Debutul programului de training

DEBUTUL PROGRAMULUI DE TRAINING

Cum incepem?

Asa cum este normal si politicos sa inceapa orice intalnire sau conversatie intre persoane care nu se cunosc, stagiul de training este recomandabil sa inceapa cu prezentarea trainerului si a participantilor. Desi participantii pot apartine aceleiasi institutii, trainerul este, de regula, o persoana necunoscuta acestora.

In general, primul care se prezinta este trainerul. El se poate prezenta singur sau va fi prezentat grupului de catre un manager de nivel superior din cadrul companiei sau de catre un responsabil al stagiului de training, care este cunoscut de catre participanti. Alegerea unei astfel de solutii este de natura sa transfere din credibilitatea "prezentatorului' asupra trainerului si sa arate sprijinul si importanta de care se bucura in cadrul firmei respectivul stagiu de training.

Prezentarea trainerului va fi succinta si va pune in evidenta calificarea acestuia in legatura cu tema abordata, credibilitatea fiind un element extrem de important pentru reusita stagiului de training. Se pot adauga si cateva elemente personale, ca de exemplu: cel mai important succes personal, un hobby, lucruri legate de familie / copii. Acesta poate fi util pentru a umaniza climatul de lucru, pentru a lasa sa se vada ca trainerul este in primul rand o persoana ca oricare alta si apoi un specialist.

Apoi se prezinta cursantii, in acest scop existand o multitudine de moduri posibile de a proceda. Se urmareste in acest fel construirea grupului supus formarii.

Un alt obiectiv al debutului stagiului este evaluarea initiala a grupului sub raportul asteptarilor, cunostintelor, atitudinilor si experientei participantilor.

In fine, in deschiderea stagiului, se urmareste trezirea interesului participantilor fata de tema abordata.

Pentru realizarea acestor obiective se poate utiliza o gama larga de exercitii de deschidere cunoscute sub diverse denumiri: activitati de "incalzire', exercitii pentru "spargerea ghetii' etc.

Cele trei obiective mentionate, fie ca sunt realizate prin exercitii separate sau prin exercitii cu scopuri multiple, ii stimuleaza pe participanti sa se implice si sa se simta intr-un mediu pozitiv si relaxat.

Construirea grupului

Exercitiile pentru construirea grupului urmaresc crearea unei atmosfere pozitive si crearea unui spirit de echipa, participantii urmand sa actioneze ca o echipa pentru atingerea unor obiective comune. Acest lucru se realizeaza prin invitarea participantilor sa incerce sa invete numele colegilor si sa se cunoasca mai bine. Daca membrii grupului s-au mai intalnit, astfel de exercitii ii pot ajuta sa isi improspateze memoria dupa o perioada de intrerupere. Daca membrii grupului se cunosc bine intre ei, exercitiul poate fi conceput astfel incat participantii sa se grupeze pe perechi si fiecare sa il prezinte pe celalalt.

Exista numeroase modalitati de structurare a acestui tip de exercitiu, dar in cele ce urmeaza ne vom opri la cateva exemple.

Exemplul nr.1: Lista de adjective

Mai intai se face "un tur de masa', fiecare participant fiind rugat sa se prezinte pe scurt (numele, pregatirea profesionala, functia, vechimea in munca etc). Apoi participantii sunt rugati sa parcurga urmatorii pasi:

Pasul 1. Scrieti in partea de sus a unei foi de hartie intrebarea "Cine sunt eu?'

Pasul 2. Notati in continuare opt adjective care considerati ca va descriu cel mai bine.

Pasul 3. Puneti lista in fata dumneavoastra.

Pasul 4. Faceti schimb de liste cu ceilalti participanti si cititi cat mai multe.

Pasul 5. Gasiti alte doua persoane despre care ati dori sa stiti mai multe.

Pasul 6. In cadrul fiecarei triade explicati adjectivele din lista dumneavoastra. Discutati orice ganduri sau sentimente.

Pasul 7. Cum va simtiti dupa acest exercitiu? Cum v-ati simtit in timp ce scriati lista? Dar in timp ce citeati listele celorlalti sau discutati in cadrul grupului?

O varianta a acestui exercitiu, mai putin consumatoare de timp, consta in prezentarea listelor in fata intregului grup. Trainerul poate participa si el la acest joc sau trebuie sa fie pregatit sa participe in cazul in care cursantii ii solicita acest lucru.

In finalul exercitiului trainerul poate face un comentariu referitor la bogatia resurselor grupului asa cum rezulta ea din prezentarea listelor cu adjective ale participantilor si la increderea pe care ar trebui sa o genereze acest fapt in capacitatea grupului de a realiza obiectivele propuse in cadrul programului de training.

Exemplul nr.2: Bingo

Se parcurg urmatorii pasi:

Pasul 1. Participantii se plimba prin sala de training si atunci cand se intalnesc fac cunostinta.

Pasul 2. De fiecare data cand doi participanti fac cunostinta, fiecare scrie noul nume pe care l-a aflat pe un formular pentru Bingo.

Pasul 3. Dupa ce toti participantii au facut cunostinta, acestia trebuie sa inscrie un "O' in casutele ramase libere.

Pasul 4. Trainerul pune intr-o cutie biletele cu numele tuturor participantilor.

Pasul 5. Cutia cu biletele este trecuta de la un membru al grupului la altul si fiecare extrage un bilet, citind numele persoanei care este inscris pe acesta. Participantii taie cu un "X' numele respectiv dintr-una din casutele de pe formularul lor de Bingo.

