Comunicare organzationala - comunicare într-un cabinet de avocatura

COMUNICARE ORGANZATIONALA

COMUNICARE ÎNTR-UN CABINET DE AVOCATURA

MOTO " Numai pentru dumneavoastra si cu dumneavoastra CLIENTUL, cabinetul nostru de avocatura are curajul sa lupte, sa apere drepturile si interesele legitime, folosind in acest scop cele mai potrivite mijloace legale. Numai impreuna crezand in DUMNEZEU, DREPTATE SI ADEVAR putem infaptui actul de JUSTITIE !

"UNDE EXISTA SOCIETATE, EXISTA LEGE !"

GHID DE INTERVIU :

Unde lucrati in prezent ?

De cat timp sunteti angajat in acest cabinet de avocatura ?

Ce puteti sa imi spuneti despre activitatea acestui cabinet ?

Dar despre comunicarea din interiorul cabinetului ?

Exista anumite reguli privind comunicarea dintre dvs si colegii dvs ?

Cum comunicati cu seful si colegii dvs ?

Pledoaria unui avocat este tot un tip de comunicare. Ce imi puteti spune despre acest lucru ?

Dar despre costurile unui proces ?

Puteti sa vorbiti putin despre dimensiunea si structura cabinetului ?

Ce parere aveti despre colegii dvs fie ca sunt sefii , colegii, stagiarii din firma ?

Considerati ca succecul cabinetului de avocatura in care lucrati este influentat de comunicarea dintre dvs si colegii dvs ?

VA MULTIMESC !

CABINET DE AVOCATURA - ZAVEANU CONSTANTIN

COMUNICAREA DINTRE ANGAJATI versus ANGAJATI SI CLIENTI

Imaginea de ansamblu a unei firme de avocatura in societatea de astazi

Societatile de avocatura reprezinta un reper important in analiza tipului de comunicare organizationala ce se poate stabili pe de o parte intre angajatii organizatiei si intre angajati si clientii acesteia.

Putem afirma inca de la inceputul acestei cercatari ca acest tip de organizatie este obligata sa se adapteze noilor cerinte ale pietei, astfel incat au renuntat la unele lucruri care ii defineau cum ar fi : podiumul, roba si pledoaria pentu a se integra pe o piata comerciala.

Orice societate de avocatura este in stransa relatie cu "cei 4 P" ai marketingului pret (in speta onorariu), produs, plasare, promovare. Acest lucru este inca negat de o buna parte a bransei.

În 1999, cand francezul Laurent Marliere a publicat cartea "Marketingul cabinetelor de avocati", a fost pentru prima oara cand un autor european a asociat termenul marketing cu avocatura, iar lumea avocatilor a fost surprinsa, daca nu chiar indignata.

Se poate spune ca, in ultimii ani, avocatura a suferit transformari substantiale, trecand de la era judiciara la cea juridica. Cresterea cantitativa a afacerilor impulsionate de tehnologie a produs o mutatie de la avocatura individuala catre cea de corporatie, al carei rol primordial este sa evite pe cat posibil litigiile si interventia instantelor. Pe de alta parte, tot mai multe legi tind sa reduca rolul judecatorilor si sa propuna diferite proceduri de mediere extrajudiciare. Tabara avocatilor pledanti se imputineaza in favoarea celei a negociatorilor si a consultantilor. Chiar daca publicitatea traditionala este prohibita prin acte normative, nici o lege nu interzice societatilor de avocatura sa faca marketing.

Încercarea constituirii de catre firmele de avocatura a unei imagini de corporatie

Mai mult decat pe orice piata, se poate remarca o lipsa a identitatii corporative a celor mai multe firme de avocatura. Majoritatea abia incep sa-ti construiasca un brand.

Cu toate ca, la nivelul cererii, piata avocaturii este hipersegmentata, tehnologia adaugand sistematic cate un domeniu nou dreptului, oferta este inca foarte omogena. Iar faptul ca firmele

care au mers pe nisa au crescut demonstreaza ca principiile marketingului se aplica si pe piata avocaturii, chiar daca sunt inca multi care neaga acest lucru. In conditiile concurentei puternice date in special de numirul foarte mare de avocati, castigatorii vor fi cei care stiu sa se pozitioneze pe piata in functie de serviciile pe care le ofera si sa se diferentieze de ceilalti prin tehnicile de marketing.

Transparenta in firma in ceea ce priveste onorariile

Firmele de avocatura sunt recunoscute prin gradul ridicat al opacitatii onorariilor. Conform unor obiceiuri stravechi, politica de tarifare se formuleaza dupa "citirea" clientului, ceea ce reprezinta un veritabil obstacol in fata clientilor de azi, care, inainte de toate, vor sa stie costurile. O mai mare transparenta in acest sens, prin crearea posibilitatii de a consulta o baza de date orientativa in ceea ce priveste tarifele, ar putea reduce suspiciunile celor dispusi sa plateasca, mai ales fata de marile case de avocatura. Majoritatea firmeor de avocatura din strainatate isi afiseaza onorariile pe ora, iar politicile de pret sunt la vedere, arata ca acest mod de abordare a clientului poate fi mai eficient.

