afaceri si pentru a desfasura tranzactii electronice in interiorul unei organizatii.

Ea reprezinta mai mult decat o legatura bi-directionala cu publicul, incluzand si o dimensiune interna: in interiorul administratiei, diferitele niveluri (central, regional, local) sau ramuri (executivul, legislativul, justitia) trebuie sa interactioneze electronic in timpul procesului de furnizare a serviciilor publice.

Guvernarea electronica consta, asadar, in interactiunea dintre guvern, parlament si alte institutii publice cu cetatenii prin intermediul mijloacelor electronice. Informarea asupra proiectelor de lege aflate in discutie si emiterea de pareri de catre cetateni, plata taxelor de catre contribuabili, completarea unor plangeri si petitii on-line reprezinta mijloace eficiente puse la dispozitie de catre stat pentru exercitarea drepturilor fundamentale ale cetatenilor. Sensul implementarii guvernarii electronice este de sus in jos (de la stat la cetatean).

Guvernarea electronica foloseste tehnologiile informatiei si comunicarii in urmatoarele domenii:

1. Imbunatatirea proceselor: administratia electronica (reducerea costurilor, managementul performantei, stabilirea unor conexiuni strategice in administratie, distribuirea autoritatii);
2. Conectarea cetatenilor: e-Citizens si e-Services (informarea cetatenilor, identificarea nevoilor lor, imbunatatirea serviciilor publice). Aceasta conexiune incepe prin publicarea informatiei si continua prin interactiune (primirea si afisarea informatiilor de la cetateni), incheindu-se in faza tranzactiilor;
3. Interactiuni cu exteriorul: e-Society (relatii mai bune cu mediul de afaceri, dezvoltarea comunitatilor, construirea de parteneriate).

O solutie de e-government completa poate raspunde urmatoarelor cerinte:

Punct unic de contact pentru furnizarea serviciilor electronice 24 de ore pe zi, sapte zile pe saptamana;

Punte de trecere la societatea digitala;

Reconstructia increderii cetateanului in guvern (obiectiv ce tine de variabila promovare din cadrul mixului de marketing, mai exact de relatiile publice);

Accelerarea cresterii economice etc.

Componentele principale ale "e-government" sunt:[3]

a) Interactiunea dintre guvern si cetatean (G2C- "government to citizen"

b) Interactiunea dintre guvern si mediul de afaceri (G2B- "government to business

c) Interactiunea dintre guvern si functionarii publici (G2E);

d) Interactiunea dintre institutii guvernamentale (G2G).

a)      Interactiunea dintre Guvern si cetatean (G2C)

Aceasta componenta a guvernarii electronice care acopera relatiile guvern-cetatean realizate prin intermediul noilor tehnologii este una dintre cele mai dezbatute arii de initiative guvernamentale in toate tarile care au programe de dezvoltare a guvernarii electronice. In esenta, serviciile din aceasta categorie inseamna, in final, aducerea guvernului mai aproape de cetateni, on-line. Mai intai se urmareste aducerea on-line a unor informatii simple; apoi, relatia cetatean-guvern devine interactiva, existand comunicare si schimburi de date in ambele directii; in sfarsit, relatiile devin tranzactionale, aceasta insemnand ca unele servicii furnizate de guvern cetatenilor pot fi prestate si on-line - pe site-urile de internet ale institutiilor publice respective sau pe portaluri guvernamentale globale - asa numitele portaluri "one stop shop".

Cetatenii ar trebui sa poata realiza sute de obiective on-line: plata amenzilor, completarea taxelor, reinnoirea licentelor, verificarea dosarelor pe rol, cererea pentru permise de pescuit sau raportarea lucrurilor furate etc. Toate acestea ar evita "capcanele" care exista in prezent prin prelucrarea interdepartamentala a problemelor.

G2C presupune modernizarea generalizata a serviciilor publice, care trebuie sa se concentreze pe necesitatile cetatenilor. Serviciile publice, pentru a fi eficiente, este necesar sa fie disponibile 24 de ore din 24, 7 zile pe saptamana. Astfel, cetatenii vor putea interactiona cu guvernul de acasa, de la serviciu sau chiar in timpul deplasarilor lor. Furnizarea serviciilor guvernamentale se face pe mai multe canale, atat in mod traditional, cat si prin mijloace electronice, pentru a permite cetatenilor sa opteze intre acestea.

