Productia in curs de executie si produsele finite - componente ale activelor circulante

Notiunea de active circulante si elementele constitutive ale acestora

Patrimoniul constitue obiectul reprezentarii in contabilitate . Acesta reprezinta o masa de drepturi si obligatii cu valoare economica , impreuna cu bunurile la care se refera . Bunurile reprezinta realitatea economica a intreprinderii , iar drepturile si obligatiile exprima realitatea juridica . Ecuatia patrimoniului astfel definit capata forma prezentata in fig.nr. 10 :

Fig. nr. 10 Ecuatia patrimoniului

Bunurile economice - reprezinta substanta monetara a patrimoniului . Ele se identifica cu mijloacele de actiune sau cu resursele utilizate de catre firma pentru realizarea activitatii sale. In mod concret, bunurile se delimiteaza prin terenuri, cladiri, constructii, masini, utilaje si instalatii de lucru, mijloace de transport, stocuri de materii prime si materiale consumabile, stocuri de marfuri, disponibilitati banesti si alte elemente de avere utile intreprinderilor.

Drepturile si obligatiile estimate in bani indica raporturile de proprietate in cadrul carora se produc si se administreaza bunurile economice . Ele capata forma de drepturi in cazul in care bunurile economice sunt asigurate de subiectul de drept in calitatea de proprietar si de obligatii , in situatia in care bunurile economice sunt asigurate de terte persoane in raport cu subiectul de drept .

Masa patrimoniala ( pornind de la ecuatia patrimoniala ) este reprezentata prin prisma raporturilor de echilibru dintre bunurile economice ca obiecte de drepturi si obligatii, pe de o parte si , drepturile si obligatiile cu valoare economica , pe de alta parte .

Ecuatia creata in acest sens este de forma :

La nivelul obiectului contabilitatii, primul termen al ecuatiei , bunurile economice, este delimitat prin structura de activ, iar cel de-al doilea termen, drepturile si obligatiile, prin cea de pasiv . Ca urmare, ecuatia generala a patrimoniului este :

Cadrul contabil general IASC prevede ca informatiile privind pozitia financiara sunt oferite, in primul rand, de bilant. Pozitia financiara a intreprinderii este definita de resursele economice pe care le controleaza, de structura financiara a activelor, datoriilor si capitalului propriu, de lichiditatea si solvabilitatea valorilor economice si de capacitatea sa de a se adapta la schimbarile mediului in care isi desfasoara activitatea.

Ecuatia fundamentala a pozitiei financiare este de forma:

CAPITAL PROPRIU (ACTIV NET) = ACTIV - DATORII (PASIV)

Conform Standardelor Internationale de Contabilitate, un activ reprezinta o resursa controlata de firma din elemente trecute si de la care se asteapta avantaje economice viitoare in beneficiul firmei, cum sunt: producerea de bunuri si servicii, schimbul activelor existente in alte active, reglarea unora sau mai multor pasive, repartizarea proprietatilor intreprinderii. Un activ este recunoscut in bilant atunci cand este probabil ca beneficiile economice viitoare sa se constituie in fluxuri catre intreprindere si activul are o valoare sau un cost care poate fi credibil evaluate.

Activele circulante insumeaza toate valorile economice de consum si circulatie a caror lichiditate este mai mica sau cel putin egala cu un an.

Structura activelor circulante:

stocuri;

creante;

investitii pe termen scurt;

casa si conturi la banci.

IAS 1 privind situatiile financiare la art. 57, recunoaste un activ curent atunci cand:

se asteapta sa fie realizat sau este detinut pentru vanzare sau consum in cursul normal al ciclului de exploatare al intreprinderii[1]; sau

este detinut, in principal, in scopul comercializarii sau pe termen scurt si se asteapta a fi realizat in termen de 12 luni de la data bilantului; sau

reprezinta numerar sau echivalente de numerar a caror utilizare nu este restrictionata.

Elementele patrimoniale cuprinse in activele circulante se deosebesc de activele imobilizate prin:

se afla intr-o permanenta fluenta valorica in cadrul ciclului de exploatare, fluenta ce determina schimbarea formei materiale in fiecare faza a ciclului economic (aprovizionare, productie);

in aprovizionare, banii imbraca forma stocului de materii prime si materiale consumabile;

in productie, stocul de materii prime se consuma;

in desfasurare produsele finite sunt vandute clientilor cu plata ulterioara (vanzare pe credit). Prin incasarea la scadenta a pretului de vanzare datorat de clienti, dreptul de creanta asupra clientului se transforma in bani, ceea ce face posibila reluarea ciclului de exploatare;

cea mai mare parte dintre componentele activelor circulante sunt bunuri fungibile (se consuma pe masura intrebuintarii), de aici necesitatea innoirii continue cu exemplare noi;

elementele active circulante au o durata de rotatie mai mica de 1 an, se reinoiesc de mai multe ori in cursul unui exercitiu financiar si au un grad mai mare de lichiditate.

1) Stocuri si produse in curs de executie - cantitatea de bunuri materiale existente la o anumita data in cadrul intreprinderii, in scopul asigurarii continuitatii activelor de productie; la unitatile cu activitate de productie elementele preponderente de stoc sunt: materiile prime, materialele consumabile, piesele de schimb[2].

a) materiile prime - reprezinta elementele de baza ce participa la fabricarea produselor finite, regasindu-se in structura acestora integral sau partial;

b) materialele consumabile - materiale auxiliare, combustibili, piese de schimb si alte materiale ce participa sau ajuta la desfasurarea activitatii de productie fara a se regasi in produsul finit;

c) materiale de natura obiectelor de inventar - bunuri ce indeplinesc alternativ (nu cumulativ) una din urmatoarele conditii:

valoare mai mica decat limita stabilita de lege (1500lei) indiferent de durata de folosire;

duarata de folosire mai mica de 1 an, indiferent de valoarea lor.

Materialele de natura obiectelor de inventar sunt: unelte de munca, scule, dispozitive, verificatoare, stante, matrite, etc. Ele se consuma treptat, ca si mijloace fixe, transmitandu-si treptat valoarea in cheltuieli sub denumirea de cheltuieli privind obiectele de inventar. Anumite bunuri sunt asimilate de obiectele de inventar: echipament de lucru, de protectie, etc.

d) produsele finite - bunuri materiale rezultate dintr-un proces tehnologic, deci bunurile care au parcurs toate fazele procesului tehnologic, au fost supuse probelor si operatiilor de receptie si au fost depozitate in scopul vanzarii lor.

e) semifabricatele: produse ce au o situatie intermediara intre produsele finite si productia neterminata, prin aceea ca au parcurs unele faze ale procesului de fabricatie, dupa care ele pot obtine doua destinatii:

pot continua procesul de fabricatie, transformandu-se in produse finite;

pot fi livrate ca semifabricate altor clienti.

f) produsele reziduale: constau in materiale recuperabile din operatia de prelucrare - deseuri, rebuturi, sunt depozitate si vandute clientilor.

g) produsele in curs de executie - din productia neterminata. Prezinta urmatoarele particularitati:

produse ce pana la sfarsitul unei perioade nu au parcurs toate fazele procesului tehnologic;

in produsele neterminate se includ produsele care desi au parcurs stadiile de prelucrare nu au fost supuse operatiei de receptie tehnica sau nu au fost completate in intregime.

h) animalele - cele nascute sau tinere, crescute pentru productie sau reproductie, animale la ingrasat in scop de valorificare. Animalele de munca nu fac parte din activele circulante ci din categoria imobilizarilor corporale (mijloace fixe).

i) marfurile - bunuri economice ce satisfac anumite nevoi de viata ale oamenilor. Sunt destinate vanzarii-cumpararii prin intermediul unitatii de desfacere, vanzarea avand loc fara ca marfurile sa fie supuse unui proces de transformare. Marfurile sunt cumparate la un pret mai mic (pretul de cumparare) si vandute la un pret mai mare (pretul de livrare). Diferenta intre pretul de vanzare si pretul de cumparare este adaosul comercial, care are doua destinatii:

folosirea pentru acoperirea cheltuielilor circulante;

asigura un beneficiu unitatii comerciale.

j) ambalajele - constau in materii specifice folosite pentru a proteja si conserva marfurile pe timpul pastrarii, transportarii, etc.

