Organizarea evidentei bancare si componentele sale

ORGANIZAREA CONTABILITATII SI A SISTEMULUI INFORMATIONAL

ORGANIZAREA EVIDENTEI BANCARE SI COMPONENTELE SALE

Evidenta economica bancara, mijloc de reflectare a activitatii bancilor, de urmarire a fluxurilor financiare si monetare, din punct de vedere al sferei de cuprindere, al volumului de informatii pe care le asigura in sistemul informatiei bancare imbraca cele trei forme cunoscute: evidenta operativa bancara, contabilitatea si statistica.

Cele trei componente ale evidentei bancare se regasesc organizate unitar la fiecare nivel ierarhic - centrala bancii, sucursala, filiala si agentie, dupa principii si criterii unitare in concordanta cu Legea contabilitatii si Regulamentul privind aplicarea Legii contabilitatii. De asemenea organizarea si conducerea evidentei bancare se face si in concordanta cu Regulamentul de activitate a sistemului bancar din tara noastra.

Evidenta operativa este impusa in activitatea bancara de necesitatea cunoasterii si urmaririi operatiilor financiar-monetare, de asigurarea decontarii platilor in ordinea si dupa prioritatile impuse de legislatia in vigoare, de asigurarea controlului financiar-operativ pe masura sosirii actelor la ghiseul bancii si de constituirea cartotecilor agentilor economici deserviti in vederea prelucrarii datelor cu ajutorul calculatorului electronic.

Pe baza documentelor receptionate la ghiseele bancii de catre operatori sau controlorii de ghiseu si predate pentru prelucrare la calculator se obtine 'jurnalul operativ al fiecarei zile'. Jurnalul operativ este principalul document al evidentei care asigura controlul prelucrarii corecte a datelor din documente in vederea prelucrarii complete si complexe a datelor.

Jurnalul operativ, pe langa evidentierea unor grupe de operatii bancare si a dimensiunii zilnice a acestora, reflecta si operatiunile cu numerar, volumul de credite acordat, modul de formare a unor resurse etc. Jurnalul operativ constituie balanta operatiilor bancare din fiecare zi.

Evidenta statistica este necesara in activitatea bancara pentru a urmari, raporta si studia evolutia diferitelor categorii si grupe de operatii efectuate de banca pentru a se stabili masurile de intreprins in vederea cresterii eficientei fluxurilor financiare si monetare care reflecta fluxurile de yalori din economie. Evidenta statistica bancara evidentiaza plasamentele totale ale bancii si pe grupe cum sunt: activele interne din care: numerarul in casierie, creditele bancare interne si activele interbancare; activele externe; alte active. Pe de alta parte, evidenta statistica bancara reflecta resursele totale ale bancii pe grupe cum sunt: pasivele interne, din care: depozite clienti in lei, depozite ale populatiei, sume in tranzit, pasive interbancare etc; pasivele externe; alte pasive -inclusiv disponibilitati si depozite in valuta ale rezidentilor persoane fizice si juridice.

Sucursalele si Filialele fiecarei banci raporteaza la finele fiecarei luni situatia statistica dupa structura mentionata la care se adauga si 'situatia plasamentelor in credite pe termen scurt, mediu si lung'.

Tot pe baza raportarilor statistice se stabileste volumul de viramente, volumul de marfuri care circula pe un anumit segment al pietei, volumul de credite etc.

Foarte relevante sunt situatiile statistice ale BNR din care rezulta dimensiunea unor operatiuni bancare cum sunt: emisiunea monetara si activitatea de casierie a BNR, finantarea si creditarea economiei nationale, relatiile cu strainatatea, depozitele celorlalte banci si ale CEC-ului la BN, dimensiunea valorica a viramentelor interbancare etc.

Evidenta contabila bancara se bucura de o atentie deosebita in cadrul celor trei componente ale evidentei economice. Definirea ca evidenta contabila bancara si de contabilitatea bancara in aceasta situatie se justifica. Evidenta contabila bancara prezinta doua structuri distincte care se interconditioneaza intre ele si anume:

Contabilitatea bancii prin care se urmareste, pe baza principiilor: dublei reprezentari si egalitatii bilantiere si a celor trei procedee proprii metodei contabilitatii, dublei inregistrari si corespondentei conturilor, patrimoniul bancii in dinamica modificarilor si transformarilor lui. Aceasta structura are un caracter economico-patrimonial si reflecta totalitatea modificarilor de patrimoniu dintr-o perioada calendaristica, numita exercitiu financiar, si rezultatele modificarilor si transformarilor din aceasta perioada denumit 'rezultatul exercitiului'.

