Contabilitate informatizata - sistemul informational contabil al intreprinderilor moderne

CONTABILITATE INFORMATIZATA

SISTEMUL INFORMATIONAL CONTABIL AL INTREPRINDERILOR MODERNE

Intreprinderea moderna si sistemul sau informational constituie subiecte amplu dezbatute in conditiile in care se manifesta 2 directii de actiune contrare, si anume:

1.     Dorinta intreprinderilor de a se alinia curentului globalizarii informationale.

2.     cerintele restrictive impuse de stiinta si practica de a se alinia curentului contabile in domeniu.

De cele mai multe ori apare impresia eronata ca multe din sarcinile si functiile contabilitatii au fost transferate integral sistemului informatic in conditiile in care defapt acest transfer s-a realizat doar secvential obtinandu-se sistemele informationale moderne.

Se poate astfel realiza o distinctie clara intre latura de tehnica contabila si cea de stiinta a contabilitatii in special datorita interpunerii intre acestea a sistemului informational contabil (SIC). In prezent pot fi lasate in seama calculatorului” toate aspectele care fac din contabilitate o tehnica prin dezvoltarea unor programe informatice care sa cuprinda toate regulile, procedurile, metodologiile si tehnicile necesare obtinerii situatiilor financiare anuale si a informatiilor financiar – contabile de sinteza.

In aceasta situatie, unui grup restrans de persoane ii revine sarcina studierii laturiistintifice a contabilitatii.

Stadiul actual al tehnologiilor informationale

In prezent societatea pune accent pe modul in care tehnologiile informationale permit obtinerea unor avantaje durabile, in special in conditiile in care utilizarea lor deficitara poate duce la pierderi mult mai mari comparativ cu avantajele oferite.

La finele anilor `90 la 50 de ani de la aparitia primului computer au fost identificate 3 directii de baza prin intermediul carora a fost definit cadrul aferent tehnologiilor informationale:

- evolutia tehnologica pe termen lung

- consecintele tehnologice in activitatea curenta a entitatilor

- consecintele in cadrul climatul economic si de afaceri.

Previziunile specialistilor in domeniu cu privire la evolutia comportamentelor tehnologiilor informationale pot fi structurate astfel:

1.        calculatorul se va regasi in toate domeniile de activitate in conditiile in care se prefigureaza egalarea in maxim 50 de ani a performantelor factorului cognitiv uman.

2.        entitatile, se urmareste a fi complet informatizate in conditiile in care se doreste optimizarea raportului pret –performanta ( raport de inversa proportionalitate intre performantele dorite si costurile obtinerii lor ).

3.        impulsionarea dezvoltarii retelelor de calculatoare specializate si depasirea stadiului actual bazat exclusiv pe retele mici si medii de dimensiuni.

Tehnica computerelor a transformat aceste tehnologii in instrumente eficiente utilizate in toate sectoarele activitatii in special in domeniul economic.

Consecintele sociale ale unei astfel de dezvoltari probabile vizeaza in primul rand necesitatea unei specializari superioare a factorului uman, dat fiind faptul ca perspectiva necesarului uman vizeaza o descrestere continua a acestuia pe fondul preluarii majoritatii sarcinilor de catre sistemele informatiilor inteligente.

Astfel daca la baza societatii in prezent sta informarea, ulterior comunicatiile prin intermediul sistemelor inteligente vor constituii baza obtinerii informatiilor vitale pentru conducerea in conditii de eficienta a oricarei activitati.

Cele 4 stadii pe care societatea umana le-a parcurs si le parcurge si in prezent pot fi structurate in varianta urmatoare.

stadiul intreprinderii informatizate corespunzator perioadei 1970 – 2010.

stadiul specialistilor interconectati care a inceput in 1980 si continua in prezent.

stadiul societatii globale interconectate care a inceput in jurul anilor 1992 – 1993

stadiul societatii globale informationale care va debutat inepand cu 2020.

INTREPRINDEREA MODERNA SI TEHNOLOGIILE INFORMATIONALE

In contextul evolutiilor tehnologice intreprinderea ca veriga de baza in lantul valoric are ca principal obiectiv maximizarea profitului sau indiferent de domeniul in care lucreaza.

Apare astfel problema locului intreprinderii moderne in cadrul unei societati global-infomationale. Pentru a putea raspunde unui astfel de obiectiv se impune analiza pe de o parte a caracteristicilor acestei intreprinderi precum si a tehnologiilor informationale si de comunicatii potential prezentate in cadrul sau.

Astfel putem identifica:

a)  In prezent pot fi identificati factori care genereaza asupra intreprinderii un efect de inconstanta in ceea ce priveste supravietuirea in mediul economic. Dintre acesti factori cei mai importanti sunt:

+ tehnologiile informationale

+ schimbarile politice si cele ce tin de mentalitatea clientilor

+ interesele diferitelor organisme : profesionale si sindicale

b)  In cadrul evolutiei sale intreprinderea actuala constituie arealul de desfasurare al operatiilor de tranzitie catre viitoarea societate global informationala.

Astfel tehnologiile informationale inainte de a fi aplicate in practica trec succesiv prin stadii de cercetare si implementare ( cercetarea necesita fonduri care provin in principal din sectorul productiv ) poate fi sesizata astfel o spirala evolutionista si a aplicarii tehnologiilor informationale astfel incat nu se poate preciza cu o exactitate care dintre cele 2 laturi ( cercetare sau aplicare ) este latura determinanta si care este cea determinata.

TEHNOLOGIILE INFORMATIONALE SI DE COMUNICATII DIN ENTITATEA ECONOMICA MODERNA

Cunoasterea principalelor tehnologii informationale care conduc societatea spre globalizare are un rol semnificativ in special din punct de vedere al adoptarii demersului economic la linia evolutiva a acestora.

Dintre tehnologiile informationale putem amintii

internetul si intranetul fiind definite ca un ansamblu de retele interconectate care utilizate eficient, concomitent, pot permite dinamizarea activitatii dintr-o entitate economica permitand totodata furnizarea informatiilor cu privire la specificul, oferta si rezultatele acelei entitati.

Dintre aplicatiile ce pot fi dezvoltate pe baza internetului putem aminti

intranetul si extranetul, posta electronica, transmiterea informatiilor in timp real, serviciile de studiu on-line, videoconferintele si comertul electronic.

SISTEMUL INFORMATIONAL AL INTREPRINDERII

In conditiile societatii informatizate o intreprindere moderna nu poate supravietuii in absenta unor informatii obtinute in timp real, atat din interiorul, cat si din exteriorul sau.