Dupa natura si destinatia lor sunt:

mijloace fixe (cisterne);

obiecte de inventar (materiale plastice)

Conform IAS 2 "Stocuri", aceasta structura patrimoniala este definita astfel:

Stocurile sunt active:

detinute pentru a fi vandute pe parcursul desfasurarii normale a activitatii;

in curs de productie in vederea unei vanzari in aceleasi conditii ca mai sus; sau

sub forma de materii prime, materiale si alte consumabile ce urmeaza a fi folosite in procesul de productie sau pentru prestarea de servicii.

Stocurile includ bunurile cumparate si detinute cu scopul revanzarii, cum sunt marfurile achizitionate de un detailist in vederea revanzarii sau terenurile si alte proprietati imobiliare detinute cu scopul de a fi revandute. Stocurile includ, de asemenea, produsele finite sau productia aflata in curs de executie, precum si materialele si alte consumabile destinate utilizarii in procesul de productie. In cazul unui prestator de servicii, stocurile includ costul serviciilor pentru care intreprinderea nu a recunoscut inca venitul aferent.

2) Creantele sau valorile in curs de decontare reprezinta valorile economice avansate temporar de titularul de patrimoniu altor persoane fizice sau juridice si pentru care urmeaza sa primeasca un echivalent valoric. Acest echivalent poate reprezenta o suma de bani, o lucrare sau un serviciu.

Toate persoanele fizice sau juridice care au beneficiat de valoarea avansata urmand sa dea echivalentul corespunzator, poarta denumirea de debitori. Toti debitorii unitatii sub forma creantelor comerciale legate de vanzarea de bunuri, lucrari sau servicii proprii ciclului de exploatare al unitatii patrimoniale, sunt delimitati prin structura de clienti si valori asimilate.

Furnizori debitori - se inscriu aici avansurile acordate furnizorilor pentru livrarile de bunuri, executarile de lucrari sau prestarile de servicii.

Clienti - creante comerciale determinate din vanzarea pe credit a produselor realizate, lucrarilor executate, serviciilor prestate.

Efecte de primit - titluri de valoare negociabila care atesta existenta unei creante in cadrul relatiilor comerciale ce poate fi decontata imediat sau pe termen scurt . Ele au diverse denumiri : inscrisuri, polite, cambii, bilete la ordin, cecuri. Fiind negociabile pot fi cedate, transmise sau vandute. Efectele de primit sunt in mod normal efectele comerciale care pun in relatie intreprinderi sau institutii supuse dreptului particular de comert.

Debitele provenite din avansuri de trezorerie nedecontate, din distribuiri de uniforme si echipamente de lucru, precum si debitele provenite din pagube materiale, amenzile si penalitatile

stabilite in baza unor hotarari ale instantelor judecatoresti, si alte creante fata de personalul unitatii se inregistreaza ca alte creante in legatura cu personalul.

3) Investitii financiare pe termen scurt, casa si conturi la banci

Titluri de plasament - categorie de valori pe termen scurt, negociabile, achizitionate in vederea realizarii unui castig pe termen scurt. In aceasta categorie sunt incluse: actiunile proprii rascumparate, actiunile cumparate in vederea obtinerii de venituri sub forma de dividende, obligatiunile cumparate pentru obtinerea de dobanzi sau pentru revanzare.

Disponibilitati toate formele de lichiditati de care dispune unitatea patrimoniala pentru a efectua plati imediate; disponibilitati in valoare de incasat: cecuri de incasat, efecte de incasat, efecte remise spre scontare.

Disponibilitati in conturi la banci - sumele care se afla in in cont la banca tinute la dispozitia acestora pentru acoperirea cheltuielilor legate de activitatea sa: conturi la banci in lei; conturi la banci in clauze; sume in curs de decontare, carnete de cec cu limita de suma, etc.

Casa - numerarul in casa - banii detinuti de unitate sub forma bancnotelor si monezilor in devize si in lei, precum si alte valori: timbre fiscale si postale, bilete de tratament, tichete de calatorie; alte valori.

Evaluarea productiei in curs de executie si a produselor finite

Evaluarea constituie o necesitate de prim ordin si consta in exprimarea cu ajutorul etalonului banesc a mijloacelor, proceselor si surselor firmei. Este procedeul metodei contabilitatii care asigura reflectarea realitatii economice.

Pentru evaluare se poate folosi, dupa caz, o singura baza sau mai multe baze combinate, dupa cum urmeaza:

costul istoric;

costul curent;

valoarea de realizare (lichidare);

valoarea actualizata.

Baza de evaluare cel mai des utilizata este costul istoric, combinata adesea cu celelalte baze.

Costul istoric este valoarea reala din momentul intrarii activelor. In termeni monetari sau in putere de cumparare, reprezinta "sacrificiul" care a fost consimtit pentru a aduce bunul in patrimoniul intreprinderii la data sa de intrare. Conform "Cadrului pentru elaborarea si prezentarea situatiilor financiare" elaborat de IASC, costul istoric al activelor reprezinta valoarea aferenta sumei de bani cu care au fost platite sau valoarea reala considerata la momentul productiei.

Costul curent sau de inlocuire reprezinta costul pe care intreprinderea il accepta pentru a dobandi, la nivelul valorii actuale, un bun similar cu cel delimitat ca obiect al evaluarii. In cazul productiei, costul curent reprezinta valoarea in numerar sau echivalente ale numerarului care ar trebui platita daca acelasi produs sau unul asemanator ar fi produs in prezent.

Valoarea realizabila (valoarea actuala de iesire) consta in valoarea pe care intreprinderea ar primi-o daca ar vinde azi in mod normal activul. Pentru productie, valoarea realizabila este egala cu valoarea in numerar sau echivalente ale numerarului care poate fi obtinuta in prezent prin vanzarea normala a acesteia.

Valoarea actualizata sau valoarea capitalizata reprezinta o estimare la timpul prezent a valorii in functie de fluxurile de benefecii viitoare ce apar in desfasurarea normala a activitatii, adica aducerea la zi a unei valori care devine disponibila mai tarziu. Altfel spus, este vorba de o valoare actuala care este determinata cu ajutorul viitorului.

