MANAGEMENTUL COMUNICATIILOR

MANAGEMENTUL COMUNICATIILOR

Comunicarea reprezinta procesul biunivoc in care doua sau mai multe persoane ori grupuri - ce devin, alternativ, cand receptor, cand emitator - stabilesc o punte de legatura prin intermediul careia fac schimb de idei, ganduri, mesaje etc., in scopul de a se informa reciproc, de a se pune de acord asupra unei anumite probleme sau de a-si corela actiunile.

In esenta, procesul comunicarii - indiferent daca se realizeaza intre persoane, grupuri sau pe ansamblul organizatiei - este focalizat pe creatia, transmiterea, interpretarea si utilizarea informatiilor.

Orice comunicare este o consecinta a dorintei de a face cunoscuta o anumita informatie, de a transmite un anumit mesaj, pornind de la un anumit motiv sau intentie. Formularea mesajului, deci exprimarea acestuia, depinde atat de ceea ce se urmareste a se transmite interlocutorului, cat si de modalitatea in care se face comunicarea. Ulterior exprimarii urmeaza impresia, cu alte cuvinte modul in care este receptata (vazuta si/sau auzita) informatia transmisa. In final, procesul comunicarii se incheie prin interpretarea - de catre receptor - a informatiei primite, faza in care aceasta transpune in limbaj propriu ceea ce a inteles din mesajul transmis.

Interpretarea reprezinta faza critica ce poate crea probleme in procesul comunicarii, datorita faptului ca informatia transmisa risca sa capete o semnificatie diferita pentru receptor, fata de cea dorita de catre emitator. Acest lucru este justificat de faptul ca interlocutorii pot trai in lumi diferite, pe de o parte, iar pe de alta parte, de existenta unei multimi de factori ce pot distorsiona informatia pe parcursul circuitului de realizare a comunicarii.

In cadrul unei organizatii economice, importanta comunicatiilor si a calitatii acestora rezida in necesitatea de a corela si de a coordona actiunile tuturor angajatilor, in vederea asigurarii functionarii optime a unitatilor operationale ale firmei. In aceasta idee, fiecare individ isi va desfasura propria activitate numai in concordanta cu activitatea celorlalti angajati si cu politica de ansamblu a organizatiei.

La nivelul oricarei firme se impune elaborarea unor programe special destinate asigurarii comunicatiilor, orientate catre cresterea gradelor de atragere, implicare, conlucrare si identificare a angajatilor cu organizatia din care fac parte, totodata, asemenea programe pot urmari si stimularea creativitatii, incurajarea initiativei, intarirea autocontrolului si a autodisciplinei.

Programele de comunicatii pot include consultatii si dezbateri de grup, dezvoltari ale retelei de informare a organizatiei (d.e. reviste de firma), cercuri de calitate si de creativitate, grupuri de actiune s.a.

In general, se pot identifica patru categorii esentiale de probleme, cu care se confrunta comunicarea din cadrul unei organizatii:

- angajatii nu sunt constienti sau convinsi de necesitatea comunicarii;

- angajatii nu stiu ce anume sa comunice;

- angajatii nu stiu cum sa cumunice;

- angajatii nu au acces la mijloacele de comunicare.

Cauzele ce genereaza astfel de probleme pot fi:

Dorinta de a receptiona doar informatiile care nu contravin mentalitatii receptorului, sau care nu intra in conflict cu o situatie deja existenta;

Incapacitatea de a recepta informatii diferite de cele dorite;

Prejudecati fata de emitator;

Deturnarea sau distorsionarea intentionata - de catre anumite grupuri de influenta - a informatiilor transmise;

Utilizarea unor cuvinte ce pot avea intelesuri diferite pentru diferiti interlocutori;

Utilizarea unor cuvinte de argou (jargon) sau a unor termeni de specialitate de neinteles pentru nespecialisti;

Erori in interpretarea semnificatiilor unor mesaje non-verbale (de tip "body language");

Greseli de interpretare datorate starilor emotionale de la nivelul emitatorului si/sau al receptorului;

Distorsionari datorate unor factori externi ce interfereaza cu transmisia informatiei;

Gradul scazut de fiabilitate sau subdimensionarea (deci suprasolicitarea) retelei de comunicatii, in raport cu amploarea sau complexitatea organizatiei.

Caile de contracarare a acestor cauze pot consta in:utilizarea comunicaruii directe, fara intermediari sau mijloace de transmisie la distanta; adaptarea emitatorului la "lumea" receptorului; utilizarea unui limbaj simplu, direct, adecvat problemei si interlocutorului; asocierea pentru transmiterea aceleiasi informatii, a mai multor modalitati de exprimare; utilizarea sublinierilor si a reluariilor informatiilor ce sunt susceptibile de a avea intelesuri diferite; folosirea feed-back-ului in scopul controlarii perceptiei corecte, de catre receptor, a informatiei transmise; utilizarea unor canale diferite de comunicare; corelarea retelei de comunicatii, sub aspectele lungimii si ale interconexiunilor, cu amploarea si complexitatea organizatiei.