Evidenta operatiunilor bancare este structura care urmareste fluxurile economice si monetare dintre agentii economici, persoane fizice, cu bugetul si interbancare in interconditionarea lor reciproca si prin intermediul conturilor deschise la banci. Dupa principiile pe care le utilizeaza aceasta structura se apropie mult de evidenta operativa si de statistica. Procedeele de lucru sunt insa contabile si ca urmare in literatura de specialitate aceasta structura este denumita 'evidenta si tehnica bancara'. in fluxurile financiare si monetare, care se urmaresc prin evidenta bancii se integreaza si o buna parte de operatiuni care antreneaza mijloacele patrimoniale proprii bancii sau atrase de banca de la beneficiarii sai (agenti economici, persoane fizice, buget, stat).

Ca urmare a acestei integrari nu se poate organiza distinct contabilitatea elementelor patrimoniale si distinct contabilitatea fluxurilor financiar-monetare.

In functie de natura operatiunilor care se efectueaza, reflectarea in evidenta bancii are loc prin inregistrari dupa principiile contabilitatii in partida simpla sau dupa principiile contabilitatii in partida dubla.

Metoda 'contabilitatii in partida simpla' are la baza sistemul conturilor de ordine si evidenta (conturile in afara bilantului) care functioneaza dupa principiul 'debitare pentru intrari si creditare pentru iesiri'. Utilizarea metodei inregistrarilor in partida simpla la banci este impusa de urmatoarele situatii:

a)       o serie de operatii economice nu se finalizeaza imediat si urmeaza a se incheia la o data ulterioara definita sau nedefinita cum sunt valorile depuse spre pastrare, valorile trimise pentru a fi introduse in circuitul economic in conditii avantajoase, limitele de finantare sau de creditare pentru un anumit grup de agenti sau pentru o anumita grupa de operatii (creditarea agentilor din agricultura, creditarea agentilor economici pentru a achita obligatiile bugetare, finantarea alocatiei de stat pentru copii, finantarea burselor studentilor si elevilor etc);

b)      o serie de valori sunt trimise pentru pastrare sau sunt rezervate pentru operatiuni ulterioare (acreditive documentare, carnete de CEC-uri cu limita de suma etc);

c)       fiecare banca evidentiaza sumele banesti alocate in fonduri de rezerva pentru situatii deosebite sau speciale.

Contabilitatea in partida dubla se foloseste de catre banci pentru reflectarea in contabilitate a mijloacelor, a resurselor financiare ale bancii. in acest scop se foloseste dubla inregistrare, iar conturile care intra in corespondenta se numesc conturi de bilant.

Dupa modul de functionare aceste conturi se incadreaza in categoria conturilor de activ sau de pasiv, sau bifunctionale, iar dupa continutul economic acestea pot reflecta fie mijloace, fie procese, fie surse economice.

Metoda dublei inregistrari si corespondentei conturilor ofera bancilor posibilitatea efectuarii unui control contabil asupra operatiunilor reflectate in evidenta

prin urmarirea egalitatii permanente dintre totalul rulajelor debitoare si totalul rulajelor creditoare, iar pe de alta parte respectarea principiului egalitatii bilantiere, adica, total elemente de activ sa fie in permanenta egal cu total elemente de pasiv. Aceste egalitati se materializeaza si cu ajutorul egalitatii soldurilor finale debitoare cu soldurile finale creditoare.

Evidenta contabila bancara este organizata atat cu ajutorul conturilor sintetice -contabilitatea sintetica, cat si cu ajutorul conturilor analitice - contabilitatea analitica.

Contabilitatea analitica reflecta atat operatiunile economice dispuse de agentii economici, de beneficiarii din sectorul privat, de persoane fizice etc. care dispun de conturi si subconturi deschise de titularii de cont la banci, cat si operatiunile care privesc patrimoniul propriu bancii.

Contabilitatea sintetica reflecta, la randul ei, ansamblul fluxurilor financiar-monetare generate de activitatea beneficiarilor (clientilor) bancii, cat si a fluxurilor generate de modificarile si transformarile patrimoniului bancii. Contabilitatea sintetica bancara constituie una din principalele surse de date pentru evidenta statistica bancara si, in acelasi timp, principalul instrument de verificare si garantare a realitatii si exactitatii indicatorilor statistici raportati zilnic, saptamanal, bilunar si lunar de banca.

Deci, in timp ce contabilitatea sintetica a bancii inregistreaza si realizeaza sistematic si generalizat informatiile necesare analizei de ansamblu a activitatii economice pe baza fluxurilor financiar-monetare, contabilitatea analitica inregistreaza amanuntit si cronologic toate operatiile bancare si creeaza posibilitatea unor verificari ulterioare, la sesizarea beneficiarilor sau nu, a operatiunilor bancare inregistrate in contabilitate. Dupa modul cum este organizata, contabilitatea analitica grupeaza operatiile efectuate de banci pe grupe de operatii si pe titulari de conturi.

