Tipologia, trasaturile si partile componente ale relatiilor publice

TIPOLOGIA, TRASATURILE SI PARTILE COMPONENTE ALE RELATIILOR PUBLICE

1. TIPOLOGIA ACTIVITATILOR DE RELATII PUBLICE

Relatiile publice pot fi percepute ca un proces sau un ansamblu complex de actiuni desfasurate intr-o ordine precisa. Etapele de desfasurare sunt:

♦ prima etapa:

- personalul care se ocupa de relatiile publice va descoperi o perspectiva profunda asupra problemei din diferite puncte de vedere,

- personalul care se ocupa de relatiile publice va analiza aceste informatii si va face recomandaripropuneri conducerii

- conducerea va elabora politicile si deciziile de actiune.

♦ etapa a doua:

- personalul care se ocupa de relatiile publice vor pune in aplicare programul de actiune,

- personalul care se ocupa de relatiile publice va evalua eficienta actiunilor.

Complexitatea relatiilor publice este demonstrata si de multitudinea de activitati implicate sau asociate cu relatiile publice.

Tipologia de activitati componente cuprinde:

informarea publica (publicity)

comunicarea (communication)

afacerile publice (public affairs)

managementul problemelor (issues management)

relatiile guvernamentale (government relations) (lobby) (pot fi relatii publice cu autoritati centrale sau cu autoritatile locale)

relatii publice financiare (financial public relations)

relatii comunitare (community relations)

relatiile cu mediul industrial (industry relations)

relatii publice in domeniul serviciilor

relatiile cu minoritatile (minority relations)

publicitatea (publicity)

activitatea agentiei de presa (press agency)

activitatile de promovare (promotion)

relatiile cu presa (media relations)

propaganda (propaganda)

INFORMAREA PUBLICA inseamna plasarea unei informatii intr-un mediu de comunicare, fie ca este vorba de mass-media, fie de mijloace de comunicare specializate, pentru a atrage atentia asupra unor evenimente sau activitati speciale. Desi informarea publica si relatiile publice sunt adesea folosite ca sinonime, cele doua activitati nu sunt identice. Informarea publica reprezinta exclusiv o functie de comunicare, in timp ce relatiile publice implica si o functie de management. Specialistii in informarea publice au rolul de a oferi informatia, prin redactarea de documente de relatii publice (text scris), dar nu participa la stabilirea strategiei sau politicii de relatii publice, cum este cazul specialistului in relatii publice. Informarea publica este doar unul din instrumentele folosite de relatiile publice.

COMUNICAREA presupune cunoasterea modului de comunicare prin mass-media si prin mijloacele specializate si cunoasterea modului prin care se creeaza un sistem in doua sensuri pentru transferul de informatii pertinente. Cuvantul "a asculta" este esential pentru comunicare.

Cei sapte pasi (etape) "de aur" ai comunicari sunt:

angajarea esaloanelor superioare ale conducerii

evaluarea (cercetarea) aspectelor de la nivel local sau global

identificarea mesajelor cu adevarat importante

crearea unei retele de comunicare eficiente

acordul in legatura cu aspectele care nu pot fi negociate

imputernicirea si asumarea de catre toatele nivelurile conducerii a comunicarii

angajarea la toate nivelurile intr-un proces continuu.

AFACERI PUBLICE reprezinta o varianta a relatiilor publice care, in sens larg, inglobeaza si relatiile guvernamentale si relatiile comunitare, specifica, in general structurii guvernamentale din SUA. In sens restrans, termenul "afaceri publice" desemneaza ansamblul activitatilor desfasurate de stat in vederea satisfacerii intereselor publice, generale ale comunitatii.

Sectiunile de afaceri publice ("public affairs") din cadrul departamentelor de relatii publice implica colaborarea cu agentiile guvernamentale si cu grupurile (de presiune) care pot contribui la elaborarea si punerea in aplicare a politicilor publice si a legislatiei.

MANAGEMENTUL PROBLEMELOR implica identificarea si actionarea in mod sistematic in legatura cu problemele de politica publica de interes pentru o organizatie. Insa nu toate problemele pot fi identificate si cunoscute de la inceput. O organizatie poate avea un plan rational si coerent in eventualitatea aparitiei acestora. Relatiile publice pot fi rezultatul anticiparii si al planificarii politicilor cu mult timp inainte. Managementul problemelor este extrem de important mai ale in perioade agitate, de criza.

