Bazele logisticii firmei

BAZELE LOGISTICII FIRMEI

Ancheta realizata de Borsard/Siar in 1989 in randul managerilor de firme a stabilit ierarhia prioritatilor logistice referitoare la Piata unica si anume: respectarea termenelor contractuale; imbunatatirea competitivitatii transporturilor; dezvoltarea schimburilor informatizate; livrari mai rapide decat cele ale concurentei; competitivitate in domeniul stocurilor; reducerea costului cu antrepozitele; dezvoltarea unei politici de subtratare etc.

Primele patru prioritati de actiune precizate anterior influenteaza in mod esential nivelul serviciilor propuse clientilor, insa, pentru a realiza un nivel de performanta bun, sunt necesare in esenta doua directii de activitate, directii care creeaza bazele sistemului de gestiune logistica a firmei.

Acestea sunt: crearea produsului logistic si asigurarea planificarii, pilotajul operatiunilor logistice (fig. 1).

Nivelul serviciului logistic al firmei

Fiind producator de servicii, logistica, pentru a-si construi un sistem performant al productiei de servicii, trebuie sa cunoasca de la bun inceput natura obiectivelor sale.

Provenita din orientarile strategiei generale a firmei, logistica isi fixeaza orientarile generice in conformitate cu nivelul de performanta vizat. In special nivelurile de servicii trebuie definite, ingloband nu doar asteptarile pietei, ci si performantele concurentei (fig. 2). De aceea, un sistem logistic performant se construieste plecand de la o definire clara a obiectivelor sale in materie de service.

Fig. 2 Pozitionarea obiectivelor logistice.

Cunoasterea nivelelor de servicii apare ca un element care conditioneaza ansamblul organizarii logistice. Productia de servicii careia i se adreseaza logistica nu se realizeaza convenabil decat daca obiectivele au fost fixate in prealabil. Ne aflam, deci, in faza fixarii nivelului serviciului logistic.

In continuare este necesar:

a) precizarea celor trei dimensiuni ale serviciului logistic evidentaza faptul ca pertinenta nivelurilor serviciului logistic este cu atat mai mare cu cat aceasta graviteaza in jurul nomenclaturii exhaustive de servicii logistice. Aceasta nomenclatura se caracterizeaza prin trei dimensiuni si anume:

dimensiunea serviciului in regim "fluxuri permanente" acopera ansamblul activitatii cotidiene "normale" ce poate fi bine cunoscuta cu anticipatie si impune angajamente referitoare la incadrarea in termene, in fiabilitate, in omogenitatea prestarilor, in capacitate, in disponibilitate, in conformitatea documentelor de urmarire, control si administratie;

dimensiunea serviciului in regim "fluxuri aleatoare sau tranzitorii" este realmente legata cu activitatile de natura imprevizibila sau influentate de schimbari. Operatiunile ce se raporteaza aici nu trebuie sa beneficieze de mai putina atentie decat cele din regimul de fluxuri permanente. Din contra, caracterul mai aparte al acestora atrage asupra lor o atentie mai mare din partea clientilor. Gestionarea corecta a acestei dimensiuni conduce la angajamente specifice in intervalul de raspuns (adaptabilitate si flexibilitate), la capacitatea de a adapta cantitati si de a actiona asupra naturii livrarilor;

dimensiunea de interfata logistica si comerciala conduce la stabilirea prestatiilor ce revin in sarcina logisticii si care sunt direct integrate relatiei comerciale firma/client, aplicandu-se atat pentru fluxurile permanente, cat si pentru cele tranzitorii sau aleatorii, suprapunandu-se celorlalte doua dimensiuni. Ea implica definirea nivelurilor de servicii referitoare la: punerea la dispozitie de produse, ambalaje, mijloace de transport de calitate, realizarea pretului propus pe unitatea de ambalaj; activitatile de post-vanzare (logistica de sustinere a produsului); prezenta infrastructurilor logistice carora pot sa li se adreseze clientii (antrepozit, depozit, platforma); cantitatea de informatie comerciala administrata de logistica (tratarea comenzilor, borderou de livrare, interfete informatice, avertizare in caz de intarziere etc) (fig. 3);

