Registrele de contabilitate sl documentele utilizate pentru operatiunile bancare

REGISTRELE DE CONTABILITATE Sl DOCUMENTELE UTILIZATE PENTRU OPERATIUNILE BANCARE

1 Documentele utilizate Ia FASSRINBank

Potrivit art. 6 aliniatul 2 din Legea 82/1991 - Legea contabilitatii, orice operatiune patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative cuprind urmatoarele:

denumirea documentelor;

denumirea si sediul unitatii patrimoniale care-1 intocmeste;

numarul si data intocmirii acestuia;

mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii patrimoniale;

continutul operatiunii patrimoniale, iar in cazurile necesare si temeiul legal al efectuarii acesteia;

datele cantitative si valorice aferente operatiunii efectuate;

numele, prenumele precum si semnaturile persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, dupa caz;

alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate, Inscrierea datelor in documentele justificative si in registrele contabile se face

manual sau cu mijloace de prelucrare automata, astfel incat acestea sa fie vizibile, nefiind admise stersaturi, razaturi, modificari, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea.

Pentru verificarea corectitudinii inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor patrimoniale, se intocmeste balanta de verificare (obligatoriu lunar).

Balanta de verificare este un document contabil care serveste la intocmirea bilantului contabil.

Balanta de verificare cuprinde pentru toate conturile unitatii bancare, urmatoarele elemente:

simbolul si denumirea conturilor in ordinea din planul de conturi;

soldurile initiale debitoare si creditoare;

rulajele debitoare si creditoare;
- totalul sumelor debitoare si creditoare;
- soldurile finale debitoare si creditoare.

Cu ajutorul balantei de verificare se examineaza corelatiile dintre egalitatile generate de dubla inregistrare a operatiunilor patrimoniale in contabilitate, respectiv concordanta dintre totalul inregistrarilor din registrul jurnal si totalul rulajelor debitoare, respectiv totalul rulajelor creditoare din balanta, precum si concordanta dintre totalul soldurilor finale debitoare si creditoare din Cartea Mare si totalul soldurilor finale debitoare si creditoare din balanta.

Balanta de verificare se intocmeste atat pentru conturile sintetice, cat si pentru cele analitice, pentru conturile analitice se poate intocmi situatia soldurilor.

Balantele de verificare analitice permit verificarea concordantei dintre conturile analitice si sintetice.

Eventualele erori constatate in contabilitate dupa aprobarea si depunerea bilantului contabil se corecteaza de catre banci in anul in care acestea se constata, bilanturile contabile ale exercitiilor anterioare nu mai pot fi modificate.

La efectuarea corectarilor in contabilitate indiferent de data la care si pentru care se fac, bancile trebuie sa aiba in vedere ca rulajele conturilor sa nu fie denaturate, fapt pentru care inregistrarile contabile efectuate gresit se corecteaza prin stornarea operatiunilor contabile gresite si concomitent inregistrarea corecta a operatiunilor in cauza.

Bancile au obligatia sa asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pastrarea sub forma suporturilor tehnice si controlul datelor inregistrate in contabilitate.

Sistemele de prelucrare automata a datelor trebuie sa precizeze tipul de suport utilizat pentru pastrarea datelor de intrare pe hartie sau alt suport care asigura conservarea acestora in conditii de siguranta, precum si listele inregistrarilor contabile in evidenta contabila pe baza de documente justificative, documente care sa fie numerotate in ordine cronologica, interzicandu-se inserari, intercalari, precum si orice adaugiri sau eliminari ulterioare.

Fiecare data inregistrata in contabilitate trebuie sa aiba la baza continutul unui document scris la care sa poata avea acces atat beneficiarul cat si organul de control.

Sistemele de prelucrare automata a datelor trebuie sa permita in orice moment reconstituirea elementelor si continutului conturilor, a listelor si informatiilor supuse verificarii, pornind fie de la datele de intrare, fie in ordine inversa de la continutul sintetic al conturilor, listelor, sau a altor informatii pe baza carora se determina datele de intrare.

