Comunicatul de presa

Comunicatul de presa

Comunicatul de presa, spre deosebire de stirea de presa, este destinat informarii presei si nu, in primul rand, publicarii ca atare. Prin comunicat se informeaza mass media despre actiuni prezente sau viitoare sau se ofera informatii suplimentare despre actiuni care au avut loc.

Fiind una din formele de comunicare in domeniul relatiilor publice, comunicatul de presa are drept obiectiv transmiterea de informatii unei audiente specializate, redactori/reporteri din mass-media. Relevant este faptul ca acest instrument de relatii publice constituie principalul mod de comunicare al unei institutii publice cu mass-media. Comunicatul de presa transmite o informatie privind activitatea institutiei publice si a liderilor sai. Este elaborat in mod special pentru presa, in perspectiva publicarii si difuzarii lui si, pentru a satisface exigentele de informare ale ziaristilor, este bine sa fie redactat in stil jurnalistic, dupa modelul "piramidei rasturnate", informatia principala fiind plasata in primul paragraf (vezi mai sus).

Conceperea unui comunicat de presa de catre reprezentantul organizatiei publice trebuie sa tina cont de urmatoarele aspecte:

sunt transmise toate informatiile pe care institutia statului doreste sa le difuzeze publicului;

sunt incluse toate informatiile de care jurnalistii au nevoie pentru a redacta un material de interes pentru public[1];

transmiterea informatiilor este realizata intr-un stil atragator pentru ziarist si pentru cititori/telespectatori/radioascultatori.

Ca in cazul oricarui demers de informare, comunicatul de presa este necesar sa fie clar, fara ambiguitati. In momentul in care se transmite presei un comunicat, va trebui sa se tina cont de faptul ca jurnalistii sunt cei care hotarasc daca acesta va fi sau nu publicat; tot ei decid daca va fi publicat integral sau va fi prelucrat.

In consecinta, comunicatul care urmeaza sa fie trimis catre media va avea sanse de utilizare publicistica daca va contine elemente de noutate, informatii care sa-l convinga pe jurnalist ca acel comunicat este important pentru public.

De exemplu, comunicatele sunt preluate imediat de presa cand contin stiri despre: calamitati (de exemplu, inundatii), accidente grave, incendii, explozii etc. In situatiile in care apar astfel de evenimente, cel care transmite comunicatele trebuie sa tina seama de timpul scurt pe care il are jurnalistul pentru a difuza sau publica acel comunicat. Astfel, un comunicat transmis dupa inchiderea editiei (in cazul ziarelor) si dupa difuzarea jurnalelor de stiri (in cazul presei audio-video) nu va mai fi util jurnalistului.

Comunicatul de presa va cuprinde intotdeauna: antetul institutiei, insotit de elementele de identificare a acesteia (adresa, numar de telefon, fax, pagina web, adresa de mail); data.

In cazul in care informatia este trimisa inainte de producerea unui eveniment (previzibil sau programat), fara ca jurnalistii sa o poata difuza pana in momentul oportun, comunicatul de presa va contine sintagma "EMBARGO pana la ora (data).".

Comunicatul de presa are urmatoarea structura :

I. Titlul - este primul element pe care il vede ziaristul cand primeste comunicatul. Ca urmare, este foarte important, pentru ca da primul semnal asupra a ceea ce contine comunicatul.

Pentru a starni interesul jurnalistilor, titlul trebuie sa fie incitant, alcatuit din cuvinte simple si sa ofere o imagine clara asupra continutului comunicatului. Este indicat ca asemenea titluri (care nu propun totusi un produs publicistic propriu-zis) sa nu contina jocuri de cuvinte, sintagme care sa evidentieze senzationalul, tonul elogiator si exagerari.

In esenta, titlul trebuie sa fie:

- incitant, pentru a trezi curiozitatea jurnalistului;

- apt sa focalizeze atentia pe o actiune noua;

- simplu, scurt, explicit;

- in masura sa ofere o perspectiva clara asupra continutului comunicatului.

De retinut: preferati sobrietatea si evitati nota de senzational in titlu! Este vorba, in fond, despre un comunicat de presa, nu despre un mesaj publicitar sau un articol de senzatie.