Fig.   3 Cele trei dimensiuni ale serviciului logistic.

b) stabilirea nivelului serviciilor logistice porneste de la definirea notiunii careia ii este atasat nivelul de servici. Notiunea de servici este o notiune ce a fost difuzata in firma intr-o maniera sistematica, dar, utilizata ca mijloc de comunicare si sensibilizare, nu a beneficiat totdeauna de o definire riguroasa a sa. De aceea, nu intotdeauna a fost clar perceputa in unele situatii. In logistica este esential sa se clarifice si sa se defineasca cu rigurozitate notiunea de serviciu careia i se ataseaza un nivel de serviciu.

Pentru realizarea cu succes a acestei probleme se recomanda pe scara larga utilizarea unui chestionar pentru a intelege mai bine asteptarile clientilor. Acest chestionar informeaza asupra exigentelor clientilor referitor la nivelul serviciului asteptat din partea logisticii (fig. 4). Rezultatele obtinute astfel corespund elaborarii caietului de sarcini in conformitate cu partea din oferta globala la care logistica are un rol principal.

Legenda:  firma. Concurenta.

Fig.   4 Reprezentarea comparativa a nivelurilor de servicii.

Aceasta definire a caietului de sarcini Servicii este cu atat mai necesara cu cat variaza de la un sector de activitate la altul, de la o familie de clienti la alta. Printr-un astfel de caiet de sarcini este necesar sa se evalueze obiectivele de serviciu si sa se asigure o dinamica ascendenta a lor, adica a evolutiei in timp. Normele de servici evolueaza in timp. Modificarile pretentiilor clientului trebuie urmarite in decursul timpului pentru a putea adapta la acestea modurile de raspuns ale firmei. Aceasta, deoarece datele percepute in practica comerciala curenta reliefeaza tendintele pe care un astfel de chestionar are sarcina sa le confirme;

c) delimitarea obiectivelor de sarcini precizeaza ca un nivel de servici nu este susceptibil de a fi atins, decat, daca este interpretat in toate stadiile de firma implicata in realizarea lui. Nivelul de servici global propus clientilor reiese din cumulul obiectivelor pe sectoare.

Odata orientarile strategice ale firmei fixate si cele ale logisticii determinate, schema orientarii strategice poate fi completata prin definirea orientarilor pe susbsistemele logistice.

Realizarea produsului logistic

Realizarea produsului logistic consta in a-l face atat de apt incat sa fie posibil de a se integra in flux, inclusiv precizarea tuturor componenetelor necesare pilotajului sau ulterior. Produsul este conceput nu doar in dimensiunea sa industriala (cu preocupari de tehnologie intrinseca si de tehnica de productie),ci si cu o anume dimensiune logistica. Aceasta preocupare este cu atat mai importanta cu cat produsul este capabil de a genera, pe timpul vietii sale la client, un nivel de activitate logistica consecventa(piese de schimb, reparatii). Inca din etapele de conceptie a produsului, trebuie sa se faca apel la logistica, gratie aplicarii metodelor de Sustinere Logistica Integrata (SLI), a produsului.

Din aceste considerente sunt necesare:

a) folosirea logisticii inca din faza de concepere a produsului, adica SLI, acopera ansamblul operatiunilor ce au legatura cu mentinerea si activitatea post-vanzare a produselor sau sistemelor de inalta tehnologie. Demersul de formalizare a acesteia include trei etape si anume: definirea sustinerii ce are drept obiect integrarea obiectivelor de sustinere logistica la nivelul de definire a sistemului sau al produsului; conceptia sustinerii care vizeaza dezvoltarea elementelor de sustinere ce vor permite sistemului sau produsului sa-si atinga obiectivele in materie de disponibilitate; furnizarea sustinerii la cost minim pe timpul duratei de viata a sistemului.

