Echipe de inalta performanta

Echipe de inalta performanta

Echipele performante au caracteristici specifice care le permit sa exceleze in munca de echipa si sa obtina performante. In primul rand echipele performante au valori fundamentale puternice care le ajuta sa aiba atitudini si comportamente congruente cu scopul echipei. Asemenea valori au rolul unui sistem de control pentru echipa si de multe ori inlocuieste directiile externe care pot proveni de la un supervizor. In al doilea rand echipele performante transforma un scop general in obiective specifice de performanta. Daca existenta unui scop general da echipei o directie, orientarea spre rezultate specifice, cum ar fi reducerea timpului de lansarea pe piata a unui produs la jumatate, va face acest scop mai bine inteles. Obiectivele specifice ofera posibilitatea de concentrare pe rezolvarea problemelor si conflictelor si in acelasi timp stabilesc standarde pentru masurarea rezultatelor si oferirea feedbackului pentru performanta. In acelasi timp ajuta membrii sa inteleaga nevoia de responsabilitate colectiva si nu individuala.

In al treilea rand echipele performante au un amestec potrivit de competente, inclusiv tehnice, de rezolvare a problemelor si de luare a deciziilor. In sfarsit, echipele performante poseda creativitate pe care o folosesc pentru a imbunatati continuu procesele organizationale si pentru a dezvolta noi produse, servicii si piete.

Pentru a crea si mentine echipe performante trebuie luate in considerare toate elementele care influenteaza eficacitatea grupurilor. Printre aceste elemente diversitatea membrilor are un loc aparte. Atunci cand membrii echipei sunt omogeni exista o serie de avantaje: usurinta de a crea relatii sociale intre membrii si inceputul interactiunii necesare pentru a munci impreuna. Pe de alta parte omogenitatea poate sa limiteze punctele de vedere, ideile si creativitatea. Din diversitate provine o baza mai mare de talente, informatii si perspective variate care pot sa imbunatateasca procesul de luare a deciziilor sau de solutionare a unor probleme. Aceste aspecte sunt importante atunci cand echipa lucreaza la sarcini complexe.

Cercetarile au aratat ca diversitatea poate crea probleme in stadiile initiale de formare a echipelor. Aceasta apare atunci cand conflictele interpersonale care pornesc din diversitate vin sa incetineasca procesele de grup cum ar fi construirea relatiilor, definirea problemei si partajarea informatiilor. Chiar daca echipele ar putea intampina dificultati in a rezolva aceste probleme, se poate dezvolta un potential de performanta o data aceste probleme au fost rezolvate. Desi este posibil sa dureze mai mult si sa necesite mai mult efort crearea unor echipe din diversitate, castigurile pe termen lung in creativitate si performanta fac ca acest lucru sa merite.

Factori asupra carora trebuie sa ne concentram pentru a avea succes:

• simtul scopului - viziune comuna asupra perspectivelor si obiectivelor. Accent puternic pe rezultate, simt al prioritatilor, claritate in decizii
• comunicare deschisa - oamenii isi exprima gandurile si sentimentele, conflictul nu este ascuns si este rezolvat. Oamenii asculta cu atentie.
• Incredere si respect reciproc - oamenii se apreciaza si sustin reciproc. Isi spun adevarul si ofera un feed-back sincer.
• Conducere impartita - diversi membri ai echipei isi asuma conducerea in functie de sarcina curenta si de nevoia echipei. Liderul formal are rolul de supraveghetor si de mentor al echipei.
• Modalitati de lucru eficiente - echipa stie cum sa adune, organizeze si sa evalueze informatia. Oamenii incurajeaza creativitatea, inovatia si asumarea riscurilor. Se fac planuri corespunzator
• Castig din diferente - echipa optimizeaza capacitatile, cunostiitele si punctele tari pe care le au membrii. Se cauta diferite puncte de vedere si se folosesc si personae din afara echipei.
• Flexibilitate si adaptabilitate - oamenii vad diverse ocazii ca sanse. Se impart responsabilitatile si se doreste o imbunatatire continua
• Invatare continua - membrii echipei incurajeaza intrebarile incommode si penetrante, invata din experiente si greseli, si incurajeaza cresterea si dezvoltarea altor membri ai echipei.