II. Intertitlurile se utilizeaza mai ales atunci cand un comunicat are o lungime mai mare. De regula, este indicat ca un asemenea text sa nu aiba mai mult de o pagina. Apar insa si situatii in care este necesar ca el sa ajunga la 2-3 pagini. In aceste cazuri, se recomanda folosirea intertitlurilor (maximum 2-3), care au rolul de a aerisi textul si de a orienta lectura.

III. Textul

Prima fraza va contine, pe scurt, esenta informatiei. In continuare se relateaza datele in ordinea descrescatoare a importantei.

Este o practica justificata ca un paragraf sa contina o singura idee, un singur mesaj. Se recomanda utilizarea a cel mult trei fraze intr-un paragraf, fraze care nu trebuie sa depaseasca 20 de cuvinte.

Vocabularul va fi simplu, dar nu sarac. Cuvintele folosite trebuie sa aiba semnificatie precisa pentru a nu crea confuzie.

Abrevierile se vor folosi doar dupa ce numele respectiv a fost scris integral la inceputul comunicatului. Langa acesta va fi adaugata in paranteza abrevierea care urmeaza sa fie folosita in text. Exemplu: Secretariatul General al Guvernului (SGG).

In textul comunicatului de presa nu trebuie sa apara formulari care pun in pericol credibilitatea institutiei emitente. Astfel, nu se recomanda utilizarea formularilor de genul: "se aude ca.", "se zvoneste ca.", "surse apropiate institutiei X afirma .", "se pare ca.". Jurnalistii vor fi tentati sa investigheze cu maxima atentie datele transmise de o institutie sub astfel de formulari, iar daca vor descoperi ca acestea nu se confirma sau ca semnalarea lor nu era de competenta institutiei care a remis comunicatul, nu vor ezita sa aduca imediat la cunostinta publicului acest lucru.

Tonul comunicatului de presa trebuie sa fie neutru, evitandu-se judecatile de valoare, comparatiile, superlativele sau calificativele.

Se pot folosi citate din declaratiile organizatorilor sau participantilor la eveniment, personalizandu se astfel comunicatul si amplificandu se forta informatiei. Cu ajutorul citatelor asezate intre ghilimele, se poate prezenta pozitia unei organizatii, fara a se renunta la tonul neutru.

Citatele dau o mai mare credibilitate si greutate textului. Ele pot fi amplasate in paragraful al doilea. Dupa inchiderea ghilimelelor, trebuie specificat numele intreg si functia persoanei care a facut declaratia. In unele cazuri, vor fi specificate locul si data in care a fost facuta declaratia.

In cazul relatiilor administratiei publice cu mass-media pot aparea, in functie de obiectivul urmarit, urmatoarele tipuri de comunicate de presa:

a)     comunicate de informare, prin intermediul caruia se transmit invitatii, informatii simple, statistici;

b)     comunicatul persuasiv, care transmite opinii, luari de pozitie, declaratii referitoare la un anumit subiect, traduse in contestari, provocari, clarificari, rectificari.

In functie de continutul lor, comunicatele de presa se incadreaza in urmatoarele categorii[3]:

comunicatul-invitatie, utilizat pentru a invita jurnalistii la un eveniment organizat de institutia publica in numele careia este transmis (o conferinta de presa, o inaugurare, o vizita etc). Trebuie sa se mentioneze tema evenimentului, numele organizatiei din sectorul public, participantii, momentul si locul actiunii, traseul, detalii legate de locul de intalnire.

comunicatul de reamintire dubleaza comunicatul-invitatie si este difuzat cu putin timp inaintea derularii evenimentului (cu 2-3 zile anterior);

comunicatul - anunt, utilizat pentru a face cunoscut un eveniment din activitatea institutiei publice (expozitie, vernisaje, inaugurari, manifestari sportive etc.);

comunicatul statistic prezinta date statistice referitoare la institutie sau activitatea pe care o desfasoara;

comunicatul politic are ca scop castigarea de avantaje politice si a unei imagini favorabile de catre liderii institutiei politice. Este de evitat difuzarea unui astfel de comunicat de catre biroul de presa al unei institutii publice, pentru ca jurnalistii ar putea reclama politizarea acesteia;

comunicatul oficial provine de la autoritatile administrative, putand fi utilizat de institutiile ale caror decizii pot avea repercusiuni asupra populatiei. Datorita importantei datelor pe care le contine, acest comunicat este, de regula, preluat de toata mass-media.