In avocatura nu prea exista inca preturi psihologice, iar creativitatea in politica tarifara ar fi o excelenti invitatie catre clienti, mai ales in cazul societatilor de avocatura de talie mijlocie.

La acest capitol firma ZAVEANU CONSTANTIN are preturi stabilite in fuctie de serviciile prestate si de dificultatea problemelor pe care le apara, de timpul dedicat rezolvarii acestora si nu in ultimul rand de costurile implicate in derularea proceselor.

Atac pe pietele de nisa

Abordarea avocaturii de nisa este o noutate pentru firmele de la noi deoarece si specializarea este de data recenta. Avocatii sunt obisnuiti prin traditie sa abordeze majoritatea domeniilor, din cauza lipsei de specializare in scolile de drept, dar si a lipsei de specializare a instantelor. Acestea sunt aspectele care pun piedici serioase pe piata avocaturii.

Cu foarte putin timp in urma, majoritatea avocatilor functionau in cabinete foarte mici. Cateva firme straine incercau sa-si faca loc pe piata si cativa avocati romani voiau sa se extinda mergand pe mana avocatilor tineri si competenti, dar inca in formare. În decurs de cativa ani, piata s-a transformat radical. Firmele considerate mari au crescut si mai mult, mergind in continuare pe

toate domeniile dreptului si oferind servicii de la A la Z. În plus, noile reglementari care-i obligau pe straini sa functioneze numai in asociere cu romanii au mai ridicat o categorie de societati de avocatura. Si firmele mici insa au venit puternic din urma, mizand pe pietele emergente si de nisa. În aceste conditii de concurenta severa, marketingul este esential.

"Discursul unui avocat

Problemele cu care se confrunta o firma de avocatura sunt multiple. Printre aceste putem enumera comunicarea cu clientii, care este la randul ei determinata de interzicerea publicitatii, neacceptarea in proportie de suta la suta a unei sociatati de avocatura pe o piata comerciala.

Aceste este motivul pentru care majoritatea avocatilor functioneaza inca in cabinete individuale si pledau cu unul ori doi stagiari, intr-o singura zi in fata mai multor instante penale, civile, de context administrativ sau de dreptul muncii.

Reputatia acestuia venea din sala de judecata, unde facea adevarate demonstratii de retorica, iar cand iesea din sedinta era urmarit de o gramada de oameni care ii solicitau serviciile. Astazi, nici un client important nu mai vine in tribunal ca sa vada prestatia avocatului.

Nu cu foarte mul timp in urma, recomandarile de la prieteni , o voce convingatoare si discursul riguros pregatit ce cuprindea aspecte din codul civil erau considerate o reteta a avocaturii de succes.

Comunicarea in firma de avocatura

Cei doi respondenti ne-au confirmat ca comunicarea in firma lor este foarte importanta care faciliteaza prestarea unor servicii de calitate in scopul solutionarii problemelor cu care se confrunta clientii acestora.

Între angajati nu exista conflicte, tensiuni determinate de lupta pentru suprematia puterii si prestigiului in aceasta firma, ori lipsa intereselor proprii, dezinteresul pentru indeplinirea obiectivelor propuse de firma, de altfel toti amgajatii sunt obligati sa aiba initiative in rezolvarea problemelor.

Confirmarea unei bune si eficiente comunicarii in aceasta firma o dau din nou respondentii, afirmand ca lipsa tensiunilor si conflictelor este influentata de conformarea angajatilor la propriilor reguli ale firmei, dar si eficienta liderului care, ne spune unul din respondenti,( avocat care este angajat la CABINETUL DE AVOCAT ZAVEANU CONSTANTIN, de trei ani de zile, din Turnu Magurele) " ne influenteaza prin comunicare atitudinea ,comportamentul, rezultatele unei singure persoane sau al grupului nostru."

