Scoala Nationala de Studii Politice si Administrative

Facultatea de Comunicare si Relatii Publice

COMUNICAREA INTERNA ÎN ORGANIZATII

Proiect:

Plan de comunicare interna a programului de responsabilizare cu privire la utilizarea rationala a hartiei si necesitatea reciclarii "Citroen merge pe verde"

Introducere

Venind in continuarea preocuparii pentru mediu dovedita de PSA Peugeot Citroen, precum si ca urmare a constatarii faptului ca in fiecare zi, in cadrul filialei din Romania se arunca aproximativ patru kilograme de hartie printata, Citroen Romania a decis implementarea unui program de constientizare a angajatilor sai cu privire la importanta utilizarii rationale a hartiei, precum si de colectare si reciclare a acesteia in colaborare cu organizatia "Copacul de hartie" .

"Citroen merge pe verde" va fi sloganul sub care va fi comunicata campania, atat catre angajati, cat si catre management

Definirea problemei

Angajatii au obiceiul de a printa corespondenta electronica, (chiar si atunci cand nu este destinata arhivarii fizice), de a lucra pe baza ei si de a o arunca dupa citire . Însumat pe luna, hartia aruncata se ridica la 80-100 de kilograme, cu un total anual de aproximativ 1000 kg de hartie . Compania este constienta de faptul ca 1000 kg de hartie printabila echivaleaza cu 20-24 copaci taiati .

În conditiile in care citirea documentelor se poate face, in 95% din cazuri, direct din casuta postala electronica, se va urmari cu acest program ca in maxim sase luni sa se reduca cu pana la 40% volumul hartiei aruncate zilnic, precum si reciclarea in proportie de 90% a celei care a fost printata si nu prezinta interes pentru arhivare .

Analiza situatiei

Structura organizatorica a companiei este una de tip plat, cu trei nivele ierarhice: un Director General, Directori de departamente si personalul de executie . Directorul financiar este totodata si cel care raspunde de segmentul administrativ al firmei . În cadrul companiei lucreaza aproximativ 50 de angajati .

Un punct forte al organizatiei este faptul ca Citroen este o companie cu o puternica implicare si orientare in ceea ce privese domeniul protectiei mediului, produsele sale indeplinind la aceasta ora toate reglementarile Directivei 2000/53/CE privitoare, intre altele, la reciclarea diverselor componente incluse pe automobilele produse . În acest sens, automobilele Citroen nu contin nici un material interzis de directiva in discutie .

Un al doilea punct forte important al organizatiei este existenta unor canale de comunicare eficiente si accesibile .

Un demers privitor la reciclarea hartiei a existat in companie si in decursul anului 2009 . Angajatii s-au aratat interesati de proces, insa au existat o serie de puncte slabe in implementarea programului, care au dus la abandonarea lui:

Spatiile destinate colectarii deseurilor erau improvizate si prost amplasate;

Colectarea se efectua in cutii de carton de diverse dimensiuni, nu in containere speciale, reutilizabile;

Recoltarea se efectua la intervale neregulate de timp, motiv ce ducea la supra aglomerarea spatiilor destinate colectarii;

Nu a existat o comunicare interna eficienta in legatura cu acest program, transmiterea informatiei fiind facuta mai mult pe cale informala;

Nu a existat un demers organizat de incurajare a citirii mailurilor direct din casuta postala electronica;

Nu a existat o persoana in firma care sa fie desemnata ca responsabila cu privire la buna desfasurare a procesului .

Asa cum a fost stipulat si mai sus, de peste 6 luni procesul de colectare si reciclare a fost interupt, angajatii reluand obiceiul de a printa corespondenta electronica, chiar si atunci cand nu este cazul si aruncarea maculaturii la cosul de gunoi .

Stabilirea obiectivelor campaniei

Obiectivele campaniei sunt de ordin motivational: responsabilizarea personalului cu privire la importanta reciclarii precum si explicitarea relevantei aportului personal la succesul actiunii .

Se va urmarii ca in termen de 6 luni, volumul total de hartie aruncat zilnic de angajati sa fie redus cu pana la 40%, iar 90% din ce e necesar sa fie aruncat, sa fie colectat spre reciclare, in spatii dedicate .