Pasul 6. Atunci cand numele unei persoane este extras, participantul se prezinta spunandu-si numele si trei fapte pe care le considera importante in legatura cu el. (Se pot utiliza diverse variante: sa se prezinte si trei puncte forte, sa se prezinte trei adjective sau, intr-o varianta mai lunga a exercitiului, se poate cere participantilor ca atunci cand fac cunostinta doi cate doi sa impartaseasca celuilalt in afara numelui si o caracteristica personala, de fiecare data alta, pentru fiecare coleg cu care fac cunostinta, urmand ca la extragerea numelui sau din cutie colegii sa prezinte aceste caracteristici).

Pasul 7. Atunci cand un participant obtine un rand de 5 de "X', pe orizontala, verticala sau diagonala, el striga "Bingo!' (Fiecare va putea eventual obtine Bingo de cateva ori).

Nota: Folositi un formular 3x3 daca grupul cuprinde mai putin de 10 persoane sau un formular 4x4 daca grupul are intre 10 si 16 persoane.

Exercitiul nr.3: Predictii

Se parcurg urmatorii pasi:

Pasul 1. Rugati fiecare participant sa scrie pe o foaie de hartie trei lucruri despre sine, pe care inca nu le-a comunicat grupului. Se poate cere, ca o varianta, sa se raspunda la intrebari cum ar fi:

1. Unde ati copilarit?

2.  Ce fel de muzica va place?

3.  Ce pasiuni aveti in timpul liber?

4.  Cate ore dormiti, de regula, noaptea?

5.  Ce v-ar placea sa faceti daca nu ati fi acum la acest stagiu de training?

Pasul 2. Amestecati foile si distribuiti cate una fiecarui participant (asigurandu-va ca nu a primit propria  foaie).

Pasul 3. Rugati fiecare participant sa citeasca foaia pe care o are in fata si sa ghiceasca, din trei incercari,cine a scris-o.Mai inainte, cereti ca autorii foilor sa nu isi dezvaluie identitatea chiar daca au fost ghiciti.

Pasul 4. Spuneti: "Il rog pe adevaratul autor al celor scrise pe aceasta foaie sa se ridice in picioare!'

Pasul 5. Permiteti manifestarea surprinderii sau a multumirii de sine.

Exercitiul nr.4: Redactarea Curriculumului Vitae (CV) al grupului

Aceasta activitate este adecvata pentru grupuri ai caror membri se cunosc deja intre ei. Ea ofera posibilitatea grupului de a realiza impreuna ceva cu care sa se mandreasca si in acest mod coeziunea sa este imbunatatita.

Se parcurg urmatorii pasi:

Pasul 1. Impartiti participantii in grupuri de cel putin sase persoane.

Pasul 2. Spuneti grupurilor ca in cadrul fiecaruia exista incredibil de multe talente si experiente.

Pasul 3. Sugerati-le ca o modalitate de a identifica si comunica aceste resurse este aceea de a realiza un CV al grupului. (Puteti sugera un contract la obtinerea caruia ar candida grupul).

Pasul 4. Puneti la dispozitie markere si foi de flipchart sau carioca si folii transparente pentru retroproiector. CV-ul ar trebui sa includa informatii cum ar fi:

pregatirea de baza;

totalul anilor de experienta profesionala;

posturile ocupate;

abilitatile profesionale;

preocuparile extraprofesionale, familia, calatoriile;

realizarile majore;

publicatii.

Pasul 5. Invitati fiecare grup sa isi prezinte CV-ul si concluzionati referitor la bogatia de resurse de care dispune intregul grup de cursanti.

Evaluarea initiala a grupului

Evaluarea initiala a grupului cuprinde exercitii care solicita participantilor:

Sa isi prezinte asteptarile si obiectivele fata de stagiul de training in curs;

Sa puna intrebari referitoare la curs;

Sa isi prezinte experienta si cunostintele relevante pentru tema cursului;

Sa exploreze propriile opinii si atitudini referitoare la tema cursului.

Se pot utiliza in acest sens intrebari deschise, generale sau referitoare la tema abordata sau se poate utiliza un exercitiu structurat.

Intrebarile generale pot fi, de exemplu: "Ce v-a determinat sa veniti la acest curs?' sau "Aveti vreo problema in legatura cu tema abordata sau cu programul stabilit?' sau "Ce asteptati de la acest curs? Cu ce cunostinte, abilitati si atitudini ati dori sa plecati de aici?'.

Raspunsurile pot fi notate si eventual sistematizate pe flipchart sau pe tabla si plecand de la ele se pot prezenta obiectivele cursului, precizand ce solicitari vor putea fi satisfacute.

Intrebarile specifice, referitoare la tema abordata, ii pot furniza trainerului informatii foarte valoroase referitoare la perspectiva participantilor asupra subiectului si ofera totodata participantilor ocazia de a se implica activ si rapid in continutul cursului.

Un exercitiu structurat cu acelasi scop poate fi conceput astfel:

1.    Stabiliti intrebarile pe care doriti sa le adresati pentru evaluarea initiala a participantilor.

2.    Impartiti participantii in atatea grupuri cate intrebari ati pregatit.

3.    Rugati echipele sa stabileasca o strategie eficace pentru a colecta informatiile de la fiecare grup referitoare la fiecare intrebare adresata.

4.    Rugati echipele sa raspunda la intrebari si apoi fiecare echipa sa prezinte rezumatul informatiilor culese pentru cate o intrebare.

Pentru identificarea preocuparilor grupului cu privire la stagiul de training se poate utiliza urmatorul exercitiu:

Pasul 1. Inmanati o foaie alba fiecarui participant.

Pasul 2. Rugati participantii sa noteze preocuparile, ingrijorarile pe care le au cu privire la tema abordata sau la stagiu in general (foile vor fi anonime).

Pasul 3. Solicitati participantilor sa schimbe foile intre ei in sensul acelor de ceasornic si sa bifeze, atunci cand primesc o foaie, preocuparile pe care le considera comune.

