Organizarea functiei contabile

ORGANIZAREA FUNCTIEI CONTABILE

Functia contabila trebuie sa reuneasca in cadrul sau competente variate si anume: Competentele contabile sunt bine intelese ca si in celelalte intreprinderi, adesea la

doua nivele:

>      definirea schemelor contabile care vor fi integrate in aplicatii si care conditioneaza calitatea si fiabilitatea rezultatului final;

>      realizarea situatiilor anuale.

Competentele fiscale au in vedere optimizarea costului fiscal care este de fapt un obiectiv constant. Pentru a stapani procesul determinarii rezultatului fiscal, trebuie adaugata o buna cunoastere a veniturilor bancare si fiscalitatea lor.

Competente in tehnici bancare in masura in care totalitatea operatiilor sunt acte contabile. Definirea schemelor de integrare in aplicatii presupune cunoasterea prealabila a operatiilor. Operatiilor bancare de baza li s-au adaugat, de mai multi ani, operatii noi, specifice instrumentelor financiare utilizate de majoritatea bancilor internationale.

Competente in informatica pentru a fi apta (contabilitatea) in a dialoga cu specialistii si a exprima nevoile sale, dar in acelasi timp pentru a folosi un anumit numar de mijloace, spre exemplu: sinteza operatiilor, sinteza evenimentelor si pentru a utiliza micro-informatica.

Competente asupra reglementarilor bancare care devin din ce in ce mai complexe si deci impactul asupra activitatii si rentabilitatii este adesea semnificativ. Stapanirea reglementarilor contabile este prioritatea de baza.

Functiile contabilitatii

In organizarea unui serviciu contabil trebuie sa se gaseasca trei functii importante: o functie de productie, o functie de control si o functie de studiu.

Functia de productie

Contabilitatea asigura realizarea (intocmirea) tuturor situatiilor periodice si in acelasi timp asigura garantia informatiilor obtinute. Aceasta este o functie traditionala si consta in a controla de o maniera sistematica conturile sintetice si situatiile de gestiune si in a studia si a analiza in mod repetitiv toate informatiile. Aceasta functie este din ce in ce mai mult asistata de noile sisteme care permit automatizarea completa sau partiala a continutului si formei situatiilor.

Functia de control

Serviciul contabilitate este gardianul 'ordoxiei contabile' si garantul fiabilitatii informatiilor produse.

Aceasta este functia traditionala de a controla conturile, in mod sistematic, in urma unei analize a corespondentei conturilor. Functia de control se dezvolta sub influenta a doi factori:

■    informatizarea din ce in ce mai mult a contabilitatii comporta riscul pierderii
a ceea ce se numeste pista audit. Vigilenta in materie de control trebuie sa se
exercite in special in doua cazuri:

- atunci cand punerea in lucru a noilor aplicatii, prin informatizare asigura ca

preocuparile pistei audit sunt bine luate in calcul, si in principal compunerea soldurilor este corecta si se raporteaza la situatia initiala;

- atunci cand definirea schemelor contabile integrate intr-o aplicatie prin informatizare asigura conformitatea acestor aplicatii cu reglementarile contabile.

■    constrangerile reglementare privind obligatiile contabile si exercitarea
auditului financiar bancar.

Functia de studiu Multe misiuni pot fi atribuite acestei functii:

sa studieze noile texte, care sunt reglementarile fiscale sau contabile, pentru a reda continutul sub o forma accesibila si tragand concluziile la nivelul bancii;

sa elaboreze fluxul sistemului informational si circuitul documentelor, care trebuie sa descrie organizarea contabila si procedurile contabile;

sa defineasca si sa mentina soldurile contabile cu integrarea in aplicatiile informatice;

sa asigure interpretarea contabila a evenimentelor;

sa efectueze analize sau studii de gestiune sistematice si la termenele prevazute.

Principiile contabilitatii

Notiuni generale

Principiile contabilitatii sunt un ansamblu de conventii care servesc ca baza pentru a determina metodele de evaluare si contabilizare si deci respectarea lor este un element esential al sinceritatii conturilor, astfel cel ce va analiza situatia conturilor va avea certitudinea respectarii acestor principii.

Principiile contabile care sunt impuse institutiilor bancare si de credit nu sunt cu mult diferite de cele impuse societatilor comerciale. Principiile contabile, in numar de zece, sunt prezentate in continuare, subliniind pentru fiecare din ele particularitatile determinate de specificul activitatii bancare.

a.    Principiul prudentei, potrivit caruia nu este admisa subevaluarea elementelor de
pasiv si a cheltuielilor, tinand cont de deprecierile, riscurile si pierderile posibile
generate de desfasurarea activitatii exercitiului curent sau anterior. Acest
principiu are ca scop evitarea riscurilor de transfer in viitor a incertitudinilor
prezente si nu permite decat luarea in considerare a beneficiilor realizate, cu
excluderea unor castiguri potentiale cum sunt cele pe titluri sau imobilizari si,
dimpotriva, pierderile sunt luate in considerare imediat ce devin posibile, chiar
daca ele nu vor fi cunoscute decat dupa inchiderea exercitiului. De la acest
principiu exista derogari in ceea ce priveste operatiunile de piata, atunci cand
sunt evaluate la pretul pietei, astfel:

luarea in considerare a rezultatelor nerealizate pe titlurile de tranzactie;

neprovizionarea minus-valorilor latente pe titlurile de investitii;

luarea in considerare in anumite conditii, a rezultatelor potentiale privind instrumentele financiare la termen;

inregistrarea la pretul de piata a operatiunilor in devize.

