Administratia electronica e-Government

Universitatea Spiru Haret

Facultatea: Management Financiar-Contabil

Masterat: Audit Financiar-Conatbil (4 semestre)

Disciplina: Managementul electronic al documentelor contabile

Proiect

Administratia electronica e-Government

In mod traditional, interactiunea dintre cetatean si structurile administratiei se face intr-un birou, cu partenerii stand fata in fata. e-Government se refera la modificarea acestui tip de interactiune. Mai exact, prin e-Government, administratia va folosi tehnologia informationala (adica Internet-ul, Wide Area Networks etc) pentru a putea transforma relatiile cu cetatenii.

Sectorul public si relatiile sale cu societatea au generat numeroase analize si discutii. Cresterea cererii de servicii publice, restrictiile bugetare, costurile de personal si noile facilitati oferite de tehnologia informatiei au constituit provocari generatoare de noi concepte: guvernare on-line, e-government si administratie electronica.

Elementul cheie al conceptului de guvernare electronica este imbunatatirea relatiei si fluidizarea schimbului de informatii dintre sectorul public, cetateni si mediul de afaceri. Guvernarea electronica inseamna oferirea de servicii publice in format electronic pentru cetateni si mediul de afaceri, o alternativa mai eficienta, care ar permite Guvernului sa fie mai aproape de cetateni si sa-si adapteze serviciile conform cerintelor acestora.

O solutie de guvernare electronica completa raspunde unor cerinte precum:

- punct unic de contact pentru furnizarea serviciilor electronice 24 de ore pe zii, sapte zile pe saptamana;

- puncte de trecere la societatea digitala;

-reconstructia increderii cetateanului in guvern;

-accelerarea cresterii economice;

- stabilirea unor ploitici si reglementarii guvernamentale;

- crearea unei forme de guvernare mult mai participativa;

- promovarea solutiilor de invatare la distanta.

Aceste tehnologii au diverse finalitati: o mai eficienta transmitere a serviciilor guvernamentale inspre cetateni, un acces mai usor al cetateanului la informatie, un management mai eficient. Rezultatele sunt: scaderea coruptiei, cresterea transparentei institutionale, reducerea costurilor din administratie.

Pentru implementarea conceptului de guvernare electronica o Institutie publica trebuie sa dispuna de infrastructuri adecvate, de sisteme de date, institutionale si tehnologice, de cadru legislative compatibil, de resurse umane pregatite corepunzator, de gandire stategica si coordonare. Functionad ca un sistem de comunicare multi-canal intre guvern, cetateni, mediile de afaceri, si furnizorii de service, solutiile de e-Government permit organismelor de administratie sa asigure cresterea accesului la informatii, centralizarea si integrarea datelor si aplicatiilor, eficientizarea procesului de decizie in activitatea publica, cresterea veniturilor si reducerea costurilor.

Pentru implementarea cu succes a guvernarii electronice este necesara definirea unei arhitecturi coerente de aplicatii si a unui set predefinit de servicii generice si instrumente pentru dezvoltarea, implementarea ulterioara a aplicatiilor. Aceasta arhitectura trebuie actualizata pentru a asigura corepondenta cu cerintele utilizatorilor si cu noile tehnologii care apar. Aplicatiile informatice specifice se pot incadra in urmatoarea lista de servicii publice destinate cetatenilor si mediul de afaceri:

taxa pe venit;

cautarea unui loc de munca

securitate/protectie;

documente personale;

librarii publice;

schimbarea adresei;

servicii din domeniul sanatatii;

contributii sociale;

taxe de corporatie;

TVA;

transmiterea de date catre oficiile de statistica;

declaratii vamale;

achizitii publice, etc;