Pasul 4. In final, se pot discuta in mod deschis grijile participantilor (cele care au aparut cu o frecventa mai mare).

Captarea interesului participantilor

Exercitiile pentru captarea atentiei si a interesului participantilor urmaresc implicarea lor rapida in parcurgerea continutului programului de training. Ele introduc intr-o maniera atragatoare continutul programului sau urmaresc constientizarea unei diferente intre nivelul actual de cunostinte si abilitati ale participantilor si cel necesar pentru a face mai bine fata problemelor cu care se confrunta.

O modalitate de a incepe cursul a fost deja sugerata anterior, putand face tranzitia de la evaluarea asteptarilor participantilor la prezentarea obiectivelor si a "imaginii globale' a cursului, insistand pe elementele de "atractie' care vor fi aduse in discutie.

Prezentarea componentelor programului poate fi realizata intr-o maniera grafica sugestiva si atractiva, utilizand, de exemplu, o prezentare animata in PowerPoint sub forma unui joc puzzle, ale carui componente contin fiecare o tema, iar ansamblul ofera imaginea completa asupra subiectului abordat in cadrul cursului. Daca se recurge la o astfel de solutie, este indicat ca o prezentare similara sa fie utilizata pentru introducerea fiecarei componente a cursului.

Unul dintre cele mai simple moduri de a incepe programul de training consta in prezentarea unui proverb, slogan sau mit relevant pentru subiectul abordat si solicitarea opiniei participantilor referitor la modul in care acesta se aplica in viata sa personala si profesionala.

Iata cateva exemple de proverbe si temele pentru care ar putea fi folosite:

1.    "Nu lasa pe maine ce poti face azi.' (Managementul timpului)

2.    "Vorba dulce mult aduce.' (Comunicare)

3.    "Daca vrei sa culegi roade pentru un an planteaza seminte de grau; daca vrei sa culegi roade pentru zece ani, ingrijeste copaci; dar daca vrei sa culegi roade pentru o viata educa oameni.' (Educatie)

4.    "Nimanui nu-i place schimbarea; cu exceptia unui bebelus ud.' (Managementul schimbarii)

5.    "Managerii fac lucrurile corect; liderii fac lucrurile corecte.' (Lideri si manageri)

6.    "Copiilor le este frica de intuneric; iar adultilor de lumina.' (Constiinta de sine)

7.    "Aud si uit; Vad si imi amintesc; Fac si inteleg.' (Antrenare)

8.    "Nu putem intelege in mod deplin inceputul a ceva pana ce nu ii intelegem sfarsitul.' (Planificare)

9.    "Omul este masura tuturor lucrurilor.' (Managementul resurselor umane)

10.'Nu poti vinde un produs inainte de a intelege cum functioneaza.' (Vanzari)

Cursul se poate incepe si cu prezentarea unei situatii sau chiar a unei anecdote relevante pentru tema abordata.

Exercitii de deschidere cu scopuri multiple

Desi este posibil sa utilizam exercitii separate pentru construirea grupului evaluarea initiala sau captarea interesului participantilor, aceasta ar putea consuma prea mult timp si ar putea afecta insusi continutul programului.

De aceea, se pot utiliza exercitii de deschidere cu scopuri multiple, care rezolva intr-un singur exercitiu, mai complex, toate obiectivele propuse pentru debutul programului de training.

Un exemplu de astfel de exercitiu este "Schimburi in trio'. Participantii sunt rugati sa discute in grupuri de cate trei persoane o varietate de intrebari care ii ajuta sa se cunoasca mai bine, sa afle mai multe despre atitudinile, cunostintele si experienta lor si sa inceapa sa intre in continutul programului de training. Trainerul va pune cate o intrebare, iar componenta triadelor se va schimba prin rotatia a cate doi membri din fiecare, o data cu fiecare noua intrebare. De exemplu, in cadrul unui stagiu de formare a trainerilor se pot adresa urmatoarele intrebari: "Cum invatati cel mai bine?', "Ce ati facut bine in ultimele programe de training pe care le-ati condus?', "Ce sfat v-ati acorda pentru a fi mai eficace in calitate de trainer?'.

Intrebari similare pot fi concepute indiferent de tema abordata.

Aspecte care trebuie avute in vedere in conceperea exercitiilor de deschidere a programului de trening

In proiectarea sau alegerea exercitiilor utilizate pentru inceperea programului de training trebuie luate in considerare obiectivele stabilite pentru debutul acestuia (referitoare la construirea grupului, evaluarea initiala a grupului sau trezirea interesului participantilor) si caracteristicile grupului, cum ar fi:

1.    Nivelul de amenintare Daca anticipam ca grupul va fi ezitant si rezervat in a accepta idei si activitati noi utilizarea unor exercitii care ar pune in evidenta lipsa de cunostinte sau abilitati a participantilor poate fi riscanta; membrii grupului s-ar putea sa nu fie inca pregatiti sa dezvaluie si sa-si recunoasca limitele.

In astfel de situatii, utilizarea unor exercitii care vor solicita participantilor comentarii asupra unor aspecte familiare ii va ajuta sa abordeze mai usor continutul programului.

2.    Adecvarea la normele grupului. Un grup de manageri de nivel superior s-ar putea sa fie (dar nu neaparat!) mai putin incantat de ideea implicarii in activitati structurate sub forma de jocuri, decat un grup de studenti. Prin activitatile de deschidere trainerul pregateste terenul pentru intregul stagiu care va urma; alegerea acestora trebuie, prin urmare, realizata in raport cu publicul caruia i se adreseaza.