Serviciile oferite cetatenilor sub eticheta de e-government  G2C sunt:

Serviciile de informare - permit regasirea de informatii sortate si clasificate la cerere, care, la randul lor, pot fi:

Pentru viata zilnica - informatii despre munca, protectia sociala, locuinte, educatie, sanatate, cultura, transport, mediu etc.

Pentru teleadministrare - lista serviciilor publice, ghid de proceduri administrative, registre si baze de date publice;

Pentru participare la viata politica - legi, documente parlamentare, programe politice, consultare de documente.

Accesul public la informatiile privind deciziile de guvernare este vital pentru asigurarea legitimitatii guvernarii in societatile postcomuniste. In acest caz, internetul, mai mult decat orice alta modalitate de comunicare, ar putea aduce cu sine un enorm ajutor in directia cresterii suportului popular pentru institutiile de stat, singura conditie fiind punerea a cat mai multor informatii on-line. Ne referim in acest caz la parlamentele nationale care ar trebui sa puna la dispozitia cetatenilor, pe site-urile lor, rapoarte, ordini de zi, luari de cuvant, analize ale expertilor in anumite probleme, proiecte de lege etc. Toate aceste informatii ar spori increderea cetatenilor in actul legislativ, iar acesta s-ar bucura de mai mult sprijin din partea societatii civile. Orice institutie de stat ar trebui sa puna la dispozitie, prin internet, rapoarte de activitate, studii, statistici, bugete de functionare etc.

Serviciile de comunicare interactiva permit interactiunea cu indivizi sau grupuri de persoane (de exemplu prin e-mail, liste de discutii etc.). La randul lor aceste servicii pot fi:

Pentru viata zilnica - discutii, raspunsuri la intrebari privind munca, protectia sociala, locuintele etc.

Pentru teleadministrare - contacte e-mail cu functionarii publici;

Pentru participare la viata politica - discutii pe teme politice, contacte prin e-mail cu oameni politici.

Serviciile tranzactionale permit transmiterea de catre cetateni a unor formulare (administrative, de vot) si /sau achizitia de produse si servicii on-line. Aceste servicii pot fi:

Pentru viata zilnica - rezervare de bilete la diverse actiuni, inscrieri la concursuri;

Pentru teleadministrare - completarea si prezentarea de formulare electronice (de exemplu, declaratii fiscale)

Pentru participare la viata politica - referendum, alegeri, exprimarea de opinii.

G2C dispune de importante resurse pentru a furniza servicii guvernamentale prin intermediul internetului: cereri de tot felul la diferite organe administrative, plata taxelor si amenzilor on-line, inregistrarea unei casatorii, declararea unui deces etc.

In tarile dezvoltate, toate aceste servicii, datorita diversitatii lor, sunt grupate pe un singur website, de unde se face trimitere catre site-urile institutiilor care pot rezolva cererea respectiva; sau problema se rezolva chiar pe site-ul portal, fara ca macar beneficiarul sa stie la care institutii s-a apelat si care baze de date au comunicat intre ele pentru a-si primi raspunsul.

Sursa: S. Ailoaie, O. Hera, S. Kertesz - Ghid de eDemocratie si Guvernare Electronica, CITX Romania, ASER Bucuresti, 2001

b)     Interactiunea dintre guvern si mediul de afaceri

Avand in vedere ca firmele reprezinta motorul cresterii economice a unei tari, serviciile furnizate de stat pe internet in favoarea acestui sector ar trebui sa fie pe masura importantei sale. In prezent asistam la urmatorul fenomen: achizitiile guvernamentale si licitatiile se efectueaza din ce in ce mai mult pe internet, ceea ce inseamna mai multa transparenta si costuri mai scazute.

Tipologia aplicatiilor G2B include:

Sistemele de achizitii publice realizate prin internet. Acestea prezinta avantaje legate de transparentizarea procesului de ofertare si acceptare a ofertelor si de reducerea costurilor generale implicate.