Figura 7 Caracteristicile unei echipe performante

Pentru multi dintre noi provocarea este crearea si sustinerea unei echipe de inalta performanta. Iar acest lucru trebuie realizat in lumea reala, unde nu este simplu sa-i poti achizitiona pe cei mai buni oameni din cati exista si pe urma sa le poti oferi recompense aproape nelimitate pentru rezultatele lor. Totusi, chiar daca am avea de-a face cu cei mai buni oameni, inca ar trebui san e concentram pe elementele care ii leaga si-i reunesc intr-o echipa.

Figura 8  Echipe de inalta performanta

Si totusi, cum sa construiesti o echipa de succes? Raspunsul pare sa se sprijine in mare masura pe cercetarile lui Meredith Belbin de la Centrul de Cercetare si Training Industrial - Cambridge.

Pentru prima data s-a afirmat ca managerii care doresc sa-si construiasca echipe formate numai din oameni extrem de inteligenti pot gresi. Contrar asteptarilor, cea mai dezastruoasa echipa este cea alcatuita exclusiv din oameni foarte inteligeti.

Belbin si echipa sa de cercetare a identificat opt roluri pe care le pot juca membrii unei echipe[3]

1. conducatorul (coordinator Este individul stabil, dominant, extravertit care. Este vazut ca un lider al echipei din care face parte, chiar si atunci cand nu este conducatorul acesteia. El vegheaza asupra echipei si coordoneaza eforturile acesteia in vederea atingerii obiectivelor propuse. Se distinge prin preocuparea pe care o are pentru obiective. Are o inteligenta medie si se remarca in primul rand prin caracter. Este disciplinat si impune autodisciplina. Este dominant, dar intr-un mod relaxat si pozitiv (nu este dominator). in mod normal, are incredere in oameni si devine prudent doar atunci cand par motive reale. Observa atent si evalueaza comportamentele indivizilor in echipa, le identifica rapid punctele forte si punctele slabe si ii canalizeaza pe oameni catre activitatile in care se descurca cel mai bine. Este constient de faptul ca resursele umane ale echipei trebuie folosite cat mai eficient posibil. Asta inseamna ca el este unul dintre cei care stabilesc rolurile si sarcinile fiecaruia in echipa si, de asemenea, el este primul care observa golurile aparute si le elimina. Comunica usor in ambele sensuri si este usor de abordat. Conducatorul este cel care clarifica obiectivele si stabileste agenda, selecteaza problemele pe care le va rezolva echipa, stabileste prioritatile, dar in nici un caz nu domina discutia. El asculta, retine ideile si sugestiile exprimate si, daca trebuie sa ia o decizie, se asigura mai intai ca toata lumea si-a exprimat parerea.
2. adjunctul (shaper Cel care indeplineste acest rol in echipa este nerabdator, dominant, extrovertit. Cei care au observat atent echipele in actiune sugereaza ca acestea trebuie sa aiba un lider 'social' care sa fie conducatorul echipei si separat un lider de 'sarcini' care se ocupa de proiecte bine definite. in cazul nostru, adjunctul este liderul 'de sarcini', iar conducatorul este liderul 'social'. In cazul in care nu exista conducator sau acesta nu este lider, adjunctul este liderul echipei. Adjunctul este plin de energie, este impulsiv, emotiv, prompt la provocari (pe care le adora). Deseori genereaza discutii contradictorii dar nu tine supararea. Din toata echipa, el este cel mai dispus la paranoia: poate ajunge sa creada in conspiratii si sa se simta victima acestora. intotdeauna este deschis la discutii, incearca sa uneasca ideile si obiectivele intr-un singur proiect, posibil de realizat, pe care se straduieste apoi sa-1 rezolve aducandu-si deseori un aport mai mare decat conducatorul.
3. nonconformistul (plant Cel care indeplineste acest rol in echipa este dominant, destept, introvertit. El este sursa de idei originale, face sugestii si propuneri. Este numit 'omul idee'. Este evident ca si ceilalti au idei. Ceea ce diferentiaza ideile lui fata de cele ale celorlalti membri ai echipei, este originalitatea si stilul radical cu care abordeaza problemele si obstacolele. Este membrul echipei cu cea mai mare putere de imaginatie si cel mai inteligent. El incepe primul sa caute solutii noi la problemele cu care se confrunta echipa si intuieste corect linia de actiune care trebuie abordata de catre echipa. Se preocupa mai mult de probleme majore decat de detalii. Este de incredere si neinhibat intr-un mod care nu caracterizeaza introvertitii. Critica ideile celorlalti membri ai echipei, ofensandu-i adesea. in acest mod doreste sa pregateasca terenul, pentru ideile sale. Nu accepta critici aduse ideilor sale si devine ofensiv daca acestea sunt respinse. Se supara si refuza sa contribuie la binele echipei. Pentru a se obtine de la nonconformist ceea ce este mai bun, este nevoie sa fie tratat cu grija si sa fie flatat mai ales de catre conducatorul echipei. in cele mai multe cazuri, aceasta grija se justifica pentru ca, nonconformistul da echipei scanteia vitala. Exista insa, in anumite situatii si dezavantaje legate de faptul ca, adesea, nonconformistul va dedica timp si energie creatoare ideilor care il entuziasmeaza, chiar daca acestea nu raspund nevoilor sau obiectivelor echipei.