In literatura de specialitate, la bazele de evaluare prezentate este adaugata si valoarea de privare. Aceasta este o combinatie a valorii de inlocuire, valorii actualizate si valorii de realizare. Ea reprezinta pretul consimtit a se plati pentru a dobandi un bun sau pierderea maxima (costul de privare sau de penurie) pe care ar accepta-o firma azi, daca ar fi lipsita de bunul respectiv. De cele mai multe ori, acesta este costul de inlocuire. Daca valoarea realizabila si valoarea actualizata sunt inferioare costului de inlocuire, se retine dintre cele doua valori cea mai mica.

Evaluarea elementelor patrimoniale se efectueaza in patru momente: la intrarea in patrimoniu, la iesire, cu ocazia inventarierii si la inchiderea exercitiului financiar.

a)      Evaluarea la intrare in patrimoniu se intemeiaza pe costul istoric calculat pe baza

documentelor justificative care capata statutul de valoare contabila de intrare sau valoare la prima inregistrare. In mod concret, valoarea contabila de intrare se identifica cu unul din urmatoarele preturi sau costuri aferente productiei: costul de productie si valoarea de utilitate.

Costul de productie este utilizat la evaluarea elementelor produse in cadrul firmei. Acesta se formeaza din valoarea materiilor prime si materialelor consumabile, cheltuieli cu salariile, alte cheltuieli directe, precum si cota cheltuielilor indirecte de productie .

Valoarea de utilitate numita si valoarea actuala se stabileste in functie de pretul pietei, utilitatea bunului, starea si locul unde se afla si este utilizata in cazul bunurilor aduse ca aport la firma si a celor primite cu titlu gratuit, prin donatie.

b)      Evaluarea la iesirea din patrimoniu se face prin scoatere din evidenta a bunurilor

vandute, constatate lipsa, distruse sau deteriorate si reprezinta valoarea lor la intrare.

c)      Evaluarea la inventariere se face la valoarea actuala sau de utilitate a fiecarui

element patrimonial.

d)     Evaluarea la inchiderea exercitiului financiar se face in scopul stabilirii

pierderilor probabile si al scaderii veniturilor probabile . Cu aceasta ocazie se compara valoarea contabila cu valoarea de inventar.

Evaluarea productiei in curs de executie si a produselor finite se face respectand cele trei momente ale evaluarii: evaluarea curenta, evaluarea la inventar si evaluarea la bilant. Evaluarea curenta se face in momentul intrarii si al iesirii stocurilor in si din patrimoniu .

Cu ocazia intrarii stocurilor in patrimoniu, se evalueaza la costul de productie, valoare actuala pentru cele primite in regim de donatie, preturi numite si valoare contabila de intrare.

Cu ocazia iesirii, stocurile pot primi valori determinate dupa una din metodele :

o       metoda costului standard (prestabilit), care consta in evaluarea si inregistrarea stocurilor la preturi fixe, stabilite anterior, pe baza preturilor medii ale bunurilor respective, cu conditia evidentierii distincte a diferentelor de pret fata de costul de achizitie sau de productie real.

o       metoda identificarii specifice, care presupune ipoteza ca orice bun iesit

este identificat prin data de intrare si costul de productie.

cu ocazia inventarierii , stocurile se evalueaza la valoarea actuala, avandu- se in

vedere preturile pietei si utilitatea bunurilor, pentru firma. Astfel, stocurile sunt evaluate pe sortimente. In acest scop se impune intocmirea de liste pe grupe de bunuri, corespunzator clasificarii conturilor si apoi se studiaza preturile pietei, baremurile, indicii specifici, mercurialele .

cu ocazia intocmirii bilantului, se compara valoarea contabila cu valoarea actuala

stabilita la inventar si se inregistreaza numai valoarea cea mai mica .

Conform IAS 2 stocurile trebuie evaluate la valoarea cea mai mica dintre cost si valoarea realizabila neta. Costul stocurilor trebuie sa cuprinda toate costurile aferente achizitiei si prelucrarii, precum si alte costuri suportate pentru a aduce stocurile in forma si in locul in care se gasesc in prezent.

Costurile de prelucrare a stocurilor includ costurile direct aferente unitatilor produse, cum ar fi costurile cu manopera directa. De asemenea se includ si alocarea sistematica a regiei de productie, fixa si variabila, generata de transformarea materialelor in produse finite. Regia fixa de productie consta in acele costuri indirecte de productie, care raman relativ constante, indiferent de volumul productiei, cum sunt: amortizarea, intretinerea sectiilor si utilajelor, precum si costurile cu conducerea si administrarea sectiilor. Regia variabila de productie consta in acele costuri indirecte de productie care variaza direct proportional sau aproape direct proportional cu volumul productiei, cum sunt costurile indirecte cu materiile prime si materialele si cu forta de munca.

Alocarea regiei fixe de productie asupra costurilor de prelucrare se face pe baza capacitatii normale de productie. Capacitatea normala de productie este productia estimata a fi obtinuta, in medie, de-a lungul unui anumit numar de perioade sau sezoane, in conditii normale, avand in vedere si pierderea de capacitate rezultata din intretinerea planificata a echipamentului. Nivelul actual de productie poate fi folosit daca se considera ca acesta aproximeaza capacitatea normala.

Valoarea regiei fixe alocate fiecarei unitati produse nu se majoreaza ca urmare a obtinerii unei productii scazute sau a neutilizarii unor active. Regia nealocata este recunoscuta drept cheltuiala in perioada in care a aparut. In exercitiile in care se inregistreaza o productie neobisnuit (anormal) de mare, valoarea regiei fixe alocate fiecarei unitati produse este diminuata, astfel incat stocurile sa nu fie evaluate la o valoare mai mare decat costul lor. Regia variabila este alocata fiecarei unitati produse pe baza folosirii reale a facilitatilor productive.

Un proces de productie poate duce la obtinerea simultana a mai multor produse. Este cazul, de exemplu, al produselor cuplate sau cazul in care un produs este principal si altul secundar. Atunci cand costurile de prelucrare nu se pot identifica distinct, pentru fiecare produs in parte, acestea se aloca pe baza unei metode rationale, aplicate cu consecventa. Alocarea se poate baza, de exemplu, pe valoarea de vanzare relativa pe fiecare produs, fie in stadiul de productie in care produsele devin identificabile, fie in momentul finalizarii procesului de productie. Prin natura lor, majoritatea produselor secundare au o valoare nesemnificativa. In aceste cazuri, ele sunt adesea evaluate la valoarea realizabila neta si aceasta valoare se deduce din costul produsului principal. Ca urmare, valoarea contabila a produsului principal nu difera in mod semnificativ fata de costul sau in costul de productie pot fi incluse si alte costuri: de exemplu, includerea regiilor generale sau costul proiectarii produselor destinate anumitor clienti.

Nu trebuie incluse in costurile de prelucrare, ci trebuie recunoscute drept cheltuieli ale perioadei in care au survenit, urmatoarele:

pierderile de materiale, manopera sau alte costuri de productie inregistrate peste limitele normal admise;

cheltuielile de depozitare, cu exceptia cazurilor in care astfel de costuri sunt necesare in procesul de productie, anterior trecerii intr-o noua faza de fabricatie;

regii generale de administratie care nu participa la aducerea stocurilor in forma si in locul in care se gasesc in prezent;

costuri de desfacere.

