Automobile Bavaria - organizarea si desfasurarea participarii firmei Automobile Bavaria la S.I.A.B.

,,Automobile Bavaria''

,,Automobile Bavaria''

Definirea proiectului

Proiectul ,,Automobile Bavaria'' se ocupa de planificarea, organizarea si desfasurarea participarii firmei ,,Automobile Bavaria'' la S.I.A.B. Aceasta firma este importatorul exclusiv al automobilelor marca BMW si al produselor acestei marci si doreste ca prin participarea la acest salon expozitional sa atraga cat mai multi clienti pentru produsele sale si serviciile prestate.

Datorita experientei acumulate de-a lungul mai multor participari la editiile anterioare ale acestui salon si a succesului pe care l-a avut firma in cadrul participarii la acestea, conducerea firmei este increzatoare ca si la editia de anul acesta a salonului vor obtine rezultate foarte bune daca membrii echipei care se vor ocupa de proiect vor lucra cu profesionalism si seriozitate.

Planul proiectului este intocmit de catre managerul firmei, pe care il va da spre consultare sefilor departamentelor implicate in acest proiect, deoarece este datoria managerului de proiect sa se asigure ca planurile sunt agreate si intelese de catre toti cei afectati sau implicati in proiect, si in primul rand de membrii echipei proiectului.

Proiectul prevede o perioada de pregatire a participarii la salon de 14 zile(2 saptamani), timp in care se va inchiria si amenaja spatiul expozitional precum si cel pentru test-drive-uri, sa angajeze fotomodele si o personalitate reprezentativa pentru firma, se vor incheia contracte de publicitate cu mass-media pentru a mediatiza participarea firmei la salon, urmeaza apoi participarea propriu-zisa la salon timp de 9 zile, urmata de analizarea rezultatelor dupa terminarea salonului.

Pentru acest proiect care are o durata de 24 de zile, managerul are la dispozitie un buget de 100.000$ care va fi acoperit in totalitate de catre firma BMW.

Pentru a se incadra in bugetul disponibil si in termenul fixat pentru acest proiect managerul va trebui sa fie cat mai eficient in legatura cu alocarea resurselor umane, de timp si nu in ultimul rand materiale evitand orice deficit si eliminand orice surplus de resurse.

Obiectivul final al proiectului: cresterea vanzarilor de automobile marca BMW si a serviciilor prestate de catre firma ,,Automobile Bavaria'' prin participarea la S.I.A.B.

Obiectivele secundare: - promovarea imaginii firmei;

- promovarea noilor produse;

- promovarea noilor servicii prestate de firma;

2. Activitatile necesare pentru atingerea obiectivului propus sunt urmatoarele:

A.       Inchirierea unui stand si a unei suprafete destinate drive-testelor in cadrul expozitiei, amenajarea si dotarea corespunzatoare;

B.        Angajarea de fotomodele pentru prezentarea produselor si atragerea potentialilor clienti;

C.       Gasirea unei personalitati reprezentante pentru firma, pentru promovarea marcii BMW si imaginii firmei ,,Automobile Bavaria'';

D.       Promovarea participarii la expozitie si a imaginii firmei;

E.        Desfasurarea efectiva a prezentarii in cadrul S.I.A.B.;

F.        Analiza rezultatelor.

Actiunile necesare pentru atingerea obiectivului propus sunt urmatoarele

A.1. Contactarea organizatorilor salonului in vederea inchirierii spatiilor expozitionale;

A.2. Negocierea si incheierea contractului de inchiriere;

A.3. Selectionarea unei firme pentru amenajarea suprafetei expozitionale;

A.4. Incheierea contractului cu firma selctionata pentru amenajarea suprafetei expozitionale;

A.5. Amenajarea propriu-zisa a spatiului expozitional;

A.6. Aducerea masinilor si pozitionarea lor in stand;

A.7. Procurarea materialelor necesare desfasurarii activitatii in cadrul salonului;

A.8. Aducerea echipamentelor necesare pe perioada desfasurarii expozitiei si instalarea acestora;

B.1. Selectionarea fotomodelelor;

B.2. Angajarea pe perioada desfasurarii salonului a fotomodelelor selectionate;

B.3. Achizitionarea vestimentatiei pentru fotomodele;

C.1. Contactarea mai multor personalitati care ar putea fi interesate sa reprezinte marca BMW in cadrul expozitiei de la S.I.A.B.

C.2. Incheierea contractului de reprezentare cu personalitatea selectionata;

D.1. Realizarea de comunicate de presa pentru anuntarea participarii la targ;

D.2. Conceperea si tiparirea de pliante si brosuri pentru public;

D.3. Inchirierea unui contract cu o firma de afisaj exterior;

D.4. Realizarea unui spot publicitar pentru televiziune;

D.5. Inchirierea de contracte de publicitate cu mass-media;

D.6. Trimiterea de materiale publicitare pentru mass-media si ulterior promovarea de catre acestea a participarii firmei la S.I.A.B.