Distribuirea efectiva a comunicatelor de presa se va realiza dupa actualizarea listelor de adrese.

Comunicatele de presa de succes sunt cele care respecta urmatoarele reguli:

- Lungimea ideala este de o singura pagina A4;

- Sintagme inutile de tipul ,,institutia X anunta' sau ,,Primaria X este bucuroasa sa anunte' vor fi evitate;

- Se recomanda pastrarea unui spatiu alb de 5 centimetri (2 inci) in capul paginii, in asa fel incat redactorul sa aiba loc sa scrie instructiunile pentru tipografie si sa dea un titlu. In stanga textului trebuie lasat un spatiu alb de 3,75 centimetri (1,5 inci) pentru comentariile redactorului, iar textul ca atare trebuie scris la doua randuri;

- Intotdeauna scrieti data in partea de sus a paginii, pentru ca redactorul sa observe ca materialul este foarte recent;

- Pentru a atrage atentia redactorilor de stiri foarte ocupati, e nevoie de un titlu scurt, acrosant;

- Ceea ce este esential in mesajul comunicat trebuie redat succint chiar in primul paragraf. Pentru ca, in general, sunt foarte ocupati, redactorii obisnuiesc sa taie materialele de jos in sus. Comunicatul de presa ideal este acela care comunica tot ce era de comunicat chiar si in conditiile in care redactia publica numai primul paragraf;

- Selectarea si includerea unor citate atribuite unui inalt oficial al institutiei publice. In situatia in care comunicatul de presa este al institutiei centrale pentru presa locala, este de preferat sa fie citati si liderii institutiilor publice locale;

- Fiecare paragraf se va rezuma la trei propozitii, iar primele doua paragrafe vor consta din una, maximum doua propozitii;

- Abundenta detaliilor diminueaza impactul comunicatului, ceea ce nu inseamna ca trebuie sacrificate argumentele importante. Cuvantul-cheie este acuratetea informatiei.

- Stilul jurnalistic, ca subspecie a stilului literar, este de preferat tehnicismului stilului juridico-administrativ;

- Se va evita folosirea elementelor de jargon profesio­nal, mai ales atunci cand se comunica cu presa generalista;

- Nu folositi superlative (gramaticale si lexicale) de tipul: cel mai bun, primul, excelent;

- Daca activitatile institutiei publice nu sunt foarte cunoscute, se recomanda inserarea unui paragraf final in care se face o scurta prezentare a profilului acesteia;

- Incheierea documentului se va semnala prin cuvantul ,,SFARSIT', pentru a evita confuziile;

- La sfarsitul documentului, oferiti coordonatele unei persoane de contact. E obligatoriu sa dati si un numar de telefon mobil, pe langa telefonul de la birou.

- Este permisa redactarea mai multor variante ale aceluiasi comunicat, in functie de publicatie si publicul ei tinta. Revistele specializate vor aprecia un comunicat de presa mai detaliat, care sa includa date mai multe despre institutia publica respectiva.

- Daca este cazul sa atasati o fotografie materialului, este obligatoriu sa scrieti o scurta explicatie a imaginii pentru acele publicatii care vor prelua fotografia respectiva.

- Daca un jurnalist are nevoie de timp pentru a investiga si scrie un articol important, iar comunicatul este emis inaintea evenimentului vizat, folositi, asa cum am mai mentionat, o formula de embargo pentru a preveni aparitia informatiei inainte de termenul convenit. In acest caz, textul trebuie marcat clar inaintea titlului: ,,ATENTIE: A nu se da publicitatii ina­inte de ora, ziua'. Administrarea embargourilor de acest gen trebuie sa fie flexibila.

Comunicatele de presa vor fi difuzate tuturor institutiilor de presa interesate de activitatea institutiei publice si, la cerere, vor fi insotite de materiale ajutatoare specifice fiecarui canal media (fotografii, grafice, baze de date, materiale audio-video).

Un asemenea comunicat poate fi transmis prin fax si prin e-mail, iar dupa transmiterea lui, cei de la biroul de presa sunt obligati sa verifice daca acesta a ajuns la jurnalist.

