Organizarea structurala a activitatilor de aprovizionare si de desfacere

Organizarea structurala a activitatilor de aprovizionare si de desfacere

Organizarea interna a subsistemelor de aprovizionare si de desfacere

In cadrul structurii manageriale, derularea normala a operatiunilor de aprovizionare-desfacere impune o organizare specifica in birouri sau compartimente de specialitate care pot fi constituite sub diverse forme, in functie de marimea firmei si de complexitatea activitatii desfasurate in cadrul ei.

Orice organizare eficienta trebuie sa aiba in vedere urmatoarele:

identificarea principalelor functii ale subsistemului aprovizionare

definirea criteriilor pe baza carora se va contura organizarea structurala

Precizarea rolului subsistemului in cadrul organizarii structurale de ansamblu a intreprinderii

Stabilirea gradului de centralizare-descentralizare, de delegare a autoritatii si responsabilitatilor pe niveluri ierarhice

Definirea precisa a functiilor ca element esential al eficientei unei structuri organizatorice.

Organizarea structurala trebuie sa aiba o mare mobilitate pentru adaptarea din mers la noile conditii care apar atat in sistemul intern al intreprinderilor, cat si in mediul socio-economic in care acesta actioneaza.

Sistemele de organizare sunt diverse, dintre cele mai intalnite sunt urmatoarele:

sistemul pe grupe si activitati distincte

sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control utilizare resurse materiale.

Sistemul pe grupe de activitati distincte consta in departajarea procesului de aprovizionare pe principalele activitati componente in functie de natura, gradul de complexitate sau de omogenitate a acestora. Sistemul se mai numeste si sistemul functional. El asigura o delimitare selectiva a activitatilor de prognozare-planificare-programare a aprovizionarii, de cele care privesc prospectarea , negocierea, contractarea, realizarea aprovizionarii, de urmarire si control, de analiza i evaluare a acestuia, de cele de de pozitare-pastrare a resurselor materiale asigurate, de urmarire a modului de folosire a acestora pe destinatii de consum.

Sistemul presupune identificarea, delimitarea si gruparea activitatilor dupa criteriile amintite si constituirea de subcolective, grupe distincte care sa le realizeze calificat si operativ.

Sef compartiment aprovizionare

Grupa de plan contractare, evidenta Coordonator de depozite

Grupe operative de aprovizionare cu: Depozite

Metale Chimice Combustibili Lemn Piese de schimb Alte materiale 1 2 3 4 5 6..

Conform acestei organizari la nivelul "Grupei plan contractare, evidenta" se realizeaza activitati ca:

Prognozarea necesitatilor materiale, fundamentarea planurilor si programelor de aprovizionare, elaborarea bilanturilor materiale, selectia si testarea credibilitatii furnizorilor, participarea la negocierea conditiilor de livrare, incheierea contractelor comerciale, determinarea stocurilor economice, a cantitatilor optime de comandat, realizarea contractelor de aprovizionare, incadrarea in consumurile specifice si in nivelul prestabilit al stocurilor.

Grupele operative de aprovizionare" se constituie, in principiu dupa gradul de omogenitate sau de asemanare a resurselor materiale. Numarul lor creste direct proportional cu varietate resurselor materiale utilizate, dispersia teritoriala a furnizorilor, numarul acestora , etc.

Activitatile desfasurate aici sunt dintre urmatoarele: activitati concrete de contactare a furnizorilor, urmarirea derularii efective a procesului de formare a loturilor de livrare la furnizori, participarea la primirea-receptia, aducerea resurselor materiale, intocmirea documentatiei de atestare a actiunii, in mod concret este vorba despre derularea efectiva a aprovizionarii.

" Grupa depozitelor" asigura primirea-receptia partizilor de marfuri sosite de la furnizori, depozitarea, pastrarea in bune conditii si intocmirea documentelor de receptie, precum si a celor de realizare a evidentei lor.

Grupele operative si cele ale depozitelor se afla amplasate pe acelasi palier decizional, la acelasi nivel ierarhic, practic, insa, intre toate grupele compartimentului de aprovizionare se stabilesc relatii stricte de colaborare.

Conducerea si coordonarea se realizeaza de la nivelul sefului de compartiment

Salariatii din ultimele doua grupe, de regula au o pregatire medie, fiind mai putini cei cu studii superioare, pe cand in depozite calificarea este minima, activitatile fiind desfasurate de catre muncitori cu sau fara calificare

Sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control si utilizare a resurselor materiale are in vedere constituirea de grupe de materiale in cadrul compartimentului in a caror atributie intra realizarea procesului de aprovizionare in intregul sau dupa o conceptie unitara.

Fiecare grupa raspunde de asigurarea structurii materiale pentru care se formeaza de la fundamentarea necesitatilor, contractarea resurselor, pana la aducerea, gestionarea, controlul utilizarii acestora, inclusiv analiza-evaluarea procesului de asigurare materiala in intregul sau si pe faze componente.