Sarcina de colectare - prelucrare - stocare - furnizare a datelor si informatiilor revine sistemului informational al entitatii.

ASPECTE DE ORDIN CONCEPTUAL

d.p.d.v. al legaturii cu mediul economic oricarui sistem informational este usor de sesizat ca exista 2 coordonate majore:

- coordonata materiala

- coordonata informatioanala.

Un loc central in cadrul ansamblului operatiilor pe care le genereaza un astfel de sistem il ocupa preluarile informationale.

Nu poate fi conceputa o activitate exercitata in perimetrul unei intreprinderi care sa nu necesite intr-un anumit stadiu o prelucrare a datelor in asa fel sa poata fi obtinute informatiile specifice solicitate. In aceste conditii toate organizatiile dispun de sisteme informationale proprii cu sau fara sisteme informatice foarte dezvoltate prin intermediul carora sa se realizeze prelucrarea si transmiterea informatiilor.

Prin sistemul informational intelegem ansamblul de resurse materiale si financiare care utilizeaza tehnologiile informationale pentru a culege, prelucra, stoca, accesa ulterior, transmite si vizualiza informatiile utilizate in procesele care au loc in permetrul unei societati.

Atunci cand ne referim la precesele economice care au loc intr+o entitate vorbim exclusiv despre sisteme informationale economice.

La baza oricarui sistem informational modern sta sistemul informatic ca si componenta esentiala si cu o pondere in continua crestere.

In literatura de specialitate sistemul informatic reprezinta un ansamblu de metode, procedee, echipamente si personal de specialitate care asigura culegerea, prelucrarea si transmiterea informatiilor destinate altor subsiteme in special celor superioare sau conducerii pentru adoptarea deciziilor in timp util.

Cele 3 directii actuale de orientare ale mediului economic analizate ca factori cu o incidenta directa asupra sistemului informational sunt urmatoarele:

1.        Globalizarea care in prezent a permis cresterea valorii informatiei intre parteneri ce actioneaza concomitent pe o piata permitand aparitia unor noi si complexe oportunitati de afaceri.

Faptul ca tehnologiile actuale permit ordonarea si controlul modului de comunicare cu furnizorii si cu clientii, operarea in flux continuu la nivelul unor mari intinderi geografice si oferirea unor servicii unor clienti potentiali necunoscuti subliniaza importanta existentei unui sistem informatic bine structurat prin care sa fie ulterior posibila continuarea si definitivarea globalizarii.

Globalizarea se refera la

managementul de control intr+o piata normala

competitia in cadrul unor piete normale

- grupurile de lucru normale

- sistemul de distributie interconectate.

2.   Transformarile din economia industruala

economiile bazate pe informatie si cunoastere

aparitia unor noi produse sau servicii

perceperea cunoasterii ca principal activ strategic.

reducerea duratei de viata a produselor

desfasurarea activitatilor intr+un mediu incert

limitarea cunoasterii si specializarii angajatilor.

3.    Transformari ale entitatii economice care vizeaza:

- uniformizarea structurii organizationale

- descentralizarea

- independenta localizarii

costuri mici de tranzactionare si coordonare

relansarea

activitatile si lucrul colaborativ.

STRUCTURA SISTEMULUI INFOMATIONAL AL UNEI ENTITATI

O organizatie se defineste ca o forma structurata sociala si stabila care preia resursele din mediul sau si le transforma in vederea obtinerii unui rezultat final avantajos maximizat.

D. p. d. v. Comportamental organizatia se defineste ca fiind un ansamblu de drepturi si responsabilitati care trebuie echilibrate in timp prin intermediul conflictelor si al rezolvarii acestora.

D.p.d.v. tehnic organizatia prezinta sub forma unui sistem cu intrari – iesiri si prelucrari. Sistem bazat pe autoreglare (feed back ).

28.10.2010

Curs 3

d.p.d.v. organizational o intreprindere poate fi structurata dupa mai multe rationamente sau conceptii

conceptia piramidala

conceptia ierarhic + functionala

+ conceptia functionala

+ conceptia pe centre de venituri

+ conceptia geografica

+ conceptia in retea

In ultimul timp dintre aceste conceptii o importanta majora revine modului de organizare in retea, datorita gradului superior de flexibilitate pe care il confera o astfel de organizare.

Intr+o acceptiune extinsa un sistem informational este definit ca o combinatie organizata de oameni, echipamente, programe, retele de comunicatii si resurse de date in conditiile in care toate acestea permit colectarea, trasformarea si distribuirea informatiilor intr+o organizatie.

Definirea unui sistem informational este strans legata de conceptul de proces si in mod indirect de conceptul de activitate.

Procesul reprezinta un ansamblu de activitati care se deruleaza succesiv sau simultan pt. a produce un rezultat ce confera o anumita utilitate unui client.

La randul lor activitatile sunt definite ca un ansamblu de operatii elementare concordante si coordonate in vederea atingerii unui obiectiv cuantificabil si bine definit.

Sistemul informational contabil ( s.i.c.) reprezinta parte componenta a sistemului informational aferent intreprinderii moderne.

Atunci cand este definit sistemul informational al unei intreprinderi se ridica defapt problema intercalarii unui ansamblu omogen de subsisteme informationale alaturi de subsistemul logistic si de productie , subsitemul de marketing , subsistemul de personal, subsistemul de control si gestiune strategica, s.i.c. este cel mai extins ca urmare a volumului mare de informatii de natura contabila ( peste 40% ) precum si datorita modului in care este structurat si datorita compartimentelor din entitate pe care le deserveste.

s.i.c. se defineste ca fiind un set de resurse umane si de capital dintr+o organizatie care au ca preocupare pregatirea informatiilor contabile prin colectarea si prelucrarea datelor despre tranzactiile economice.

Aceste informatii sunt aduse la cunostinta tuturor nivelurilor de conducere pentru realizarea planificarii si controlului activitatilor organizatiilor economice.

DEFINITIE: In consens cu definitia data sistemului informational definim SIC ca fiind un ansamblu de mijloace tehnice si informationale orientate si specializate in colectarea , procesarea , accesarea , transmiterea si stocarea datelor si informatiilor despre procesele contabile care se regasesc in perimetrul activitatii unei entitati economice.

Structura sistemului informational din cadrul entitatii.

Ca urmare a rolului semnificativ pe care il are un SIC in cadrul sistemului informational general in organizarea acestuia este recomandabil sa fie cunoscute principalele componente si circuite informationale specifice pentru a se ajunge la obtinerea unor informatii clare, complete, relevante si eficiente, d.p.d.v. al posturilor si al mesajului transmis.