Inregistrarea in contabilitate a operatiunilor determinate de fuziunea sau incetarea activitatii unei banci se face pe baza documentelor corespunzatoare intocmite in asemenea situatii. Principalele operatiuni care se inregistreaza in contabilitate in cazul fuziunii sunt:

- majorarea capitalului la unitatea patrimoniala absorbanta, respectiv lichidarea   acestuia la cea absorbita;

evaluarea aporturilor si stabilirea cotei de participare a fiecarui actionar;

alte operatiuni potrivit contractului de fuziune.

In cazul lichidarii principalele operatiuni care se inregistreaza in contabilitate se refera la:

- evaluarea activului si pasivului bancii;

realizarea activelor;

plata pasivelor exigibile;

- stabilirea partajului intre asociati si actionari;

efectuarea celorlalte operatiuni legate de lichidare.

Registrul de contabilitate si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate se pastreaza in arhiva bancii timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza 50 ani.

Registrele de contabilitate precum si documentele justificative se pastreaza in arhiva in forma lor originala, grupate in functie de natura operatiunilor economice si in ordine cronologica in cadrul exercitiului financiar la care ele se refera.

In caz de pierdere, sustragere a unui document se vor lua masuri de reconstituire a acestuia in termen de maximum 30 zile de la constatare.

Responsabilitatea reconstituirii documentelor contabile revine administratorului bancii, respectiv persoanei care are abilitatea gestionarii patrimoniului bancii.

Documentele reconstituite vor purta mentiunea 'Reconstituit'.

Documentele de casa si de decontare pe baza carora unitatile bancare efectueaza incasari si plati in numerar, virari de mijloace banesti din unele conturi in altele se semneaza de catre lucratorii bancii, raspunzand atat pentru intocmirea corecta a acestora, cat si pentru exercitarea controlului prevazut in normele de lucru ale bancii.

2 Registrele de contabilitate pentru societatile bancare

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii in care bancile inregistreaza periodic, cronologic si sistematic operatiunile efectuate, consemnate in documentele justificative. Principalele registre utilizate de unitatile bancare sunt:

Registrul Jurnal;

Registrul Inventar;

Registrul Carte Mare.

Registrul Jurnal este prezentat sub forma unui Registru Jurnal general, si sub forma unor Registre Jurnal auxiliare (Registrul Jurnal al operatiunilor zilei).

Registrul Jurnal general si Registrul Inventar au regim de inregistrare la organele fiscale.

Acestea se numeroteaza, snuruiesc si parafeaza inainte de depunerea la organele fiscale pentru inregistrare.

Registrele de contabilitate in care s-a inregistrat la zi sunt numerotate, snuruite, parafate si inregistrate la organele fiscale, pot fi admise ca proba in cazul litigiilor unitatilor patrimoniale, in caz de faliment, precum si orice alte situatii.

Totodata, absenta registrelor sau completarea lor incorecta lipseste banca de mijloace de proba in relatiile cu organele fiscale si da posibilitatea acestora din urma de a stabili obligatii fata de bugetul statului fara a tine seama de datele din contabilitate.

Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru sau foi volante si listari informatice, legate sub forma de registru.

Registrul Jurnal general este documentul contabil obligatoriu condus la nivelul fiecarei subunitati a bancii, in care se inregistreaza zilnic fara spatii libere si fara stersaturi, rulajele totale din 'Jurnalele operatiunilor zilnice'. Orice inregistrare din Registrul Jurnal general trebuie sa permita identificarea numarului si datei Jurnalului operatiunilor, precum si suma corespunzatoare rulajului zilnic.

Registrul Jurnal auxiliar numit si 'Jurnalul operativ al zilei' trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:

-felul documentului

numarul si data documentului justificativ;

sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;

explicatiile privind operatiunile in cauza;

conturile debitoare si creditoare in care s-au inregistrat.