Riscurile unui asemenea demers logistic rezida deci in: serviciul adus clientilor in timpul utilizarii produsului sau sistemului achizitionat si in nivelul costurilor ce i se raporteaza si marja eventuala generata de aceasta activitate.

Aceasta presupune:

1) o diversitate suplimentara a serviciului adus clientilor deoarece orice dimensiune a logisticii, deci si sustinerea logistica este un producator de servicii asteptate de client. Prost conceput pentru un produs sau un sistem vandut, acest aport asteptat de client ii influenteaza deciziile viitoare de cumparare.

In abordarea sa cea mai extinsa, legata de produsele de inalta tehnologie, sustinerea logisticii integrate afecteaza toate fluxurile incepand cu punerea la dispozitie a produsului, adica: mijloacele de folosire in practica a unui produs (instalarea si infrastructura preliminara instalarii produsului); mentenanta; echipamentele pentru teste si reparatii; documentatia tehnica; aprovizionarile cu piese; formarea operatorilor si personalului de mentenanta; rebutarea produselor.

Fiecare dintre aceste componente implica o oferta specifica ce-i poate aduce firmei un avantaj concurential susceptibil, in a asigura astfel o mare parte din veniturile sale viitoare. Ele genereaza costuri, dar sunt vandute ca servicii si vor contribui cert la formarea profitului;

2) o sursa profitabila de venituri considerabile pentru ca sectoarele industriilor informatice, de material de telecomunicatii sau multiplicare prin fotografiere genereaza venituri datorate serviciilor, care reprezinta circa 20%-40% din cifra de afaceri. Partea din marja generata de aceste activitati este inca considerabila. Firmele au rentabilizat acest sector cu pretul unei conceptii a produsului adaptate necesitatilor de sustinere logistica.

Evaluarea efortului lor necesita introducerea notiunii de Life Cycle Cost (LCC), adica Costul Ciclului de Viata sau Cost global calculat cu ajutorul formulei:

LCC = C_d + C_a +C_u + C_l

unde: C_d reprezinta cost de dezvoltare;

C_a - cost de achizitie;

C_u - cost de utilizare (cost de exploatare + cost de sustinere);

C_l - cost de lichidare.

Sunt frecvente situatiile cand pentru unele produse, costul de sustinere este cel putin egal cu costul de cumparare pentru client.

Fazele de dezvoltare ale unui produs evidentiaza prompt nivelul costurilor de sustinere ce-i vor fi ulterior atasate. Pentru un produs al carui cost de utilizare (esentialmente de sustinere) reprezinta 50% din costul ciclului de viata, schema din fig. 5 arata ca practic nu mai este posibil sa se actioneze asupra lor din moment ce angajamentul LCC este realizat in proportie de 20% la finele fazelor de cercetare si de 92% in momentul demarajului utilizarii produsului. Trebuie, deci, anticipat si inca din faza conceperii produsului actionat pentru a reduce costurile de sustinere atingand nivelurile de performanta dorite. Un astfel de demers de sustinere logistica integrata a fost formalizat si utilizat nu numai pentru produsele sau sistemele foarte tehnice (armament, ordinatoare etc), dar si pentru orice fel de produs, inclusiv produsele de larg consum;

Fig. 5 Esalonarea costurilor de sustinere si L.C.C. de angajament.

b) implementarea sustinerii logistice integrate presupune parcurgerea a trei faze succesive (fig. 6) si anume:

1) definirea politicilor de sustinere logistica, adica definirea politicilor de sustinere logistica care constau in conceperea optimizata a produsului si sustinerea sa pentru a-i minimiza costul aferent pe durata de viata la cumparator.

e_cc/c = LCC

unde: e_cc/c reprezinta costul global la cumparator.

