Procedura actelor notariale - Reguli generale privind procedura notariala

Procedura actelor notariale - Reguli generale privind procedura notariala

Activitatea notariala este astfel organizata incat sa satisfaca interese publice si private. De aceea subliniem importanta acestei activitati pentru viata economica si sociala a comunitatii pe de o parte, si necesitatea garantarii operatiunilor juridice incheiate in fata notarilor publici, pe de alta parte.

In acest scop, Legea nr.36/1995 cuprinde in capitolul V distinct  procedura actelor notariale.

Dispozitiile cu privire la procedura notariala se regasesc si in Regulamentul de punere in aplicare a Legii nr.36/1995.

Asadar, aceste acte normative reglementeaza procedura de incheiere a unor acte notariale si unele reguli speciale privind realizarea procedurii succesorale notariale sau a altor proceduri notariale.

Dintre acestea cele mai importante sunt:

- procedura autentificarii actelor;

- procedura succesorala notariala.

Legea nr.36/1995 reglementeaza si alte proceduri notariale precum sunt:

- legalizarea semnaturilor si a sigiliilor;

- darea de data certa inscrisurilor

- certificarea unor fapte;

- legalizarea copiilor dupa inscrisuri;

- efectuarea si legalizarea traducerilor;

- primirea in depozit de inscrisuri si documente;

- acte de protest al cambiilor, cecurilor si a altor titluri la ordin;

- eliberarea de duplicate ale inscrisurilor notariale;

- reconstituirea actelor originale.

In cele ce urmeaza, vom prezenta mai intai regulile generale ale procedurii notariale, apoi vom face o analiza detaliata ale tuturor procedurilor amintite mai sus, cu precizarea ca vom acorda importanta cuvenita principalelor proceduri notariale.

Reguli generale privind procedura notariala.

A. Redactarea actelor notariale

Potrivit art.43 alin.1 din Legea nr.36/1995, toate actele notariale se indeplinesc numai la cererea partilor. Inscrisurile care urmeaza a fi autentificate pot fi redactate de parti, de reprezentantii lor legali sau conventionali.

Notarul public are obligatia de a verifica inscrisurile prezentate de parti spre autentificare, cu privire la indeplinirea conditiilor de forma si fond, avand totodata posibilitatea de a aduce modificarile si completarile corespunzatoare, cu acordul partilor.

In acest sens trebuie sa subliniem o dispozitie expresa a Legii nr.36/1995 care prevede ca “inscrisurile referitoare la actele notariale se redacteaza potrivit vointei partilor si in conditiile prevazute de lege” (art.43 ali.2).

Pentru ca inscrisurile sa produca efectele juridice urmarite de parti, ele trebuie sa fie “redactate citet, ingrijit si fara prescurtari, iar mentiunile in cifre se vor inscrie si in litere”. In cazul existentei unor spatii goale (pe randurile tehnoredactate) se vor completa prin tragere de linii (art.43 alin.3 din Legea nr.36/1995).

Asa cum subliniam mai sus, redactarea inscrisurilor poate fi facuta de parti sau de reprezentantii acestora fie ei legali sau conventionali, aceasta numai in masura in care inscrisurile sunt autentice.

Potrivit art.44 alin.1 din Legea nr.36/1995, au dreptul de a redacta inscrisuri in forma autentica urmatoarele persoane:

- notarii publici;

- avocatul partilor interesate;

- consilierul juridic ori reprezentantul legal al persoanei juridice.

Pe langa aceste persoane, legea prevede si o exceptie, prin care se acorda posibilitatea persoanelor care au o pregatire juridica superioara de a redacta inscrisurile in care figureaza ca parte, atat acestea in nume personal, cat si sotii, ascendentii sau descendentii lor. Desi legea nu prevede in cuprinsul textului precitat posibilitatea redactarii inscrisurilor in forma autentica si de catre alti reprezentanti legali ai partilor (de pilda tutori, curatori, etc) consideram ca in conformitate cu prevederile dreptului comun in materie, acestia pot redacta astfel de inscrisuri, de vreme ce legea speciala ofera si partilor acest drept.

