Componentele procesului de comunicare

Componentele procesului de comunicare

Procesul de comunicare in invatamantul preuniversitar are aceleasi componente ca procesul de comunicare din orice organizatie. Cu toate acestea pentru fiecare tip de comunicare exista caracteristici specifice invatamantului.

Componentele procesului de comunicare alcatuiesc o retea complexa de relatii flexibile, tranzitive de la o forma la alta. Enumerarea elementelor componente este relativa si variabila, fiind influentata de anumiti factori dinamici ai sistemului in care se realizeaza comunicarea. Este clasica formularea variabilelor din cadrul comunicarii ca avand rolul de mesaj, emitator si receptor.

Pe scurt, elementele componente ale oricarui proces de comunicare sunt³:

mesajul;

persoana A - emitatorul, respectiv persoana B - receptorul;

stimuli si motivatie;

codificare, respectiv decodificare;

canal de transmitere;

feedback;

perturbatii;

mediul inconjurator.

Examinata prin prisma comunicarii, orice comunicare orala reprezinta un transfer de informatii de la o sursa - emitator la receptor. Intre cei doi poli se suprapune "canalul' sau calea de comunicare - undele sonore in cazul comunicarii orale directe.

Codificare Decodificare

Figura nr.1 - Schema lui Shannon⁴

In literatura economica si de psihologie sunt analizate elementele componente ale oricarui proces de comunicare - elemente psihologice, tehnice, economice, sociale - alaturi de incercari de definire ale acestora:

Emitatorul sau emitentul - orice angajat care formuleaza un mesaj, il transmite printr-un anumit canal receptorului, continand idei, informatii, dar care nu poate controla procesul;

Receptorul - fie angajat, fie manager care primeste informatii, mesaje, fara a le recepta automat, ci ascultandu-le, patrunzand intelesul acestora;

Mesajul propriu-zis - simbolic, ii conecteaza pe emitator cu receptorul, printr-un "text', dar si printr-o muzica invizibila, menita sa atraga si sa convinga;

componenta ce influenteaza indirect comunicarea este si mediul in care are loc procesul ca spatiu, timp, climat psihologie si alte componente fizice si nu numai;

Canalele de comunicare - prin care managerul urmareste atingerea obiectivelor ce pot fi formale sau informale, imbinate echilibrat.

Ne vom referi in continuare, pe larg, la fiecare din aceste componente, pentru a vedea si intelege care este ponderea rolului pe care il joaca fiecare in procesul comunicarii.

In randul variabilelor elementelor componente ale actului de comunicare, mesajul este privit de catre abordarile moderne ca fiind in centrul comunicarii. Mesajul reprezinta forma fizica a informatiei transmise de la emitator spre receptor, ce imbraca mai multe ipostaze (verbala si nonverbala)

In procesul de comunicare, mesajul depinde de cele doua parti ale acestuia, sau cei doi actori ai procesului - emitatorul si receptorul. O analiza mai atenta a receptorului poate caracteriza modul de structurare al mesajului. Analiza presupune cunoasterea unor criterii de tipul: varsta, sex, ocupatie, status, cat si a factorilor culturali si subculturali - biologici, politici, economici, sociologici, etc. Mesajul presupune emiterea informatiei prin semnale codificate adresate spre un receptor care nu are obligativitatea raspunsului. "Atunci cand apar perturbari, acestea sunt provocate de discordantele de atitudine sau de conceptie dintre emitator si receptor sau dintre varietatea de intelesuri si interpretarile nepotrivite izvorate din limba utilizata'⁵.

Este important sa se cunoasca reprezentarile pe care interlocutorii le pot avea unii despre altii sau despre rolurile lor, pentru a nu se ajunge la o interpretare eronata a mesajelor si la alterarea claritatii acestora.

Mesajul nu poate fi socotit definitiv formulat si receptionat, dat fiind faptul ca au loc modificari si clarificari in interiorul sistemului, pe langa influente din partea factorilor psihosociali, lingvistici, etc. care de asemenea il modifica.

Comunicarea presupune si reversibilitatea mesajelor, ceea ce implica influenta factorilor enuntati anterior, in functie de corelarile neintrerupte intre perceperea semnalelor si bogatia vocabularului in procesul de decodificare, de interpretare, pe parcursul caruia intervine atat imaginatia cat si memoria.