Efectele benefice ale utilizarii pe scara larga a tehnologiei informatiei si comunicatiilor la locul de munca, in relatia cu autoritariile si institutiile publice sunt de necontestat. Aceste efecte insa nu trebuie idealizate, atat timp cat practica actuala a dovedit si existenta a numeroase obstacole care pot diminua sau anula aceste efecet: imposibilitatea unor categorii sociale de a avea acces la noile servicii specifice societatii informationale (din lipsa infrastructurii de comunicatii adevate sau terminalelor de acces, din lipsa culturii necesare pentru a le utiliza sau datorita tarifelor prea ridicate in raport cu veniturile individuale), distorsiunile produse pe piata muncii, inadecvate serviciilor si informatiilor oferite in raport cu interesele individuale sau de grup, lipsa de securitate si confidentialitate a informatiei, cu efecte nedorite asupra intimitatii vietii personale sau cu producerea de pierderi materiale importante, continuturi informationale periculoase la adresa moralei publice, eticii sociale sau a securitatii individuale.

Componentele guvernaii electronice:

Guvernarea electronica este alcatuita din patru mari componente principale:

1) interactiunea dintre Guvern si cetatean (G2C)

2) interactiunea dintre Guvern si mediu de afaceri (G2B)

3) interactiunea dintre Guvern si Functionarii publici (G2E)

4) interactiunea dintre institutii guvernamentale (G2G)

Componenta G2C- presupune modernizarea generalizata a serviciilor publice, care trebuie sa se concetreze pe necesitatiile cetateniilor. Cetatenii vor putea accesa, interactiona cu Guvernul de acasa, de la serviciu sau chiar in timpul deplasarilor lor. Furnizarea serviciilor guvernamentale se face pe mai multe canale, atat in mod traditional cat si prin mijloace electronice pentru a permite cetatenilor sa opteze intre acestea.

Serviciile oferite cetatenilor sub eticheta de e-Government G2C sunt de trei tipuri, dupa functiile oferite:

a)     servicii de informare ce permit regasirea de informatii sortate si clasificate la cerere, care la randul lor pot fi:

-pentru viata zilnica - informatii despre munca, protectie sociala, locuinte, educatie, sanatate, cultura, transport, mediu, etc;

- pentru tele-administrare - lista serviciilor publice, ghid de proceduri administrative, registre si baze de date publice;

- pentru participare la viata politica - legi, documente parlamentare, programe politice, consultare de documente.

b) servicii de comunicare interactive ce permit interactiunea cu indivizi sau grupuri de persoane (e-mail, liste de discutii), care la randul lor pot fi:

- pentru viata zilnica - discutii, raspunsuri la intrebari privind munca, protectia sociala, locuintele;

- pentru tele-administrare - contracte e-mail cu functionarii publii;

- pentru participare la viata politica - discutii pe teme politice, contracte prin e- mail cu oamenii politici.

c) serviciile tranzactionale ce permit transmiterea de catre cetateni a unor formulare (administrative, de vot) sau achizitia de produse si servicii on-line. Acestea la randul lor pot fi;

- pentru viata zilnica - rezervare de tichete la diverse actiuni, inscrieri la concursuri;

- pentru tele-administrare - completarea si prezentarea de formulare electronice (declaratii fiscale);

Serviciile tranzactionale sunt considerate ca cele mai reprezentative in viitor pentru e-government, atata timp cat completarea si prezentarea de formulare de catre populatie va continua sa aiba un rol preponderant in relatia sa cu administratia publica. Realizarea acestor servicii, deschise catre cetatean si mediul de afaceri, necesita insa investitii importante, mai ales ceea ce numim frecvent reingineria proceselor administrative si o noua cultura a functionarului public.

Componenta G2G presupune comunicarea prin mijloace electronice intre institutiile publice. Aceasta comunicare este, de cele mai multe ori, nedetectabila de catre cetatean si presupune schimbul de date la diferite niveluri de securitate intre sistemele informatice ale celor doua institutii.