Am subliniat acest lucru, deoarece art.43 din lege stipuleaza clar ca inscrisurile pot fi redactate de parti sau dupa caz de reprezentantii lor legali sau conventionali.

Cu toate acestea art.44 din Legea nr.36/1995 cuprinde o precizare expresa ca in cazul in care legea prevede forma autentica inscrisurile pot fi redactate numai de notarii publici, avocatii si consilierii juridici, sau prin exceptie, pentru soti, ascendenti sau descendenti, pot indeplini asemenea operatii, persoanele cu pregatire juridica superioara, inclusiv pentru ele.

In ceea ce priveste consultatiile din domeniul juridic notarial, acestea pot fi date de notarul public atat persoanelor fizice cat si juridice. Raspunsurile pot fi formulate atat verbal cat si scris.

Acordarea de consultatii juridice notariale se face la cererea partilor interesate (fie scris, fie verbal) sau pe baza unui contract “cu durata determinata”.

Aceasta formulare “pe baza de contract cu durata determinata” (art.44 alin.2 din Legea nr.36/1995) nu mi se pare cea potrivita deoarece ne duce cu gandul la contractele de munca pe perioada determinata, care au o alta natura juridica.

Un astfel de contract sau conventie nu poate fi decat de natura civila, precizarea “cu durata determinata” nu era necesara, este un adaos care scoate in evidenta greseli nepermise in metodologia de elaborare a actelor normative. Din pacate, atat legea avocaturii cat si legea activitatii notariale au numeroase formulari neglijente, iar uneori din analiza textelor legislative, rezulta si inconsecventa legiuitorului, ceea ce credem ca pentru adaptarea acestor acte normative a existat o anume “graba”.

Notarul public are ca obligatie principala sa desluseasca raporturile reale dintre parti cu privire la actul pe care vor sa-l incheie, sa verifice daca scopul pe care il urmaresc este in concordanta cu legea si sa dea indrumarile necesare asupra efectelor juridice ale actului pe care urmeaza sa-l incheie.

In acest sens, notarul public trebuie sa solicite partilor, ori de cate ori este cazul, documentele justificative si autorizatiile necesare pentru incheierea actului. De asemenea, notarul public poate el singur sa obtina documentatia necesara in anumite cazuri (de pilda la cererea partilor).

Actele supuse publicitatii mobiliare sau imobiliare se comunica de notarul public de indata la institutia unde se tine o atare evidenta. Toate demersurile necesare se fac in numele titularului pentru aducerea la indeplinire a tuturor lucrarilor (operatiilor) de publicitate.

Daca partile solicita in scris ca sunt dispuse sa faca ele insele aceste formalitati, legea scuteste pe notarul public de aceasta obligatie, pe cale de exceptie (art.45 alin.3 din Legea nr.36/1995).

Pentru efectuarea operatiunilor privind publicitatea mobiliara si imobiliara sau obtinerea documentatiei justificative si a autorizatiilor necesare, notarul public are accesul liber.

In principiu, notarul public nu poate refuza indeplinirea unui act notarial solicitat de persoana fizica sau juridica, daca inscrisul respectiv nu cuprinde clauze contrare legii si bunelor moravuri. Daca dimpotriva, actul notarial a carui indeplinire se cere este contrar legii si bunelor moravuri, notarul public este indreptatit a refuza instrumentarea acestuia (art.6 din Legea nr.36/1995).

Un alt principiu procedural deosebit de important este prevazut de art. 47 alin.2 din Legea nr.36/1995. Potrivit acestui text actele solicitate de parti precum si orice acte de procedura notariala se intocmesc in limba romana.

Cetatenii care apartin minoritatilor nationale sau persoanele care nu vorbesc ori nu inteleg limba romana au posibilitatea de a lua cunostinta de cuprinsul actului respectiv prin intermediul unui interpret. Functia de interpret poate fi indeplinita, in afara de notarul public, si de catre un angajat al biroului notarial care cunoaste limba acelei persoane, precum si de catre traducatorii autorizati.

