NOILE TEHNOLOGII INFORMATIONALE SI ACTIVITATATILE DESFASURATE IN BIROURI

1.1 Caracterizarea tehnologiilor informationale actuale

Originea tehnologiilor informationale, in sens actual, se confunda cu aparitia, in anii '60, a primelor calculatoare in intreprinderi. Tehnologiile informationale de calcul si de comunicare sunt astazi foarte variate, in spatele acestei varietati aparente tehnica esentiala este aceeasi, respectiv tratarea electronica a informatiei. Aceasta unicitate tehnica explica, in mare masura, proprietatile esentiale ale tehnologiilor actuale.

Marea majoritate a realizarilor actuale se bazeaza pe principiul codificarii electronice a informatiei, in sensul ca pentru a stoca, trata sau transmite informatia se utilizeaza semnale sub forma electronica, variatii de tensiune sau schimbari de stare magnetica. Tendinta actuala este de a generaliza codificarea numerica (telefon numeric, televiziune numerica, chiar si bani numerici - digital money), ceea ce ofera castiguri apreciabile privind rapiditatea, securitatea si compatibilitatea intre diferite echipamente si intre diferite medii de programare.

Este dificil de rezumat evolutia foarte rapida si deosebit de complexa a tehnologiei informatice, insa consideram ca este edificator sa retinem cateva aspecte semnificative.

Se manifesta, in primul rand, tendinta de a lua in considerare informatia sub diferite forme de baza. Termenul de informatica corespunde in mod esential prelucrarii datelor numerice, considerent pentru care, de la inceput, tehnologia era una de calcul. In anii '70, neologismul birotic a relevat luarea in considerare a datelor sub forma de texte si utilizarea mijloacelor informatice pentru munca de birou. Au aparut apoi prelucrarile de imagini (fixe sau in miscare) si de sunete. Tehnica de urmarire a semnalelor primite si codificarea acestor tipuri de informatii sub o forma unica (semnale numerice binare) au favorizat evolutia spre mijloace multimedia capabile sa prelucreze intr-o maniera combinata datele numerice sau textele, imaginile fixe sau animate, sunetele. Dezvoltarile tehnice majore au condus la realizarea de dispozitive pentru recunoasterea vocii, permitand comunicarea orala cu masina, aceasta inovatie fiind de natura sa bulverseze considerabil modul de utilizare a calculatoarelor electronice.

Asistam, de asemenea, la imbinarea din ce in ce mai stransa a tehnicilor informatice cu tehnicile de teletransmisie, termenul de telematica traducand aceasta apropriere a telefonului de calculator. A devenit posibila utilizarea calculatoarelor la distanta, realizarea de comunicari intre calculatoare, munca impreuna a unor componente eterogene (precum faxul, calculatorul, camera de luat vederi etc.), utilizarea calculatorului pentru conducerea comunicatiilor etc.

Totodata, remarcam diferentierea mijloacelor utilizate in tehnologia informatica actuala. Daca, la origine, tehnica de baza era putin variata, acum ea a evoluat spre productia de mijloace diferentiate ca finalitate de utilizare (calculatoare numerice, calculatoare cu functii de gestiune, calculatoare de conducere a proceselor etc.) si ca nivel de performante (microcalculatoare, minicalculatoare, calculatoare mari etc.).

Exista in prezent o foarte mare varietate de mijloace si implicit de unitati logice. In principiu, componentele esentiale ale noii tehnologii informatice sunt urmatoarele: statiile de munca, bazele de date distribuite, sistemele deschise, retelele de comunicatie si procesoarele specializate.

Utilizarea noilor tehnologii informatice au o serie de consecinte favorabile in desfasurarea activitatilor umane, dintre care cele mai semnificative sunt:

comprimarea timpului;

comprimarea spatiului;

cresterea volumului informatiei stocate;

cresterea flexibilitatii in utilizare;

cresterea usurintei in utilizare;

reducerea costurilor de acces la tehnologie.

Tehnologiile noi de informare automotiveaza activitatile informationale cu performante de viteza ce nu pot fi atinse de fiinta umana. Astazi vitezele de calcul sunt de ordinul a milioanelor de operatii pe secunda pentru cele mai modeste calculatoare. Se pot semnala doua consecinte ale comprimarii timpului si anume:

posibilitatea de eliminare foarte rapida a sarcinilor manuale specializate in calcul (financiar, tehnic etc.);

posibilitatea de a rezolva probleme ce erau cunoscute dar neexecutate tocmai datorita volumului imens de calcule (de exemplu, operatii derivate din algebra liniara).

