METODA INVENTARULUI PERMANENT - Clasificarea procedeelor de organizare a metodei

METODA INVENTARULUI PERMANENT - Clasificarea procedeelor de organizare a metodei

Caracteristici generale;

Clasificarea procedeelor de organizare a metodei

Metoda inventarului permanent asigura cunoasterea in orice moment a nivelului stocurilor cu ajutorul conturilor de marfuri, realizandu-se astfel un inventar scriptic continuu.Pentru cunoasterea in oricie momentului a stocului si a miscarii marfurilor se foloseste contul „Marfuri” care inregistreaza fiecare operatie de intrare si iesire din gestiune pentru fiecare sortiment de marfa, pe baza de documente justificative.

Metoda de evaluare folosita la momentul intrarii marfurilor in gestiune este deosebit de importanta pentru gestiunea acestora, intrucat evaluarea la iesirea din gestiune trebuie realizata cat mai aproape de costul de intrare, potrivit principiului costului istoric.

Iesirea din gestiune a marfurilor trebuie sa se realizeze la costul de intrare.

Evaluarea marfurilor la intrarea in gestiune in cazul metodei inventarului permanent se poate efectua la:

cost de achizitie sau

cost standard sau

pret de vanzare(cu sau fara TVA

Procedura de lucru prin metoda inventarului permanent presupune ca pe parcursul exercitiului, sa existe o evidenta detaliata a stocurilor, obtinuta prin inregistrarea continua a intrarilor si iesirilor de stocuri. Inventarul permanent permite intreprinderii ca pe toata durata exercitiului financiar sa detina informatii cu privire la: stocurile existente in patrimoniu, valoarea intrarilor si a iesirilor pe sortimente sau grupe de marfuri.

Optiunea pt.inventarul permanent nu exclude efectuarea inventarierii faptice cel putin la sfarsitul anului. Contabilitatea ofera informatii despre elementele de stoc care ar trebui sa existe efectiv si de aceea se justifica inventarierea faptica, asigurand controlul permanent asupra marfurilor.

Caracteristicile de lucru in conditiile folosirii metodei inventarului permanent

a)Metoda inventarului permanent la cost de achizitie

Fiecare din formele de evidenta contabila a marfurilor prin metoda inventarului permanent este importanta si ofera informatii utile pentru management dar cea mai des intalnita este metoda inevntarului permanent la cost de achizitie datorita facilitatilor pe care le are in aplicare.

Aceasta metoda consta in evaluarea intrarii si miscarii marfurilor la cost de achizitie inscris in documentele justificative deci usor de determinat. Cu toate acestea aceasta metoda prezinta dezavantaje datorate fluctuatiei preturilor. De aceea, calculul costului de achizitie aferent marfurilor vandute trebuie sa se faca dupa anumite procedee care sa nu denatureze situatia reala a patrimoniului si rezultatele activitatii. Potrivit Legii contabilitatii calculul costului de achizitie aferent marfurilor vandute se poate realiza prin doua procedee:

- costului mediu ponderat si

- procedeul epuizarii succesive a stocurilor, folosind una din metodele: FIFO sau LIFO.

O etapa importanta a gestiunii marfurilor o constituie contabilizarea operatiilor curente. Pentru aceasta se folosesc urmatoarele conturi din Planul Contabil General :

„Marfuri”, „Cheltuieli privind marfurile”, „Venituri din vanzarea marfurilor”. Acestea sunt conturile de baza pentru gestiunea marfurilor dar pe langa acestea mai sunt utilizate si altele cu care se intra in legatura directa cum sunt: „Furnizori”, „Clienti”, „Clienti facturi nesosite”, „Furnizori debitori”, „Alte cheltuieli de exploatare”, „Alte vcenituri din exploatare”, „Cheltuieli privind sconturile”, „Venituri din sconturi”, „Taxa pe valoarea adaugata” etc.

In conditiile folosirii metodei inventarului permanent la cost de achizitie conturile care servesc la inregistrarea existentei si miscarii marfurilor respecta regulile de functionare stabilite prin Planul Contabil General dar au si anumite particularitati specifice obiectului de activitate a acestor societati. Este cazul particularitatilor prevazute de legislatia care reglementeaza activitatea de comert, turism, servicii operationala in tara noastra:OG 99/ 2000 si vizeaza:

1.      vanzarile cu pret redus (art.18 din OG 99);

2.      vanzarile de lichidare (art.20 din OG 99);

3.      vanzarile de soldare (art. 24);

4.      vanzarile prin magazine sau prin depozite de fabrica;

5.      vanzarile promotionale.

