Comunicarea in institutii publice locale

Comunicarea in institutii este un process bilateral ce presupune atat transmiterea ordinelor, informatiilor si sfaturilor la un centru de decizii, cat si transmiterea deciziilor luate de la acest centru in alte parti ale institutiei.

Canalele de comunicare in institutiile publice pot fi de doua feluri: formale si informale.

Prin canalele formale se transmit fluxurile informationale oficiale. In acest caz comunicarea poate fi de mai multe tipuri:

Comunicarea verticala descendenta se manifesta de la manageri spre subordonati si se concretizeaza prin decizii, instructiuni, proceduri, memorii oficiale, reglementari interne, norme, rapoarte etc.

Figura nr. 1: Comunicarea verticala descendenta

Comunicarea verticala ascendenta se stabileste intre conducere si subordonati, fiind caracterizata de fluxuri de informatii orientate de jos in sus, fiind astfel furnizate informatii pentru control si fundamentarea deciziilor.

Figura nr. 2: Comunicarea verticala ascendenta

Comunicarea orizontala apare intre persoane ce ocupa posturi situate la acelasi nivel ierarhic intre care exista relatii de cooperare. Exemplul provine din cadrul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor, subordonat Consiliului Local al orasului:

Figura nr. 3: Comunicarea orizontala

Comunicarea oblica apare intre personane ce ocupa posturi situate pe niveluri ierarhice diferite, fara ca intre acestea sa existe relatii de autoritate de tip ierarhic.

Acest tip de comunicare poate fi exemplificata prin exemplul obtinerii unei autorizatii de constructie. Astfel, SERVICIUL URBANISM, AMENAJAREA TERITORIULUI, CADASTRU, subordonat in mod direct primarului, intra in legatura cu Compartimetul Registratura - Relatii cu Publicul din cadrul SERVICIULUI INFORMARE SI RELATII PUBLICE, SPORT SI TURISM, subordonat secretarului, precum si cu Compartimentul Juridic Contencios, componenta a Serviciului Juridic Contencios, Administratie Publica, Autoritate Tutelara, Resurse Umane, subordonat de asemenea secretarului.

Figura nr . 4:Comunicarea oblica

Comunicarea informala se stabileste intre persoane din grupurile informale, formate din angajati care au interese commune. Informatiile transmise prin aceste canale sunt neoficiale si au un character personal sau general, ele nefiind verificate.

Pentru realizarea obiectivelor sale, managerul public se bazeaza pe urmatoarele functii ale comunicarii:

Functia de informare : institutiile publice au nevoie de interactiuni in mediul exterior in care functioneaza si in mediul interior intre partile ei componente; managerul este pus in fata monitorizarii la doua feluri de informatii: informatia externa-trimisa si primita prin intermediul activitatilor de marketing, reclama, aprovizionarea, relatii publice etc. si informatia interna-care circula prin canalele formale si neformale de comunicare.

Functia de comanda si instruire- aceasta functie a comunicarii se refera la modalitatile prin care managerii se asigura ca oamenii si departamentele actioneaza continuu in directia obiectivelor organizatiei

Functia de influentare si convingere, indrumare si sfatuire- prin aceasta functie se realizeaza moduri specifice de control asupra informatiei si asupra comportarii membrilor organizatiei.

Functia de integrare si mentinere- functie ce trebuie privita sub urmatoarele aspecte:

-pastrarea oragnizatiei in stare operationala prin cursivitatea informatiei;

-folosirea corecta a canalelor de comunicare pentru a evita incarcarea cu informatie inutila ;

-sortarea si verificarea datelor; integrarea partilor in intreg prin raportarea lor la acesta si la contextual in care partile trebuie sa functioneze.