b. Principiul permanentei metodelor, care conduce la continuitatea aplicarii regulilor si
normelor privind evaluarea, inregistrarea in contabilitate si prezentarea elementelor
patrimoniale si a rezultatelor, asigurand comparabilitatea in timp a informatiilor
contabile. Schimbarea metodelor nu poate fi decat exceptionala, caz in care aceasta
trebuie descrisa si justificata in anexa la bilantul contabil, iar incidentele contabile
trebuie sa fie evaluate. De asemenea, schimbarea metodei trebuie sa fie mentionata in
raportul de gestiune si in raportul cenzorilor.

c. Principiul continuitatii activitatii, potrivit caruia se presupune ca banca isi
continua in mod normal functionarea intr-un viitor previzibil, fara a intra in stare
de lichidare sau de reducere sensibila a activitatii.

d.    Principiul independentei exercitiului, care presupune delimitarea in timp a
veniturilor si cheltuielilor aferente activitatii bancii pe masura angajarii acestora
si trecerii lor la rezultatul exercitiului la care se refera. Rezultatul exercitiului
trebuie sa cuprinda, in virtutea acestui principiu, toate veniturile si cheltuielile
care se raporteaza la acest exercitiu, pe masura ce sunt angajate si nu pe baza de
incasari si plati. Astfel, dobanzile sunt contabilizate la rezultate pe baza
dobanzilor scurse (prorata temporis), iar, din punct de vedere tehnic, acest scop
este atins prin utilizarea conturilor de creante si datorii atasate sau a conturilor de
regularizare.

e. Principiul intangibilitatii bilantului, potrivit caruia bilantul de deschidere a unui
exercitiu trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere a exercitiului precedent.
Acest principiu interzice inregistrarea directa a veniturilor sau a cheltuielilor in conturile de capitaluri proprii; ele trebuie sa tranziteze prin contul de rezultate, cu exceptia incidentelor datorate schimbarii metodelor impuse de reglementarea contabila sau fiscala.

f. Principiul necompensarii, potrivit caruia elementele de activ si de pasiv trebuie sa
fie evaluate si inregistrate in contabilitate separat, nefiind admisa compensarea
intre posturile de activ si cele de pasiv ale bilantului, precum si intre veniturile si
cheltuielile din contul de rezultate. De la acest principiu exista derogari in ceea
ce priveste compensarea autorizata pentru rezultatele obtinute din operatiunile
privind swap-urile de dobanda si, in general, pentru rezultatele din operatiunile
de piata (titluri de tranzitie, instrumente financiare la termen).

g. Principiul nominalismului sau costului istoric, potrivit caruia costul istoric la care
un activ sau un pasiv a intrat in patrimoniu a fost inregistrat in contabilitate
trebuie sa fie mentinut. Acest principiu comporta derogari in ceea ce priveste
operatiunile in devize, titlurile de tranzactie si instrumentele financiare la termen,
deoarece acestea fac obiectul unor reevaluari periodice la pretul de piata.

h.    Principiul suprematiei realitatii asupra aparentei, potrivit caruia, aspectul economic si financiar este privilegiat fata de aspectul pur juridic. Cu toate ca acest principiu nu este formulat explicit in norme si reglementari, aplicatiile lui in domeniul bancar sunt multiple: operatiunile de pensiune livrata sau nelivrata, operatiunile de vanzare de titluri cu posibilitate de rascumparare, tratarea rezultatelor din operatiuni de piata, contabilizarea operatiunilor consortiale. Pentru fiecare dintre aceste operatiuni, aspectul economic este privilegiat.

i.     Principiul regularitatii, sinceritatii si imaginii fidele, care are drept scop furnizarea de informatii clare, precise si complete asupra patrimoniului, situatiei financiare, rezultatului, operatiunilor si riscurilor asumate. Acest principiu isi gaseste aplicarea atat in bilant, in contul de rezultate, cat si in notele explicative.

j.     Principiul pragului de importanta semnificativa, potrivit caruia toate informatiile de importanta semnificativa trebuie sa figureze in documentele comunicate tertilor. in schimb, informatiile nesemnificative pot fi omise. Acest principiu isi gaseste aplicarea in bilantul contabil unde anumite sub-posturi din bilant si din contul de rezultate pot fi regrupate (dar niciodata posturile nu pot fi omise, cu exceptia celor in care nu figureaza nici o valoare). La fel, in bilant si in contul de rezultate se pot adauga sub-posturi sau posturi, daca este cazul, iar informatiile care prezinta o importanta semnificativa sunt inscrise in anexa la bilant.