Tehnici de masurare a costului:

metoda costului standard este folosita pentru simplificare, daca se considera ca rezultatele acestei metode aproximeaza costul. Costul standard ia in considerare nivelurile normale ale materialelor si consumabilelor, manoperei, eficientei si capacitatii de productie. Aceste niveluri trebuie revizuite periodic si ajustate, daca este necesar, in functie de conditiile actuale;

identificarea specifica a costului presupune atribuirea costurilor specifice elementelor identificabile ale costurilor. Acest tratament contabil este adecvat pentru acele elemente care fac obiectul unei comenzi distincte. Identificarea specifica nu poate fi folosita in cazurile in care stocurile cuprind un numar mare de elemente care sunt, de regula, fungibile. In aceste cazuri, metoda care permite selectarea acelor elemente ce raman in stoc ar putea fi folosita pentru obtinerea unor efecte dorite asupra rezultatului net al perioadei;

formula FIFO, "primul -intrat, primul- iesit" presupune ca primele elemente produse sunt cele care se vand primele si, prin urmare, elementele care raman in stoc la sfarsitul perioadei sunt cele care au fost produse cel mai recent.

Formula costului mediu ponderat -CMP- calculeaza costul fiecarui element pe baza mediei ponderate a costurilor elementelor similare aflate in stoc la inceputul perioadei si a costului elementelor similare produse in timpul perioadei. Media poate fi calculata periodic sau dupa receptia fiecarui transport, in functie de circumstantele in care se gaseste intreprinderea.

Formula LIFO "ultimul-intrat, primul- iesit" presupune ca ultimele elemente produse se vor vinde primele, si prin urmare, elementele ramase in stoc la sfarsitul perioadei sunt cele produse sau cumparate primele.

Evaluarea cu ajutorul metodei LIFO reprezinta un tratament contabil alternativ, de baza fiind metodele FIFO si CMP.

Costul productiei

Costul productiei este acea parte a pretului de vanzare a unui bun economic care compenseaza cheltuielile suportate de unitatile economice pentru producerea si vanzarea acelui bun. Determinarea costului de productie presupune studierea a doua aspecte:

continutul si modul de formare a cheltuielilor de productie si de desfacere;

caracterizarea cheltuielilor si a costurilor in raport de anumite criterii care stau la baza si care conduc in mod implicit la o tipologie a acestora.

Continutul si modul de formare a cheltuielilor de productie

Costul productiei este un indicator sintetic, atat teoretic, cat si practic, de aceea este suplinit de notiunea de cheltuiala de productie si de desfacere. Definirea conceptului de cheltuiala de productie si de desfacere se afla in deplina dependenta cu desfasurarea concreta a procesului de productie care se bazeaza pe folosirea productiva a celor trei factori de productie, si anume:

resursele naturale;

capitalul;

munca.

Folosirea productiva a acestor trei factori determina intr-un anumit fel consumarea lor si acest aspect constituie baza cheltuielilor de productie.

Resursele naturale, ca factor de productie primar, originar, presupun utilizarea lor la producerea de bunuri sau prestarea de servicii.

Consumul factorului capital se diferentiaza potrivit rolului si insusirilor pe care le are. Astfel, capitalul fix reprezentat prin masini si utilaje, agregate, constructii etc., in forma naturala, participa integral la obtinerea produselor, lucrarilor sau serviciilor. Pastrandu-si forma initiala si fiind utilizat in aceeasi calitate, in decursul mai multor procese de productie, da nastere la o cheltuiala denumita amortizare si care, delimitata la nivelul unei perioade de gestiune, reprezinta numai o parte din valoarea cu care a intrat in procesul de productie, si anume acea parte pe care a pierdut-o prin uzare, ca expresie a consumului acestuia. In schimb, capitalul circulant, fie ca se

transforma, intrand in mod material in componenta noului produs (materii prime si materiale consumabile) fie ca se consuma in procesul de productie (combustibili, energie etc.) devine cheltuiala pentru intreaga valoare, deoarece valoarea de utilitate dispare dupa un singur ciclu de productie.

Consumul factorului munca presupune utilizarea potentialului de munca fizic si intelectual al personalului angajat pentru a pune in miscare uneltele, masinile si instalatiile, creand pe baza lor noi valori de uilitate. Acest factor se regaseste in noul produs doar in expresie valorica, sub forma salariilor. Expresia valorica, a tuturor factorilor de productie consumati pentru producerea si desfacerea bunurilor materiale, executarea de lucrari si prestarea de servicii reprezinta costul productiei.

In practica unitatilor economice, notiunea de cost are o sfera de cuprindere mult mai larga decat aceea de consumuri de valori, in sensul ca sunt cuprinse aici si unele cheltuieli aditionale - cheltuieli care apar in virtutea actelor normative- cum ar fi: contributia intreprinderii la formarea fondurilor asigurarilor sociale si a fondului ajutorului de somaj, dobanzile bancare, primele de asigurare, impozitul pe cladiri etc.

Costurile trebuie sa cuprinda toate consumurile care au fost efectuate intr-o perioada de gestiune data. Costul de productie fiind instrument de masurare a efortului depus pentru obtinerea unui bun la un moment dat, poate avea expresia unei functii de productie si, in consecinta, se poate optimiza, prin mnimizare. Cunoasterea costurilor permite producatorului analizarea modului de combinare a factorilor de productie in conditiile unui buget dat, descoperirea si mobilizarea rezervelor interne, urmarirea incadrarii consumurilor la nivelul normelor stabilite si, prin aceasta, determinarea abaterilor pe cauze si responsabilitati, in scopul asigurarii echilibrului economic.

Dependenta costurilor fata de volumul productiei

Variatia unui cost fata de volumul productiei are caracter diferit, dupa cum aceasta variatie este privita la nivelul intregului volum de productie sau pe unitatea de produs. Astfel, costurile se impart in:

A)    Costuri fixe, respectiv acele costuri care sunt independente de volumul productiei, suportate de intreprindere, oricare ar fi nivelul sau de activitate (de ex. chirii, taxe de asigurare, intretinere curenta, telefon, fax etc). Nivelul costurilor depinde nu numai de volumul fizic al productiei dar si de timp, fapt pentru care costurile fixe sunt:

relativ fixe sau conventional constante (furnituri de birou, salariile personalului administrativ si de conducere);

propriu-zise, cheltuieli care raman nemodificate in timp sau se modifica la intervale mari de timp sub actiunea altor factori.

B)    Costuri variabile, respectiv acele costuri al caror volum depinde de nivelul productiei. Costurile variabile sunt proportionate sau cvasiproportionate cu un anumit nivel de activitate sau de productie.

In functie de momentul calcularii se diferentiaza doua tipuri de costuri:

constante (costuri istorice sau costuri reale), adica acele costuri care sunt determinate posterior faptelor care le-au angajat. Privite prin prisma contabilitatii, acestea sunt costurile de productie aferente produselor obtinute, lucrarilor executate sau serviciilor prestate;

prestabilite, adica acele costuri care sunt stabilite anterior faptelor care le angajeaza. In acest context se poate vorbi de norme, costuri standard sau de simple previziuni.

Un cost aproximativ dar obtinut la cel mai bun moment va fi intotdeauna preferabil unui cost exact si tardiv.

In organizarea unei evidente cat mai exacte a operatiilor ce au loc in cadrul unitatilor economice, o importanta deosebita o prezinta documentele folosite si circulatia rationala a acestora intre diferitele compartimente ale unitatii economice.