RELATII GUVERNAMENTALE Prin relatii guvernamentale se intelege acea componenta a relatiilor publice care implica lucrul si comunicarea cu autoritatile care reprezinta puterea legislativa si putere executiva. Cunoscute si practicate sub denumirea de "lobby", pot prezenta caracteristici specifice fiecarui sistem guvernamental. Lobby-ul este practicat de diferite persoane fizice, companii sau organizatii, care se pot constitui in adevarate grupuri de presiune. Afectate de legislatie sau de diferite masuri guvernamentale (de exemplu o legislatie privind interzicerea fumatului), vor urmarii realizarea diferitelor interese: modificarea sau eliminarea unor acte legislative, adoptarea unei anumite legi sau masuri, sau chiar obtinerea de finantari de la stat, cunoscut fiind faptul ca, pentru multe domenii de activitate, statul este cel mai mare client (de exemplu, industria de armament, domeniul farmaceutic etc.), dezbateri pro si contra pe teme deosebite morale sau sociale (de exemplu, avortul, legalitatea averilor demnitarilor etc.). Tinta activitatii de lobby sunt reprezentantii guvernamentali (ministri), parlamentarii sau reprezentantii locali.

Comunicarea cu ministri se poate realiza direct, personal sau prin intermediul cabinetului ministerial (consilieri ministeriali) ori prin presa.

Modul de organizare si functionare al Parlamentului permite stabilirea unor legaturi:

• Sedintele, ca modalitati de desfasurarea a activitatii parlamentarilor, in cadrul carora se dezbat proiectele de acte legislative sunt publice.
• Petitiile pe care cetatenii le pot adresa parlamentarilor (in calitatea lor de reprezentanti alesi) sau Camerelor.
• Adresarea directa catre parlamentari, acestia avand drept de initiativa legislativa - este o modalitate accesibila si organizatiilor sau diferitelor grupuri de presiune, spre deosebire de petitii (drept recunoscut doar persoanei fizice).
• Obligatia legala a autoritatilor publice de a aduce la cunostinta publicului proiectele de acte normative, prin afisare, publicare pe site-urile oficiale sau chiar prin comunicarea acestora la cerere. Fiind vorba de propuneri pot fi modificate mai usor (exemplu de actiune: organizatia interesata poate trimite scrisori fiecarui parlamentar membru al fiecarei comisii parlamentare la care a fost trimis proiectul respectiv, scrisoare care sa contina punctul de vedere sustinut si, mai ales argumentele in favoare acestuia. Mai mult, scrisoarea ar putea fi trimisa si liderilor grupurilor parlamentare cerandu-le sa intervina pe langa membrii grupului parlamentar respectiv.)
• Comisiile parlamentare - au rol in analizarea si examinarea proiectelor si propunerilor legislative.
• Dreptul deputatilor si al senatorilor de a cere si obtine informatiile necesare.
• Intrebarile si interpelarile adresate de parlamentari membrilor guvernului.

La nivel local, autoritatile publice sunt reprezentate, in Romania, de consilii judetene si locale, primari, prefecti, presedinti ai consiliului judetean.

Consiliile locale incheie intr-o masura din ce in ce mai mare contracte cu firme private pentru furnizarea de servicii. Exista si conventii incheiate cu alte organe publice pentru prestarea de servicii publice. Consiliile locale sunt implicate in comunicarea unei varietati de mesaje. In principal, isi fac reclama propriilor servicii, incercand sa demonstreze ca acestea merita banii (publici sau privati) investiti sau daca nu sunt corespunzatoare, sa se explice ce se intreprinde pentru ameliorarea lor. Au sarcina de a consulta organizatiile publice si cele partenere in legatura cu furnizarea serviciilor si viitoarea orientarea a consiliilor. Aceasta a dus la crearea unei industrii de consultanta care abunda de studii, esantioane si grupuri de discutii, dezbateri publice. Multe consilii si-au organizat birouri unice de unde oamenii pot obtine informatii sau se pot adresa pentru a beneficia de diferite servicii. Mai nou, au fost realizate site-uri unde, nu numai ca se pot gasi informatii, dar oamenii au posibilitatea de a-si plati facturile, de a face reclamatii. De asemenea, cele mai multe consilii locale au birouri de presa, atat in scopul elaborarii stirilor locale, cat si in cel al rezolvarii problemelor aparute. Seful biroului de presa sau al departamentului de relatii publice va fi, de regula responsabil, de toate canalele de comunicare, dar si de directionarea politicii si strategiei la nivelul tuturor functionarilor publici.