In cadrul SIC exista posibilitatea structurarii acestuia folosind diferite criterii:

► Structurarea pe cele 2 paliere specifice contabilitatii, situatie in care se pot regasii :

- subsistemul contabilitatii de gestiune care ofera informatii contabile utilizatorilor interni.

- subsistemul contabilitatii financiare ce ofera informatii utilizatorilor externi.

► Criteriul circuitelor contabile care pot fi configurate distinct in cadrul SIC.

Acest criteriu permite indentificarea mai multor componente:

- cumparari + vanzari

+ incasari + plati

+ productie-stocuri-imobilizari

+ operatii diverse.

► Criteriul etapelor procesului de productie:

+ aprovizionare

+ productie

+ stocare

+ desfacere

+ terti

+ trezorerie

► Criteriul naturii elementelor patrimoniale permite delimitarea SIC in urmatoarele componente:

- capitaluri

+ imobilizari

+ stocuri

+ terti

+ trezorerie

+ cheltuieli

+ venituri

+ componenta extrabilantiera ( clasa 8 + clasa 9 )

Chiar daca multe din aceste criterii au un caracter teoretic un rol deosebit de important in structurarea SIC revine si marimii entitatii la care se poate adauga metoda contabilitatii practicata, precum si folosirea sau nu al unui produs informatic pentru contabilitate.

Majoritatea entitatilor din Romania, pe langa problemele ce tin de logistica si de aspectele financiare generate de o gestionare deficitara a fluxurilor de numerar de blocaje financiare si de inconsistenta cadrului legislativ se confrunta si cu probleme specifice circuitului informational contabil in special intre componentele acestuia.

Solutia pentru o astfel de problema de natura informationala o constituie implementarea standardelor internationale de calitate in cadrul actiunii de gestionare eficienta a calitatii, situatie in care se poate recurge si la implementarea produselor informatice integrate, solutie cunoscuta sub denumirea de planificarea resurselor intreprinderii.

Elementele de baza din cadrul SIC

Evolutia contabilitatii si desavarsirea sa ca stiinta independenta a permis individualizarea obiectului tehnicilor, principiilor, teoriilor si metodelor proprii de cercetare.

D.p.d.v.structural in sistemul contabil sunt delimitate 2 cadre

- conceptual

- aplicativ

a) cadrul conceptual reprezinta fundamentul subsistemelor cadrului aplicativ fiind la randul sau impartit in

- subsistemul conceptual cognitiv care cuprinde principiile, tehnicile si metodele contabile.

- subsistemul conceptual informational care include normele, regulile cu caracter general adoptate de organismul profesional.

b) cadrul aplicativ presupune materializarea practica a cadrului conceptual, dar separand normele specifice oricarui domeniu. Sistemul informational contabil apare ca o particularitate a sistemului informational economic in conditiile in care trateaza cu metode, procedee si tehnici proprii contabilitatii informationale legate de procesul si fenomenele ce pot fi exprimate monetar care au loc in perimetrul unei entitati.

Rolul SIC rezulta din faptul ca acesta acopera prin specificul sau infotmatiile de natura contabila toate celalalte sisteme si subsisteme de entitati avand ca intrument de baza sistemul informatic din acea entitate, astfel intr-o intreprindere pentru a se raspunde dorintei de informare a utilizatorilor informatiei contabile SIC apare structurat a.i. sa deserveasca cele 2 circuite:

- financiar

- gestiune

Contabilitatea financiara este orientata catre utilizatorul extern de informatii contabile printre care un loc important in ocupa investitorii, statul si organismele sociale.

La randul sau contabilitatea de gestiune privita prin prisma SIC care o deserveste prin metodele si procesele sale sta la dispozitia utilizatorilor interni de informatii.

Cea mai importanta caracteristica a SIC cu transpunere in domeniul informatizat consta in faptul ca acesta este supus unor restrictii de natura juridica si sociala ca urmare a faptului ca o parte din informatiile contabile stau la baza evaluarilor fiscale, o alta parte dintre aceste informatii sunt publicate intr-o maniera adecvata pt. a fi folosite de utilizatori externi ( restrictiile sociale ).

d.p.d.v. economic SIC informational are ca finalitate repartizarea valorica “ a averii unei entitati”.

Deoarece toate instrumentele pe care se bazeaza au un singur obietiv : acela de a face vizibile toate aspectele prioritare cu privire la realizarea economica din entitate.

Principalele circuite economice ( contabile )

Organizarea si functionarea normala a SIC consta in parcurgerea repetitiva pt. o anumita perioada a unui plan de actiune care in esenta reprezinta un model de trasare a datelor contabile.

Acesta se aplica pentru toate categoriile de operatii specifice contabilitatii ( atat financiara cat si de gestiune ).

Ansamblul de operatii din cadrul unei perioade de gestiune se grupeaza in 3 circuite principale:

- exploatare

- financiar

- extraordinar

Caracterul de noutate deriva din faptul ca principalele circuite pot fi considerate:

- de exploatare

- de investitii

- de finantare

Fiecarui circuit ii corespund operatii cu un grad variabil de redundanta (repetabilitate).

1.Circuitul contabil specific operatiilor de exploatare. In categoria operatiilor de exploatare sunt incluse:

- cumparari

- vanzari

- terti (inclusiv salariatii)

- venituri

- cheltuieli.

In cadrul acestor circuite de oxploatare pot fi delimitate urmatoarele operatii potentiale:

1.     Stocuri

- achizitie

- transfer

- consum

- vanzare

- operatii speciale

2. Terti: Furnizori

- receptie

- compensari

- transferuri

3. Terti Clienti

- facturare

- incasare

- compensare

- transfer

4. Terti personal si organisme sociale :

- inregistrare datorii

- compensare

- plata

- operatii speciale

5. Terti bugeul de stat :

- inregistrare datorii

- compensare

- plata

- operatii speciale.

6. Alti terti

- creare datorie sau creanta

- compensari

- plati sau incasari

- operatii specifice

7. Venituri si Cheltuieli : cea mai mare parte apar in contra partida cu circuitele contabile de exploatare amintite anterior ambele regasindu-se si in cadrul circuitelor de investitii sau de finantare.

2. Circuitele contabile specifice operatiilor de investitii

Circuitul investitional se refera la ansamblul de operatii ce privesc imobilizarile corporale, necorporale si financiare in cadrul acestui circuit operatiile de investitii se refera la „ acele fapte economico- juridice ce afecteaza fie in sensul cresterii, fie in cel al scaderii activele imobilizate ale unei entitati”.