Paradigme ale comunicarii intre angajati

Orice firma are anumite reguli, principii, paradigme care ghideaza activitatea angajatilor si in general cea a firmei. Acelas lucru il pot afirma si despre firma de avocatura pe care am cercetat-o.

este suficient si necesar sa poti sa transmiti un mesaj in calitate de angajat sau sef ;

tot ceea ce se comunica trebuie sa fie inteles de catre receptor si emitato r;

forma comunicarii este mesajul ;

actorii care comunica - adica angajatii si clientii ;

atitudinile, personalitatea actorilor ;

felul comunicarii- eventual jargou profesional, adica termeni ce inlocuiesc conceptele din literatura de specialitate, jargou care faciliteaza comunicarea, reducerea timpului dedicat solutionarii problemelor, intelegerea de catre cel care apeleaza la serviciile acestei firme ;

suportul comunicarii : se poate realiza atunci cand angajatii sunt informati de legile in vigoare, articolele si cartile de specialitate ;

structura firmei :o structura mai mica a firmei asigura - spune unul dintre cei intervievati - o mai buna comunicare intre angajati, intre acestia si clienti si intre angajati si lederul grupului ;

relatia dintre sef si angajat nu este una se supunere, subordonare ci una de intelegere, relatie care cere seriozitate, ambitie, disciplina ;

contextul comunicarii : daca se realizeaza intre angajati, la birou ea este informala pentru ca se pot admite si limbajul informal, jargonul profesional ; daca se realizeaza in cadrul unui proces este unul formal, insusit si respectat cu rigurozitate de avocati si stagiari ;

importanta comunicarii informale -ceea dintre angajati, in lipsa clientilor, a sefului, in lipsa reuniunilor oficiale intre cele doua parti : clienti importanti si avocati;

comunicare indifernt de felul ei trebuie sa fie invatata si exersat - adica ceea din timpul proceselor, reuniunilor importante ;

etica profesiei : aceasta este strans legata de felul in care se comunica in aceasta firma; respondentii au afirmat ca printre regulile pe care trebuie sa la respecte se enumara si datoria de a nu mintii, de a nu vinde vinde o iluzie- adica sa-i spui clientului ca este un caz usor si sa-i ascunzi realitatea, mintindu-l ;

relevanta comunicarii consta si in faptul ca aceasta determina pentru noul venit sansa de a se integra, ajusta, acomoda mediului, grupului ;

comunicare trebuie facuta in interesul clientului ;

presupune accentul punctelor tari ale angajatilor ;

necesitaea feed-back-ului intre angajati ;

mijloacele de comunicare : calculator, fax, imprimanta, telefon, mail;

Structura interna a firmei

Structura interna a firmei pe care am cercetat-o a pus in evidenta felul in care se realizeaza comunicarea la diferitele ei paliere. Chiar daca nu este o firma de dimensiuni mari nu trebuie ignorat faptul ca ,asa cum au afirmat cei pe care i-am intrevievat , aceasta are un anumit obiectiv realizat si de o buna comunicare intre angajati, anumite standarde, anumiti clienti si anumite proiecte prin care reuseste sa se impuna pe piata comerciala.

Firma are sapte membrii : seful firmei care este si el avocat si preia cazurile cele mai importante, patru avocati cu sarcini diferite, intre care comunicarea se realizeaza astfel : avocatul cu drept de apel la Curtea de Justitie si Casatie, care are autoritate mai mare decat ceilalti trei avocatii care se ocupa cu solutionarea cazurilor mai usoare si cei doi stagiari.

Asa cum au declarat respondentii la intrebarea legata de comunicarea interna putem afirma urmatorul lucru : mediul intern este unul intens, vibrant, optimist, care pune accent pe inovatie.

Calitatea acestei firme reiese din faptul ca fata de restul firmelor care fac parte din acelasi domeniu, CABINETUL DE AVOCAT ZAVEANU CONSTANTIN a tinut cont de cerintele si trasaturile mediului economic, social si politic al comunitatii in care se afla, ajustandu-si posibilitatile la propriile nevoi.

Comunicarea interna- spun angajatii - trebuie sa tina cont de operatiile pe care le desfasoara si strategiile pa care le urmaresc.

Comunicarea intre avocati si stagiari, intre angajati si clienti

Un tip de comunicare este si cel intre avocati si stagiari. Am luat interviuri numai avocatilor, stagiarii fiind momentan plecati din tara. Însa in urma discutiilor cu avocatii am aflat cat de importanta este munca pe care acestia o presteaza, dar si cat de importanta este pregatirea lor in aceasta firma. "Este un avantaj ca sint tineri si bine pregatiti, insa asta trebuie sa se vada si in munca", ne spune unul din avocati.

Avocatii mentioneaza si drepturile si recompensele acestor stagiari : Asa ca s-a introdus o regula : toti castiga la fel, asta pana cand dovedesc ca merita mai mult" .

Cat despre activitatea stagiarilor si nu numai, ea poate fi rezumata astfel :"Importanta este creativitatea pentru ca este absolut necesara pentru cei care ofera servicii clientilor nostrii, dar si dorinsa de realizare personala si profesionala, spiritul de echipa. Pentru a ajunge unde ti-ai propus este important, in primul rand, sa-ti doresti acest lucru. "Daca ai viziune, daca iti propui sa urmezi un drum si iti arunci in joc toate fortele interioare pentru a-l urma, vei reusi sa ajungi acolo unde iti doresti".