In aceasta faza sunt vizate obiective de fiabilitate, mentenabilitate si disponibilitate (fig. 7).

Fiecare produs trebuie sa faca obiectul studiilor specifice pentru a putea prezenta clientilor, atat evaluari ale performantei sustinerii logistice, cat si datele referitoare la performantele tehnice. Astfel, poate fi necesar sa se precizeze un intreg ansamblu de indicatori, cum ar fi timpul mediu intre doua defectari si timpul mediu de reparatie, care trebuie specificate in contractul de cumparare;

Fig. 6 Fazele sustinerii logistice integrate.

2) realizarea suportilor de sustinere logistica, permite stabilirea angajamentulor materiale referitoare la: realizarea pieselor de schimb (stocuri initiale sunt uneori livrabile cu produsul sau sistemul vandut); conceperea si furnizarea materialelor de reparatii; activitatea de concepere si realizare a documentatiilor tehnice, inclusiv formarea tehnica a clientilor;

3) implementarea in practica a sustinerii logistice, are impact asupra aparitiei unor logistici anexe la logistica initiala de punere a produsului la dispozitia clientilor.

Logisticile anexe logisticii initiale contin:

logistica pieselor de schimb, care este in general tratata aparte de produsele finite si reclama o organizare si mijloace ce-i sunt proprii. Ea se caracterizeaza prin numarul important de variante, diversitatea produselor (in volum, greutate, pret), durata de viata (pentru unele piese peste 10 ani), exigentele de service la client (comanda de reparare in mai putin de 24 ore) etc. Distributia pieselor de schimb solicita o mare fiabilitate pentru a se evita degra­darea rapida a imaginii de marca a firmei si aparitia unei neincrederi in tehnicieni reparatori;

logistica tehnicienilor reparatori, care analizeaza sub doua aspecte: disponibilitatea acestora, in sensul ca tehnicienii reparatori sunt colaboratori ce costa relativ mult (trebuie deci asigurate atat disponibilitatea, cat si afectarea lor optima la locurile unde se constata defectiuni) si optimizarea stocului de piese de schimb existent la tehnicienii reparatori. Ei au la dispozitia lor un stoc, ce este tinut in vehicolul de interventie , care trebuie sa fie minim si sa raspunda celui mai mare numar posibil de defectiuni;

logistica schimbarilor este aferenta produselor si implica o organizare sistematica a sustinerii post-vanzare a acestora, ocazionand unele inlocuiri standard a unora dintre componentele acestora. Pentru a proceda la acestea, trebuie aplicata o logistica a schimbarii pieselor defectate. (Acesta este cazul motoarelor de automobile, al sistemelor informatice etc). O logistica speciala trebuie aplicata pentru a asigura colectarea produselor si concentrarea lor spre unitati de reconditionare. Pentru piesele sau organele cu valoare mare trebuie sa se prevada stocajul, daca pentru ele s-a ales o politica de reconditionare.

Fig.   7 Fiabilitate, mentenabilitate, disponibilitate in sustinerea logistica integrata.

Planificarea logistica si pilotajul

Realizarea produsului logistic este rezultatul prealabil a unei bune gestiuni logistice si nu un scop in sine. Aceasta actiune asupra produsului permite cucerirea unui potential logistic ce va fi exploatat la momentele dorite pentru a facilita gestiunea logistica. Esentialul pentru logistician rezida in identificarea fluxurilor logistice si gestiunea acestora sprijinita pe practica pilotajului.

O buna planificare a activitatii logistice presupune:

a) cunoasterea familiilor logistice este necesara deoarece produsul poseda caracteristici logistice intrinseci cum sunt: caracteristici fizice (marime, greutate, fragilitate, natura etc); caracteristici tehnice (nomenclatura etc); caracteristici de stocaj (tip de conditionare, temperatura etc); caracteristice de gestiune a comenzii (sezonalitate, cantitate, numar de linii/comenzi etc); caracteristici de distributie (punct de livrare, cota pentru export, tip de incarcare etc) (fig. 8).