3. Responsabilitatile fiecarui membru de proiect

Pentru realizarea proiectului managerul constata ca are nevoie de o parte din angajatii firmei dar pe langa acestia el trebuie sa mai angajeze 8 fotomodele si o personalitate reprezentativa pentru firma pe parcursul desfasurarii salonului.

Managerul constata dupa analiza activitatilor ca are nevoie de urmatoarele compartimente si respectiv persoane din cadrul firmei pentru desfasurarea proiectului:

manager pentru a supraveghea respectarea programului de lucru stabilt;

asistent manager pentru a-l degreva de unele sarcini pe manager;

juristul firmei pentru a asista la incheierea contractelor si legalitatea acestora;

departamentul contabil pentru analiza costurilor si pentru a da detalii publicului in cadrul salonului (de ex.:cu privire la posibilitatile de cumparare a masinilor);

departamentul de vanzari pentru a da informatii publicului in cadrul salonului despre masini si serviciile oferite de firma;

departamentul de publicitate pentru a promova imaginea firmei si participarea acesteia la expozitie; tot el se va ocupa de conceperea si tiparirea de pliante, brosuri pentru public, de spoturi publicitare pentru mass-media

departamentul tehnic pentru aducerea masinilor si a echiamentelor necesare firmei pentru desfasurarea activitatii la salon, precum si pentru a fi copilotii celor care testeaza masinile;

departamentul de service pentru a da publicului informatii referitoare la serviciile oferite de firma si pentru a intervenii daca apare vreo defectiune la vreuna dintre masini.

Lista cu persoanele din firma implicate in acest proiect precum si a sarcinilor fiecaruia este urmatoarea:

Lista colaboratorilor angajati pe perioada desfasurarii salonului este urmatoarea:

• Marius Lacatus - imaginea firmei pe perioada salonului;
• Victoria Silverstedt - fotomodel ;
• Elizabetn Hurley - fotomodel;
• Salma Hayek - fotomodel;
• Angelina Jolie - fotomodel;
• Anna Kournikova - fotomodel;
• Kylie Minogue - fotomodel;
• Britney Spears - fotomodel;
• Jenifer Lopez   - fotomodel .

4. Diagrama Gantt a proiectului

Diagrama Gantt a acestui proiect este prezentata in anexa nr.1.

Folosirea Diagramei Gantt are urmatoarele dezavantaje:

nu arata interdependentele dintre activitati si actiuni (evidentiate insa de retele care furnizeaza o imagine pictoriala a intregului program al proiectului);

in cadrul diagramei Gantt trebuiesc mentionate clar datele de inceput si de sfarsit ale unei actiuni, spre deosebire de diagrama cu precedente in cadrul careia actiunile ce nu apartin drumului critic au o marja de timp in care pot fi incepute si terminate;

reprogramarea sau modificarea uneia sau mai multor actiuni in cadrul diagramei Gantt este destul de greoaie.

5. Diagrama cu precedente a proiectului

Diagrama cu precedente a proiectului este prezentata in anexa nr.2, drumul critic fiind evidentiat prin linia ingrosata.

Avantajele utilizarii diagramei cu precedente sunt urmatoarele:

diagramele logice seamana cu schemele logice ale proceselor tehnologice sau cu schemele cu blocuri, fiind de aceea mai usor de inteles pentru cei ce nu au nici o experienta in folosirea retelelor;

retelele de precedenta pot reprezenta activitati care se pot suprapune sau care, dimpotriva, trebuie sa se separe printr-un decalaj in timp;

retelele cu precedenta sunt bine acoperite de programele de calculator existente, in timp ce numai cateva pachete de programe de uz foarte specializat mai cuprind notatia cu sageti.

6. Estimarea costurilor proiectului

In tabelul de mai jos sunt estimate costurile proiectului:

Salariile angajatilor au fost calculate in functie de numarul de activitati pe care le-au desfasurat, diferentierea la plata activitatilor facandu-se pe cale ierarhica.

Contractele de publicitate cu mass-media sunt impartite dupa cum urmeaza:

1 contract cu un post de televiziune;

2 contracte cu 2 radiouri;

2 contracte cu 2 ziare.

7. Activitatea de benchmarking

Deoarece firma ,,Automobile Bavaria'' a obtinut cele mai bune rezultate(numarul de masini vadute si cantitatea serviciilor prestate a crescut mai mult decat la firmele concurente), in cadrul expozitiei anterioare, pentru participarea din acest an la S.I.A.B. se vor folosii informatiile si experientele acumulate de catre aceasta firma (deoarece mi se pare normal sa ne comparam cu cei mai buni). Deci vom folosi un benchmarking intern.