3.    Relevanta pentru continutul programului de training. Exercitiul de deschidere ofera o excelenta ocazie pentru introducerea participantilor in cadrul temei abordate. Este recomandabil ca acesta sa fie cat mai legat de tematica abordata, in acest fel usurand tranzitia la urmatorul moment al programului si conferind participantilor o senzatie de continuitate si relevanta.

Zece modalitati de a obtine participarea cursantilor

Indiferent cat de creative ar fi exercitiile pe care trainerul le-a proiectat pentru deschiderea programului, ele pot esua daca participantii nu se implica.

Pentru a creste gradul de participare al cursantilor se pot folosi o varietate de metode:

1.  Schimbul liber de opinii Puneti o intrebare intregului grup fara alte indicatii de structurare a activitatii.

Se poate utiliza atunci cand sunteti sigur ca membri grupului sunt dornici sa participe.

Daca sunteti ingrijorat ca discutia ar putea fi prea indelungata spuneti de la inceput:'

As dorii sa rog 4-5 participanti sa ne impartaseasca opinia lor cu privire la'

2.  Foi anonime: Distribuiti foi de hartie si solicitati raspunsuri anonime la intrebari, apoi rugati participantii sa schimbe foile intre ei.

Folositi aceasta metoda in cazul unor exercitii care presupun un grad mai mare de dezvaluire personala. Ele prezinta si avantajele reducerii timpului afectat exercitiului si conciziei in exprimare.

3. Chestionare: Proiectati un scurt chestionar si distribuiti-l participantilor.

Utilizati chestionarul pentru a obtine date rapid si intr-o forma cuantificabila,intrebarile pot fi adresate si oral, in locul formei scrise. Comunicarea rezultatelor chestionarului poate fi atractiva pentru grup si poate constitui o baza pentru discutie sau pentru prezentarea unui nou subiect.

4. Discutii pe sub-grupuri: impartiti participantii pe sub-grupuri pentru a schimba informatii intre ei sau a rezolva probleme in grup.

Utilizati aceasta metoda atunci cand dispuneti de suficient timp si doriti implicarea tuturor participantilor.

5. Discutii cu vecinul de scaun: Propuneti participantilor sa rezolve o sarcina sau sa schimbe informatii cu vecinul de scaun.

Folositi aceasta metoda atunci cand doriti implicarea tuturor participantilor, dar nu aveti suficient timp pentru a organiza discutii pe sub-grupuri sau in cazul in care complexitatea activitatilor nu se preteaza la  lucru in echipe de mari dimensiuni.

6. Cuvinte cheie Faceti un "tur de masa' si obtineti raspunsuri scurte la intrebari cheie.

Folositi aceasta metoda atunci cand doriti sa obtineti un raspuns rapid de la fiecare participant. Puteti pune o intrebare la care sa se raspunda cu un singur cuvant, ca de exemplu: "Spuneti-mi intr-un singur cuvant ce anume il face pe un manager sa fie eficace.' Solicitati raspunsuri de la toti participantii si evitati repetitiile.

7. Panelurile Invitati un mic grup de participanti sa isi prezinte opinia in fata celorlalti.

Folositi panelurile, daca timpul va permite, pentru a obtine un raspuns serios si precis la anumite intrebari. Apelati si la alte grupuri-panel prin rotatie, pentru a spori gradul de participare.

8. "Acvariul': Solicitati unei parti a grupului sa formeze un cerc si sa discute in cadrul lui, iar celorlalti participanti sa formeze un cerc de observatori in jurul lor. Implicati prin rotatie participantii in cercul din mijloc.

Utilizati "acvariul' pentru a pune in evidenta modul in care lucreaza grupurile mari. Ca o varianta, puteti ruga diferiti participanti sa discute in timp ce ceilalti raman pe locurile lor.

9. Jocuri: Folositi formatul unor jocuri de televiziune cunoscute, a unor ghicitori sau jocurile de rol pentru a obtine idei si a verifica cunostintele participantilor.

Folositi jocurile pentru a genera energie si implicare in randul participantilor si pentru a i ajuta sa memoreze mai bine anumite aspecte.

10. Transmiterea cuvantului la urmatorul participant: Rugati participantii sa ridice mana daca doresc sa raspunda si ca vorbitorul curent sa cedeze vantul urmatorului (in loc sa faceti dumneavoastra acest lucru).

Folositi aceasta metoda atunci cand sunteti sigur ca exista un interes ridicat fata de subiectul abordat si doriti sa promovati interactiunea intre participanti. Atunci cand doriti sa va reluati rolul de moderator, anuntati grupul ca se va reveni la forma obisnuita de conducere a discutiilor.

Cum sa obtinem maximum de eficienta in primele 30 de minute ale programului de training?

Orice progres ati inregistrat in a stabili o relatie pozitiva cu grupul, ea poate fi imediat deteriorata daca nu acordam atentie celei mai importante perioade din cadrul programului de training: primele 30 de minute.

Aceasta perioada este un fel de "perioada de gratie', in care ostilitatea va fi ascunsa sub masca politetii. Cu toate acestea, in acest interval de timp se formeaza perceptia participantilor asupra trainerului, asteptarile acestora cu privire la rolul pe care acesta il va juca in cadrul programului si obiectivele pe care intentioneaza sa le realizeze.

In calitate de traineri este responsabilitatea noastra sa ne asiguram ca fiecare dintre aceste preocupari ale participantilor vor fi rezolvate intr-o maniera pozitiva in primele 30 de minute ale programului.