Documentele privind cheltuielile de productie si productia fabricata se pot grupa pe urmatoarele etape: pregatirea tehnologiei de productie, lansarea productiei, executarea si urmarirea fabricatiei.

Pregatirea tehnologiei productiei, ca prima etapa a procesului de productie are drept scop sa creeze conditiile necesare pentru desfasurarea ritmica a procesului de productie si executarea fabricatiei in cadrul normelor tehnologice si a timpilor de lucru stabiliti. In aceasta faza, serviciul tehnic intocmeste desene de executie pentru fiecare piesa careia i se da un numar de reper. In cazul produselor asamblate se intocmesc desene de detaliu pentru fiecare piesa componenta si desene de asamblu pentru produsul finit. La productia de masa (chimie, industrie alimentara) se folosesc, de regula, retete de fabricatie.

Piesele constitutive ale unui produs, identificate prin denumirea si reperul lor, precum si materia prima necesara fabricarii fiecarui reper, se inscriu in documentul denumit nomenclator de piese. Pe baza acestuia serviciul tehnic intocmeste pe fiecare produs sau sortiment de produse, precum si pe feluri de materiale lista de consumuri specifice in care se arata cantitatea de material

necesara pentru fiecare reper si pentru tot ansamblul. Acest document serveste la urmarirea consumurilor specifice si la intocmirea bonurilor de consum de materiale. Deosebit, pe baza desenelor de executie, se intocmeste planul de operatii pentru fiecare reper in parte, in care se indica regimul de lucru, fazele succesive de lucru si utilajul necesar fabricarii reperelor.

Informatiile din documentele prezentate se inscriu pentru fiecare reper in parte, in fisa tehnologica. In acest document se prevede utilajul necesar, regimul de lucru, timpul normat, materialele necesare. Pentru fiecare fel de masina sau grup de muncitori se intocmeste documentul extras de manopera, in care se indica consumul specific de manopera in om/ore sau masina/ore pentru fiecare produs. Datele din extrasele de manopera se centralizeaza in documentul numit fisa demanopera specifica. Intocmirea documentelor mentionate, de regula, intra in atributiile compartimentului tehnic al unitatii economice si servesc in general pentru stabilirea partilor componente ale produselor, itinerarul de parcurs in procesul de fabricatie, consumul de materiale si de timp, precum si utilajul necesar.

Lansarea productiei este o etapa care urmeaza dupa pregatirea procesului de productie. In aceasta etapa, compartimentul planificarii intocmeste comanda interna de fabricatie sau planul intern de productie, care prevad productia prevazuta a se executa intr-o perioada data (trimestrial si

lunar). In cazul productiei individuale si de serie se emite comanda de fabricatie. Comanda de fabricatie se deschide pentru fiecare produs sau lucrare in parte. Postcalculul deschide fisele de cont analitice, pe baza comenzilor de fabricatie.

In cazul productiei de masa, comanda de fabricatie este inlocuita prin programul de productie care cuprinde productia prevazuta a se obtine in sectiile de productie, in luna respectiva.

Pe baza comenzilor interne de fabricatie, compartimentul de lansare intocmeste documentul de eliberare a materialelor: bonul de consum, fisa limita de consum, precum si documentele privind cheltuielilor cu manopera: bonuri de lucru sau rapoarte de control si retributie.

Executarea si urmarirea fabricatiei - in aceasta faza, dispecerii si maistrii din sectiile de productie preiau de la lansare bonurile de consum, bonurile de lucru si repartizeaza sarcinile pe locurile de munca, intocmind graficele de productie, prin care se stabileste momentul inceperii si terminarii lucrului. Pe masura terminarii unei operatii, CTC-ul verifica piesele inscrise in bonurile de lucru, stabilind piesele bune rezultate, piesele rebutate si cauzele rebutarii lor.

Urmarirea fabricatiei consta din doua feluri de lucrari si anume: pontajul muncii prestate si urmarirea rezultatelor fabricatiei (se realizeaza de maistrii si dispecerii de atelier). Fiecare sectie intocmeste pentru produsele si semifabricatele mai importante raportul de productie, in care se inscriu rezultatele productiei. Dupa ultima operatie executata la un produs dintr-o sectie si efectuarea CTC se intocmesc documentele: bonul de predare, nota de rebut sau nota de remaniere, dupa caz.

Bonul de predare este documentul pe baza caruia se face receptionarea, predarea si inregistrarea in contabilitate a produselor si semifabricatelor rezultate din procesul de productie. Pe baza lui se inchid comenzile de fabricatie si fisele de postcalcul.

Nota de rebut cuprinde produsele, semifabricatele sau piesele rebutate definitiv, cauzele care au determinat rebuturile, precum si operatiile pe care le-a suportat pana in momentul rebutarii.

Nota de remaniere se intocmeste pentru produsele, semifabricatele sau piesele care pot fi remaniate in urma unei prelucrari suplimentare si serveste la stabilirea cheltuielilor necesare in acest scop, la lansarea bonurilor de consum de materiale si de manopera pentru operatiile suplimentare.

Procedeele de calculatie a costurilor pe produs

a)      Procedeul diviziunii simple.

Acest procedeu este folosit pentru determinarea costului unitar in cazul fabricarii unei cantitati date de produse perfect omogene; el are la baza urmatoarea relatie matematica:

Aplicat riguros, procedeul diviziunii este rar intalnit, deoarece presupune, in cazul bazei de raportare a cheltuielilor, o productie perfect omogena, fapt rar intalnit in productia industriala moderna. El insoteste insa in cadrul diferitelor metode de calculatie celelalte procedee folosite de acestea.

b)     Procedeul coeficientilor de suplimentare

Acest procedeu se foloseste in acele intreprinderi sau sectii in cadrul carora se fabrica mai multe produse pentru care se calculeaza costul de productie distinct. Folosirea acestui procedeu presupune folosirea urmatoarelor calcule:

determinarea unui singur sau a mai multor coeficienti de repartizare care se obtin prin raportarea sumei totale a cheltuielilor indirecte de repartizat la o anumita baza conventionala (criteriu), care pot fi cheltuielile cu materii prime, cheltuielile cu manopera directa, total cheltuieli directe, numar de ore de functionare a masinilor, greutatea pieselor etc.;

stabilirea cotelor de cheltuieli indirecte pentru fiecare produs: in acest scop se inmultesc coeficientii de repartizare stabiliti, cu valoarea elementului luat ca baza de repartizare delimitat la nivelul fiecarui produs.

O mare importanta pentru repartizarea cat mai judicioasa a cheltuielilor pe produse o are alegerea bazei de repartizare care trebuie sa tina seama de raportul dintre volumul cheltuielilor indirecte si obiectele de calculatie care le-au ocazionat. Intre acestea trebuie sa existe un raport de cauzalitate.

Procedeul coeficientilor de suplimentare se poate aplica in doua variante:

A)        Varianta coeficientului unic, cand se foloseste o singura baza si un singur coeficient pentru repartizarea tuturor structurilor de cheltuieli indirecte. Utilizand un coeficient unic nu se tine seama de gradul de participare a diferitelor categorii de cheltuieli la fabricarea produselor. Unele cheltuieli comune, cum ar fi cheltuielile generale ale sectiei, sunt relativ constante fata de cheltuielile generale ale intreprinderii care au un caracter variabil in raport cu volumul productiei.

