Organizarea contabilitatii bancare la fassrinbank - sistemul documentatiei bancare sl al controlului bancar intern

ORGANIZAREA CONTABILITATII BANCARE LA FASSRINBANK SISTEMUL DOCUMENTATIEI BANCARE Sl AL CONTROLULUI BANCAR INTERN

Organizarea contabilitatii la FASSRINBank urmareste reflectarea operatiunilor bancare la locul si momentul derularii acestora, in stransa relatie cu structura organizatorica a bancii. In desfasurarea activitatii FASSRINBank si a serviciilor de contabilitate din centrala bancii si din sucursale, o importanta deosebita prezinta documentatia bancara si controlul bancar intern exercitat pe baza ei.

indeplinind functiile ce le revin, unitatile bancare operative (filiale, sucursale si agentii) efectueaza zilnic o multitudine de operatii, care, pentru urmarirea si controlarea lor ulterioara se inregistreaza in evidenta bancara pe baza documentelor intocmite in acest scop.

In general, documentele bancare pot avea ca obiect operatiile bancare cu numerar, operatiile de plati si incasari prin conturile beneficiarilor deschise la banci, creditele acordate de banci, finantarile bugetare prin intermediul bancilor, incasarile veniturilor bugetului prin intermediul bancilor, cheltuielile administrative ocazionate de activitatea bancilor precum si alte operatiuni curente care se reflecta in documente specifice evidentei economice a bancii.

Dupa grupele mari de operatii ce se executa in banci intalnim trei mari categorii de documente si anume:

1. Documente bancare privind operatiile cu numerar, adica, documentele de casa. In aceasta categorie intra documentele pentru plati si incasari de la beneficiarii bancii: cecurile de numerar pentru ridicarea numerarului de catre agentii economici si foile de varsamant-chitanta pentru depunerea la banca a numerarului de catre agentii economici si documentele de plati si incasari interne cum sunt statele de salarii, listele pentru acordarea avansului chenzinal, plata ajutoarelor sau chitanta pentru depunerea de sume la casierie.

2.      Documentele bancare pentru operatiile fara numerar, adica, de virari de sume dintr-un cont in altul. In baza acestor documente se efectueaza majoritatea operatiunilor bancare solicitate de beneficiarii de conturi curente. in acest domeniu se folosesc curent documente ca: ordin de plata, file din carnete de cecuri cu limita de suma, taloane-situatie de plata, ordin de plata incasare privind asigurarile sociale etc.

3.      Documentele pentru operatiuni emise de banci cum sunt notele de debitare-creditare, dispozitie de plata-incasare catre casierie, monetare si borderouri centralizatoare pentru numararea banilor etc.

Documentele depuse de catre beneficiarii de conturi pentru efectuarea operatiunilor de plati si incasari prin aceste conturi, au cateva elemente obligatorii cum sunt:

elemente necesare identificarii emitentului: codul fiscal, denumirea, adresa, telefonul, banca ce-1 deserveste etc;

elemente necesare identificarii documentului: codul documentului, numarul, data intocmirii etc;

elemente privind obiectul si scopul intocmirii: plata sau incasare, numele
platitorului sau al incasatorului, contul platitorului si incasatorului, bancile
care-i deservesc, sumele de plata, scopul platii si temeiul legal al acesteia.

Operatorii si controlorii-operatori de ghiseu verifica de la receptie existenta elementelor mai sus mentionate.

Circuitul documentelor din cadrul unitatilor bancare este reprezentat de fluxul informational bancar si reprezinta miscarea succesiva, in scopul efectuarii si inregistrarii operatiilor pe care le contin, pe intregul parcurs cuprins intre momentul introducerii sau intocmirii acestora in banci si momentul clasarii, in vederea pastrarii lor, la finele fiecarei zile.

Miscarea succesiva a documentelor bancare in cadrul institutiilor operative parcurge o serie de faze cum sunt:

Prima faza a circuitului documentelor bancare consta in primirea sau intocmirea documentelor de catre organele bancare si efectuarea asupra lor a controlului din punctul de vedere al formei si al continutului operatiilor solicitate a se executa. Ca urmare a utilizarii calculatoarelor electronice in aceasta faza se poate face si o prima verificare de fond;

A doua faza a circuitului documentelor bancare consta in transformarea acestora in dispozitie de contabilizare, realizata fie prin completarea notei de contabilitate, fie prin contarea operatiunii economice direct pe documente. Cu aceasta ocazie se indica conturile ce urmeaza a fi afectate de operatiile economice prevazute in documente;

A treia faza o constituie inregistrarea operatilor economice in evidenta analitica;

A patra faza consta in verificarea inregistrarilor din evidenta analitica si inregistrarea operatiilor economice din documente in contabilitatea sintetica;

O ultima faza consta in verificarea corectitudinii inregistrarii operatiilor in contabilitatea sintetica si in contabilitatea analitica si clasarea documentelor pe grupe de operatii.