Participantii s-ar putea sa-si puna intrebari de genul:

1.     Cand vom incepe sa invatam? Cat va dura? (Nerabdare)

2.     Ce caut eu aici? Stiu deja treaba asta. Trainerul asta chiar stie ce face? (Competenta)

3.     Nu cred ca o sa-mi placa trainerul asta. Ma intreb ce crede el despre mine? (Compatibilitate)

4.     Este oare cu adevarat interesat sa-mi rezolve problemele? Ma intreb daca nu cumva ceea ce spun aici va ajunge direct la seful meu? (incredere)

5.     Cine va realiza lucrarile de care ma ocup cat eu sunt aici? Ma vor putea oare contacta daca este vreo problema? (Preocupari din afara stagiului)

Stiind ca primele 30 de minute dau tonul pentru intregul program de training, incercati sa utilizati urmatoarele recomandari pentru a crea o prima impresie favorabila participantilor:

1.   Nerabdare Incepeti la ora anuntata. Incercati sa concentrati atentia grupului asupra obiectivelor si continutului cursului, in loc de durata si momentul acordarii pauzelor si pranzului.

2.    Competenta: Nu presupuneti ca fiecare participant are nevoie de acelasi nivel de informatii privind tema abordata. Evaluati diferentele care exista in ceea ce priveste cunostintele, abilitatile si atitudinile participantilor, prin exercitii de evaluare formale sau prin discutii informale inaintea inceperii stagiului. Lasati participantii sa vada ca sunteti increzatori in abilitatile voastre, dar nu pretindeti ca aveti raspuns la orice

3.  Compatibilitate: Neutralizati relatia traditionala de tip profesor-elev chiar de la inceputul stagiului. Anuntati participantii ca doriti sa interactionati cu ei si nu sa le tineti predici. Creati o atmosfera in care contributiile din partea grupului sunt binevenite si intampinate intr-o maniera incurajatoare, atat de catre trainer, cat si de catre ceilalti membri ai grupului.

4.  Incredere: Precizati ca respectati confidentialitatea referitor la tot ceea ce se intampla in sala de training. Aratati participantilor ca sunteti interesat de ceea ce au de spus si ca doriti sa raspundeti nevoilor lor. Cu cat veti arata participantilor ca va pasa mai mult de ei, cu atat acestia vor fi mai interesati de ceea ce doriti sa le oferiti.

5.   Preocupari din afara stagiului: Permiteti participantilor sa faca presupuneri referitoare la modul in care programul de training le va afecta munca,in timpul exercitiilor faceti apel la experienta si situatiile intalnite in mod curent de participanti la locul de munca.

CONDUCEREA GRUPULUI DE CURSANTI

Stabilirea unor norme de comportament in cadrul grupului

Inca de la debutul programului de training este utila stabilirea unor norme de comportament. Urmatoarele norme sunt considerate utile pentru un program de training in care dorim sa avem o atmosfera pozitiva si o implicare activa a participantilor:

a.  Incurajati participantii sa se exprime in mod sincer. Informati-i ca exprimarea deschisa a ideilor, preocuparilor si atitudinilor este apreciata si ca aceasta va contribui la procesul de invatare. Acest lucru se poate realiza prin utilizarea unei fraze de tipul: "Va rog sa va simtiti liberi sa interveniti oricand in cadrul discutiei noastre; sunt sigur ca ideile si experienta dumneavoastra vor contribui la reusita acestui curs si cu totii vom avea ceva de invatat.''

b.  Solicitati respectarea confidentialitatii. Informati participantii ca doriti ca tot ceea ce se discuta in cadrul programului sa ramana confidential. Discutiile referitoare la alte persoane, din afara grupului, trebuie sa nu fie dezvaluite dupa terminarea stagiului. In acest scop putem folosi urmatoarea exprimare: "Stiu ca multi dintre dumneavoastra cunosc aceleasi persoane din cadrul organizatiilor din care proveniti. Haideti sa stabilim o regula referitoare la increderea pe care doresc sa o avem unii in altii: orice ar spune sau ar face persoanele care sunt in aceasta sala va ramane aici.'

c. Incurajati asumarea riscurilor. Un program de training este o ocazie unica pentru participanti de a iesi din rolurile si responsabilitatile lor obisnuite si de a privi informatiile din alte puncte de vedere. Incurajati participantii sa foloseasca programul de training asumandu-si riscuri pe care in mod normal le-ar evita. Putem folosi o formulare de genul: "Uneori oamenii se intimideaza atunci cand trebuie sa se implice intr-un joc de rol pentru ca nu se simt confortabil datorita prezentei celorlalti. Sper ca dumneavoastra sa va placa jocurile de rol si sa le considerati o ocazie de a va examina comportamentul intr-o varietate de situatii.

d.Incurajati participarea tuturor. Reamintiti participantilor ca daca nu se implica de la inceput in discutii, devine mai dificil sa faca acest lucru pe parcurs. Puteti utiliza o formulare de genul: "Va amintiti cum era in liceu sau in facultate?Mereu aceleasi persoane raspundeau la intrebarile profesorilor. Nu vreau ca acest lucru sa se intample aici, asa ca v- am pregatit o serie de activitati care sa va implice inca de la inceput in cadrul discutiilor noastre.'

e. Apreciati pozitiv feedback-ul privind performantele participantilor.