Pentru ca titularii de conturi sa poata urmari operatiunile economice efectuate de banca in numele si in contul lor, concomitent cu inregistrarea operatiunilor in contabilitatea analitica se intocmeste si se elibereaza beneficiarilor 'extrasul de cont' al zilei cand s-a operat in contul agentului economic. Pe baza extrasului de cont ridicat de la banca ce il deserveste, beneficiarul, titularul de cont, verifica legalitatea si realitatea operatiilor facute de banca in numele si conturile sale. Verificarea se face pe baza evidentei si contabilitatii pe care fiecare agent economic este obligat sa si-o organizeze.

Bancile executa in permanenta un control al operatiunilor economice reflectate in contabilitatea analitica si contabilitatea sintetica. Pentru operatiile efectuate in conturile beneficiarilor si pentru operatiunile cu numerar - lei si devize, verificarea se face zilnic pe baza 'situatiei pentru controlul soldurilor', o balanta de verificare analitica intocmita la finele fiecarei zile. Pentru operatiunile care privesc numai patrimoniul bancii, exceptand pe cele cu numerar, verificarea se face lunar cu ocazia intocmirii situatiilor contabile de sinteza - balanta sintetica de verificare, si situatiile statistice specifice bancilor.

Contabilitatea poate fi definita ca o tehnica avand ca obiect propriu reflectarea fenomenelor economice, financiare, juridice si fiscale, sub o forma normalizata (in baza unor norme prestabilite). Fenomenele, care pot fi in acelasi timp operatii si evenimente, sunt tratate in sensul unei activitati. intelegerea contabilitatii bancare este deci esentiala pentru a putea reflecta corect si inregistra operatiile pe care ea le trateaza?

Institutiile bancare trebuie sa fie in masura, ca in orice moment, sa restituie sumele primite in depozit, adica sa fie solvabile. Aceste sume trebuie deci sa fie folosite cu prudenta, deoarece ele nu apartin institutiilor bancare. Activitatea de credit comporta riscuri ridicate, deoarece falimentul celor ce imprumuta poate antrena falimentul institutiei bancare. Pentru evitarea acestor fenomene, institutiile bancare sunt tinute sub o puternica supraveghere de BNR.

Rata solvabilitatii, normele de evitare a riscurilor, rata fondurilor proprii si a resurselor permanente, rata lichiditatii, limitarea schimbului, limitarea riscurilor, limitarea anumitor operatiuni si dispunerea de un control intern destinat sa controleze respectarea tuturor normelor bancare, sunt obiective supuse supravegherii in permanenta, de catre controlul bancar central.

Institutiile bancare sunt surse de informatie de neinlocuit privind: depozitele, distributia creditelor, relatiile financiare cu strainatatea. Aceste informatii sunt mult solicitate de autoritatile doritoare sa stabileasca statistici privind: masa monetara, balanta de plati, creditele acordate, depozitele existente etc, date care servesc la definirea politicii monetare.

Se adauga la toate acestea obligatiile fiscale care impun institutiilor bancare un rol auxiliar al fiscului, si anume: colectarea impozitelor (retinute si prelevate asupra veniturilor), declaratia deschiderii si inchiderii de cont si declaratia veniturilor.

Contabilitatea institutiilor bancare prezinta anumite particularitati, care tin mai intai de obiectivele institutiilor bancare prezentate deja, dar si de operatiile tratate si finalitatea informatiilor produse.

Particularitati legate de natura operatiilor

Intr-o institutie bancara toate operatiile se traduc, in cvasi-totalitatea cazurilor printr-un angajament sau un flux financiar pe care accepta sa le contabilizeze; toate actele de banca sunt acte contabile.

Masa operatiilor cotidiene este considerabila, numarul inregistrarilor contabile este de asemenea considerabil, rezultand astfel trei consecinte:

o descentralizare a functiei contabile, actul contabil va fi realizat la locul tratarii operatiei si nu intr-un serviciu specializat ca in cadrul intreprinderilor;

- recurgerea masiva la informatica pentru a permite tratarea acestei mase de operatii, deci inregistrarea contabila face parte integranta din drumul tratarii operatiei;

- centralizarea tratarii contabile in cadrul sistemului informatic.

Particularitati legate de finalitate

Contabilitatea unei institutii bancare nu este destinata numai pentru folosirea traditionala a contabilitatii: administrare fiscala, folosiri interne, contul anual. Ea este in mod egal baza care permite autoritatii tutelare de a exercita controlul ei, de a furniza informatii statistice. Ea permite autoritatii bancare sa supravegheze, in principal, prin rata lichiditatii sau rata solvabilitatii.