Metode de contabilizare a stocurilor si a operatiilor cu marfuri

Metode de contabilizare a stocurilor si a operatiilor cu marfuri

Contabilitatea ca stiinta a evidentei, calculului, analizei si controlului inregistreaza numai tranzactii consemnate in documente justificative.

Contabilizarea marfurilor necesita existenta documentelor justificative specifice fiecarei faze pe care acestea o parcurg. Avand in vedere fazele pe care le parcurg marfurile de la vanzator la cumparator, documentele se clasifica in functie de operatia economica in:

documente care atesta aprovizionarea si

documente care atesta vanzarea.

Formele de aprovizionare si documentele specifice.

Societatile de comert, turism si servicii practica forme specifice de aprovizionare dar si forme comune cu celelalte categorii de societati.

Aprovizionarea se face in baza unor documente specifice procesului de aprovizionare care angajeaza responsabilitati atat pentru cumparator cat si pentru vanzator, stabilite prin normele de drept comercial : nota de comanda sau contractul de achizitie care poate fi: fara delegat, cu delegat propriu, cu delegatul furnizorului.Aceste documente constituie angajamente legale pentru parti dupa semnare.( de atasat model de contract de vanzare-cumparare si nota de comanda)

Formele de aprovizionare practicate de aceste societati sunt influientate de: distanta si locul de la care se face aprovizionarea( din tara sau din import), de cantitatea de marfa aprovizionata, de felul marfurilor-(alimentare, industriale).

In functie de aceste aspecte aprovizionarea se poate realiza astfel :

a) fara delegat (deci pe raspunderea furnizorului);

b) prin delegatul propriu al beneficiarului;

c) cu delegatul furnizorului.

a)Aprovizionarea fara delegat se desfasoara conform prevederilor contractuale si ale graficului de livrare.Aceasta forma de aprovizionare se foloseste in cazul livrarilor repetate.Furnizorul poarta responsabilitatea pentru cantitatea si calitatea marfurilor furnizate. De asemenea, ii revine obligatia incarcarii lotului de marfa in mijlocul de transport pus la dispozitie de caraus.

Documentele justificative pentru livrarea marfurilor fara delegat se grupeaza in functie de activitatile efectuate astfel:

1.       pentru receptia efectuata de furnizor se intocmeste procesul-verbal de autoreceptie si dispozitie de livrare;

2.       pentru transport :scrisoarea de trasura, scrisoarea de transport, buletinul de mesagerie (in functie de mijlocul de trabsport folsit).

Carausul asigura transportul marfurilor la destinatie si predarea acestora beneficiarului conform documentelor insotitoare.

Cumparatorul receptioneaza marfa cantitativ si calitativ si intocmeste documentele de receptie in doua exemplare respectiv,nota de receptie si constatare de diferente(NRCD),confruntand datele din contract, din graficul de livrare sau AE intocmit de furnizo si cantitatile receptionate.

Daca se constata urme de deteriorare a sigiliului vagonului comisia de receptie intocmeste Proces-verbal de constatare opozabil furnizorului sau carausului, dupa caz. Daca marfa este acceptata partial (deoacece este necorespunzatoare calitativ sau netransmisa la termen etc) se intocmeste Proces-verbal de custodie pentru cantitatea refuzata, urmand ca ulterior furnizorul sa intocmeasca factura de stornare.

In Nota de receptie cumparatorul va evalua marfurile la cost de achizitie sau pret de vanzare in functie de metoda de evaluare folosita.Documentele de receptie circula la compartimentele de specialitate: la contabilitate pentru inregistare in evidenta contabila, la locul de depozitare si la compartimentul aprovizionare pentru urmarirea realizarii programului de achizitie.

NRCD se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau la unitatea cu amanuntul, dupa caz. In situatia in care la receptie se constata diferente NRCD se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie exemplarul doi se va transmite furnizorului iar exemplarul trei carausului. Daca marfurile sosec in transe se intocmeste cate o nota de rceptie pentru fiecare lot care se anexeaza la factura sau AE.

NRCD intocmita pentru fiecare lot de marfa aprovizionata circula :

1.la magazie toate exemplarele pentru inregistrarea inevidenta operativa;

2.la compartimentul financiar-contabilitate pentru pentru inregistrarea in evidenta contabila sintetica si analitica si, pentru intocmirea formelor privind regularizarea diferentelor constatate la receptie(toate exemplarele) si,

3.la furnizor si caraus ex.2, respectiv ex.3.