Identificarea categoriilor de public

În cadrul companiei putem vorbi de doua categorii de public:

Managerii

55% barbati, 45% femei;

studii superioare;

varsta medie 35 ani;

canalul principal de comunicare va fi constituit de sedinta saptamanala pe a carei ordine de zi va fi inclusa prezentarea problematicii, a masurilor de rezolvare propuse, a beneficiilor rezultante pentru companie, precum si solicitarea sprijinului in vederea implementarii campaniei;

canal secundar: publicarea procedurii elaborate in acest sens, pe Intranet, cu desemnarea persoanei responsabile de buna desfasurare a proiectului;

mesaj: "Eficienti pentru o lume mai verde"

Angajatii

38% barbati, 62% femei;

studii medii si superioare;

varsta medie: 29 de ani;

canal principal de comunicare: directa - prezentare facuta de persoana responsabila de proiect, in cadrul intrunirii trimestriale cu toti angajatii, ocazie cu care se va explica noua procedura, se va accentua importata implicarii fiecarui angajat in succesul actiunii, precum si impactul pozitiv asupra mediului;

canale secundare de comunicare: publicarea procedurii pe Intranet, afise care sa indice locurile de colectare, semnate de persoana responsabila de proiect, sectiune dedicata in newsletterul companiei;

mesaj "Actiunile noastre de azi pentru mediul nostru de maine"

Stabilirea strategiilor de comunicare

Axa centrala a campaniei de comunicare va fi responsabilitatea, individuala si corporativa, cu privire la mediul inconjurator, cu accent pe rationalizarea utilizarii resurselor si beneficiile reciclarii in colaborare cu asociatia "Copacul de hartie" .

Strategia de comunicare va urmari sa prezinte prin canale existente, particularizat pentru fiecare categorie de public, care sunt avantajele reducerii volumului de hartie printata precum si reciclarea acesteia, care este responsabilitatea si importanta impactului fiecarui angajat in realizarea acestui obiectiv .

Pentru a se indeplini aceste deziderate, se vor folosi stiluri de comunicare deja practicate in interiorul companiei, specifice fiecarei categorii de public: comunicare directa atat pentru manageri cat si pentru angajati, insa in medii diferite - care sa acorde importanta cuvenita functiei si rolului fiecarui public-, comunicare scrisa si comunicare prin afisaj . Managerii vor avea de asemenea rol de a reitera mesajul campaniei, atat la nivel formal cat si la nivel informal .

Stabilirea tacticilor

Asa cum am precizat si mai sus, pentru a obtine un rezultat maxim al campaniei de comunicare, in conditii de eficienta a utilizarii canalelor de comunicare existente - pentru minimizarea costurilor - cele doua publicuri vor fi abordate succesiv .

Primul public abordat vor fi managerii . Abordarea acestora se va face de catre Responsabilul cu Comunicarea, in cadrul sedintei saptamanale a managerilor, prin introducerea pe ordinea de zi a sedintei a planului de campanie "Citroen merge pe verde" . Expunerea va puncta urmatoarele elemente: cauzele care au dus la necesitatea demararii campaniei, beneficiile financiare si de imagine pentru firma, descrierea actiunilor de urmat si a implicatiilor acestora in viata companiei, precum si - nu in ultimul rand - reliefarea importantei implicarii corpului managerial in stabilirea unui exemplu personal pentru restul angajatilor si a relevantei sustinerii campaniei de catre acestia .

Dupa obtinerea acordului si a sustinerii corpului managerial pentru desfasurarea campaniei, dar si a planului de comunicare catre angajati, se va trece la elaborarea procedurii interne privitoare la campania de responsabilizare, procedura care va urma sa fie postata intr-un dosar public, pe Intranet .

Demararea campaniei precum si postarea pe Intranet va fi facuta in ziua intalnirii trimestriale cu toti angajatii, pentru a se asigura sustinerea acestora inainte de demararea proiectului precum si a coerentei in comunicare .