De asemenea, actele redactate de parti si prezentate pentru efectuarea operatiunilor notariale vor fi in limba romana (art.47 alin.3 din Legea nr.36/1995). De la aceasta regula art.47 alin.4 din lege instituie o exceptie. Astfel, la cererea justificata a partilor, notarul public poate indeplini acte in legatura cu inscrisurile intocmite de parti intr-o alta limba decat cea romana. Insa, pentru aceasta notarul care instrumenteaza acele acte trebuie sa cunoasca limba in care sunt intocmite actele sau daca a luat cunostinta de cuprinsul acestora prin interpret. In acest din urma caz, un exemplar tradus in limba romana si semnat de cel ce a efectuat traducerea se va atasa la dosarul notarial.

In ceea ce priveste inscrisurile care trebuie sa fie traduse din limba romana intr-o limba straina se procedeaza astfel:

- redactarea are loc pe doua coloane din care pe prima se reda textul in limba romana si pe cea de a doua textul in limba straina;

- redactarea daca nu s-a facut dupa procedeul descris mai sus, poate sa aiba loc prin transcrierea in mod succesiv a textului: mai intai in limba romana si apoi se continua cu textul in limba straina.

B. Supralegalizarea semnaturii si sigiliului.

Actele notariale valabil incheiate pot fi intrebuintate si in strainatate. In acest caz este necesara indeplinirea unor conditii expres prevazute de lege. Astfel, potrivit art.57 alin.1 din Legea nr.36/1995, pentru valabilitatea in strainatate a actului notarial este necesara supralegalizarea semnaturii si a sigiliului public de catre Ministerul Justitiei, Ministerul Afacerilor Externe si misiunea diplomatica sau oficiul consular din Romania ale statului in care actul urmeaza a fi folosit. Notarul public are obligatia de a pune in vedere partii interesate indeplinirea acestei cerinte legale.

In cazul in care prin conventii internationale la care Romania este parte se poate stipula scutirea de supralegalizare sau ca supralegalizarea sa fie facuta intr-un alt mod.

In literatura juridica s-a invocat ca desi legea nu se refera la o supralegalizare ierarhica a actului notarial aceasta totusi ar fi necesara. In sprijinul acestei opinii se invoca prevederile art.162 alin.1 din Legea nr.36/1995 cu privire la reglementarea raporturilor de drept international privat. Potrivit acestui text: “Actele oficiale intocmite sau legalizate de catre o autoritate straina pot fi folosite in fata instantelor romane numai daca sunt supralegalizate, pe cale administrativ ierarhica si in continuare de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale Romaniei, spre a li se garanta astfel autenticitatea semnaturilor si a sigiliului.”

Atat cu privire la opinia exprimata cat si la invocarea in sprijinul acesteia a acestui text legal, facem urmatoarele observatii:

1. Legea nr.36/1995 apare ulterior adoptarii Legii nr.105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept international privat. Asadar, daca legea notariala a tinut seama de prevederile acestui act normativ in integralitatea sa (subliniem aici dispozitiile art.162 din Legea 105/1992), este mai mult decat indoielnic.

2. Legea nr.105/1992 se refera la supralegalizarea actelor oficiale pe cand Legea nr.36/1995 face trimitere la actele notariale, ceea ce este o diferenta de reglementare foarte mare.

3. Sfera de cuprindere a actelor notariale (autentificarea lor, etc) este mult mai mare, iar supralegalizarea semnaturii si a sigiliului public este de competenta Ministerului Justitiei, a Ministerului Afacerilor Externe si a misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare din Romania ale statului in care actul urmeaza a fi folosit.

4. Supralegalizarea actelor oficiale intocmite sau legalizate de catre o autoritate straina, se face “pe cale administrativ ierarhica si in continuare de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale Romaniei”. Dupa cum se poate observa acest text de lege (art.162 din Legea nr.105/1992) face trimitere la:

- actele oficiale;

- organele administrativ ierarhice si in continuare la misiunile diplomatice si consulare ale Romaniei.

5. Art.57 din Legea nr.36/1995 cand face trimitere la supralegalizarea actelor notariale arata ca este de competenta:

- Ministrului Justitiei;

- Ministerului Afacerilor Externe;

- misiunii diplomatice sau oficiului consular din Romania ale statului in care actul urmeaza a fi folosit.