Iata o mostra de comunicat de presa:

Primaria municipiului Slatina

Str. M.Kogalniceanu nr. 1, Slatina, Olt, 0500

Tel.: 1249.421.210; 423.960, fax: 0249/439.336

Cetatenii municipiului Slatina se implica in

monitorizarea calitatii serviciului de salubritate

Incepand cu luna ianuarie a acestui an, a fost implementat de catre Primaria municipiului Slatina, in cadrul Programului GRASP, finantat de Guvernul Statelor Unite ale Americii, un nou instrument modern de implicare a cetatenilor in cresterea calitatii serviciului de salubritate din municipiu.

Prin observatiile cetatenilor se obtine lunar o imagine obiectiva si cuprinzatoare asupra starii de curatenie din municipiu si pot fi luate masuri de imbunatatire a acesteia, acolo unde se impune.

In prima luna, peste 190 de monitori au completat o fisa de monitorizare care contine 8 intrebari, pe care au predat-o asociatiei de proprietari / locatari de care apartin, datele continute in aceasta fiind apoi centralizate la serviciul de specialitate al Primariei si reprezentate pe doua niveluri: pe fiecare strada monitorizata si pe municipiu in ansamblu.

Va prezentam primele rezultate ale acestui proces care va continua pe parcursul intregului an si care va oferi o imagine detaliata a starii de curatenie din municipiu.

Mentionam ca fisele de monitorizare au fost notate cu indici: "S"- intrebarile care se refera la responsabilitatea SC SALUBRIS SA, cu "A" - cele din responsabilitatea proprietarilor sau a asociatiilor de proprietari, intrebarile fara indici fiind generale.

Salubritatea in municipiul Slatina in perioada

1 ianuarie - 15 februarie 2004

S1.1. In ultima luna, in zona in care locuiti, strazile au fost:

Foarte curate: 18% (exemplu: str. Independentei, Pacii, Trandafirilor, Artileriei);

Destul de curate: 65% (exemplu: str. Vederii, Teiului, Al. Tineretului, Basarabilor, Prel. Tunari, N. Iorga, Cuza Voda, Al. Tipografului, B-dul Al.I.Cuza, Crisan, Oituz, Gladiolei, Elena Doamna, Draganesti, Al. Marului, M. Eminescu, Al. Lalelelor, Arcului, Primaverii etc. );

Destul de murdare: 12% (exemplu: str. Tunari, Textilistului, Garofitei, Crizantemei, Centura Basarabilor);

Foarte murdare: 5% (exemplu: str. Unirii).

A1.2. In ultima luna, spatiile verzi din jurul blocurilor au fost intretinute:

Foarte bine: 22% (exemplu: str. Basarabilor, Teiului, Manastirii, Artileriei, Al Castanilor, Al. Lamaitei, Trandafirilor, Al Plopilor);

Bine: 64% (exemplu: str. Vederii, Vailor, Textilistului, Al. Tineretului, Teiului, Oituz, Independentei, Gladiolei, N. Iorga, Cuza Voda, Al. Cazarmii, Elena Doamna, Draganesti, Dinu Lipatti, Serg. Maj. Dorobantu C-tin, Al. Rozelor, Al. Marului, Crisan, B-dul Al. I. Cuza, Libertatii, Al. Infratirii etc);

Aproape deloc: 4% (exemplu: str. Tunari, Prel. Tunari, Garofitei, Cireasov, Arcului);

Deloc: 10% (exemplu: str. Unirii, Prel. Primaverii, Crizantemei).

S2.1. In ultima luna ati fost multumit de ritmul de ridicare a gunoiului

Deplin multumit: 23% (exemplu: str. Elena Doamna, Manastirii, Al. Marului, Al. Lamaitei, Al.Plopilor, Al. Tipografului, Crisan, Pacii, Trandafirilor, Nicolae Iorga);

Destul de multumit: 52% (exemplu: str. Vederii, Unirii, Prel. Tunari, Independentei, Gladiolei, Vailor, Draganesti, Ecaterina Teodoroiu, Libertatii, Primaverii, Crisan, B-dul Al.I. Cuza);

Partial multumit: 22% (exemplu: str. Tunari, Al. Tineretului, Basarabilor, Prel. Primaverii, Oituz, Textilistului, Teiului Garofitei, Cireasov etc.);

Nemultumit: 3%.