Structura de personal, pe fiecare grupa astfel constituita include angajati cu studii superioare, care de regula coordoneaza activitatea grupei si realizeaza activitatile complexe, apoi cuprinde angajati cu studii medii a caror numar este mai mare si angajati cu studii primare incluzand muncitori cu sau fara calificare

O mare importanta revine criteriului de constituire a grupelor in cadrul acestui sistem. Acest criteriu ar putea fi cel de omogenitate a resurselor sau destinatia acestora la utilizare.

Se pot folosi trei variante de organizare:

Pe grupe omogene de materiale

Pe sectii consumatoare

Sistemul mixt care combina primele doua variante.

Organizarea compartimentului pe grupe de aprovizionare-depozitare-control-utilizare de materiale omogene.

Prezinta anumite avantaje care sunt determinate de simplificarea specializarii angajatilor ca urmare a numarului redus de materiale, deci si de furnizori pe o grupa. In plus acest sistem creeaza, in timp, stabilirea unor relatii traditionale , de continuitate in aprovizionare.

Autorii considera ca acest sistem ar fi cel mai indicat pentru organizarea unui compartiment de aprovizionare.

Organizarea pe grupe de aprovizionare depozitare control utilizare, in functie de destinatia de consum a   materialelor.

Are in vedere unitatile, de regula mari, in care sectiile, atelierele si alte sectoare de activitate consuma materiale distincte.

In aceasta situatie se constituie grupe de aprovizionare in functie de destinatarul final al respectivelor materiale.

Sistemul prezinta avantajul ca permite cunoasterea in detaliu, la nivelul fiecarei grupe a necesitatilor de resurse materiale specifice sectiei pe care o alimenteaza, creeaza conditii pentru un control permanent si eficient al destinatiei de consum a materialelor, combustibilului etc.

In felul acesta se realizeaza o mai buna corelare a factorului aprovizionare de cel de productie.

Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare in sistem mixt.

Presupune constituirea de grupe care se vor ocupa cu asigurarea materialelor care prin natura lor formeaza obiectul consumului numai in cadrul unei anumite sectii de productie, si de grupe de materiale asemanatoare, dar destinate consumului mai multor, sau chiar tuturor sectiilor din unitatea economica.

Sistemul utilizeaza avantajul primelor doua sisteme, in timp ce elimina o mare parte din dezavantajele care le sunt specifice.

In literatura de specialitate mai sunt prezentate si alte forme, specifice marilor firme, a corporatiilor si a trusturilor in care activitatea de aprovizionare este organizata pe departamente.

Departamentele sunt in general patru la numar, dupa cum urmeaza:

Departamentul de planificare-control. Acesta elaboreaza previziuni privind necesarul de materiale, asigura dimensionarea stocurilor, stabileste cantitatile care urmeaza sa se comande, participa la selectia si testarea credibilitatii furnizorilor, intocmeste diverse situatii statistice sau diferite rapoarte referitoare la stadiul asigurarii bazei tehnico-materiale.

Departamentul de procurare. Depisteaza sursele de furnizare si alegerea celor mai eficiente, participarea la negocieri, la incheierea contractelor si conventiilor, achizitionarea materialelor neprogramate, urmarirea livrarilor de la furnizori, participarea la receptia materialelor, informarea sistematica asupra modificarilor inregistrate pe piata materiilor prime si a materialelor.

Departamentul de receptie si depozitare. Asigura primirea-receptia partizilor de marfuri sosite de la furnizori, depozitarea si pastrarea resurselor, evidenta si securitatea acestora, securitatea lor pe timpul stationarii lor in depozite, pregatirea lor pentru consum, eliberarea lor pe destinatii de consum.

Departamentul de transport. Asigura echipamentul si mijloacele de transport, elaboreaza programe de transport, deplasarea materialelor in interiorul si exteriorul unitatii economice, manipularea la descarcare-incarcare, efectuarea de interventii tehnice.

Intre toate aceste departamente se stabilesc relatii reciproce, de colaborare prin care se are in vederea armonizarea desfasurarii activitatilor care le sunt specifice in scopul evitarii perturbatiilor care ar putea aparea.

1.2.2 Repartizarea atributiilor si responsabilitatilor pe posturi si functii; structura specifica de personal.

Oricare ar fi sistemul de aprovizionare el trebuie sa asigure desfasurarea activitatilor in bune conditii, in asa fel incat obiectivul fundamental al firmei sa fie realizat, adica realizarea profiturilor maxime posibile in conditiile concrete ale investitiei de capital.

Este foarte importanta in cadrul unei asemenea structuri numarul si structura pe functii a personalului din cadrul compartimentelor de management in aprovizionare si desfacere.

Compartimentul este condus de catre seful de compartiment care se mai numeste si director cu aprovizionarea, responsabil cu aprovizionarea, sef de serviciu sau sef de birou.

Persoana angajata trebuie sa aiba vederi largi, chiar daca la inceput nu are experienta deosebita, dar care sa aiba capacitatea potentiala de a intelege scopul asigurarii materiale.

In subordinea acestuia se afla grupele de agenti si/sau achizitori.