Aceste faze ale fluxului documentelor in subsistemul informational bancar sunt succesive, dar, o data cu introducerea calculatoarelor electronice devin concomitente.

Clasarea si pastrarea documentelor bancare se realizeaza la contabilitate (directii, serviciu, birou, grupa de operatii). Documentele care reflecta operatii cu numerar se emit in exemplare suficiente ca sa se asigure organizarea evidentei la casierie si sa poata fi grupate la contabilitate separat documentele pentru toate platile si incasarile cu numerar.

Pentru rationalizarea si simplificarea muncii desfasurata in banci s-a trecut la clasarea si pastrarea in unitatile bancare numai a principalelor documente de plati si incasari.

Circuitul documentelor in cadrul fluxului informational bancar si inregistrarea operatiilor economice se face pe baza unor principii bine determinate a caror respectare tine de disciplina bancara. in aceasta directie amintim:

incasarea cu prioritate a sumelor de catre casieri si dupa aceea, inregistrarea lor in conturile depunatorilor. Respectarea acestui principiu face posibila evitarea riscului inregistrarii in conturi a unor sume nedepuse sau depuse in sume mai mici decat cele mentionate in documente;

inregistrarea cu prioritate a operatiilor de eliberare a numerarului si dupa aceea plata efectiva a acestuia de catre casieri. in acest mod se inlatura posibilitatea eliberarii de numerar acelor agenti economici care nu au disponibil in cont;

inregistrarea cu prioritate a platilor in debitul conturilor platitorului si numai dupa aceea, in creditul conturilor incasatorului. in acest fel se evita efectuarea de operatii de incasari de la agenti economici care nu au disponibilitati in conturile de la banca;

inregistrarea cu prioritate in evidenta analitica si numai dupa aceea, in contabilitatea sintetica. In acest fel se pot restitui documentele de plata fara acoperire.

Trecerea masiva la folosirea calculatoarelor electronice face ca verificarea respectarii acestor principii sa fie concomitenta si sa se evite o parte din erorile ce s-ar produce. Acest lucru nu trebuie sa duca la ignorarea principiilor mai sus mentionate.

Sunt cunoscute o serie de fraude bancare ce s-ar fi evitat daca salariatii bancii respectau principiile disciplinei bancare.

Volumul mare de operatii care se efectueaza prin banci, concomitent cu sporirea numarului si specializarii acestor banci, respectarea principiilor de baza ale activitatii bancare, a statutului si disciplinei bancare impune organizarea unui control bancar atat in general la nivelul sistemului institutiilor bancare, cat si in ce priveste controlul bancar intern ca parte a unui sistem chemat sa asigure realitatea si exactitatea informatiilor financiar-monetare.

Dupa sfera obiectivelor supuse controlului bancar, acesta este control bancar intern si control bancar extern.

Sfera controlului bancar extern este in continua restrangere. Daca pana in 1989 bancile controlau toate operatiunile financiare care afectau patrimoniul unitatilor deservite, in prezent sunt controlate numai acele sectiuni care se leaga de garantarea creditelor, de utilizarea acestora, de respectarea disciplinei de casa si de calcularea corecta si plata obligatiilor fiscale.

Controlul bancar

Controlul bancar intern vizeaza toate aspectele activitatii bancii si este de trei feluri: preventiv, curent si ulterior.

Controlul bancar intern preventiv priveste:

- operatiile economice proprii institutiei bancare;

- operatiile solicitate sa fie efectuate in numele titularilor de conturi deschise la

banci.

Controlul financiar preventiv asupra operatiilor bancare proprii vizeaza respectarea legalitatii, economicitatii si oportunitatii tuturor operatiilor economice care antreneaza elemente ale patrimoniului sau depozitele beneficiarilor atrase temporar in circuit. Controlul financiar preventiv asupra operatiilor bancare proprii se face de catre sefii de birou, sefii de serviciu si de lucratorii din directiile si serviciile cu atributii operativ contabile.

Pentru operatiile proprii solicitate sefii birourilor si compartimentelor beneficiare trebuie sa vizeze documentele supuse controlului financiar preventiv. Seful serviciului (biroului) contabilitate urmareste si vizeaza, pentru toate serviciile, documentele privitoare la consumuri materiale, la efectuarea de cheltuieli administrativ-gospodaresti, lucrari de investitii proprii, plata salariilor si alte drepturi de personal etc.