B)        Varianta coeficientilor multipli consta in utilizarea mai multor baze de repartizare, diferentiate pe locuri si categorii de cheltuieli. In acest caz se calculeaza mai multi coeficienti de repartizare. De exemplu, pentru repartizarea cheltuielilor cu intretinerea si functionarea utilajelor se folosesc ca baza de repartizare orele-masina de functionare, iar pentru cheltuielile generale ale sectiei, remuneratiile directe etc.

c)      Procedeul coeficientilor de echivalenta

Acest procedeu se utilizeaza in cadrul sectiilor de fabricatie sau intreprinderilor unde, din aceeasi materie prima prelucrata cu aceleasi utilaje si in conditiile aceluiasi procedeu tehnologic, se obtin mai multe produse (sortimente) cu caracteristici diferentiate privind dimensiuni, insusiri si calitati. Este cazul industriei de prelucrare a titeiului, industriei de prelucrare a maselor plastice, a cauciucului, moraritului etc. Acest tip de productie este cunoscut sub denumirea de productie simultana. In cazul acestui procedeu toate cheltuielile de productie sunt colectate pe locuri de productie si pe articole de calculatie, iar repartizarea cheltuielilor pe fiecare produs sau sortiment se face prin intermediul unor coeficienti de echivalenta. In acest scop intreag[ productie fabricata in sectia de productie sau intreprindere, indiferent de produs sau sortiment, este transformata in mod conventional cu ajutorul unor coeficienti de echivalenta in productie omogena. La stabilirea

coeficientilor de echivalenta sa se tina seama ca acestia sa aiba o legatura directa cat mai apropiata de volumul cheltuielilor ocazionate de fiecare produs sau sortiment. Coeficientii de echivalenta pot fi stabiliti in functie de cantitatea de energie utilizata, cantitatea de materie prima utilizata, valoarea manoperei necesare, costul prestabilit al produselor, pretul de vanzare etc.

d)     Procedeul deducerii (excluderii) valorii productiei secundare

Acest procedeu, cunoscut sub denumirea de "procedeul restului" sau al "valorii ramase", se aplica in cazul cand dintr-un proces de fabricatie unitar rezulta concomitent un produs principal si unul sau mai multe produse secundare si nu exista alta posibilitate de separare a cheltuielilor pe fiecare produs in parte. Metoda imbina de fapt deducerea valorii produselor secundare cu diviziunea simpla pentru restul cheltuielilor care privesc produsul principal. O mentiune deosebita se impune pentru stabilirea valorii produselor secundare. La evaluarea produselor secundare se foloseste, de regula, pretul posibil de valorificare din care se scade: profitul intreprinderii producatoare si cheltuielile de desfacere, de ambalare, de finisare, daca respectivul produs comporta asemenea cheltuieli.

Repartizarea cheltuielilor indirecte cuprinde doua etape: colectarea cheltuielilor si repartizarea acestora la sfarsitul perioadei, pe fiecare produs sau lucrare executata pentru care se calculeaza costul distinct.

Cheltuielile indirecte care trebuie repartizate cu ocazia calcularii costului de productie constau, dupa caz, in cheltuielile indirecte de productie, cheltuielile generale de administratie, cheltuielile de desfacere si alte cheltuieli indirecte incluse in costul produsului.

In functie de particularitatile organizarii si tehnologiei productiei, precum si de cerintele asigurarii unei calculatii cat mai exacte si rezonabile a costurilor, in practica intreprinderilor se cunosc mai multe procedee de repartizare a cheltuielilor indirecte:

procedeul diviziunii simple;

procedeul coeficientilor de echivalenta;

procedeul coeficientilor de suplimentare.

Toate aceste procedee reprezinta simultan si procedee de calculatie a costurilor pe purtatori de costuri.

a)      Procedeul diviziuni simple

Acest procedeu isi gaseste aplicatia in conditiile intreprinderilor cu productie omogena, de regula, fara productie neterminata (ex. energie electrica, apa, abur, industrie extractiva etc). In aceasta situatie, totalul cheltuielilor indirecte se raporteaza la cantitatea de produse fabricate in sectie sau in intreprinderea respectiva si se obtine cota de cheltuiala indirecta pe unitatea de produs.

b)     Procedee de separare a costurilor in fixe si variabile

In activitatea practica, de analiza si previzionare, este necesara exprimarea in valoare absoluta a costurilor fixe si variabile, motiv pentru care apare necesara separarea acestora din costul total. Separarea partii variabile de partea fixa se poate face pentru un cost de productie, pentru un centru de analiza (loc de cheltuieli) operational, sau pentru ansamblul cheltuielilor intreprinderii, in functie de scopul urmarit.

Pentru separarea cheltuielilor variabile si fixe pot fi utilizate mai multe metode, si anume:

Separarea costurilor variabile si fixe in raport de comportamentul cheltuielilor, aprioric cunoscut.

Aceasta metoda este aplicabila anumitor genuri de cheltuieli care isi pastreaza comportamentul in timp, cum ar fi: amortizarea cladirilor si echipamentelor, salariile personalului TESA si cheltuielile sociale aferente (in conditii de stabilitate), primele de asigurare, impozitele si taxele, cunoscute in calitate de cheltuieli fixe; consumurile de materii prime si materiale auxiliare directe, manopera directa, consumurile de energie si combustibil tehnologic, cunoscute in calitate de cheltuieli variabile.

Separarea cheltuielilor variabile si fixe prin analize pe baza de studiu tehnic

De regula, aceasta metoda este aplicabila cheltuielilor cu intretinerea si functionarea laboratoarelor, atelierelor de proiectare sau costurilor antrenate de existenta si functionarea utilajelor productive in mod individual.

Separarea costurilor variabile si fixe pe baza de studii statistice a datelor contabile.

Aceasta metoda este utilizata pentru determinarea relatiei care exista intre cheltuielile inregistrate in timpul unei anumite perioade si nivelul activitatii corespunzatoare.

Determinarea costurilor privind productia in curs de executie.

Productia in curs de executie se determina prin inventarierea productiei neterminate la sfarsitul perioadei, prin metode tehnice de constatare a stadiului sau gradului de efectuare a operatiilor tehnologice si prin metode contabile directe.

Productia neterminata cuprinde acea parte a productiei al carei proces de fabricatie nu a fost terminat, prezentandu-se sub forma unor obiecte ale muncii aflate in curs de prelucrare, in sectiile de productie si care ocupa o situatie intermediara intre materia prima si semifabricat sau intre semifabricat si produsul finit. Productia neterminata include si acele produse finite nereceptionate si pentru care nu s-au intocmit formele de predare la magazie. In expresie baneasca, productia neterminata este formata din valoarea materialelor, semifabricatelor si pieselor in curs de prelucrare, precum si din cheltuielile de manopera aferente. In unele cazuri, cheltuielile aferente productiei neterminate cuprind si o cota de cheltuieli indirecte de productie.

