Plan de expunere: Analiza de inceput; Scopul prezentarii, Cadrul prezentarii

Plan de expunere:

1. Analiza de inceput;
2. Scopul prezentarii
3. Cadrul prezentarii

1.     Analiza de inceput

Atunci cand se abordeaza posibilitatea realizarii unei prezentari trebuie sa se tina seama de patru elemente:

Continut – sa contina informatiile de care au nevoie participantii. In contrast cu rapoartele scrise aici trebuie sa se tina cont de volumul de informatie pe care-l poate receptiona audienta.

Structura – Are un curs logic, cu introducere, parte de mijloc si cu incheiere. Trebuie sa fie impartita in secvente astfel incat sa fie inteleasa de audienta.

Pregatire – O prezentare trebuie sa fie bine pregatita deoarece, daca asupra unui raport cititorul poate reveni, in cazul prezentarii audienta este la discretia prezentatorului.

Elementul Uman – o buna prezentare va fi tinuta minte mai usor decat un raport pentru ca este legata de o persoana.

Aceste patru elemente vor fi integrate pe parcursul pasilor procesului de realizare a unei prezentari:

Planificarea;

Pregatirea;

Exersarea ;

Sustinerea prezentarii.

Succesul unei prezentari depinde de foarte multe variabile si de aceea, inainte de a va pregati pentru a sustine o prezentare, trebuie sa se raspunda la sapte intrebari specifice:

1. De ce? Motivele pentru care trebuie sa se sustina prezentarea. Stabilirea temei si obiectivelor prezentarii.

Tema prezentarii trebuie sa fie aleasa pe baza nevoilor si intereselor audientei, tinand cont de contextul in care va avea loc prezentarea.

2. Cine? Identificarea persoanelor care vor participa la aceasta prezentare.
3. Ce? Stabilirea informatiilor pe care trebuie sa le contina prezentarea.
4. Cum? Alegerea modalitatilor si mijloacelor prin care se transmite mesajul catre audienta
5. Cand? Momentul cand ar fi bine sa aiba loc prezentarea.
6. Unde? Identificarea si stabilirea locului de desfasurare a prezentarii
7. Durata? Timpul alocat pentru a sustine prezentarea.

Raspunzand acestor intrebari exista un minim de informatii pe baza carora se poate trece la urmatorul pas al realizarii unei prezentari si anume pregatirea.

Ori de cate ori se realizeaza o prezentare, indiferent daca este oficiala sau neoficiala, trebuie luat in considerare atat scopul prezentarii, cat si tipul auditoriului.

Pentru a face o prezentare de succes trebuie sa:

Se decida ce scopuri trebuie atinse;

Se imparta scopul general in obiective posibil de realizat;

Cunoasca ce fel de compozitie are auditoriul ca urmeaza sa asculte;

Se decida asupra modului in care va aborda subiectele astfel incat acestea sa fie acceptate de catre auditoriu.

Cu alte cuvinte, trebuie adaptata prezentarea la tipul asistentei.

Inaintea pregatirii, prezentatorul trebuie sa-si puna urmatoarele intrebari:

Cu ce scop se sustine aceasta prezentare?

De ce a fost solicitat sa o sustina el?

Ce spera sa realizeze?

Cum ar putea sa o faca interesanta?

In ce masura cunoaste auditoriul subiectul prezentarii?

Are el cunostintele de baza necesare pentru a intelege subiectul?

2. Scopul prezentarii

Prezentarile au obiective si scopuri. Se asteapta anumite rezultate. Nu se bazeaza pe un anumit scop. Exista un scop general care este scopul prezentarii (ex: sa se aprobe un anumit raport, sa se prezinte un nou produs, sa se obtina o nota buna la examenul de licenta, etc.).

Aceeasi prezentare mai poate avea si multe alte scopuri diferite:

Sa capteze atentia;

Sa explicati cine sunteti;

Sa deveniti credibili;

Sa faceti oamenii sa zambeasca sau sa rada;

Sa-i convingeti;

Sa-i tineti in stare de alerta in anumite privinte;

Sa-i enervati, incitati, multumiti sau sa le starniti interesul.