Evidenta contabila a marfurilor prin metoda inventarului permanent urmareste sa asigure informatii punctuale despre stocuri, intrari, iesiri pe feluri de marfuri.Aceasta forma de evidenta contabila ofera un volum important de informatii utile pentru deciziile activitatii de exploatare.

In cazul metodei inventarului permanent activitatea de exploatare in societatile de comert, turism, servicii se inregistreaza cu ajutorul urmatoarelor conturi: 371, 607, 707,442, 401, 409, 411, 416, 419, 512, 531, 667, 767,658, 758 etc. Analiza si functiunea acestora este prezentata in continuare:

Contul “Marfuri” serveste la evidenta starii si miscarii marfurilor aflate in depozite cu ridicata, in unitatile cu amanuntul, in magazinele proprii, in unitatile de alimnentatie publica.Este cont de stocuri si are functie contabila de activ.

Acest cont ofera o serie de informatii valoroase despre activitatea societatii cum sunt:cifra de afaceri realizata la un moment dat, nivelul vanzarilor pe sortimente de marfuri si perioade de timp: zilnic, decadal, lunar, dand posibilitate conducerii de a lua decizii pentru aprovizionare cu marfuri care sunt solocitate de piata fara a se aproviziona stocuri fara miscare, stabilirea tabloului de trezorerie etc,capacitatea intreprinderii de a vinde, de a se aproviziona(intr-un cuvant situatia financiara si nivelul intreprinderii).

Contul „Marfuri” simbol cifric 371 se debiteaza cu valoarea la cost de achizitie a marfurilor intrate in gestiune pe diferite cai:

achizitionate cu titlu oneros( conf. Facturii, 401);

din productie proprie( conf. Notei de predare-transfer 345);

aduse ca aport la capital(conf.contractului societatii si adeziunii de subcriere 1011,456);

constatate plus la inventar(listele de inventariere,607);

donatii, sponsorizari(Contractul de sponsorizare 658).

Primite de la terti la care au fost trimise pentru prelucrare(factura,aviz de insotire a marfurilor,)

Rulajul debitor al contului reprezinta valoarea marfurilor intrate in gestiune intr-o anumita perioada de timp.

Se crediteaza cu valoarea marfurilor iesite din gestiune la cost mediu de achizitie pe diferite cai:

- vandute(factura,aviz de insotire a marfurilor);

predate in custodie (proces-verbal de custodie);

minusuri constatate la inventar(listele de inventariere);

donatii, sponsorizari(contract de sponsorizare;

pierderi din calamitati(documente justificative ale calamitatilor si pierderilor, note de constatare);

trimise spre prelucrare la terti(note de predare).

Rulajul creditor ofera informatii despre cifra de afaceri realizata la un moment dat precum si despre alte iesiri din gestiune, folosindu-se in acest scop fisa sah pe conturi corespondente(conf.modelului anexat).

Soldul contului este debitor si reprezinta valoarea marfurilor la cost mediu de achizitie aflate in gestiune la un moment dat.

Evidenta contabila analitica a marfurilor organizata prin metoda inventarului permanent se realizeaza cantitativ-valoric pe fiecare sortiment de marfa, pe baza fiselor de cont analitic pentru valori materiale care se deschid pe fiecare sortiment atat cantitativ cat si valoric(conf. Modelului anexat).   

Contul „Cheltuieli privind marfurile”evidentiaza costul de achizitie al marfurilor vandute.

In cazul metodei inventarului permanent contul functioneaza astfel:

se debiteaza in cursul lunii cu valoarea la cost de achizitie a marfurilor iesite din gestiune prin: vanzare, transmise la terti, lipsurile neimputabile constatate la inventar;

se crediteaza: - la finele perioadei prin repartizarea cheltuielilor asupra contului de „Rezultat financiar”(121) cu cheltuielile aferente marfurilor vindute;

cu valoarea recuperarilor din timpul lunii;

cu plusurile constatate la inventar.

Contul „Cheltuieli privind marfurile”furnizeaza informatii privind costul de achizitie al marfurilor vandute. Rulajul debitor al acestuia si rulajul creditor al contului „Marfuri” trebuie sa fie egale intrucat inregistreaza valoarea marfurilor vandute la cost de achizitie.