Serviciile oferite de stat sectorului privat prin internet. Cele mai utile aplicatii sunt cele care presupun economisirea de timp si bani atat pentru guvern, cat si pentru firme, adica efectuarea unor servicii precum inmatricularea unei societati comerciale, plata taxelor, completarea unor cereri si adeverinte doar pe internet.

c)     Interactiunea dintre guvern si functionarii publici (G2E)

Aceasta sub-categorie a relatiilor din sfera publica, se refera la managementul on-line al relatiilor dintre guvern si angajati prin intermediul noilor tehnologii electronice si al internetului. G2E presupune utilizarea mijloacelor electronice in comunicare si tranzactii prin :

Aplicatii ce usureaza indeplinirea unor responsabilitati de serviciu, ca, de exemplu: folosirea de catre angajatii unei primarii a bazelor de date cu hotarari si decizii (mai ales in domeniul retrocedarilor imobiliare). In acest mod se reduc eventualele pierderi de timp generate de deplasarea fizica la alt departament si cautarea in arhive fizice. Astfel, atat limitarile de spatiu (aglomerarea unor persoane care cauta diverse informatii), cat si cele de timp (pierderile determinate de deplasare etc.) sunt eliminate.

Aplicatii pentru managementul situatiei de salariat a angajatului guvernamental. In acest caz, salariatul poate sa isi acceseze fisa personala, poate modifica informatiile pe masura ce ele se schimba, poate sa ceara concediu in anumite perioade, distribuindu-se astfel echilibrat cererile de concediu, sau poate sa completeze numarul de ore lucrate suplimentar, peste program etc.

d)     Interactiunea dintre institutiile guvernamentale (G2G) presupune comunicarea prin mijloace electronice intre acestea.

Aceasta comunicare intre institutiile publice are loc datorita faptului ca rezolvarea unor probleme se realizeaza prin solutii complexe, care necesita prelucrarea unor date detinute de catre institutii diferite. De exemplu, inmatricularea unei firme este perceputa de beneficiar drept un singur obiectiv, cand in realitate, ea presupune pasi multipli: la Registrul Comertului, Tribunal, Administratia Financiara etc.

Aplicatiile G2G trebuie sa realizeze integrarea proceselor, adica solutii acceptate de catre toti participantii. Insa, pentru ca integrarea proceselor sa fie posibila, este necesara si integrarea infrastructurii tehnice. Nu numai bazele de date trebuie sa comunice intre ele, ci si masinile care le sustin - computerele, serverele web, iar retelele locale trebuie sa respecte un anumit nivel de standardizare.

G2G inseamna deci comunicarea dintre mai multe institutii publice diferite pentru rezolvarea unei probleme unice a cetateanului. Aceasta comunicare este, de cele mai multe ori, nedetectabila de catre cetatean si presupune schimbul de date la diferite niveluri de securitate intre sistemele informatice ale celor doua institutii.

Marea problema care apare in tarile dezvoltate in implementarea unor solutii G2G este nu atat integrarea tehnologica, cat cea a managementului proceselor, intrucat aceasta din urma presupune sa determini oameni, iar nu computere, sa lucreze impreuna. Unul din motivele de baza ale ineficientei sectorului public - « birocratia » - se datoreaza, de altfel, faptului ca organizarea verticala a institutiilor publice face deseori ca rezolvarea unor probleme sa necesite colaborarea intre departamente. Implementarea G2G ar rezolva o mare parte din aceste probleme si ar duce la limitarea birocratiei, insa acest lucru depinde de interesul care exista la nivel departamental in implementarea unor asemenea punti de legatura inter-institutionale.

In concluzie, provocarile noi si complexe aduse de guvernarea electronica vizeaza urmatoarele aspecte:

1. din punct de vedere politic: e-government poate stimula construirea unei societati democratice prin cresterea transparentei si prin reinventarea guvernarii. Totusi, un mecanism de luare a deciziilor mai putin bine pus la punct, frica de a nu rasturna ierarhiile existente si rezistenta din partea birocratiei pot constitui piedici in acest proces. Constrangerile bugetare pot face ca investitiile in tehnologie informationala sa nu para atat de importante. Un alt factor ce poate tulbura procesul ar fi nivelul scazut de incredere in institutii, care poate determina cetatenii sa nu apeleze la serviciile electronice;
2. din punct de vedere social: exista posibilitati serioase de imbunatatire a educatiei, noi locuri de munca vor aparea, dar exista si posibilitatea crearii unei "diviziuni digitale" intre cei care au cunostinte de utilizare a tehnologiei si echipamente si cei care nu au;
3. din punct de vedere economic: guvernarea electronica se presupune ca este mai ieftina, dar finantarea este intotdeauna o problema, iar coruptia o amenintare serioasa;
4. din punct de vedere tehnologic: este mai usor sa construiesti un sistem integrat, decat sa integrezi sisteme deja existente. Problema care trebuie surmontata este cea a unei infrastructuri de comunicatii slabe si costurile ridicate necesare modernizarii.