Informati participantii ca asteptati de la ei reactii in legatura cu performantele colegilor si ca orice comentariu, primit sau acordat, trebuie considerat ca fiind o critica constructiva. In acest mod climatul social se imbunatateste pentru ca mai multi oameni au ocazia sa se cunoasca mai bine si se impiedica formarea "bisericutelor'. Puteti folosi urmatoarea fraza: "Vom fi impreuna timp de trei zile. As dori sa va rog sa va schimbati locurile de doua ori pe zi astfel incat sa aveti ocazia sa lucrati cu toti membri grupului.'

g.  Asigurati participantii ca intrebarile lor sunt binevenite. Informati-i ca este bine sa puna intrebari ori de cate ori nu inteleg ceva. Puteti utiliza o formulare de genul: "Cele mai bune intrebari sunt cele pe care, intr-o prima faza, le considerati ca fiind cele mai stupide. Aceste intrebari cauta cu adevarat un raspuns si presupun asumarea unui risc. Aceeasi intrebare ar putea aparea si in mintea celorlalti, dar este posibil ca acestia sa nu aiba curajul sa o adreseze.'

h. Insistati asupra punctualitatii. Precizati ca veti putea sa incepeti si sa terminati  cursul conform programului stabilit numai daca si ei vor respecta programul pauzelor. In acest scop puteti folosi urmatoarea exprimare: "Avem un program incarcat si am nevoie de cooperarea dumneavoastra pentru ca totul sa decurga in cele mai bune conditii. In acest sens v-as ruga sa nu intarziati la revenirea din pauze. Chiar si lipsa unei singure persoane ar putea provoca probleme deoarece vom aborda activitati care presupun lucrul in echipa si nu vom putea incepe pana ce nu vor fi prezenti toti participantii.'

O alternativa la precizarea acestor norme de catre trainer o constituie invitarea membrilor grupului sa isi precizeze propriile norme. Acest lucru poate fi realizat prin impartirea participantilor pe perechi si adresarea rugamintii de a identifica comportamentele pe care ar dori sa le vada sau care ar dori sa nu se produca in clasa. Dupa identificarea acestora, perechile le prezinta in fata grupului, iar trainerul (sau un membru al grupului) noteaza pe o tabla acele norme care apar de cel putin doua ori. Afisarea listei poate servi pentru reamintirea acestora pe toata durata stagiului.

Controlul timpului si al ritmului de lucru

Pierderea controlului asupra timpului, prin intarzierea fata de programul prevazut, produce adeseori panica si poate conduce la pierderea controlului asupra grupului de cursanti.

Atunci cand constata ca a depasit cu mult timpul alocat, trainerul nu are decat doua optiuni: sa accelereze ritmul sau sa renunte la abordarea anumitor subiecte sau activitati. Desigur, flexibilitatea este importanta, dar renuntarea la planul elaborat nu este intotdeauna profitabila, nici pentru trainer si nici pentru cursanti. Se presupune ca temele incluse in program au fost bine gandite, inlantuirea lor are o anumita logica, iar construirea anumitor abilitati se bazeaza pe unele construite anterior. De aceea, eliminarea, sub presiunea timpului, a unor puncte din program nu constituie cea mai buna solutie. De asemenea, accelerarea ritmului nu produce efecte mai bune. Participantii pot fi nedumeriti, s-ar putea sa nu "tina pasul' sau sa se simta inselati in asteptarile lor.

Atat trainerul, cat si cursantii se simt mai confortabil atunci cand lucrurile decurg intr-un mod organizat, intr-un ritm normal, iar agenda este respectata. Daca ritmul programului este prea lent, participantii se vor plictisi, iar daca este prea rapid le va "taia' respiratia. Un ritm mai rapid este indicat pentru mentinerea atentiei participantilor atunci cand trainerul lucreaza cu intregul grup, iar utilizarea unui ritm mai lent este indicata atunci cand se lucreaza pe echipe, pentru a acorda fiecarui participant ocazia de a se implica direct in activitatile care se deruleaza. Ca o recomandare generala, ritmul ar trebui schimbat atunci cand percepem semne non-verbale de nerabdare sau de nedumerire de la participanti.

Cum intotdeauna este mai usor sa previi decat sa combati, pentru a nu intra in criza de timp este util sa prevenim pierderea acestuia. In acest sens prezentam o lista cu elementele care conduc la pierderi de timp si la alternativele care pot fi folosite pentru combaterea lor:

Captarea atentiei grupului

Trainerul incearca sa construiasca o relatie de tipul adult-adult intre cursanti si propria persoana si de aceea, pentru captarea atentiei acestora, trebuie sa gaseasca alte modalitati decat cele folosite de profesori in mod normal.

De exemplu, daca participantii vorbesc intre ei, poate ridica usor tonul vocii si sa intrebe intr-o maniera non-agresiva: "Pot sa incep?'. O alta modalitate este de a tacea pur si simplu si a privi pe rand catre fiecare participant stand in picioare in fata grupului.

Pentru a varia procedeele folosite, in cazul unui stagiu de training de lunga durata, se poate apela la o anecdota sau la fluturarea mainii in directia participantilor insotita de afirmatia pe un ton glumet: "Hei! Sunt aici!'.

Cresterea receptivitatii grupului fata de rolul de lider al trainerului

Modul in care trainerul se adreseaza grupului influenteaza intr-o mare masura gradul de receptivitate a participantilor fata de rolul de lider al acestuia. De aceea, in special la inceputul stagiului, incercati sa folositi abordari asemanatoare celor de mai jos pentru a-i castiga pe participanti de partea dumneavoastra:

a. Aratati respect si apreciere

"Mi-ar placea sa am ocazia sa va cunosc mai bine.'

"Ma bucur sa am ocazia sa fiu in mijlocul dumneavoastra.'

"Daca doriti o cafea, nu e nevoie sa asteptati pana la pauza.'

b. Aratati ca aveti lucruri in comun cu participantii

"Cred ca toti jucam roluri diferite, in functie de situatiile si locurile in care ne aflam.'

"Multi dintre noi nu isi planifica timpul.'

c. Folositi un limbaj informai pentru a va diminua statusul social.

d. Adresati sfaturile si instructiunile intr-o maniera indirecta. "Doresc sa incepem prin a va ruga sa'

"Permiteti-mi sa va spun cum sa procedam'

e. Precizati ceea ce este pozitiv referitor la opiniile contrare ale participantilor. "Intotdeauna este mai interesant sa avem puncte de vedere diferite. Putem invata unii de la altii, dar important este sa respectam opinia celuilalt, sa fim de acord ca nu suntem de acord.'