O parte din scopul general este transmiterea mesajului si intelegerea lui. Indiferent de contextul prezentarii, oficial sau neoficial, exista cateva principii fundamentale pentru crearea climatului potrivit transmiterii informatiei, confruntarii ideilor si promovarii valorilor companiei reprezentate de prezentator:

Stabilirea cadrului prezentarii. Trebuie apreciata continuu componenta si starea de spirit a auditoriului, ramanand in acelasi timp convingator.

Acesta este un proces care dureaza tot timpul prezentarii. Discursul trebuie adaptat la orice noua dovada a schimbarii atitudinii si comportamentului auditoriului.

Profesionalism. Aceasta inseamna ca prezentatorul trebuie sa faca toate pregatirile si aranjamentele logistice necesare. Trebuie sa cunoasca foarte bine subiectul pe care il are de transmis si sa fie constient de caracterul auditoriului. Aceasta presupune sa nu piarda din vedere detalii, in timp ce se concentreaza permanent pe scopul general al prezentarii. Totodata trebuie sa foloseasca cat mai eficient mijloacele audio-vizuale disponibile.

Toleranta. Prezentatorul trebuie sa accepte lipsa de experienta si ignoranta asistentei considerandu-le drept o provocare si nu o problema. Trebuie sa-si afirme punctul de vedere si sa-l sustina deschis, tolerand in acelasi timp si punctele de vedere diferite ale celorlalti.

Atitudine pozitiva si hotarata. Prezentatorul trebuie sa porneasca de la ideea ca, de fapt comportamentul interpersonal uman poate fi reprezentat pe o scara continua, avand comportamentul pasiv la un capat, iar la celalalt capat pe cel agresiv, cel pozitiv si hotarat fiind la mijloc.

Comportamentul pasiv sau supus nu este, de obicei, eficient. Cei ce folosesc acest tip de comportament rareori obtin ceea ce doresc pentru ca demonstreaza o lipsa de respect pentru propriile necesitati si drepturi. Ei permit celorlalti sa le refuze drepturile si sa le ignore necesitatile.

La cealalta extrema se afla comportamentul agresiv. Nici acest tip de comportament nu este eficient pentru ca cei care il adopta isi impun sentimentele, nevoile si ideile in dauna celorlalti.

Oamenii agresivi isi atrag ostilitatea si rezistenta celorlalti, si erodeaza bunavointa celor din jur, in timp ce oamenii pasivi acumuleaza resentimente si pot avea iesiri explozive cand si-au castigat acest drept.

In schimb, comportamentul pozitiv implica:

Metode de comunicare ce permit sa-ti mentii respectul de sine;

Iti apara drepturile si teritoriul propriu;

Nu ii domina pe membrii unui auditoriu.

In plus, comportamentul pozitiv utilizeaza aceste caracteristici si in ascultarea activa, si in exprimarea propriilor idei. Prezentatorul trebuie sa se asigure ca este atins scopul pe care el il urmareste. Va asculta comentariile pe care le face asistenta, dar nu-i va permite sa il abata de la subiect.

3. Cadrul prezentarii

Cheia unei organizari bune si utile a oricarei prezentari scrise este selectarea ideilor si informatiilor relevante inainte de a le asterne pe hartie. Cel mai important lucru in acest punct este sa se inteleaga ca propria prezentare, indiferent cat va fi de neoficiala, trebuie sa aiba o structura predeterminata.

Aceasta inseamna ca:

Trebuie stabilita dinainte ordinea si conexiunile logice intre problemele ce vor fi prezentate;

Prezentarea trebuie sa fie alcatuita dintr-o serie de parti care se interconecteaza, fiecare insa avand logica proprie;

Partile interdependente trebuie sa se imbine in final pentru a realiza scopul general urmarit.