Retelele de comunicatii clasice (telefon, telegraf) au permis de aproape un secol obtinerea unor castiguri de timp considerabile in comunicarea la distanta. In prezent este posibila transmiterea instantanee a unui foarte mare volum de date intre doua puncte de pe glob. Progresul rezida mai putin din viteza unitara cat mai ales in debitele posibile de transmis, ceea ce permite sa se transmita date, documente, filme etc. si deci sa creasca varietatea de informatii schimbate. Adesea, numeroasele mijloace de comunicare nu se substitue celor vechi, ci le utilizeaza complementar.

Noile tehnologii informationale permit stocarea unui volum imens de date. Cele mai modeste calculatoare dispun astazi de unitati de stocate cu o capacitate de miliarde de caractere. Este vorba de un progres considerabil in raport cu formele de stocare clasice (arhivele de hartie). In realitate progresul este mult mai important deoarece unitatile logice de gestiune a datelor permit regasirea foarte rapida a informatiilor stocate.

Unul din marile avantaje ale noilor tehnologii informatice este potentialul larg de utilizare a acestora. In general, anumite produse industriale sunt realizate pentru a executa anumite lucrari precise, neputand fi destinate altei utilizari. In acelasi mod, un calculator este construit pentru a executa un anumit numar de operatii elementare asupra simbolurilor reprezentand informatia. Totusi, el are un foarte larg evantai de utilizari din cel putin doua considerente si anume:

un numar foarte limitat de simboluri permite combinatii cvasiinfinite pentru a reprezenta o foarte mare varietate de informatii;

operatiile pe care calculatorul le poate realiza sunt definite la un nivel elementar (programul pentru o aplicatie precisa defineste succesiunea de executie a operatiilor elementare, pentru alta aplicatie folosindu-se alt program).

Recurgerea la programe inregistrate introduce o foarte mare suplete in prelucrare. Un calculator poate sa execute un program de procesare a unui text, calcule tehnico-economice, retusarea unei fotografii etc. Aceasta generalitate a utilizarii este un important factor de uniformizare in rezolvarea de probleme distincte.

Evolutia continua a hardware-ului a fost insotita si de progrese considerabile in logica de comunicare om-masina. Se utilizeaza in prezent pentru comunicarea om-calculator echipamente periferice din ce in ce mai perfectionate: cititorul de coduri cu bare, echipamente de recunoastere a caracterelor scrise cu cerneala magnetica, mouse-ul, telefonul cu impulsuri, ecranele senzitive la atingere etc.

Domeniul tehnologiilor de informare este acela care a cunoscut, fara indoiala, in lumea industriala, cea mai spectaculoasa scadere a costurilor. Multe firme producatoare de hard au cunoscut rate progresive ale raportului performanta/cost (in jur de 30% pe an). Chiar daca costul de acces la tehnologie n-a suferit o scadere la fel de mare, datorita si mentinerii unor costuri mai ridicate ale software-ului, totusi efectele pozitive sunt considerabile.

Consecinta majora a utilizarii noilor tehnologiei informationale este aceea de substituire a capitalului cu informatia chiar si in domeniile in care, pana acum catva timp, automatizarea lucrarilor ramanea redusa.

1.2 Notiunea de birotica

In prezent, pentru cele mai multe persoane, birotica reprezinta partea cea mai vizibila a informaticii la nivel mic. La fel de adevarat este ca, pentru altii, birotica nu inseamna altceva decat rechizite sau munca de birou.

Termenul a inceput sa circule in Franta, dupa ianuarie 1982, cand in Jurnal Officiel a fost publicata urmatoarea definitie: birotica este ansamblul de tehnici si metode ce tind sa automatizeze activitatile de birou, in special cele legate de comunicarea prin cuvant, text sau prin imagine.

De fapt, dezvoltarea biroticii a inceput in jurul anului 1970 cu prelucrarea de texte, fotocopieri de documente sau cu utilizarea telexului in activitatile de birou. Atunci nu existau decat cateva categorii de functionari specializati in utilizarea acestor mijloace. Astazi birotica ii priveste pe aproape toti functionarii unei firme.

Intr-o perspectiva mai recenta, racordata la coordonatele societatii informationale, birotica se contureaza ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel mai important loc de munca al societatii de astazi dar mai ales al celei de maine: biroul.

Intr-o firma, biroul gazduieste personal divers, din domeniul managerial, al aprovizionarii, al vanzarilor etc. Munca de birou este complexa si colectiva, dar in acelasi timp individuala. Birourile au trei roluri organizationale importante:

coordoneaza si conduc activitatea profesionala si informationala a personalului dintr-o organizatie;

integreaza munca realizata pe toate nivelurile ierarhice cu functiile din organizatiile respective;

cupleaza organizatia cu mediul exterior, integrand informational intrarile si iesirile in si din sistemul organizatiei.