In concluzie,intrarea in gestiune a marfurilor se evidentiaza cu ajutorul N.R.C.D. Situatiile de neconcordanta cu prevederile contractuale sunt consemnate in documentele justificative adecvate (proces verbal de constatare incheiat cu firma de transport in caz de vicii la sigilii). Viciile de calitate se consemneaza de asemenea intr-un proces verbal de calitate si proces verbal de custodie pt. marfurile necorespunzatoare care se returneaza furnizorului.

b)Aprovizionarea cu delegat propriu se foloseste atunci cand furnizorul si cumparatorul se afla in aceeasi localitate. In aceasta forma de aprovizionare delegatul participa la pregatirea lotului, ambalarea si livrarea, responsabilitatea pentru calitatea si cantitatea furnizata revine cumparatorului care are obligatia de a receptiona la incarcare marfa. Documentul in baza caruia furnizorul livreaza marfa este: delegatia pentru ridicare de materiale.Delegatul primeste factura sau AE si poate plati marfa cu numerar,in functie de valoare, cu fila de cec, bilet la ordin. Plata marfurilor se poate face si ulterior.

La depozitul cumparatorului delegatul preda marfa, efectuandu-se receptia cantitaiva si calitativa de comisia de receptie. Documentul de evidenta a intrarii marfurilor in gestiune este : NRCD iar circuitul este acelasi ca si in cazul aprovizionarii fara delegat.Daca se constata diferente cantitative sau calitative la lotul de marfa acestea se imputa delegatului insotitor.

c)Aprovizionarea cu delegatul furnizorului presupune prezentarea acestuia la beneficiar unde are loc receptionarea de catre comisia de receptie si intocmirea documentelor de receptie.

Receptia se face fie dupa factura fie dupa AE. Plata marfurilor poate fi facuta pe loc sau ulterior.

In mod firesc, operatia de aprovizionare se desfasoara astfel:

solicitarea de aprovizionare de catre client,

aprovizionarea efectiva,

receptia marfurilor,

inregistrarea in evidenta operativa si contabila.

Surse(cai) specifice de aprovizionare

a)Depozite de repartizare (se intalnesc la societati comerciale de vanzare cu amanuntul si de alimentatie publica.Specificul acestor societati impune aprovizionarea ritmica si cu un sortiment mare de marfuri care ar fi dificil de achizitionat pe masura vanzarii de la furnizori specializati.Repartizarea din aceste depozite subunitatilor se realizeaza pe baza de documente justificative care circula la intern:Bon de predare, transfer, restiuire,Lista zilnica de alimente.Deci, depozitele de repartizare efectueaza doua operatii:

- receptia marfurilor aprovizionate de la furnizor

-distribuirea marfurilor catre magazine sau unitati de alimentatie publica.

Documentele care se intocmesc in aceasta forma de aprovizionare sunt: NRCD la depozit care justifica intrarea in unitate a marfurilor, graficul de distributie catre subunitati, bonul de predare-transfer-restituire la subunitati pe baza caruia se descarca gestiunea depozitului, operandu-se in fisele de magazie, si, se incarca subunitatea, raportul de gestiune.

b)Aprovizionarea de pe piata agroalimentara se practica in unitatile de alimentatie publica pentru produse care nu se pot achizitiona din depozite,fiind perisabile. In aceasta forma de aprovizionare se intocmesc documente de evidenta a cumpararii si platii,borderoul de achizitie care trebuie sa contina cat mai multe infoormatii pentru identificarea producatorului agricol.Pentru intrarea in gestiune se intocmesc aceleasi documente de evidenta, NRCD.

c) Aprovizionarea din productie proprie se intalneste tot la unitatile de alimentatie publica si consta in transferul de preparate culinare de la bucatarie catre restaurante, bufete sau de la laboratoarele de cofetarie catre chiscurile, cofetariile proprii.Documentul care evidentiaza transferul este Nota de transfer-restituire care se intocmeste in baza unei Note de comanda din partea subunitatii. Structura care transfera se va descarca cu nota de transfer iar cea care primeste se incarca.

Documentele primare utilizate pentru evidenta stocurilor

Stocurile de marfuri genereaza o serie de operatii: aprovizionarea,pastrarea,eliberarea din din depozite, prelucrarea,inventarierea, vanzarea.

Operatiile care privesc stocurile respectiv,intrarea si iesirea sunt consemnate in documente primare care dobandesc calitatea de documente justificative in baza carora se inregistreaza tranzactiile in evidenta contabila.

- Pentru intrarea marfurilor se utilizeaza urmatoarele documente:

aviz de insotire a marfi,

factura fiscala – serveste la decontare si receptie,

NRCD, PV de constatare, PV de custodie,

Bon de predare-transfer-restituire (pt.intern)

- Pentru iesirea din gestiune se intocmesc urmatoarele documente primare:

Aviz de insotire a marfii

Factura fiscala

B.C., F.L.C.

Bon de vanzare utilizat in unitatile cu amanuntul

- Pt.transportul marfurilor se intocmesc urmatoarele documente:

Scrisoare de trasura;

Scrisoare de transport;

Buletin de mesagerie(in functie de mijlocul de mijlocul de transport