Operatiile de investitii vizeaza

1.Activele imobilizate: achizitie ( investitii ) , cedare , scoaterea din folosinta , transferuri.

2. amortizarile si provitioanele aferente activelor imobilizate ( pt. amortizare regasim constituire , diminuare , suplimentare , anulare , scoatere din evidenta)

Majoritatea acestor operatii nu afecteaza in mod direct trezoreria deoarece o parte din ele sunt operatii ce vizeaza exploatarea ( afecteaza acolo trezoreria prin circuitele de terti ), sau o alta parte sunt operatii neutre.

Relatia dintre SIC si cadrul conceptual al contabilitatii este una bidirectionala in sensul ca daca SIC traseaza liniile directoare ale informatiilor contabile catre decidentul final, atunci in maniera complementara cadrul contabil conceptual stabileste normele si organizarea operatiilor vehiculate prin SIC.

3.Circuitele contabile specifice operatiilor de finantare

Operatiile de finantare privesc in special structura capitalulor intreprinderii prin prisma echilibrului obligatoriu care trebuiesc sa se stabileasca intre capitalurile proprii si cele imprumutate , a politicii de dividende si a deciziilor de finantare.

In cadrul acestui circuit trezoreria este afectata in mod direct ( ex. Operatiile actionarilor, datoriile financiare contractate etc )

Exista si o afectare in mod indirect a trezoreriei prin intermediul operatiilor din cadrul circuitelor contabile de exploatare prin obtinerea de profit sau pierdere din exploatarea din analiza surselor de finantare:

a)     Capital Propriu  ( capital social , rezerve , rezultat , subventii )

b)     Datorii financiare ( imprumuturi obligatare sau de la banci )

4.        Circuitul contabil specific operatiilor de trezorerie.

Activitatile de exploatare investitii si finantare genereaza o influentare directa sau indirecta asupra trezoreriei.

Corespunzator acestor 3 tipuri de trezorerie regasim fluzuri de intrare si de iesire de disponibil ceea ce va determina in final obtinerea unui flux de numerar net la nivelul intregii entitati care poarta numele de flux de numerar – cash flow

Pot fi delimitate urmatoarele circuite contabile :

a)     Mijloace banesti necesare finantarii unor active financiare

b)     Realizarea unor investitii corporale sau necorporale pentru care se apeleaza surse specifice , sfere investitionale.

c)     Derularea activitatilor specifice de exploatare pentru care se poate apela la furnizori, creditori sau imprumuturi pe termen scurt.

Modalitati de tratare a datelor dintr-un mediu informatizat.

Regula esentiala pt intelegerea unui SIC intr-un mediu informatizat se bazeaza pe cunoasterea cat mai exacta a structurii si modului de functionare a unui SIC clasic neinformatizat.

Justificarea acestei cerinte rezulta din faptul ca toate procedurile de tratare a datelor sunt inglobate in produsul program , iar analiza, verificare si corectarea eventuala a erorilor , nu pot fi facute decat prin cunoasterea cat mai exacta a tutror acestor proceduri. Insa cunoasterea procedurilor de tratare presupune o bogata experienta castigata din studii de caz rezultate in maniera clasica sau din experiente anterioare.

Metoda clasica neinformatizata trebuie sa respecte urmatoarele etape:

- evenimentele economice insotite de documentele justificative sunt supuse analizei contabile.

- articolele contabile obtinute in urma analizei sunt trecute in registrul – jurnal.

- pe baza registrului – jurnal se intocmeste registrul Cartea – Mare

- intocmirea balantei de verificare periodice pe baza datelor din Balanta de verificare precedenta si a celor din registrul Cartea – Mare.

- la sfarsitul exercitiului financiar pe baza datelor din registrul inventar se parcurg operatiile premergatoare intocmirii bilantului, contului de profit si pierdere ( 121 ) si notelor contabile.

- intocmirea documentelor de sinteza si reportare.

In esenta aceste 6 etape se regasesc in majoritatea metodelor contabile practicate.

Aceste metode contabile clasice aplicate in cadrul SIC prezinta atat avantaje cat si dezavantaje:

AVANTAJE

- Simplitatea in etapa de documentare si stabilire a faptelor de controlat.

- coerenta in aplicarea prevederilor legale.

- Actualizarea periodica a conturilor.

- Existenta unui reper in activitatea de control ( jurnalul si balanta ).

DEZAVANTAJE

- probleme in diviziunea muncii avand in vedere categoriile de jurnale.

- repetarea unor inregistrari similare.

- numerotarea operatilor de copiere.

- posibilitati sporite de a gresi

- control intarziat fata de momentul obtinerii efective a balantei de verificare.

Avantajele si dezavantajele anterioare au generat implementarea SIC informatizat care necesita urmatoarele precizari :

- evenimentele contabile insotite de documentele jurtificative sunt introduse intr+o baza de date contabila comuna sau generala

- dupa validarea acestora sunt parcurse proceduri informatice cu respectarea logicii contabile in special la incarcarea unei alte baze de date : Cartea – Mare.

- validarea datelor vor oferi posibilitatea obtinerii la cerere a tuturor listelor si rapoartelor generale.

Principalele avantaje in favoarea informatizarii SIC

- sunt eliminate erorile posibile ce pot sa apara in urma operatiilor repetate de copiere.

- reducerea timpului de prelucrare a datelor cu posibilitatea listarii la cerere a tuturor bazelor de date.

- posibilitatea efectuarii de simulari.

D.p.d.v. evolutiv SIC informatizat a cunoscut 3 stadii de dezvoltare:

a) stadiul legalizarii

b) stadiul informatizarii punctuale.

c) stadiul integrarii tuturor aplicatiilor din SIC precum si al interdependentei lor cu aplicatii din sisteme informationale diverse interne sau exterioare entitatii conducand in final la un SIC evenimential.

Arhitectura SIC informatizat.

Intr-un mediu informatizat arhitectura unui SIC este total diferita de cea regasita intr-un mediu clasic.

Arhitectura SIC depinde de 2 factori:

1.Arhitectura sistemului informatic

2. Nivelul de organizare contabil.

Ambii factori amintiti anterior genereaza rezerve sporite , ceea ce determina entitatile economice sa apeleze la acele variante de structurare a SIC ( atat in functie de marimea lor de profilul de activitate cat si de nivelul resurselor financiare ) pe care le pot mobiliza pentru acest obiectiv.