Adresarea mesajului catre angajati va fi facuta de catre Responsabilul cu Comunicarea, ea fiind persoana care v-a raspunde de coordonarea si buna desfasurare a campaniei, fiind sustinuta de Directorul Financiar si Administrativ care va asigura suportul financiar si logistic al bunei desfasurari a acesteia . În cadrul mesajului se vor explica necesitatea implemetarii campaniei, se vor explicita asteptarile cu privire la comportamentul fiecarui angajat, se va reliefa sustinerea managementului dar si beneficiile finale ale actiunilor asupra mediului .

Ca un preambul, in dimineata intalnirii, fiecare angajat al companiei (se vor include si managerii in aceasta actiune) va gasi pe biroul sau un document impaturit in jurul unei mladite de alun, document redactat pe hartie reciclata, de culoare vernil, in care sa fie mentionate cateva informatii de ordin general cu privire la importanta mediului asupra vietii lor, informatii cu privire la copaci, ciclurile lor de viata, utilizare in industria celulozei si impactul actiunilor "verzi" asupra mediului . Titlul documentului va fi "Stiati ca." si va fi incheiat de un indemn adresat angajatulului de a planta mladita de alun pe care a primit-o in dar .

Aceasta actiune va reprezenta, practic, singura generatoare de costuri suplimentare pentru companie, aceste costuri fiind:

top 500 coli din hartie reciclata 16 lei

50 mladite de alun (cost unitar 12lei) 600 lei

rola 15m panglica aurie 6 lei

TOTAL 622 lei

Mentinerea interesului angajatilor pe aceasta problematica se va face prin intermediul Newsletterului intern, in care va fi dezvoltata o rubrica dedicata constientizarii si responsabilizarii lor cu privire la mediu in general, importanta utilizarii responsabile a resurselor oferite de acesta, rezultatele obtinute de campanie si desfasurarea colaborarii cu organizatia "Copacul de hartie" .

Fixarea calendarului si bugetul

Se va tine cont in elaborarea bugetului de faptul ca se utilizeaza canale obisnuite de comunicare, integrat, nu separate de restul mesajelor comunicate, motiv pentru care pentru majoritatea mesajelor transmise costurile suplimentare generate de proiect nu vor exista .

Diagrama Gant va arata dupa cum urmeaza:

Bugetul necesar implementarii:

Evaluarea campaniei

Evaluarea campaniei se va face pe trei niveluri :

a)     evaluarea planului - un chestionar transmis angajatilor prin mediul on-line, la doua luni dupa implementare, tiparibil si transmisibil Responsabilului cu Comunicarea in mod fizic, in casuta de corespondenta postala . Se va urmari corectitudinea alegerii publicurilor si a axei de comunicare;

b)     evaluarea implementarii planului - tot prin intermediul chestionarului mai sus amintit se va urmari corectitidinea perceperii mesajelor, gradul de intelegere si adeziune la ideile fundamentale ale campaniei;

c)     evaluarea impactului - analiza rapoartelor remise de asociatia "Copacul de hartie" cu privire la cantitatile ridicate lunar din companie .

Rezultatele evaluarii campaniei vor determina schimbari in strategie, respectiv adaptarea mesajelor sau schimbarea publicurilor, daca este cazul . Costurile evaluarii campaniei au fost estimate la 181 lei, suma care inglobeaza elaborarea chestionarului, printarea acestuia si prelucrarea rezultatelor de catre un angajat temporar (2 zile), specializat in astfel de activitati .

Concluzii

Campania de comunicare "Citroen merge pe verde" se doreste un demers de responsabilizare sociala pentru toti angajatii companiei, in consens cu orientarile generale ale producatorului de automobile francez .

Bibliografie

Diana-Maria Cismaru, Comunicarea interna in organizatii¸ Ed . Tritonic, Bucuresti 2008

Webgrafie

https://www . copaculdehartie . ro/index . php?sct=9

https://www . citroen . ro/servicii/protectia-mediului

https://www . pagini-web . ro/Hartie-reciclata--A4--80-g-mp--NAUTILUS,p-2040 . html

https://www . gradinamea . ro/1_p_2_CORYLUS_AVELLANA__alun__95_6136 . html

https://ebooks . unibuc . ro/StiinteADM/cornescu/cap11 . htm

https://www . ecomagazin . ro/cum-scapam-de-hartia-de-la-birou-sau-de-acasa/