Din cele prezentate mai sus rezulta ca supralegalizarea la cele doua categorii de acte (oficiale si notariale) se face de catre organe diferite. In cazul actelor oficiale se face de organele administrativ ierarhice si apoi de misiunile diplomatice si consulare ale Romaniei, iar in cazul actelor notariale supralegalizate este de competenta Ministerului Justitiei, Ministerului Afacerilor Externe si a misiunulor diplomatice sau oficiilor consulare din Romania ale statului in care actul urmeaza a fi folosit.

Asadar, consideram ca organismele care supralegalizeaza actele aratate mai sus sunt diferite precum diferite sunt si actele supuse acestei operatiuni.

In cazul in care intentia legiuitorului ar fi fost de asimilare a actelor oficiale cu cele notariale, in contextul aratat, era absolut necesara corelarea celor doua dispozitii legale (art.162 din Legea nr.105/1992 cu art.57 din Legea nr.36/1995) chiar daca art.57 alin.2 din Legea nr.36/1995 instituie o obligatie in sarcina birourilor notariale, aceea de a nu lua in considerare actele care emana de la autoritatile altui stat, decat daca semnaturile si sigiliile acelor autoritati sunt supralegalizate de misiunea diplomatica sau oficiul consular al Romaniei din acest stat sau de catre Ministerul Afacerilor Externe al Romaniei.

Alin.2 al art.57 din Legea nr.36/1995, desi nu o precizeaza expres se refera, consideram noi, la actele oficiale, si pentru care din veriga obligatorie de supralegalizare (in conditiile art.57 alin.1) este inlaturat Ministerul Justitiei, iar intre misiunea diplomatica si Ministerul Afacerilor Externe, este valabila supralegalizarea numai de catre unul dintre aceste doua organe. Simplificarea acestei operatiuni privind supralegalizarea este benefica partilor, dar nu este reglementata corespunzator.

C. Locul incheierii actului notarial.

Actele notariale se indeplinesc la biroul notarului public in timpul programului de serviciu cu publicul, care trebuie sa fie afisat in mod corespunzator (art.48 alin.1 din Legea nr.36/1995).

De la aceasta regula, legea prevede si unele cazuri (exceptii) potrivit carora un act notarial se poate indeplini in afara sediului biroului notarului public, dar in limitele circumscriptiei sale teritoriale:

- daca la incheierea lui este interesat un numar mai mare de persoane;

- daca partea care-l solicita este impiedicata sa se prezinte din motive temeinice, la sediul biroului (de pilda un caz de boala grava datorita varstei).

Pe de alta parte, legea prevede pe cale de exceptie, faptul ca in cazul in care intocmirea unui act nu sufera amanare din motive obiective, notarul public poate indeplini si acel act si in afara programului de lucru, dar numai la cererea partii interesate (art.48 alin. ultim din Legea nr.36/1995).

D. Incheierea notariala.

In procedura notariala potrivit art.49 alin.1 din Legea nr.36/1995 s-a statornicit regula ca indeplinirea actelor notariale se constata prin incheiere. Fac exceptie de la aceasta regula, redactarea inscrisurilor si consultatiilor juridice notariale.

Din punct de vedere al formei, in mod obligatoriu o incheiere cuprinde:

a) sediul biroului notarial;

b) denumirea incheierii si numarul acesteia;

c) data indeplinirii actului notarial;

d) numele si prenumele notarului public;

e) locul unde s-a indeplinit actul notarial, in cazul indeplinirii in afara sediului biroului notarial, precizandu-se imprejurarea care justifica intocmirea inscrisului in acel loc;

f) numele sau denumirea partilor, domiciliul sau sediul acestora si mentiunea faptului prezentarii lor in persoana, reprezentate sau asistate, precum si modul in care li s-a constatat identitatea, cu exceptia incheierilor prin care se da data certa inscrisurilor sau se legalizeaza copii de pe inscrisuri;

g) aratarea indeplinirii conditiilor de fond si de forma ale actului notarial intocmit in raport cu natura acelui act;

h) constatarea indeplinirii actului notarial si a citirii acestuia de catre parti;

i) mentiunea perceperii taxelor de timbru, a onorariilor si cuantumului acestora;

j) semnatura notarului public;

k) sigiliul biroului notarului public.