Comunicarea intre institutiile publice are loc datorita faptului ca rezolvarea unor probleme presupune solutii complexe, care necesita prelucrarea unor date detinute de catre institutii diferite. Tehnologia informatiei trebuie sa serveasca la unificarea logica a structurilor organizatiilor guvernamentale. Aceasta implica dezvoltarea si publicarea unui plan de e-government cuprinzator, care sa adopte standarde. In acelasi timp trebuie sa fie definita o strategie de implementare, care trebuie sa fei sustinuta intr-o abordare de sus in jos, de la ministri si de la nivelul de varf al conducerii pana la functionarii publici.

Componenta G2E, guvernul isi va putea imbunatati eficienta managementului intern, va putea reduce costurile administrative si va putea determina aparitia unei noi culture "e-government" prin utilizarea mijloacelor electronice in comunicarea si tranzactiile pe care le are cu angajatii sai, functionarii publici. Aplicatiile care pot fi folosite pentru managementul acestor relatii sunt:

aplicatii care usureaza indeplinirea unor responsabilitati de serviciu. In acesta categorie putem da, ca exemplu, folosirea de catre angajatii unei primarii a bazelor de date cu hotarari si decizii, mai ales in domeniul retrocedarilor imobiliare.

aplicatii pentru managementul situatie de salariat al angajatului guvernamental. In acest caz salariatul poate sa isi acceseze fisa personala, poate modifica informatiile pe masura ce ele se schimba, poate sa ceara concediu in anumite perioade, astfel distribuindu-se echilibrat cererile

de concediu, sau poate sa completeze numarul de ore lucrate suplimentar peste program.

Componenta G2B- relatiile dintre guvern si mediul de afaceri, sunt unele dintre cele mai disputate relatii din sfera guvernarii electronice. Principala cauza a acestei atentii este, pe de o parte, faptul ca firmele private reprezinta motorul cresterii economice a unei tarii, iar servicii furnizate de stat pe Internet in favoarea acestui sector ar trebui sa fie pe masura importantei sale. Pe de alta parte, achizitiile guvernamentale si licitatiile de tot felul se muta din ce in ce mai mult pe Inernet, acest lucru insemnand mai multa transparenta si costuri mai scazute. Componenta G2B are doua tipuri de aplicatii:

sistemele de achizitii publice realizate prin Internet - aceste sisteme aduc cu sine multiple avantaje, legate in primul rand de transparenta procesului de ofertare si acceptare a ofertelor si reducerea costurilor;

serviciile oferite de stat sectorului public privat prin inernet. Dintre toate aceste aplicatii, cele mai utile sunt cele care presupun economisirea de timp si bani, atat pentru guvern cat si pentru companii, adica efectuarea unor servicii precum inmatricularea unei societatii comerciale, plata taxelor, completarea unor cereri si adeverinte doar pe inertnet.

Studiu de caz:

Un portal pentru informarea electronica si servicii interactive de e-government are urmatoarele elemente de baza:

a) suport pentru site- va asigura dezvoltarea site-ului pentru publicare/informare si acces la resursele sistemului;

b)suport pentru comunicare si interactiune - va implementa mecanismele de servire a utilizatorilor externi si lucrul cu operatorii interni;

c)suport pentru acces - va reprezenta acele mecanisme utilizate pentru securizarea si controlul accesului la informatiile si serviciile on-line oferite;

d)suport pentru continut - va asigura functiile pentru agregarea/consolidarea informatiilor si a documentelor publicate;

e)suport pentru conectare - va permite o legatura flexibila si sigura pentru realizarea integrarii cu sistemele din diferite departamente/institutii.

Trecerea la accesibiliatea serviciilor publice prin Internet si tehnoligia Web necesita introducerea unor tehnologii noi precum smart-cardurile, semnaturile digitala, certificatele electronice si formulare electronice. Pentru a face acest lucru posibil, este necesara o infrastructura sigura si moderna pentru efectuarea de tranzactii electronice.

Cetatenii vor accesa informatiile si serviciile publice oferite in format electronic de diferite departamente ale administratiei publice locale si in afara programului de lucru a personalului. Portalul unic de acces are rolul de comunicare- informare si distribuire a oricarei solicitarii catre departamentele responsabile cu solutionarea unei anumite probleme. Sistemul va putea monitoriza starea si rezultatul fiecarei tranzactii, va putea asigura determinarea drepturilor fiecarui utilizator si transmisia in deplina securitate a datelor.