Daca un obiectiv logistic este implementat produs cu produs pentru a obtine informatii despre situatie si stare, tratamentul operational trebuie sa cerceteze cea mai buna agregare posibila a produselor intre ele, lucru ce recomanda gruparea si regruparea produselor in familii logistice. Acestea sunt stabilite intr-o prima faza pe subsisteme logistice, creandu-se familii logistice de distributie fizica, de productie, de aprovizionare si post-vanzare. Ele sunt agregate temporar in unitati logistice omogene din punctul de vedere al tratamentului logistic.

In planul operatiunilor de transfer atat in aprovizionare, cat si in distributie se realizeaza luarea in calcul a acestor familii ceea ce determina transportatorii, in functie de exigentele nivelului de servici al produselor, sa creeze oferte de servici diferentiate pe familii logistice.

b) planificarea si pilotajul in sensul ca odata planul logistic conceput este necesara corelarea acestuia cu activitatile de pilotaj, parcurgandu-se urmatoarele etape:

1) ajustarea parametrilor planificarii, deoarece oricare ar fi mediul comercial in care evolueza firma, planificarea conjugata a operatiunilor diferitelor subsisteme logistice reprezinta creuzetul in care se realizeaza si se masoara pertinenta majoritatii deciziilor logistice. Planificarea permite o esalonare secventiala a operatiunilor in timp (fig. 9).

Aceasta oscileaza in jurul planificarii conjugate a distributiei si transporturilor, a productiei si aprovizionarilor. Pentru a obtine maximum de eficacitate in planificarea operatiunilor, trebuie sa se tinda spre: o ajustare a parametrilor planificarii; o evaluare corecta a previziunilor; un sistem de planificare progresiva. Acestea sunt realizabile functie de componenta timp si de familiile logistice. De aceea, scara de timp aleasa trebuie sa fie adaptata obiectivelor comerciale vizate;

2) previzionarea activitatilor este elementul esential al gestiunii operationale, iar insuficienta ei evaluare nu poate oferi o alta posibilitate de remediere prin mijloace fizice flexibile, capabile sa se adapteze la schimbarile neprevazute ale activitatii comerciale.

Deoarece neprevederea este foarte costisitoare, fiabilitatea activitatii de previzionare trebuie sa fie ridicata;

3) planificarea progresiva vizeaza compunerea previziunilor pentru produsele finite in etape succesive. Firma, mai degraba decat sa caute sa inteleaga expresia cererii finale de produse finite la un moment dat, analizeaza diferitele componente in functie de nevoile sale de planificare.

Aplicarea acestui tip de planificare necesita doua conditii si anume:

stabilirea, cu principalii sai parteneri de relatii comerciale care autorizeaza acest tip de circulatie, a informatiilor cerute progresiv intre client si furnizorul sau;

instaurarea unei gestiuni cvasicontractuale a modificarilor.

Previziunile unui client, ca si cele ale furnizorului sau, se pot modifica in decursul timpului. Apare si posibilitatea ca angajamentele initiale eventual sa fie schimbate. Pentru a evita toate problemele inerente unei absente a gestiunii modificarilor trebuie instaurate regulile care vor determina schimbarile in decursul timpului. Ele se pot descompune, de exemplu, in trei etape: modificarea automata, modificarea negociata si modificarea impusa. (fig. 10).

Timp  Lansare

Fig.   10 Structura modificarii previzionale in timp.

4) pilotajul permite planificarii sa prevada nu numai o organizare a fluxurilor logistice in timp, dar sa fie si suficienta deoarece subzista neprevazutul.

Logistica se structureaza, deci, pentru a atinge aceasta dimensiune aleatoare si a o include. Activitatea de pilotaj este cea care garanteaza reactivitatea si adaptarea permanenta a fluxurilor (ca intensitate, viteza etc) la cererea pietei.