E. Identificarea partilor.

Notarul public are obligatia de a identifica partile participante la actul notarial. Despre realizarea identificarii notarul public face mentiunea in incheiere, in sensul ca partile sunt cunoscute personal de acesta.

In cazul in care notarul public nu cunoaste partile, ca o exceptie de la regula stabilita in art.50 alin.1 din Legea nr.36/1995, acesta este obligat sa se convinga de identitatea acestora. Astfel, identitatea partilor poate fi stabilita prin:

a) acte de identitate sau legitimatii oficiale prevazute cu semnatura, stampila si fotografia posesorului;

b) atestarea avocatului care asista partea;

c) doi martori de identitate, cunoscuti personal de notarul public sau legitimati in conditiile stabilite prin prezenta lege (prevazute de art.50 lit. a).

Calitatea de martor de identitate nu o pot avea urmatoarele persoane:

- cel care nu a implinit varsta de 18 ani;

- persoana care figureaza in act ca parte sau ca beneficiar;

- persoana care din cauza unei deficiente psihice sau fizice nu este apt pentru dovedirea identitatii.

F. Incheierea de respingere.

Pe langa incheierea de autentificare sau de constatare a indeplinirii actului notarial, notarul public in cazul in care constata ca actul este contrar legii sau bunelor moravuri va da o incheiere de respingere a acestuia. Incheierea de respingere se va intocmi numai daca partile staruie in cerere, dupa ce li s-a atras atentia ca actul solicitat este contrar legii sau bunelor moravuri. Incheierea de respingere reprezinta un refuz de indeplinire a unui anumit act notarial.

Incheierea va cuprinde pe langa cerintele stabilite potrivit art.49 lit.a-k din Legea nr.36/1995, si urmatoarele:

- motivarea refuzului;

- calea de atac la judecatoria din circumscriptia respectiva;

- termenul de exercitare al caii de atac.

Indeplinirea unui act notarial poate fi respinsa si pentru urmatoarele motive:

- in cazul in care solicitarea efectuarii lucrarilor notariale a fost facuta in afara programului de lucru. Fac exceptie acele cazuri prevazute de art.48 alin.3 din din Legea nr.36/1995;

- in caz de neprezentare a documentatiei necesare sau prezentarea ei incompleta;

- neplata taxelor si a onorariului stabilit;

- imposibilitatea identificarii partilor sau lipsa lor de discernamant.

Legea nr.36/1995 contine si prevederi referitoare la sanctiunea incalcarii dispozitiilor art.49 (care prevede ce anume trebuie sa cuprinda o incheiere notariala). Astfel, art.52 din lege stabileste ca: “Incalcarea cerintelor la art.49 lit. c, f, j si k se sanctioneaza cu nulitatea, iar a celorlalte cerinte cu anularea, in afara de cazul in care indeplinirea acestora rezulta din lucrarile actului”.

Din analiza acestui text de lege rezulta ca prin “nulitate” trebuie sa intelegem ca este vorba de nulitate absoluta a incheierii notariale, iar atunci cand se face referire la “anularea” incheierii pentru “nerespectarea celorlalte cerinte” se face trimitere la nulitatea relativa, cu toate consecintele ce decurg de acolo.

G. Indreptarea erorilor materiale si completarea omisiunilor.

In activitatea notariala, uneori actele notariale indeplinite de notarul public prezinta erori materiale sau omisiuni.

Indreptarea erorilor materiale sau a omisiunilor are loc prin incheiere care se da de notarul public, la cerere sau din oficiu cu acordul partilor (art.53 din Legea nr.36/1995). Indreptarea acestora se poate efectua numai daca lucrarile cuprind date care fac posibila indreptarea greselilor sau completarea omisiunilor. Daca partile au fost legal citate si nu isi manifesta opunerea se prezuma ca exista acordul partilor pentru indreptarea greselilor respective.

Specificam faptul ca despre indreptarea sau completarea efectuata, notarul public trebuie sa faca mentiunea pe toate exemplarele actului notarial.

In Codul de procedura civila indreptarea hotararilor (inclusiv a greselilor strecurate intr-o incheiere) este reglementata de art.281. Potrivit acestor dispozitii, pot fi indreptate “greselile asupra numelui, calitatii si sustinerilor partilor sau cele de socoteli, precum si orice alte greseli materiale strecurate in hotarare…”.