In cadrul departamentului se mai afla si analistii de aprovizionare, dispeceri, experti in transporturi.

Rolul agentului de aprovizionare este acela de a cumpara, de a asigura transportul produselor pe care le achizitioneaza.

Agentul de aprovizionare, in general este privit ca si un factor aducator de profit.

Agentul de aprovizionare se ocupa cu:

studierea pietelor de materii prime

depistarea surselor de aprovizionare.

Negocierea preliminara a conditiilor de livrare, de acordare a rabaturilor, a creditelor

Participarea la incheierea conventiilor speciale.

Achizitionarea-cumpararea de materiale, produse si echipamente tehnice.

Urmarirea derularii operative a procesului de aprovizionare

Contactarea unitatilor de transport.

Stabilirea conditiilor de deplasare.

Participarea la bursele de materii prime.

Informarea factorilor de decizie in legatura cu necesitatea intocmirii unor situatii care presupun analize, evaluari, interpretari, masuri, decizii.

Agentii de aprovizionare pot avea raza teritoriala limitata de actiune, sau pot actiona fara limitari. De asemenea pot fi angajati permanent sau definitiv.

Se considera ca este bine ca durate medie de ocupare a acestui post este de 12-15 ani.

Analistii de aprovizionare au atributii si responsabilitati legate de:

elaborarea de studii de prognoza privind evolutia consumurilor.

Analiza gradului de fundamentare a necesitatilor de consum.

Elaborarea strategiei si programelor de aprovizionare materiala

Dimensionarea pe criterii economice a dimensiunilor stocurilor

Participarea la selectia si testarea credibilitatii furnizorilor.

Stadiul realizarii contractelor economice.

Evolutia stocurilor efective comparativ cu nevoile estimate

Gradul de incadrare in consumurile specifice

Stadiul rezolvarii litigiilor cu partenerii de afaceri.

Expertii si dispecerii in transporturi au urmatoarele sarcini

elaborarea programelor optime de transport intre punctele de consum ale intreprinderii.

Asigurarea traficului privind miscarea materialelor in interiorul si in exteriorul unitatii economice.

Asigurarea necesarului de mijloace de transport

Asigurarea conditiilor pentru realizarea in timp util a operatiunilor de incarcare descarcare, manipulare a resurselor materiale.

Stabilirea masurilor pentru folosirea eficienta a mijloacelor de transport.

Supravegherea consumurilor mijloacelor de transport.

1.2.3. Sistemul de relatii pentru aprovizionarea materiala si pentru desfacerea produselor

In cadrul activitatii sale specifice compartimentul de aprovizionare intretine relatii specifice cu urmatoarele compartimente:

v    Compartimentele planificare-dezvoltare si de conducere operativa a productiei, care furnizeaza date privind volumul si structura productiei aflate in executie, esalonarea fabricatiei acesteia, elemente care servesc la elaborarea planului de aprovizionare.

v    Compartimentul de desfacere a produselor, care pune la dispozitie date despre fundamentarea necesarului de ambalaje sau materiale de ambalat.

v    Compartimentele financiar si contabilitate, pentru evidentierea intrarilor de materiale, acoperirea financiara a resurselor contractate, asigurarea controlului stocurilor, calcularea vitezei de rotatie a mijloacelor circulante, inregistrarea cheltuielilor de transport depozitare.

v    Compartimentul de transport, pentru mentinerea in stare de functionare a mijloacelor de transport proprii sau inchiriate, aprovizionarea cu combustibili si lubrifianti.

v    Compartimentul tehnic, care pune la dispozitie listele cu normele de consum de resurse materiale specifice produselor, lucrarilor, prestatiilor prevazute pentru executie, specificatiile materiale

v    Depozitele materiale pentru asigurarea primirii si receptiei loturilor de materiale sosite de la furnizori, a depozitarii si pastrarii rationale a acestora, a evidentei si securitatii, a urmaririi dinamicii stocurilor efective, a nivelurilor de comanda

v    Cu sectiile si atelierele de productie pentru informarea corecta a necesitatilor de aprovizionat, corelarea programelor de aprovizionare ci cele de productie,

v    Compartimentul de proiectare care informeaza despre materiale noi sau echipamente tehnice noi aparute pe piata in amonte care pot fi avute in vedere in legatura cu productia existenta.

v    Compartimentul de control tehnic de calitate pentru efectuarea receptiei calitative la partizile de marfuri sosite de la furnizori.

In afara de aceste subunitati si compartimente ale intreprinderii se stabilesc relatii cu:

Furnizorii de marfuri interni si internationali

Unitatile de transport intern si international.

Unitati si institutii de cercetare specializate pentru elaborarea de studii de prognoza si marketing

Centre de calcul specializate, firme de software.

Unitati bancare.

Agenti de aprovizionare independenti.

Burse de marfuri

Institutii de conjunctura mondiala

Unitati specializate in comercializarea produselor reutilizabile

Institutii ale statului ( vama, fisc, garda financiara etc.)