De aceea, pilotajul este un auxiliar indispensabil planificarii si necesita: receptia de stimuli (adica detectarea locului de provenienta a informatiei caracteristice fluxurilor); interpretarea stimulilor (gratie integrarii lor intr-un model de flux); reactia la stimuli (intr-un interval foarte scurt). Rezolvarea problemelor de pilotaj determina logistica sa recurga la unele instrumente ajutatoare pentru a lua decizii corespunzatoare.

Optimizarea fluxurilor solicita responsabilului logistic o utilizare sistematica a instrumentelor auxiliare deciziei regasite in larga gama a modelelor matematice puse la punct de cercetarea operationala.

Intr-o prima abordare a problemelor cu care se confrunta operatorul logistic este posibil sa consideram teoretic doua mari familii de probleme de baza si anume:

probleme considerate ca deterministe in care notiunea de risc nu se ia in considerare si care duc la probleme de combinare (termen de livrare, afectarea produsului mijloacelor de transport, planificarea operatiilor etc);

probleme aleatoare, ce integreaza, de exemplu, notiunea de fir de asteptare cu lungime ce variaza aleatoriu in timp.

Rezolvarea problemelor deterministe a beneficiat de sprijinul tehnicilor denumite programare lineara sau programare dinamica, metoda grafurilor, metoda PERT etc. Cea mai mare parte din aceste metode vizeaza, sub un anumit numar de restrictii, alocarea de resurse (camioane de exemplu) optimizand o functie economica (costul distributiei, de exemplu).

Tehnicile de rezolvare a problemelor aleatorii folosite iau in calcul notiunea de risc si deci incertitudine pe ansamblul variabilelor utilizate (timp, costuri, capacitate, interval de livrare etc). O valoare nu mai este atribuita in maniera discreta unei variabile, iar o functie de probabilitate caracterizeaza atributele problemei. Rezolvarea nu se mai realizeaza printr-un algoritm, ci printr-un sistem de ecuatii. Domeniile privilegiate de aplicare a modelelor aleatorii sunt toate probleme ce includ teoria firelor de asteptare (gestiunea atelierelor, gestiunea punctelor de incarcare sau descarcare etc). Trebuie gasit, deci, un compromis intre costul asteptarilor si cel al mijloacelor, deoarece incarcarea activitatilor este cunoscuta numai aleatoriu, iar notiunea de stoc este asimilabila celei de fir de asteptare.

Metodele de simulare ofera mijloace practice pentru a testa reactiile functionarii unui sistem logistic global (un atelier de fabricatie, un antrepozit etc), respectand eficacitatea elementelor sale constitutive. Simularea ofera o abordare prin tatonare. Ea face cunoscut comportamentul unui sistem (angajament, fire de asteptare, supracapacitati etc) care poate fi considerat: in activitate normala (regim continuu sau flux permanent) sau in activitate tranzitorie (risc, incertitudini, efecte ale defectiunilor sau varfuri de activitati). Ele includ variatii ale parametrilor legate de legile intrarii sau iesirii, de regulile de asezare a pieselor in asteptare, de capacitatile mijloacelor (defectiuni aleatorii) etc .

Instrumentele de simulare sunt, deci, in acelasi timp mijloacele de previziune ale com­portamentului logistic al sistemului fizic si auxiliare pentru alegerea celor mai bune configuratii operationale. Aplicarea simularii permite parcurgerea a patru etape principale si anume: culegerea de informatii despre sistemul studiat; constructia modelului ce regrupeaza evolutia entitatilor si modul lor de angajare in activitati sau fire de asteptare; utilizarea modelului care furnizeaza rezultatele ilustrand efectul alegerii in mai multe scenarii de conditii initiale sau reguli de functionare diferite; exploatarea rezultatelor, adica compararea lor cu asteptarile.

Diferentele sunt analizate si diagnosticate, parametrii sunt modificati pentru a face sa functioneze modelul si a permite in final atingerea obiectivelor propuse.