In practica regasim urmatoarele arhitecturi ale SIC:

1 SIC autonom: cele 4 componente care fac obiectul contabilitatii primare ( cumparari , vanzari , incasari si plati , salarii ) trimit informatii in format electronic sau in varianta listata la compartimentul financiar contabil unde impreuna cu operatiile diverse ale perioadei sunt prelucrate si stocate existand posibilitatea ca ulterior la cerere sa poata fi extrase informatiile solicitate de utilizatori.

2. SIC partial integral un astfel de sistem este specific tuturor entitatilor care au inceput procesul informatizarii si care din motive organizatorice sau financiare nu au reusit sa ajunga la stadiul de prelucrare integrala a datelor si informatiilor .

Majoritatea entitatilor din Romania ( peste 65% ) se incadreaza in acest model.

3.SIC integrat. In cadrul sau modulele cotabilitatii sunt dificil de localizat deoarece acestea devin componente alaturi de alte module specifice SIE.

Astfel dupa o descriere completa a evenimentului economic insotit de documente justificative pe baza datelor contabile apar automat inregistrari contabile specifice jurnalului contabil aferent.

Concomitent “ se incaseaza “ si celelalte baze de date din care ulterior pot fi extrase date pentru jurnale, precum jurnalul de cumparari, de vanzare, balantele analitice.

Intr-un asemenea produs informatic descrierea multidimensionala a evenimentelor o singura data asigura date pentru toate sistemele informationale ale entitatii inclusiv pentru cel contabil ceea ce atrage dupa sine existenta unei contabilitati multicriteriale si evenimentiale.

Pentru SIC constitue o problema faptul ca se poate realiza o separare completa numai d.p.d.v. teoretic a documentelor justificative de alte documente aferente evenimentului ceea ce va genera proceduri de verificare si control ( AUDIT ) mult mai complexe. Pentru a remedia aceasta deficienta sunt necesare explicatii suplimentare d.p.d.v. contabil.

Pricipalele caracteristici ale SIC integrat

Acest sistem presupune o inregistrare unica si multidimensionala a evenimentelor, urmata de o translatare in termeni contabili si o informare ulterioara clara si completa. Pentru realizarea unui astfel de obiectiv SIC integrat dispune de o baza de corespondente contabile si de un set de proceduri care sunt apelate in anumite conditii prin intermediul unui „ motor de traducere eveniment „ .

Schema cadru de traducere si inregistrare consta in parcurgerea urmatoarelor etape

- eveniment (data , document , explicatie )

- analiza contabila ( identificare conturi debitoare si creditoare )

traducere contabila ( rationament profesional )

- articol contabil

- preluare in jurnale

O alta caracteristica a SIC integrat vizeaza interdepenta dintre contabilitatea financiara si cea de gestiune. Aceasta interdependenta este structurata pe relatia informationala contabilitate de gestiune- contabilitate financiara in sensul ca orice eveniment din contabilitatea de gestiune este transmis automat contabilitatii financiare.

Aceasta operatie de transmitere nu se realizeaza intotdeauna in aceasta directie existand si posibilitatea preluarii ( mai rar ) unor informatii din contabilitatea financiara.

In cazul produselor informatice pentru SIC partial integrat se realizeaza o imbinare dificil de sesizat intre cele 2 module. Acesta este motivul pentru care aceste softuri sunt cunoscute sub denumirea de programe informatice pentru gestiune si contabilitate.

SIC integrat se caracterizeaza si prin interdependenta dintre datele contabilitatii si datele celorlaltor sisteme informatice din entitate.

De asemenea se remarca si printr-o amplificare a riscurilor ca urmare a complexitatii sistemelor.

Prelucrarea integrata a informatiilor are si unele dezavantaje in sensul ca pt entitatile mari in cadul sistemului informational devine aproape imposibil sa fie verifcate si contractate toate inregistrarile care au avut loc intr-o perioada de gestiune.

Cu cat un sistem informational este mai dens si mai concentrat cu atat apar mai multe riscuri in cadrul prelucrarii automate a datelor.

Datorita faptului ca cele mai multe restrictii juridice, fiscale si sociale au o incidenta directa asupra SIC acesta este primul si cel mai puternic afectat.

Dintre cele 3 arhitecturi prezentate ( SIC autonom , SIC partial , SIC integrat ) variantele de prezentare partial integrate si complet integrate beneficiaza de cea mai mare arie de raspundere.

Caracteristicile fiecarui tip de SIC pot fi prezentate comparativ astfel:

Utilizarea informatiilor si cunostintelor contabile

Impactul SIC asupra auditului financiar contabil

Desi literatura de specialitate din Romania, este relativ deficitara in ceea ce priveste auditul SIC in medii informatizate se impune realizarea unei delimitari in sensul ca pot fi utilizate 4 paliere de lucru.

1.     auditul sistemului informatic.

2.     auditul proceselor financiar – contabile

3.     auditul arhivarii datelor financiar – contabile

4.     auditul accesului la datele financiar – contabile

Toate acele 4 paliere constituie repere de maxima importanta pentru activitatea de audit insa in ceea ce priveste auditul financiar in prezent acesta acopera integral palierele 2 si 3 si numai partial palierul 4.

Un audit financiar intr-un mediu informatizat necesita obligatoriu si auditarea sistemului informatic ( palierul 1).

In prezent toti agentii economici ale caror conturi anuale sunt auditate folosesc produse program pentru inregistrarea in contabilitate a proceselor economice.

Astfel in momentul auditarii acestor sisteme anuale apar 2 planuri de reportare (directii de urmarit)

- unul care inregistreaza in baza de date a contabilitatii agentului economic datele legate de procesele economice.

- altul care permite verificarea numai de catre profesionistul contabil

intre cele 2 planuri se regaseste produsul program cu baza de date corespunzatoare.

Principalele critici aduse contabilitatii ca sistem

Principala critica adusa contabilitatii privita ca sistem informational in cadrul intreprinderii, consta in aceea ca, aceasta este bazata pe principii, metode si reguli enuntate la inceputul secolului XX cu foarte putine imbunatatiri ulterioare.

Altfel spus, cele 2 circuite ale contabilitatii financiare si de gestiune au ca fundament reguli si concepte, modificate si/sau formulate cu 3 decenii inainte de aparitia calculatorului.

Prin urmare, cat de multe din realizarile ulterioare au putut fi avute la actualizarea permanenta a metodelor contabile.

Dintre aspectele dezavantajoase ale SIC se insista asupra a 4 considerente esentiale:

1.        cercetarea contabila a esuat in incercarea de a stapanii practica domeniului, in schimb , se cerceteaza si se analizeaza cu intarziere trecutul.

2.        in contabilitate se materializeaza o regenerare deficitara a ideilor , ceea ce a condus la lipsa unor inovatii periodice.