4. evaluatorul (monitor Acest membru al echipei este foarte inteligent si introvertit. intr-o echipa echilibrata, noncoformistul si evaluatorul sunt cei care trebuie sa fie foarte inteligenti. Spre deosebire de nonconformist, evaluatorul este mult mai realist. Temperamentul sau il desemneaza ca fiind serios si nu foarte entuziast. Contributia sa consta in analiza masurata si la rece: el nu va propune niciodata inceperea unui proiect pe care il considera gresit. Desi prin natura sa este mai mult critic decat creator, el nu critica de dragul de a critica. Va face acest lucru doar daca va constata o fisura in planul de actiune. Totdeauna are nevoie de timp pentru a cumpani bine si a lua decizii. Destul de curios, el este cel mai putin motivat membru al echipei, entuziasmul si euforia nefacand parte din constructia sa. Acest aspect ofera un avantaj compensator: obiectivitatea. Evaluatorul are o mare capacitate de a asimila, interpreta si analiza un mare volum de informatii. Nu este ambitios dar este in competitie, mai ales cu cei care au aptitudini superioare lui, adica cu adjunctul sau conducatorul. Este important pentru evaluator sa fie deschis, sa accepte noul. Cu toate ca este puternic si te poti bizui pe el, ii lipsesc jovialitatea, caldura, spontaneitatea. El are insa o calitate care il face indispensabil in echipa: modul in care judeca lucrurile.
5. muncitorul (company worker Acest membru al echipei este, inainte de toate, stabil si supus. El este organizatorul practic care transforma deciziile si strategiile in sarcini bine definite pe care oamenii sa le poata duce la indeplinire. Este preocupat de ceea ce este fezabil, iar contributia sa majora este traducerea in practica a proiectelor stabilite. La fel ca si conducatorul, el are un caracter puternic si este disciplinat. Se remarca prin faptul ca este sincer, integru, demn de incredere si nu se descurajeaza usor. Doar o schimbare brusca de plan ar putea sa-1 deranjeze pentru ca este vulnerabil la situatiile instabile, care se schimba repede. Si pentru ca are nevoie de structuri stabile, intotdeauna va incerca sa le construiasca. Daca i se transmite o decizie el va elabora un program de punere in aplicare. Daca va avea la dispozitie un grup de oameni si un obiectiv el va elabora o organigrama viabila. Muncitorul lucreaza eficient, sistematic, metodic dar exista uneori riscul sa devina inflexibil.
6. investigatorul (resource investigator Acest membru al echipei este: stabil, dominant, extravertit. in mod sigur, el este cel mai placut membru al echipei. Este relaxat, sociabil, 'de treaba', foarte interesat de ce se intampla in jurul sau. Raspunsurile sale au o tenta pozitiva si sunt pline de entuziasm, cu toate ca uneori, investigatorul are tendinta de a renunta la un lucru la fel de repede cum 1-a inceput. El este acel membru al echipei care merge 'in afara' si aduce informatii si idei pe care le 'povesteste' grupului. isi face prieteni usor si are multe relatii in afara echipei. Rareori il gasesti la birou, iar daca este acolo, atunci mai mult ca sigur, vorbeste la telefon. Abilitatea sa de a stimula ideile si de a incuraja inovatia ii face pe majoritatea oamenilor sa-1 confunde cu un om care are idei; in fapt el nu are acea originalitate radicala pe care o are nonconformistul dar, observa rapid relevanta noilor idei. Daca ar avea o slujba individuala si nu ar fi inconjurat de colegi, s-ar plictisi imediat, s-ar demoraliza si ar deveni ineficient. in cadrul echipei se simte bine si obtine rezultatele dorite. Poate inregistra esecuri atunci cand este atras de idei noi care ii deplaseaza interesul de la sarcinile curente.
7. coechipierul (team worker El este: hotarat, extravertit, fara tendinta de dominare. Este cel mai sensibil membru al echipei, cel care constientizeaza nevoile si grijile celorlalti. Coechipierul este cel care stie cele mai multe lucruri despre vietile private ale celorlalti. Este cel mai sociabil, cel mai popular membru al echipei si are o mare capacitate de comunicare. El tine echipa unita, ii sprijina pe ceilalti si are o mare doza de loialitate. Daca cineva vine cu o idee, coechipierul o va sprijini. Ca promotor al unitatii si armoniei, el este cel care contrabalanseaza neintelegerile si discordia provocate de nonconformist si adjunct si ocazional de catre evaluator. Detesta confruntarile personale si are mereu tendinta de a le evita. Rolul sau este foarte evident atunci cand echipa este in dificultate. Aversiunea fata de neintelegeri si certuri il face uneori sa fie indecis. Totdeauna el va fi cel care lupta impotriva destramarii echipei.
8. finalizatorul (finisher Daca l-am caracteriza printr-o singura trasatura, am afirma ca acest personaj se teme de ceea ce ar putea merge prost. Nu se simte bine pana cand nu verifica personal fiecare detaliu si pana nu se asigura ca totul se desfasoara corect. Este grijuliu si permanent preocupat pentru activitatea echipei. Se preocupa de ordine, de respectarea termenelor limita, de indeplinirea programului. De obicei, ii canalizeaza pe membrii echipei catre indeplinirea sarcinilor ce le revin insa, uneori, poate avea efect demoralizator. Adesea, exista riscul ca el sa scape din vedere obiectivele majore si sa se preocupe mai ales de detalii minore.

