Cadrul general al negocierii

Conform lui Bill Scott prima etapa a oricarui proces de negociere este "crearea climatului". Se creaza stadiu pre-negociere, al carui scop este stabilirea unui mediu propice purtarii de discutii. Accentul este pus pe crearea unei atmosfere care sa favorizeze comunicarea dintre parti. Scott considera ca rostul pincipal al acestei etape este ceea ce el numeste "topirea ghetii" (realizarea unei legaturi intre partenerii viitoarei negocieri si a primei impresii) si afirma ca aceasta faza ar trebui sa cuprinda aproximativ 5% din timpul negocierilor.

Se recomanda evitarea subiectelor "serioase" (cele ce tin direct de continutul viitoarei negocieri) pe parcursul acestei faze, ideea de baza fiind purtarea unei discutii introductive.

Partea cu adevarat de inceput a procesului de negociere este "deschiderea negocierilor". Atmosfera este stabilita dar mai trebuie precizate cateva elemente si reguli ce vor structura si focaliza negocierea.

In cadrul acestei etape se stabilesc patru subiecte:

a. Scopul intalnirii sau motivul (motivele) pentru care partile au decis sa se aseze la masa de negociere.

Exista multiple scopuri:

explorative (descoperirea de interese comune)

- creative (identificarea posibilitatilor profitabile pentru ambele parti)

- prezentarea sau clarificarea situatiei si a intrebarilor

- realizarea unei intelegeri de principiu sau detaliata

- ratificare unei intelegeri negociata anterior

- calmarea unei dispute, etc

b. Planul sau agenda intalnirii - stabilirea subiectelor de discutie si ordinea in care partile le vor aborda.

c. Durata intalnirii - timpul estimat drept necesar pentru finalizarea negocierilor si ritmul de desfasurare a intalnirii; tot aici se stabilesc detalii cum ar fi: durata maxima a prezentarii ofertelor, durata maxima a unei interventii, modalitatile in care se ia cuvantul, durata pauzelor, etc.

d. Personalitatile negocierii - persoanele fiecarei echipe (ce sunt, cine sunt, care este rolul lor in contextul intalnirii).

Prin urmare faza de deschidere a negocierilor stabileste regulile intalnirii si directiile pe care partile sunt inclinate sa le urmeze (colaborare, razboi, conflict limitat, etc.)

Urmatoarea etapa este cea a negocierii propriu-zise. Aici este vorba despre un proces care poate fi impartit in mai multe stadii, dupa cum urmeaza:

Explorarea In acest prim stadiu se schiteaza pozitiile partilor, se confera un sens comun directiei negocierilor si se stabileste atmosfera "de lucru". Aceasta etapa continua faza de deschidere si reprezinta punerea in practica a regulilor si procedurilor stabilite acolo.

Prezentarea ofertelor Fiecare participant la negociere poate proceda cum doreste, in

limitele prevazute de regulile stabilite in faza precedenta.

Negocierea ofertelor In cadrul acestei etape se urmareste obtinerea castigurilor/avantajelor maxime de catre fiecare parte, chiar in contextul unei negocieri bazate pe cooperare. O negociere agresiva sau una de tip business accentueaza deosebit de mult asupra acestei etape, dupa cum este si firesc. O precizare este importanta: nici una dintre parti nu trebuie sa obtina un avantaj vizibil mai mare decat cealalta altfel totul se va relua de la zero chiar daca aceasta negociere va fi solutionata cu succes.

Stabilirea aranjamentului La un moment dat, ambele parti isi ating scopul (desi in masura diferita). Atunci se trece la stabilirea si detalierea aranjamentului la care s-a ajuns, la precizarea amanuntelor si elementelor ce vor transpune in realitate ceea ce pana acum fusese o intelegere de principiu, la nivel general.

Mediatorul sau negociatorii (in lipsa unui mediator) trebuie sa fie foarte atenti pe parcursul acestei faze. Exista o sumedenie de exemple in care toata lumea a fost multumita de rezultatul negocierii ofertelor pentru ca, ulterior, in contextul, una dintre parti poate sa "strecoare" cateva detalii care schimba efectiv balanta intelegerii in favoarea sa.

Ratificarea intelegerii Este vorba despre producerea unui document scris care sa contina cele stabilite.

Bill Scott considera ca acestea sunt principalele etape sau faze ale oricarui proces de negociere. Evident, in functie de specificul problemei si de tenica de negociere aleasa fiecare etapa are o pondere mai mare sau mai mica in contextul intregului proces.

Pregatirea negocierii, care incepe de fapt inca din etapa crearii climatului, presupune si realizarea a ceea ce literatura de specialitate numeste "dosar de negociere". Acesta contine toate informatiile pe care negociatorul a reusit sa le adune

a)     despre problema in discutie,

b)     despre partenerul de negociere.

Din acest motiv, se poate spune ca un proces de negociere incepe cu mult inainte de a se intra in sala de discutii. Negocierea este un proces, alcatuit din mai multe acte, mai multe intalniri. Ceea ce Bill Scott a prezentat in modelul sau este structura unui astfel de act si nu a intregului proces. Exista multe probleme complexe, care nu pot fi solutionate printr-o singura negociere, fiind necesara revenirea repetata la masa de discutii. In acest context, importanta dosarului de negociere este evidenta.

Exista negocierea cu si negocierea fara mediator. Evident, structurile celor doua procese difera, avand invedere rolul pe care mediatorul il poate juca intr-o negociere. Chiar daca nu are puterea de a decide sau a determina partile sa accepte o anumita solutie (caz in care vorbim despre negociere cu arbitru - o persoana acceptata si respectata de toate partile participante la negociere, parti care au acceptat sa respecte deciziile sale), mediatorul poate influenta cursul discutiei, poate avansa o anumita idee si minimiza alta, etc., totul in functie de tehnicile pe care le foloseste si de ceea ce considera el/ea ca este rolul si scopul sau in contextul specific negocierii.

Un alt criteriu care poate structura negocierile este oferit de persoana negociatorului. Daca avem o problema deosebit de complexa, care necesita un proces de negociere purtat pe diferite planuri si in diferite domenii, este recomandat sa fie folosita o echipa de negociere. In acest caz, structura si dinamica procesului se modifica fata de negocierea individuala. De exemplu, trebuie acordata o atentie sporita ordinii interventiilor; de asemenea, negocierea poate fi "sparta" pe mai multe grupuri ce discuta probleme de specialitate pentru ca, dupa ce s-a ajuns la un acord la nivelul specialistilor, sa se reia discutiile "in plen" pentru creionarea solutiei generale si compuse. Evident, diferentele dintre cele doua tipuri de negociere sunt mult mai numeroase si complexe.