Avem mai jos un exemplu de benchmarking pentru o activitate din cadrul proiectului:

8. Criterii de calitate ale proiectului:

a) Timp si oportunitate

Persoanelor interesate de informatii suplimentare despre automobilele marca BMW sau despre serviciile oferite de firma li se vor da informatii de catre personalul calificat al firmei in timp real, fara a fi nevoie ca aceste persoane sa astepte prea mult.

b) Completitudinea

Personalul firmei va pune la dispozitia persoanelor interesate de marca BMW si serviciile oferite de firma toate informatiile necesare prin intermeiul brosurilor, pliantelor, cd-urilor de prezentare sau al drive-testelor, din care acestia din urma vor afla informatiile de care au nevoie despre masinile sau serviciile prestate de catre firma. De asemenea personalul va sta la dispozitia acestor persoane si le vor da toate detaliile cerute de acestea.

c) Amabilitatea

Firma a reusit in decursul timpului sa formeze o echipa profesionista alcatuita din oameni cu un comportament ireprosabil atat fata de colegii din firma cat si fata de clienti sau posibilii clienti. Avand o experienta indelungata in lucrul cu publicul, personalul va fi amabil cu fiecare persoana care va cere o informatie sau un serviciu care tine de atributiile lui.

d) Consistenta

Avand un personal profesionist, toate persoanle care cer informatii despre activitatea desfasurata de firma vor fi tratate in mod egal, fara discriminari, in functie de informatia solicitata, aceasta urmand sa fie preluat de persoana potrivita din cadrul peronalului.

e) Accesibilitate si confort

Pentru a obtine o informatie, sau a testa o masina, orice persoana interesata va putea cere acest lucruunui angajat din cadrul firmei care este liber in acel moment si competent sa ii rezolve cererea.

f) Precizie

Personalul isi va indeplinii sarcinile ce ii revin cu profesionalism de fiecare data pentru a nu dezamagii posibilii clienti.

g) Promptitudine

In cazul aparitiei unor activitati neprevazute, personalul este bine instruit si gata sa faca fata cu brio la acestea.

9. Programarea resurselor umane cu ajutorul diagramei Gantt

Aceasta programare este prezentata in anexa nr. 1 in cadrul diagramei Gantt.

Pentru a nu supraincarca lucratorii, managerul a avut in vedere atunci cand a planificat acest proiect o impartire cat mai eficienta a sarcinililor fiecarui membru al echipei.

Incidente neprevazute aparute in proiect

In cadrul activitatii de aducere a masinilor in cadrul expozitiei, Florin Lovin persoana insarcinata cu aducerea unui automobil BMW model nou a fost implicat intr-un accident in urma caruia automobilul care trebuia sa fie prezentat in cadrul salonului, a fost avariat (masina era asigurata).  

Interventia prompta a managerului a facut ca aceasta problema sa fie rezolvata prin imprumutarea unui automobil identic cu cel avariat de la importatorul BMW din Ungaria si aducere acestuia in timp util in cadrul expozitiei (iata de ce managerul a alocat 3 zile acestei actiuni!-pentru a preintampina astfel de neplaceri).

Evaluarea proiectului

Evaluarea rezultatelor proiectului se va efectua de catre managerul firmei, asistentul manager, seful departamentului de vanzari si cel al departamentului de contabilitate, acestia comparand actiunile preconizate cu cele derulate, eficienta actiunilor intreprinse, costurile estimate cu cele efective si analizand numarul de contracte de masini vandute precum si cel de cereri pentru masini marca BMW.

In tabelul de mai jos sunt prezentate costurile efective ale proiectului:

Dupa cum reiese din tabelul de mai sus managerul a reusit sa se incadreze in bugetul pe care l-a avut la dispozitie, acesta facand chiar si o mica economie (de 9140$).

Actiunile prevazute in planul proiectului s-au desfasurat conform planului proiectului fara modificari (cu exceptia incidentului cu masina avariata, care s-a remediat urgent si nu a dus la modificarea proiectului).

In cadrul expozitiei s-au vandut 8 automobile marca BMW in valoare de 500.000$ si au fost primite avansuri pentru alte 22 in valoare de 1.100.000$.

Date fiind aceste rezultate, conducerea firmei considera ca participarea la S.I.A.B. a fost un success, proiectul decurgand conform planului initial, echipa facand fata cu brio situatiilor neprevazute.

Informatiile obtinute la aceasta participare vor fi pastrate in arhiva firmei pentru a putea fi folosite pe viitor.

Bibliografie:

- Dennis Lock - Management de proiect , Editura Codecs, Bucuresti, 2000