Pentru a indeplini aceste roluri aproape toate birourile desfasoara urmatoarele activitati:

crearea documentelor;

introducerea informatiilor in fisiere;

conducerea proiectelor;

coordonarea persoanelor individuale si a grupurilor;

repartizarea sarcinilor pe persoane si pe grupuri.

In raport cu sistemele informatice traditionale, in care domina abordarea de tip Top-Down, birotica are tendinta de a se dezvolta anarhic, pornind de la utilizatorul care cunoste foarte bine ce are de facut, dar este mai putin familiarizat cu ceea ce poate sa faca calculatorul si cu ce trebuie facut la nivel de grup (sistem). Exista astfel tendinata de a crea aplicatii care nu sunt coordonate si, de aceea, multi analisti considera ca aceasta metoda de dezvoltare a sistemelor informatice este neeconomicoasa.

Pe de alta parte, dezvoltarea biroticii poate fi privita ca o alternativa mai democratica, mai functionala, de tip Bootom-Up, in perfectionarea sistemelor economice folosind posibilitatile oferite de tehnologia informationala. Deja exista o tendinta ca statiile de lucru personale (calculatoarele individuale) sa comunice intre ele prin intermediul unor retele locale, care pot comunica prin sisteme ierarhizate cu alte retele. De asemenea, in sistemele economice actuale exista doua tendinte majore care stimuleaza dezvoltarea biroticii:

una de natura tehnologica, de perfectionare a tehnologiilor de calcul si intercomunicare;

alta de natura organizatorica, de inlocuire a vechilor structuri economice puternic ierarhizate cu structuri de tip retea, fara ierarhi.

1.3. Domenii de interes ale biroticii

Principalele domenii de interes ale biroticii sunt:

managementul documentelor;

tehnologiile de lucru in grup;

programele de management al informatiilor;

software-ul pentru managementul proiectelor;

strategiile de lucru pentru managementul informational;

proiectarea asistata de calculator;

realitatea virtuala

A       Managementul documentelor consuma, de obicei, aproximativ 40% din efortul total facut intr-un birou, celelalte activitati impartind restul de 60%. Multe birouri gazduiesc si experti care realizeaza sacrcini creative precum proiectarea sau simularea. Primul val al birotici sprijinea doar unele activitati functionaresti, ca de exemplu procesarea de texte si coordonarea sarcinilor simple, dar, incepand cu anii `90, noile produse software realizeaza o gama diversificata de activitati de birou.

Tehnologiile pentru managementul documentelor tind sa automatizeze in intregime procesarea textelor, procesarea imaginilor, realizarea graficelor si conducerea proceselor de munca. In prezent, paralel cu tendinta accentuata de comprimare a timpului de realizare a produselor si serviciilor, exista si o tendinta de reducere a timpului de realizare a documentelor. Aceasta presupune de mai multe ori lucrul simultan si corelat asupra aceluiasi document.

Sistemele de birou proceseaza automat si transmiterea documentelor, sub forma de fisiere, in diferite locuri. Aceasta reprezinta faza de comunicare. Apoi, cu ajutorul indexului de exemplu, se pot regasi fisierele pe baza continutului lor, ceea ce reprezinta faza de documentare.

B        Tehnologiile de lucru in grup formeaza o clasa de programe ce cauta sa imbunatateasca eficacitatea grupurilor prin legaturi electronice ce le ajuta sa-si stabileasca intalniri, sa-si pregateasca documentele impreuna, sa comunice intre ele. Aceste tehnologii de lucru in grup pun la dispozitie agende de lucru electronice, posta electronica, software ce permite organizarea de videoconferinte intre persoane aflate la distante mari etc.

Aceste functii sunt realizate prin intermediul retelelor de calculatoare, dar si a unor produse software specializate precum Lotus Notes sau Work Grup, care permit utilizatorilor sa creeze si sa exploateze aplicatii bazate pe informatii comune.

C        Programele de management al informatiilor. In mod traditional, firmele au folosit baze de date mari, pe calculatoare de mare capacitate, dar PC-urile ofera biroticienilor posibilitatea crearii propriilor baze de date pentru furnizori, clienti, salariati, cheltuieli, venituri etc. Totusi putini sunt cei care isi creaza astfel de baze de date deoarece limbajul bazelor de date este relativ greu de utilizat fara o pregatire in domeniu. In schimb firmele de software produc aplicatii pentru managementul informatiilor, care sunt de fapt sisteme de baze de date specializate pentru nevoile diferitilor agenti economici.