Trebuie intocmite doua planuri:

a.     Planul si organizarea subiectului;

b.     Planul si structura modului in care va fi prezentat.

Aceste planuri vor fi interconectate si interdependente.

a. Organizarea subiectului. In general, discutia va fi mai eficienta daca are:

O singura tema principala;

Obiective clare;

Sectiuni distincte pe care auditoriul le poate intelege.

Prezentatorul incepe prin a-si ordona gandurile si ideile despre subiect.

Exista doua tehnici ce pot fi folosite pentru a structura informatiile:

o      Schema neuronala;

o      Schema liniara.

Folosirea schemei neuronale este potrivita cand ai idei separate si fragmente de informatii care trebuie puse in ordine, fara ca prezentatorul sa aiba o gandire liniara. O schema neuronala este o modalitate logica de organizare a ideilor. Prezentatorul construieste schema neuronala in urmatorul mod:

1. Scrie subiectul prezentarii intr-un cerc in centrul foii de hartie;
2. Traseaza linii care pleaca din cercul respectiv;
3. Scrie apoi subiectele principale pe care vrea sa le trateze la capatul acestor linii;
4. Dezvolta fiecare subiect folosind ramuri secundare.

La prima vedere poate parea un mod de a trata problema dezordonat si absolut la intamplare, mai ales pentru o persoana care de obicei se pregateste prin traditionalele liste.

Teoria care sta la baza acestei abordari este ca, de fapt, creierul nu functioneaza in mod liniar, deoarece el reactioneaza la stimuli care declanseaza noi ganduri. Ca urmare, conexiunile se fac mai mult lateral decat vertical. Prin urmare, desi o schema neuronala poate parea dezordonata, ea este clara si logica pentru mintea prezentatorului. Este un mod foarte eficient de a-si pune ideile in ordine. Il ajuta sa se asigure ca nu a emis o problema importanta. Pentru a-i da un caracter unitar, liniile pot fi colorate diferit in jurul fiecarei sectiuni.

Folosirea schemei ajuta prezentatorul sa-si creeze mai intai structura prezentarii si apoi sa o completeze cu detalii despre fiecare tema. Intai trebuie sa se decida asupra temelor principale ale subiectului pe care il trateaza si apoi sa imparta fiecare diviziune in subdiviziuni. Apoi scrie fiecare subdiviziune, separat de celelalte.

Multe dintre procesoarele de texte au acest sistem incorporat in program. Sistemul iti permite sa te concentrezi asupra unui aspect al prezentarii, avand in acelasi timp posibilitatea de a trece de la o diviziune la alta in functie de dorinta sau inspiratia de moment. Aceasta metoda este larg raspandita (si predata) in S.U.A., dar in Marea Britanie este privita cu suspiciune, uneori pentru ca limiteaza gandirea creatoare.

2. Structura prezentarii.

Cicero a scris primul manual pentru oratori (in jurul anului 100 I.Cr.) Din cartea sa intitulata Ad Herennium (Cartea I), Despre teoria vorbirii in public, am extras urmatoarele reguli ale unui discurs:

Cele sase reguli ale discursului lui Cicero suntS

I. Introducerea (castigarea atentiei)

II. Enuntarea ideilor (fondul) – accentul pus pe concizie, claritate, credibilitate

III. Diviziunea(zona de acord, dezacord, decizii necesare)

IV. Dovada (atitudini fata de aspectele nerezolvate – cu argumente concrete)

V. Combaterea (distrugerea argumentelor adversarilor – Cicero era un dur)

VI. Concluzia (sfarsitul „formulat in armonie cu arta”). Probabil  ca publicului i se aminteste de indatoririle sale fata de problemele in discutie, iar oratorul se retrage gratios.

,,Regulile discursului lui Cicero” suna destul de rigid, dar daca se consulta si celelalte teorii ale sale despre vorbitul in public, se constata ca ele se regasesc si in discursurile moderne de astazi.