Informatia continuta in mesaje este de cele mai multe ori disponibila prin intermediul a doua surse: mediul inconjurator si gandirea proprie.

Mediul inconjurator presupune prezenta mass - mediei, literatura de specialitate si persoanele care pot avea o influenta asupra accesului la informatie. Emitatorul inainte de a comunica orice trebuie sa obtina informatii despre acel lucru si trebuie sa interpreteze acele informatii'.

Propria gandire ne ofera informatii stocate in memorie care pot fi completate cu idei noi. Starea emotionala, sentimentele, cat si motivatia pot fi o sursa pe care sa se bazeze obtinerea unei informatii.

Atunci cand informatiile sunt intarite de modalitatile de comunicare, de experienta acumulata in acest domeniu, sursele pot deveni comune atat emitatorului, cat si receptorului intr-o comunicare eficienta.

Emitatorul poate fi de cele mai multe ori un individ, un grup sau o institutie care poseda informatii - structurate, ordonate, sistematizate mai bine decat ale receptorului.

Emitatorul (comunicatorul) presupune o anumita stare de spirit, o motivatie, cat si un scop clar alaturi de mesajul transmis explicit, dar si de unul implicit, care poate fi necunoscut receptorului. Marirea capacitatii de comunicare a emitatorului depinde de cateva elemente intre care se pot aminti:

Analiza grupului care va primi mesajul privind cativa indicatori care se refera la cunostintele pe care le poseda membrii, interesul acestora, atitudinile existente, nivelul de educatie, trasaturi demografice etc.

Cunoasterea situatiei privind dispunerea membrilor in spatiu, durata mesajului, momentul zilei in care se desfasoara actiunea;

Analiza surselor de obtinere a informatiilor si modul in care s-a construit mesajul - utilizarea comparatiilor, exemplelor, elementelor de contrast si adaptarea acestor caracteristici la auditoriu;

Identificarea punctelor forte ale mesajului, dar si a celorlalte idei, ordonate dupa criterii variate de ordin cauzal, cronologic, spatial;

Determinarea actiunilor de comunicare propriu-zisa care sa sugereze importanta temei, momentul de suspans, starnirea curiozitatii, folosirea experientei personale si a capacitatii de comunicare nonverbale, a feedback-ului etc.

Analiza si evaluarea impactului asupra auditoriului, a emiterii mesajului realizata prin solicitarea de intrebari, atitudini critice, utilizarea raportului rezultate - scopuri.

Emitatorului i se pot atribui grade diferite de credibilitate si prestigiu, cu impact asupra comunicarii ca atare. In acest sens, este necesara cunoasterea a cinci atribute ale puterii si influentei emitatorului:

Puterea recompensei intemeiata pe abilitatea de a rasplati, de a cointeresa receptorul. Toti cei aflati in pozitia de receptori - fie ca sunt angajati, fie ca este auditoriul unei conferinte, intruniri - sunt cu atat mai interesati cu cat emitatorul, cel ce propune, are puterea de a se implica, de a fi interesat de performanta partenerilor de comunicare;

Puterea coercitiva exercitata in situatiile cand receptorii constientizeaza ca vor obtine o "rasplata negativa' atunci cand nu raspund incercarii de influenta a emitatorului;

Puterea referentiala care presupune in mod ideal situatia in care receptorul se identifica cu emitatorul, o persoana sau un grup de prestigiu fiind model de referinta, iar ceilalti incearca sa se identifice cu acestia, adoptandu-le atitudinile sau convingerile;

Puterea legitima exercitata in sensul intelegerii de catre ambele parti, situatie in care o parte are pretentia de a fi ascultata de cealalta parte;

Puterea expertului se intemeiaza pe atribuirea "calitatii de expert', de persoana bine informata emitatorului, chiar daca receptorul nu are posibilitatea de a verifica aceasta situatie.

Figura nr. 2 - Influentele puterii emitatorului asupra receptorului

Pentru o mai buna receptare, se impune conditia - de care emitatorul trebuie sa tina seama - ca formularea mesajului sa intre intr-o relatie directa cu receptorul.

