Organizarea structurala a activitatii de aprovizionare si desfacere

Organizarea structurala a activitatii de aprovizionare si desfacere

Organizarea interna a subsistemelor de aprovizionare si desfacere

Derularea normala a proceselor de aprovizionare si desfacere necesita organizarea in compartimente de specialitate: divizii, directii, departamente, servicii, birouri, compartimente.

Organizarea eficienta a acestor subsisteme are in vedere identificarea principalelor functii ale subsistemului, definitrea criteriilor pe baza carora se organizeaza structura subsistemului, precizarea rolului subsistemului, stabilirea gradului de centralizare/descentralizare si definirea precisa a functiilor.

Organizarea structurala trebuie sa prezinte o mare mobilitate adoptata unor schimbari.

Ca sisteme de organizare cunoastem: _ sistem pe grupe de activitati distincte;

_ sistem pe grupe de aprovizionare, depozitare, control, utilizare,

resurse materiale.

1.Sistemul pe grupe de activitati distincte

Asigura o delimitare selectiva a activitatilor de prognozare, planificare, programare a aprovizionarii de cele privind prospectarea, negocierea, contractarea, realizarea aprovizionarii de urmarire, control, analiza si evaluare a acestuia, de depozitare, pastrare, a resurselor materiale.

Grupa de plan, contractare, evidenta este cea care asigura prognozele, fundamentarile si de plan si programe, elaboreaza bilanturile, stabileste cantitatile de comandate, selecteaza furnizorii, participa la negocieri, incheie contracte, urmareste realizarea acestora.

Grupele operative asigura materialele, produsele, le achizitioneaza de la furnizori si urmaresc aceste produse pana la intrarea in depozit, participa la receptie sau expeditie.

Grupa depozitelor asigura receptia din depozite, asigura primatul, asigura conservarea, evidenta resurselor materiale, pregatesc si elibereaza in consum resursele materiale.

Acest mod de organizare are si limite in sistem pe grupe de activitati: nu asigura abordarea unitara a procesului. 01.03.05

Curs 2

2.Sistemul pe gupe de aprovizionare, depozitare, control, utilizare, resurse materiale are in vedere constituirea de grupe materiale in cadrul compartimentelor in a caror atributii intra in realizarea ansamblului sau dupa conceptii unitare.

Fiecare grupa raspunde de asigurarea structurii materiale, fundamenteaza necesarul, contracteaza resursele, le aduce in firma, le gestioneaza, le distribuie si controleaza modul de folosire a acestora.

Structura de personal cuprinde cadrele cu pregatire de decizie. Acestea fiind cadre de studii superioare care coordoneaza activitatea, cadre cu studii medii a caror pondere este mai mare, cadre cu studii primare .

Criteriile pe baza carora se constituie grupele de aprovizionare, depozitare, etc sunt in numar de doua:

omogenitatea resurselor ;

in functie de destinatia de utilizare .

In functie de aceste criterii sunt trei variante :

pe grupe omogene de materiale : produse din lemn, din mase plastice, chimice, etc ;

Sunt avantajele urmatoare :

activitatea este simplificata ;

personalul este specializat ;

se stabilesc relatii de lunga durata .

Ca dezavantaj : in cazul unei dispersii pe puncte de consum pot aparea disfunctionalitati .

pe sectii consumatoare ;

Intalnim avantajele urmatoare :

se cunoaste in detaliu consumul sectiei ;

se creaza conditii pentru un control permanent si eficient al destinatiei pe consum a resurselor de materiale ;

se asigura folosirea tuturor resurselor si introducerea acestora in circuitul economic al firmei .

Ca dezavantaje exista :

are aplicabilitate limitata deoarece se are in vedere numarul redus de firme care indeplinesc conditiile implementarii acestei metode ;

nomenclatorul produselor este foarte divers si creste gradul de dificultate in asigurarea acestor materiale .

un sistem mixt care imbina pe cele doua de mai sus .

Acesta are avantajul ca imbina principalele facilitati ale primelor doua variante prezentate mai sus si elimina in mare masura dezavantajele care sunt specifice .

Compartimentul de desfacere

Se organizeaza pe grupe care trebuie sa asigure omogenitate si operativitate in desfasurarea activitatilor specifice, sa asigure conducerea si coordonarea unitara a intregului proces de livrare-vanzare, sa asigure sporirea responsabilitatilor lucratorilor din compartiment in satisfacerea tuturor cerintelor clientilor.

Organizarea activitatii de desfacere trebuie sa aiba in vedere sistemul concurential existent in economia de piata.

Trebuie avute in vedere urmatoarele elemente:

- producatorul trebuie sa fie prezent si activ in piata in mod permanent ;

- oferta trebuie sa dinamizeze procesul de schimb, trebuie sa atraga cererea, trebuie sa supravegheze

permanent procesul de desfacere si sa alimenteze piata de produse .

Organizarea activitatii de vanzare se face prin directorii de produse. Ei raspund de produsele atribuite, au obligatia sa prospecteze piata, transmit ofertele primite, negociaza si sustin tratativele, fac o analiza de pret, fac reclama si publicitate produselor, incheie contracte, urmaresc comportamentelor produselor la cumparator, acorda servicii asociate, rezolva prbleme de service.