Metoda directa sau a inventarierii consta in inventarierea stocurilor de productie neterminata la sfarsitul perioadei si evaluarea acestora. Inventarierea stocurilor de productie neterminata este precedata de restituirea, predarea la magazie a materialelor care nu au suferit nici o prelucrare, a pieselor complet finisate, a rebuturilor definitive si a deseurilor care nu pot fi asimilate cu productia neterminata. In listele de inventariere, intocmite pe fiecare sectie, se inscriu stocurile de productie neterminata constatate pe fiecare produs, comanda sau piesa, cu indicarea gradului de finisare.

Evaluarea stocurilor de productie neterminata stabilite prin inventariere se efectueaza la costul efectiv din perioada curenta stabilit, de regula, pe aceleasi articole de calculatie utilizate in determinarea costului efectiv al productiei finite.

In ramurile cu ciclu scurt de fabricatie, in care volumul productiei neterminate este neinsemnat sau in cazul productiei de masa, la care volumul productiei neterminate se includ numai cheltuielile directe. Cu ocazia evaluarii productiei neterminate, nivelul cheltuielilor cu materiile prime si materialele directe se determina pe baza cantitatilor de materiale consumate pana in faza de prelucrare in care se afla productia neterminata (stabilite in functie de normele de consum specific), ponderate cu preturile unitare ale materialelor.

Marimea cheltuielilor cu manopera rezulta din insumarea remuneratiilor directe prevazute pentru fazele de prelucrare pe care le-a parcurs productia netrminata, contributia la asigurari sociale si contributia la fondul de somaj si se calculeaza prin aplicarea procentelor legale la baza de calcul stabilita.

Cheltuielile indirecte de productie se stabilesc potrivit procedeelor folosite la repartizarea lor. In acest scop, se aplica coeficientii de repartizare la baza de referinta, de regula, remuneratiile directe corespunzatoare productiei neterminate. Pentru evaluarea productiei neterminate se pot utiliza, in afara costului efectiv al perioadei, si alte categorii de costuri cum sunt: costul efectiv din perioada precedenta si costul prestabilit. Utilizarea acestora permite calcularea costului productiei finite cu rapiditate, dar implica anumite abateri fata de cheltuielile efective incorporate in productia neterminata care influenteaza exactitatea costului efectiv calculat pentru productia finita.

Metoda gradului de finisare tehnica consta in determinarea si evaluarea productiei neterminate pornind de la gradul de finisare sau gradul de efectuare a operatiilor tehnologice, stabilit procentual de catre comisia tehnica de inventariere. Productia finita are gradul de finisare 100%. Un asemenea grad poate capata caracter de permanenta, fiind stabilit ca o norma tehnica privind productia neterminata.

Relatiile de calcul ale productiei neterminate, in cazul acestei metode, sunt:

a)          exprimarea productiei fabricate (finita si neterminata) in "unitati conventionale grad de finisare" (Q_conv):

b)          determinarea costului de productie pe "unitate productie conventionala grad de finisare" (C _conv):

c)          evaluarea productiei neterminate,

Productia neterminata Cantitatea de productie neterminata exprimata

La sfarsitul perioadei = C _conv * in raport cu gradul de finisare (intre 0- 100%).

Metoda contabila consta in stabilirea cheltuielilor aferente productiei neterminate pe baza datelor contabilitatii si ale evidentei operative, fara a se proceda la inventarierea ei si din aceasta cauza are un caracter conventional.

3. Documentele justificative privind obtinerea productiei in curs de executie, precum si centralizarea acestora.

Datele si informatiile proprii circuitului economic sunt consemnate in cadrul documentelor contabile. Prin si pe baza acestor documente se formalizeaza in scris si se organizeaza material procesele de culegere, prelucrare, stocare si transmitere a datelor.

Formularele folosite ca documente contabile pot fi tipizate si netipizate.

Documentele justificative asigura datele de intrare in sistemul informational contabil. Operatiile economice si financiare se consemneaza in momentul efectuarii lor in documente justificative. Asa cum prevede art. 6, alin. 2 din Legea contabilitatii " orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr- un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ". Pe aceasta cale, se asigura datele de intrare in sistemul informational contabil si se fundamenteaza inregistrarea proprii contului .

Documentele justificative sunt intocmite la locul de munca unde se produce operatia sau participa la infaptuirea ei. Intocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate, dupa caz, iar completarea se face manual sau cu tehnica de calcul. Dupa completare, documentele justificative sunt supuse operatiei de prelucrare. Aceasta consta in sortarea documentelor justificative pe operatii, exprimarea in elalon monetar a marimii operatiilor economice si financiare, daca este

cazul, cumularea sau precontabilizarea mai multor documente si obtinerea pe aceasta cale a documentelor centralizatoare, verificarea de forma, aritmetica si de fond (legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea si economicitatea) a operatiilor consemnate in documente iar in final, inregistrarea in contabilitate.

In vederea inregistrarii in contabilitatea sintetica si analitica se face analiza si corectarea documentelor justificative, indicandu- se simbolurile conturilor sintetice si analitice debitoare si creditoare. Inregistrarile se fac fie document cu document, fie din documentele centralizatoare in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatii de aceeasi natura si din aceeasi perioada.

Metodologic, inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de inscriere sau de intrare in unitate si sistematic, in registrele deschise pentru conturile sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de contabilitate in parte. Inregistrarea se poate efectua manual sau cu ajutorul mijloacelor de prelucrare automata a datelor.

Dupa ce documentele justificative au fost inregistrate in registrele de contabilitate, acestea sunt supuse operatiei de clasare, iar in final, celei de arhivare .

Erorile constatate cu ocazia intocmirii, verificarii si inregistrarii documentelor justificative se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau cifrei gresite, in toate exemplarele, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta. Corectarea se confirma prin semnatura persoanei sau a persoanelor care au intocmit documentul, mentionandu - se si data efectuarii operatiei. Nu sunt admise corecturi in documentele justificative privind mijloacele banesti si alte operatii prevazute prin dispozitii legale. In acest caz, documentul gresit se anuleaza fara a se detasa din carnetul respectiv. Pentru documentele care consemneaza operatii de predare - primire a valorilor materiale, corectura trebuie confirmata prin semnatura atat a predatorului, cat si a primitorului.

In cazul completarii documentelor in sistem informatic, corecturile sunt admise inainte de prelucrarea acestora, mentionandu - se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea. Documentele inscrise in listele de erori, anulari sau corecturi, pe baza carora se fac modificaarile in bazele de date, trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de unitatea beneficiara.

Subsistemul documentelor primare, cuprinde documentele specifice pe genuri de operatii economice si financiare care se intocmesc la locul si in momentul efectuarii acestora. Ele se constituie in sistemul documentelor justificative care fac dovada infaptuirii operatiilor economice.

Subsistemul evidentei tehnic - operative poate cuprinde o serie de documente centralizatoare, situatii, registre, jurnale, care se intocmesc prin prelucrarea datelor din documentele primare si din care rezulta indicatori ce folosesc la conducerea operativa.

Subsistemul documentar al stocurilor, cuprinde, in cazul intrarilor:

Bonul de predare - transfer restituire, cu ocazia intrarii stocurilor de produse de la alte subunitati ale intreprinderii sau de la gestiunea centrala la sectiile si sectoarele unitatii;

Cu ocazia iesirilor de stocuri se intocmesc urmatoarele documente:

Factura, Dispozitia de livrare, Avizul de insotire a marfii.