S2.2. Dupa trecerea autovehiculului de colectare, platforma sau locul de depozitare a gunoiului a ramas:

Foarte curata: 17% (exemplu: Trandafirilor, Al. Marului, Prel. Tunari);

Destul de curata: 74% (exemplu: str. Vederii, Vailor, Textilistului, Unirii, Teiului, Basarabilor, Prel. Primaverii, Oituz, Independentei, N. Iorga, Gladiolei, Garofitei, Cuza Voda, Toamnei, E. Teodoroiu, Dinu Lipatti, Al. Lamaitei, Primaverii, B-dul Nicolae Titulescu, Draganesti, Al. Viorelelor, B-dul Al.I. Cuza);

Destul de murdara: 9% (exemplu: str. Tunari, Al. Tineretului, Crizantemei);

Foarte murdara: 0%

A2.3. Platforma sau locul de depozitare a gunoaielor, precum si zona din jurul acesteia au fost:

Foarte curate: 22% (exemplu: str. Teiului, Dinu Lipatti, Al. Lamaitei, Al. Tipografului, Al. Castanilor, Al. Marului, Crisan, Al. Lalelelor, M. Eminescu, Trandafirilor);

Destul de curate: 69% (exemplu: Vederii, Vailor, Textilistului, Al. Tineretului, Basarabilor, Prel.Primaverii, Prel. Tunari, Oituz, Independentei, Teiului, N. Iorga, Draganesti, E. Teodoroiu, D. Lipatti, Crisan, Libertatii, Pacii, B-dul Al.I. Cuza, B-dul Nicolae Titulescu, Al. Florilor, Centura Basarabilor etc.);

Foarte murdare: 1%

A.2.4. In ultima luna s-a executat ingienizarea ghenei, a platformei betonate si a recipientilor de:

Mai mult de 4 ori: 0%

3-4 ori: 7% (exemplu: Vederii, Vailor, Teiului, Tunari, Garofitei, Crizantemei, Zmeurei, E. Teodoroiu, Dinu Lipatti, Serg. Maj. Dorobantu C-tin, Basarabilor, Oituz, Independentei, M. Eminescu, Al. Florilor, Cornisei, Crisan, Al. Lamaitei, Al. Plopilor, Al. Tipografului, Trandafirilor, Libertatii etc.);

Niciodata: 37% (exemplu: Textilistului, Unirii, Al. Tineretului, Prel. Primaverii, Al. Marului, Pacii etc.).

2.5. In ultima luna, calitatea recipientilor pentru colectarea gunoiului:

A fost mentinuta: 63%

Au aparut usoare deteriorari: 30%

Au aparut deteriorari serioase: 6%

Au devenit inutilizabili: 1 %.

2.6. Care credeti ca a fost principala cauza a imprastierii gunoiului?

Persoanele care recupereaza resturi (ambalaje, sticle): 55%

Cainii comunitari: 23%;

Cetatenii: 18%;

Lucratorii firmei de salubritate: 3%;

Copiii: 1%.

Multumim pe aceasta cale tuturor factorilor implicati in acest proces, cetatenilor care au contribuit, prin numarul semnificativ de fise completate, la cresterea indicelui de obiectivitate al monitorizarii si nu in ultimul rand la demararea cu succes a schimbarii relatiei prestator de servicii-client si administratie publica-cetatean.

Gheorghe Paunescu

Primarul Municipiului Slatina

Doar unul din zece comunicate de presa este preluat de macar o publicatie si inca si mai putine sunt acceptate de un numar suficient de mare de ziare si reviste.

Rata mare a insuccesului are trei explicatii:

- Comunicatele nu contin stiri si, atunci cand anunta ceva nou, stirea este nesemnificativa sau atat de specializata, incat nu intereseaza pe nimeni in afara de cel care difuzeaza comunicatul respectiv;

- Cele mai multe comunicate sunt, pur si simplu, prost scrise, ceea ce poate sa insemne fie un potop de detalii tehnice, pledoarie prodomo si jargon profesional, fie "ascunderea" stirii propriu-zise undeva in paragrafele de mijloc;

- Alte comunicate sunt imprastiate ca din avion catre toate contactele din lista de distributie, si nu sunt adresate, prin urmare, jurnalistilor relevanti.