Controlul financiar privitor la operatiile efectuate de banci pentru titularii de conturi se efectueaza cu prioritate cand sunt prezentate documentele la ghiseu dar si prin solicitarea unor situatii financiar-contabile, care sa certifice legalitatea operatiilor inscrise in documente. Controlorii din cadrul grupelor operative urmaresc respectarea normelor in vigoare cu privire la forma documentelor, al continutului operatiilor economice si al existentei resurselor acoperitoare pentru aceste operatii. Din punct de vedere al formei se urmareste utilizarea documentului tipizat pentru operatia solicitata, existenta elementelor necesare identificarii platitorului si a contului acestuia, identificarea incasatorului si a contului acestuia, suma de plata / incasare, concordanta dintredocumentelejustificativesiborderourilecentralizatoare,concordanta semnaturilor de pe documente cu specimenele de semnaturi din banca, existenta tuturor semnaturilor solicitate de document, stampila sau stampilele etc.

In situatia agentilor economici cu capital majoritar de stat, banca, prin inspectorii sai, pe langa verificarea garantiei creditelor si a modului de utilizare, verifica si alte aspecte privind respectarea disciplinei financiare de casa, de gospodarire a patrimoniului si de realizare a sarcinilor contractuale fata de unitatile cu capital de stat sau fata de buget.

In continuarea controlului bancar intern preventiv efectuat la ghiseul de primire a documentelor, lucratorii din serviciul contabilitatii fac, concomitent cu inregistrarea operatiilor in contabilitate, si in conturile titularilor de cont, un control bancar intern curent. Cu acest prilej sunt urmarite urmatoarele obiective:

inregistrarea corecta a operatiilor in evidenta analitica;

inregistrarea corecta a operatiilor economice in contabilitatea sintetica si concordanta acestor inregistrari cu cele din evidenta operativa;

existenta extraselor de cont in ordinea cronologica a zilelor de emitere,

concordanta intre soldurile initiale ale zilei curente si soldurile initiale ale

zilei urmatoare si existenta tuturor documentelor justificative care au stat la

baza operatiilor economice din conturile beneficiarilor.

Controlul bancar intern ulterior se efectueaza periodic, fie de catre seful

serviciului (biroului) contabilitate, fie de inlocuitorul acestuia sau, in cazuri de

reclamatii si sesizari, de presedintele consiliului de administratie sau unul din

vicepresedinti. in anumite situatii controlul bancar intern ulterior este efectuat de

revizorii structurii organizatorice imediat superioare, banca centrala pentru sucursala,

sucursala pentru filiala si filiala pentru agentie. Acest control are urmatoarele obiective:

concordanta dintre evidenta analitica si contabilitatea sintetica;

-modul de organizare a activitatii bancare si de structurare a celor trei

componente ale sale, evidenta operativa, contabilitatea bancara si statistica

bancara;

- structurarea corespunzatoare a grupelor de operatii si ca urmare a birourilor,

serviciilor si directiilor;

respectarea dispozitiilor legale la efectuarea operatiilor bancare si existenta
documentelor justificative legale pentru acestea;

-dotarea bancii cu mijloace electronice de calcul, cu programele necesare in functie de acoperire a capacitatii de prelucrare;

arhivarea corecta a documentelor justificative si pastrarea documentelor in
arhiva;

concordanta dintre indicatorii raportati prin documentele contabile si statistice
de sinteza si concordanta cu datele din evidenta analitica si contabilitatea
bancara.

Un obiectiv distinct al controlului bancar ulterior il constituie revizia documentara realizata la unitatile bancare in legatura cu operatiile de casa, de tezaur si operatiile cu 'alte valori'. Revizia documentara se extinde si la unitatile economice titulare de conturi si vizeaza respectarea disciplinei operatiilor cu numerar, lei si devize si cu alte valori.

Atunci cand in urma reviziei documentare se constata deficiente, organul de control dispune si masurile reparatorii precum si pe cele necesare preintampinarii pe viitor a unor abateri de la prevederile legislatiei in vigoare privind platile si incasarile cu numerar, privind regimul valutelor in cont, privind cheltuielile de administratie etc.

Perfectionarea documentatiei bancare si a controlului bancar, in special a celui preventiv, contribuie la imbunatatirea permanenta a activitatii bancilor si la respectarea ferma de catre titularii de conturi a disciplinei financiar-monetare.