In cadrul subsistemului evidentei tehnic operative se cuprind o serie de fise, situatii, registre, care se intocmesc la nivelul subunitatilor, locurilor de gestionare, etc., periodic, in care se prelucreaza datele din documentele primare si in care se determina o serie de indicatori specific; necesari conducerii operative a subunitatilor respective. Subsistemul cuprinde:

Registrul stocurilor;

Fisa de stoc;

Listele de inventariere.

Bonul de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A)

Format ½ A4, tiparit pe ambele fete, in blocuri a 100 de file.

Se utililizeaza ca:

Bon de predare a produselor finite la depozit;

Bon de predare a semifabricatelor la magazie.

Serveste ca:

document de predare la magazie sau intre sectii a produselor finite si semifabricatelor;

document justificativ pentru incarcarea in gestiune;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate;

sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei;

sursa de date pentru calculul si plata salariilor.

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a produselor, de catre sectie, atelier etc.

Daca operatiile de predare - primire a produselor nu pot fi suspendate in timpul inventarierii magaziei de produse finite, comisia de inventariere trebuie sa inscrie pe documentul respectiv mentiunea "primit in timpul inventarierii".

Circula:

la inginerul-sef, directorul tehnic sau administratorul firmei, pentru certificarea executarii efective a produselor de natura masinilor, utilajelor, instalatiilor sau altor mijloace fixe de aceeasi natura, semnandu-se pentru realitate in caseta "Vizat CTC";

la magazia de produse finite, semnandu-se de predare de catre sectie (atelier) si de primire in gestiune de catre gestionar (ambele exemplare);

la compartimentul CTC pentru efectuarea controlului tehnic de calitate;

la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1);

la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2).

Se arhiveaza:

La compartimentul financiar- contabil sau persoana care conduce evidenta (exemplarul1);

La compartimentul care urmareste realizrea productiei (exemplarul 2).

Dispozitia de livrare (cod 14-3-5A)

Format A5, tiparit pe ambele fete, in blocuri a 100 de file.

Serveste ca:

document pentru eliberarea din magazie a produselor destinate vanzarii;

document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare;

document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii, dupa caz.

Se intocmeste in doua exemplare de catre serviciul desfacere.

Circua:

la magazie, pentru eliberarea produselor si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitatile livrate (ambele exemplare);

la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau facturii, exemplarul

Se arhiveaza:

la magazie (ex.1);

la compartimentul desfacere (ex. 2)

Fisa de magazie (cod 14-3-8)

Format A5 si 1/12X, tiparit pe ambele fete, in foi volante, pe carton.

Serveste ca:

document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor de produse, cu una sau doua unitati de masura, dupa caz;

document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ- contabile (pe solduri);

sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.

Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de produs si se completeaza de catre:

compartimentul financiar- contabil la deschiderea fisei (datele cu antet) si la verificarea inregistrarilor (data si semnatura de control). In coloana "Data si semnatura de control" semneaza si organul de control financiar cu ocazia verificarii gestiunii;

gestionar sau persoana desemnata, care completeaza coloanele privitoare la intrari, iesiri si stoc.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a productiei, pe feluri de produse, grupe, eventual subgrupe, sau in ordine alfabetica. In scopul tinerii corecte a evidentei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar- contabil verifica inopinat, cel putin o data pe luna, modul cum se fac inregistrarile in fisele de magazie. Inregistrarile in fisa de magazie se face document cu document. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatie inregistrata si obligatoriu zilnic.

Nu circula, fiind un document de inregistrare.

Se arhiveaza la compartimentul financiar- contabil.

Lista de inventariere (cod 14-3-12)

Format A4, tiparit pe ambele fete, in blocuri a 100 file.

Serveste pentru:

inventarierea productiei in curs de executie si a produselor din magazie;

document de baza pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori materiale;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor si in contabilitate a plusurilor si a minusurilor constatate;

document pentru intocmirea Registrului -inventar;

document pentru stabilirea ajustarilor pentru deprecieri;

document centralizator al operatiilor de inventariere.

Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de catre comisia de inventariere, pe gestiuni, si se semneaza de catre membrii comisiei si de gestionar.

Productia in curs de executie sub forma materiilor prime, materialelor, prefabricatelor, pieselor de schimb, semifabricatelor aflate la locul de munca si nesupuse prelucrarii se inscriu separat in listele de inventariere.

Valoarea de inventar se stabileste de catre comisie, cu respectarea prevederilor legale.

Circula:

la gestionar, prin semnarea fila cu fila, mentionand pe ultima fila ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa, ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa;

la comisia de inventariere pentru stabilirea minusurilor, plusurilor si a deprecierilor constatate la inventar, precum si pentru consemnarea in procesul- verbal a rezultatelor inventarierii;

la compartimentul financiar- contabil, pentru calcularea diferentelor valorice si semnarea listei privind exactitatea soldului scriptic precum si pentru verificarea calculelor efectuate

Se arhiveaza la compartimentul financiar- contabil.

Prelucrarea electronica a datelor privind productia

Ca urmare a cresterii gradului de dotare a agentilor economici cu echipamente moderne de prelucrare a datelor (calculatoare), tot mai multi trec de la formele clasice la cele moderne. Acestea au in vedere, in general, aceleasi formulare de lucru specifice contabilitatii clasice, pe care le adapteaza la posibilitatile de lucru ale calculatoarelor.

Prin Regulamentul de aplicare al Legii contabilitatii, persoanele fizice si juridice care utilizeaza sisteme de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure efectuarea controlului legal intern si extern, respectarea normelor contabile, pastrarea si stocarea sub forma suportilor tehnici (documente). Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor, clauze privind intretinerea si adaptarea acestora si eliminarea posibilitatilor de modificare a procedurilor de prelucrare de catre utilizatori.

Organizarea fluxului informational in vederea prelucrarii datelor pe calculator In vederea prelucrarii datelor pe calculator trebuie parcurse o serie de operatiuni asupra datelor care sa ofere informatii semnificative si relevante pentru contabili si pentru conducerea unitatii. Organizarea fluxului informational in vederea prelucrarii a datelor cuprind urmatoarele faze:

culegerea datelor;

pregatirea datelor;

prelucrarea datelor;

intretinerea fisierelor;

obtinerea informatiilor de iesire.

Culegerea datelor reprezinta observarea mediului care genereaza datele si inregistrarea prin inscrierea lor in documentele primare manual sau prin intermediul calculatorului.

Pregatirea datelor consta intr-un numar de operatii executate asupra datelor pentru a facilita prelucrarea ulterioara. Ele sunt:

clasificarea datelor, care implica atribuirea de coduri de identificare(simbol cont, simbol sectie) pentru ca datele sa fie incluse in submultimile corespunzatoare;

gruparea datelor,adica acumularea intrarilor similare pentru a fi prelucrate in grup;

verificarea datelor, cuprinde o mare varietate de proceduri pentru controlul corectitudinii datelor inainte ca ele sa fie prelucrate;

sortarea datelor prin care grupurile de date sunt aranjate in loturi de inregistrari ordonate dupa criterii de odonare numerice, alfabetice;

cuplarea a doua sau mai multe loturi de inregistrari intr-unul singur;

transmiterea datelor de la un punct la altul;

trascrierea datelor dintr-o forma in alta, astfel incat sa se efectueze trecerea de la scrierea de mana la cea tipizata.