Registrul Inventar este documentul contabil obligatoriu in care se inregistreaza grupat toate elementele patrimoniale inventariate de banca potrivit normelor legale.

La sfarsitul fiecarui an in el se inscriu elementele inventariate dupa natura lor suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post cuprins in bilantul contabil.

Registrul Carte Mare este document contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic in fiecare cont existenta si miscarea tuturor elementelor patrimoniale.

El este un document contabil de sinteza si sistematizare care contine:

simbolul contului;

rulajele debitoare si creditoare;

soldurile initiale si finale ale fiecarui cont.

Rulajele debitoare si creditoare care se inscriu in Cartea Mare se preiau din Jurnalul auxiliar 'Recapitulatie pe conturi a jurnalelor operatiunilor zilei'. Continutul Registrului Carte Mare sta la baza intocmirii Balantei de verificare a conturilor sintetice.

Registrele contabile se pastreaza 10 ani de la data inchiderii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de distrugere trebuie reconstituite in maximum 30 de zile.

Registrul Jurnal general serveste ca document obligatoriu de inregistrare cronologica si sistematica a miscarii patrimoniului bancii. El serveste ca proba in litigiu, se intocmeste de banca intr-un singur exemplar, se inregistreaza in el zilnic, in mod cronologic, fara stersaturi si spatii libere, prelucrandu-se rulajele totale din Jurnalul operatiunilor zilei.

In coloana 1 a acestui registru se inscrie numarul curent al registrului incepand cu 1 ianuarie, respectiv inceputul activitatii si pana la 31 decembrie, respectiv incetarea activitatii. in coloana 2 se trece numarul Jurnalului operatiunilor zilei, in coloana 3 se inscrie data (an-luna-zi) din Jurnalul operatiunilor zilei. in coloanele 4 si 5 se trec rulajele totale debitoare si creditoare ale Jurnalului operatiunilor zilnice.

Acest registru se parafeaza de catre organele in drept la inceperea activitatii, la incetarea activitatii, precum si ori de cate ori este cazul.

Registrul Jurnal general se intocmeste de Centrala bancii si de subunitatile bancii care au contabilitate proprie (sucursale, filiale, agentii). El nu circula, fiind document de inregistrare contabila; se arhiveaza de catre unitatea care este obligata sa-1 pastreze impreuna cu Jurnalul operatiunilor zilnice care au stat la baza intocmirii lui.

FASSRINBank
Sucursala.

REGISTRUL JURNAL (GENERAL)   Nr.
. Pag-

- intocmit -                               - Verificat -

Jurnalul operatiunilor zilei serveste ca document de inregistrare cronologica si sistematica a miscarii patrimoniului bancii. Serveste de asemenea ca document pentru intocmirea Registrului Jurnal general si a 'Recapitulatiei pe conturi', se intocmeste intr-un singur exemplar, se intocmeste zilnic, prin inregistrare cronologica, fara stersaturi si spatii libere, a documentelor in care se reflecta miscarea patrimoniului bancii. in coloana 1 se inscrie numarul curent al operatiunii inregistrate. in coloanele 2, 3, 4 se inscriu numarul documentului si respectiv data (an-luna-zi). in coloana 5 se trec explicatiile sau codul operatiunii.

In coloanele 6 si 7 se trece simbolul contului debitor si creditor.

In coloana 8 si 9 se trec sumele totale debitoare si creditoare din coloanele documentelor justificative.

In Jurnalul operatiunilor zilei se trec toate operatiunile efectuate privind miscarea patrimoniului, indiferent daca acestea au loc in numerar sau prin conturile de decontare cu banca si clientela, netinandu-se seama daca a avut loc plata sau incasarea efectiva.

Se intocmeste de Centrala bancii si de subunitatile bancii care au contabilitate proprie. Nu circula, fiind document de inregistrare contabila; se numeroteaza si se arhiveaza de catre unitatea bancara, care este obligata sa-l pastreze impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

FASSRINBANK                                                              Nr.pagina

SUCURSALA                   

JURNALUL OPERATIUNILOR ZILEI

Nr. . Data (anul, luna, ziua).