D       Software-ul pentru managementul proiectelor descrie si reprezinta un proiect complex ca un ansamblu de sarcini mai simple, fiecare cu propriile lor cerinte de timp si resurese. Din momentul in care utilizatorul specifica cerintele fircarei sarcini, produsul softvware poate realiza automat programe de lucru si poate aloca resurse.

Din anii `90, managerii de proiecte folosesc interfete grafice care permit utilizarea facila a acestor produse software. Ei au acces la prezentari de calitate superioara prin utilizarea de diapozitive fotografice, folii transparente pentru retroproiector, videoproiectoare etc. In timp ce vechiul software pentru managementul proiectelor se concentra pe utilizatorii individuali, software-ul actual ofera acces simultan mai multor utilizatori.

Cele mai cunoscute si mai utilizate produse informatice specializate in managementul prin proiecte sunt: Microsoft Project, Primavera Project Planner, AMS Realtime Projects etc.

E        Strategiile de lucru pentru managementul informational. Multe firme sunt in prezent in situatia de a regandi fundamentele sistemelor informatice traditionale. Acestea erau bazate pe calculatoare mari, greu de utilizat si de multe ori incompatibile. Ele stocau informatii in baze de date specifice, situatie care compromitea, de cele mai multe ori, integritatea datelor si facea dificila cautarea lor.

De asemenea, aceste firme doresc astazi sa reduca munca de rutina si sa dea salariatilor si managerilor mai mult timp pentru a se concentra asupra strategiilor de dezvoltare. De exemplu, ele doresc sa integreze activitatile din birourile ce au relatii cu publicul (Front Offices) cu cle din birourile unde se rezolva problemele administrative si se iau deciziile (Back Offices), astfel incat problemele de integritate a datelor sa dispara si toate aplicatiile informatice sa foloseasca aceleasi date si sa raporteze aceleasi informatii.

Pentru a schimba sistemele traditionale, trebuie sa se construiasca retele de calculatoare care sa integreze datele de la sistemele de management si de la celelalte sisteme din interiorul firmei. Hotaratoare, din acest punct de vedere, este realizarea unor interfete cu utilizatorul formate din mai multe ferestre, respectiv diferiti utilizatori sa foloseasca diferite ferestre in functie de necesitatile proprii. Astfel, in loc sa caute intr-o baza de date, utilizatorul poate foarte usor sa schimbe fereastra de lucru. O astfel de arhitectura formata din statii de lucru puternice cu creatori de informatii si cunostinte, satii interconectate prin retele de comunicatie, formeaza intranet-ul sistemelor birotice.

F        Proiectarea asistata de calculator automatizeaza crearea si revizuirea desenelor tehnice. Birourile de proiectare traditionale sunt acum radical modificate, planseta si rigla de calcul fiind inlocuite cu statiile grafice si pachetele de programe pentru proiectarea asistata, AutoCad de exemplu. Aceste pachete de programe specializate sunt din ce in ce mai mult integrate cu produsele software traditionale de birotica (Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite) si dau configuratia actuala si mai ales de viitor a birourilor de proiectare.

G       Realitatea virtuala. Sistemele de generare a realitatii virtuale ofera compatibilitati de modelare si simulare cu mult superioare sistemelor conventionale. Acestea folosesc produse software, cu o puternica interfata grafica inretactiva, pentru a crea simulari de situatii reale pe calculator, ceea ce permite utilizatorului sa ia decizia cea mai buna in concordanta cu obiectivele avute in vedere. Realitatea virtuala este atat de interactiva incat utilizatorul poarta echipament special. acest echipament contine senzori care inregistreaza si transmite calculatorului miscarile utilizatorului.

Realitatea virtuala este in prezent utilizata cu succes in activitatea comerciala a agentilor economici. De exemplu, o firma japoneza a realizat o aplicatie numita bucataria virtuala, folosita de firmele care desfac aparate casnice si mobila de bucatarie. Cumparatorii potentiali introduc desenul bucatariei dorite in calculator, apoi, prin utilizarea interfetei sistemului de realitate virtuala, aleg aparatele casnice si piesele de mobila potrivite, gasindu-se astfel in bucataria proiectata de ei. Pot proba aparate casnice de diferite marimi si in diferite amplasamente, pot deschide si inchide usile sertarelor, se pot plimba si pot descoperii cum se simt in ambianta bucatariei create.

Desi realitatea virtuala poate parea fantezista, beneficiile ei incep sa fie foarte concrete, iar aria ei de aplicabilitate se extinde. O universitate din Califirnia de Nord foloseste sistemul de realitate virtuala pentru a realiza proiecte de cladiri destinate cercetarilor in informatica. Este de prevazut ca, in viitor, sistemele de generare a realitatii virtuale vor fi utilizate si in alte activitati ale firmelor.