Contul „Venituri din vanzarea marfurilor”(707)asigura evidenta veniturilor realizate din vanzarea marfurilor.

Se crediteaza in cursul lunii:

cu valoarea marfurilor vandute la pret de vanzare(factura,aviz de insotire a marfurilor,bon fiscal de casa pentru vanzarile cu numerar)( 418, 411, 531);

cu veniturile primite prin transfer din operatii in participatie(483).

Soldul final creditor se transfera asupra contului de rezltate la sfarsitul lunii.

Cele trei conturi prezentate mai sus reprezinta conturile de baza ale evidentei marfurilor prin metoda inventarului permanent la cost de achizitie.

Pentru inregistrarea tuturor operatiilor care iau nastere din aceste tranzactii si respectarea principiului partidei duble se mai folosesc si alte conturi cum sunt:”Furnizori”, „Furnizori-facturi nesosite”(408),”Furnizori-debitori”, „Efecte de plata” cu ajutorul carora se inregistreaza aprovizionarea cu marfuri.

Conturile: „Clienti”, „Clienti-facturi de intocmit”(418), „Clienti incerti”(416), „Clienti-creditori”, „Efecte de primit”(413) se folosesc pentru evidenta vanzarii de marfuri.Incasarea valorii marfurilor si plata se evidentiaza cu ajutorul conturilor de disponibilitati: 512, 531.

Modul de functionare a acestor conturi respecta regulile generale stabilite de Planul General de Conturi.

Vanzarea si cumpararea de marfuri se poate realiza si cu anumite facilitati, reduceri comerciale si reduceri financiare acordate in anumite conditii convenite de parteneri.

Pentru reducerile de pret cu caracter comercial (bonificatii, remize, risturne), trebuie retinute urmatoarele aspecte :

Daca reducerile se acorda la facturarea marfurilor, are loc o reducere a pretului de vanzare la furnizor, respectiv a costului de achizitie la cumparator. In consecinta, furnizorul va reflecta reducerea in creditul contului 707 iar clientul in debitul contului 371.

Daca reducerea se acorda ulterior facturarii, ea reprezinta o cheltuiala de exploatare pt.furnizor si se va reflecta in 658 «Alte cheltuieli de exploatare”. Pt.client este un venit care se reflecta in ct.758. Asadar, aceste conturi sunt utilizate pentru operatiile de reduceri comerciale.

In cazul reducerilor financiare intervin conturile “Cheltuieli privind sconturile acordate”(667), “Venituri din sconturi”(767).Regulile de functionare a acestor conturi sunt cele referitoare la conturile de activ, clasa cheltuieli si conturilor de pasiv,clasa venituri.

Contul “Alte cheltuieli din exploatare”(658) se debiteaza in cursul perioadei cu reducerile acordate de furnizor ulterior si se crediteaza la inchiderea lunii prin diminuarea veniturilor pentru reducerile acordate astfel 707=658 sau prin reducerea cifrei de afaceri cu valoarea reducerilor comerciale acordate.

Contul “Alte venituri din exploatare” se crediteaza in cursul lunii cu reducerile primate ulterior, se debiteaza la sfarsitul lunii prin incorporarea veniturilor in contul de rezultate.

Contul Contul “Cheltuieli privind sconturile acordate” reflecta sconturile acordate de furnizori clientilor. Se crediteaza la sfarsitul perioadei prin transferul soldului debitor asupra contului de rezltate.

Contul “Venituri din sconturi obtinute” tine evidenta sconturilor primite. Rulajul creditor reflecta valoarea sconturilor primite intr-o perioada de timp.

In cazul societatilor platitoare de TVA evidenta se realizeaza cu ajutorul conturilor: TVA deductibila, TVA, colectata, TVA de plata, TVA de recuperat, TVA neexigibila.

Aplicatie:a) cumparari de marfuri din import a caror evidenta contabila se realizeaza prin metoda inventarului permanent.(de inregistrat in fisa de cont analitic pentru valori materiale operatiile)

b) vanzari de marfuri din care :

- cu decontare imediata si,

- cu efecte comerciale.

c) vanzari de marfuri cu factura ulterioara.

b)Metoda inventarului permanent la cost standard

Se poate aplica in conditii de relativa stabilitate a preturilor(pretul de iesire sa fie apropiat ca nivel de costul de achizitie).

