Comunicarea intr-o organizatie

Colegiul economic "Delta Dunarii"

Comunicarea intr-o organizatie

Comunicarea in tr-o organizatie

Orice companie functioneaza ca o mica masinarie. Fiecare dintre noi este o rotitza care face ca tot angrenajul sa functioneze. Ce se intampla cand unele rotitze se strica, altele incetinesc sau isi pierd "stralucirea"? Pai simplu.masina nu mai merge bine, trebuie reparata, dusa la service, etc.asa si cu toate organizatiile. De cate ori financiarul nu s-a inteles cu achizitiile, marketingul cu PR-ul, PR-ul cu sales-ul, logistica cu financiarul si lista poate continua.

Aici intervine rolul comunicarii. Comunicarea este "uleiul" de motor, ea unge toate rotitzele, le face sa mearga mai bine si implicit sa mearga repede si bine. Toate departamentele au nevoi speciale, oamenii comunica diferit in functie de aceste nevoi, targeturile sunt altele si e foarte greu sa multumesti pe toata lumea, daca nu chiar imposibil.

Si cum toate lucrurile se invata in timp si prin exercitiu, si comunicarea este la fel. O unealta cu care trebuie sa lucrezi, sa o folosesti mereu, in orice ocazie, pentru a-ti face rotitzele sa functioneze si sa te duca acolo unde ai nevoie.

Comunicarea eficienta

Comunicarea de succes la diferitele niveluri ale ierarhiei organizationale este esentiala pentru dezvoltare si succes. Eficienta omunicarii in organizatie are in vedere:

Comunicare interna

Comunicarea interna este la fel de importanta ca si comunicarea cu clientii; comunicarea interna este cheia atingerii obiectivelor companiei. Daca exista probleme de comunicare interna, copania va plati cu siguranta pretul pentru aceste probleme

Transformarea unei bune comunicari intr-o politica a companiei

Crearea si mentinerea unei politici care sustine claritatea comunicarii este importanta. Definirea unei politici de comunicare, mai ales in organizatiile mai mari ii ajuta pe manageri sa stabileaca ce, cand si cu cine doresc sa comunice.

Messajele relevante

Toate mesajele communicate trebuie sa fie relevante in raport cu un scop, tinta, sau o strategie a companiei: Mesajul trebuie sa explice de ce este relevant.

Comunicarea bidirectionata

Orice manager trebuie sa incurajeze comunicarea bidirectionata. Trebuie incetatenita ideea potrevit careia si cuvantul angajatilor conteaza.

Cum gandesc angajatii?

Managerul subliniaza rolul infomatiilor si de feedback-ului pentru moitvarea si imbunatatirea performantelor de lucru. In organizatie se creaza cutii pentru sugestii sau conturi de e-mail la care angajatii isi pot trimite parerile.

Buletin informativ intern

Publicarea unui buletin informative intern periodic, este o modalitate buna de a oferii ocazia exprimarii opiniilor, anunturilor si stabilirea unor relatii sanatoase intre angajati si manageri.

Transformarea comunirii intr-un obicei

Managerul comunica in mod regulat cu angajatii. Transfoma sedintele lunare sau saptamanale cu personalul, intr-un obicei, astfel incat toti angajatii sa se intalneasca cu managerul, avand ocazia sa discute situatia existenta, pe planurile lor de viitor si realizarile curente.

Sfaturi pentru comunicare de succes

Vorbeste cu claritate!

Mesajul trebuie exprimat cu claritate. El trebuie adaptat la auditor. Comunicarea cu managemetul de varf este diferita de cea cu departamente specifice sau de cea cu intreg personalul. Un mesaj plin de termeni tehnici poate fi trimis departamentului de IT, dar acest mesaj nu va fi inteles daca este trimis departamentului marketing. Mesajul trebuie sa fie simplu si se simplifica si mai mult pe masura ce publicul devine mai divers.

Retineti Daca mesajul nu este clar, nu va fi inteles .

Modul in care comunici este important

Complexitatea limbajului folosit este vitala pentru ca mesajul sa fie primit si decodificat. Alegerea cuvintelor, structura frazelor si organizarea informatiei trebuie sa circule si sa aibe un sens pentru receptor.ideile ar trebui sa urmeze o ordine secventionala, fara o trecere de la un subiect la altul.

Explica mesajul

Nu trebuie sa presupunem ca receptorii sunt constienti de semnificatia sau importanta unui mesaj. Trebuie explicat de ce un mesaj este important oferind informatii aditionale, care pot contribui in mod semnnificativ la importanta unui mesaj. Cu cat se explixa ma mult, cu ata mesajul va fi mai eficient. Nu numai ca mesajul va capata importanta dar si receptorii vor considera ca este important.

Utilizeaza cele mai potrivite canale

De multe ori managerii se bazeaza pe un singur mijloc de comunicare. Receptori diferiti trebuie sa fie abordati prin canale potrivite de comunicare. Canalele unice au de obicei o rata scazuta de succes de acea mesajele pot fi transmise verbal (sedinte, seminarii, personal) sau scris (prin e-mail, buletine informative, etc.). trebuie indentificat acel canal care functioneaza cel mai bine pentru fiecare grup in parte.

Stiati ca in cazul in care departamentul de vanzari este pe teren in fiecare zi, comunicarea verbala sau prin e-mail ar fi ideala?

Sustine mesajel prin actiuni

Mesajele sub toate formele trebuie sa fie sustinute de evenimente si de mediul de lucru. Plangerea obisnuita printre angajati este ca managementul nu intelege cu adevarat cum se fac lucrurile pe teren , fapt care arata ca unele mesaje nu reusesc sa se faca intelese.

Exemplu Daca trimiti un mesaj referitor la intarzieri la serviciu, fii punctual, nu veni cu 30 min intarziere.

Intretine comunicarea

Comunicarea trebuie sa fie continua. Mesajele necesita repetitie pentru a patrunde in mintile receptorilor care sunt ocupati cu propriile lor prioritati. Comunicarea continua creeaza un mediu mai restrans intre angajatii de la toate nivelele.

Apreciaza credibilitatea!

Mesajele transmise trebuie sa fie credibile. Daca se fac prea multe greseli sau erori de factuale in mesaje, atuci publicul va pune la un moment ddat la indoial aproape tot ceea ce s-a spus.

Exemple Nu-i oforma pep e angajati cu privire la o politica a fimei, ca apoi sa le spui ca mesajul anterioi continea anumite erori. Fii atent la greseli!

Inlatura zvonurile!

Obtinrea transparentei la locul de munca sip e parcursul comunicarii reprezinta cheia pentru a avea o cultura a organizatiei sanatoasa. Subalternii trebuie informati despre toata activitatea ce vizeaza politica firmei sau poate exista o politica privata asupra informatiilor. Sinceritatea este baza relatiilor intre oamneni.

Reteta unei comunicari eficiente ar fi: un zambet, ton prietenesc, ascultare atenta, privit in ochi interlocutorului.prezenta zambetului pe fata omului este strct legata si de ocupatia sa. Managerii, in special cei din varful piramidei ierarhice, au de obicei o figura serioasa.

Bibliografie

Organizarea resurselor umane

(Suzana Ilie si Roxana Georgescu )

Editura Oscar Print

Bucuresti 2006