3.        cercetarile si eforturile din ultimele 3 decenii, nu au adus contabililor solutii in rezolvarea unor probleme fundamentale, cum ar fi alegerea optimului dintre standardele internationale si reglementarile contabile nationale .

4.        exista o cerere foarte redusa pentru rezultatele cercetarii in acest domeniu din partea industriei si chiar a profesiei contabile.

In literatura de specialitate, apare o necesitate a cresterii credibilitatii contabile prin informatiile care pot fi puse la dispozitia decidentilor.

Este sustinuta si ideea ca SIC dintr+o entitate, pierde din ce in ce mai mult legatura cu realitatea deoarece metoda logica ctb traditionala apare ca inadecvata perioadei, tehnologiei si pregatirii profesionale.

Informatia pe care o ofera SIC este furnizata decidentilor cu o intarziere semnificativa, ceea ce determina pierderea relevatiei si a legaturii cu realitatea.

Toate aceste aspecte impun o reconsiderare a problemelor de baza contabile prin utilizarea unor teorii moderne fundamentale stiintific, precum si a tehnologiilor informationale recente.

Centrul aceste modernizari , ar trebui sa-l reprezinte utilizatorii interni de informatii contabile, ceea ce determina in primul rand modernizarea celei mai vhechi ramuri contabile – contabilitatea de gestiune.

Daca analizam ce i se poate reprosa contabilitatii dar ca sistem informational, atunci trebuie sa admitem tehnicile si procedurile specifice care nu pot fi schimbate aleator.

♣ In concluzie , neajunsurile ( reprosurile ) aduse contabilitatii sunt :

- intarzierea in abtinerea informatiilor

- reticenta profesionistilor in ceea ce priveste implementarea noilor tehnologii.

- aspectul static pronuntat al raporturilor contabile

- bazarea pe ostul istoric

- utilizarea unor tehnici contabile hibride ( un mix intre cele clasice si cele informatice )

- gradul ridicat de interventie / implicare din partea statului.

- gradul redus de flexibilitate in conditiile existentei unor organizatii si produse informatice care desi sunt tot mai compacte, si inteligente , detemina o implementare deficitara.

Caracteristicile viitoarei contabile informatizate

1.Un SIC, trebuie sa fie un sistem complex si dinamic, un sistem cu componente multiple, cu iesiri specifice fiecarui utilizator de informatii, cu interfata de lucru si comunicare care sa asigure o compatibilitate sporita cu celelalte sisteme informationale din entitate.

Se doreste un sistem complex, care sa inregistreze si sa se adapteze permanent schimbarilor subvenite.

Argumentam o astfel de ipoteza in special prin faptul ca intotdeauna mai este ceva de inregistrat, ceva de explicat , iar managerii nu vor stii niciodata care este situatia patrimoniala a entitatii in mod operativ.

2.SIC trebuie sa fie un sistem deschis si interactiv.

Aceste doua caracteristici , vin in completarea dinamicii si a complexitatii amintite anterior.

Prin faptul ca SIC inregistreaza fapte din realitatea zilnica a entitatii , poate fi sustinuta ideea de sistem deschis , deoarece , in caz contrat, utilitatea rezultatelor SIC , ar fi nula.

Caracterul interactiv , se justifica prin faptul ca SIC este plasat ca un lian ( element de legatura) intre interiorul si exteriorul entitatii.

3.SIC trebuie sa fie un sistem in timp real, ceea ce presupune ca atat contabilitatea financiara cat si cea de gestiune sa realizeze un cuplaj conceptual si practic la toate tehnologiile informationale si de comunicatii moderne.

Apare astfel, necesitatea utilizarii tehnologiilor informationale moderne pe scara larga in economie, ceea ce va determina inlocuirea luarii deciziilor in conditii partial necunoscute si speculativ cu luarea deciziilor bazate pe informatii reale si certe.

|Virtualitate|

Traditionalism contabil

Conservatorismul contabil se datoreaza in principal existentei a 2 factori:

- aspectul juridic care predomina in cadrul SIC

- slaba pregatire si reticenta a specialistilor in ceea ce privesc tehnologiile informationale moderne, la care se poate adauga si flexibilitatea scazuta a legislatiei in domeniu, adica intotdeauna v-a exista un traditionalism contabil care va plasa principiile si normele in urma practicii.

In timp ce sunt purtate tratative pentru adoptarea unor masuri prin care factorii amintiti anterior sa fie depasiti, informatiile furnizate de contabilitate vor fi deja uzate moral, ceea ce va conduce la un decalaj continuu intre noile tehnologii si terminologia contabilitatii.

Externalizarea serviciilor din domeniul financiar – contabil

Pt conceptul original de out-sourcing in cadrul financiar – contabil autonom, se foloseste termenul de externalizare a serviciilor.

Globalizarea mediului economic, extinderea retelelor si cresterea performantelor termice ale echipamentelor, pot determina o crestere progresiva a fenomenului de externalizare a serviciilor de catre entitati.

Externalizarea a devenit o modalitate cunoscuta de rezolvare a unor probleme puncutale, specifice sistemului informational deoarece a determinat reducerea a 2 parametrii:

-timpul de rezolvare

-fondurile alocate

Prin definitie , out-sourcing reprezinta acea practica prin care entitatile contracteaza centre specializate in prestarea de servicii informatice , in retele de comunicatii , sau dezvoltatori de aplicatii cu scopul de a transfera o functie din propriul SIC.

Principalele avantaje ale out-sourcingului sunt

1.pot fi cunoscute cu exactitate costurile pentru fiecare componenta

2.se reduce nr. de licente precum si chelt de intretinere

3.beneficiarii acestor servicii au avantaje financiare in urma contractelor incheiate.

4.are loc diminuarea duratei circuitului de implementare pentru diferite componente informationale.

5.pot fi reduse chelt fixe si cele de personal.

6.cresc posibilitatile de implementare a standardelor internationale in domeniu.

Dezavantajele majore ale externalizarii

- Pierderea controlului asupra unor operatiuni

- Pierderea experientei propriilor angajati

- Riscul pierderii avantajelor competitive.

Apelarea la solutii de externalizare a serviciilor, se pot realiza urm situatii:

* cand se doreste reducerea unor costuri

* atunci cand capacitatea propriului sistem informational sunt limitate, ineficiente sau inferioare din pct. D vedere tehnic.

* atunci cand o crestere a capacitatilor tehnologice poate determina o crestere economica proportionala.

* atunci cand se doreste crearea unor noi surse de venit.

In ceea ce priveste externalizarea serviciilor , se impune cunoasterea cu exactitate a competentelor sistemului informational care pot face obiectul unei astfel de externalizari.