Tipurile de utilizatorii care trebuie sa fie suportate de catre sistem sunt; cetatenii-persoane-fizice, agenti care actioneaza in numele unor personae fizice sau juridice, functionarii - personae care actioneaza in numele unei organizatii. Portalul va contine, acolo unde e cazul, legaturi catre diferite portaluri/site-uri ale institutiilor sau agentiilor publice care furnizeaza informatii si servicii on-line prin intermediul mijloacelor electronice.

Functiile sistemului

Sistemul propus are urmatoarele functii:

a)     informarea prin mijloace electronice a cetateanului cu privire la diverse domenii de interes si la serviciile publice disponibile on-line, prin informatiile proprii ale portalului sau prin trimiterea la alte surse electronice de informare;

b)     oferirea de servicii on-line furnizate prin intermediul sistemelor back-office existente (taxe si impozite)

c)     schimb de informatii si documente intre departamentele/institutiile implicate;

d)     posibilitatea de autentificare a cetatenilor, la intrarea in sistem.

Informatiile specifice vor fi actualizate in permanenta de catre departamentele responsabile si de operatorii desemnati. Actualizarea se va face folosind un proces de aprobare care va implica atat persoane reponsabile din institutie cat si personal operativ care administreaza portalul.

Informatiile vor fi organizate pe categorii de servicii, departamente etc., ca orice informatie sa poata fi regasita usor prin cautare dupa o anumita categorie, continut sau pagina web. Sistemul trebuie sa asigure confidentialitatea informatiilor si sa garanteze integritatea datelor transmise.

Acest proiect va realiza in principal interactiuna dintre administratia publica locala si cetateni. Acestia vor putea cauta diferite informatii, un anumit serviciu public sau un anumit department, cu posibilitatea de consultare a instructiunilor de suport. Apoi, vor putea accesa respectivul serviciu diponibil on-line, vor putea completa si transmite formulare electronice catre departamentele responsabile cu furnizarea serviciilor.
Portalul va putea fi extins, intr-o maniera gradata, de la un portal informational- tranzactional, catre un nivel tranzactional-relational, cu functii colaborative de comunicare, partajare de date si coordonare de procese. Proiectul va fi scanabil, fapt ce va permite extinderea sa la un numar mai mare de departamente si institutii publice, si servicii oferite. Pe masura dezvoltarii sale, in etape viitoare, proiectul va fi extins si cu elemente de raportare si statistici, personalizare extinsa, arhivare- stocare si securitate globala.

Guvernarea electronica este una din manifestarile importante ale societatii informationale, deoarece implica institutii ale statului, organizatii publice si private si, mai ales, cetateanul, pe care il transforma in e-cetatean, implicat direct, concret si constructiv in toate domeniile vietii politice, sociale, culturale, cetatenesti si morale.

Concluzii

In contextul dezvoltarii permanete a societatii informationale este demn de remarcat efortul autoritatilor romane de a reglementa o serie de aplicatii e-Government prin implementarea in prima faza a unor proiecte pilot.

Ceea ce impune este insa si reglementarea din punct de vedere legal a aplicatiilor e-Government, prin crearea unui cadru legislative adecvat care sa intruneasca cerintele si standardele europene si internationale in conformitate cu aquis-ul comunitar.

In acest sens e pot mentiona initiativele Guvernuluii de implementarea unor proiecte pilot in ceea ce priveste aplicatiile e-Government, aplicatii care impugn necesitatea reglementarii si eliminarea statutului de lege.

Bibliografie:

1. ILIE, R. Informatizarea administratiei publice, Adevarul Economic, nr. 29, 1998

2.NICA, D Guvern, cetatean, societate informationala, Bucuresti, Editura Semne, 2001

3. Strategia Guvernului privind informatizarea Dministratie Publice, Bucuresti, 2001