Aplicarea acestei metode consta in:

1.Evaluarea stocurilor,a intrarilor si iesirilor la cost standard (prestabilit) pe baza preturilor perioadei precedente cu actualizare periodica si,

2.Calculul si inregistrarea diferentei dintre costul standard si costul de achizitie efectiv, atat pentru stocuri cat si pentru intrari si iesiri.

Conturile de baza folosite in acest caz sunt:”Marfuri” (371), “Diferente de pret la marfuri”(378), ”Cheltuieli privind marfurile”(607) si”Venituri din vanzarea marfurilor”(707).

In cazul acestei metode de contabilizare a stocurilor apare un cont nou ”Diferente de pret la marfuri” care are rolul de a corecta diferentele dintre costul efectiv de achizitie si pretul standard folosit la inregistrarea intrarii si iesirii din gestiune a marfurilor.

Modul de functionare a conturilor de baza nu este diferit de metoda inventarului permanent la cost de achizitie.

Contul ”Marfuri” inregistreaza intrarile si iesirile de marfuri la pret standard iar la sfarsitul lunii prezinta sold debitor care reprezinta valoarea marfurilor aflate in stoc la pret standard.

Evidenta analitica se realizeaza pe fiecare sortiment de marfa la pret standard cu ajutorul fiselor de cont analitic pentru valori materiale.

Rolul cel mai important in cazul acestei metode il are contul ”Diferente de pret”(378) care este bifunctional si functioneaza astfel :

a)la intrarea marfurilor in gestiune :

se crediteaza cu diferentele favorabile aferente marfurilor intrate,

se debiteaza cu diferentele nefavorabile aferente marfurilor intrate in gestiune. Soldul contului se repartizeaza asupra marfurilor iesite din gestiune la sfarsitul perioadei conform relatiei de calcul :

Soldul contului 378 la finele perioadei

K378

(S.I.371 I.371.) pret standard

Diferenta aferenta marfurilor iesite=RC cont371x K378.

b) la iesirea din gestiune contul 378:

se debiteaza cu diferentele favorabile aferente iesirilor din gestiune, diminuand cheltuiala inregistrata la pret standard,

se crediteaza cu diferentele nefavorabile aferente iesirilor, majorand cheltuielile inregistrate la pret standard.

Soldul final reprezenta diferentele favorabile sau nefavorabile aferente stocului de marfa si se va insuma algebric cu soldul contului ,,Marfuri,, pentru a stabili costul de achizitie efectiv al marfurilor aflate in stoc.

Contul ”Cheltuieli privind marfurile” inregistreaza in debit costul standard al marfurilor iesite iar la sfarsitul perioadei se corecteaza cu diferentele de pret aferente marfurilor iesite. Se debiteaza cu diferentele nefavorabile aferente marfurilor iesite(607=378) si se crediteaza cu diferentele favorabile aferente marfurilor iesite din gestiune(378=607).

Contul ”Venituri din vanzarea marfurilor” se crediteaza cu veniturile realizate din vanzarea marfurilor la pret de vanzare, se debiteaza la sfarsitul perioadei prin transferul asupra contului de rezultate.

c)Metoda inventarului permanent la pret de vanzare

Caracteristica principala a acestei metode este evaluarea stocurilor,a intrarilor si iesirilor la pret de vanzare.

Pretul de vanzare este constituit din C.A. si marja bruta.

Aplicarea acestei metode necesita calculul si inregistrarea diferentelor dintre pretul de vanzare si costul de achizitie adica a marjei brute aferenta marfurilor intrate, iesite si ramase in stoc. Datorita facilitatii pe care o prezinta in aplicare aceasta metoda este agreata de marea majoritatea a intreprinderilor. Totusi, in prezent, sunt opinii care nu o mai sustin pentru ca: face abatere de la principiile de baza ale evaluarii marfurilor respectiv,de la principiul prudentei si costului istoric iar modul de organizare a evidentei analitice, global-valoric face imposibila aplicarea.Pe langa aceste abateri de la regulile generale de evaluare au mai fost identificate unele dezavantaje intre care amintim:

1. pretul de vanzare la care se evalueaza marfa la intrarea in patrimoniu nu mai este de actualitate la vanzarea ei, intreprinderea avand posibilitatea de a vinde marfa la pretul pietii si, atunci, evident devine inutil calculul pretului de vanzare la intrare in patrimoniu;

2. evidenta contabila global-valoric nu face posibila urmarirea fiecarui sortiment pe preturile de achizitie chiar daca marja bruta se pastreaza, exista posibilitatea sa se practice pentru acelasi sortiment de marfa preturi diferite;

3. descarcarea gestiunii pe baza de monetar creaza dificultati deoarece pot apare diferente valorice fara a mai exista stoc.