"Nimic nu este strict, insa, daca realitatea sau argumentele o cer, este bine sa ne schimbam opinia.'

f. Stimulati dorinta de colaborare.

"Prezenta dumneavoastra este foarte importanta in cadrul acestui program de training!'

Rezolvarea situatiilor dificile

Orice trainer experimentat poate povesti momente dificile pe care le-a intalnit in activitatea sa, fie ca se refera la un anumit grup sau doar la participanti individuali. Trainerul se poate transforma foarte usor intr-o tinta pentru exprimarea frustrarilor si ostilitatii participantilor.

Mult mai dificil este insa sa facem fata participantilor neinteresati, care ar prefera sa fie acasa sau la serviciu in loc de a se afla in cadrul programului de training.

Indivizii pot manifesta un sentiment de ostilitate datorita unor cauze care nu tin neaparat de persoana trainerului:

unii pot crede ca sunt prea in varsta ca sa mai invete ceva,

altii ar putea sa nu creada ca ceva se mai poate schimba in cadrul organizatiei in care  lucreaza,

altii au fost determinati de sefii lor sa participe la programul de training,

iar altora le este teama ca nu vor face fata cerintelor.

Uneori, intregul grup poate manifesta ostilitate fata de trainer, fie ca urmare a iritarii provocate de obligativitatea de a participa la respectivul program, fie din cauza anxietatii provocate de invatarea unor abilitati noi. Se dezvolta o perceptie de tipul "noi' si "tu', in care trainerul este perceput ca un adversar.

Un prim pas in a face fata situatiilor dificile consta in identificarea acestora si in spargerea barierelor de tipul "noi / tu'. Trainerul trebuie sa constientizeze ca nu toti participantii sunt extrem de dornici sa invete. Unii pot fi trimisi la stagiu de catre managerii lor si, in consecinta, se simt "prizonieri', iar altii doresc doar o pauza de la grijile profesionale cotidiene si in consecinta se simt in vacanta: "turistii'.

Trainerul poate aborda diferitele categorii de participanti intr-o maniera amuzanta, spunand "prizonierilor': "Am sa incerc sa va fac sentinta cat mai scurta cu putinta!' sau "turistilor': "Sper ca ne vom distra bine impreuna si vom avea pauze frecvente'.

Intr-o maniera mai serioasa, se poate cere participantilor sa isi identifice rolurile si sa constituie grupuri formate din "silitori', "prizonieri' si "turisti' si sa raspunda la intrebari de genul:

1.De ce v-ati inclus in acest grup?

2.De ce simtiti ceea ce simtiti?

3.Ce puteti obtine din interactiunea cu ceilalti participanti?

4.Ce puteti oferi celorlalti?

Prin aceste intrebari se incearca incurajarea participantilor in a-si exprima pozitia si in acest fel se urmareste reducerea gradului de ostilitate. Desigur, aceasta poate sa insemne o abatere de la continutul cursului, dar fara a construi mai intai un mediu in care sa se poata produce invatarea nu are sens sa prezentam nici un continut.

De asemenea, daca pe parcursul derularii programului, atunci cand, de exemplu, se abordeaza notiuni si concepte noi, sesizati rezistenta din partea participantilor este indicat sa va opriti si sa identificati cauzele care produc acea situatie, pentru a evita scaparea ei de sub control. O abordare eficienta a procesului de formare consta in folosirea conflictului ca un eveniment din care se poate invata, incorporandu-l in exercitiile si discutiile pregatite pentru curs.

Rezolvarea problemelor datorate participantilor ce manifesta comportamente negative constituie o abilitate extrem de importanta pentru trainer. Atunci cand un participant adopta un comportament negativ este afectat intregul grup, care tinde sa se implice si sa fie distras, iar trainerul insusi poate fi distras de la obiectivele si continutul pe care si le-a propus. De regula, conflictul, daca nu este rezolvat la timp si intr-o maniera pozitiva conduce la acumulari care constituie pierderi de energie si la posibilitatea ca lucrurile sa scape de sub control.

Comportamentele negative ale anumitor persoane din cadrul grupului pot imbraca forme variate. Prezentam in continuare cateva exemple si solutii potentiale pentru aceste situatii:

1. Monopolizarea discutiei de catre unul sau cativa participanti

Rezumati punctul de vedere al participantului (ceea ce denota o ascultare activa din partea
trainerului) si treceti mai departe;

Intrebati alti participanti ce parere au despre subiectul abordat;

Rugati participantul sa astepte sa discutati problema respectiva in pauza;

Precizati ca nu doriti ca cineva sa monopolizeze discutia si solicitati si raspunsuri de la alte persoane;

Utilizati expresii de genul: "Va propun sa ascultam doar un singur comentariu de la fiecare participant, astfel incat sa aflam opiniile tuturor'; "Sa stabilim impreuna o regula: de fiecare data cand o echipa trebuie sa faca o prezentare in fata grupului, aceasta sa fie reprezentata de o persoana diferita".

2. Incercarea unui participant de a arata ca este mai bine pregatit decat ceilalti participanti si decat trainerul.

Contactati participantul pe durata pauzelor incercand sa il cunoasteti mai bine.

Daca realmente competenta participantului este atat de ridicata putem incerca sa il utilizam ca o resursa de invatare in cadrul cursului, facand apel la experienta si cunostintele sale si recunoscandu-i acest rol pentru a-i castiga bunavointa;

Evitati conflictul aratand ca valorizati interventiile participantului: "Ai dreptate. Este foarte corect ceea ce spui.'

Raspundeti provocarilor intr-o maniera calma, cu un ton cald si profesional. Aceasta va comunica restului grupului ca sunteti increzator in sine si detineti controlul.