Sistemul informational al intreprinderii cuprinde urmatoarele componente:

- vanzari –marketing

- logistic productie

- finante contabile

- resurse umane

Fiecare dintre aceste componente , pot fi externalizate , cu precizarea ca aceasta instrainare trebuie sa se limiteze la un anume nivel operational si de conducere.

Exista posibilitatea externalizarii atat a unor nivele ierarhice de conducere inalte precum si chiar a unor strategii.

Se apeleaza la astfel de externalizari in situatii critice precum

- falimentul

- lichidarea

- preluarea controlului

- fuziunile.

Ca exemple de externalizare a serviciilor pe fiecare din componentele amintite putem preciza:

a)     vanari marketing

- studii de piata

- lansari si relansari de productie

- retele de promovare

- retele de distributie

b) logistica

- activitatea de reproiectare

- liniile tehnologice

- proiectarea produselor

- activitati investitionale.

c) finante contabile

- planuri de afaceri

- activitati de evidenta contabila

- controlul intern

- organizarea de circuite informationale financiar contabile

- creasrea de softuri si audituri

d) resurse umane

- recrutare-angajare personal, formare profesionala

- decizia externalizarii serviciilor trebuie luate in functie de avantajele si dezavantajele pe care acesta le presupune avand in vedere stadiul propriu al cunoasterii pentru oricare dintre componentele amintite anterior.

Daca incadram decizia de externalizare a serviciilor dintr- entitate pentru sistemul informational contabil, putem observa ca in conditiile unui SIC integrat sau partiale integral este imposibil de stabilit daca in astfel de servicii poate fi prestat in totdeauna de catre terti.

Fiecare entitate, se poate orienta sau nu catre externalizare numai in conditiile in care analizeaza permanent raportul dintre profiturile care se doresc a fi obtinute si riscurile financiare si operationale pe care le presupune obiectivul vizat.

Concluzie

Externalizarea serviciilor, fie ca se adreseaza unui mediu informatizat, sau anuia clasic, trebuie sa se bazeze pe 2 coordonate majore:

- prudenta

comparatii avantaje – dezavanzaje

Utilizarea produselor informatice in domeniul contabil

Concepte specifice sproduselor informatice

Din punct de vedere practic, produsele informatice reprezinta un ansamblu de instructiuni prin intermediul carora sunt gestionate operatiile generate de calculator.

In sens restrans , produsul informatic, a fost privit ca un simplu cod-program care impreuna cu un echipament face posibila indeplinirea anumitor sarcini.

Acest punct de vedere este limitat, daca este privit numai din perspectiva proceselor de dezvoltare.

Intr-o exceptiune extinsa , conceptul de produs informatic se refera in primul rand la codul- program ce rezolva o anumita sarcina precum si la documentatia ce insoteste astfel de coduri.

Pentru termenul de produs informatic, se utilizeaza in prezent formele de software sau soft.

Principalele functii ale softului

- a gestiona resursele informatice si informationale ale organizatiei

- de a procura o serie de instrumente pentru a dispune de avantajele detineii resurselor informatice.

- de a actiona ca un intermediat intre entitati si resursele informationale.

Literatura de specialitate , pune in evidenta doua grupe de software

● Softul de sistem – un set de programe generalizate si integratel, care gestioneaza resursele sistemului elecronic de calcule

Softul de aplicatii descrie programele care sunt realizate strict pt utilizator prin care acestia solicita calculatoarelor executarea unor sarcini complete.

Catgoriile de produse informatice in organizare

Cele mai multe prelungiri de informatii , au ca principal scop functionarea si gestionarea corecta si eficienta a unei organizatii

In cadrul acestor prelungiri se pot delimita mai multe categorii:

- sist de prelucrare a organizatiilor standard

- sist generatoare de informatii

- sist generatoare de decizii pentru controlul proceselor industriale

- sist de ajutor in luarea deciziilor.

- sist generatoare de decizii pt gestiune

- sist inteligente pentru productie , gestiune si control

Aplicatiile specifice sist de prelucrare a tranzactiilor standard

a) ● sunt direct legate de activ de exploatare curenta pentru organizatii  si au in vedere operatiilor corep desfacerilor de produse pe puncte de vanzare si gestiunea clientilor.

● operatii specifice aprovizionarilor cu materii prime si gestiunea furnizorilor.

● operatii specifice relatiilor dintre organizatie si diversi parteneri

● caracteristica principala consta in faptul ca opereaza asupra unui volum mare de date la intervale de timp prestabilite bazandu+se pe procedeuri de rutina.

b)   aplicatii specifice sist generatoare de rapoarte de informatii

- sunt aplelate periodic sau la cerere avand ca scop obtinerea unor prezentari predeterminate

- in aceasta categorie de aplicatii sunt incluse informatii statistice, tablouri de bord in contabilitatea de gestiune , sist de indicatori , situatii centralizatoare aferente prelucrarii standard ( inclusiv calculele pentru necesarul de stocuri ) state de salarii sau sau doc pentru evidenta analitica.

c) aplicatii specifice sist generatoare de decizii de gestune.

Astfel de aplicatii , sunt realizabile atunci cand regulile gestiunii activ si patronatului , pot fi formulate pe rand , situatie cand se impune si implicarea echipei de conducere.

d)aplicatii specifice sist generatoare de decizii pentru controlul proceselor industriale.

Aceste aplicatii, preiau date in timp  din procesele tehnologice prin intermediul unor interfete speciale , si le transmit spre prelucrare in vederea supravegherii conditiilor de lucru pentru evidentierea abaterilor, precum si pentru luarea deciziilor in situatii critice.

e)aplicatii specifice sist de ajutor in luarea deciziilor.

Acestea privesc procesul de luare a deciziilor la nivelul echipei manageriale.

f)sist intenligente pentru productie, gestiune si control , reunesc 6 tipuri de sisteme ierarhice

●  sist de procesare a tranzactiilor

● sist de automate offce

● sist de lcuru bazate pe cunostinta

● sist suport pt decizii

● sist de informare a conducerii

● sist executive.

Functiile contabilitatii posibil de informatizat

Aceasta diviziune isi propune analizarea principalelor domenii ale subsistemului informational contabil privite ca subiect al informatizarii si al integrarii la nivelul sistemului informational al entitatii.

Dorinta IMM-urilor de a iplementa cu succes un SIC integrat nu poate fi de cele mai multe ori materializata , fie din lipsa fondurilor, fie din cauza organizarii ineficiente a comportamentelor majore si a comportamentelor sistemului informational.