Odata identificate aceste roluri, putem sa intelegem de ce constituirea unei echipe complete si echilibrate este o problema complicata. Absenta unuia dintre cele opt roluri va face, in mod evident, echipa mai slaba, asa dupa cum prezenta mai multor roluri de acelasi fel poate conduce echipa la esec. Spre exemplu, o echipa cu prea multi nonconformisti va produce multe idei dar acestea nu vor fi duse la indeplinire; o echipa alcatuita in intregime din nonconformisti si adjuncti este inteligenta dar va fi 'batura' de o echipa bine alcatuita.

Intrebarea care se pune in mod firesc este urmatoarea: ce se va intampla in cazul in care nu avem cele opt roluri necesare unei echipe?

Raspunsul pe care putem sa-1 oferim este urmatorul: oamenii isi asuma si roluri secundare si, in consecinta, vor incerca sa-si dubleze rolurile in echipa, realizand doua functii in loc de una. Daca privim mai atent cele opt roluri, observam ca ele se impart in doua mari categorii: patru au preocupari si orientari pentru lumea din afara echipei (muncitorul, evaluatorul, coechipierul si fricosul), in timp ce, ceilalti patru sunt preocupati exclusiv de ceea ce se petrece in interiorul echipei (conducatorul, nonconformistul, investigatorul si adjunctul). Experimentele efectuate au demonstrat ca, cei care domina echipa si tind sa-si impuna parerile sunt, contrar asteptarilor, cei care privesc lumea exterioara.

Forta unei echipe

"O echipa de oameni obisnuiti este capabila de obtinerea unor rezultate extraordinare".