RELATII COMUNITARE - Relatiile comunitare reprezinta o componenta a relatiilor publice care implica tratarea si comunicarea cu cetatenii si grupurile din zona geografica in care opereaza organizatia. Multe organizatii, care si-au creat un plan profesionist de relatii publice pentru sustinerea activitatii, au de asemenea o politica de relatii comunitare sau cel putin un angajament oficial  in directia crearii si intretinerii unor relatii comunitare pozitive cu fiecare mediu local unde lucreaza, opereaza sau ofera servicii. Aceasta politica va varia in functie de natura activitatii organizatiei, precum si cu modul in care aceasta afecteaza sau interactioneaza cu comunitatile locale, scopul final fiind conturarea si asumarea responsabilitatilor sociale. Exista numeroase moduri de construire a unor relatii pozitive cu comunitatea locala: activitati de sponsorizare sau caritabile, site-ul WEB, colaborarea cu ziare si publicatii locale, legatura cu unitatile de invatamant, legatura cu autoritatile locale, implicare in programele de servicii publice (sprijinul acordat initiativelor politiei de combatere a fenomenului infractional, initiativelor privind protectia mediului etc.).

RELATIILE FINANCIARE implica tratarea si comunicarea cu actionarii unei organizatii si cu comunitatea investitorilor. Desi ar trebui sa reprezinte o componenta de sine statatoare, se circumscrie sferei mai largi a relatiilor cu industria si mediul de afaceri. Reprezinta o componenta mai putin dezvoltata in Romania, atata timp cat relatiile cu actionarii unei companii se rezuma la organizarea anuala a unei adunari generale a actionarilor (in cadrul careia, se obicei se prezinta un raport privind rezultatele financiare ale firmei) si atata timp cat principalele coordonate de desfasurare a unor relatii financiare - bursa, piata de capital sunt inca la inceput.

PUBLICITATEA consta, in principal, in crearea de reclame, pregatirea mesajelor scrise si cumpararea timpului sau a spatiului de expunere a lor, urmarindu-se, in mod expres, formarea, mentinerea si dezvoltarea unei clientele Prin publicitate sunt promovate evenimente speciale si activitati. Publicitatea ofera oportunitati semnificative de creare a relatiilor cu publicul-tinta.

TRASATURILE RELATIILOR PUBLICE

Relatiile publice sunt un proces intentionat, care are la baza manifestarea de vointa a unei persoane sau a unei organizatii in scopul castigarii increderii.

Relatiile publice au un obiectiv bine stabilit: obtinerea unui anumit tip de reactie din partea publicului-tinta.

Activitatea de relatii publice se desfasoara pe baza unei strategii pusa la punct in acest scop.

Activitatea de relatii publice se bazeaza intr-o foarte mare masura pe realizarile pozitive ale unei persoane sau ale organizatiei.

Relatiile publice permit stabilirea si mentinerea unor canale de comunicare fie intre conducerea organizatiei si publicul intern, fie intre organizatie si publicul extern. De asemenea, activitatea de relatii publice poate oferi conducerii organizatiei semne de avertizare cu privire la noile tendinte si fenomene.

3. ELEMENTELE ACTIVITATII (PROCESULUI) DE RELATII PUBLICE

Desfasurarea activitatilor de relatii publice presupune 3 elemente componente:

1. agentul de relatii publice (privit fie individual, ca specialist in relatii publice, fie organizatoric, ca departament sau firma de relatii publice);
2. clientul sau beneficiarul poate fi persoana sau organizatia care are nevoie de consultanta profesionala in domeniul relatiilor publice pentru realizarea unui anume scop. De obicei, intre client beneficiar si agentul de relatii publice iau nastere raporturi contractuale;
3. serviciile specifice - se refera, in general, la crearea unor canale de comunicatie si exploatarea acestora.