3. Gasirea de "noduri in papura' pentru orice spune sau face trainerul

Folosirea umorului, fara a fi sarcastici. Puteti protesta impotriva agresiunii spunand: "Destul,destul pentru o singura z!" sau utilizand empatia, va puteti transpune dumneavoastra in locul cursantului, apreciind: "Cred ca sunt incapatanat, totusi parerea mea este ca....';

Contactati participantul pe durata pauzelor incercand sa il cunoasteti mai bine. Este greu de crezut ca o persoana va continua sa ramana agresiva daca aratati ca sunteti interesat de ea.

4. Devierea de la subiect pentru o lunga perioada de timp.

Rugati participantul sa isi retina ideea pana la un moment ulterior;

Rezumati punctul de vedere al participantului si treceti mai departe;

Precizati ca aceasta reprezinta o tema adiacenta si reamintiti subiectul propus initial pentru dezbatere, solicitand raspunsuri de la alti participanti.

5. Agresivitatea fata de interventiile celorlalti participanti

Interveniti spunand ceva de genul: "Sa acceptam ideea ca oamenii ar trebui sa vorbeasca numai in numele lor personal' sau "Haideti sa fim de acord ca fiecare are dreptul la punctul sau de vedere. Nu suntem aici ca sa-i judecam pe ceilalti, ci ca sa invatam. Si putem face asta impreuna, inclusiv din greseli'.

Gasiti ceva pozitiv in ideea care este criticata si afirmati acest lucru. De exemplu: "Intr-adevar, si mie mi s-a parut stangace interventia Mariei in cadrul jocului de rol, dar mi-a placut sinceritatea ei.'

6. Discutiile continue intre colegi

Utilizati comportamente non-verbale pentru recastigarea atentiei, cum ar fi apropierea de locul in care se afla participantii sau stabilirea de contact vizual;

Rugati (adresandu-va pe nume) unul dintre participantii "vorbareti' sa raspunda la o intrebare;

Ignorati acest comportament;

Daca discutiile se repeta, rugati-i, in particular, sa le inceteze. in astfel de contexte este bine sa adresam rugamintea folosind expresii ca: "Cred ca ar fi util sa...', " Va rog sa aveti amabilitatea de a'

7.     Participarea variabila la activitatile si discutiile din cadrul programului.

Folositi comportamente non-verbale pentru a atrage persoana respectiva in discutii;

Adresati-i in mod direct intrebari mai usoare;

Vorbiti cu participantul pe durata pauzelor pentru a intelege cu ce probleme se confrunta;

Rugati participantul sa isi asume rolul de lider in cadrul unei activitati pe echipe;

Adresati-va grupului folosind o expresie de genul: "As dori sa ascult si opinia celor care nu au vorbit pana acum.'

Lasati-l in pace (doar pentru ca nu participa nu inseamna ca nu invata).

8. Distragerea atentiei grupului prin comportamente cum ar fi: bataia cu pixul in masa, deschiderea si inchiderea repetata a pixului, fosnirea foilor etc.

Utilizati comportamente non-verbale pentru recastigarea atentiei (contactul vizual);

Ignorati acest comportament, daca nu este suparator pentru ceilalti participanti;

Rugati participantul, in particular, sa inceteze.

9. Lucrul la sarcini personale in timpul programului de training

Utilizati comportamente non-verbale;

Rugati toti cursantii sa participe daca este vorba de o activitate in curs;

Ignorati comportamentul daca nu ii distrage pe ceilalti;

Rugati, in particular, persoana respectiva sa se implice in cadrul programului si discutati eventualele motive care o obliga sa faca acest lucru.

10. Relatarea unor glume in mod repetat si in momente nepotrivite

Rugati participantul, in particular, sa spuna mai putine glume;

Reluati prezentarea sau discutia dupa spunerea unei glume fiind foarte serios si aratand ca nu v-ati amuzat deloc.

11. Intreruperea permanenta a prezentarii prin adresarea unor intrebari.

Rugati participantul sa isi retina intrebarile pentru cateva momente, promitandu-i ca veti reveni asupra lor dupa prezentarea ideii;

Daca intrebarile sunt realmente pertinente incercati sa raspundeti sau sa redirectionati intrebarile catre grup (pentru a crea un sentiment de participare si pentru a evita erorile).

12. Intarzierea frecventa la inceperea cursului si la revenirea din pauze
sau intrarea si iesirea din clasa dupa bunul plac

Ignorati comportamentul;

Respectati programul cu strictete. Nu-i lasati pe ceilalti sa sufere din cauza unuia singur;

Reamintiti participantilor programul stabilit ;

Solicitati, in particular, cursantului sa fie punctual ( in semn de politete fata de grup si de dumneavoastra)

13. Nepregatirea temelor de lucru.

Reamintiti importanta si scopul temelor pe care le-ati dat (intregului grup sau intr-o discutie particulara);

Ignorati comportamentul;

Recapitulati elementele principale care se desprind in urma temei pe care ati dat-o pentru ca participantii "chiulangii" sa nu piarda idei importante.

In toate situatiile dificile cu care va confruntati nu uitati ca aveti posibilitatea de a nu interveni. De multe ori, ceilalti participanti vor atentiona persoana care creeaza probleme asupra comportamentului sau neadecvat sau inutil.

De obicei, este bine sa intervenim atunci cand comportamentul negativ continua sa se repetesi afecteaza intregul program de traing. De asemenea, este bine sa constientizam faptul ca participantii care ne-au creat dificultati pot dori ei insisi sa iasa din aceasta situatie neplacuta si trebuie sa le acordam ocaziade a o face intr-o maniera care sa nu le afecteze demnitatea.