Echipele realizeaza lucruri pe care oamenii singuri nu le pot realiza. O echipa se straduieste sa amplifice contributiile individuale pentru a obtine o crestere de performanta. Exista nenumarate exemple de echipe care realizeaza lucruri ce nu pot fi facute individual decat intr-un timp mult mai indelungat - iar cateodata deloc.

Munca in echipa are o forta considerabila si, asa cum am mai spus, provocarea este formarea si dezvoltarea echipei potrivite. Evident ca o componenta ideala ar fi o colectie din oamenii cei mai buni si un amestec perfect de aptitudini si roluri. Totusi forta echipei vine din felul in care reuseste aceasta sa produca rezultate sporite fata de suma rezultatelor individuale - lucru care se poate intampla oricui, indiferent cine sunt membrii echipei.

Regnul animal ne ofera cateva lectii simple[4]. Cum reusesc gastele sa zboare mii de kilometri fara niciun fel de ajutor? Raspuns: lucrand in echipa. Gastele zboara in formatie, iar bataia aripilor fiecareia dintre ele produce curenti de aer ascendenti, care ajuta sa zboare pasarile din spate. Astfel ele rezista la zboruri pe distante foarte lungi. Daca iese din formatie, orice gasca baga de seama ca e mult mai greu sa zboare de una singura, asa ca revine imediat printre celelalte.cand gasca din frunte oboseste, se retrage in formatie si in locul ei vine imediat alta pasare, care preia conducerea. Daca o gasca se imbolnaveste, alte doua pasari ies din formatie si raman cu ea sa o ajute si s-o protejeze. Gastele au niste semnale sonore prin care se incurajeaza reciproc si-si indeamna suratele din fata sa pastreze ritmul necesar.

Cheia excelentei unei echipe inseamna talente, comportamente, valori si obiective, toate combinandu-se pentru obtinerea unor performante inalte.

C. Gene Wilkes a observat ca puterea ecchipelor este evidenta nu numai in lumea afacerilor moderne, ci are o istorie complexa, ce se intinde chiar in timpurile biblice. Acesta afirma ca:

• echipele implica prezenta unui numar mai mare de persoane, ceea ce presupune existenta mai multor resurse si idei decat in cazul unei singure persoane
• echipele cresc la maxim potentialul unui lider si reduc la minim punctele sale slabe. Punctele forte si punctele slabe sunt mult mai vizibile la o singura persoana decat la o echipa
• echipele ofera perspective multiple cu privire la modul in care se poate satisface o dorinte sau se poate atinge un scop, formuland astfel mai multe alternative pentru fiecare situatie in parte.
• Echipele impart laurii victoriei, dar si cupa amara a infrangerii. Acest lucru da nastere unui sentiment adevarat de modestie, dar si unui spirit de echipa imbatabil
• Echipele le mentin mereu treaza atentia liderilor asupra obiectivelor pe care trebuie sa le realizeze
• Echipele pot face mai mult decat un singur individ

Chuck Swindoll[6] a scris in cartea sa un fragment care surprinde perfect importanta muncii in echipa.

"Nimeni nu poate sa joace rolul unei echipe intregi. Avem nevoie unii de altii. Ai nevoie de cineva, iar cineva are nevoie de tine. Nu suntem insule isolate. Pentru ca motorul vietii noastre sa functioneze la cote maxime, trebuie san e bazam pe ajutorul celor din jur, oferindu-le la randul nostrum sprijinul de care au nevoie. Trebuie sa apelam la semenii nostril sis a raspundem nevoilor lor. Trebuie sa daruim sis a primim. Sa intindem mana, sa imbratisam, sa avem incredere. pentru ca nimeni nu este atoatestiutor, independent, capabil de orice, atotputernic sau un Superman prin excelenta, trebuie sa incetam sa actionam ca si cum am fi. Ducem oricum o viata destul de singuratica fara sa mai interpretam si acest rol prostesc. Jocul s-a terminat. Putem incepe sa ceam legaturi."

Pentru cei care incearca sa faca totul singuri, jocul s-a terminat cu adevarat. Daca vreti sa realizati lucruri marete, trebuie sa create legaturi cu semenii vostri. Unu este un numar mult prea mic pentru a atinge maretia.[7]