La eficientizarea comunicarii contribuie mai multi factori dintre care retinem modul de organizare al mesajului - dupa modele diferite - ca avand un impact ridicat si direct.

Sunt identificate asemenea modele:

Modelul rezolvarii de probleme - conform caruia receptorul si emitatorul trebuie sa fie profund motivati pentru comunicare;

Modelul temporal - care vizeaza succesiunea logica a mesajului, contribuind la intelegerea corecta a acestuia, dar si la definirea intregului sistem in care un fenomen se produce;

Modelul subiectului - defineste legitatile interne ale informatiei cuprinse in mesaj.

Procesul de comunicare - respectiv de transmitere, receptionare interpretare si raspuns de informatii intre emitator si receptor - poate avea loc, este posibil numai daca cei doi factori sau "actori principali' utilizeaza un cod sau coduri comune ce se substituie unui cod de baza, folosit de cele doua parti implicate⁶.

Codul este un sistem de semne sau semnale conventionale care serveste la transmiterea unui mesaj, respectiv a unei comunicari. In acelasi timp, codul reprezinta si un alfabet prin care se pun in comunicare semnele unei multimi cu semnele altei multimi. In acest sens, prima multime este denumita alfabet de baza, iar cea de-a doua, alfabet de substitutie. Pentru a putea fi denumit cod, acesta trebuie sa indeplineasca anumite cerinte, dintre care esentiale sunt⁷:

In primul rand sa fie complet astfel incat sa poata realiza substituirea tuturor elementelor din alfabetul de baza;

Sa fie practic, respectiv usor de manipulat de catre orice participant la procesul de comunicare;

Sa permita anumite diferentieri rapide si combinatii facile;

Sa aiba caracter de universalitate, asadar sa fie universal valabil.

Atunci cand ne referim la codare sau codificare, o definitie cu o sfera mai restransa de aplicabilitate propune actiunea de transformare a unui text scris in limbaj obisnuit in grupe de semne, litere sau cifre, potrivit unor echivalente stabilite intr-un cod⁸.

Codificarea trebuie sa realizeze o condensare si o universalizare a comunicarii. In acelasi timp, ea va raspunde conduitei de ordonare a diversitatii in conformitate cu valorile si registrele capacitatii de admisie si transmitere a canalelor de comunicare, in vederea diminuarii efectelor perturbatoare a zgomotelor asupra semnalelor.

Decodarea reprezinta operatiunea corespunzatoare codarii la nivelul receptorului, care trebuie sa descifreze sensul mesajului primit. Conditia unei decodari corecte este ca receptorul sa posede codul adecvat, adica acel sistem de semne, reguli, date cu semnificatie. Atunci cand unele mesaje permit o interpretare unica, nu este necesara folosirea codului. In situatia unei ambiguitati evidente a mesajului, decodificarea presupune folosirea experientei receptorului, cat si a unui grad ridicat de toleranta fata de aceasta situatie.

Literatura de specialitate vorbeste despre forme diferite de mesaj si relatia acestora cu operatiunea de codare sau decodare, intre care mai des intalnite sunt:

Mesajul transmis de catre emitator la care se adauga si codul acestuia;

Mesajul care este interpretat si decodat de catre receptor;

Mesajul care exista in gandirea emitatorului si care este cunoscut receptorilor din experientele anterioare;

Mesajul reamintit de catre emitator in situatia unei bune cunoasteri a selectivitatii receptorilor.

Canalul de comunicare este acea componenta a procesului de comunicare care reprezinta calea de difuzare a mesajului. Se cunosc cele doua caracteristici principale ale canalului de comunicare, anume: coerenta - intre emitator si receptor si identificarea - ca spatiu pentru elementele perturbatoare ale procesului.

Cu referire la modul de structurare al comunicarii, diverse opinii converg spre stabilirea a patru canale de comunicare:

Tipul de canal centrat pe o persoana situata evident in centru si perceputa drept leader de catre ceilalti membri ai grupului, situati mai departe de acesta, denumit "stea' este cel cu cea mai redusa eficienta;

Un alt tip, opus celui prezentat anterior, cunoscut sub numele de "sfera', are o structura descentralizata, ca atare cu un grad de eficienta ceva mai ridicat decat cel tip stea, iar grupul este neorganizat, membrii acestuia primesc mesaje aleatoriu;

Intr-o structura de tip "retea', canalul de comunicare permite implicarea in comunicare a majoritatii membrilor grupului, in situatiile in care se impune o interactiune permanenta a acestora, care conduce la cresterea gradului de satisfactie al participantilor;

Canalul in forma de "lant' presupune o interactiune slaba a membrilor grupului, utilizat in rezolvarea unor sarcini simple si directe, cu o satisfactie redusa a membrilor.