Asa cum rezulta din dispozitiile art.53 din Legea nr.36/1995, actele notariale pot fi indreptate sau completate prin incheiere atat pentru erori materiale cat si pentru omisiuni vadite.

Intrucat Legea nr.36/1995 nu defineste eroarea materiala si tinandu-se seama de dispozitiile art.104 din lege, aceasta se completeaza cu prevederile art.281 Cod procedura civila care stabileste in ce anume consta o eroare materiala. Astfel, eroarea materiala cuprinsa intr-un act notarial poate consta in greseli privitoare la nume, la calitatea participantilor, cele de socoteli sau chiar cu privire la sustinerile partilor.

Prin omisiuni vadite se intelege lipsa unor elemente importante ale actului notarial, datorate unor neglijente grave (de pilda domiciliul partilor).

Specificam insa ca lipsa unor elemente esentiale ale actului notarial (schimbarea obiectului, lipsa unei parti, etc) nu poate fi indreptata pe calea procedurii notariale prevazuta de art.53 din Legea nr.36/1995.

Asadar, erorile materiale sau omisiunile vadite cuprinse in actele notariale pot fi indreptate sau completate, la cerere sau din oficiu cu acordul partilor, prin incheiere de catre notarul public.

Asa cum am stabilit deja, aceasta procedura poate fi urmata numai “daca lucrarile cuprind date care fac posibila indreptarea greselilor sau completarea omisiunilor”, si respectiv dupa prezentarea tuturor exemplarelor actului notarial,pentru a se face mentiune pe acestea despre indreptarea erorilor materiale sau completarea omisiunilor.

In conformitate cu prevederile art.61 alin.1 din Regulamentul de punere in aplicare a Legii nr.36/1995, actele notariale nu pot fi indreptate sau completate prin “rectificare directa”, in caz de erori sau omisiuni, ci numai pe calea unei “incheieri de rectificare” ce se va anexa la toate exemplarele originale (art.61 alin.2 din Regulament).

H. Reconstituirea actelor notariale.

Reconstituirea actelor notariale este reglementata de prevederile art.54 din Legea nr.36/1995. Potrivit acestui text legal, actele notariale care au disparut fara a mai fi ramas un exemplar original, se reconstituie la cerere prin incheiere. Reconstituirea se face pe baza acordului partilor sau in cazul in care acestea sunt decedate, a succesorilor acestora. Reconstituirea are loc la biroul notarului public la care s-a intocmit actul.

In lipsa acordului partilor, reconstituirea actelor disparute se face de judecatoria in circumscriptia careia isi are sediul biroul notarial care a intocmit actul. In acest din urma caz, sunt aplicabile dispozitiile art.583 din Codul de procedura civila care reglementeaza refacerea inscrisurilor si a hotararilor disparute. Reconstituirea apartine judecatoriei si in cazul in care actul disparut a fost intocmit de alte institutii cu activitate notariala. Competenta revine judecatoriei in circumscriptia careia isi are sediul institutia care a intocmit acel act sau se afla domiciliul ori sediul uneia dintre parti.

I. Eliberarea unui duplicat al actului notarial original.

Potrivit art.55 din Legea nr.36/1995, la cererea partilor se poate elibera un duplicat al actului notarial original.competenta eliberarii unui duplicat al actului revine biroului notarial care a intocmit acel act. Legea foloseste termenul de “incuviintare a eliberarii duplicatului”.

In vederea eliberarii duplicatului (la cerere) notarul public va trebui sa citeze partile mai intai sau pe succesorii acestora, dupa caz.

In textul duplicatului trebuie sa fie reprodus cuprinsul inscrisului, cuvant cu cuvant, precum si cel al incheierii prin care s-a constatat intocmirea inscrisului original. Mentionam faptul ca in locul semnaturilor de pe inscrisul original se trece numele de familie si prenumele fiecarui semnatar.

Astfel, duplicatul eliberat in conditiile prevazute de lege are aceeasi forta probanta ca si originalul (art.55 alin.3 din Legea nr.36/1995).