In aceste situatii , se impun a fi cunoscute domeniile contabilitatii posibil de informatizat , precum si cerintele minime functionale pentru fiecare dintre acestea.

Tipuri de aplicatii informatice in cadrul SIC

SIC acopera informational, toate celelalte componente ale sistemului informational economic.

Lipsa unor informatii contabile in celelalte subsist ale entitatii atrage dupa sine un dezechilibru informational.

Se impune astfel a fi stabilite principalele aplicatii si legaturile posibile ale acestora cu celelalte structuri informationale ale entitatii.

Aplicatiile posibil de informatizat, se impart in 3 categorii

- aplicatii specifice contabilitatii generale

- aplicatii specifice contabilitatii de gestiune

- aplicatii specifice analizei economico – financiare

1. contabilitatea generala

- presupune urmatoarele detalieri

● contabilitate intrari ( parteneri , gestiune ),

● contabilitate iesiri ..

● contabilitate incasari si plati ( gestiune lichiditati )

● contabilitate operatii – diverse ( salarii , imobilizari , operatii de inchidere perioada)

2.contabilitate de gestiune

- partenerii

- gestiune stocuri

- gestiune lichiditati

- evidenta imobilizari

- calculatie costuri

- inventariere

- bugetele intreprinderii.

3.analizaeconomico-financiara

- analize factoriale

- analize pe baza bilantului

Aceste aplicatii pot exista individual, ceea ce poate constituiiun SIC autonom, pot fi partial corelate, ceeaq ce va constitui un SIC partial integrat sau pot fi toate intercorelate -> SIC integrat.

Principalele cerinte functionale pentru produsele informatice contabile.

Practica in domeniu dispune de o multitudine de produse informatice pentru contabilitatile care raspund total sau partial din punct de vedere al functionalitatii solicitate de acest domeniu.

Pentru asigurarea informarii , eficiente, atat a utilizatorilor cat si a celor ce realizeaza softuri ctb, se impune existenta a unui sist de referinta de la care nu este permisa nici o abatere.

Cerinte generale

Un produs informatic trebuie sa asigure un set de functii generale si unui de functii speciale aferente domenului pentru care s+a realizar si dezvoltat acel soft.

In categoria functiilor generale, sunt incluse operatiile de :

a) introducere date permite incarcarea bazei specifice aplicatiei ( pentru modulul sarii – introducerea zilnica a pontajelor)

b) actualizare presupune adaugarea de inregistrari ( adaugarea unui salariat, modificarea unei inregistrari – modificarea datelor personale ale unui angajat , stergerea unei inregistrari).

c) consultare

- operatii de listare – vizionare a unor situatii centralizate  a unor fise, a unor liste particularizate.

- operatii de interogare a bazelor de date din componenta aplicatiei ( la modulul salarii putem avea urmatoarele listari: lista de avans chenzinal, pontajul, state de salarii ,fluturasi pentru salarii, fisele fiscale )

In categoria interogarilor, putem avea solicitari de timp: nr de salariati in sectia X , vechimea angajatului Y, nr ore lucrate, cheltuieli salariale pentru luna in curs.

d) controlul aplicatiei include operatii precum:

- initializarea datelor de lucru din per de gestiune

- stabilirea parametrilor aplicatiei

- directorul de lucru al aplicatiei – operatii de compresie sau arhiva

- operatii de salvare

- operatii de restaurare

- operatii de securizare a accesului

- operatii de import- export date.

In categoria functiilor specifice aplicatiilor , se includ diferite facilitati de lucru bazate strict pe utilizarea in bune conditii  a functiilor generale ( ex. Functia de genrare a bazei de date pentru o noua entitate in cazul unei aplicatii bazata pe contabilitate generala ).

! la aceste functii generale si specifice, utilizatorul trebuie sa urmareasca o serie de cerinte de utilizare:

1. posibilitatea obtinerii informatiilor pe baza unor criterii simple bazate pe interogari si care respecta logica preluarii contabilitatii a datelor prezentand in final o baza de lucru compacta.

2. prezenta unor interfete de lucru atractive si avantajoase prin intermediul carora sa poata fi introduse cat mai multe documente cat mai apropiate de formatul lor original in conditiile in care trebuie respectate si fluxurile sau circuitele logice ale documentelor primare si centralizatoare.

3. prezenta unor interfete de transfer preluare de date sau informatii; prezenta acestor interfete face posib solicitarea exportului intr-un anumit format pentru prelucrarea ulterioara a informatiilor cu ajutorul unui procesor de text , a unui procesor de calcul tabelar sau a unuia de gestiune a bazelor de date.

Daca produsul este integrat sau partial integrat, se impune existenta obligatorie a interfetelor de transfer preluare.

4.existenta unor meniuri ajutatoare prin care sa fie detaliate interactive sau contextual diverse functii ale programului.

Existenta unei documentatii cu studii de cay exemplificative contabilitatii.

Structura minimala cadru de organizare a unei aplicatii trebuie sa cuprinda urmatoarele optiuni:

- setari

- nomenclatoare

- tranzactii

- liste

- ajutor

Cerinte functionale pe tipuri de aplicatii informatice in cadrul SIC

Pentru aplicatiile din contabilitatea generala

a.     contabilitate intrari trebuie sa cuprinda urmatoarele functii minimale:

- receptie stocuri

- receptie servicii

- generare jurnal cumparari

- generare Registru Jurnal

- raportari analitice pe tipuri de stocuri

Facilitati informatice ce trebuie solicitate

● diferentiere intre furnizori si furnizori de imobilizari

● posibilitatea realizarii de receptii si pentru aporturi materializate, pentru donatiile printe, pentru intrari de la creditori diversi si alti terti

● crearea unor jurnale de cumparari pe categorii pentru evidenta investitiilor.

● posibilitatea utilizarii conturilor analitice pentru stocuri si terti

● posibilitatea vizualizarii listelor nu numai a imprimarii lor.

Logica de lucru

► se introduc datele legate de achizitii ( intrari ) – ( se primeste factura + NUR de la gestionar fi utilizat si alt doc precum avizul de insotire, borderoul de achizitii sau nota de predare – receptie ;  se vizualizeaza felul stocului putand fi apelate receptiile cantitative sau receptiile serviciilor ; se introduc datele de identificare ale facturilor si NIR –urilor; se selecteaza conturilor debitoare si creditoare introducandu-se eventualele conturi analitice ; se introduc sumele aferente conturilor ; se valideaza inregistrarea – Reg Jurnal )

► se vizualizeaza diferitele situatii

► listarea diferitelor rapoarte.