Contextul comunicarii presupune existenta a mai multor aspecte. Din punct de vedere al contextului fizic, se poate vorbi despre o incidenta a acestuia asupra eficientei comunicarii, astfel, modul de aranjare al mobilierului poate, de exemplu, stimula sau perturba comunicarea. O alta forma de manifestare a contextului comunicarii este si dimensiunea temporala, care se refera concret la momentul istoric si la timpul zilei.

Tot asa, exista si un cadru psihosocial care influenteaza structurile comunicationale, in anumite situatii⁹:

Proximitate - atunci cand membrii grupului se afla in apropiere unii de altii, marind posibilitatea interrelationarii si comunicarii intr-un mod sensibil;

Situatia de similaritate - faciliteaza comunicarea datorita unor imprejurari, interese, credinte, scopuri comune ale membrilor grupului;

Apartenenta de grup - care presupune comunicarea eficienta in interiorul grupului, intemeiata pe statusuri si roluri clar definite.

Figura nr. 3 - Relatiile intre componentele contextului comunicarii¹⁰

Intre mesaj si contextul in care are loc comunicarea se stabileste o relatie care poate avea caracter pozitiv sau care poate sa conduca la esec, in functie de dimensiunile fizice, temporale, psihosociale ale contextului.

Un factor important al contextului comunicarii generat de dimensiunea psihosociala este climatul comunicational, care exercita o influenta demna de a fi consemnata asupra contextului comunicarii.

Atat emitatorul, cat si receptorul pot initia si dezvolta un climat comunicational, unde fiecare priveste din proprie perspectiva tema abordata, de unde poate aparea uneori si un conflict.

Climatul comunicational trebuie asigurat de organizatie, corespunzator necesitatilor tuturor membrilor acesteia. Datorita provenientei si facturii diferite - origine sociala, biografie, idealuri etc. - a membrilor, procesul de comunicare este ingreunat, lasand sa se strecoare o pseudocomunicare.

Comunicarea privita procesual si progresiv impune si abordarea "barierelor' comunicationale ce tin de sistemul acesteia. Ele isi au originea in caracteristicile psihologice ale emitatorului si receptorului, precum si in caracteristicile situatiilor concrete in care se deruleaza comunicarea.

In opinia majoritatii specialistilor, cele mai semnificative bariere comunicationale se refera la:

a.    bariere de limbaj, exprimare

folosirea necorespunzatoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit, gesturi, expresia fetei, pozitia capului etc.);

incapacitatea emitatorului de a-si stapani emotiile in transmiterea mesajului informational;

aceleasi cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.

b.    bariere de receptie

tendinta de a auzi numai ceea ce ne-am obisnuit sa auzim;

ignorarea informatiilor care sunt in dezacord cu ceea ce cunoastem;

evaluarea subiectiva de catre receptor a sursei obiective (emitatorul) de transmitere a mesajului;

receptionarea, in moduri diferite, de catre diferite persoane din cadrul institutiei, a aceluiasi mesaj.

c.bariere contextuale

- perceperea diferita a mesajelor in functie de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului (zgomot, climatul organizational etc.).

d. bariere mixte

- discernarea insuficienta a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnificatie redusa sau nula. Feedback-ul este privit si el ca o componenta a comunicarii, deosebit de importanta, fiind necesar pentru a determina masura in care mesajul a fost inteles, crezut si acceptat.

Feedback-ul este definit ca o conexiune inversa in cadrul unui sistem cu autoreglare, prin care veriga de executie exercita influente asupra verigii de comanda¹¹.

Astfel, in locul schemei determinismului univoc liniar cauza - efect, feedback-ul introduce schema unui determinism mai complex, de tip circular sau inelar cauza - efect, respectiv efect - cauza. Aceasta noua perspectiva aduce o interdependenta si anumite conditionari functionale.