Calitatile pe care trebuie sa le aiba un angajat sunt urmatoarele :asumarea propriilor decizii, puterea de convingere, de a recunoaste propriile limite, asumarea succeselor : " Am invatat ca trebuie sa-ti asumi o decizie luata, sa stii sa motivezi oamenii, sa ai mereu o viziune si sa o urmezi, sa ai incredere in oameni si sa delegi, sa inveti din greseli, dar si sa stii sa te bucuri de succes sau sa te ghidezi mereu dupa principii clare, pe care apoi sa le urmezi"

Relatiile dintre angajati se pot reduce la urmatoare propozitie: "În relatiile cu subalternii si superiorii imi sustin intotdeauna punctele de vedere prin argumente puternice".

Liderul grupului apreciaza cel mai mult "sinceritatea si dorinta de a face treaba" la angajatii sai.

În relatia cu echipa lui "asculta, incurajeaza, sprijina," in timp ce cu sefii "asculta, sugereaza si influenteaza". "E foarte important sa intelegi ce-i motiveaza pe oameni, indiferent ca sunt colegii din echipa, sefii directi sau clientii. Este important sa fii in permanenta deschis la nou si sa inspiri ancredere", apreciaza unul dintre intervievati. Cat despre metodele dupa care se fac afacerile acesta considera ca valorile firmei pentru care lucreaza sunt. "Pentru mine, principiile care primeaza sunt: calitate, incredere, munca in echipa si autodepasirea limitelor", mai spune acesta

Comunicarea este mai degraba informala, determinand succesul firmei : "Foarte importanta este regula bunului-simt. Îmi place sa pastrez relatiile simple si amicale. Cu patronul, totul pleaca de la rezultate. Daca acestea exista, poti construi orice".

În relatiile dintre angajati si clienti primeaza realizarea obiectivelor firmei : "trebuie sa ai in vedere permanent scopul final".

Pregatirea cat mai adecvata a angajatilor si motivarea acestora determina si ele succesul firmei: "Echipa cu cei mai buni si motivasi jucatori castiga intotdeauna".

Opinia unuia dintre avocati despre liderul lor este una obiectiva, considerand-ul un adevarat manager : "Cred ca, in primul rand, un manager trebuie sa fie onest si drept fata de angajatii sai. Sa le spuna cele bune si cele rele cu obiectivitate, sa fie atent la performantele si la esecurile lor, sa-i ajute sa invete din toate".

Comunicand cu colegii, cu clientii firmei, dar si participand la diferite evenimente unul dintre avocati a expus succint consecintele pozitive ale comunicarii interne si externe : "in acest sens mi-am dezvoltat abilitati de negociator si am inteles intr-un timp foarte scurt aspectele financiare ale activitatii acestei firme".

Cat despre cele mai importante calitatile angajatilor la firma ZAVEANU CONSTANTIN in opinia managerului , dar si ale managerului sunt : "Din punctul meu de vedere, cele mai importante calitati ale unui angajat sint sinceritatea, promptitudinea si initiativa. Calitatile cele mai apreciate ale unui manager ar putea fi corectitudinea, fermitatea si deschiderea pentru idei noi".

IZVOARELE COMUNICARII ÎN CABINETUL DE AVOCATURA ZAVOREANU CONSTANTIN

Experienta : Cabinetul de Avocatura are o practica juridica de sase ani, iar de-a lungul acestor ani, cu ajutorul angajatilor are la activ aproximativ 500 de clauze pe rolul instantelor de judecata. Acest lucru demonstreaza buna functionare a activitatilor cabinetului, dar si comunicarea efienta dintre angajati.

Responsabilitati : Îsi bazeaza activitatea pe principiile responsabilitatii maxime si confidentialitatii.Serviciile oferite sunt de inalta calitate, ofera confort si certitudine clientilor, urmareste rezultate pozitive si costuri acceptabile.

Organizare : Cabinetul s-a specializat in dreptul comercial, penal si civil. Abilitatea de a comunica cu oamenii si de afii in contact permanent cu acestia ne obliga sa ne dezvoltam zii de zii, sa excelam pe acest segment de piata- acesta este unul din scopurile cabinetului, prezentat de unul dintre angajatii care a raspuns la interviu .

Concluzii

Comunicare dintr-un cabinet de avocatura este una specifica, care vine in sprijinul derularii activitatilor firmei, dar si in sprijinul solutionarii problemelor clientilor.

Concluzia cercetarii este de fapt imbinarea subpunctelor proiectului si interpretarii raspunsurilor oferite de respondenti.

Am aflat ca acest tip de comunicare este un tip de comunicare complex, care imbina multiple aspecte si se reflecta la toate palierele activitatilor desfasurate de acest cabinet.