Aceste argumente sustin ideea organizarii evidentei analitice cantitativ-valoric si nu global-valoric.

Conturile utilizate in cazul acestei metode de evidenta contabila sunt:

„Marfuri”, „Diferente de pret la marfuri”, „Cheltuieli privind marfurile”, „Venituri din vanzarea marfurilor”.Functia acestor conturi este stabilita de Planul General de Conturi.Modul de functionare nu este diferit de celelalte metode.

Contul „Marfuri” se debiteaza cu pretul de vanzare al marfurilor intrate in patrimoniu si se crediteaza cu valoarea marfurilor vandute la pret mediu de vanzare.

Soldul contului reprezinta valoarea marfurilor aflate in stoc la pret mediu de vanzare.

Contul „Diferente de pret la marfuri”evidentiaza marja aferenta intrarilor, iesirilor si stocului.Acest cont este rectificativ al valorii marfurilor si face posibila determinarea costului de achizitie.Are functie contabila de pasiv. Se crediteaza cu marja aferenta intrarilor,se debiteaza cu marja aferenta iesirilor.In cazul in care se practica un procent unic de marja, calculul marjei aferenta iesirilor se face prin metoda sutei majorate.(De ex. (%Mb x 100)/(100+ %Mb).Daca se practica procente diferite de marja atunci se calculeaza coeficientul de repartizare a marjei astfel:

SI cont378 la 1 ian + RC cont378

K378

SI cont371 la 1 ian +RD cont371

Marja bruta aferenta iesirilor= K378 x RC cont371

Din aceasta suma se scade valoarea contabilizata pana la sfarsitul lunii precedente iar suma rezultata reprezinta valoarea marjei brute aferenta marfurile vandute in luna curenta. Aceasta se inregistreaza in debitul contului „Diferente de pret la marfuri”(378=371)

Contabilitatea analitica a marfurilor in cazul inventarului permanent

Necesitatea organizarii contabilitatii analitice este data de nevoia de informatii pentru determinarea C.A. al marfurilor, a nivelului stocurilor pe structurile impuse de obiectivele de gestiune. Ea este un atribut al gestiunii interne, dar este organizata in contabilitatea financiara. In functie de specificul activitatii, contabilitatea analitica a stocurilor se poate organiza dupa una din metodele;

a)Metoda cantitativ-valorica pe sortimente de marfuri. Se realizeaza cu ajutorul fiselor de cont analitic pt.valori materiale deschise pe fiecare sortiment. In acest caz, se foloseste metoda inventarului permanent la C.A. Se poate aplica cu usurinta la intreprinderi cu ridicata.

Informatiile pe care le ofera dau imaginea reala a situatiei stocurilor: ea permite totodata controlul permanent.

b)Metoda operativ-contabila sau pe solduri. Aceasta metoda nu foloseste fisele de cont analitic pt.valori materiale de la compartimentul contabilitate, inlocuindu-se cu fise centralizatoare a miscarii valorice pe grupe de bunuri. Deci, evidenta miscarii stocurilor la contabilitate este numai valoric pe gestiuni si grupe de marfuri.

La magazie se intocmesc fise de magazie. Se intocmeste borderoul de predare a documentelor la contabilitate, registrul stocurilor la sfarsitul lunii, in care se inscriu: cantitatile din fisele de magazie, preturile unitare, valoarea calculata, fisa centralizatoare a miscarii valorice pe grupe de marfuri.

c)Metoda global valorica pe gestiuni se realizeaza cu ajutorul fiselor de cont pt.operatii diverse deschise pe gestiuni. Datele sunt numai valorice (val.stocului, a intrarilor, a iesirilor). Este folosita in unitatile de vanzare cu amanuntul si alimentatie publica. Are dezavantaje, ca nu ofera o imagine fidela a patrimoniului. Documentele folosite in cazul acestei metode sunt: raportul de gestiune, fisele de cont pt.operatii diverse.