Intocmit,                                                                                     Verificat,

Jurnalul Recapitulatiei pe conturi a jurnalelor operatiunilor zilei

Serveste la stabilirea rulajelor conturilor , la furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitatii economico-financiare a bancii si la intocmirea Registrului Cartea Mare. Se intocmeste intr-un singur exemplar, de regula lunar, prin inscrierea pentru fiecare cont a rulajelor debitoare si creditoare preluate din Jurnalul operatiunilor zilei.

in coloana 1 se inscrie numarul curent al operatiunii inregistrate, in coloana 2 simbolul contului; in coloanele 3 si 4 se trec rulajele debitoare si creditoare ale conturilor respective.

Se intocmeste de centrala bancii si de subunitatile care au contabilitate proprie.

Nu circula, fiind document de inregistrare contabila si se numeroteaza si arhiveaza de catre unitate, care este obligata sa-l pastreze impreuna cu Jurnalul operatiunilor zilei care a stat la baza intocmirii lui.

FASSRINBANK                                                             

SUCURSALA                   

RECAPITULATIA PE CONTURI

A JURNALELOR OPERATIUNILOR ZILEI

Perioana (anul, luna, ziua).

Intocmit,                                                                                     Verificat,

Registru Inventar are formatul A4 si este tiparit in registre a 100 file sau foi volante. El serveste ca document contabil obligatoriu de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului si in acelasi timp serveste ca proba in litigii.

Registrul Inventar se intocmeste de banca intr-un exemplar dupa ce a fost numerotat si parafat. Se intocmeste la sfarsitul anului fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere, a proceselor verbale de inventariere, a elementelor patrimoniale prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.

In coloana 1 se inscrie numarul curent al fiecarei operatiuni inregistrate in registru, cronologic de la deschiderea acestuia si pana la epuizarea filelor sau incetarea activitatii.

In coloana 2 se inscrie obiectul inventarierii (denumit element inventariat), respectiv a conturilor privind activele si pasivele bancii.

In coloana 3 se inscrie valoarea din contabilitate a obiectelor supuse inventarierii.

In coloana 4 se inscrie valoarea de inventar a elementelor patrimoniale stabilita de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere, a proceselor verbale de inventariere).

In coloana 5 se trec diferentele din evaluare de inregistrat, calculate ca diferenta intre valoarea contabila si valoarea de inventar. in coloana 6 se mentioneaza cauzele diferentelor (lipsuri, deprecieri etc).

Registrul Inventar se numeroteaza si se snuruieste, se parafeaza de organul fiscal teritorial la inceperea activitatii, la incetarea activitatii unitatii bancare, precum si in cazul epuizarii filelor din registru, caz in care se deschide unul nou. Registrul Inventar nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

La epuizarea filelor se arhiveaza de catre banca, care trebuie sa-1 pastreze impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

FASSRINBANK                                                             

SUCURSALA                   

REGISTRUL INVENTAR

INTOCMIT LA. (ziua, luna, anul)

Intocmit,                                                                                     Verificat,

Registrul Cartea Mare serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice. Serveste la verificarea inregistrarilor contabile efectuate, la furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitatii economico-financiare a bancii si mai serveste la intocmirea Balantei de verificare. Registrul Carte Mare se intocmeste intr-un exemplar pe baza datelor din Recapitulatie pe conturi a jurnalelor operatiunilor zilnice si a soldurilor finale anterioare (aferente lunii anterioare).

Registrul Cartea Mare se intocmeste de Centrala bancii si de subunitatile cu contabilitate proprie.

Registrul Carte Mare nu circula, fiind documente de inregistrare contabila. El se numeroteaza si se arhiveaza la compartimentul financiar contabil al bancii.

FASSRINBANK                                                              Nr.pag. ..

SUCURSALA                   

REGISTRUL CARTEA MARE

Intocmit,                                                                                     Verificat,