In alegerea si crearea unei structuri se porneste de la obiectivele stabilite a se atinge prin prezentare: informare, instruire, transmitere de idei, motivare etc.

Se alege apoi forma prezentarii care, la randul ei, poate sa fie de mai multe feluri:

cronologica;

problema – solutie;

de la complex la simplu (si invers);

de la general la particular (si invers);

de la cunoscut – la necunoscut;

pas cu pas (descrierea unui proces).

Indiferent de forma aleasa pentru prezentare aceasta trebuie sa tina cont de faptul ca, in general, oamenii tin minte:

prima impresie;

lucrurile neobisnuite;

mesajele repetate;

mesajele transmise pe mai multe canale (vizual, auditiv, kinestezic);

ultima impresie.

Avand acum la dispozitie un set de idei concise si cuprinzatoare pentru prezentare, urmatoarea sarcina este pregatirea cadrului prezentarii care consta din:

Introducerea (inceputul), in care:

se stabileste contactul cu auditoriul;

se prezinta subiectul si tema principala.

Introducere poate contine o gluma, o poveste relevanta pentru subiectul prezentarii sau o activitate care sa incalzeasca atmosfera. De asemenea introducerea trebuie sa cuprinda si informarea audientei asupra scopului prezentarii.

Cuprinsul (mijlocul), in care:

se explica tema in detaliu;

se dezvolta tema si se argumenteaza;

Cuprinsul prezentarii nu trebuie scris cuvant cu cuvant ci doar ideile principale. Pe baza acestor idei principale si cu ajutorul unor cartonase pe care prezentatorul isi poate nota anumite detalii(daca este cazul) se va sustine prezentarea. Este bine ca in aceasta parte a prezentarii sa se foloseasca exemple, imagini, glume care sa vina in sprijinul ideilor prezentate si sa completeze prezentarea.

Folosirea exemplelor, imaginilor, povestirilor si a glumelor are mai multe beneficii:

mareste interesul participantilor pentru prezentare. Oamenilor le place sa asculte povesti.

creste entuziasmul prezentatorului. Exemplu: este greu sa devii entuziast atunci cand vorbesti despre punctul 5 dintr-o lista de 10 puncte, dar cand incepi sa povestesti o gluma legata de punctul 5 atunci iti este mai usor sa o faci.

modifica ritmul de prezentare. Oamenii schimba in mod natural ritmul vorbirii atunci cand dau un exemplu pentru a sustine o idee.

maresc credibilitatea prezentatorului. Daca nu aveti suficiente exemple personale pe care sa le utilizati atunci imprumutati de la colegi.

participantii isi aduc aminte mai usor povestile care s-au spus decat ceea ce s-a intamplat.

Incheierea (sfarsitul), in care:

se prezinta principala tema in rezumat;

se fac recomandari (daca e necesar);

Inafara de rezumat, prezentatorul ofera audientei posibilitatea de a pune intrebari si de a primi raspunsuri. Este bine ca prezentatorul sa fie pregatit cu raspunsuri pentru posibilele intrebari.

In realizarea prezentarii mai trebuie sa se stabileasca durata fiecarui modul tinandu-se cont de urmatoarele reguli:

o persoana normala poate gandi cu o viteza de 800 de cuvinte pe minut in timp ce un prezentator poate vorbi cu o viteza maxima de 120 de cuvinte pe minut. De aceea trebuie sa se ofere participantilor ceva interesant care sa acopere diferenta de 680 de cuvinte.

durata maxima de concentrare a unei persoane asupra unei idei este de maxim 10 minute. De aceea dupa 10 minute trebuie variate mijloacele media si canalele de transmitere.

daca prezentarea dureaza mai mult de 50 de minute trebuie sa se faca o pauza de minim 10 minute.

Structura prezentarii poate include si mijloace audio-video ca suport pentru prezentare. Astfel in realizarea unei prezentari se pot folosi mai multe mijloace audio-video:

flipchart;

retroproiector;

multimedia;

calculator;

brosuri;

casete, etc.